UFCD 0661

Circuito
documental
na
organização
• Âmbito do manual
A presente apresentação (manual), foi concebido como
instrumento de apoio à Unidade de Formação de Curta
Duração UFCD 0661 Circuito documental na
organização, de acordo com o catálogo nacional de
qualificações, para o instituto de emprego e formação
profissional da amadora, com a duração de 25 horas,
em Outubro de 2023.
Objetivos
• Identificar os tipos de
documentos existentes na
organização, quer internos, quer
externos.
• Aplicar as normas internas do
tratamento do correio recebido
e do expedido.
• Utilizar adequadamente os
equipamentos associados ao
circuito documental.
Conteúdos
• Tipologia da documentação • Tratamento do correio expedido
interna e externa • Verificação
• Correspondência recebida • Registo
• Correspondência • Seleção
expedida
• Dobrar/Envelopar
• Circuito da documentação
interna • Pesagem/Expedição

• Utilização de equipamento • Correio Eletrónico

• Fotocopiadora • Tratamento (recebido
/expedido/arquivo)
• Máquina de encadernar
• Scanner • Procedimentos de qualidade
• Fax • Normas internas do
circuito de documentação
• Máquina de destruir papel
• Níveis de acessibilidade à
• Tratamento do correio recebido correspondência recebida
• Separação • Fichas de controlo dos
• Abertura procedimentos
• Registo
• Distribuição
• Despacho
• "Um bom circuito documental é essencial
para o bom funcionamento de uma
organização, pois é por meio dele que o
fluxo de informações é mapeado e
controlado, garantindo a eficiência na
gestão de documentos e facilitando o
acesso às informações necessárias para
tomada de decisões estratégicas."
Introdução

• No passado, a documentação de circuitos numa organização era

realizada de maneira manual.
• Isso envolvia o uso de papel, caneta e desenhos ou diagramas feitos à
mão para representar o circuito.
• Esses documentos eram muitas vezes arquivados em pastas físicas ou
em armários específicos, ocupando espaço físico significativo.
Introdução

• No entanto, com o avanço da tecnologia, a documentação de circuitos

passou a ser realizada de forma eletrónica.
• Atualmente, as organizações utilizam software especializados para criar
e armazenar essas documentações.
• Esses programas permitem a criação de diagramas mais precisos e
detalhados, facilitando a visualização e compreensão do circuito.
Introdução

• A documentação de circuitos atualmente é muito mais flexível e

acessível.
• Com a possibilidade de armazenamento “em nuvem”, podemos aceder
aos arquivos em qualquer lugar e partilhar com pessoas autorizadas.
• Isso facilita a colaboração entre os membros da equipa, permitindo que
todos envolvidos tenham acesso às informações e possam contribuir
para a melhoria do circuito.
Introdução

• Sendo a gestão de documentos um conjunto de procedimentos com

operações técnicas referentes à produção, receção, registo,
encaminhamento e mais tarde avaliação para eliminação ou
conservação, permanente ou temporária, confirma-se que os circuitos
documentais são de extrema importância.
• Tudo começa com a receção do documento, função importantíssima
para o circuito, pois a forma como o documento é recebido irá definir o
tratamento do mesmo.
Tipologia da documentação interna e
externa
• Correspondência recebida
• Correspondência expedida
• Circuito da documentação interna
Tipologia da documentação interna e
externa
Correspondência recebida
• Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação
escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como
aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
• A correspondência recebida será, deste modo, toda a correspondência
que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada é
entregue ao departamento ao qual se destina.
Tipologia da documentação interna e
externa

• Começa pelo controlo da correspondência recebida:

• Carimbagem;
• Numeração;
• Datação;
• Registo.
Tipologia da documentação interna e
externa

Correspondência expedida
• A correspondência expedida será toda a correspondência que sai da
empresa, após verificação e tratamento, por fim a alcançar o respetivo
destinatário.
Tipologia da documentação interna e
externa

• Principais funções da correspondência expedida:

• Transmitir instruções.
• Solicitar serviços.
• Fornecer os transmitir informações.
• Convocar reuniões.
• Veicular documentação.
• Requisitar material.
Tipologia da documentação interna e
externa

Circuito de documentação interna

• Os conteúdos das mensagens que caracterizam a comunicação interna
nas organizações são mais ou menos especializados, consoante a
natureza das funções exercidas pelos seus colaboradores e tipos de
atividade desenvolvida.
Tipologia da documentação interna e
externa

• A informação interna abrange as seguintes áreas:

• Administrativa
• Técnico- Comercial
• Gestão
Tipologia da documentação interna e
externa

• Informação administrativa – Constituída por todas as informações que

podem conduzir à tomada de decisão pelos gestores da empresa,
nomeadamente: informação contabilística, relatórios administrativos,
publicações periódicas, etc.
Tipologia da documentação interna e
externa

• Informação técnico-comercial – Formada por um conjunto de

informação relativa às características tecnológicas dos produtos, os seus
preços, margens, segmentos de mercado e procedimentos utilizados
pela área comercial nos seus conta atos com os clientes.
Tipologia da documentação interna e
externa

• Informação de gestão – Relativa a todos os dados constituídos por

indicadores de natureza financeira, económica, técnica e comercial que
permitem a tomada de decisão pela direção.
Tipologia da documentação interna e
externa

