UFCD 0512

Planeamento de Recursos para os

Projetos de Organização de Eventos

Trabalho Realizado por: Rogerio Carlos da Rocha Reis

  
 ÍNDICE

Introdução...................................................................................................................................2
LOCAL PARA A REALIZAÇÃO DO EVENTO....................................................................................3
Local: Europarque, Santa Maria da Feira.................................................................3
Material:.................................................................................................................6
Materiais Estruturais.....................................................................................7

Stands.............................................................................................................7

Cenários.........................................................................................................9

Meditação Tantrica......................................................................................10

Realidade Virtual.........................................................................................10

Materiais mobiliários............................................................................................11
Danças a contraluz....................................................................................11

Meditação Tântrica...................................................................................11

Realidade Virtual......................................................................................11

Equipamento:..............................................................................................12

EQUIPAMENTO DE SOM..............................................................................12

EQUIPAMENTOS DE IMAGEM.....................................................................13

EQUIPAMENTOS DE ILUMINACAO..............................................................14

EQUIPAMENTOS DE SEGURANÇA...............................................................14

Recursos Humanos...............................................................................................14
Recursos Internos........................................................................................14

Recursos Externos........................................................................................15

RECURSO TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS INERENTES AO EVENTO...............................................16

Recursos Não Técnicos..........................................................................................16
Materiais......................................................................................................16
 Recursos Técnicos:................................................................................................17
Materiais......................................................................................................17

Equipamento................................................................................................18

ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS................................................................................................21
Necessidades do evento.......................................................................................21
Requisitos Legais..................................................................................................21
Códigos de conduta relevantes.............................................................................22
IDENTIFICAR AS NECESSIDADES DE RECURSOS.........................................................................23
Recursos existentes que podem ser utilizados para o evento................................23
Recursos que terão de ser adquiridos para o evento.............................................24
Conclusão...................................................................................................................................25
 INTRODUÇÃO

O presente trabalho foi elaborado para a formação da UFCD 0512 –

Planeamento de recursos para projetos de organização de eventos, analisar e
identificar os recursos humanos e técnicos necessários para a organização de eventos.
Tendo como objetivo:

Analisar e identificar outros recursos necessários para a organização de

eventos.
Produzir especificações detalhadas para os recursos necessários.
Enquadramento do planeamento de recursos de diferente tipo de recursos
necessários para a organização de eventos. Locais para a realização de eventos,
alojamento, materiais, equipamento e recursos humanos.
Recursos técnicos e não técnicos.
Recursos técnicos, Recursos não técnicos e os equipamentos e os seus
conhecimentos específicos, materiais, serviços auxiliares (casting, segurança, etc…)
Especificar os requisitos, os seus objetivos, as suas necessidades para o evento,
e a sua organização, as questões legais e os códigos de conduta.
Identificar as necessidades de recursos, de recursos existentes que podem ser
utilizados para o evento como de recursos que terão de ser adquiridos para o evento.
Como especificar os requisitos, conseguir o melhor negócio, maximizar a
utilização dos recursos, e elaborar as especificações dos recursos.
 LOCAL PARA A REALIZAÇÃO DO EVENTO
Local: Europarque, Santa Maria da Feira

A localização do lugar onde o evento se irá realizar, isto é, a sua acessibilidade e

adequação para o tipo de evento que se está a planear, é de importância crucial.
Adequando o perfil dos participantes a um determinado nível de qualidade.

A escolha acertada para o local de realização do evento, poderá fazer a

diferença entre clientes satisfeitos e um evento bem-sucedido ou clientes
descontentes que não voltarão a repetir a experiência.
 O Espaço exterior este deverá ser o mais agradável possível, possibilitando,
caso o tempo o permite, aos participantes circularem um pouco.
 Deverá também dispor de um estacionamento próprio e público nas
imediações, para facilitar o acesso aos participantes. Assim sendo, a escolha mais
acertada foi o Europarque, em santa Maria da Feira.

MATERIAL:

Todos os eventos necessitam de diversos materiais. Estes poderão incluir

materiais impressos, tais como programas de conferências e de exposições, bilhetes,

manuais a serem distribuídos potenciais clientes e artigos promocionais, para
promover a nossa organização.

