Turismo Organizacao de Eventos

Escola Estadual de
Educação Profissional - EEEP

Ensino Médio Integrado à Educação Profissional
Curso Técnico em Turismo
Organização de Eventos
Governador
Cid Ferreira Gomes
Vice Governador
Francisco José Pinheiro
Secretária da Educação
Maria Izolda Cela de Arruda Coelho
Secretário Adjunto
Maurício Holanda Maia
Secretário Executivo
Antônio Idilvan de Lima Alencar
Assessora Institucional do Gabinete da Seduc

Cristiane Carvalho Holanda
Coordenadora de Desenvolvimento da Escola

Maria da Conceição Ávila de Misquita Vinãs
Coordenadora da Educação Profissional – SEDUC

Thereza Maria de Castro Paes Barreto
Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional
Sumário
Capítulo 1
Planejamento e Organização de Eventos................................................................. 2
Capítulo 2
O Organizador de Eventos........................................................................................ 5
Capítulo 3
Fases da Realização do Evento – Criatividade......................................................... 9
Capítulo 4
Planejamento Geral do Evento.................................................................................. 12
Organização de Eventos 1
1. Planejamento e
Organização de Eventos
1.1 O Evento
Evento é qualquer tipo de acontecimento onde as pessoas se reúnem com o intuito de trocar
idéias de cunho profissional, cultural, político, comemorativo etc.
Dependendo do tipo de atividade com a qual o produtor de eventos se especialize, estes

podem ser divididos em:
• profissionais - p.ex.: seminários, simpósios, palestras, congressos, convenções etc.;
• sociais - p.ex.: casamentos, comemorações natalinas, aniversários, coquetéis de lançamento etc.;
• culturais - p.ex: festas religiosas, lançamentos musicais e de livros, festivais, exposições de arte,
peças teatrais etc.;
• políticos - p.ex.: campanhas políticas, lançamentos de candidaturas, divulgação de programas

políticopartidários etc.;
• esportivos - p.ex.: abertura e organização de campeonatos, competições etc.;
• dentre outros, como por exemplo:

religiosos, imobiliários, musicais, desfiles de moda, exposições de arte etc.
Nada obsta que o organizador promova acontecimentos de vários gêneros, assessorado por
equipe multidisciplinar que lhe dará suporte necessário para a realização de eventos de diversas
naturezas.
O mais observado, entretanto, é a opção por uma área específica por parte do organizador,
que adquirirá, ao longo dos anos, a experiência necessária para a realização de grandes e marcantes
empreendimentos.
1.2 O "Nascimento" do Evento
O evento nasce da idéia, da capacidade humana de criar, de dar existência a algo pinçando-
o, muitas vezes, do nada.
"Nasce" da necessidade própria ou de outrem de congregar pessoas para partilhar

emoções, conhecimentos, técnicas etc.
Sua origem está intrinsecamente ligada à criatividade humana e à capacidade de gerar, de

produzir algo que seja proveitoso ao homem. Geralmente, a criatividade se aperfeiçoa através de velhos
hábitos, aumentando à medida que vai-se tornando mais habilidoso e profissional na arte de criar
eventos.
Portanto, costuma-se dizer que o evento não nasce, pois o mesmo encontra-se latente
naquele que irá realizá-Io. Um grande exemplo disso, é o magnífico desfile de escolas de sambas do
Rio de Janeiro, onde mesmo que a falta de recursos financeiros prepondere, o que reina é a capacidade
e a imaginação do organizador e idealizador do evento, propiciando a todos um dos mais belos
espetáculos que o mundo já viu.
1.3 O que é Organizar?
Segundo Aurélio Buarque de Holanda, organizar significa:
“1. Constituir o organismo de; estabelecer as bases de; ordenar, arranjar, dispor. 2. Dar às partes de (um corpo) a
disposição necessária para as funções a que ele se destina. 3. Tomar uma organização definitiva; constituir‐se, formar‐se”.
Logo, organizar eventos não se resume ao simples ato de agendar dias e horários, encaixar
e aproveitar tempos livres, mas, sim, dar corpo e vida a uma idéia através de uma metodologia
apropriada e cumprimento de cronograma previamente ajustado, buscando, no final, a realização do
evento com sucesso e posterior reconhecimento.
2. O Organizador de Eventos
2.1 Tipos de Organizadores de Eventos
Organizar não é, apenas, agendar. O agendamento é apenas uma das tarefas inerentes ao
organizador de eventos.
Portanto, descartada a figura do "agendador", existem dois tipos de organizadores de

eventos: o que cria, idealiza, organiza e realiza o evento, e o que, através de uma idéia de outra pessoa,
organiza e realiza o evento.
Em raríssimos casos, o primeiro tipo prontifica-se a desenvolver idéias de terceiros. Ele é o

