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Anexo "C" do
Módulo A3
MANUAL DO FORMANDO
Este módulo pretende ser uma introdução à forma como você poderá incorporar estas questões no
planeamento do evento.
CONTEÚDO DO MANUAL
1 Questões culturais
1.1 Conteúdo desta secção 4
1.2 Tipos de questões culturais 4
1.3 Impacte das diferenças culturais e linguísticas 6
2 Ética profissional
2.1 Conteúdo desta secção 7
2.2 Tipos de ética profissional 7
2.3 O impacte da ética profissional 11
2.4 Regras de relacionamento profissional 11
3 Questões ambientais
3.1 Conteúdo desta secção 11
3.2 Tipos de questões ambientais 12
3.3 O impacte das questões ambientais 14
1. QUESTÕES CULTURAIS
1.2.1 Socialização
A socialização é um aspecto importante e habitual nos eventos. Em eventos internacionais,
os acontecimentos sociais permitem às pessoas de todas as nacionalidades encontrarem-se e
conversarem num ambiente mais informal e descontraído. Este tipo de acontecimentos pode
incluir um espectáculo, um concerto, um teatro ou uma visita turística a uma cidade, uma
vila ou um local importante do ponto de vista arquitectónico. Eles proporcionam uma
oportunidade para as pessoas conversarem, comerem e beberem juntas e é importante que os
organizadores identifiquem correctamente as diferenças culturais dos participantes e
respectivos requisitos.
1.2.4 Refeições
As refeições são muitas vezes um dos aspectos mais importantes de um evento. Elas
garantem que os delegados estão confortáveis e satisfeitos, mas também proporcionam
oportunidades de socialização. A inclusão de refeições durante um evento depende
geralmente do orçamento disponível – poderão estar incluídas no programa ou ser pagas à
parte. Ao escolher a ementa de uma refeição é importante tomar em consideração os
diferentes hábitos alimentares dos participantes. Há muitas culturas que não comem carne,
outras que não comem carne de porco e muitas pessoas têm requisitos dietéticos especiais.
1.2.5 Vestuário
As formas de vestir de algumas culturas podem ser muito diferentes do que é hábito no
Ocidente. Qualquer que seja o tipo de vestuário escolhido pelos delegados internacionais, de
acordo com a sua cultura, este deve ser sempre respeitado. Por exemplo, em alguns países
árabes as mulheres não podem mostrar as pernas ou braços porque isso pode ser entendido
como uma ofensa. Os organizadores e as suas equipas devem sempre apresentar-se de forma
que não ofenda nenhum delegado.
1.2.6 Religião
Para muitas pessoas a religião é uma questão muito importante e deve, por isso, ser
respeitada. O Islão e outras religiões orientais têm as suas regras e rituais próprios que têm
1.2.7 Idioma
O idioma é um dos aspectos mais importantes a considerar em eventos internacionais. Nos
últimos anos a tendência tem sido a de adoptar o inglês como língua oficial neste tipo de
eventos, disponibilizando-se em alguns casos serviços de tradução simultânea para permitir
à diferentes nacionalidades acompanharem o evento na sua própria língua. Porém, mesmo
quando o evento tem uma única língua oficial, como o inglês, é importante que os
organizadores tomem em consideração os significados das palavras usadas em diferentes
culturas. Por exemplo, no Reino Unido flat é um apartamento enquanto que nos Estados
Unidos significa um pneu furado. Se os organizadores não se certificarem que a linguagem
utilizada no evento é clara e não susceptível de interpretações incorrectas, o evento poderá
transmitir uma mensagem confusa e ambígua.
Oriente deixar um prato limpo é considerado uma ofensa para com o anfitrião. Para evitar
embaraçar alguém, os organizadores devem certificar-se que todos estão conscientes da
diversidade de práticas e que, depois de acordar qual das práticas será adoptada, os
principais participantes sejam informados dessa prática.