Este evento será realizado no Europarque, fornecendo os serviços e materiais

necessários para a realização do evento.
MATERIAIS ESTRUTURAIS
STANDS
SILENT CONCERT

DANÇAS A CONTRALUZ

MEDITAÇÃO TÂNTRICA

REALIDADE VIRTUAL, MENU DEGUSTAÇÃO

 CENÁRIOS
SILENT CONCERT

DANÇAS CONTRALUZ

TANGO
 MEDITAÇÃO TANTRICA

REALIDADE VIRTUAL

MENU DEGUSTAÇÃO

Materiais mobiliários

DANÇAS A CONTRALUZ

2 Sofás para 20 pessoas

MEDITAÇÃO TÂNTRICA
4 Tapetes de Parede
 10 Tapetes de Chão

REALIDADE VIRTUAL
Mesas:

2 Mesas Redondas

20 Cadeiras

EQUIPAMENTO:
Podemos considerar uma série de itens para a realização do evento.
Começando pelo essencial que é a existência de fontes elétricas no local.

Qualquer outro tipo de material audiovisual deve ser sempre previamente

verificado e testado a fim de se detetar falhas e conhecer o equipamento a usar.

O tipo de equipamento de que irá necessitar vai depender do tipo de

evento que esteja a organizar. Deve certificar-se de que o equipamento que precisa é
de confiança e seguro e adequado para a utilização que lhe vai dar.

EQUIPAMENTO DE SOM
 1 Som para interior

2 Sistemas de som

2 P.A

2 Equipamento DJ

Distribuição de som

1 Transmissor Disco Silencioso

1 Carregador de 16 portas (carrega 16

fones de ouvido ao mesmo tempo
1 Transmissor disco portátil silencioso
 10 Fones de ouvido sem fio disco
silencioso

EQUIPAMENTOS DE IMAGEM

- 1 LEDWALL

- 5 Monitores LED

- 1 Processamento digital de imagem

- 1 Servidores de imagem

EQUIPAMENTOS
DE ILUMINACAO

Mesas de controlo de iluminação

1 Profissional
 1 Cénica

4 Efeitos de luz

10 Led

EQUIPAMENTOS DE SEGURANÇA
Equipamento disponível no recinto do Europarque

Extintores,

Detetores de fumos

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS INTERNOS
1 Gestor de Evento, Gestor Financeiro

8 Gestores de Operação, 2 Gestores por stand e por turno

1 Gestor Marketing e Publicidade

1 Gestor Administrativo

RECURSOS EXTERNOS
 12 Hospedeiras, 6 hospedeiras por turno
 8 bailarins Evento dança nas sombras (Tango) divida em dois
turnos, 4 por turno
 4 técnicos informáticos para cenário degustação virtual em
turnos de 7 horas, 1 por turno
  2 Orientadores para o cenário de massagens tântricas, 1 por
turno
 2 técnico de som, 1por turno por turno
 1 Serviço de Catering
 2 DJ
 1 Serviço de Bilheteira, com 4 funcionários por turno
 2 Violinistas

RECURSO TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS INERENTES AO EVENTO

RECURSOS NÃO TÉCNICOS

Uma vez que estes recursos não necessitam de conhecimentos específicos para
a sua utilização, eles podem ser adquiridos e utilizados à medida que vão sendo
necessários.
 MATERIAIS:

2 Mesas

20 Cadeiras

4 Tapetes de Parede

10 Tapetes de Chão

7 Pack de velas Aromáticas

1 Cortina branca de fundo

RECURSOS TÉCNICOS:
Equipamento: O equipamento técnico requer competências e
conhecimentos específicos para a sua instalação e operação.

MATERIAIS:

1 PC Portátil
Internet, fornecido pelo espaço do Europarque
 Equipamento de Som, Luz e Imagem
Logótipo; destinado para a orientação de associar o evento
Sinais de orientação e de localização; indica a localização dos stands
Materiais de divulgação e promoção
Mupis e outdoors; divulgar a informação em espaços selecionados
Material de promoção; aqueles nos quais podem ser impressas
informações sobre os nossos serviços.

EQUIPAMENTO
Num ambiente como o Europarque pode ser organizado de diversas formas, de
acordo com o objetivo e o número de participantes de um evento.
Devemos fazer uma análise minuciosa antes de determinar a
montagem e a organização do espaço do evento e fazer um mapeamento de
todo o local, observando, por onde os convidados irão entrar e sair (na entrada posso
ter uma receção para a planificação e r a circulação d as atividades do evento, otimizar
o espaço, verificando a montagem, garantir uma melhor circulação e melhor
visualização, necessidade de contratar duas salas anexas aos stands do evento para
camarim e catering.