pai e o responsável por sua idéia, espelhando nela toda a sensibilidade e modo de ver e vivenciar novas
experiências. Despeja na realização do evento, todo amor, cumplicidade e passividade, entregando-se,
às vezes, de maneira excessiva.
Aconselha-se a este tipo de organizador, entretanto, que o ideal é ter ao lado um assessor
com capacidade igualou semelhante para criticá-Io, apontando os caminhos corretos sempre que se
fizer necessário, evitando, assim, maiores desgastes.
Já o segundo tipo é bem mais frio, calculista, pois mesmo que carregue sobremaneira no
sentimento para realização de uma obra, saberá separar o que realmente é importante ou não para a
sua efetivação tendo, sempre, olhar crítico ao processo de criação, elaboração e realização do evento.
Também, com toda a certeza, saberá impor-se às vontades do idealizador do evento, devendo mostrar-
lhe de forma educada, mas incisiva, o que melhor se adequa ao tipo de empreendimento que deseja
realizar.
Tanto para um, como para o outro, é necessário que se trabalhe de maneira programada,
com cada passo detalhadamente programado, para que o produto final - o evento -, ocorra da maneira
como foi idealizado.
2.2 Qualidades do Organizador de Eventos
O evento nasce de uma idéia ou de uma necessidade. Por isso, o organizador deve reunir
qualidades as quais o dotarão de capacidade suficiente para realizar determinado tipo de empreitada,
com doses moderadas de amor e disciplina.
Por mais profissional que seja, o organizador não poderá pensar, apenas, no caráter
financeiro da transação comercial que é a realização de determinado acontecimento, pois quando se
fala em evento, expressam-se todas as formas em que podem ocorrer, desde uma Festa de 15 Anos ou
Casamento até uma Copa do Mundo, Desfile de Escolas de Samba, Congressos Nacionais,
Internacionais etc.
Por isso, aconselha-se ao organizador que tenha afinidade com o tipo do evento que
pretende realizar. Se é especialista em organização de desfiles de moda, lançamentos de grifes, deverá
dedicar-se a eles o máximo possível. É claro que diversificar é importante para qualquer carreira
profissional, mas isso só deve ocorrer se houver o máximo de interação entre o tipo de evento com a
personalidade e gosto do organizador. Não se pode imaginar um organizador de eventos desportivos
dando forma a um Baile de Debutantes! Não que fosse impossível, mas...
Mesmo assim, o organizador de eventos, independente do tipo de empreendimento que
realize, se é criação sua ou de terceiro, isso não importa, deve reunir alguns atributos básicos, tais
como:
• idealismo - levar a idéia a sério, fazendo o impossível para concretizáIa, espelhando na realização do
evento toda a personalidade e força de vontade;
• disciplinamento – religiosamente disciplinado, para que aufira o sucesso desejado;
• criatividade - saber usar a criatividade para tornar-se um "saltador" de obstáculos, pois, mesmo que
tudo tenha sido minuciosamente planejado, imprevistos acontecem e quem é criativo consegue transpô-
Ios, não se esquecendo que o processo criativo inicia-se a partir de um estímulo interno e externo,
brotando de uma idéia;
• coragem - utilizada de forma racional e mensurada, faz com que o organizador enfrente os desafios
inerentes a qualquer tipo de atividade humana.
Saber negociar com o medo, respeitando-o nos momentos em que o bom senso
prepondera, são fatores inerentes à coragem. A coragem sabiamente surge, também, nos momentos
em que se necessita recuar;
• conhecimento de técnicas – embora não existam muitas técnicas definidoras de organização de

eventos, o organizador deverá contar com estudo, experiência de vida e de seus colegas de profissão
para determinar a linha-mestra de trabalho;
• fluência - pensar, deixar fluir as idéias, enxergar as inúmeras possibilidades que nem sempre se
apresentam tão claramente à frente. é qualidade intrínseca ao organizador de eventos;
• flexibilidade - intimamente relacionada à fluência, é a capacidade que o organizador de evento tem de

ouvir, sem medo, críticas e idéias dos que o cerçam, admitindo mudar sempre que necessário;
• relaxamento - promover momentos de pausa é outro ponto que deve fazer parte da personalidade e
conduta do organizador de eventos. Muitas vezes, o cansaço, o excesso de idéias e de trabalho,
acarretam descontrole no planejamento pré-determinado. Para evitar mudanças do rumo estabelecido,
o relaxamento e a pausa são momentos importantes para a reflexão e auto-crítica;
• otimismo - a postura otimista, orientada de modo realista, abre perspectivas de novas experiências e
cria novas oportunidades;
• ousadia -ousar é desafiar padrões, sair da inércia. do lugar comum, correndo todos os riscos
implícitos;
• imaginação - a imaginação é a fonte de todo ato criativo; é o primeiro estágio para poder ousar ou
não;
• originalidade - sair do padrão comum e fugir do pré-estabelecido é uma excelente qualidade para
quem organiza eventos. A mudança na realização dos mesmos torna o organizador sempre alvo para a
execução de novos trabalhos;
• curiosidade - a curiosidade induz as pessoas às descobertas, que incitam a luta e a busca de novos
trabalhos;
• observação - a observação permite ao organizador de eventos captar os dados qualitativos inerentes
à receptividade de seus sentidos;
• inconformismo - o incoformismo enseja novas descobertas, busca de novos caminhos e realizações.
3. Fases da Realização
Do Evento – Criatividade
O sucesso do evento, assim como de qualquer outra atividade humana desenvolvida,

decorre, basicamente, da organização. disciplinamento prévio e detalhado planejamento. Portanto,
veremos, a seguir. que são cinco as fases para a realização de um evento, a saber:
3.1 Preparação e Elaboração
O primeiro passo após a escolha do tema do evento, é relativo ao planejamento e à forma

de elaboração do mesmo.
É imperioso que se proceda ao levantamento de todos os dados e informações possíveis em

