Formadora: Carina Costa 1

Carga horária: 25h

• Identificar determinados padrões de ética profissional sua

origem e significado.

• Identificar determinadas questões ambientais e questões

culturais importantes a ter em conta nos diferentes tipos de

eventos (nacionais e internacionais).

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1 - Tipos de questões culturais
1.1 - Importância de identificar diferentes tipos de questões culturais em eventos internacionais

• Questões sociais
• A forma de receber e cumprimentar pessoas de diferentes nacionalidades

• Oferecer flores em eventos

• Diferentes celebrações culturais

• Hábitos alimentares de diferentes culturas

• Vestuário

• Religião

• Idioma

1.2 - Impacto das questões culturais e das diferenças linguísticas nos eventos

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2 - Ética profissional

2.1 - Questões de ética profissional

• Regras profissionais e de concorrência

• Acordos de cavalheiros

• Vestuário e comportamento

• Contratos – diferentes formas, termos e condições

• Igualdade

2.2 - Impacto da ética profissional nos eventos

2.3 - Regras de relacionamento profissional

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3 - Questões ambientais

3.1 - Questões ambientais

• Consumo

• Reciclagem

• Utilização do correio interno

• Utilização de medidas eficientes

• Questões ambientais com impacto no local do evento (ex. serviços, transporte,

tratamento de lixos, etc)

3.2 - Impacto das questões ambientais

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4 - Questões culturais, ambientais e de ética profissional
4.1 - Como identificar questões

• Requisitos dos clientes

• Expectativas dos clientes

• Restrições

• Informação necessária

• Utilização de informação do mercado

4.2 - Como tomar em consideração estas questões

• Caderno de encargos

• Avaliar até que ponto estas questões podem ser tomadas em conta

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5 - Dez erros mais frequentes no desenvolvimento de questões éticas em eventos
• Falta de consenso
• Seleção de funcionários
• Definição das vantagens competitivas
• Requisitos legais
• Recursos
• Seleção de pessoal
• Utilização do idioma
• Publicidade
• Tradução dos códigos de ética
• Diferenças culturais e outras

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§ A gestão de um evento internacional representa um desafio muito maior para um

organizador de eventos do que a de um evento nacional.

§ Não só pela dificuldade de gerir questões logísticas (e outras) à distância, mas

também devido às complicações resultantes de diferenças culturais, de ética

profissional e de questões ambientais que, embora não sejam radicalmente
diferentes entre os países europeus, podem exigir que os organizadores alterem as
suas práticas de trabalho habituais.

§ Este módulo pretende ser uma introdução à forma como se pode incorporar estas

questões no planeamento do evento.

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§ Os comportamentos e os costumes – que podem ser idênticos ou
bastante diferentes de país para país, de região para região e de
Estado para Estado – são as questões culturais mais importantes.

§ Na indústria de eventos globais, reúnem-se no mesmo local pessoas

de todas as partes do mundo.

§ Isto implica muita preparação para os organizadores já que todas as

pessoas têm de se sentir bem-vindas, confortáveis e seguras.

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§ Abordaremos os seguintes tipos de questões culturais:

§ Questões Sociais

§ Receber e cumprimentar pessoas de diferentes nacionalidades

§ Celebrações, flores em eventos

§ Hábitos alimentares

§ Vestuário

§ Religião

§ Idioma
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§ Questões Sociais:

§ A socialização é um aspeto importante e habitual nos eventos.

§ Em eventos internacionais, os acontecimentos sociais permitem às pessoas de todas as

nacionalidades encontrarem-se e conversarem num ambiente mais informal e descontraído.

§ Este tipo de acontecimentos pode incluir um espetáculo, um concerto, um teatro ou uma visita

turística a uma cidade, a uma vila ou um local importante como uma visita de estado.

§ Estes acontecimentos proporcionam uma oportunidade para as pessoas conversarem,

comerem e beberem juntas, sendo importante que os organizadores identifiquem corretamente

as diferenças culturais dos participantes e respetivos requisitos.

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§ Receber e cumprimentar pessoas de diferentes nacionalidades:

§ Os organizadores de eventos têm de saber receber e cumprimentar alguém de

acordo com os seus hábitos culturais.

