EXERCICIO

EQUIPAMENTO TÉCNICO : EQUIPAMENTO NÃO TÉCNICO:

• Computadores • Mesas
• Projectores de diapositivos • Cadeiras
• Ecrãs de plasma planos • Estrados
• Equipamento de ampliação de som • Púlpitos
• Microfones • Cordão de isolamento e barreiras
• Sistemas sonoros • Placas de visualização
• Projector de vídeo / câmara de vídeo • Cassetes áudio e de vídeo
• Equipamento para vídeoconferência • Flip charts
• Equipamento para tradução simultânea. • Monitores.
 EXERCICIO
EXEMPLOS DE MATERIAIS NÃO SERVIÇOS AUXILIARES:
TÉCNICOS:
• Materiais impressos • Catering
• Artigos promocionais • Vestiários.
• Sinalética • Hospedagem
• Pastas para guardar documentos da • Serviços de desenho gráfico e de
conferência impressão
• Papel e canetas • Equipamento audiovisual
• Imagens gráficas. • Aluguer de tendas de grandes
• Pavilhões (bandeiras) e faixas dimensões
publicitárias. • Casas de banho públicas.
PESSOAS ENVOLVIDAS NO EVENTO :
• A equipa do evento
• Hospedeiras
• Pessoal de catering
• Voluntários
• Patrocinadores
• Pessoal do local onde se realiza o evento
• Pessoal da segurança
• Consultores especializados
• Fornecedores
• Empreiteiros.
EXERCICIO
 ENQUADRAMENTO DO PLANEAMENTO DE RECURSOS
LOCAL ONDE SE REALIZA O EVENTO E ALOJAMENTO
Independentemente do evento se realizar no interior ou no
exterior, será necessário definir o local mais apropriado para o
realizar. Se o evento for «residencial», terá também de
providenciar alojamento para os participantes.
É de importância crucial A localização do lugar onde o evento
se irá realizar, isto é a sua acessibilidade e adequação para o
tipo de evento que está a planear.
Poderá acontecer que o perfil dos participantes obriguem a
um determinado nível de qualidade ou nível de preços.
Por exemplo, os participantes com orçamentos reduzidos
poderão não ter meios para pagar os serviços oferecidos por
infraestruturas de luxo. A escolha acertada para o local de
realização do evento e para o alojamento dos participantes
poderá fazer a diferença entre clientes satisfeitos e um evento
bem sucedido ou clientes descontentes que não voltarão a repetir
a experiência.
 ENQUADRAMENTO DO PLANEAMENTO DE RECURSOS
MATERIAIS

Todos os eventos necessitam de diversos materiais.

Estes poderão incluir materiais impressos, tais como:

Programas de conferências e de exposições,
Bilhetes,
Manuais de formação a serem distribuídos aos formandos e
Artigos promocionais: canetas, camisolas, chaveiros, etc.
Para promover a sua organização.

Todos os materiais que sejam necessários devem ser tomados

em consideração antecipadamente e planeados por forma a
estarem disponíveis no momento certo..
 ENQUADRAMENTO DO PLANEAMENTO DE RECURSOS
EQUIPAMENTO

O tipo de equipamento de que irá necessitar vai depender do

tipo de evento que esteja a organizar.

Para uma CONFERÊNCIA, o equipamento necessário poderá

incluir um computador, uma impressora, uma fotocopiadora,
uma rede telefónica e um fax de modo a permitir o
funcionamento eficaz de um gabinete de eventos, enquanto que
para uma EXPOSIÇÃO serão necessários espaços
arquitectonicamente preparados, bem como o fornecimento
de energia e iluminação para satisfazer as necessidades dos
expositores.
Deve certificar-se de que o equipamento que precisa é de
confiança e seguro e adequado para a utilização que lhe vai
dar.
 ENQUADRAMENTO DO PLANEAMENTO DE RECURSOS
RECURSOS HUMANOS