• O tratamento da correspondência diverge de empresa para empresa,

nomeadamente, de acordo com as suas dimensões e a sua estrutura
organizativa, bem como a natureza do documento, a origem, o
conteúdo e o destino.
• O percurso que a correspondência percorre numa organização, desde o
momento da sua entrada até ao seu arquivo, designa-se por circuito
documental.
Tipologia da documentação interna e
externa
• Este circuito encontra-se seguidamente representado:
Utilização de equipamento
• Fotocopiadora
• Maquina de encadernar
• Scanner
• Fax
• Maquina de destruir papel
Utilização de equipamento
Fotocopiadora
• Uma fotocopiadora é uma máquina de impressão para reprodução de
documentos.
• O seu funcionamento está baseado nos princípios da eletricidade
estática.
• Foi introduzida pela Xerox na década de 1960 e foi gradualmente
substituindo o processo de cópia por papel químico.
• A sua introdução facilitou consideravelmente a vida das pessoas, pois
tornou-se possível a impressão de várias cópias num tempo
relativamente rápido.
Utilização de equipamento

As fotocopiadoras podem ser de 3 tipos:

• Analógicas.
• Digitais.
• De jato de tinta
Utilização de equipamento

• Antes de se adquirir determinado equipamento dever-se-á analisar a

situação que ditou a necessidade/ decisão da compra.
• Por exemplo, no caso de aquisição de uma fotocopiadora – embora seja
óbvio que grandes volumes de trabalho requerem equipamentos mais
potentes – ter-se-á que definir corretamente:
Utilização de equipamento
• Quantas pessoas esta irá servir. • Qual o número médio de folhas
• Qual o número médio de cópias nos conjuntos de originais.
por dia/ s emana/mês. • Se é necessário que as cópias
• Se o volume de trabalho é regular sejam feitas frente e verso.
ou funciona por “picos”. • Se deve ser multifunções.
• Se o trabalho obriga a uma grande • Se é necessário um finalizador.
qualidade de imagem. • O espaço disponível.
• Se há necessidade de copiar a • A capacidade elétrica do local.
cores.
• A verba disponível.
Utilização de equipamento
Multifunções
• Entende-se por dispositivo
Multifunções todo e qualquer aparelho com
diversas funções.
• Com o avanço da tecnologia, se tornou
muito comum a junção de mais de uma
utilidade em um único equipamento.
• Os aparelhos são integrados com as
funções de Fax/telefone, Impressora,
Copiadora e Scanner.
Utilização de equipamento

Maquina de encadernar
• A máquina de encadernar constitui uma ferramenta útil no arquivo de
correspondência, permitindo agrupar grande quantidade de
documentos, nomeadamente quando constituem as diversas partes de
um mesmo processo.
• Desta forma, os processos poderão ser encadernados de diversas
formas :
• Térmica
• Com suporte: arame duplo, argolas ou espiral.
Utilização de equipamento
Utilização de equipamento

Scanner
• Um scanner é um aparelho de leitura ótica que permite converter
imagens, fotos, ilustrações e textos em papel, num formato digital que
pode ser manipulado em computador.
• Existem diversos tipos de scanners no mercado, que utilizam vários tipos
de tecnologia.
• O mais comum é o scanner de mesa, que parece muito com uma
máquina copiadora.
• Outros tipos são: scanner de tambor, scanner de mão, scanner leitor
código de barras, scanner de página
Utilização de equipamento

• Todos os scanners baseiam-se no princípio da refração da luz, que

consiste em posicionar a imagem de forma que uma luz a ilumine.
• Um sensor capta a luz refletida pela figura, formando assim uma
imagem digital.
Utilização de equipamento
Utilização de equipamento

Fax
• O fax, atualmente é um equipamento que já é muito pouco utilizado ou
nenhuma utilidade visto haver atualmente equipamento mais eficientes
que o fax.
Utilização de equipamento

• Papel térmico: quando os aparelhos de fax começaram sua invasão em

massa aos escritórios na década de 80, a maioria utilizava papel térmico.
Esse papel é recoberto de produtos químicos que reagem ao calor,
tornando-se pretos.
• Filme térmico: o filme térmico usa uma fita da largura de uma página
contendo uma tinta que funde-se no papel ao ser aquecida. Esse
método é mais complicado mecanicamente em relação ao papel
térmico, porém é menos complexo de usar do que a impressão a jato de
tinta.
• Impressão a jato de tinta: essa técnica no fax utiliza mecanismo
idêntico ao encontrado numa impressora a jato de tinta.
• Impressão a laser: essa técnica utiliza mecanismo idêntico ao
encontrado numa impressora a laser.
• Impressora de computador: na prática, o fax é recebido por um fax
modem (um modem que reconhece padrões de dados), armazenando a
informação como arquivo gráfico no disco rígido do computador e
depois enviado para a impressora de computadores.
Utilização de equipamento
Utilização de equipamento

Maquina de destruir papel

• No processo de arquivo, os processos ou documentos (cópias,
rascunhos, notas etc.) que não careçam de ser guardados deverão ser
eliminados com uma destruidora de papel, especialmente se forem de
natureza confidencial.
• Existem vários modelos e tamanhos disponíveis deste equipamento, o
qual apresenta uma grande vantagem, poupando tempo e minimizando
o volume de resíduos produzidos.
Utilização de equipamento
Utilização de equipamento

Computador
• O computador é uma máquina eletrónica que permite processar dados.
O termo provém do latim computare (“calcular”).
• Para funcionar, o computador necessita de programas informáticos
(software) que fornecem dados específicos, necessários para o
processamento dos dados. Uma vez obtida a informação desejada, esta
pode ser utilizada internamente ou transferida para outro computador
ou componente eletrónico.
• Os computadores não somente fazem parte da realidade de muitas
pessoas como também da rotina de muitas empresas, sejam elas do
setor de comércio, indústria, entre outros.
Utilização de equipamento
Tratamento do correio recebido
• Separação
• Abertura
• Registo
• Distribuição
• Despacho
Tratamento do correio recebido