§ Por exemplo, enquanto no Ocidente é habitual cumprimentar alguém com um aperto

de mão, em alguns países é comum acenar com a cabeça (Japão) e em outros

abraçar a pessoa.

§ Qualquer que seja a forma como as pessoas se cumprimentam, o mais correto é

evitar atitudes que possam ser consideradas ofensivas.

15
§ Celebrações, flores em eventos:

§ Quando são oferecidas flores num evento, o organizador deverá saber qual o

significado que a cor da flor ou a flor propriamente dita pode ter para a pessoa que a
recebe.

§ Há cores que em determinados países são usadas apenas em funerais e que seriam

naturalmente inadequadas, enquanto que determinados tipos de flores podem ter

significados específicos que o organizador deverá evitar.

§ É, por isso, importante saber antecipadamente qual o tipo de flor ou oferta mais

adequado para evitar erros ou ofensas.

17
§ Hábitos alimentares

§ As refeições são muitas vezes um dos aspetos mais importantes de um evento.

§ Elas garantem que os convidados estão confortáveis e satisfeitos, mas também proporcionam

oportunidades de socialização. A inclusão de refeições durante um evento depende geralmente

do orçamento disponível – poderão estar incluídas no programa ou serem pagas à parte.

§ Ao escolher a ementa de uma refeição é importante tomar em consideração os diferentes

hábitos alimentares dos participantes. Há muitas culturas que não comem carne, outras que
não comem carne de porco e muitas pessoas têm requisitos dietéticos especiais.

§ Em muitas cerimónias de abertura ou acontecimentos sociais são oferecidas bebidas

alcoólicas, mas deve-se ter presente que estas bebidas são proibidas em algumas culturas.
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§ Vestuário:

§ As formas de vestir de algumas culturas podem ser muito diferentes do que é hábito

no Ocidente.

§ Qualquer que seja o tipo de vestuário escolhido pelos convidados internacionais, de

acordo com a sua cultura, este deve ser sempre respeitado.

§ Por exemplo, em alguns países árabes as mulheres não podem mostrar as pernas ou

braços porque isso pode ser entendido como uma ofensa.

§ Os organizadores e as suas equipas devem sempre apresentar-se de forma que não

ofenda nenhum convidado.

20
§ Religião:

§ Para muitas pessoas a religião é uma questão muito importante e deve, por isso, ser

respeitada.

§ O Islão e outras religiões orientais têm as suas regras e rituais próprios que têm de

ser cumpridos em determinadas alturas do dia, independentemente do que possa

estar previsto no programa do evento.

§ Os organizadores têm de estar conscientes disto, reservando, por exemplo, um local

ou um período durante o programa, para a prática destas atividades religiosas.

23
§ Idioma:

§ O idioma é um dos aspetos mais importantes a considerar em eventos internacionais. Nos

últimos anos a tendência tem sido a de adotar o inglês como língua oficial neste tipo de
eventos, disponibilizando-se em alguns casos serviços de tradução simultânea para permitir à
diferentes nacionalidades acompanharem o evento na sua própria língua.

§ Porém, mesmo quando o evento tem uma única língua oficial, como o inglês, é importante que

os organizadores tomem em consideração os significados das palavras usadas em diferentes

culturas.

24
§ Idioma:

§ Por exemplo, no Reino Unido flat é um apartamento enquanto que nos Estados Unidos

significa um pneu furado.

§ Se os organizadores não se certificarem que a linguagem utilizada no evento é clara e não

suscetível de interpretações incorretas, o evento poderá transmitir uma mensagem confusa e

ambígua.

25
§ Os participantes de eventos internacionais são geralmente pessoas de várias nacionalidades

que têm consciência das diferenças que irão encontrar noutros países.

§ Eles sabem que alguns artigos e serviços que seriam disponibilizados nos seus países

durante o evento, poderão não estar imediatamente acessíveis noutros países.

§ Para além de determinados alimentos e bebidas, isto pode incluir períodos para a prática de

atividades religiosas, diferentes tipos de voltagem e tomadas elétricas, etc.

§ Os organizadores devem tentar antecipar e tomar em consideração o maior número de

requisitos possível.

