Conducao de Briefings

Condução de Briefings
Sociologia
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UFCD 3494 – CONDUÇÃO DE
BRIEFINGS
Curso Técnico de Informação e

Animação Turística

Índice
 1. Reuniões - classificação e descrição
 1.1 - Utilidade da reunião como instrumento
de comunicação
 2. Organização prática de uma reunião

 2.1. Definição do objetivo da reunião
 2.2. Preparação da reunião
 2.3. Preparação dos participantes.
 2.4. Preparação material da reunião

Índice
 3. Condução da reunião
 3.1. Início da reunião
 3.2. Dinamização da reunião
 3.3. Os incidentes da reunião e seu tratamento.
 3.4. Fecho da reunião
 4. A avaliação de reunião
 4.1. Tipologias de avaliação de reuniões
 5. Briefing
 5.1. Definição
 5.2. Condução de Briefings
 5.3. Exemplo de um Briefing

Objetivos da UFCD
 Preparar, conduzir, animar e avaliar reuniões;

 Identificar os diferentes tipos e as diversas
fases de uma reunião;
 Desenvolver a eficácia da condução e gestão de
briefings.

“briefing”
O termo “briefing” advém da palavra inglesa

“brief” que significa:
 breve, curto, resumido, conciso, sucinto

(enquanto adjetivo)
 resumo, sumário, sinopse (enquanto
substantivo)
 resumir, encurtar, dar instruções a; pôr ao
corrente (enquanto verbo)

1. Reuniões - classificação e descrição
 A reunião é um encontro de pessoas que visam
atingir um objetivo comum por intermédio de
comunicações, sobretudo verbais. E apesar das
reuniões diferirem largamente em tamanho,
composição, organização e finalidade, todas
apresentam as seguintes características:
(Pemberton, 1992)
 Todas têm uma finalidade.
 Todas envolvem pessoas que comunicam umas
com as outras.
 Todas têm alguém a controlá-las.

 Segundo Sorez (1977), as reuniões podem ser
classificadas de acordo com os seus objetivos.
Estes podem ser:
 A distração, a descontração;
 Fornecer ou recolher informações;
 Refletir sobre um problema, procurar soluções;
 Obter decisões;
 Convencer.

Objetivo Tipo de reunião
Distração, descontração Reuniões sociais
Reuniões amigáveis
Fornecer informações Reuniões de informação descendente
Sem feedback Transmissão de ordem
Informação simples
Exposição da decisão
Contrainformação
Com feedback Feedback de uma informação
ascendente
Exposição-discussão
Briefing
Recolher informações Reuniões de informação ascendente
Informação ascendente simples
Entrevista de grupo
Inquérito
Refletir sobre um Reuniões centradas no grupo
problema Dinâmica de grupo
Análise institucional
Sessões de análise de grupo
Outros objetivos Reunião eletrónica

Reuniões centradas no problema
Reunião-discussão
Procurar solução para
Estudos de caso
um problema Brainstorming
Criatividade
Reuniões de grandes grupos
Recolha das questões
Painel
Phillips 66
Conferências
Seminários
Obter decisões Reuniões de decisão
Convencer Reuniões de estratégia
Meetings

Descrição do tipo de reuniões:
 Reunião social e reunião amigável

 Toda a reunião de várias pessoas que não tenha
outro objetivo para além do prazer de se
encontrarem, se beneficiarem da presença dos
outros, de confrontarem a maneira como cada um
sente os problemas.
 Reunião de informação descendente

 Toda a reunião em que há uma pessoa incumbida de
transmitir uma informação a um grupo, do qual faz
parte.
 Reunião sem feedback: incluem-se neste título, as

reuniões em que o diálogo é nulo ou muito restrito,
significando feedback a informação de retorno. É
portanto, uma reunião em que os participantes não
podem exprimir os seus sentimentos.
 Transmissão de ordens, informação simples, exposição

das decisões: há uma pessoa incumbida de transmitir
orientações de ação, ordens, de fornecer informações
ou de expor decisões. Não há diálogo, os participantes
podem apenas solicitar explicações suplementares.

 Contrainformação: procura-se opor uma informação

oficial a conversas de corredor, rumores. Neste caso, o
diálogo pode ser mais importante. Admitindo que a
informação oficial é verdadeira, a reunião terá tanto
mais possibilidades de ser eficaz, quanto mais amplo
for o diálogo que o animador permita instaurar-se.
 Feedback de uma informação ascendente: depois de

realizar entrevistas, sondagens de opinião, inquéritos,
os resultados obtidos são expostos a um grupo.

