Eventos

DEFINIÇÃO DE EVENTO

Porquê?
Para quê?

Início
Claramente definidos.
Fim

?
Duração: Horas, dias?
Periodicidade:
- Único (comemoração de um acontecimento)
- Regular (conferências, exposições e feiras anuais ou
competições desportivas, etc.)
Objetivo: A que necessidade vou responder?
Público-alvo: Para quem?
Pessoas: Hierarquias, cargos, funções?
Tarefas: O que fazer, quando?
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TIPOS DE EVENTOS

CELEBRAÇÕES
EDUCACIONAIS
CULTURAIS
¦Festivais ¦Seminários / Workshops
¦Espetáculos temáticos ¦Clínicas
¦Eventos religiosos ¦Congressos
¦Desfiles ¦Ações de formação
¦Celebrações património ¦Ações de divulgação

DESPORTIVOS / DE
RECREATIVOS
COMPETIÇÃO
¦Jogos ¦Profissionais
¦Desporto (de lazer) ¦Amadores
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TIPOS DE EVENTOS

ARTE / ENTRETENIMENTO POLÍTICOS / DE ESTADO

¦Concertos ¦Inaugurações
¦Dança ¦Tomadas de posse
¦Exposições ¦Visitas VIP
¦Cerimónias entrega de prémios ¦Comícios
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TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS
COMERCIAIS /INDUSTRIAIS
PRIVADOS
¦Celebrações pessoais ¦Feiras, mercados, vendas
¦Aniversários ¦Feiras para consumidores/comerciantes
¦Férias familiares ¦Exposições
¦Casamentos ¦Eventos publicitários
¦Batizados ¦Reuniões / conferências
¦Eventos sociais ¦Angariação de fundos
¦Festas
¦Galas
¦Reuniões
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COMITÉ e COMISSÃO: O que é?

Comité

comités e comes (latim) comité (francês)

Os companheiros de um líder militar ou político.

Grupo de pessoas destacadas de um grupo maior (como um partido

ou uma associação), geralmente com poderes deliberativos ou
executivos, ou seja, com força para tomar decisões:

É um órgão permanente

Trabalha gerindo diversos temas dentro de um grupo

*Também pode ser um grupo de sábios e notórios especialistas convocados por uma
autoridade (por exemplo, Governo) para resolver questões específicas
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COMITÉ e COMISSÃO: O que é?

Comissão

Conjunto de pessoas designadas por uma autoridade ou escolhidas

por uma assembleia para estudar determinado projeto, para dar
pareceres:

Trata de assuntos e temas específicos

Existe por tempo predeterminado

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COMITÉ e COMISSÃO: O que é?
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COMITÉ e COMISSÃO

A organização tem que:

Reunir esforços e criar uma estrutura adequada no sentido de
cumprir com os objetivos definidos. Para isso deve:
Identificar o conjunto de funções a desempenhar
Atribuir responsabilidades
Delegar poderes
Definir níveis de coordenação e inter-relacionamento

Sucesso!
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DELEGAR: Porquê?

Dividir o trabalho

Motivar e envolver as pessoas

Ato de confiança e responsabilidade

Forma de aprendizagem e experiência

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COMISSÃO ORGANIZADORA DE UM EVENTO*
*trabalho remunerado

Agregar valor – as suas experiências pessoais devem ter relevância na

composição do perfil do evento;

Ser equipa – selar qualquer possibilidade de caminhos isolados.

O todo deverá ser a prioridade, visando o sucesso do evento.

Ter disponibilidade – ter tempo para reuniões em espaços reais ou

virtuais.

Diversidade de perfis – em equipa é necessário haver diferentes

perfis profissionais, tendo em vista os diferentes cargos.
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COMISSÃO ORGANIZADORA DE UM EVENTO*
*trabalho remunerado

Ter experiência - ter prática em ambientes complexos e imprevisíveis,

sempre com senso de oportunidade e organização.

Ser Open Mind - gostar de novidades, ter espírito empreendedor e

colaborativo.