Independentemente da maior ou menor dimensão do seu evento,

irá com certeza necessitar de recursos humanos.
Será necessário, por exemplo, pessoal para servir café, chá e
almoços aos participantes nas conferências, e serão
necessários membros da equipa do evento para assegurar a
inscrição dos participantes, para dar assistência aos
conferencistas e dar apoio no decorrer do evento.
É provável que recorra também a serviços externos,
nomeadamente assessoria e serviços especializados, e ao
fornecimento de hospedeiras, no caso de eventos de maior
dimensão.
A quantidade de pessoal envolvido no evento irá depender
naturalmente da natureza e da dimensão do evento que está a
organizar, mas para garantir que tem os recursos humanos de
que necessita, terá de planear a forma como tenciona obtê-los.
 RECURSOS TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS
RECURSOS TÉCNICOS - Equipamento
O equipamento técnico requer competências e conhecimentos
específicos para a sua instalação e operação. O equipamento técnico pode
ser simples ou complexo. Por exemplo, um retroprojector é fácil de operar,
mas um projector de dados requer conhecimentos sobre a forma como o
instalar, sobre qual o software de que necessita para funcionar e como utilizar
o software de modo a fazer apresentações eficazes.
 
Outros exemplos de equipamento técnico são:
• Computadores
• Retroprojectores
• Projectores de diapositivos
• Ecrãs de plasma planos
• Equipamento de ampliação de som
• Microfones
• Sistemas sonoros
• Projector de vídeo / câmara de vídeo
• Equipamento para vídeoconferência
• Equipamento para tradução simultânea.
 RECURSOS TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS
RECURSOS TÉCNICOS – Conhecimentos específicos
Se decidir utilizar equipamento técnico complexo durante o evento, terá de
garantir que as pessoas que o irão utilizar têm as competências e
conhecimentos necessários para o fazer, de modo a assegurar não só que
o equipamento é utilizado correctamente, mas também a segurança do
utilizador.
Quando se aluga equipamento complexo para um evento, muitas vezes o
próprio fornecedor também pode fornecer um operador para assegurar que
tudo corra bem.
Em caso algum deverá um equipamento complexo ser utilizado por pessoas
não habilitadas para o fazer, visto que isto poderá danificar o equipamento
ou, em última análise, provocar acidentes.
 
Vídeoconferência
é um meio cada vez mais utilizado. Para além de permitir discussões frente
a frente entre indivíduos em diferentes partes do mundo, permite
igualmente que os oradores principais participem numa conferência sem
estarem fisicamente presentes.
Por exemplo, a abertura ou fecho de uma conferência pode ser realizada por
um orador famoso utilizando um sistema de vídeoconferência.
 RECURSOS TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS
RECURSOS NÃO TÉCNICOS - Materiais

Exemplos de materiais não técnicos:

• Materiais impressos
• Artigos promocionais
• Sinalética
• Pastas para guardar documentos da conferência
• Papel e canetas
• Imagens gráficas.
• Pavilhões (bandeiras) e faixas publicitárias.

Uma vez que estes recursos não necessitam de

conhecimentos específicos para a sua utilização, eles
podem ser adquiridos e utilizados à medida que vão
sendo necessários.
 RECURSOS TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS
RECURSOS NÃO TÉCNICOS - Equipamento

Exemplos de equipamento não técnicos:

• Mesas
• Cadeiras
• Estrados
• Púlpitos
• Cordão de isolamento e barreiras
• Placas de visualização
• Cassetes áudio e de vídeo
• Flip charts
• Monitores.

como estes artigos não necessitam de conhecimentos

específicos, podem ser adquiridos à medida que sejam
necessários.
 RECURSOS TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS
RECURSOS NÃO TÉCNICOS - Serviços auxiliares

É provável que sejam necessários serviços

auxiliares, tais como:

• Catering
• Vestiários.
• Hospedagem
• Serviços de desenho gráfico e de impressão
• Equipamento audiovisual
• Aluguer de tendas de grandes dimensões
• Casas de banho públicas.
 
 RECURSOS TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS
RECURSOS NÃO TÉCNICOS - Recursos humanos
Nenhum evento poderá ser bem sucedido sem o apoio das
pessoas que desempenham as tarefas e acções necessárias para
a sua realização.