 Exposição-discussão: a exposição é seguida de uma

discussão em que os participantes podem comparar as
suas próprias experiências, conhecimentos e ideias e
contestar o que foi exposto.
 O momento difícil destas reuniões é a passagem da

exposição à discussão, pois o orador é obrigado a
transformar-se em animador e a suscitar a participação
do grupo.

 Briefing: é uma informação preliminar de uma ação na

qual os membros do grupo vão participar de uma
maneira pessoal. Trata-se de adquirir competências e
de refletir sobre todas as eventualidades para poder
enfrentá-las quando se apresentarem na realidade.
 Esta reunião é realizada tendo em vista uma ação.

Começa por uma fase de exposição e é seguida de
perguntas e, eventualmente exercícios práticos. O
briefing não pode ser substituído por uma nota escrita,
pois o diálogo é indispensável.

 Reunião de informação ascendente
 Reunião de informação ascendente simples: tem

como intuito recolher informações junto das pessoas
que estão em contacto direto com a realidade.
Permite compreender o que se passa no terreno e, se
necessário ajustar a sua ação. Estas reuniões
reduzem a distância entre os diferentes níveis ou
serviços e fornecem informações necessárias a uma
tomada de decisão.

 Entrevista de grupo: tem por objetivo recolher

opiniões das pessoas como membros de um
conjunto e não como individuais. O entrevistador
procura exprimir a opinião do grupo.
 Inquérito: é uma entrevista de grupo em que o grupo

reunido é representativo da população inquirida. Por
exemplo, alguns professores de História, se os
professores de História constituírem a população a
inquirir.

 Reuniões centradas no grupo

 Esta rubrica inclui reuniões de natureza diferente das
referidas anteriormente. Embora o seu objetivo consista em
refletir sobre um problema, é a vida do próprio grupo que
constitui o problema.
 Dinâmicas de grupo: têm por fim sensibilizar os

participantes para os fenómenos de grupo, fazer com que
descubram, por meio de uma reflexão pessoal e de grupo,
os meios apropriados para resolver certos problemas que
se colocam a um grupo, fazer com que interiorizem a
maneira como compreendem os outros e como são
compreendidos por eles.

Reuniões centradas no grupo

 Análise institucional: nasceu da crítica da dinâmica de
grupo e tem como objetivo analisar o que se passa
entre as pessoas, examinando a influência da
instituição nos comportamentos e nas atitudes.
 Sessões de análises de grupo: podem ser decididas no

decorrer de qualquer trabalho em grupo, quando o
trabalho e a discussão não avançam. O animador pode
interromper momentaneamente o trabalho de grupo
para examinar o que o impede de progredir; para tal,
recorre aos métodos da análise de grupo.

 Reuniões centradas no problema

 O grupo concentra-se num problema a tratar em
comum. As questões observadas podem ser muito
variadas; o problema pode ser muito restrito, ou pelo
contrário, muito geral.
 Procura-se, no fundo, responder a um conjunto de

seis perguntas: O quê?, Porquê?, Quando?, Como?,
Onde? E Quem?

 Reunião-discussão: é uma discussão (de preferência

entre um pequeno número de pessoas) sobre um
tema específico. É uma discussão organizada,
estruturada, que visa o contacto ou aprofundamento
dos conhecimentos e das opiniões, ou a procura de
uma solução ou decisão.

 Estudos de caso. A partir de um caso escrito,

previamente estudado por todos, o animador
organiza uma discussão. O caso apresenta um
problema concreto e real, relata factos vividos e
decisões tomadas. A discussão compreende dois
tempos: uma análise aprofundada do caso e a
procura das soluções possíveis ou a solução mais
adaptada. Este método pode aplicar-se a qualquer
domínio.


 Brainstorming. Partindo do princípio que todos os
indivíduos são capazes de produzir ideias, reúne-se um
grupo de pessoas e explica-se-lhe claramente e em
pormenor qual é o problema a tratar (por exemplo,
procurar um novo produto, descobrir um novo slogan,
estudar uma nova ação a desenvolver).
 Convidam-se os participantes a deixarem funcionar a sua
imaginação, dizendo todas as ideias que lhes passem pela
cabeça. As críticas às ideias apresentadas são proibidas.
Posteriormente, procede-se a uma análise lógica das
ideias tendo em vista a seleção das ideias aplicáveis.

 Criatividade. O brainstorming já é uma reunião de

criatividade, historicamente a primeira e a mais
generalizada. Mas a criatividade propriamente dita
leva o seu método muito mais longe. O seu objetivo
consiste em obter ideias, mas também libertar as
pessoas dos constrangimentos que limitam a sua
criatividade.