relação à situação-problema ou à idéia original. para que daí parta-se para um plano de ação seguro e
propiciador de maiores chances de sucesso.
3.2 Incubação da Idéia
Mesmo que o organizador de eventos trabalhe com sua idéia ou com a de terceiro, a
incubação é o período de trabalho inconsciente, fruto da preparação e da elaboração, onde se
processam as informações armazenadas, eliminando algumas e ensejando o surgimento de outras. É
uma fase de maturação. de amadurecimento da idéia, chegando-se ao denominador comum do que
pode ou não ser aproveitado para a realização do evento.
3.3 Inspiração
É o momento do encontro. onde o organizador se depara com os elos que se encaixam à

corrente de idéias. Formandose o quebra-cabeças da realização do evento.
3.4 Verificação e Julgamento
Depois de todo o quebra-cabeça montado, ou seja, do evento idealizado e colocado no

papel, planejado em todos os detalhes, chega-se o momento da verificação e do julgamento. onde faz-
se a censura e o julgamento crítico de forma rígida. através de análises e avaliações, antevendo-se as
chances. ou não, da ocorrência do sucesso. Quanto mais se cobrar nesta fase, mais próximo ao
sucesso desejado se estará.
Não pode haver complascência, pois deve-se agir profissionalmente para que as críticas que
forem feitas sejam realmente construtivas, eliminando-se, ao máximo, os defeitos para chegar-se ao
resultado positivo almejado.
3.5 Venda da Idéia
Neste momento, o organizador de eventos terá em mão a idéia concretizada através de um

projeto minuciosamente elaborado. Daí, parte-se para a fase final do processo de criação e
planejamento do evento, através da venda da idéia a terceiros. buscando a realização do mais próximo
do planejado.
Para isso, valer-se-á de cronogramas, gráficos, ilustrações, planilhas expositivas e todo o

material necessário para que, ao expor a idéia a um patrocinador em potencial, esteja munido de
material suficiente para a prestação de esclarecimentos os mais variados.
Se o organizador do evento não for um bom vendedor de idéias, poderá contar, com o
tempo, com uma equipe que o faça a contento, dedicando-se ao resto do empreendimento. Afinal, é
melhor não tentar fazer aquilo que não se tem vocação, pois do contrário, mesmo que tenha em mão a
realização de um excelente evento, poderá colocar tudo abaixo se não souber apresentá-Io àquele que
tem probabilidade de ser um de seus patrocinadores.
4. Planejamento Geral
Do Evento
4.1 Dogmas do Organizador de Eventos
Como todo profissional. o organizador obedece a princípios basilares que quando não
compreendidos. Apresentam-se como obstáculos à realização do evento. Para tanto deverá ter em
mente dogmas que o ajudarão não só a realizar eventos. como também. mantê-Ios em ritmo ótimo de
satisfação aos participantes. aos clientes e a si mesmo.
São, então, os seguintes:
• planejamento x movimento x sinergia;

• força x garra x otimismo x profissionalismo;
• credibilidade em si mesmo e em suas idéias;
• responsabilidade com o cliente;
• exigência. determinação e critério;
• ética. postura profissional e pessoal.
4.2 Técnicas de Organização de Eventos
A organização de um evento, seja de que tipo for, envolve. sempre, um número de pessoas
que pensam de forma diferente, mas que deve congregar uma única idéia: O ALCANCE DO
SUCESSO.
Para tanto, mesmo que haja desigualdade de nível e desejo, todos deverão estar
submetidos à vontade única do organizador em tornar o evento uma realidade. satisfazendo as
aspirações do cliente e dos participantes. Logo, o primeiro passo consiste na definição e detalhamento
dos objetivos, tidos como fatores básicos do planejamento.
Todo planejamento está intimamente ligado aos objetivos que se almeja alcançar. Assim
sendo, é necessário definir-se, com precisão, as metas e os objetivos globais do evento a ser
organizado.
Por outro lado, há que se considerar, também. que normalmente os objetivos evestem-se de
características complexas. sendo o resultado de um onglomerado de metas. Por isso, não basta que
sejam definidos os objetivos lobais para a realização do evento, mas se avalie a idéia, penetrando-se na
essência do evento, dissecando o jetivo geral. É preciso ter plena convicção do que deseja alcançar,
pois o sucesso dependerá desta precisão.
Através da análise situacional ou do diagnóstico da realidade é possível estudar a idéia,

conforme já visto em capítulo específico.
4.3 Planejamento Global
Conceitua-se planejamento global o esforço a ser depreendido para a avaliação geral da

idéia do evento, englobando todos os aspectos direta ou indiretamente relacionados à sua preparação e
desenvolvimento. É, por fim, a análise situacional do evento ou diagnóstico realístico. efetuado antes da
realização do empreendimento propriamente dito. São considerados como itens do planejamento global
os seguintes:
• local e data do evento;

• temário e calendário;
• identificação e análise dos participantes;