Exemplos das pessoas que estarão envolvidas no seu evento

são:
• A equipa do evento
• Hospedeiras
• Pessoal de catering
• Voluntários
• Patrocinadores
• Pessoal do local onde se realiza o evento
• Pessoal da segurança
• Consultores especializados
• Fornecedores
• Empreiteiros.
 ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS
O OBJECTIVO DE ESPECIFICAR OS REQUISITOS
SATISFAZER AS NECESSIDADES DO EVENTO
Ter em consideração o tipo e a natureza do evento, as actividades que o
mesmo irá integrar e os resultados pretendidos, antes de poder identificar
de forma clara os recursos de que irá necessitar para o auxiliar, quer no
planeamento quer na implementação do evento.
Por exemplo, se realizasse uma exposição de dois dias com equipamento
médico de elevado custo, os seus expositores teriam de certificar-se de
que era seguro deixar o equipamento nas instalações do evento durante
a noite. Para isso, deverá recrutar os serviços de segurança
especializados para proteger as instalações contra potenciais roubos.
Todos os recursos devem ser adequados ao tipo de evento e devem ser
de confiança e de utilização segura.
O nível de qualidade do serviço ou dos produtos deve ser apropriado ao
perfil dos participantes do evento.

Por exemplo, se estivesse a organizar uma conferência científica de alto

nível, é provável que os apresentadores quisessem utilizar o mais
moderno equipamento de apresentação.
 EXERCICIO

Quais são os principais critérios para satisfazer as necessidades do

evento?
Ter em consideração o tipo e a natureza do evento, as actividades que o
mesmo irá integrar e os resultados pretendidos, antes de poder identificar
de forma clara os recursos de que irá necessitar para o auxiliar, quer no
planeamento quer na implementação do evento.

Se realizasse uma exposição de dois dias com equipamento médico de

elevado custo, os seus expositores teriam de certificar-se de que era
seguro deixar o equipamento nas instalações do evento durante a noite.
Para não correr riscos o que deveria fazer?
Recrutar os serviços de segurança especializados para proteger as
instalações contra potenciais roubos.
Contratar um seguro para o equipamento.
Verificar se este teria algumas especificações a serem tidas em conta
( manuseamento, temperatura….)
 ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS
O OBJECTIVO DE ESPECIFICAR OS REQUISITOS
SATISFAZER AS NECESSIDADES ORGANIZACIONAIS

A sua organização poderá ter uma imagem de marca ou reputação a defender

e quaisquer recursos adquiridos devem obedecer aos requisitos internos,
bem como aos requisitos dos seus clientes.
Além disso, a sua organização poderá ter os seus próprios procedimentos
e sistemas que deverão ser respeitados por qualquer fornecedor com
quem trabalhar, bem como por qualquer outro pessoal dentro da
organização que adquirir recursos para o evento em seu nome.
É importante que identifique quaisquer necessidades específicas da sua
organização antes de começar a sondar possíveis fornecedores e
empreiteiros.

Por exemplo, a sua organização poderá ter uma lista de fornecedores

preferidos que ofereçam descontos pelo facto de ser um cliente regular,
ou a sua organização poderá ter restrições orçamentais que limitem a sua
escolha de fornecedor.
 EXERCICIO
Antes de começar a sondar possíveis fornecedores e empreiteiros
precisamos de satisfazer as necessidades organizacionais. Exemplifique.

Por exemplo, a sua organização poderá ter uma lista de fornecedores

preferidos que ofereçam descontos pelo facto de ser um cliente regular,
ou a sua organização poderá ter restrições orçamentais que limitem a sua
escolha de fornecedor.

No fornecimento dos recursos devem ser cumpridos os requisitos legais.

em certas ocasiões é necessário obter, das autoridades competentes, o
seu aval para o evento antes de este se realizar. Que tipo de documento
deve ser emitido?
Identificar onde podem ser obtidas as referidas licenças ou autorizações
e o processo necessário para a sua obtenção.
 ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS
O OBJECTIVO DE ESPECIFICAR OS REQUISITOS
SATISFAZER NECESSIDADES LEGAIS
Tome em consideração os requisitos legais que devem ser
cumpridos no fornecimento dos recursos.
As questões da saúde e da segurança não podem ser ignoradas
para evitar que você e os seus funcionários corram riscos excessivos.