Stand: 4 Stands para a realização dos eventos menores

SERVIÇOS EXTERNOS

 Catering: contratar uma empresa que proporcione as

degustações e quantas refeições serão servidas ao longo do dia.
 Decoração: deverá ser feita em função das características do
evento, a decoração combinará com as cores estabelecidas, para as roupas das
hospedeiras, para a marca do evento e, obviamente, e com as cores do próprio
ambiente
  Recursos humanos: as pessoas que estarão envolvidas no evento
são:
A equipa do evento
Hospedeiras
Bailarins
Pessoal de catering
Patrocinadores
Pessoal do local onde se realiza o evento
Pessoal da segurança
Fornecedores

Bailarins

Hospedeiros/as

Catering
 Segurança

ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS

NECESSIDADES DO EVENTO

Tendo em conta o tipo de evento que estamos a promover, as atividades que o

mesmo irá integrar e os resultados pretendidos, identificando recursos de que
necessitamos, no planeamento e no evento propriamente dito.

Teremos os melhores profissionais, a nível de recursos humanos, tanto

externos como internos, como também os melhores equipamentos de topo a nível
tecnológico. Sempre com forte e rigoroso sistema de supervisão, para atingir os
objetivos propostos.
 REQUISITOS LEGAIS

Os requisitos legais devem ser cumpridos, na organização de eventos.

Garantindo que os profissionais na nossa realização sejam tenham uma reputação de
qualidade e não ponham em causa o bom desenvolvimento do evento. Todo e
qualquer requisito legal do evento, inerente à nossa empresa assim como à relação
comercial estabelecida com o Europarque, está totalmente refletida no planeamento
geral do mesmo. Para garantir a parceria com o Europarque, foi estabelecido um
contrato entre ambas as partes, que garante a legislação vigente.

CÓDIGOS DE CONDUTA RELEVANTES

Na organização dos eventos temos por política de empresa, que tipo de código
de conduta, e uma das nossas linhas orientadoras é realizar um seguro de
responsabilidade civil para todos os participantes do evento.

Contratados à Agência Raul Reis, Lda.

IDENTIFICAR AS NECESSIDADES DE RECURSOS

RECURSOS EXISTENTES QUE PODEM SER UTILIZADOS PARA O EVENTO

Temos competências e conhecimentos específicos, para financiamento
disponível, equipamento, materiais e serviços de design e impressão. reservar a
utilização de equipamento ou recrutar pessoas dentro das nossas parcerias.
 Temos parceria com a escola de dança Abbout dance de Santa Maria da Feira
para a realização de danças. Outra parceria com a Escola e Comunidade Espiritual de
Yoga e Tantra em Portugal para a meditação tântrica.

Escola de dança Abbout

Dance

Escola e Comunidade Espiritual de

Yoga e Tantra

RECURSOS QUE TERÃO DE SER ADQUIRIDOS PARA O EVENTO

 Com a contratação do espaço de ventos Europarque, será contratado todo tipo
de recursos necessários para o bom funcionamento deste, assim na imagem, pode-se
constatar todo tipo de serviços que à unidade dispõe para o mesmo
 Em base da oferta iremos contractar do Europarque o Catering, os meios
audiovisuais, bilheteira, hospedeiras, stands, internet, segurança.

Fora dos eus serviços iremos contratar os monitores de meditação tântrica, djs,
balharinos.

CONCLUSÃO

O trabalho foi elaborado para a formação da UFCD 0512 – Planeamento de

recursos para projetos de organização de eventos, analisei e identifiquei os recursos
humanos e técnicos necessários para a organização de eventos. Os objetivos expostos
foram:

Analise e identificação dos recursos necessários para a organização de eventos.

Produzir especificações detalhadas para os recursos necessários.
Enquadramento do planeamento de recursos de diferente tipo de recursos
necessários para a organização de eventos. Locais para a realização de eventos,
alojamento, materiais, equipamento e recursos humanos.
Recursos técnicos e não técnicos.
Recursos técnicos, Recursos não técnicos e os equipamentos e os seus
conhecimentos específicos, materiais, serviços auxiliares (casting, segurança, etc…)
Especifiquei os requisitos, os seus objetivos, as suas necessidades para o
evento, e a sua organização, as questões legais e os códigos de conduta.
Identifiquei as necessidades de recursos, de recursos existentes que podem ser
utilizados para o evento como de recursos que terão de ser adquiridos para o evento.
 Especificação os requisitos, conseguir o melhor negócio, maximizar a utilização
dos recursos, e elaborar as especificações dos recursos.
Concluindo, temos de ter o know-how e skills para a produção de um
evento, no que concerne ao pessoal, estrutura, materiais e serviços de apoio. A sua
forma de planeamento, obtenção e implementação são fundamentais ao sucesso na
realização dos eventos.