§ Infelizmente, é frequente oferecerem uma alternativa vegetariana durante as refeições e nada

mais.

26
§ Os organizadores devem também estar conscientes da forma como as diferenças culturais

podem afetar o evento.

§ Por exemplo: Na Europa, é considerado boa educação comer tudo o que é colocado no prato

enquanto que no Extremo Oriente deixar um prato limpo é considerado uma ofensa para com o
anfitrião.

§ Para evitar embaraçar alguém, os organizadores devem certificar-se que todos estão

conscientes da diversidade de práticas e que, depois de acordar qual das práticas será
adotada, os principais participantes sejam informados dessa prática.

27
§ Os organizadores devem também ter cuidado na utilização de cores e imagens na promoção

do evento.

§ Por exemplo: na China, a cor associada à mágoa e à morte é a cor branca, enquanto que na

Europa é a cor preta.

§ Em árabe, lê-se da direita para a esquerda e não da esquerda para a direita, e, por isso, se for

usada uma sequência de imagens de um anúncio Europeu, a leitura em sentido contrário

poderá alterar completamente o significado da mensagem.

28
§ Não existem regras profissionais específicas que os organizadores possam seguir.

Eles devem seguir os códigos de conduta profissionais adequados no seu país e

identificar as regras aplicáveis ao seu evento para cumprir essas regras e evitar
problemas futuros.

§ Os contratos com o cliente ou com os responsáveis do local do evento devem ser

redigidos com o apoio de advogados especializados que conheçam a legislação

aplicável.

31
§ Os acordos de cavalheiros são muitas vezes usados nas relações comerciais. Nalguns países eles têm um

estatuto legal, enquanto noutros é essencial que existam acordos escritos, assinados e testemunhados para que
tenham força legal.

§ Um exemplo de um acordo de cavalheiros é a regra da “prioridade por ordem de chegada” na reserva dos locais

para a organização de eventos. Isto significa que os responsáveis do local não se comprometem até receberem
uma confirmação do organizador – que por vezes só é dada quando surge outro pedido de reserva para as
mesmas datas.

§ Se, por exemplo, outro organizador, com um evento de maior dimensão e mais lucrativo, solicitar uma reserva

para as mesmas datas, e existir um acordo de cavalheiros deste tipo, os responsáveis do local deverão honrar a
reserva feita pelo primeiro organizador, mantendo o segundo em lista de espera.

§ Os responsáveis do local atuam, por vezes, de forma menos escrupulosa, aceitando a reserva mais lucrativa, mas

isto pode destruir a sua imagem e as relações profissionais futuras com o primeiro organizador.

32
§ O vestuário, o comportamento e a imagem dos funcionários são muito importantes,

porque fazem parte da imagem profissional da equipa de organização do evento. Os

funcionários devem ter sempre uma atitude aberta e disponível para resolver
quaisquer problemas levantados pelos delegados de forma rápida, serena e eficiente.
O seu vestuário deverá ser adequada e facilmente identificável pelo uniforme.

33
§ Formas e especificações dos contratos:

§ É importante definir em todos os contratos:

§ As áreas de responsabilidade e as funções do agente ou principal;

§ Comissões e pagamentos;

§ Montante total previsto no caso de cancelamento;

§ Os termos do caderno de encargos, incluindo prazos e atividades previstas.

34
§ Em função das áreas de negócio podem existir os seguintes tipos de contratos:

a) O contrato do organizador com o cliente, que pode ser de três tipos:

§ Contratos formais (relativamente caros e habitualmente escritos por advogados que não

estão envolvidos em eventos);

§ Contratos padrão (cobrem os requisitos legais e baseiam-se na proposta – de acordo com

os termos da IAPCO – International Association of Professional Congress Organizers);

§ Troca de correspondência – ligeiramente mais seguro que um acordo de cavalheiros,

embora não possa ser usado como prova em tribunal.

35
§ Em função das áreas de negócio podem existir os seguintes tipos de contratos:

b) O contrato do organizador com o fornecedor, que pode ser de três tipos:

§ Contratos formais com fornecedores (por exemplo o contrato entre o cliente e o centro de congressos);

§ Contratos com fornecedores regulares;

§ Contratos com novos fornecedores.