Por exemplo, não seria apropriado planear o fornecimento de

energia e iluminação para espaços arquitectonicamente
preparados sem prever igualmente a contratação de electricistas
para a sua instalação.
Poderá também ser necessário obter, das autoridades competentes,
licenças ou autorizações para o seu evento antes de este se poder
realizar.
O seu planeamento terá, por isso, que ter em consideração o tempo
que isto poderá demorar, bem como identificar onde podem ser
obtidas as referidas licenças ou autorizações e o processo
necessário para a sua obtenção.
 ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS EXERCICIO
O OBJECTIVO DE ESPECIFICAR OS REQUISITOS

RESPEITAR CÓDIGOS DE CONDUTA INDUSTRIAIS ESTABELECIDOS

Por exemplo, assumindo que pedisse emprestado a outra organização
alguns equipamentos para o evento, o código de conduta provável seria de
garantir que os equipamentos estivessem cobertos por um seguro para o
caso de eles se danificarem.
Por outro lado, os fornecedores poderão insistir que seja feito um seguro
para alugarem o equipamento e deverá tomar isto em consideração na
elaboração do seu orçamento de recursos.
Da mesma forma, os participantes no seu evento esperam que o evento
seja coberto por um seguro de responsabilidade civil para que, em caso
de acidente ou danos decorrentes do evento, eles recebem uma
indemnização, bem como o reembolso de eventuais despesas médicas.
Se a sua organização for membro de um organismo profissional, é
possível que exista um código de conduta definido por esse organismo
para os seus membros associados e que deverá ser tomado em
consideração. Na organização de eventos este tipo de código de conduta
poderá prever o compromisso de fornecer aos seus clientes apenas bens e
serviços da máxima qualidade.
 A IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS EXERCICIO
RECURSOS EXISTENTES - Recursos adquiridos
1º identificar os recursos que já existem dentro da sua
organização.
2º verificar quais os recursos que terão de ser adquiridos para o
evento.
Estes recursos poderão incluir :
competências e conhecimentos específicos,
o financiamento disponível,
equipamento,
materiais e serviços de design e impressão, entre outros.
Quando temos alguns dos recursos necessários, teremos que
identificar como podemos ter acesso a eles.
Por exemplo, existe algum procedimento interno a observar
para poder reservar a utilização de equipamento ou recrutar
pessoas para o seu evento?
e haverá algum custo associado que deva ser integrado no
seu orçamento de recursos?
 A IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS EXERCICIO
RECURSOS EXISTENTES - Recursos adquiridos
Depois de ter identificado os recursos existentes na sua organização, os
restantes recursos terão de ser adquiridos.

Entre eles poderão incluir-se:

•competências técnicas, tais como conhecimentos audiovisuais,
•ou o fornecimento de serviços de catering
•ou materiais impressos
•e o aluguer de equipamentos.

Se for necessário adquirir alguns recursos, devemos:

identificar os potenciais fornecedores;
a disponibilidade dos produtos ou serviços de que necessitamos para as
datas em que eles são necessários;
os prazos de entrega (por forma a garantir que estarão disponíveis a tempo
do evento),
e o custo (para determinar se há dinheiro no orçamento para adquirir este
recurso).
 A IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS
RECURSOS EXISTENTES - Recursos adquiridos
Se a sua organização tiver uma lista de fornecedores preferidos, esta tarefa poderá ser
bastante simples. Caso contrário, terá de fazer alguma pesquisa para encontrar os
fornecedores de que precisa. Pode encontrar fornecedores a partir das recomendações
de colegas noutras organizações, fazendo pesquisas na Internet, através de anúncios
em revistas ou em jornais comerciais.
Contudo, depois de ter identificado um conjunto de fornecedores potenciais para
satisfazer as suas necessidades, esta informação estará disponível para futuros
eventos.

COMO ESPECIFICAR OS REQUISITOS

Conseguir o melhor negócio
No seu planeamento de recursos deverá tomar em consideração os critérios para
conseguir o melhor negócio, quer em termos de preço, quer em termos de
qualidade dos bens ou serviços, dos prazos de entrega e dos serviços de pós
venda.
Ao especificar exactamente o que precisa e quando é que precisa dá ao fornecedor
uma ideia mais clara se ele pode ou não satisfazer o seu pedido, enquanto ele procura
o melhor negócio para ele próprio. Não especifique as suas necessidades de
recursos de tal forma que não permitirá ao fornecedor fazer recomendações de
melhoramentos. Poder-se-á chegar a uma solução ideal após a negociação com o seu
fornecedor e para isso pode ser necessária alguma flexibilidade.
 A IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS EXERCICIO
RECURSOS EXISTENTES - Recursos adquiridos

