O Trans-evento

Infra-estruturas, Equipamentos e Materiais

O Clima do Evento

Infra-
-estruturas
Clima
Serviços de
Apoio
 Infra-estruturas
Locais de realização do evento

• Auditórios
• Salões de festa
• Salas de reunião
• Tendas
• Piscinas
• Estádios
• Jardins
• Quintas
• Praia
• Parques e descampados
 Welcome desk
O “cartão de visitas” do evento

• Escolher e montar welcome desks em

locais estratégicos
• Colocar placas de indicação onde são os
welcome desks
• Seleccionar as informações prioritárias
e disponibilizá-las em tempo útil aos
participantes nestes welcome desks
 Secretaria do
Evento
O centro administrativo do evento
• Gestão dos welcome desks
• Supervisionar serviços
• Preparar materiais para os welcome desks
• Dar resposta a pedidos extraordinários
• Processar inscrições e pagamentos ou
comercializar ingressos
• Processar certificados e declarações
• Gerir verbas em caixa
• Articular os vários sectores do evento
• Resolver imprevistos e problemas
• Prestar informações em geral
 Recepção e sala
VIP
Acolhimento e tratamento diferenciado

• Acesso reservado e controlado

• Próximas do local ou mais reservadas
• Decoração mais cuidada
• Catering diferenciado
• Apoio personalizado
Sala de Imprensa
Apoio à cobertura jornalística

• Check-in e acreditação de jornalistas

• Local de entrevistas
• Briefings à imprensa e press-kits
• Equipamento de apoio ao trabalho
jornalístico
 Salas das
Comissões Técnicas
Montagem de materiais e reunião de
equipas

• Montagem de equipamentos
• Armazenagem de materiais
• Briefings, debriefings e reuniões de
equipas
• Centralização dos planos operacionais
• Local de descanso e vestiário do staff
• Camarins
 Infra-estruturas
de Apoio
Infra-estruturas e equipamentos de apoio

• Salas de baby-sitting
• Infra-estruturas sanitárias móveis
• Tendas de campanha para primeiros
socorros
• Bar e mesas de coffee-breaks
• Mesas e cadeiras
• Mesas presidenciais
• Pódios
• Tribunas
• Zonas de descanso com poltronas
Condições Físicas
Condições físicas das instalações e
equipamentos

• Ligação à Internet
• Ar condicionado e ventilação
• Iluminação
• Sistemas de combate a incêndios
• Insonorização
• Higienização e aromatização do
ambiente
• Voltagem eléctrica
• Aquecimento de águas
• Decoração
 Equipamento de
Apoio Logístico
Equipamentos de apoio ao evento

• Painéis informativos ou decorativos

• Bandeiras e mastros
• Cinzeiros de pé
• Cordas divisórias de ambiente
• Material de sinalização
• Fitas de inauguração
• Livros de presença
• Cadeiras de rodas
• Caixa de ferramentas básicas
 Equipamentos
Audiovisuais
Equipamentos de apoio ao evento

• Projectores e telas de projecção

• Microfones
• Computadores
• Televisores, leitores de DVD
• Mesas de sonoplastia e mistura
• Amplificadores e gravadores
• Altifalantes e megafones
• CD’s de música ambiente
• Quadros brancos, cavaletes, quadros
magnéticos
 Materiais de
Secretaria
Consumíveis e material administrativo

• Terminal de pagamento multibanco

• Impressoras e tonners
• Telemóveis e walkie-talkies
• Crachás
• Canetas, papel, clipes, elásticos, sacos,
envelopes, cola, tesoura, x-acto,
carimbos e tinta
• Caixa de primeiros socorros
• Jornais diários para os convidados
• Kits com listagem dos participantes e
contactos e horários do staff
 O Trans-evento
Infra-estruturas, Equipamentos e Materiais