• estratégia de comunicação e marketing;
• planejamento financeiro;
• planejamento de recursos audiovisuais;
• planejamento de materiais, serviços e equipamentos;
• esforço de vendas ou obtenção de recursos financeiros, quais sejam:
patrocínio, apoio e colaboração;
• definição do transporte interurbano dos participantes e importância da
escolha da companhia transportadora oficial;
• definição do transporte urbano para os participantes;
• atividades sociais, turísticas e paralelas;
• planejamento do cerimonial e protocolo;
• definição dos convidados especiais e autoridades;
• determinação do "clima" do evento.
Partindo-se de um bom planejamento global, o organizador deve cumpri-Io à risca, tendo

para cada meta tempo de realização determinado, não podendo uma extrapolar a realização da outra,
aconselhando-se, para tanto, que seja concedida à cada fase tempo suficiente para seu cumprimento,
devendo-se antever futuros imprevistos.
4.3.1 Local
Parcela significativa do êxito de um evento, seja de que natureza for, deve-se à escolha do
local adequado à sua instalação.
Por local, não se entende somente a região geográfica onde será realizado o evento, mas,
também, o próprio espaço físico, o "salão" ou "centro" do mesmo.
No que tange à escolha da área geográfica onde será realizado o evento, devem ser
analisados vários aspectos onde cada um receberá um escore. Ao final, a área que somar a maior
quantidade de pontos, dentro desse critério de análise, será a escolhida como a ideal para a realização
do evento.
Dentre os aspectos que devem ser analisados para a escolha do local, podem ser
enumerados os seguintes:
• condição econômica dos participantes;

• facilidade de acesso;
• condições e vocação para o turismo e lazer;
• concentração local dos participantes;

• iniciativas locais valorizadas;
• imagem do evento: "cartão de visitas".
Obviamente, os fatores regionais que devem ser analisados variam de evento para evento,
sendo importante que exista no processo de escolha, parâmetro válido e comum de julgamento, para a
análise de várias alternativas.
No que concerne ao salão ou centro onde será realizado o evento, deverá ser analisado
criteriosamente, de forma que sejê escolhido aquele que reúna as melhores condições. Essas podem
ser exemplificadas através da:
 possibilidade efetiva de boa acomodação dos participantes;

 possibilidade de participação de expositores, quando for o caso;
 possibilidade efetiva e não demasiadamente onerosa de instalação e operação de recursos
audiovisuais;
 boas condições operacionais;
 custos não proibitivos;
 imagem do centro ou do salão de congresso ou convenções e sua conseqüência sobre a própria
imagem do evento.
4.3.2 Data
A fixação de uma data para o evento assume

importância básica e deve ser analisa da não somente no
contexto da área geográfica como também, em termos
nacionais e internacionais. Uma data mal fixada que
coincida com eventos da mesma natureza em outras
localidades, ou mesmo cívicos e religiosos, poderá
determinar o não sucesso do empreendimento.
Logo, antes de estabelecer a data de

realização do evento, o organizador deverá dispor de
dados que permitam vislumbrar a existência de:
• eventos cívicos e religiosos;

• feriados locais, nacionais, internacionais e dias "enforcados";
• feriados facultativos;
• férias escolares e universitárias;
• recessos .
4.3.3 Temário
Consiste na fixação antecipada do título e dos assuntos que deverão ser abordados no
evento, bem como, a linha-mestra da condução dos mesmos.
Deverá despertar o interesse das pessoas, ser compreendido por todos e, relacionar-se de forma
direta ao objetivo do evento. Para tanto. observará o cumprimento das seguintes características
básicas:
• clareza;
• antecedência;
• atualidade.
O temário deverá ser redigido em linguagem direta, de forma que possa ser interpretado da
mesma maneira por todos os participantes. Em alguns casos, a escolha do temário torna-se
extremamente difícil. exigindo, para a sua eleição, uma pré-reunião.
Quanto à antecedência, o temário deverá ser conhecido previamente, de forma que seja
assegurada a participação produtiva do maior número de pessoas. Deve-se ter em mente o seguinte:
nem muita nem
pouca antecedência, pois poderá haver esquecimento ou falta de tempo para a participação.
Quanto à atualidade significa que otemário deverá contemplar aspectos de efetivo interesse,
de forma que o evento. fiel aos seus objetivos, possa realmente transformar-se em atividade fértil em
resultados.
Logo, o organizador deverá lembrar-se que o temário está intimamente ligado:
• à definição precisa das metas. Dos objetivos gerais e à avaliação da idéia central do evento;
• à essência do evento e ao objetivo geral;
• à compreensão de todos.
A definição do temário não é tarefa simples. exigindo reuniões prévias para a análise do que
realmente se quer tratar.
4.3.4 Calendário ou programação
O calendário consiste na organização do planejamento no tempo e no espaço. Expressa-se

da seguinte forma:
• distribuição de datas. horários e atividades técnicas;

• informações das atividades sociais, turísticas e paralelas;
• especificação de nomes importantes, horário e local.
Deverá observar, necessariamente, as características da lógica e da exatidão, a saber:
• lógica - não só em sua seqüência, como também, na atribuição concedida a cada assunto ou
atividade;
• exatidão - definir com precisão o tempo concedido a cada assunto ou atividade, prevendo quando isto
for julgado conveniente, os limites de tolerância aceitáveis.
Para que tudo sai a contento, no transcorrer do evento, será de grande importância a
observação e obediência dos intervalos de tempo definidos no calendário para a realização das tarefas.
4.3.5 Público objetivado
Este item está indiretamente relacionado ao objetivo do evento e ao público-alvo que se

deseja alcançar. Fazem parte do público objetivado as pessoas ou empresas que apresentarão durante
o evento, trabalhos ligados ao tema, ou que na qualidade ou posição que ocupam no segmento
pesquisado, sejam fazedoras de opinião. Assim, comporá o público objetivado do evento:
• congressistas ou convencionais potenciais e atuais;