Trabalhar com empenho e paixão - têm que gostar do ambiente de

eventos e das suas atividades consequentes, serem profissionais,
correlacionados ao tema, ao assunto ou à localidade.
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COMISSÃO ORGANIZADORA DE UM EVENTO

Logística

Relações
Comissão Públicas
Cultural
Organizadora E
Protocolo

Finanças
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COMISSÃO ORGANIZADORA DE UM EVENTO

Comissão Principal

Comissão de Finanças Comissão Executiva

Transporte Comunicações Hospedagem Técnica

Convidados Media Local Local

Espetadores Promoção Convidados Protocolo

Participantes Propaganda Participantes Emergências

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LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

Coordenar o trabalho dos diferentes comités

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LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

Coordenar o trabalho dos diferentes comités

Planeamento

• É necessário um comité para coordenar o evento.

• Geralmente a organização do evento começa com a escolha de um

Coordenador numa reunião do Comité de Área, Distrito ou Serviço

• O Coordenador escolhe alguns membros para a formação do comité.

• Estes escolhem outros membros para fazerem parte dos comités de

apoio.

• O comité do evento tem, então, liberdade para planear seu próprio

programa, mantendo sempre um vínculo com o Comité de Área.
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LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

Coordenar o trabalho dos diferentes comités

Uma equipa de gestão de projeto deve ser liderada por um gestor de

projeto.

Um gestor de projecto deve:

Ter uma boa capacidade de planeamento/organização

Ter uma boa capacidade de gestão/coordenação

Ter a capacidade de apreender o essencial dos problemas

técnicos

Ser um bom negociador

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LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

Coordenar o trabalho dos diferentes comités

Uma equipa de gestão de projeto deve ser liderada por um gestor de

projeto.

Um gestor de projecto deve:

Ser um bom gestor de recursos humanos

Tomar decisões com rapidez em situações de contingência

Ser um líder reconhecido pela sua equipa

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LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

Características especiais dos projetos de organização de eventos

1. Decorrem num determinado período de tempo (com início e fim

definidos).
2. Existe uma definição clara de funções e responsabilidades em
relação ao resultado final;
3. Cada projeto é único;
4. São definidas tarefas com riscos conhecidos;
5. Os recursos disponíveis são limitados;
6. Existem tarefas interdependentes;
7. A organização depende do plano.
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Características típicas de uma organização de projetos em eventos

1. Reduzido número de níveis hierárquicos

2. Diversos projetos em simultâneo
3. Elevado grau de autonomia dentro dos projetos em relação ao seu
conteúdo e gestão financeira
4. Flexibilidade na composição das equipas de projeto e na liderança
das equipas
5. Criação de grupos de trabalho transversais no funcionamento dos
serviços
6. Liderança orientada para as equipas
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LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas

Os membros de um pequeno grupo de trabalho com funções limitadas

têm de ter:

1. Objetivos comuns
2. Sólidas relações de trabalho
3. Compromisso com o trabalho em equipa
4. Espírito de comunidade extraordinário
5. Capacidade para desenvolver uma forte coesão de grupo
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Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas

O sucesso do trabalho em equipa é baseado na integração:

1. Das pessoas numa equipa de trabalho

2. Das funções das diferentes pessoas numa função de equipa
3. Dos diferentes pontos de vista numa maior unidade
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Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas

O trabalho em equipa promove:

1. Uma consciência das funções e responsabilidades de cada indivíduo

2. As funções e responsabilidades dos outros colegas de equipa
3. O estabelecimento de relações construtivas
4. O fornecimento, procura e troca de informação
5. Uma resolução construtiva dos desacordos e conflitos
6. A utilização de métodos de comunicação adequados às necessidades
individuais
7. A motivação dos membros da equipa
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Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas

A liderança de projetos de organização de eventos implica:

1. Elevada aceitação pessoal por parte dos outros membros da equipa

2. Capacidade para representar a equipa e as suas funções a outras pessoas fora
da equipa
3. Autoconfiança e competência social elevadas
4. Elevada competência pessoal na gestão de eventos
5. Confiança nas capacidades e competências dos colegas
6. Confiança na motivação dos membros da equipa para produzirem o máximo
de resultados
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Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas

A liderança de projetos de organização de eventos implica:

1. Atividades limitadas a funções de gestão (tornar recursos disponíveis,

organização ótima do ambiente, manutenção do entusiasmo, evitar e resolver
conflitos, identificar problemas e introduzir soluções, etc.)
2. Delegação de tarefas para que os outros as executem
3. Identificar pontos fracos e problemas com a devida antecedência
4. Utilizar técnicas de intervenção adequadas
5. Motivar outros membros da equipa
6. Ser honesto e aberto com os membros da equipa
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Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas

A liderança de projetos de organização de eventos implica:

1. Mostrar respeito pelos outros membros da equipa

2. Proteger informação sensível sobre os colegas
3. Identificar fatores psicológicos, sociais, organizacionais e económicos que
podem afetar o funcionamento da equipa e tomar medidas para garantir que
estes fatores não prejudicam o cumprimento dos seus objetivos
4. Pensar e atuar de forma global
5. Tomar medidas decisivas e adequadas logo que seja necessário
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Conflitos interpessoais

Os conflitos interpessoais surgem, de um modo geral, pelos seguintes

motivos:

a) Diferenças individuais

b) Limitação dos recursos

c) Diferenciação dos papeis

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Conflitos interpessoais

a) Diferenças individuais
Contribuem para que as pessoas vejam a interpretem as situações de
múltiplas maneiras

Têm a ver com as diferenças de idade, sexo, atitudes, crenças,

valores, quadros de referência, e experiências.

Em situações em que a diferença individual se demarque, as

situações de conflito são inevitáveis.
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Conflitos interpessoais

b) Limitação dos recursos

Nenhuma organização, grupo ou família possui todos os recursos de
que necessita, porque são limitados.

A partilha equitativa por todos os indivíduos é difícil. É por isso que,

por vezes, surge a competição.

Sempre que há a tentativa de fazer essa divisão de forma equitativa,

surge divergências, porque há quem se considere prejudicado.
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Conflitos interpessoais

b) Limitação dos recursos

Há que ter em conta todos estes aspetos e tomar decisões concretas:

- Quem ocupa este espaço?

- Quem vai fazer este trabalho?
- Quem obtém este equipamento?
- Quem será informado?
- Quem tem o poder de decisão?
- Quem pode utilizar determinado tipo de recursos?(viatura, por exemplo)
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Conflitos interpessoais

c) Diferenciação de papéis
Dificuldade em determinar quem pode dar a ordem a outro.

Se a autoridade de uma pessoa não é aceite pelo outro, surge o

conflito
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Conflitos interpessoais – Como lidar?

1. Evitar
- Suprimi-lo, abandonando as situações que o causam
- Refugiar-se no trabalho
- Acomodar-se, afirmando que está tudo bem
- Mudar de assunto sempre que for mencionado
- Não o levar a sério, utilizando a “farsa” e distraindo os demais
sempre que algo indicar que o conflito se aproxima
“Pode ser que a situação se resolva!”
“Não me vou envolver, é melhor afastar-me!”
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Conflitos interpessoais – Como lidar?

2. Desativar
- Utiliza-se quando uma pessoa implicada decide parar ou suspender
o conflito para que tudo se acalme
- É como uma tática de “ventilação”
- É uma forma de ganhar tempo
- Nestas alturas tenta-se encontrar alguns acordos, evitando os
problemas de fundo, muitas vezes, para obter mais informações e
ver a situação numa outra perspetiva
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Conflitos interpessoais – Como lidar?

3. Enfrentar
As estratégias que envolvem o enfrentar da situação, podem ser
agrupadas em três categorias, de acordo com o resultado.
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Conflitos interpessoais – Como lidar?

3. Enfrentar
a) – GANHAR-PERDER
Tem como fundamento uma relação em que uma das partes,
mais forte, exerce a sua autoridade para remover o conflito.
É uma das estratégias mais utilizadas na resolução de um
conflito.
Utiliza, abusivamente, a autoridade: “Eu sou o patrão” é uma
argumentação muito comum.
A longo prazo, esta estratégia enfraquece a autoridade.
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Conflitos interpessoais – Como lidar?