Separação
• Antes de se efetuar a abertura e registo da correspondência será
necessário proceder à sua triagem, permitindo que sejam distribuídas,
por abrir, as comunicações particulares, pessoais ou confidenciais,
exceto se houver instruções em contrário.
Tratamento do correio recebido
• A separação da correspondência, no caso de se tratar de uma carta,
podendo esta ser classificada em:
• Comercial ou oficial – neste caso, estas podem ser subdivididas em:
• Patente – documentos relacionados com a atividade diária da empresa, como por
exemplo, faturas, carta s comerciais, recibos, etc.
• Confidencial ou secreta – Cartas ou documentos de carácter sigiloso. Estas cartas
nunca devem ser abertas por quem as recebe, mas sim conduzidas diretamente à
direção. A entrada destas carta s deve ser registada em livro próprio.
• Particular ou pessoal – Neste caso as cartas não devem ser abertas e devem ser
dirigidas aos respetivos destinatários .
Tratamento do correio recebido
• A restante correspondência poderá, em princípio, ser aberta e registada,
ainda que mencione um nome no endereço do destinatário, como nos
exemplos seguintes:
Tratamento do correio recebido
• Não deverão ser abertos quaisquer sobrescritos
endereçados conforme abaixo, e/ ou que contenham a
menção pessoal, confidencial, ou particular, exceto se
existirem normas expressas em contrário:

• Ou ainda (morada da empresa sem menção desta):

Tratamento do correio recebido

Abertura
• No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir
a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do
conteúdo.
• Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos
cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto
porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são
inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior.
Tratamento do correio recebido

• Outro cuidado tem a ver com a inutilização do sobrescrito, antes de o

fazer, deve verificar-se se a carta contém a data, o nome e o endereço
do remetente.
• Caso tal não se verifique, o envelope deve ser agrafado à carta.
Tratamento do correio recebido

• Será de evitar, pelo espaço que ocupam em arquivo, a conservação dos

envelopes, exceção feita para os casos em que a correspondência:
• Tenha sido enviada registada e/ ou com aviso de receção.
• Diga respeito a um concurso, abertura de vaga, contencioso ou outra situação no
âmbito da qual exista uma data limite de envio ou seja necessário contar um prazo.
• Tenha indicada uma data que não corresponde, proximamente, àquela que figura
no envelope ou ao dia em que foi recebida.
• Não contenha identificação de remetente.
• Mencione um endereço no envelope que não corresponda àquele que figura no
documento.
Tratamento do correio recebido

Registo
• O registo de correspondência recebida consiste no registo de toda a
correspondência recebida pela empresa.
• Nas grandes empresas, esta fase da correspondência concentra-se num
só departamento.
• Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no
departamento e o outro seguir para o respetivo destino.
• Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o
respetivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada.
Tratamento do correio recebido

• Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o

Livro de Registo para a correspondência recebida.
• O registo da correspondência será manual ou informático, com recurso
a uma base de dados ou a um programa de gestão documental.
• Neste último será possível digitalizar de imediato a documentação,
permitindo agilizar a sua divulgação através de e-mail ou da rede
interna da organização.
Tratamento do correio recebido

• O processo tradicional, de registar a correspondência em livro de

correspondência recebida e expedida é uma prática que consome
tempo e sem grande utilidade, porque se, por qualquer motivo, o
documento se perder, não interessa ter o seu registo, dado não poder
visualizar o referido documento e, ainda, não será de bom-tom solicitar
ao emissor do documento para o reenviar, pois vai denotar falta de
organização.
Tratamento do correio recebido
• Em termos do registo de correspondência, os dados a tomar nota
referem-se, geralmente, à referência atribuída, número de processo (se
aplicável), data da receção, data que consta da correspondência,
remetente, destinatário interno, descritivo e observações.
Tratamento do correio recebido

• Utilizando-se um programa
informático, os dados a inserir
serão basicamente os mesmos a
considerar num registo manual,
possibilitando este, no entanto, a
produção de vários tipos de
listagem, em função das
consultas feitas por período,
entidade, modo de envio, etc.
Tratamento do correio recebido

• A correspondência deve ser ordenada e datada,

tornando desta forma mais fácil controlar e
localizar os documentos.
• Os datadores e ordenadores facilitam este
processo, pois são fáceis de utilizar e mudam
rapidamente a data, podendo possuir ou não
área para colocação de texto.
Tratamento do correio recebido

Distribuição
• Antes de proceder à distribuição propriamente dita, é necessário
separar a correspondência.
• Geralmente, esta separação é feita por destinos, tendo em vista a sua
distribuição.
• Quando um documento abrange mais do que um assunto, pode ter
mais do que um destino.
• Quando tal sucede, é necessário fotocopiá-lo, de forma a obter-se o
número de cópias necessárias, de acordo com o número de destinos.
Tratamento do correio recebido

• A distribuição pode efetuar-se de diversas formas:

• Uma possibilidade é o recurso a sobrescritos específicos para inserir os
documentos que foram separados por destinos. Tal implica um sobrescrito por
destino.
• Outra possibilidade é a utilização de um guia de remessa de documentos. Esta
guia descreve e agrupa os documentos por destinos, acompanhando-os até à
receção. No ato de receção é assinado um duplicado que comprova a entrega.
Tratamento do correio recebido

