Andréa Valente 2022

No PLANO ESTRATÉGICO é definida a estratégia de atuação e as linhas de

orientação do grupo de trabalho - plano global, a longo prazo

No PLANO TÁCTICO são definidas as linhas de ação, os cronogramas, o

organograma do evento e os responsáveis pelas tomadas de decisão nos
mais variados níveis.

No PLANO OPERACIONAL define-se como serão executadas as tarefas

concretas, ou seja, coloca-se o plano em prática
Por mais know-how que se tenha e mesmo com muitos anos de
experiência, a equipa organizadora tem de estar preparada para ajustar
algumas ações perante imprevistos e fatores imponderáveis.

Um plano é um documento dinâmico - pode ser adaptado ou

alterado conforme as necessidades
O início
Onde começa o processo de planeamento do evento?

 evento novo > definição do conceito e realização um estudo de

viabilidade.

 eventos recorrentes > avaliação da conjuntura atual em comparação à

avaliação feita no final da edição anterior.
 As 5 etapas do planeamento
Ideia do evento: Planeamento e Avaliação
• Definição do implementação • Análise do
objetivos • Planos táticos e evento
• Definição da operacionais • Inquéritos de
estratégia • Planos alternativos satisfação

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Estudo de viabilidade: EVENTO

• Relação custo- • Refinamentos
benefício dos planos
• Análise de recursos táticos
• Monitorização
Tempo necessário para planear / desenvolver o evento depende :

Complexidade : contexto, dimensão, domínio do conhecimento,

estruturas, inovação, ….

Características dos recursos humanos envolvidos : experiência,

conhecimento, motivação, disponibilidade

Interrupções não diretamente relacionadas com o projeto : condições

climatéricas, atrasos de terceiros, falhas e avarias dos equipamentos
1ª Etapa – Definição da estratégia

 Analisar as necessidades do mercado-alvo a fim de definir alguns

parâmetros do evento

 Verificar a existência de eventos semelhantes e procurar uma

vantagem competitiva

 Efetuar um estudo de viabilidade financeira

Metas
Definir a meta é identificar o que se quer alcançar com o evento.

É necessário estabelecer uma meta comunicar a todos os

intervenientes no processo, para que todos saibam o propósito do
evento.
Exemplos :

 Atrair mais visitantes para a cidade

 Estimular a participação da população local na prática do desporto
 Promover as artes visuais
 Proporcionar entretenimento para a população local
 Promover e desenvolver o comércio e turismo da cidade
Objetivos
É fundamental que os objetivos traçados sejam compreendidos por
todos os envolvidos, para que seja feito um esforço coordenado e haja
uma unidade de propósitos.
 Os objetivos devem ser SMART

 Specific : específicos para o evento em questão

 Mensurable : mensuráveis, quantificáveis
 Agreed : acordados ou viáveis para todos os envolvidos
 Realistic : realistas
 Timed : bem programados em relação ao cronograma do evento
Exemplos :

 Aumentar em 20% a quota de mercado

 Atingir os 1000 visitantes diários
 Aumentar em 10% o número de expositores em relação ao ano
anterior
 Atingir um grau de satisfação do público/patrocinadores/expositores
 Tornar-se um evento reconhecido a nível nacional
2ª Etapa - Estudo da viabilidade financeira

O financiamento pode resultar:

 Capital próprio /verbas remanescentes da edição anterior
 Bilheteira / taxa de inscrição / aluguer de espaços
 Doações
 Auxílios do estado
 Venda de merchandising
 Patrocínio : monetário ou em produto/recursos
As despesas dentro de um evento são diversas:
 Divulgação e Recursos visuais: divulgação do evento através dos media,
assessoria de imprensa, cartazes, folhetos, certificados, crachás, fardamento,
sinalética, ações de divulgação …

 Infra-estruturas: estruturas necessárias para a realização do evento, como salas,

mobiliário, tendas, stands, palcos …

 Amenidades : alojamento, catering, transportes, ….

 Programa / conteúdo – artistas, oradores, animação ….

 Segurança - pública e privada

 Recursos Humanos

 Licenciamento
Análise SWOT
 Olhar para dentro e fora do Evento e para o que é positivo e negativo >>>
panorama completo dos fatores que podem determinar o sucesso do
evento
 Ambiente externo - mercado no qual está inserido o evento
 questões relacionadas à política, crises económicas, desastres ambientais,
taxa de juros, concorrência, mudanças na legislação, entre outras.
 Ambiente interno – o Evento/Empresa
 analisar fatores como : tecnologia utilizada, ações de comunicação e
marketing, cultura organizacional, recursos humanos e técnicos, capacidade
organizacional, entre outras
Strengths Weaknesses
Fraquezas

S W
Forças
O que faz com que O que pode ser prejudicial
o público opte pelo nosso para o evento: aumento do
evento; que vantagem custo de aluguer de equip.,
competitiva temos; o que falta de pessoal técnico,
diferencia o evento dos custo de transporte …
demais
Threats
Opportunities
Oportunidades
mudanças no mercado :
fatores económicos, novas
tecnologias, novas
tendências
O T Ameaças
Os fatores desfavoráveis
para o evento, ausência de
controle sobre algum
aspeto
Genesis
 https://youtu.be/8Cah2Z2Kilk

Rock in Rio
 https://youtu.be/QJEbWxNm898