3. Enfrentar
a) – GANHAR-PERDER
Demarca bem a existência de duas partes ou de dois grupos de
conflito: cada um investe as suas energias contra o outro.
É frequente os ataques pessoais.
É uma situação nefasta porque implica que haja sempre
alguém que perca.
Gera-se sentimentos de vingança, ressentimentos, anulação,
submissão e não se consegue chegar a uma solução criativa.
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Conflitos interpessoais – Como lidar?

3. Enfrentar
a) – GANHAR-PERDER
As pessoas não comunicam de forma aberta e direta,
utilizando as regras e leis para vencer.
Satisfazem-se os interesses próprios sem a consideração dos
interesses dos outros.
É a técnica mais comum nas situações: diretor-empregado,
pai-filho, professor-aluno.
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Conflitos interpessoais – Como lidar?

3. Enfrentar
b) – PERDER-PERDER
Não satisfaz, objetivamente, nenhuma das partes envolvidas
O argumento é: “Eu não ganho, mas o outro também não!”
Implica que as partes estejam mais empenhadas em impedir a outra
de ganhar, do que propriamente se encontre uma solução para o
conflito.
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Conflitos interpessoais – Como lidar?

3. Enfrentar
c) – GANHAR-GANHAR
O conflito é um problema que tem que se resolver e não
propriamente uma batalha a ganhar
As partes envolvidas confrontam os pontos de vista e disponibilizam-
se para resolver as suas diferenças
A resolução exige que as pessoas se coloquem frente a frente, sejam
frontais e comunguem da mesma necessidade de resolver o
problema
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Conflitos interpessoais – Como lidar?

3. Enfrentar
c) – GANHAR-GANHAR
Todas as pessoas implicadas devem expressar a sua opinião e sugerir
alternativas e soluções
Deve haver especial habilidade em comunicar
Permite criar um clima de confiança, compreensão e respeito mútuo
É a estratégia mais eficaz
Implica o conceito de negociação e exige dedicação e tempo
Coloca-se a questão no “nós” e a solução é para benefício comum
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Conflitos interpessoais – Como resolver?

Diagnosticar a sua natureza

Afeta-nos? De que forma? É relevante? Quais as causas? As partes querem a resolução?

Envolver-se no confronto

Escutar

Resolver
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Conflitos interpessoais – Técnicas para ser eficaz na resolução

1. Escute até ao fim a ideia do seu interlocutor

2. Mostre-se interessado na sua mensagem

3. Não interrompa até a ideia estar totalmente exposta

4. Faça perguntas e clarifique o pensamento e argumentos

5. Esteja atento às próprias expressões faciais

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Conflitos interpessoais – Técnicas para ser eficaz na resolução

1. Acompanhe frequentemente com assentimento

2. Conquiste o direito de ser ouvido

3. Fale de forma serena e calma

4. Não imponha as suas ideias: proponha-as

5. Revele empatia a disponibilidade para chegar a um consenso.

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A assertividade como pilar fundamental de uma boa liderança e

trabalho de equipa

ASSERTIVIDADE

Significa afirmar, por palavras e por gestos, o que realmente quero, sinto e
penso, levando simultaneamente o meu interlocutor a afirmar o que ele
sente, pensa e quer.
A assertividade defende que os comunicadores têm papéis igualmente
ativos mesmo quando um fala e o outro escuta.
O segredo está em cada qual afirmar-se de acordo com o seu papel
específico enquanto comunicador.
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A assertividade como pilar fundamental de uma boa liderança e

trabalho de equipa

ESTILO
Tom de voz afirmativo / tom médio
Não invade o espaço do outro, mas não deixa invadir-se
Não se preocupa quando há opiniões diferentes da dele
Concentra-se nas questões concretas a serem tratadas
Negoceia objetivos
Sabe motivar
Sabe o que fazer
É respeitado
Relação win-win
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LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

A assertividade como pilar fundamental de uma boa liderança e

trabalho de equipa
O não assertivo diz: O assertivo diz:

1. Estás sempre a interromper o meu 1. Eu gostaria de realizar o meu

trabalho. trabalho sem interrupção. Pode ser?

