Plano

operacional
para montagem
de um Evento
TOE
Fátima Pires
Cristina Costa
Márcia Alves

19/02/2024 TOE/UFCD 0524 – Olinda Noronha 1

 Agenda
Tema do Evento
Tipo de Evento
Local e Data
Cenário
Iluminação e Som
Os audiovisuais e efeitos cénicos especiais
A Alimentação
Todos os recursos humanos envolvidos
O cronograma da produção
As contingências e eventuais dificuldades
A segurança
A preocupação pela sustentabilidade e responsabilidade social.
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Tema do Evento - Workshop Wine Experience
Tipo de Evento - Degustação, Prova, Workshop
Local e Data - Adega Mayor 30/31 de março

Cenário - Espaço amplo dedicado à produção e armazenamento, pipas

de vinho decorativas, com salas já decoradas,que convidam à prova
dos vinhos e às conversas que eles inspiram.

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 Iluminação e o som
 Verificar a iluminação e ver se é suficiente.
 Verificar o som.
 Verificar projetor.
 Testar aparelhagem de som.
 Testar microfone.

Audiovisuais e efeitos cénicos especiais

 Música Ambiente.
 Luz Ambiente.

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 Alimentação
 Contacto Prévio com o Espaço, neste caso concreto a Adega Mayor para saber que tipo de
serviço prestam e se necessário contratar serviços extras de catering.
 A Alimentação idealizada mais adequada ao evento será:
Tábuas de Queijos e Charcutaria: Uma variedade de queijos artesanais, como queijo brie, queijo de
cabra e queijo azul, acompanhados de seleções de carnes curadas, como presunto, salame e
chouriço. Frutas frescas, nozes e pães crocantes para complementar.
Canapés e Petiscos Leves: Canapés e petiscos leves que não dominem o paladar, como bruschettas
de tomate e manjericão, croquetes de queijo, mini quiches e espetos de frutas grelhadas. Alimentos
ideais para serem consumidos entre as degustações de vinho.
Finger Foods e Tapas: Finger foods e tapas inspiradas na culinária mediterrânea, como azeitonas
marinadas, almôndegas de carne, camarões grelhados, pimentões recheados e tortilhas espanholas.
Pratos são deliciosos e fáceis de comer enquanto os participantes conversam e socializam.
Pratos Principais Leves: Nos almoços/jantar pratos principais leves que não sobrecarreguem o
paladar, saladas frescas com frutas e queijos, massas simples com molhos leves ou peixes
grelhados com vegetais.
Sobremesas Refrescantes: Sobremesas refrescantes e leves, como sorvetes de frutas, mousses de
chocolate ou tortas de frutas da estação.
Além disso, uma variedade de opções para atender às restrições alimentares e preferências dos
participantes, como opções vegetarianas, veganas e sem glúten. A alimentação complementa a
experiência da degustação de vinhos, em vez de dominá-la, permitindo que os participantes
19/02/2024 apreciem plenamente os sabores e aromas dos vinhos apresentados. 5
 Hospedeiras/os
 Catering
 Enólogos/Palestrantes
 Equipa de Som/Luzes
 Equipa de Marketing
 Equipa de Limpeza