Despacho
• Em regra, está definida uma hora do dia em que o secretariado reúne
com a chefia para que se possa planificar o dia de trabalho e as várias
tarefas a despachar.
• É esta reunião periódica que se chama “ir a despacho”.
Tratamento do correio recebido

• Durante esta pequena reunião, o secretariado entrega:

• A correspondência chegada ao exterior.
• O correio interno.
• A correspondência e outra documentação já pronta para assinar.
• As mensagens telefónicas e outros recado.
Tratamento do correio recebido

• E recebe:
• A correspondência e outra documentação já assinada para expedir/ dar
seguimento.
• A lista dos telefonemas a efetuar.
• A nova documentação a preparar.
• A documentação para arquivar.
• As diretrizes sobre o seguimento a dar aos vários assuntos correntes.
• Após a receção e leitura da documentação, o destinatário vai decidir se
é ou não necessário dar sequência ao assunto.
Tratamento do correio recebido

• A resposta - Caso seja necessário dar sequência ao assunto e seja

imprescindível elaborar uma resposta, deverão ser dadas ordens para
tal ou então, em alternativa, poderá ser o próprio destinatário a redigi-la.
• A assinatura - Depois de elaborada a resposta, esta deve ser lida e
posteriormente assinada pela direção da empresa ou pelo responsável
de departamento.
• O arquivo - Caso não seja necessário dar sequência ao assunto, a
correspondência pode ser enviada para o arquivo. Este envio deve ter a
indicação no canto superior esquerdo de que se trata de um documento
para arquivo e deve conter, igualmente, a assinatura do indivíduo que
emite a ordem.
Tratamento de correio expedido
• Verificação
• Registo
• Seleção
• Dobrar envlopar
• Pesagem / expedição
Tratamento do correio expedido

Como tratamento de correio expedido referimo-nos às atividades

envolvidas na preparação e envio de correspondências e encomendas
para os destinatários.
• Isso inclui:
• Triagem,
• Classificação,
• Embalagem,
• Etiquetagem
• Postagem.
Tratamento do correio expedido
• A Triagem, o primeiro passo no tratamento de correio expedido é
separar o correio de acordo com seu destino final. Isso pode ser feito
com base no código postal, país ou departamento específico.
• A Classificação, após a triagem, o correio é classificado em categorias
específicas, como cartas, pacotes, encomendas ou materiais
promocionais. Isso facilita o processo de embalagem e postagem.
• Na Embalagem, o correio deve ser adequadamente embalado para
protege-lo durante o transporte. Isso pode envolver o uso de envelopes,
caixas, envelopes almofadados ou embalagens especiais, dependendo
do tamanho e da fragilidade do item.
Tratamento do correio expedido

• A Etiquetagem do correio, deve ser efetuada corretamente com o

endereço do destinatário, incluindo o nome completo, número do
prédio, rua, cidade, estado e código postal. Isso garante que a
correspondência seja entregue ao destinatário correto.
• A Postagem, após a embalagem e etiquetagem, o correio é levado para
um serviço de correios ou empresa de entrega para a postagem.
Dependendo das necessidades do remetente, isso pode envolver o uso
de serviços postais regulares, como os correios, ou serviços de entrega
expressa.
Tratamento do correio expedido

• É importante seguir os procedimentos adequados para o tratamento de

correio expedido, a fim de garantir que seja enviado de forma eficiente
e segura aos seus destinatários.
Tratamento do correio expedido

• Verificação -Antes de a correspondência ser enviada deve constatar-se

se:
• Está datada e assinada
• O endereço corresponde ao sobrescrito, no caso de se tratar de uma carta.
• Outro aspeto que se deve ter em conta, no caso de enviar cartas, é o de
evitar a inclusão de agrafos ou clipes, pois estes podem danificar as
máquinas de franquia.
Tratamento do correio expedido

• Registo - O registo de saída é normalmente efetuado em livro próprio.

Neste livro devem constar:
• O número de saída.
• A data do envio.
• A entidade que envia a correspondência.
• O número do documento.
• O assunto ou classificação atribuídos de acordo com um plano de classificação da
empresa.
• O destino do documento.
Tratamento do correio expedido

• À semelhança do verificado para a

correspondência recebida, também
a saída pode ser registada em
programa informático próprio para
o efeito, facilitando desta forma o
procedimento.
Tratamento do correio expedido

• Seleção - De toda a correspondência enviada, a empresa deve possuir

em arquivo a respetiva cópia. No caso de a correspondência ser
registada, juntamente com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do
talão de aceitação.
• Caso o registo seja com aviso de receção, após a sua devolução pelo
destinatário com a sua assinatura, deve também ser arquivado
juntamente com a cópia da correspondência.
Tratamento do correio expedido

Dobrar / Envlopar
• Há empresas que recorrem à utilização de máquinas com o intuito de
dobrar, inserir e franquiar a correspondência, de modo a acelerar o
processo de expedição.
Tratamento do correio expedido
Tratamento do correio expedido

• Hoje em dia, a utilização e a tecnologia informática proporcionam a

realização de etiquetas em série. Esta situação permite poupar muito
tempo ao nível do envio da correspondência.
• O Microsoft Word, juntamente com o Microsoft Excel e o Microsoft Acess
são alguns destes exemplos.
• Com recurso a estas ferramentas é possível, através da impressão em
série, criar cartas de formulário, etiquetas de endereço, envelopes, bem
como efetuar a distribuição de correio eletrónico e de faxes em grande
número, num curto espaço de tempo, desde que as moradas estejam
em suporte informático.
Tratamento do correio expedido