2. Eu sinto-me traído na confiança

2. Tu és traidor.
que tinha em ti.

3. Há tarefas em relação à tua função

3. És um incompetente.
4. Só um idiota como tu é que
apresenta essa solução.
que tens que aprender a fazer para
seres mais competente.
4. Como chegaste a essa conclusão?
Quais as consequências dessa
solução?

5. Não percebes nada do que te 5. Eu vou clarificar melhor o

digo. pensamento e a minha ideia.
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A assertividade como pilar fundamental de uma boa liderança e

trabalho de equipa
Eu:
Assertivo!
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A assertividade como pilar fundamental de uma boa liderança e

trabalho de equipa

Ser directo/a, honesto/a e respeitoso/a permite às pessoas:

Serem mais construtivas na relação que desenvolvem com os outros.

Aumenta a auto-confiança, o respeito próprio e as reações positivas dos

outros que passam a sentir mais respeito e admiração.

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LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

A assertividade como pilar fundamental de uma boa liderança e

trabalho de equipa

Ser directo/a, honesto/a e respeitoso/a permite às pessoas:

Diminui a insegurança, vulnerabilidade e dependência de aprovação para

aquilo que as pessoas fazem, assim como a ansiedade em situações sociais e

as queixas somáticas de que sofrem algumas pessoas.

Favorece a comunicação interpessoal, pois possibilita uma maior

proximidade entre as pessoas e uma maior satisfação com a expressão das
suas emoções.
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A Motivação
Expressões pouco motivadoras Expressões pouco motivadoras
do desempenho do desempenho
"O nosso objetivo é…
1. "O que eu quero é que vocês cumpram os objetivos."
Conto com vocês para o nosso objetivo."

"O objetivo da tua frequência na formação é melhorar o teu

2. "Já te disse que tens que ir à formação para aprenderes."
aspeto x do teu desempenho profissional."
Como motivar?
"É importante identificar os aspetos a melhorar no
3. "Vocês têm de ter mais cuidado porque cometem muitos erros."
desempenho, de forma a atingir o nosso máximo."

"Gostaria de ajudar a melhorar a nossa equipa no sentido de nos

"Eu sei que vocês andam muito desmotivados e têm razões para
4. empenharmos mais nas tarefas e de nos sentirmos bem,
isso."
pessoalmente, com o nosso trabalho."

"Eu mais não posso fazer. Já estou farto de vos dizer como se faz "Vamos rever a situação de forma a sabermos exatamente
5.
e vocês não se aplicam." como aplicar o que já foi trabalhado anteriormente."

"Compreendo o teu ponto de vista. Vamos trabalhar no sentido

"Eu sei que tens razão. São muitos procedimentos para saber o
6. de conhecer os procedimentos e rentabilizarmos os tempo para
que dificulta o teu trabalho."
atingirmos a excelência?"

A tua ideia é interessante.

7. "A tua ideia não é má."
Vamos analisá-la de forma a encontrarmos a solução."

Compreendo o teu ponto de vista. Gostaria que percebesses que

8. "É assim que tens que fazer. São ordens superiores."
é necessário realizar esta tarefa para atingirmos o objetivo x."

9. "A tua resposta está errada." "Que outra resposta achas que poderiamos encontrar?"

"Nos dias z e y chegaste x minutos depois da tua hora de

10. "Chegas frequentemente atrasado."
entrada."
"Não soubeste encaminhar o colega para o departamento
11. "Podias ter encaminhado o teu colega para o departamento x."
correto."
Eventos
LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

A Motivação

Como SE auto motivar?

Fazer uma lista dos próprios recursos e capacidades revelando os pontos

fortes

Procurar uma imagem ou situação onde teve sucesso e revê-la

Dizer a si próprio palavras estimulantes, motivadoras e calmantes

Fazer uma coisa de cada vez: confiar nas próprias capacidades: concentrar-
se naquilo que se quer atingir no futuro
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LIDERAR COMITÉS E EQUIPAS DE PROJETO

A Motivação

Como SE auto motivar?