COMO ESPECIFICAR OS REQUISITOS

Maximizar a utilização de recursos

Embora nem todos os tipos de recursos sejam adequados para todos os tipos
de eventos, é provável que haja ocasiões em que estará envolvido na
organização de vários eventos semelhantes.
Se for este o caso, seria um desperdício de tempo percorrer o processo atrás
referido cada vez que precisasse de obter os mesmos recursos.
Por este motivo muitas organizações fazem uma lista de fornecedores
preferidos, cujos bens e serviços conhecem e nos quais confiam.
As vantagens deste procedimento são a de uniformizar os seus recursos em
termos de qualidade, preço e condições (isto é, as condições acordadas
com os fornecedores nos processos de entrega, etc.), o que por sua vez
reduz os custos financeiros e as perdas de tempo.
Será também mais fácil utilizar recursos que lhe são familiares, poupando
tempo em familiarizar-se com novos produtos e serviços.
 A IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS EXERCICIO
RECURSOS EXISTENTES - Recursos adquiridos
COMO ESPECIFICAR OS REQUISITOS
Produzindo especificações de recursos

No planeamento de recursos, será necessário elaborar uma especificação de

recursos para obter artigos ou serviços de maiores dimensões ou mais
complexos.
A especificação de recursos deve definir de forma clara e precisa aquilo
de que necessita, de que forma necessita e quando é que necessita.
Para serviços mais complexos, poderá também ser necessário incluir uma
referência sobre a razão porque precisou desse recurso de modo a tornar o
objectivo do fornecimento mais claro.
Produzir especificações eficazes e tomar em consideração o feedback de
fornecedores potenciais, demora tempo e exige esforço, o que significa que o
seu calendário de planeamento de recursos deverá tomar em consideração
este facto nos prazos que forem definidos.
 
Contudo, depois de ter identificado um conjunto de fornecedores potenciais
para satisfazer as suas necessidades, esta informação estará disponível para
futuros eventos.
 EXERCICIO
EXERCÍCIO DE CONSOLIDAÇÃO
Uma associação nacional de caridade e apoio a crianças desfavorecidas solicitou-lhe que
organizasse uma passagem de modelos para angariar fundos para financiar a pesquisa sobre
cancro em crianças. De entre as modelos convidadas estarão duas supermodelos famosas e duas
estrelas de pop famosas e prevê-se que serão necessários cadeiras para aproximadamente 200
convidados.
Terá de planear os recursos que serão necessários de modo a poder dar à associação de caridade
uma estimativa do custo provável para a realização do evento. Não é necessário apresentar os
custos financeiros para este exercício.

1. Sugira um local apropriado para o evento e justifique porque é que é apropriado.

2. Faça uma lista com pelo menos cinco recursos de equipamento e materiais necessários, e
(a) indique a razão porque são necessários;
(b) a forma como serão utilizados.
3. Identifique cinco recursos humanos diferentes necessários e as suas prováveis funções.
4. Identifique as capacidades e os conhecimentos específicos que poderão ser necessários
adquirir.
5. Escolha dois dos recursos atrás referidos e
(a) especifique a melhor forma de obter estes recursos;
(b) elabore uma especificação de recursos para cada um;
(c) identifique os requisitos legais que devem ser tomados em consideração relativamente aos
referidos recursos.
O MODELO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A GESTÃO DA QUALIDADE (EFQM)

O QUE É O MODELO EFQM? EXERCICIO

Existem inúmeros sistemas de qualidade diferentes que são utilizados a
nível da UE, sendo o mais conhecido o sistema ISO 9000.
No sentido de normalizar estes diferentes sistemas, a União Europeia criou
a Fundação Europeia para a Gestão da Qualidade (European Foundation
for Quality Management - EFQM).
O modelo EFQM centra-se na necessidade de excelência a nível do
desempenho para satisfazer os requisitos dos clientes individuais.
 