• expositores potenciais;
• colaboradores especiais potenciais e atuais;
• convidados especiais ligados ao tema;
• autoridades ligadas à temática do evento;
• imprensa.
4.3.6 Público –alvo
Atingir o público-alvo é o objetivo principal do evento que contará com uma equipe
especialmente treinada para esta tarefa. Neste tocante são atribuições do organizador de eventos e
equipe:
• delinear, através de pesquisa especializada, o perfil do público-alvo constando de informações sobre

condições financeiras, grau de instrução, formação profissional, faixa etária, local onde trabalha,
religião, cargo, função etc.;
• descobrir onde se encontra;
• identificar a sua natureza e particularizá-Io;
• descobrir seus principais centros de motivação;
• descobrir as reais necessidades e interesses.
Com esses dados em mão, o organizador de evento analisará o conjunto e elaborará as

estratégias de comunicação e marketing a serem trabalhadas.
4.3.7 Identificação e análise dos participantes
Entre os aspectos básicos mais relevantes para o bom êxito de um evento, situam-se a
identificação e a análise dos participantes. A identificação consiste na determinação da natureza dos
participantes, individualizando-os. Já a análise permite dissecar as características da natureza dos
participantes, aprofundando esta análise, inclusive, no sentido de descobrir os principais "centros de
motivação" e de "resistência". Da mesma forma, é importante ressaltar a análise da natureza sócio-
econômica dos participantes .
Basicamente, a análise da natureza do participante será elaborada em grande parte pela

equipe de Estratégia de Comunicação e, em casos específicos, poderá ser aconselhável uma pesquisa
especializada, visando definir, em detalhe, o perfil do participante no que tange à condição financeira,
formação intelectual, grau de conhecimento sobre o assunto, faixa etária, local de trabalho, opção
religiosa, existência de preconceito, nível cultural etc.
4.3.8 Número de participantes
Neste item tem grande peso a experiência do organizador de eventos, pois a determinação
do número de participantes é de vital importância para a organização e sucesso do empreendimento.
O organizador deverá estar atento para o fato de que um evento com menor número de
participantes será, na maioria das vezes, mais concorrido do que aquele que apresentar inscrições
ilimitadas sendo até mesmo mais valorizado por este motivo.
A determinação do número de participantes deverá efetuar-se de acordo com:
• o objetivo e a idéia do evento;

• a abrangência;
• o local disponível;
• as condições econômicas para a divulgação e marketing;
• as condições, conhecimento e experiência da organização;
• a infra-estrutura física e material para absorver a organização;
• os recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis.
4.3.9 Autoridade e convidados especiais
Uma grande dúvida do organizador de eventos refere-se a como determinar as autoridades

e os convidados especiais que participarão do acontecimento.
A seguir, seguem algumas dicas de como melhor fazê-Io sem incorrer no risco de errar na
hora de selecionar os convidados de honra, quais sejam:
• as pessoas convidadas deverão ter relação direta com o temário do evento;

• deverá ser avaliado criteriosamente quem será convidado;
• deverá ser visto quais autoridades têm relação com o tema do evento.
É importante que o organizador de eventos convide pessoas interessantes a compor os

trabalhos com o prazo mínimo de dois meses, para que estas possam fazer o devido agendamento do
acontecimento, confirmando, ou não, as suas presenças.
4.3.10 Equipe técnica e comissão organizadora
A equipe técnica e a comissão organizadora são compostas por pessoas que acompanham
e coordenam todo o evento.
À equipe técnica caberá:
• ser especialista no tema/conteúdo;

• elaborar o programa e distribuir o conteúdo;
• distribuir as tarefas e especificar as pesquisas;
• coordenar os trabalhos e acompanhar o planejamento do temário;
À comissão organizadora caberá:
• participar desde o surgimento da idéia até a execução do evento;

• determinar critérios para a seleção;
• distribuir responsabilidades;
• "vestir a camisa" do evento.
4.3.11 Cronograma
Entende-se por cronograma a distribuição ordenada do evento, especificando as

responsabilidades, atividades e o tempo para a realização de cada uma delas, definindo resultados. O
cronograma dependerá da realidade de cada evento, prevendo flexibilidade para o encaixe de situações
não previstas.
Através do cronograma permite-se avaliar:
• o planejamento do evento;
• sanar faltas com esforço da equipe;
• reformular o planejamento no caso de situações imprevistas.
4.3.12 Estratégia de comunicação e marketing
Entende-se por estratégia de comunicação e marketing o complexo esforço depreendido na

definição das mensagens e na utilização dos meios de comunicação, através dos quais será informado
e motivado o público objetivado.
Objetivando informar o evento ao público-alvo, a estratégia de comunicação e marketing visa:
• detectar e adequar a linguagem para o público do evento;