• A impressão em série permite criar cartas de formulário, etiquetas de

endereço, envelopes, bem como efetuar a distribuição do correio
eletrónico e de faxes em grande número.
• Os envelopes mais comuns nas organizações são os formados DL, C5 e
C4, devendo ser selecionados em função do tamanho (peso/ nº de
folhas) da correspondência a expedir.
• O tamanho e peso do envelope/ bolsa, bem como o seu peso, também
terão impacto no custo da expedição.
Tratamento do correio expedido

Dimensões de envelopes
Tratamento do correio expedido
Tipos de envelopes e dimensões
Tratamento do correio expedido
Formatos e dimensão de papel
Tratamento do correio expedido

Dobragem de envelopes
• No sentido de garantir a confidencialidade da correspondência a enviar,
as folhas deverão ser dobradas do seguinte modo:
Tratamento do correio expedido

• Relativamente à redação/ impressão do envelope, e

independentemente do seu tamanho, a mancha deverá seguir as
recomendações dos CTT, conforme exemplo a seguir, em que as zonas
identificadas como A são para uso exclusivo, destinando-se A2 a A3 a
leitura ótica e A1 a passagem das máquinas de franquiar.
Tratamento do correio expedido

• Quando a correspondência for de

natureza confidencial, poder-se-á reforçar
a segurança do sobrescrito recorrendo ao
uso de:
Tratamento do correio expedido

• A fita-cola será aplicada sobre uma assinatura, carimbo ou expressão na

pala do envelope ou saco, já que a tentativa de o abrir fará com que se
danifique ou rasgue, sabendo-se desta forma se a correspondência foi
violada.
Tratamento do correio expedido

• O lacre, em regra, já só é usado no âmbito de

concursos públicos. O pau de lacre é derretido
em cima da pala do envelope ou saco e
pressionado com um carimbo próprio ou com
um objeto que permita obter uma impressão
em relevo, como uma moeda ou um anel.
Tratamento do correio expedido

• A fita sigilo (uma fita adesiva com cola especial e bordos serrilhados)
tem vindo a substituir o lacre.
• Os bordos da serrilha impedem que a fita seja retirada por inteiro sem
vestígios.
Tratamento do correio expedido

Pesagem e expedição
• A urgência, importância e prioridade de uma dada comunicação
determinarão o modo como esta será remetida ao destinatário,
devendo ficar este definido antes da sua redação e/ ou impressão, já
que é útil mencionar no texto a forma de envio (abaixo da data, no
assunto, etc.).
• O meio selecionado tem igualmente impacto na celeridade com que a
correspondência chegará ao destinatário e nos custos de expedição.
Tratamento do correio expedido

As formas mais comuns de remeter documentos dizem respeito ao envio:

• Via CTT
• Correio Normal
• Correio azul nacional: entregue em 24 horas e aplica-se a correspondência até 2
Kg.
• Correio registado: permite confirmar o envio ao destinatário.
• Com aviso de receção: permite confirmar a entrega ao destinatário, com receção
do comprovativo respetivo.
• Correio azul internacional: entregue até 3 dias úteis na Europa e 5 dias no resto
do Mundo e aplica-se a correspondência até 2 Kg.
• Correio verde nacional ou internacional: o envelope terá de ser pré-comprado,
mas dispensa pesagem ou selagem.
Tratamento do correio expedido
• Pessoalmente
• P.M.P . ( por mão própria): entregue ao destinatário por portador, quer este seja
um colaborador da organização ou um estafeta externo (neste caso, em regra é
preenchido um formulário onde depois é recolhida a assinatura do destinatário) ;
• Por protocolo – Entregue ao destinatário por porta dor, que este seja um
colaborador da organização ou um estafeta externo. Em ambas as situações, o
destinatário terá q ue assinar um livro, afirmando ter recebido a cor respondência
em causa.
• Via courrier – Serviço express o porta a porta, nacional ou internacional – ex: SEM
(CTT), DHL, Seur, Fedex, etc. Existem diversas situações em termos de prazos de
entrega, volumes, pesos, modos de envio e, consequentemente, preços.
• Por encomenda – Correspondência entre 2 Kg e 20 Kg, no caso dos CTT.
• Por camionagem – Os envios também poderão ser despachados por este meio,
podendo o peso ser superior a 2 Kg por volume.
Tratamento do correio expedido

• Antes da expedição, pode usar-se uma

balança para pesagem dos documentos.
• Algumas das formas de envio não necessita
de pesagem.
Tratamento do correio expedido
• Normas e formas de expedição
• Cartas
• Correspondência com carácter pessoal ou profissional. Pode ir em
subscritos fechados ou não.
• Devem apresentar-se fechadas de modo a que o seu conteúdo não
seja violado.
• Os envelopes devem ser retangulares.
• O que não se pode enviar numa carta:
• Dinheiro.
• Cheques ao portador.
• Letras endossadas.
Tratamento do correio expedido

Franquia - Valor que se paga pelo envio de uma determinada

correspondência.