 Reuniões eletrónicas
 O contacto entre os convocados é feito através de
telefone ou através de vídeo. São reuniões que têm
regras muito específicas:
 Refira frequentemente o nome da pessoa com quem

está a falar;
 Mantenha a ordem da agenda.

 Em videoconferências:
 Sempre que possível use apoios visuais (ex.
gráficos);
 Certifique-se que estão todos visíveis e que não há
elementos distratores (mãos a passar, vozes
escondidas, etc.);
 Quem estiver a falar deve manter o contacto visual
com os ouvintes, olhando para a câmara;
 Pequenos ruídos são muito ampliados;

 Em videoconferências:
 De forma a não haver sobreposição de diálogos,
deve existir um breve intervalo entre oradores;
 Evite usar roupas completamente brancas ou
pretas, riscas muito finas ou cores muito berrantes;
 Se for necessário movimentar-se, evite movimentos
rápidos ou bruscos.

 Reuniões de grandes grupos
 Algumas das reuniões aqui descritas podem ser

realizadas em grandes grupos (reuniões de
informação descendente).
 Mas, na maior parte das vezes, para que um grande
grupo não se transforme em simples público, torna-
se necessário empregar métodos particulares.


 Recolha das questões. Este método por ser aplicado
a um grupo de 30 ou 300 pessoas se o assunto a
tratar levar à reflexão.
 Depois da exposição do conferencista, o animador a
inicia fase de discussão, anuncia claramente a sua
função (recolher as questões) e pede ao público que
formule perguntas que ele recolhe por escrito. Não
responde a nenhuma questão, nem as rejeita. Em
seguida, classifica-as por temas e apresenta-as ao
conferencista, que irá proceder à sua resposta.

 Painel. Este método é bastante conhecido, pois é

muitas vezes utilizado na televisão e na rádio. Um
núcleo de participantes, representativo dos diferentes
pontos de vista sobre o tema tratado, discute sob a
orientação de um animador perante a assembleia que
está presente para ser informada e para dar a sua
opinião.


 Phillips 66. Este método pode ser praticado quando se
deseje obter a participação ativa de um auditório de 100
pessoas e quando o problema a tratar é preciso e
delimitado. Depois de ter exposto os problemas, o
animador convida o auditório a dividir-se em pequenos
subgrupos (6 pessoas) que podem permanecer na sala
para discutir. Depois dos debates (de 6 minutos), os
relatores apresentam os resultados dos seus subgrupos à
assembleia-geral. Obtém-se assim, a participação
completa de um auditório; recolhe-se rapidamente
opiniões e sugestões.

 Reuniões para tomada de decisões

 As reuniões-discussões, os estudos de caso, os
brainstorming podem ser seguidos por uma fase de
tomada de decisões. Também é possível organizar
diretamente reuniões de decisão.
 Estas reuniões comportam quatro fases: exposição dos

factos (fase informativa), as opiniões sobre os factos
(fase de discussão), a procura de soluções (fase de
criação), a tomada de decisões (fase de opção). O
animador deve procurar que as fases se sucedam nesta
ordem lógica e deve impedir que o grupo escolha uma
solução antes de ter refletido sobre o problema.
 Reuniões de estratégia
 São reuniões em que os grupos de ideias e interesses
opostos se encontram e procuram obter o máximo de
vantagens uns dos outros (exemplo: estabelecimento de um
acordo coletivo entre representantes do patronato e dos
sindicatos operários). Cada grupo é dirigido por um líder
que procura conservar a identidade do seu grupo destruir a
coesão do grupo adverso.
 No caso dos meetings políticos, os líderes procuram

convencer o auditório e indicar-lhe o que deve pensar sobre
determinado assunto ou acontecimento.

Conferência
(do latim conferentia, “ conferir”, “reunir”)
Este é geralmente o acontecimento de maior

dimensão, onde participam, na maior parte das
vezes, dezenas ou centenas de pessoas. Muitas
vezes, as conferências duram vários dias e podem
envolver complexos programas sociais, exposições
e mostras. Muitas das conferências de maior
dimensão têm audiências internacionais e são
acontecimentos de interesse nacional e
internacional. (exemplo: Conferência de Kyoto)

Seminário
(do latim seminario “viveiro de plantas”) é o termo

utilizado para definir encontros de pequena ou média
dimensão.
Têm, em geral, a duração de um ou dois dias e são
concebidos para formar ou informar os participantes.
São considerados “grupos de estudo” onde o fluxo
de informação se dá a partir da tribuna do orador em
direcção aos participantes.