• elaborar mensagens simples, diretas e objetivas.
• ser especialista/conteúdo do evento;
• elaborar o programa e distribuir o conteúdo;
• distribuir tarefas e especificar pesquisas;
• coordenar os trabalhos e acompanhar o planejamento do temário;
• contratar e entrevistar especialistas.
Para cada segmento de público, deverá ser analisada e elaborada a estratégia de

comunicação que melhor se adeque.
4.3.13 Meios de comunicação
Os meios de comunicação devem estar em consonância com a natureza da mensagem do

evento e as características do público objetivado.
Em uma enumeração não exaustiva, podem-se citar como meios de comunicação jornais,
revistas, rádio, televisão, painéis de rua, cartazes internos, mala-direta, diálogos' pessoais, cartas
especiais ou ofícios etc.
Através de jornais, revistas, rádios e televisão a comunicação poderá ser desenvolvida por
intermédio da propaganda ou de notícias.
Na propaganda tem-se a compra de espaços para futuros anúncios e através das notícias a
publicidade é feita gratuitamente, direcionada ao evento, que também denomina-se release.
A comunicação pressupõe esforço ordenado, consciente e responsável no sentido de

apresentar os veículos, elementos autênticos de informação, que possuam, intrinsecamente, "valor" em
termos de interesse do público.
É importante ressaltar que normalmente a utilização de determinado meio de comunicação,

não é fator excludente do uso de outras formas. Ao contrário, o que normalmente recomenda-se é a
adoção planejada, simultânea ou sucessiva, de dois ou mais meios de comunicação para fazer chegar
ao público a informação da ocorrência de determinado evento.
Seguindo essa diretriz de pensamento, citam-se alguns meios de comunicação, também eficientes, que
devem ser utilizados em conjunto ou isoladamente, dependendo do tipo de evento que se esteja
realizando. Logo, podemos citar:
• Painel de rua (out-door) - O out-door é um instrumento de comunicação de grande valor em termos

de comunicação de massa, mas cuja 'Jtilização deve ser rigorosamente analisada caso a caso.
• Cartazes internos - É uma das formas mais conhecidas e utilizadas de divulgação de eventos,
consistindo na afixação de cartazes informativos e motivacionais em locais de forte fluxo de pessoas.
• Mala-direta - É o sistema que visa informar e motivar, através da remessa de folhetos. circulares.
Cartas personalizadas etc., direcionado a um público específico que se deseja atingir.
• Diálogos Pessoais - Consiste na técnica de transmitir e obter informações através da entrevista

pessoal. pressupondo a elaboração cuidadosa de diálogos-padrões. De sistemas de registro e controle
de entrevistas, dentre outros.
• Cartas Especiais ou Ofícios Determinadas pessoas (autoridades, principalmente) devem ser

informadas e motivadas através de cartas especiais, que comumente revestem-se em forma de ofícios.
• Display - Serve para informar e situar o participante no local ou nas proximidades do evento. É de
estrutura de alumínio ou madeira, com execução manual, utilizando a impressão sílkscreen. As letras
podem ser pequenas (Letra Set), médias (letras adesivas) ou maiores (desenhadas à mão).
4.3.14 Publicidade e propaganda
Através da publicidade e da propaganda pode-se traçar um plano de divulgação ideal para o

evento, direcionado para o público-alvo desejado.
A agência ou setor encarregado deverá:
• analisar a idéia do evento e traçar um plano de divulgação;

• determinar o meio, o veículo e a estratégia de propagação da notícia.
No caso da escolha de uma agência de publicidade para efetuar esta tarefa, é aconselhável
que o organizador do evento opte por uma detentora de bom nome no mercado.
A assessoria de imprensa é o setor dentro da estrutura do evento encarregado de

complementar a estratégia de marketíng e publicidade. O assessor de imprensa deverá ser pessoa que
possua livre acesso junto a jornais, revistas, rádios e TV's, elaborando de forma clara e objetiva a
divulgação do evento.
4.3.15 Natureza da mensagem
Em se tratando de evento, a mensagem poderá ser informativa, motivacional ou contemplar

os dois aspectos, simultaneamente.
Em qualquer uma das hipóteses, recomenda-se que as mensagens a respeito de um

mesmo evento, guardem entre si, relação de harmonia, sendo elaboradas sob orientação de uma
filosofia global e direcionada à idéia do que se quer passar.
4.4 Planejamento financeiro
Basicamente, é definido como o esforço de previsão e planejamento dos ingressos e saídas

de recursos financeiros.
A sua estrutura compreende dois aspectos básicos, quais sejam:
• previsão e
• planejamento, propriamente dito.
Através da previsão, serão avaliadas as fontes de recursos financeiros e estimado o valor do

numerário que se deseja alcançar, sendo previstas as fontes de despesas e estimadas as respectivas
saídas.
Quanto ao planejamento, procura-se harmonizar a posição, no tempo, entre o ingresso e a

saída de numerário, através da determinação de datas de receitas, de forma que o capital disponível
seja suficiente, ao longo do evento, para satisfazer os encargos previstos, bem como, os imprevistos.
Ainda, assim, compreende ao planejamento financeiro, em função da receita, estabelecer as

alternativas de volume global de gastos, sendo fundamental a adoção de um critério de prioridade,
definindo-se, por grau de importância, os gastos previstos sendo suprimidos os referentes às
providências menos importantes.
4.5 Planejamento de Recursos Audiovisuais
Consiste em identificar e analisar de forma sistemática e detalhada, as características do

evento, englobando as necessidades operacionais dos participantes, para suprir-Ihes dos recursos
audiovisuais adequados. Assim, objetiva:
• apoiar as exposições de palestrantes;