§ Estes podem ser celebrados de diversas formas:

§ Através de um contrato formal escrito e assinado;

§ Através de uma troca formal de correspondência;

§ Através de um entendimento baseado em discussões;

§ Através de um acordo verbal.

36
§ Em função das áreas de negócio podem existir os seguintes tipos de contratos:

§ c) O contrato do organizador com o local do evento

§ A contratação de um Hotel para alojamento dos participantes é um dos aspetos mais

difíceis.

§ A grande questão é conseguir determinar da forma mais rigorosa possível as necessidades

em termos de quartos. Muitas vezes são reservados uma grande quantidade de quartos e
depois a reserva é cancelado no último minuto devido a overbooking .

37
§É um termo da língua inglesa, utilizado por empresas, que se refere à
prática de vender um serviço em quantidade maior do que a
capacidade que a empresa pode fornecer.

38
§ Em função das áreas de negócio podem existir os seguintes tipos de contratos:

§ d) O contrato entre o organizador e os expositores

§ O próprio prospeto da exposição constitui um contrato que está dividido em três secções:

informação sobre o evento, regras e forma de reserva.

§ e) O contrato entre o organizador e os delegados

§ Os contratos de uma conferência não têm uma natureza tão vinculativa. No entanto, as

fichas de inscrições e os formulários de reserva de hotel são os elementos mais próximos de

um contrato entre você e os delegados e constituem a base para o fornecimento de serviços
aos delegados.

39
§ Condições contratuais:

§ Num contrato poderão estar previstas muitas condições. É importante que ambas as

partes tenham condições idênticas (direitos e deveres), mas o mais importante são os
preços e as condições de cancelamento, que devem ser claras, simples e acordadas
entre as partes.

40
§ Uma política de preços transparente é muito importante para manter boas relações comerciais. Não há

nada mais negativo para a credibilidade de uma empresa do que não ter uma política de preços
transparente.

§ As empresas mais profissionais na indústria de eventos têm uma atitude de transparência para com os

clientes, estando dispostas a apresentar os seus contratos com os fornecedores e a acordar os preços e
condições, antecipadamente e de forma transparente, respeitando depois as condições acordadas.

§ Se um organizador celebrar um contrato com os responsáveis do local do evento três anos antes deste

ocorrer, é natural que a inflação ou variações cambiais façam subir os preços durante este período.

§ Contudo, os responsáveis do local do evento devem respeitar o preço acordado na altura em que a

reserva foi feita, podendo o contrato incluir disposições que tomem em conta a inflação ou quaisquer
flutuações cambiais.

41
§ A consistência e a oferta de condições idênticas a todos os clientes é muito importante para os

organizadores – isto significa que não é dada preferência a um cliente em detrimento de outro
(embora possam naturalmente existir políticas de preços diferentes para grupos distintos, por
exemplo: preços mais favoráveis para instituições de caridade, organismos de educação, etc.).

42
§ O efeito da ética profissional nos eventos é muito importante. Ela pode influenciar o planeamento, a

contratação, os termos e condições, bem como a política de cancelamento.

§ Por mais perfeita que seja a preparação de um evento, é muito provável que nem todos os aspetos sejam

antecipados. Mas se acontecer algo que não estava previsto, deverá poder confiar na ética profissional do
seu parceiro comercial para, em conjunto, encontrarem uma solução amigável e que satisfaça ambas as
partes.

§ A indústria de eventos é única, no sentido em que o cliente pode por vezes encontrar-se com os outros

parceiros comerciais uma vez e depois nunca mais os voltar a ver. Em qualquer caso é sempre preferível
ser honesto, transparente e digno de confiança em todas as parcerias profissionais.

§ Não se deve, por outro lado, recorrer a meios desonestos para roubar negócios à concorrência – o negócio

poderá ganhar no curto prazo mas perder outros a longo prazo.

43
§ As principais regras de relacionamento profissional são geralmente indicadas nos Códigos

Comerciais de cada país e, por isso, é hábito utilizar-se como referência o Código do país em
que decorre o evento.

§ É recomendável que conheça e siga as regras nacionais para evitar o embaraço de violar uma

regra que desconhecia.