Fundamentos para o modelo EFQM
Já não é suficiente ser-se apenas “bom” naquilo que se faz.
Para se ter sucesso no futuro, é necessário que a pessoa se coloque na
posição do cliente e se centre na perspectiva deste.
A estratégia futura de todos os organizadores de eventos terá de se
basear numa “gestão da relação com o cliente” centrada em proporcionar
excelência de serviços a cada cliente individual.
O modelo EFQM proporciona um enquadramento para a implementação da
excelência em questão.
O MODELO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A GESTÃO DA QUALIDADE (EFQM)

REQUISITOS PARA QUE AS ORGANIZAÇÕES DE EVENTOS OBTENHAM A

ACREDITAÇÃO
EXERCICIO
a. Obtenção de resultados no sentido de satisfazer todos os
intervenientes;
b. Criação de valor sustentável para o cliente;
c. Capacidade de liderança visionária e inspiradora;
d. Gestão organizacional feita através de sistemas e processos
interdependentes e inter-relacionados;
e. Maximizar o contributo dos funcionários através de
envolvimento e desenvolvimento;
f. Uso da aprendizagem, no sentido de criar inovação e
melhoramentos;
g. Desenvolvimento e manutenção de parcerias que criem mais-
valias;
h. Enquadrar os regulamentos da empresa visando o correto e
eficiente funcionamento da organização ( obedecendo aos
requisitos do enquadramento regulamentar exigida pela própria
atividade)
O MODELO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A GESTÃO DA QUALIDADE (EFQM)

EFEITOS A NÍVEL DE PROJECTOS DE EVENTOS EXERCICIO

SATISFAÇÃO DOS INTERVENIENTES
OS EVENTOS DE SUCESSO TÊM DE SATISFAZER OS REQUISITOS :
do organizador,
do cliente,
dos participantes,
dos fornecedores
e dos empreiteiros.
O que não é simples quando se tem em conta a grande diversidade de intervenientes
envolvidos em certos tipos de eventos.
Por exemplo, um concerto de sucesso tem de satisfazer as necessidades:
dos organizadores,
dos promotores,
dos artistas,
dos participantes,
do grande número de fornecedores e empreiteiros nele envolvidos (incluindo os fornecedores de
palcos, os fornecedores de transportes,
as agências de venda de bilhetes,
os assistentes,
os funcionários da segurança,
os concessionários,
as empresas de catering,
os fornecedores de serviços de saneamento - no caso de eventos ao ar livre,
 as entidades de prestação de primeiros-socorros, etc.),
bem como os membros do público que pagaram para assistir
O MODELO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A GESTÃO DA QUALIDADE (EFQM)

EFEITOS A NÍVEL DE PROJECTOS DE EVENTOS

SATISFAÇÃO DOS INTERVENIENTES

 
Valor sustentável para o cliente

A criação de valor sustentável para o cliente é conseguida através da organização

de eventos que se adequem ao mercado alvo a que se destinam e que cumpram
os requisitos correctos a nível de preço, data e local.
O evento terá também de ser realizado num ambiente que seja propício ao seu
objectivo e que tenha em conta a saúde e segurança dos participantes.
Por outras palavras, a criação de valor sustentável para o cliente significa garantir a
total satisfação dos clientes relativamente a todos os aspectos do evento, de
forma a que voltem a contactar a organização quando surgir uma nova oportunidade.
Para atingir este objectivo é imperativo que as organizações implementem medidas
de percepção e de desempenho destinadas a garantir uma verdadeira satisfação dos
seus clientes.

As medidas de percepção
Destinam-se a monitorizar as expectativas do cliente.
O MODELO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A GESTÃO DA QUALIDADE (EFQM)

EFEITOS A NÍVEL DE PROJECTOS DE EVENTOS

SATISFAÇÃO DOS INTERVENIENTES

Capacidade de liderança

A liderança de eventos deve ser tão forte que contribui para inspirar os funcionários
e os restantes intervenientes, quando o organizador age como um modelo de
excelência.
O organizador deverá assumir um papel de liderança e proporcionar uma visão
definida do evento que seja eficazmente comunicada a todos. Isso permite que todas
as pessoas envolvidas trabalhem de forma mais eficaz no sentido de atingir objectivos
comuns.
 