• O valor da franquia varia de acordo com:

• A categoria da correspondência
• O destino
• O cumprimento ou não das regras de normalização.
Tratamento do correio expedido
Tratamento do correio expedido

• Pacotes postais:
• Objeto postal de pequena dimensão (até 2Kg).
• A embalagem tem de ser adaptada ao objeto.
• Devem ser entregues fechados.
Tratamento do correio expedido

• Encomendas postais:
• Objetos postais de maiores dimensões (peso superior a 2Kg).
• O peso não pode exceder os 15 Kg.
• Os objetos devem ser devidamente acondicionados nas embalagens dos CTT ou
em embalagens criadas para o efeito pelo remetente.
• Deve-se estudar o tipo de embalagem mais indicada e ajustar devidamente a
embalagem ao objeto.
Tratamento do correio expedido

• Quando a embalagem não é normalizada há que respeitar:

• No canto superior esquerdo o remetente
• No canto inferior direito o destinatário
• Quando o papel é de cor escura os endereços devem ser escritos em papel branco
e colados.
• Nunca se devem colocar etiquetas de pendurar.
Tratamento do correio expedido
• Existem 5 tipos de
embalagens normalizadas:
• Até 1Kg
• Até 3Kg
• Até 4Kg
• Até 6Kg
• Até 10 Kg
Tratamento do correio expedido

• Tipos de encomendas:
• Registada
• Serviço urgente
• Encomenda/ contrato
• Impresso
• Jornais e publicações
periódicas.
Tratamento do correio expedido
Tratamento do correio expedido
Tratamento do correio expedido

• Registada:
• Aceitação em todas as estações dos CTT e distribuída por todo o país. O preço
varia conforme a distância e peso. Não pode exceder os 15Kg.
• Serviço urgente
• As encomendas são entregues em 24h.
• Abrange uma rede restrita de cidades: Lisboa, Porto, Coimbra e Faro.
Tratamento do correio expedido
• Encomenda/ contrato :
• Serviço que se destina a empresas, quando existe um tráfego mensal muitos
volumes.
• Faz-se um contrato com os CTT e depois tem-se descontos.
• Impresso:
• Deve ser enviado de forma a poder se facilmente aberto e fechados de novo sem
danificar o conteúdo.
• Devem ter caracteres bem visíveis com a palavra Impresso, de preferência por
baixo do endereço de remetente: ângulo superior esquerdo.
Tratamento do correio expedido

• Jornais e publicações periódicas:

• São edições em série publicadas pelo menos uma vez em cada trimestre.
• O conteúdo pode ser informativo ou doutrinário, assuntos políticos, científicos ou
religiosos .
• Devem obedecer a todos os requisitos da lei de imprensa nomeadamente o
registo da Direção Geral da Comunicação Social.
• Devem conter:
• Na 1ª pág. Título, data, etc.
• Menção ao nome do Diretor e sede bem como a indicação da periodicidade.
Correio eletrónico

• Tratamento do correio eletronico recebido / expedido e arquivo

Correio eletrónico

• O correio eletrónico (igualmente conhecido pelo nome de e-mail, que é

a forma abreviada do termo inglês eletrónic mail) é um serviço que
permite trocar mensagens através de sistemas de comunicação
eletrónicos.
• As mensagens de correio eletrónico possibilitam o envio, não só de
textos, como de qualquer tipo de documento digital (imagens, vídeos,
áudios, etc.).
Correio eletrónico

• O funcionamento do correio eletrónico assemelha-se ao do correio

postal (tradicional). Ambos permitem enviar e receber mensagens, as
quais chegam ao destino graças à existência de um endereço.
• O correio eletrónico também tem as suas próprias caixas de correio, são
os servidores que guardam temporariamente as mensagens até que o
destinatário as reveja.
• O e-mail surgiu antes mesmo da internet e ele foi essencial para a
criação da rede de computadores e tudo o que temos hoje.
Correio eletrónico

Vantagens do email
• Menor custo - O valor do uso do email é muito menor do que o que o serviço
postal tradicional.
• Capacidade de enviar mensagens para vários destinatários - O email
permite que a mesma mensagem seja enviada simultaneamente para vários
destinatários.
• Ajude a minimizar o impacto no meio ambiente - O uso de email reduz o
uso de papel, pois não é necessário imprimir as informações e enviá-las.
• É assíncrono - Não é necessário que o remetente e o destinatário intervenham
ao mesmo tempo.
Correio eletrónico

• Permite o armazenamento de informações - O e-mail oferece muitas

opções para armazenar informações. Esse armazenamento permite que
as informações sejam consultadas e reutilizadas.
• Velocidade e conforto - Ao usar o email a entrega é imediata, não é
necessário armazenar a informação num envelope, ou numa uma caixa,
levar aos correios e, finalmente, aguardar vários dias para que a
mensagem chegue ao destinatário.
• Não interrompe o trabalho diário - Quando chega um email, não é
necessário parar o que estava a fazer, pois isso pode esperar até que o
utilizador esteja livre. Quando uma chamada, é recebida, é necessário
interromper a atividade.
Correio eletrónico
Desvantagem do email
• A receção da mensagem não significa que foi lida - Embora a
mensagem enviada por email chegue à caixa de correio do
destinatário imediatamente, isso não significa que é lida.
• Seu uso requer um dispositivo eletrónico - O e-mail só pode ser lido
usando computadores e smartphones.
• É necessário ter acesso à Internet - Para ler ou enviar e-mails, é
necessário ter acesso à Internet.
• Facilita o roubo de informações - Os utilizadores salvam as
informações nas caixas de correio. Essa situação fez com que possam
ser vítimas de hackers.
Correio eletrónico

• Facilita a propagação de vírus - Anexos geralmente são propagadores

de vírus. Portanto, é necessário ter um antivírus para verificar cada
arquivo
• E- mails de spam - Os e-mail de spam são aqueles que não foram
solicitados pelo usuário. Geralmente, eles são anúncios enganosos que
promovem serviços suspeitos de qualidade. Alguns emails
de spam contêm vírus e facilitam o roubo de informações.
• 8- Permitir que as informações sejam enviadas para o email
errado - Existem milhões de contas de email e, em alguns casos, um
endereço é muito semelhante ao outro. Pode acontecer que uma
mensagem seja enviada para o email errado.
Correio eletrónico