§ Além disso, existem regras específicas ou códigos de conduta definidos pelas associações da

indústria de eventos, de que você poderá ser membro e, nessa qualidade, queira respeitar (em
relação, por exemplo, a contratos, preços, termos e condições, métodos de trabalho, etc.),
embora estas sejam apenas recomendações, cabendo à empresa a decisão de as seguir ou
não.

44
§ Na indústria de eventos existem diversos tipos de consumos que podem ser facilmente controlados e

mantidos a níveis reduzidos.

§ Por exemplo, os crachás de plástico (identificações) podem ser reciclados e utilizados novamente em vez

de adquirir uma grande quantidade de novas peças; o consumo de papel pode ser reduzido se a
comunicação for feita através de correio eletrónico e da Internet; o papel usado nas impressoras (à
exceção de documentos profissionais) pode ser impresso de ambos os lados para reduzir as quantidades
utilizadas; podem usar-se lâmpadas de baixo consumo de energia nos escritórios; e, os custos de
transporte e de combustível podem ser reduzidos se os funcionários viajarem em conjunto para o evento.

§ Os processos que reduzem este tipo de consumos são por vezes mais caros, mas eles são preferíveis do

ponto de vista ambiental.

47
§ Tal como já vimos, os crachás de plástico podem ser facilmente reciclados e utilizados noutros

eventos, os cartuchos de impressão podem ser reutilizados em vez de se deitarem fora quando
vazios e o papel reciclado pode ser usado nas impressoras e em alternativa aos sacos de
plástico – existem muitas coisas que o organizador pode fazer para garantir a reciclagem dos
materiais e os clientes devem também ser informados sobre as medidas adotadas para
contribuírem também para este objetivo.

48
§ O correio eletrónico interno é muito mais económico do que o correio

tradicional em papel.

§ Contudo, ele requer um equipamento informático adequado e pessoas com

conhecimentos para o utilizar de forma eficaz.

49
§ Serviços oferecidos pelos local do evento:

§ A escolha do local do evento é um aspeto importante do ponto de vista ambiental.

§ Há que ponderar se ele dispõe do seguinte:

§ um sistema de aquecimento e de ar condicionado económico e eficaz;

§ percursos de transporte são curtos e funcionais;

§ existência de uma boa gestão de desperdícios;

§ serviços de catering são geridos de forma eficaz,

§ existência de sistemas eletrónicos que minimizem as impressões em suporte de papel (nomeadamente, quando são

introduzidas alterações ao plano);

§ existência de salas com equipamento adequado ao evento (designadamente equipamento audiovisual, sistemas de

som e de luz, etc.), evitando a necessidade de o trazer para o local.

50
§ Existem muitos meios de transporte alternativos, mas alguns são preferíveis a outros

do ponto de vista ambiental. Por exemplo, os meios de transporte públicos em

alternativa aos carros.

§ Nalguns eventos poderá ser possível usar comboios para levar os delegados a um

acontecimento social ou transportar as pessoas em grupo usando autocarros. Num

evento bem planeado a distância entre o alojamento dos delegados e o local do
evento, e deste para os acontecimentos sociais, pode ser minimizado.

§ Ao escolher um local para o evento o organizador deverá tomar em consideração as

alternativas de transporte.

51
§ Durante um evento é normal gerar-se uma grande quantidade de lixo.

§ O lixo mais complicado é geralmente produzido na preparação de uma exposição

(nomeadamente, com as embalagens dos materiais utilizados), no decorrer da própria
exposição e durante a desmontagem.

§ O organizador deverá colaborar com os responsáveis do local do evento para manter a área de

exposição limpa e poderá ter de pagar um custo adicional para a remoção de lixos.

§ O tratamento dos resíduos alimentares obedece a regras muito rigorosas que obrigam à sua

separação e armazenamento adequado, antes de poderem ser removidos.

52
§ Algumas destas medidas foram já referidas acima.

§ As medidas mais eficientes são:

§ escolha do local do evento;

§ meios de transporte eficazes;

§ inscrições via Internet;

§ correio eletrónico interno;

§ crachás de plástico reciclados;

§ papel reciclado;

Continua...