Gestão organizacional
Os processos através dos quais se produz um evento têm de ser desenvolvidos
tendo por base as necessidades e expectativas do cliente.
Por exemplo, no caso da organização de uma conferência internacional, os clientes
terão de ter acesso a informações através da Internet e, por consequência, o
organizador terá de criar processos que permitam que os participantes no evento
acedam às informações, façam a inscrição e o pagamento on-line, recebam instruções
conjuntas e obtenham respostas a quaisquer questões por correio electrónico.
O MODELO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A GESTÃO DA QUALIDADE (EFQM)
EFEITOS A NÍVEL DE PROJECTOS DE EVENTOS
SATISFAÇÃO DOS INTERVENIENTES

Contributo dos funcionários

A equipa do evento terá um desempenho mais confiante se receber com
regularidade feedback e aconselhamento positivo e se for recompensada pelo
bom desempenho a nível do seu trabalho.
Os funcionários sentem-se mais envolvidos e habilitados numa organização que
promova a equidade e a igualdade nas relações com os funcionários.
Um membro da equipa do evento que não tenha recebido a formação ou o
desenvolvimento necessário para o desempenho das suas funções não realizará
as tarefas de forma confiante, o que poderá ter um efeito adverso.
 
Aprendizagem criadora de mudança
Se todos os funcionários do evento receberem a formação necessária e as informações
adequadas em relação às tarefas que lhes forem atribuídas, estas serão
correctamente desempenhadas.É provável que os funcionários se sintam mais
confiantes para sugerir melhoramentos ou novas ideias.
A aprendizagem promove confiança e satisfação através da percepção de que a
organização investiu no desenvolvimento pessoal e individual. Permite que as
mudanças sejam implementadas de forma mais fácil dado que os funcionários
estão mais receptivos a novas ideias e mais confiantes nas suas capacidades
pessoais.
O MODELO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A GESTÃO DA QUALIDADE (EFQM)
EFEITOS A NÍVEL DE PROJECTOS DE EVENTOS
SATISFAÇÃO DOS INTERVENIENTES
 
Parcerias geradoras de mais-valias
As parcerias com os fornecedores podem ser geridas eficazmente
através da partilha de informações e do desenvolvimento de formas de
trabalho eficazes, no sentido de satisfazer os requisitos de ambos os
parceiros.
Por exemplo, um fornecedor encarregue do esquema de Stands de uma
exposição terá de conhecer o perfil do cliente, ou seja, qual o tipo de
expositor e as respectivas necessidades, o espaço disponível, o tamanho
e a forma do expositor e também o orçamento.
Ao dispor de todas as informações terá capacidade para recomendar a
melhor solução para as suas necessidades e será possível negociar os
custos e condições de fornecimento.
O envolvimento de fornecedores de artigos de grande dimensão, como os
referidos, nas fases de planeamento do evento poderá ajudar o organizador a
desenvolver o evento através da utilização da experiência dos primeiros no
campo do fornecimento.
Além disso, é mais provável que o fornecedor sinta que o seu contributo é
apreciado, o que promove um relacionamento mais satisfatório para ambas as
O MODELO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A GESTÃO DA QUALIDADE (EFQM)
EFEITOS A NÍVEL DE PROJECTOS DE EVENTOS
SATISFAÇÃO DOS INTERVENIENTES
 
Superação dos requisitos do enquadramento regulamentar
Na área da organização de eventos é necessário cumprir enquadramentos
regulamentares.
Um gestor de eventos que supere os requisitos do enquadramento regulamentar estará
a trabalhar de acordo com o modelo EFQM.

Por exemplo, supondo que o formando é o organizador de uma maratona nas

ruas da sua cidade natal e que as autoridades locais, como parte dos
regulamentos de planeamento urbano, exigiram a colocação de barreiras de
controlo de multidões.

Caso não se limitasse a fornecer as barreiras, mas também providenciasse

assistentes para controlar a eficácia das barreiras, estaria a superar os requisitos
mínimos do enquadramento regulamentar em que se baseava.
 
Fase da organização de eventos a que o modelo se aplica
Os conceitos da EFQM aplicam-se a todas as fases da organização de eventos e
devem ser permanentemente implementados, incluindo nas fases de concepção,
planeamento, gestão e avaliação.
 EXERCÍCIO

Imagine que um cliente seu exige que você

disponha 10 arranjos florais numa sala
quadrada de modo que cada parede fique
com um número igual de arranjos.