Simpósio
É semelhante a um seminário, só que a ocasião é
geralmente menos formal, uma vez que o fluxo de
informações se faz nos dois sentidos. (Muito
utilizado pela classe médica e farmacêutica).
Workshop
É semelhante ao simpósio e envolve poucas pessoas
que discutem tópicos específicos, trocam ideias ou
resolvem determinados problemas.
.
Programas de formação
Muita gente não associa estes acontecimentos a
conferências e reuniões, mas são aqui incluídos
porque muitos deles são realizados em hotéis e
exigem tanto planeamento e organização como
qualquer outra reunião.
Tipicamente, um programa de formação envolverá 15

a 20 participantes e terá a duração de vários dias.

1.1. Utilidade da reunião como instrumento
de comunicação - Generalidades
Segundo um estudo efetuado no Reino Unido:
 4 milhões de horas são gastas diariamente em reuniões;
 Por dia, realizam-se cerca de 50 milhões de reuniões;
 Cerca de 30% do tempo dos diretores é gasto em
reuniões.
A grande maioria das reuniões são:

 Improdutivas e uma perda de tempo;
 Mal aceites pelos seus participantes;
 Caras para a empresa;
 Demasiado longas e rotineiras.

1.1.Utilidade da reunião como instrumento
de comunicação – Porque falham as reuniões?
 A reunião era desnecessária;

 A reunião foi marcada com um motivo oculto;
 Os objetivos não foram transmitidos, foram
demasiado ambiciosos ou estavam mal definidos;
 Os convocados não têm autoridade para
implementar uma decisão tomada na reunião;
 O número de participantes era excessivo;
 O controlo foi inadequado;
 O local era inadequado;
 O tempo foi mal gerido;

de comunicação – Porque falham as reuniões?
 A reunião decorre numa altura do dia, da semana ou

do mês pouco apropriada;
 A reunião foi desvalorizada;
 Alguns participantes saem da reunião sem perceber
o que é que se espera deles;
 A discussão é interminável ou a decisão é tomada
de forma precipitada;
 Não existe agenda ou está mal feita ou não foi
distribuída.

de comunicação – Vantagens das reuniões?
 A troca de opiniões pode otimizar a decisão;

 Permitem uma visão global da organização;
 Permitem um melhor conhecimento dos diferentes
objetivos da organização;
 Podem melhorar a comunicação do grupo;
 Facilitam a tomada de decisões impopulares;
 Promovem a motivação e a coesão do grupo;
 Possibilitam um maior envolvimento na execução
das decisões.

de comunicação –Desvantagens das reuniões?
 Podem ocupar um tempo vital para o

desenvolvimento de outras tarefas;
 Pode surgir um pensamento grupal;
 Quando a pessoa sente que os seus argumentos

foram ignorados, pode desmotivar;
 Se são mal geridas, podem transmitir a sensação de

manipulação;
 Estimulam alguma diluição da responsabilidade.

2. Organização prática de uma reunião
2.1. Definição do objetivo da reunião
 Muitas reuniões são ineficientes porque a finalidade
não está clara, não só para a pessoa que a marcou,
como para as pessoas que assistem.
 Importa, portanto, definir o objetivo da reunião, que
não devemos confundir com o tema ou assunto.
 Exemplos:
 Tema: acidentes de trabalho; Objetivo: descobrir um
meio para os reduzir.
 Tema: tempos livres dos jovens dos 15 aos 20 anos.
Objetivo: organizar atividades de animação que
permitam responder as suas necessidades.

2.2. Preparação da reunião
O primeiro passo para a organização de qualquer evento
é responder às cinco questões básicas que estão
subjacentes a qualquer organização.
Todo o plano do acontecimento, o seu estilo, tipo,
duração, conteúdo e possível valor assenta nas
respostas a cinco questões fundamentais
Perguntas básicas para quando se organiza uma reunião:

O quê?
 De que tipo de reunião se trata – assembleia geral,
reunião de departamento, seminário de formação,
jantar, etc.

Para quê?
 Qual o objectivo da reunião?
Quem?
 Quem é que organiza?
 Quem é que vai participar?
 Quem deverá intervir
Onde?
 Onde é que terá lugar? É necessário saber se irá ser
realizada na empresa (sala de reuniões) ou deverá alugar-
se um outro local.
 Quem irá decidir qual o local apropriado? Se for você
tenha em conta a distância em relação à sede da empresa
ou ao aeroporto.

