CARTILHA PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS INTERNOS OU

EXTERNOS - MINISTÉRIO O PESCADOR SAL DA TERRA

Todo evento necessita passar pelos seguintes processos:

 PLANEJAMENTO EVENTOS INTERNOS / EXTERNOS

 Definição de local, data e horário;
 Definição de estratégia para atrair público: prêmios, fornecimento
de alimentação ou ambos;
 Definição de estratégias de marketing para público alvo: veiculação
em quais veículos de comunicação (mídias virtuais estáticas e
vídeos) e/ou confecção de quais tipos de material publicitário;
 Definição de equipes necessárias para os trabalhos;
 Definição de estruturas necessárias para realização do evento e
contratações;
 Definição de estruturas necessárias e servos para servir as equipes:
alimentos e bebidas
 Definição da decoração do local do evento.

 PROJEÇÃO DE GASTOS PARA EVENTO INTERNO

/ EXTERNO

Solicitar as projeções para evento e fazer levantamento dos custos

de material; equipamentos; serviços ; locações etc;
Fazer 03 cotações no mínimo de cada solicitação, apresentando
melhores preços ;
Planilhas de custos;

 Cronogramas Internos / Externos

O cronograma é necessário para todo e quaisquer tipo evento interno e

externo, preparar juntamente com a coordenação de cultos, planejar, e
 definir tempo início ao fim todas programações e apresentações
(louvor, preletores, vídeos, sorteios etc;)

 COORDENAÇÃO

• Reuniões com as equipes que estarão a frente dos trabalhos;

• Distribuição de materiais de trabalho;
• Distribuição de tarefas e coordenação;
• Organização dos sorteios;
• Documentação e regulamentos para as premiações.
• Termos de entrega prêmios motorizados
Copias RG, CPF, comprovante endereço ; telefone;
Transferências de veículos/ motos/ outros;
Registros de filmagens e documentações após evento para a entrega
dos prêmios .

 Eventos Internos :
o Definição tema;
o Publico;
o Estratégia para trazer a igreja;
o Definições das frentes de trabalho ;
 Definições de tema decoração;
 Equipes a serem acionadas depende da finalidade e objetivo
evento interno; dependendo será acionado todas as equipes ou não,
em alguns casos parcial;
o Divulgações internas e externas definindo estrategicamente
os trabalhos e alcance de mídia;
o Organização local;
o Limpeza;
o Estrutura- tendas, mesas , tampões com cavaletes, toalhas de
mesa; mesas réchaud, mobílias para decorações; iluminações;
o Equipe cozinha, em caso servir alimentação
o Servos para servir;
 o Recepção aos convidados e membros;
o Acolhimento e direcionamento;
o Limpeza para finalizar evento
o Término evento -devoluções equipamentos / mobílias
locadas/ equipamentos / som/ iluminação etc, aos fornecedores
o Verificar notas para os fechamentos a serem entregue ao
financeiro conforme autorização realizada .
o
 ORGANIZAÇÃO EVENTOS EXTERNOS

o Convocação de equipes que estarão a frente dos trabalhos;

o Produção de materiais de trabalho;
o Documentos legalização para eventos Externos
o Documentações para legalização do evento junto aos orgãos:
prefeitura policia militar, departamento de trânsito, ambulância;
exercito; bombeiros entre outros que se fizer necessário.
o Ofícios solicitação de autorização setrat ou órgão responsável
liberações ao de ruas para carreatas com acompanhamento de
fiscais para organização de transito ;
o Ofícios / convite á autoridades locais;
o Documentações do jurídico do Ministério;
o Planilha de custos;
 Definições tema;
 Reuniões para esclarecimentos das responsabilidades;
 Definições de de questões decisivas;
 Cheque- list evento;
 Estratégias para trazer público alvo;
 Mídia – evento deve ser muito bem divulgado através da mídia
virtual /ou impressa/ou visual;
 Definições de tema decoração;
 Equipes a serem acionadas depende da finalidade e objetivo evento
interno;
 Pulseiras :
 Confecção e controle das pulseiras;
  Eventos gratuitos com intuito evangelismo sem premiação
 Eventos com bilheteria- devem ter todo controle das fichas/
pulseiras; entradas e saídas para acertos financeiros do valor
arrecadado para devido fim ;
 Logísticas de equipamentos no geral – fazer termos para controles
de saída e de retorno do patrimônio em questão, com liberação e
autorização prévia;
 Logísticas de equipes – com apresentação de documentos, listas de
passageiros antecipada a saída,; termos de voluntariados assinados
por todos envolvidos; termos de autorizações de pais ou
responsáveis em casos de menores nos trabalhos dos eventos;

 PÓS-EVENTOS

• Pagamentos ou acertos de bilheteria (no caso de show)

• Logística de equipes – retorno para local de origem.
• Entrega de prêmios com registros: documentos e vídeos.
• Desmontagem de estruturas da igreja ou contratada;
• Guardar ou entregar as estruturas contratadas;
• Limpeza do local.
• Fazer fechamentos junto ao departamento responsáveis pelos
compras, que deve seguir protocolos internos junto com financeiro.
• Fazer relatórios eventos para fechamentos .

 EQUIPES NECESSÁRIAS PARA A EXECUÇÃO DAS TAREFAS

Intercessão
Evangelismo
Jurídico
Financeiro
Secretaria
Mídias
Batismo
Assistência social (se for beneficente)
 Louvor
Recepção
Auxiliares
Limpeza
Manutenção
Som
Pastores

 ESTRUTURAS NECESSÁRIAS PARA EVENTOS EXTERNOS

PALCO
EQUIPAMENTOS PARA LOUVOR
SOM
ILUMINAÇÃO
TENDAS
BANHEIROS
VESTUÁRIOS (ROUPAS BATISMO / TOALHAS)
FICHAS BATISMOS
PISCINAS BATISMO
MESAS
TOALHAS MESAS
CADEIRAS
URNAS
PULSEIRAS