Como disporia os arranjos?( faça o esquema

no quadrado, cada arranjo deverá ser
representado por uma )
Evento – Exposição animal
EXERCÍCIO
Imagine que vai fazer um evento com animais exóticos.
Foi-lhe confiada a tarefa de transportar 3 desses animais para o evento em questão.
Entretanto foi-lhe dito que estes animais não podem ser enjaulados e que estão do
outro lado do rio. O único recurso possivel é uma canoa mas esta só tem capacidade
para levá-lo a si e mais um animal.
Você tem de fazer a travessia do rio, e transportar os três animais. Os três animais
são: um Kanti, um Shimu e um Calimoe. No entanto:
- Se você deixar sozinhos, o Kanti e o Shimu, de qualquer lado do rio, o Kanti comerá o
Shimu.
-Do mesmo modo, se deixar sozinhos o Shimu e o Calimoe, o Shimu comerá o
Calimoe.

O problema: como atravessar os três animais para o outro lado do rio, assegurando
que todos os três permaneçam vivos?

O propósito deste quebra-cabeça é mostrar como as regras que criamos de forma

inconsciente ou supomos existir limitam as possíveis soluções que podemos imaginar.
Mostra também que a maneira como formulamos o problema pode limitar ou ampliar
as possíveis soluções.
 EXERCÍCIO
Solução para o problema:
Para facilitar, vamos dizer que os animais estão na margem A e serão levados
para a margem B do rio.
1. Na primeira viagem, voce leva o Shimu e deixa-o do outro lado do rio
(margem B).
2. Volta para a margem A, pega num dos dois animais, pode ser o Kanti, e
atravessa-o para o outro lado.
3. Deixa o Kanti na margem B e volta para a margem A, levando o Shimu.
4. Deixa o Shimu na margem A e atravessa o Calimoe, deixando-o com o Kanti
na margem B.
5. Volta sozinho para a margem A, pega no Shimu e atravessa-o para a
margem B.
Finalmente, todos os três animais estão do outro lado do rio, sãos e salvos.
A solução surge da reformulação do problema. O verdadeiro problema a
resolver não é a travessia, mas a separação do predador de sua presa. Neste
caso, o Shimu torna-se o foco principal, pois ele é ao mesmo tempo presa e
predador. Se perguntarmos como manter o Shimu separado dos outros dois,
a nossa mente começa a ver o desafio de outra forma.
SHIMU KANTI CALIMOE
EXERCÍCIO
MARGEM A MARGEM B
PEGO SHIMU SHIMU DEIXO

VOLTO
SÓZINHA

PEGO KANTI KANTI DEIXO

DEIXO SHIMU SHIMU PEGO

PEGO CALIMOE CALIMOE DEIXO

VOLTO
SÓZINHA

PEGO SHIMU SHIMU KANTI

CALIMOE

LEVO O CALIMOE COM O KANTI NA PARTE DA FRENTE

DA CARRINHA E ATRÁS SEPARADO VAI O SHIMU
 EXERCÍCIO
Este exercício tem a finalidade de fazer com que você focalize e veja as coisas sob diferentes
perspectivas. Não é um teste de suas habilidades artísticas. Pegue uma folha de papel e
desenhe 16 retângulos vazios, em quatro fileiras com quatro retângulos cada.
Feito isso, você tem três minutos para preencher os retângulos com diferentes desenhos.
 EXERCÍCIO
Como se saiu? Muitas pessoas começam bem, mas esgotam as
suas idéias rapidamente.
Em média, as pessoas completam nove retângulos nos três
minutos.
Isto acontece porque adotamos uma maneira limitada e fixa
de olhar o mundo e achamos muito difícil ver as coisas sob
outras perspectivas.
Para vencer este bloqueio, você tem de estimular o seu
cérebro a ser mais aberto e flexível e a olhar em sua volta
procurando outros ângulos.
Esta atitude é essencial para o desenvolvimento de suas
habilidades de resolver problemas de forma criativa e
inovadora. Agora volte e tente preencher os retângulos
novamente. Se no início parecer difícil pensar em algo
original, não desanime e continue tentando olhar o
desafio sob novas perspectivas.
 EXERCÍCIO

Chávena de café

Tabuleiro

Tela para projecção