Quando?
 Quando é que irá ser realizada?
 Quanto tempo irá durar?
Quanto?
 Quanto irá custar? Deve saber-se previamente qual o
orçamento com que se pode contar e quais os âmbitos
que abrange.
Depois destas questões respondidas e resolvidas é

necessário:
 Convocação/convite dos elementos
 Preparação do local
 Realização das tarefas administrativas

Fases da preparação:
 (A) Definir o objetivo da reunião;
 (B) Dar um título à reunião;
 (C) Listar os assuntos a tratar, ou seja, listar os itens
da reunião;
 (D) Listar os participantes;
 (E) Local, data, hora e duração da reunião;
 (F) Documentos necessários à reunião;
 (G) Equipamentos necessários à reunião;
 (H) Elaborar e distribuir a agenda (documento com a
descrição sucinta da forma como se pretende que a
reunião decorra).

(A) Objetivo da reunião
 Esta reunião tem como objetivo:

Devemos estabelecer:
 O resultado ideal;
 O resultado prático;
 Um resultado satisfatório.
 Se existem vários objetivos, eles devem estar

relacionados entre si.

(A) Objetivo da reunião
Para que um objetivo esteja bem estruturado, ele tem

que:
 Ser claro, preciso e realista, ou seja, adaptado às

possibilidades do grupo;
 Ser relativamente ambicioso de forma a ser
motivador;
 Se possível, mensurável e estipular o resultado
pretendido e o respetivo prazo.

 (B) Título da reunião
O título deve:
 Informar acerca do conteúdo da reunião;

 Ser compreensível e objetivo;
 Tenha um especial cuidado com o título de cada

item. É com base neste título, que posteriormente se
vai trabalhar, se chama a atenção e se motiva os
participantes.

(C) Listar os assuntos a tratar (itens)
 Alguns princípios para a construção dos itens:
 Devem ter uma sequência lógica;

 Devem conter um verbo que traduza a ação a
desenvolver;
 Devem ter um tempo estipulado;
 Podem ter um orador designado;
 Certas pessoas poderão só estar presentes em
determinadas
 partes da reunião;
 Equilibre os itens urgentes e os itens importantes;
 Elimine qualquer item desnecessário.
(D) Listar os Participantes
 A quem realmente interessa o assunto;

 Quem possa contribuir com informações úteis ou
ideias
 interessantes;
 Que possam influenciar nas decisões a tomar;
 Que possam ter um papel na dinâmica do grupo.
 A dimensão do grupo é um dos aspetos que se
reveste de maior importância, já que, muitas vezes,
dele pode depender o sucesso da reunião.

Cuidados a ter na escolha dos participantes:
 Convocação de observadores
 Comparecerem pessoas em substituição de outras,
sem terem qualquer noção do assunto a tratar.
 Convocar quadros de nível hierárquico superior, que

tenham tendência para dominar a reunião
 Pode acontecer que esse quadro acabe por
dominar toda a sequência da reunião e que os
restantes elementos dirijam para ele as suas
intervenções.
Cuidados a ter na escolha dos participantes:
 Convites pelo estatuto
 Evite totalmente este tipo de compromissos.

Muitas vezes, esses mesmos convocados sentem
que estão simplesmente a perder tempo, pois
efetivamente nada têm a ver com o assunto da
reunião.

(E) Local, data, hora e duração da reunião
 No local, ter em conta:

 O espaço existente (3,5 m2 por pessoa);
 A acústica, a iluminação, a ventilação, a temperatura
da sala;
 O tipo de mesas e cadeiras;
 A existência de elementos distratores.
 O tipo de mesas (quando necessário) e cadeiras e a
forma como estão dispostas, vão influenciar o
decorrer da reunião, tendo especial influência no
grau de formalidade / informalidade da mesma e no
nível de relevo do líder.
 No local, tenha em conta:
O tipo de espaço depende, em grande parte, de

inúmeros fatores, tais como:
 Condições existentes e possíveis;
 Tipo de reunião e número de participantes;
 Grau em que o líder pretende enfatizar o seu
poder;
 Necessidade de haver ou não discussão;
 Necessidade de interação "cara a cara“.

 Por exemplo:
 Se o objetivo for só ouvir ou se for uma reunião com muitas
pessoas - disposição em aula, anfiteatro ou U;
 Se o objetivo é o confronto de opiniões - participativo ou o
democrático;
 Reuniões em pé, só são aconselhadas para reuniões
rápidas;
 As pessoas que tiverem comunicações a fazer, devem
sentar-se em lugares onde fiquem bem visíveis a todos;
 Se houver apresentações com o recurso a meios
audiovisuais, todas as pessoas deveram ver facilmente o
ecrã;
 Se for possível, coloque a pessoa que considera ser mais
conflituosa com a pessoa que considera ser mais passiva.
Disposição das mesas e lugares
Reunião a dois:
Confrontar - Esta é uma posição que favorece o

confronto de opiniões.
Colaborar - Esta é uma posição que facilita a

colaboração entre os dois membros.
Apoiar - Esta é uma posição que facilita o apoio

entre os dois membros.