Respirar devagar e prolongadamente: descontrair-se.

Desdramatizar a situação e confiar em si: perspetivar.

Reapropriar-se do seu próprio poder: não exagerar o poder dos outros.

Fixar um objetivo e visualizar o sucesso decorrente da sua consecução

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REUNIÕES

TIPOS

Cimeiras
Congressos

Simpósios
Conferências
Seminários

Palestras
Workshops Colóquios
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REUNIÕES

CATEGORIAS

1. Reuniões Informativas: Troca de informações e experiências.

2. Reuniões de tomadas de decisão: levantamento de dados

relativos ao problema, opções de resolução, análise e escolha da
melhor solução.

3. Reuniões de avaliação ou acompanhamento: frente às

decisões tomadas, discute-se recursos, timings, prioridades e
pontos de situação.
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REUNIÕES

Principais problemas?

1. Participação
2. Crítica
3. Comunicação não verbal do chefe
4. Distribuição do tempo
5. Manter o foco
6. Influência de autoridades
7. Poder de persuasão de alguém mais dominante
8. Efeito retardado
9. Falta de apoio na implementação
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REUNIÕES

Soluções?

A - Unir o grupo

Promover o desabafo - se alguém estiver irritado, no

início da reunião, deve-se descobrir a causa por meio de
perguntas.

Ser imparcial - o líder não deve tomar partido durante a

reunião; a oportunidade de falar com liberdade é um
direito de todos.
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REUNIÕES

Soluções?

A - Unir o grupo

Convocar outros membros - se dois membros da equipa

iniciarem uma discussão, o líder deve pedir aos restantes
membros uma opinião neutra sobre o assunto.

Restringir-se aos factos - é necessário que o líder peça à

equipa que cite factos sobre o assunto e não opiniões. As
opiniões são uma das causas de agravamento de
discussões.
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REUNIÕES

Soluções?

B - Concentrar o grupo

Ficar alerta - é dever do líder certificar-se de que toda

contribuição seja relevante. O líder não deve permitir que
ninguém seja interrompido enquanto expõe sua ideia.

Manter a mão no leme - o líder é responsável em fazer com

que os “desviados” voltem ao assunto. Não pode permitir que
sejam feitos comentários sobre qualquer outro assunto, por
mais importante que seja.
Eventos
REUNIÕES

Soluções?

B - Concentrar o grupo

Testar a compreensão - todas as ideias apresentadas têm de

ser entendidas pelo líder. Se houver dúvidas, o líder pode
pedir à pessoa que apresentou a ideia para esclarecê-la. Um
participante não pode esclarecer as ideias apresentadas por
outro participante

Entendimento – o líder precisa de ter a certeza de que a ideia

apresentada foi entendida por todos os participantes.
Eventos
REUNIÕES

Soluções?

C - Mobilizar o grupo

Proteger os menos participativos – de maneira a que todos

possam ter oportunidade de participação, é necessário ter
algum “controle” sobre as pessoas mais ativas.

Verificar todo o grupo - quando uma equipa está mobilizada

para encontrar uma solução, é dever do líder sondar toda a
equipa. Só assim terá o máximo de contribuições possíveis.
Eventos
REUNIÕES

Soluções?

C - Mobilizar o grupo

Registar todas as sugestões - todas as sugestões devem ser

registadas. As ideias não devem ser identificadas com o nome
do autor; passam a ser da equipa.

Encorajar as ideias - é necessário que o líder não permita

crítica às ideias. Todas as ideias têm o seu valor. Mesmo as
aquelas que pareçam sem valor à primeira vista, podem ser
geradoras de ideias melhores.
Eventos
REUNIÕES

MÉTODOS - Vantagens

Circuito Circuito
Aberto Fechado

Ampla Foco nos

participação objetivos pré
estabelecidos
Integração
Ordem e boa
Líder conhece gestão tempo
o grupo
Eventos
REUNIÕES

MÉTODOS - Desvantagens

Circuito Circuito
Aberto Fechado

Dispersão
Falta de
participação
Indisciplina
Monotonia
Perda de
autoridade do
Desinteresse
dirigente