Recursos humanos envolvidos

Cronograma da produção
Fase de Planejamento (3-6 meses antes
do evento):
 Definir objetivos e temas do evento.
 Selecionar e reservar o local do
evento.
 Contratar fornecedores de alimentos,
vinhos e serviços.
 Desenvolver o programa do evento e
selecionar os oradores e palestrantes.
 Criar materiais de marketing e iniciar a
divulgação do evento.
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Fase de Preparação (2-3 meses antes
do evento):
 Finalizar contratos com fornecedores e
parceiros.
 Desenvolver e imprimir materiais
promocionais, como banners, folhetos e
convites.
 Montar equipes de voluntários e treiná-los,
se necessário.
 Planear e agendar atividades de
degustação e workshops.
 Testar equipamentos de áudio, vídeo e
iluminação.
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Cronograma da produção
Fase de Implementação (1-2 semanas
antes do evento):
 Configurar o local do evento, incluindo
mesas, cadeiras, decoração e sinalização.
 Receber entregas de alimentos, bebidas e
outros suprimentos.
 Montar estações de degustação e
preparar a apresentação dos vinhos.
 Realizar ensaios gerais com a equipa e
ajustar conforme necessário.
 Rever todos os detalhes finais do evento
e confirmar a presença dos oradores e
fornecedores.
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Dia do Evento:
 Chegar cedo para finalizar os preparativos
e coordenar as equipas.
 Receber os participantes e fazer o registo.
 Iniciar as atividades do evento de acordo
com o cronograma planeado.
 Supervisionar as estações de degustação e
garantir que tudo esteja a funcionar sem
problemas.
 Manter a comunicação aberta com a
equipa e resolver quaisquer problemas ou
preocupações que surjam durante o
evento.
 Garantir que os participantes tenham uma
experiência agradável e informativa.
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Cronograma da produção
Pós-Evento:

 Desmontar o local do evento e limpar o espaço.

 Realizar uma avaliação pós-evento para recolher feedback dos
participantes, oradores e equipa.
 Enviar agradecimentos aos participantes, oradores e parceiros.
 Avaliar o desempenho do evento em relação aos objetivos e metas
estabelecidas.
 Briefing da Equipa.
 Documentar lições aprendidas e áreas de melhoria para eventos futuros.

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Cronograma do Evento
30 de março de 2024 31 de março de 2024

• 11:00 Chek In • 11:00 Chek In

• 11h30 Workshop” Os cinco sentidos “
• 12h30 Almoço de degustação
• 15h00 Workshop” Os cinco sentidos”
• 17h30 Prova de vinhos
• 20h00 Jantar de degustação
• 11h30 Conferência “O vinho e os novos
mercados”
• Orador Paulo Laureano Enólogo da
adega Mayor
• 12h30 Almoço de degustação
• 15h00 Prova de vinhos

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As contingências e
eventuais dificuldades
 Condições Climatéricas.
 Fornecedores e Parceiros.
 Capacidade do Local.
 Equipamentos e Tecnologia.
 Saúde e Segurança.
 Comunicação e Atendimento ao Cliente.
 Regulamentações e Licenças.
 Acidente nos percursos pedestres durante os passeios as vinhas.
 Problemas técnicos como falha de equipamento de som, iluminação ou
projeção.
 Questões de segurança como falta do plano de emergência e material de
combate ao fogo nas instalações ou equipamento inoperacional.
 Falta de adesão por parte do público-alvo devido a estratégica de 19/02/2024

marketing. 11
 Segurança
Conferir o local:
 Verificar se está tudo está conforme as normas de segurança
exigidas.
 Verificar se os extintores estão colocados em sítios estratégicos.
 Confirmar se as saídas de emergência estão devidamente
sinalizadas.
 Conferir se a documentação do lugar está atualizada.

Verificar licenças da Adega Mayor:

 Fazer lista de prevenção de riscos.
 Fazer um levantamento de possíveis adversidades.
 Segurança.
 Fazer verificação de segurança com a Adega Mayor.
 Confirmar a existência de seguranças femininos.
 Seguros.
 Confirmar com a Adega os seguros existentes.

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A preocupação pela sustentabilidade
e responsabilidade social.

 Seleção de Fornecedores e Parceiros Sustentáveis.

 Gestão de Resíduos e Reciclagem.
 Doações para Causas Sociais.
 Educação sobre Sustentabilidade (Integrando a educação
sobre sustentabilidade ao conteúdo do evento,
oferecendo palestras ou workshops sobre práticas
sustentáveis na produção de vinhos).
 Transporte Sustentável.
 Comunicação e Sensibilização.

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 Obrigado

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