Com mais do que dois participantes:
O promotor senta-se entre os participantes - O seu

poder não está demarcado.
O promotor senta-se à cabeceira - O seu poder

está demarcado.
O promotor senta-se em qualquer lugar - O poder

do promotor não está demarcado.
Adequada quando se pretende uma discussão
livre.


Com vários participantes:
Muitos participantes.
Divulgar informação.
Permite questionar o líder e tirar notas mas não
promova a participação.
Muitos participantes.
Divulgar informação.
Não promove a participação e existe alguma
dificuldade no contacto visual. Permite tirar
notas.
Não permite muitas pessoas.
O poder do líder está bem definido e permite
alguma interação entre os participantes.


O poder do líder está bem definido.

Não promove a participação.
Facilidade de contacto visual entre os
participantes.
É das disposições mais frequentes.
A posição do líder é bem demarcada, centrando--se
toda a discussão no mesmo.
O líder controla todos os elementos.
Não permite muitos participantes.
Embora a posição do líder não seja demarcada
(no meio dos participantes), ele pode controlar a
reunião.
Promove a participação entre os membros.


É a disposição que menos salienta o poder do líder.
Promove a participação e a coesão do grupo.
Adequada quando o líder quer mais ouvir do que
influenciar

O poder do líder está destacado embora permita
alguma interação.
Adequado quando o líder quer recolher
informação e controlar


Não permite muitos participantes. Informal.

Permite o contacto visual e a interação entre os
participantes mas não permite tirar notas.
Demarca o poder do líder mas aproxima-o dos
restantes participantes.
Desconfortável, pelo que têm que ser reuniões rápidas
(nunca superiores a 30 minutos).
Adequada para divulgar informações breves ou para
transmitir ordens mas não apropriada para tomar
decisões complexas.
As pessoas tendem a não se deter em pormenores.

E) Local, data, hora e duração da reunião
 Data e hora
 A data em que a reunião vai decorrer é de extrema

importância:
 Devemos ter a certeza quanto à disponibilidade de
todos os intervenientes e devemos convocá-los com a
antecedência necessária para que cada um possa
preparar a reunião, mas não tanto tempo antes que
permita que se esqueçam dela;
 Deve desenrolar-se num horário apropriado;
 Segundo algumas pesquisas de ergonomia, o fim da
manhã é altura mais apropriada para a atividade
intelectual.
E) Local, data, hora e duração da reunião
 Duração
 Segundo alguns estudos, o tempo de duração

máximo de uma reunião deverá situar-se entre os de
90 e os 120 minutos. No entanto, caso seja obrigado a
ultrapassar os 90 minutos, faça pausas de
descontração com alguma periodicidade.
 Refira sempre a hora de início e de fim da reunião.
 Limite o n.º de itens da agenda.
 Atribua um tempo para cada item.

 (F) Documentos necessários à reunião
 Atas das reuniões anteriores relacionadas;

 Relatórios;
 Contributos que peritos possam ter dado;
 A distribuição destes documentos deve ser feita com
a antecedência necessária, de forma a que as
pessoas se possam preparar para a reunião.

 (G) Equipamentos necessários à reunião
 Limite o número de equipamentos a utilizar. Se forem

em excesso, só distraem;
 Dê tempo aos participantes para lerem os
diapositivos;
 Quando terminar o assunto do diapositivo, retire-o de
imediato;
 Fale para o grupo, não para o diapositivo.

 (H) Elaborar e distribuir a agenda
 Uma agenda bem preparada permite:
 Que os participantes se preparem;

 Esclarecer o nível de importância dos diferentes
assuntos;
 Controlar o objetivo;
 Otimizar a reunião.
 Entregar a agenda demasiado cedo pode levar a que
se esqueçam seu conteúdo.
 Entregá-la demasiado tarde pode não dar tempo para
que cada um prepare a reunião.

 (H) Elaborar e distribuir a agenda
 Pontos fundamentais da agenda:
 Título da reunião;
 Objetivo da reunião;
 Data da reunião;
 Hora de início e de fim;
 Local onde a reunião vai decorrer;
 Participantes;
 Sequência de pontos a tratar.

Pode-se dizer que existem três fases distintas na

preparação de uma reunião:
• O antes – preparação/organização prática de

todos os pormenores;
• O durante – a reunião propriamente dita;
• O depois – a comunicação escrita dos
resultados, o follow-up.