• analisar e detalhar as necessidades operacionais dos participantes e expositores.
De um modo geral, podem ser enumerados como recursos audiovisuais os seguintes:
• aparelhagem de som (serviço de som, microfones e amplificadores);

• projetor de slides, telas e telões de projeção;
• projetor de filmes e telas de projeção;
• data-showe retroprojetor;
• circuito fechado de televisão;
• gravadores e filmadoras;
• sistema de tradução simultânea;

• quadro magnético e flip-chart;
• ponteira iluminada, televisão e videocassete;
• lousas;
• TV's e video-cassetes;
• painéis isolados.
É claro que a relação acima não se finda em si mesma, sendo constante a preocupação dos
organizadores de eventos que a comunicação audiovisual Organização de Eventos com Arte e
Profissionalismo acompanhe a velocidade de informações que circulam.
4.6 Planejamento de Materiais, Serviços e fquipamentos
Tão importante quanto os outros tipos de planejamento, enseja maior cuidado, pois nele são
atendidas todas as exigências de materiais, equipamentos e serviços necessários para a realização do
evento, devendo abordar não só os aspectos quantitativos, como também, os qualitativos.
A título de exemplo, podem ser citados como itens inerentes a este planejamento, os que
seguem:
• Material de expediente - Papel para circulares e cartas, envelopes, recibos, notas fiscais, formulários
de controle, carimbos, grampeadores etc.
• Material dos participantes - Pastas, anais, crachás, blocos de anotações rascunho, lápis, canetas,
informativos, documentos técnicos, programação do evento, brindes etc.
Serviços
Na maioria das vezes executados por terceiros qualificados, se exteriorizam através de:
• arte, (criação de desenhos, folhetos,folders, cartazes etc.);

• fotografia;
• recursos audiovisuais;
• buffet;
• decoração floral;
• impressão, em geral;
• datilografia ou digitação;
• redação;
• recepção;
• cerimonial e protocolo;
• xerocópia;
• segurança e portaria;
• copa e cozinha;
• limpeza.
O organizador tem que dispor dos equipamentos necessários ao bom andamento dos
trabalhos durante o evento, bem como de número suficiente, o que dependerá do tamanho do
acontecimento, podendo contar para isso com serviço de locação. A seguir, enumeram-se alguns
equipamentos básicos que o organizador de evento deverá dispor, tais como:
• computadores;
• máquinas de datilografar;
• máquinas de calcular;
• aparelho de fac-símile;
• equipamentos de recursos
• audiovisuais;
• máquinas de adressografar etc.
4.6.1 Montagem
É a parte da organização do evento que trata de tudo o que se relaciona com

demonstrações ou exposições. Cuida este setor, basicamente, da montagem e arranjo dos seguintes
itens:
 vitrinas, prateleiras e stands:

 painéis, displays e placas;
 sinalização (setas indicativas);
 coberturas;
 palcos e tablados;
 toldos, forros e divisórias;
 decoração;
 portas, portões e arcos;
 bancos e arquibancadas;
 currais.
4.6.2 Esforço de venda ou obtenção de recursos
Quando se fala em evento, os recursos, geralmente, apresentam-se da seguinte forma:
 pré-existente, da entidade promotora;

 através das inscrições dos participantes;
 através das inscrições dos expositores;
 vendas de stands;
 contribuições privadas (doações);
 contribuições do Poder Público;
 patrocínios, apoios, colaborações, coparticipações e parcerias;
Com exceção dos recursos préexistentes, todos os demais itens de expansão são de
responsabilidade do setor encarregado de obtenção de capital do evento. Assim, temos:
• Inscrição de participantes - A adesão do participante é fruto de um processo bem elaborado de

informação e motivação.
• Venda de stands e inscrição de expositores - Registra-se, neste ponto, o aspecto mais agressivo
do esforço de obtenção de recursos. Nele, deve ser observada metodologia própria a qual pressupõe,
necessariamente, os seguintes aspectos:
 identificação do mercado;
 planejamento da argumentação da venda;
 organização e treinamento da equipe de vendas;
 supervisão da equipe de vendas;
 controle de entrevistas;
 controle de oportunidades;
 elaboração de instrumento contratual visando a forma de pagamento, o prazo e instruções diversas.
Por outro lado, ainda nesse aspecto, deve ser previsto o custo dos stands (item do
planejamento financeiro), ber como, deve ser elaborado o instrumento contratual que vinculará o
expositor do evento. O instrumento contratual, além de outras cláusulas, deverá dispor, claramente,
sobre a forma de pagamento, prazo, preenchimento dos cheques, comprovantes de pagamento etc.
• Contribuições privadas - Registramse, aqui, as contribuições (doações) de pessoas ou entidades

rivadas (empresas ou associações). Essas contribuições podem assumir a forma de doações em
dinheiro, mas freqüentemente revestem-se da forma de material, pagamento direto de despesas etc.
• Contribuições públicas – Figuram nesse ponto, os auxílios governamentais. Didaticamente, as

contribuições públicas podem ser divididas em federais, estaduais e municipais. Por outro lado, a
exemplo do que ocorre com as contribuições públicas podem ser prestadas em dinheiro, ou através do
fornecimento de material ou pagamento direto das despesas. É interessante ressaltar a crescente
contribuição que vem sendo prestada pelas Secretarias de Turismo dos Estados e dos Municípios.
Normalmente, estas contribuições têm-se caracterizado como pagamento direto de