• Permitir que as informações sejam enviadas para o email errado -

Atualmente, existem milhões de contas de email e, em alguns casos, um
endereço é muito semelhante ao outro. Pode acontecer que uma
mensagem seja enviada para o email errado, pois, para que as
informações sejam enviadas por email, é necessário apenas que o
endereço do usuário exista.
Correio eletrónico
Procedimentos de qualidade
• Normas internas de circuito de documentação
• Níveis de acessibilidade á correspondência recebida
• Ficha de controlo de procedimentos
Procedimentos de qualidade

• Procedimentos de qualidade visam estabelecer procedimentos claros e

documentados para garantir a eficácia do sistema de gestão da
qualidade.
• A Norma ISO 10013:2021 é um documento que estabelece essas
diretrizes para a documentação de um sistema de gestão da qualidade.
• Ela fornece orientações sobre os procedimentos que devem ser
seguidos para garantir a conformidade com os requisitos da norma ISO
9001:2015 e promover a melhoria contínua.
Procedimentos de qualidade
Alguns tópicos importantes abordados pela Norma ISO 10013:2021:
• 1. Objetivos e escopo: A norma define claramente os objetivos e o
escopo dos procedimentos de qualidade documentados,
proporcionando diretrizes para a identificação dos processos que
devem ser documentados.
• 2. Política da qualidade: A norma estabelece a importância de uma
política de qualidade documentada, descrevendo os requisitos que ela
deve atender, como ser clara, adequada ao escopo da organização e
estar disponível para as partes interessadas.
Procedimentos de qualidade

• 3. Responsabilidades: A norma define a importância de atribuir

responsabilidades claras a fim de garantir que todos os envolvidos no
sistema de gestão da qualidade estejam cientes de suas funções e
deveres.
• 4. Documentação do sistema de gestão da qualidade: A norma
fornece orientações sobre a documentação necessária para o sistema
de gestão da qualidade, incluindo os requisitos de documentação
obrigatórios e as opções disponíveis para a estrutura e formato da
documentação.
Procedimentos de qualidade

• 5. Controle de documentos: A norma estabelece os requisitos para o

controle de documentos, incluindo a definição de uma metodologia
para a aprovação, revisão, atualização e distribuição de documentos,
bem como os procedimentos para garantir que apenas as versões atuais
e vigentes estejam em uso.
• 6. Controle de registros: A norma estabelece os requisitos para o
controle de registros, incluindo a definição de quais registros devem ser
mantidos, como eles devem ser armazenados, protegidos e retidos, e
como eles devem ser disponibilizados quando solicitados.
Procedimentos de qualidade

• 7. Treino: A norma destaca a importância do treino adequado para

todos os funcionários envolvidos no sistema de gestão da qualidade,
fornecendo orientações sobre como identificar as necessidades de
treinamento, planejar e implementar programas de treinamento eficazes
e avaliar sua eficácia.
• 8. Melhoria contínua: A norma incentiva a organização a buscar a
melhoria contínua de seu sistema de gestão da qualidade, fornecendo
orientações sobre como estabelecer e implementar um processo de
melhoria contínua, incluindo a definição de indicadores de desempenho
e a realização de revisões periódicas do sistema.
Procedimentos de qualidade

• As normas internas do circuito de documentação referem às diretrizes e

procedimentos estabelecidos pela organização para garantir a gestão
adequada de todos os documentos recebidos e emitidos.
• Essas normas geralmente incluem a identificação, classificação,
encaminhamento, arquivamento e controle de acesso aos documentos.
Procedimentos de qualidade

Normas internas do circuito de documentação

• Objetivo: As normas internas do circuito de documentação têm como
objetivo garantir a organização, segurança e acesso eficiente às
informações documentadas dentro da empresa.
• Responsabilidades: É responsabilidade de todos os colaboradores
seguir e cumprir as normas estabelecidas no circuito de documentação,
bem como zelar pela integridade e confidencialidade das informações.
• Classificação e catalogação: Todos os documentos devem ser
classificados e catalogados de acordo com critérios pré-estabelecidos,
para facilitar sua localização e recuperação no futuro.
Procedimentos de qualidade

• Armazenamento: Os documentos devem ser armazenados em locais

adequados, que garantam sua segurança contra danos físicos, como
incêndios ou cheias. O acesso a esses locais deve ser restrito apenas às
pessoas autorizadas.
• Novos registos: Sempre que um documento sofrer alguma alteração ou
atualização, é necessário registrar e controlar suas diferentes versões.
Isso evita a utilização de versões desatualizadas ou inconsistentes.
• Controle de acesso: O acesso aos documentos deve ser restrito e
controlado, de modo a garantir que apenas pessoas autorizadas possam
consultá-los ou disponibilizá-los a terceiros.
Procedimentos de qualidade

• Política de eliminação: Todos os documentos devem ter um prazo de

retenção definido, após o qual podem ser eliminados de forma segura e
de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis.
• Digitalização: Sempre que possível, os documentos devem ser
digitalizados e armazenados em formato eletrônico. Isso facilita o acesso
e reduz a necessidade de armazenamento físico.
• Backup e recuperação: É fundamental realizar regularmente o backup
dos documentos digitais, bem como ter um plano de recuperação em
caso de perda ou falha do sistema de armazenamento.
Procedimentos de qualidade