2. ÉTICA PROFISSIONAL
contratos com o cliente ou com os responsáveis do local do evento devem ser redigidos com
o apoio de advogados especializados que conheçam a legislação aplicável.
2.2.4 Contratos
2.2.4.2 Condições
Num contrato poderão estar previstas muitas condições. É importante que ambas as partes
tenham condições idênticas (direitos e deveres), mas o mais importante são os preços e as
condições de cancelamento, que devem ser claras, simples e acordadas entre as partes.
2.2.5 Igualdade
Uma política de preços transparente é muito importante para manter boas relações
comerciais. Não há nada mais negativo para a credibilidade de uma empresa do que não ter
uma política de preços transparente. As empresas mais profissionais na indústria de eventos
têm uma atitude de transparência para com os clientes, estando dispostas a apresentar os
seus contratos com os fornecedores e a acordar os preços e condições, antecipadamente e de
forma transparente, respeitando depois as condições acordadas. Se um organizador celebrar
um contrato com os responsáveis do local do evento três anos antes deste ocorrer, é natural
que a inflação ou variações cambiais façam subir os preços durante este período. Contudo,
os responsáveis do local do evento devem respeitar o preço acordado na altura em que a
reserva foi feita, podendo o contrato incluir disposições que tomem em conta a inflação ou
quaisquer flutuações cambiais. A consistência e a oferta de condições idênticas a todos os
clientes é muito importante para os organizadores – isto significa que não é dada preferência
a um cliente em detrimento de outro (embora possam naturalmente existir políticas de
preços diferentes para grupos distintos, por exemplo: preços mais favoráveis para
instituições de caridade, organismos de educação, etc.).
Não se deve, por outro lado, recorrer a meios desonestos para roubar negócios à
concorrência – você poderá ganhar no curto prazo mas perder a longo prazo.
3. QUESTÕES AMBIENTAIS
3.2.2 Reciclagem
Tal como referido no ponto 3.2.1 acima, os crachás de plástico podem ser facilmente
reciclados e utilizados noutros eventos, os cartuchos de impressão podem ser reutilizados em
vez de se deitarem fora quando vazios e o papel reciclado pode ser usado nas impressoras e
em alternativa aos sacos de plástico – existem muitas coisas que o organizador pode fazer
para garantir a reciclagem dos materiais e os clientes devem também ser informados sobre as
medidas adoptadas para contribuírem também para este objectivo.
3.2.4.2 Transporte
Existem muitos meios de transporte alternativos, mas alguns são preferíveis a outros do
ponto de vista ambiental. Por exemplo, os meios de transporte públicos em alternativa aos
carros. Nalguns eventos poderá ser possível usar comboios para levar os delegados a um
acontecimento social ou transportar as pessoas em grupo usando autocarros. Num evento
bem planeado a distância entre o alojamento dos delegados e o local do evento, e deste para
os acontecimentos sociais, pode ser minimizado. Ao escolher um local para o evento o
organizador deverá tomar em consideração as alternativas de transporte.
Depois de escolher entre a oferta existente e reservar um ou mais hotéis, o organizador pode
apresentar as alternativas aos delegados no próprio formulário de inscrição. É essencial não
escolher mais do que três ou quatro alternativas, embora, naturalmente isto dependa do
número de delegados inscritos.
4.3.2 Avaliar até que ponto estas questões podem ser tomadas em consideração
Como vimos acima, nem sempre é possível tomar em consideração todas as questões
ambientais que você gostaria. Por exemplo, as restrições orçamentais poderão levá-lo a optar
por uma solução mais barata que não seria a sua primeira escolha; poderá não ser possível
tirar partido dos transportes públicos, se o sistema de transportes na sua cidade for
inadequado ou tiver horários desajustados. A melhor solução é fazer uma análise de custo-
benefício sobre se é possível tomar em consideração as questões ambientais para garantir a
maior satisfação possível ao cliente e aos delegados.