 O secretariado tem uma função fundamental em
todas as fases da reunião. Na primeira fase, deve
trabalhar na elaboração:
 Dos objetivos da reunião e da agenda;

 Da lista de participantes.
Deverá também:
 Redigir e enviar a convocatória/convite (o prazo que
antecede esta tarefa vai depender do tipo de reunião,
no caso de seminários, congressos, conferências
muito especializadas chega a ser necessário um
ano).

A função do secretariado nesta fase será também:

 Reservar a sala de reuniões e enviar as
convocatórias/convites com a agenda;
 Se for necessário, anexar à convocatória/convites as
atas de reuniões anteriores relacionadas;
 Confirmar a presença de cada participante,
esclarecer dúvidas
 quanto ao local e horário;
 Providenciar o equipamento necessário ao bom
desenvolvimento da reunião;
 Preparar os documentos para a reunião, fotocopiá-
los e distribuí-los.

Planning/Check list

Planning/Check list

Material/documentação necessária:
 O convite / convocatória deverá incluir:

 O objectivo da reunião
 O local onde irá ser realizada, data e horas
exactas
 A ordem do dia ou agenda
 O nome dos oradores
 O telefone , email e fax de contacto
 A confirmação de resposta (por exemplo: cupão
resposta)


 Muitas vezes para facilitar a tarefas dos
participantes, o secretariado faz acompanhar o
convite/convocatória de um conjunto de
informações relativas aos assuntos agendados.
 O convite/convocatória deverá ser enviada
através de correio normal, fax ou correio
eletrónico, arquivando as cópias ou as memórias
conforme o meio de comunicação utilizado.

 Deverá também elaborar uma lista dos endereços

para quem foi enviado o convite/convocatória e
uma lista de presenças para controlo das entradas
no inicio dos trabalhos e para os serviços de
receção (telefonista e portaria).

 Caso haja oradores que se desloquem de outras

localidades, deverá providenciar-se reserva do
alojamento, se necessário.
 Especialmente para os oradores estrangeiros, há

ainda outras ações a realizar.
 Na pasta a distribuir deverá incluir-se os

documentos síntese traduzidos, um mapa da
cidade, itinerários, além de uma carta de boas-
vindas.

2.2. Preparação da reunião – Ex: Convocatória

2.2. Preparação da reunião – Ex: Convocatória

2.2. Preparação da reunião – Ex: Convite
A ANALI EDITORA, convida para o lançamento do livro
Pelos teus olhos de Linda Amaral.
O lançamento acontece a 25 de Maio, às 17h30, na

Biblioteca Municipal de Gaia, na Sala de Exposições.
As inscrições são limitadas e devem ser feitas até ao

próximo dia 23 de Abril. Poderão contactar-nos através do
nosso número de telefone: 227621425, por fax: 227621426
ou ainda para o e-mail: analieditora.geral@editora.com.
Com os melhores cumprimentos,
Vila Nova de Gaia, 23 de Março de 2012

2.2. Preparação da reunião – Ex: Convite
A Rota do Românico e a Escola de Arquitetura da
Universidade do Minho têm a honra de convidar V. Exa.
para a inauguração da exposição "História e Ucronia",
que decorrerá no próximo dia 22 de setembro, sábado,
pelas 18.00 horas, na Torre de Vilar, em Lousada.
A exposição reúne um conjunto de projetos de

intervenção arquitetónica para o Mosteiro de Ancede,
monumento da Rota do Românico situado no concelho
de Baião, e para o Mosteiro de Bustelo, em
Penafiel, elaborado por alunos do quarto ano do
Mestrado Integrado em Arquitetura daquela instituição
de ensino.

2.2. Preparação da reunião – ATA
É um relato oficial de decisões tomadas em assembleias,
reuniões ou conselhos. O documento é elaborado pelo
secretário/a que, no decurso da reunião, vai tomando
apontamentos com vista à elaboração de uma ata.
Regras de redação
•estilo simples, conciso e claro;
•sem abreviaturas;
•números e datas por extenso;
•intervalos em branco, entrelinhas e rasuras são eliminadas
com traços, para evitar adulterações;
•no caso de erro, repete-se o assunto após as palavras "digo“
e, caso a falha seja notada posteriormente, deve-se
acrescentar a frase: "onde se lê... leia-se...".