• Treino e conscientização: Todos os colaboradores devem receber

treino sobre as normas internas do circuito de documentação, bem
como serem conscientizados da importância de seguir essas normas
para o bom funcionamento da empresa.
Essas são algumas das normas internas que devem ser estabelecidas no
circuito de documentação de uma empresa.
É importante ressaltar que cada organização pode adaptar essas normas
de acordo com suas necessidades específicas.
Procedimentos de qualidade

Níveis de acessibilidade à correspondência recebida

• Acessibilidade física: A primeira coisa a considerar é se a
correspondência física pode ser facilmente acedida por todas as
pessoas. Isso inclui garantir que as caixas de correio estejam localizadas
em áreas acessíveis, sem obstáculos ou barreiras físicas que dificultem o
acesso, como escadas ou portas estreitas.
• Acessibilidade visual: É importante ter em conta a acessibilidade para
pessoas com deficiência visual. Isso pode ser feito fornecendo opções
de formato alternativo, como correspondência em braille ou em formato
de áudio. Além disso, o uso de fontes de letra legíveis e contraste
adequado pode facilitar a leitura para pessoas com dificuldades visuais.
Procedimentos de qualidade

• Acessibilidade auditiva: Considerar a acessibilidade para pessoas com

deficiência auditiva pode ser feito fornecendo opções de formato
alternativo, como correspondência em formato de vídeo com legendas
ou transcrições. Também é importante garantir que qualquer
informação relevante transmitida por áudio esteja disponível em
formato escrito.
• Acessibilidade cognitiva: Para pessoas com deficiências cognitivas, a
correspondência deve ser clara, simples e fácil de entender. Evitar o uso
de linguagem técnica ou complexa e fornecer informações claras e
concisas pode facilitar a compreensão para todas as pessoas.
Procedimentos de qualidade
• Acessibilidade linguística: Levar em consideração a diversidade
linguística é essencial. Fornecer correspondência em diferentes idiomas,
sempre que possível, ou disponibilizar serviços de tradução pode
garantir que todas as pessoas possam compreender a informação
recebida.
• Acessibilidade digital: Com o aumento do uso de meios eletrónicos de
comunicação, é importante garantir que a correspondência digital seja
acessível. Isso pode ser feito garantindo que os documentos digitais
estejam em um formato acessível, como PDFs com recursos de
acessibilidade ou conteúdo desenvolvido de acordo com as diretrizes
de acessibilidade da web.
Procedimentos de qualidade
• Acessibilidade em dispositivos móveis: Considerar a acessibilidade
da correspondência em dispositivos móveis é fundamental, uma vez que
muitas pessoas utilizam smartphones ou tablets para aceder
informações. Certificar-se de que o conteúdo seja responsivo e
adaptável a diferentes tamanhos de tela e capacidades de interação é
essencial.
• Acessibilidade em diferentes plataformas: Além dos dispositivos
móveis, é importante garantir que a correspondência seja acessível em
diferentes plataformas, como computadores, smart TVs ou leitores de
tela. Isso pode ser feito testando a compatibilidade em diferentes
dispositivos e sistemas operacionais.
Procedimentos de qualidade
• Acessibilidade em diferentes velocidades de internet: Nem todas as
pessoas têm acesso a uma conexão de internet rápida e estável.
Portanto, é importante garantir que a correspondência seja projetada
para carregar rapidamente e que não seja necessária uma conexão de
internet de alta velocidade para acede-la
• Acessibilidade em todos os canais de comunicação: É fundamental
que todas as formas de correspondência sejam acessíveis,
independentemente do meio de envio. Isso inclui correspondência
enviada por correio físico, por e-mail, mensagem de texto ou qualquer
outro meio de comunicação utilizado. Garantir a consistência na
acessibilidade em todos os canais é essencial para promover a inclusão.
Procedimentos de qualidade

Fichas de controle dos procedimentos

• Identificação do procedimento: Especifique o nome do procedimento
que será controlado pela ficha, detalhando suas atividades e
responsáveis envolvidos.
• Objetivos do procedimento: Liste os principais objetivos do
procedimento, destacando qual a meta a ser alcançada e seus
indicadores de sucesso.
• Fluxograma do procedimento: Apresente o fluxograma do
procedimento de forma visual, mostrando as etapas e sequência das
atividades envolvidas
Procedimentos de qualidade

• Requisitos para execução: Detalhe todos os requisitos necessários

para a execução do procedimento, incluindo documentos, recursos
humanos, materiais e equipamentos.
• Indicadores de desempenho: Defina os indicadores de desempenho
que serão monitorados na ficha, estabelecendo suas metas e
periodicidade de avaliação.
• Responsabilidades: Atribua responsabilidades claras aos
colaboradores envolvidos no procedimento, determinando quem será
responsável por cada etapa ou atividade.
Procedimentos de qualidade

• Controle de resultados: Crie um espaço na ficha para o registro dos

resultados obtidos em cada execução do procedimento, incluindo
informações como data, responsável e indicadores alcançados.
• Análise de desvios: Descreva como serão registrados e analisados os
desvios encontrados durante a execução do procedimento,
estabelecendo as ações corretivas necessárias.
• Melhoria contínua: Inclua um campo na ficha para a proposição de
melhorias no procedimento, incentivando os colaboradores a
contribuírem com sugestões e ideias para aprimorar o processo.
Tarefa:

• Elaborar uma apresentação, tendo em conta a temática desta

UFCD, nomeadamente os procedimentos de qualidade.
Notas
Obrigado