53
§ limites ao número de materiais impressos/Internet;

§ redução da preparação que exija materiais;

§ utilização do sistema de orientação local;

§ sistema de tratamento de lixo eficaz;

§ montagem e desmontagem eficaz.

54
§ Os efeitos mais evidentes são: a utilização de menor quantidade de papel; circulação de

anúncios do evento; convites à apresentação de comunicações e sistema de inscrição através

da Internet; menor número de funcionários necessários para fazer cópias e assegurar a
respetiva distribuição, etc.

§ O organizador deverá estar ciente de que a preocupação com o meio ambiente dará os seus

frutos – por exemplo, a remoção dos lixos poderá ser mais barata, os crachás de plástico serão
adquiridos apenas uma vez e poderão ser usadas com maior frequência, etc.

§ Ainda assim, pode dizer-se que este não é um dos negócios mais influenciados por questões

ambientais, e que, por restrições orçamentais, é muitas vezes necessário optar por métodos
menos ecológicos.

55
§ Verificar os requisitos dos clientes e a forma de os identificar:

§ Os clientes querem geralmente poder escolher entre hotéis de diferentes preços, próximos do local do

evento, o que nem sempre é fácil.

§ Se os hotéis estão relativamente distantes do local onde se realiza o evento é necessário considerar os

meios de transporte existentes como, por exemplo, o metropolitano ou o autocarro.

§ O alojamento é um aspeto muito importante para os delegados: eles esperam conseguir um bom preço,

elevada qualidade e bons serviços de catering.

§ Depois de escolher entre a oferta existente e reservar um ou mais hotéis, o organizador pode apresentar

as alternativas aos delegados no próprio formulário de inscrição.

§ É essencial não escolher mais do que três ou quatro alternativas, embora, naturalmente isto dependa do

número de delegados inscritos.

57
§ Verificar as expectativas dos cliente e a forma de as identificar:

§ É muito importante identificar as expectativas dos clientes relativamente ao

alojamento – alguns eventos são de tal forma prestigiados que apenas utilizam hotéis
de cinco estrelas, enquanto outros recorrem a alojamento barato, como residenciais
universitárias e pousadas de juventude.

§ É importante fazer uma visita às alternativas de alojamento antes de escolher, para

que a escolha que é feita satisfaça as exigências dos clientes.

58
§ Verificar a informação necessária:

§ A informação mais importante é:

§ Quantos delegados/dormidas são necessárias?

§ Qual é o nível do hotel que procura?

§ Prefere um alojamento no próprio local do evento?

§ Considera a hipótese de transportar os delegados para o local do evento?

59
§ Verificar as informações do mercado:

§ Existe muita informação disponível na Internet para apoiar os organizadores de

eventos. Por exemplo, podem-se tratar das reservas através de sites especializados.

§ O essencial é ter uma boa relação com os hotéis – pode negociar e obter alguns

quartos de graça ou realizar o evento durante a estação baixa quando os preços são
mais reduzidos.

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§ Caderno de Encargos:

§ Ao considerar as questões ambientais, é muito útil elaborar uma lista daquilo que se

pretende cumprir para que os fornecedores estejam informados e possam fazer os

possíveis por satisfazer os seus desejos.

§ Desta forma, terá a certeza de que tudo o que é possível fazer para tomar em

consideração as questões ambientais está a ser feito.

61
1. Não conseguem obter consensos sobre os objetivos para a globalização;

2. Não integram funcionários estrangeiros no processo de desenvolvimento;

3. Subestimam a importância de promover o programa como uma vantagem

competitiva;

4. Baseiam as políticas organizacionais nos requisitos legais do mercado doméstico;

5. Não instalam gabinetes de ética ou recursos em localizações internacionais;

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6. Nomeiam funcionários da sede ou expatriados (isto é, funcionários não estrangeiros)
para preencher cargos de ética;

7. Preparam materiais de formação apenas em língua inglesa;

8. Utilizam extensivamente a palavra "ética" nos materiais do programa;

9. Traduzem o código sem traduzir efetivamente o código;

10. Centram-se no pequeno número de diferenças culturais existentes em vez de

reconhecerem as inúmeras semelhanças culturais.

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