------------------------------Ata número trinta e três----------------------

-
----Aos vinte e um dias do mês de Setembro, do ano de dois
mil e três, pelas vinte e uma horas, com a presença dos
elementos da direção da Associação Cultural " O sonho",
constituída pelos senhores António Pereira e Marco Silva,
teve lugar a reunião periódica da mesma direção, presidida
pelo vice-presidente, António Pereira, com a seguinte
Ordem de Trabalhos: Ponto zero - Período de antes da
Ordem de Trabalhos; Ponto um--- Preenchimento dos
documentos do concurso; Ponto dois - Plano de Atividades
para o próximo ano.-----------------------------------------

----Ponto zero: aberta a sessão, foi lida a ata da

reunião anterior, que depois de sofrer uma ligeira
correção gramatical, num período, foi aprovada pelo
Conselho e, de seguida. assinada em prova de
conformidade.--------------------------------------------------
----Na ausência do presidente, assumiu a direção da
reunião o vice-presidente, que depois de saudar os
presentes, declarou ser de interesse enviar a todos os
elementos da direção fotocópia da ata aprovada,
explicando que seria um estímulo e um convite a
estarem presentes em reuniões futuras.---------------------
-------

-----Passou a palavra ao senhor tesoureiro, senhor Marco Silva
que fez alguns reparos sobre os gastos da associação e da
necessidade de todas as despesas serem justificadas e
apresentarem fatura.-----
----Relativamente ao ponto dois da ordem de trabalhos foi
apresentado e discutido o plano de atividades da Associação,
tendo suscitado alguma discussão entre os presentes. No
final foi aprovado por unanimidade.--------------------------------------
------------
----Nada mais havendo a tratar, pelas vinte e duas horas e
quarenta cinco minutos, deram-se por findos os trabalhos da
reunião, da qual se lavrou a presente ata que, depois de lida e
aprovada, será por mim, assinada e pelo vice-presidente.-------
--------------------------
O Secretário_______________________________
O Vice-Presidente___________________________
 Quadro branco
(porcelana e cerâmica),
rotativo ou fixo,
e marcadores/apagador.

 Datashow ou projetor
multimédia, que permita
projeções, com som,
a partir de um computador
ou de um leitor de DVD.

Flipachart, com a
possibilidade de colocar
um bloco de folhas ou de
apenas usar o quadro
para escrever com marcador

Microfones fixos, portáteis ou de lapela.

Telefones para audioconferência.

Equipamentos para videoconferência

Multiponto Control Unit
Software gratuitos: skype ;ooVoo; Mikogo

LDC e Leitor /Gravador DVD

Tela de projecção

Quadro copiador
(copyboard), que
permite imprimir
tudo o que nele for
escrito.

Quadro interactivo
(smartboard), permite a
ligação a outros
quadros em diferentes
locais, reconhece a
escrita manual, captura
de vídeo, projeção a
partir de um
computador, controlo
táctil e guarda
informação.

A reunião poderá também

requerer a disponibilização de
um serviço de coffee-break e/ou
de refeições, para além das
habituais garrafas de água e
copos.
O coffee-break poderá incluir

café, chá, sumos (naturais ou
não) ou refrigerantes, bolachas
ou biscoitos, bolos à fatia.

O Porto de Honra é ideal para

inaugurações, lançamento de
produtos, homenagens,
exposições, entre outros
eventos.
O Porto de Honra é
tradicionalmente servido ao
final da tarde acompanhado
com diversos salgados,
queijos e frutos secos, a
única bebida alcoólica é o
vinho de Porto e poderá
servir-se sumos naturais.
Refeições de Trabalho
Quando se pretende apenas

fazer uma curta interrupção,
poder-se-ão servir sandes,
fatias de pizza,
hambúrgueres, salgados,
queijo, saladas, frutas,
iogurtes, bolos, sumos,
refrigerantes, café, leite, etc.

Refeições de Trabalho
Poderá realizar-se num
restaurante ou no local da
reunião.
Será necessário saber o
número de pessoas, e a que
horas se pretende a
marcação, para se realizar a
reserva do restaurante ou da
comida a servir pelo serviço
de catering contratado.

 As reuniões de Nuremberg ou os comícios de
Nuremberga (oficialmente Reichsparteitag, no
sentido literal "Encontro nacional do partido") foram
reuniões anuais organizadas pelo partido Nazi entre
1923 e 1938 na Alemanha. Após a subida ao poder
de Hitler em 1933, estas reuniões decorreram em
Nuremberga até 1938, e consistiam em grandes
espetáculos de propaganda gerados pelos nazistas,
utilizando-se de efeito teatral e aparatos militares
para dar a Hitler uma imagem de um deus salvador
da pátria germânica. Estas reuniões foram
organizadas principalmente por Goebbels, ministro
da propaganda nazista e Julius Streicher, Gauleiter
de Nuremberg. Estas reuniões são consideradas por
muitos a maior arma propagandística já inventada. A

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