despesas, como por exemplo: estadas, passagens aéreas e terrestres, cartazes, folhetos, folders etc.
Salienta-se, outrossim, que para a obtenção de auxílios governamentais de qualquer

natureza e esfera,
recomenda-se que as providências pertinentes sejam tomadas com a maior antecedência possível.
4.6.3 Outras contribuições
As empresas podem contribuir nas formas citadas, como também, através do patrocínio,
apoio, olaboração, parcerias etc. O importante é que se defina o papel da empresa no evento e a forma
de auxílio que prestará, ensejando, além da ajuda financeira, a material e de recursos humanos. Assim,
depois de decidido o modo de participação, deverá ser discutida e combinada a forma em que
aparecerá na mídia, nos documentos ou nos recursos utilizados para a realização do evento.
Seja qual for o recurso escolhido, se por patrocínio, apoio, colaboração ou coparticipação, o
importante a ser ressaltado é sempre combinar com quem está fornecendo algum tipo de ajuda, qual o
termo que a empresa deseja figurar.
Patrocínio
Consiste em obter recursos financeiros de empresa ou instituição que comprou a idéia do

evento. Em troca, seu nome passará a ser divulgado em todos os meios e veículos de propaganda e
marketing do evento, ressaltando-se, assim, a importância na participação da realização do
acontecimento.
Apoio
Consiste em obter o apoio de uma empresa ou instituição na divulgação do evento através

do custeio de brindes, faixas, cartazes, divulgação local etc.
Colaboração
Consiste em obter a colaboração de um: empresa ou instituição em qualquer tipo de

participação do evento. Pode ser na organização ou fornecendo recursos humanos, materiais ou
equipamentos.
Co-participação
Consiste em duas ou mais empresas ou instituição participando de alguma forma no evento.

"Co" significa mais de um.
4.6.4 Realização ou execução
Consiste em definir qual é a empresa que realizará ou executará o evento.
4.6.5 Promoção ou divulgação
Consiste no ato de promover ou divulgar o evento através dos meios de publicidade e

marketing disponíveis na região.
4.6.6 Transporte Interurbano
Em um país de extensão continental como o nosso deslocamento dos participantes para o

local do evento pressupõe a utilização. para a maioria dos casos, do transporte aéreo.
Assim sendo, passa a ser o transporte aéreo, elemento basicamente ligado ao êxito do
evento. Logo, é da maior utilidade que seja estabelecida uma efetiva aproximação entre a organização
do evento a uma determinada companhia aérea, que assuma os encargos do planejamento e
coordenação do transporte dos participantes.
À companhia aérea escolhida atribui-se a responsabilidade pelo planejamento e

coordenação do ransporte aéreo dos participantes, denominando-a de COMPANHIA AÉREA OFICIAL.
Assim sendo, em decorrência da estreita relação da companhia aérea com o evento, esta, quando da
venda dos pacotes de viagem poderá desenvolver atividades paralelas, tais como:
• assumir o encargo do planejamento e coordenação do transporte aéreo;

• colaborar para o fornecimento de informações básicas do evento,
através das agências da empresa;
• colaborar, através do diálogo, para a motivação direta dos participantes em potencial do evento,
através de equipes de promoções da empresa;
• auxiliar na distribuição de folders, cartazes, folhetos etc. sobre o evento, através dos veículos de
comunicação da empresa.
4.6.7 Transporte urbano
Refere-se ao transporte dos participantes no município onde se realiza o evento, assumindo

grande importância quando o evento desenvolve-se em local afastado dos centros de hospedagem.
4.6.8 Recepção e serviços aos participantes
A recepção está intimamente ligada à idéia de serviços, assumindo subjetivamente grande

importância para o participante, pois é este é o seu primeiro momento de contato com o "clima" do
evento.
A recepção pode ocorrer em pontos de chegada (aeroportos, rodoviárias, ferroviárias ou

portos), ou quando da realização da abertura do evento. Todavia, em quaisquer dos casos, é
fundamental que se exteriorize a alegria pela presença do participante e o desejo autêntico de que o
mesmo encontre motivos de grande satisfação.
A recepção do ponto de vista de prestação de serviços aos participantes, assumirá grande

importância quando conseguir satisfazer algumas necessidades em relação à:
• fácil comunicação com as cidades de origem;

• serviços de secretaria particular;
• serviço de assistência médica etc.
Em momento algum, deve-se afirmar que os serviços pessoais aos participantes devam ser
necessariamente gratuitos. O importante é que eles existam e que estejam efetivamente à disposição
do participante, sendo elemento garantidor de sua melhor permanência no desenvolvimento do evento.
É importante exteriorizar ao participante que existe:
• alegria e satisfação em recebê-Io;

• preocupação com sua estada;
• preocupação com sua alimentação, conforto, lazer e segurança.
Serviços aos participantes
Aos participantes de um evento, seja de que natureza for, devem ser oferecidos serviços de:
• comunicação fácil com as cidades de origem;

• secretaria particular;
• assistência médica e ambulatorial;
• transporte (ônibus ou peruas reservados);
• condição de marcar ou comprar passagem de retorno;
• guia turístico;
• transação bancária.
Cerimonial e Protocolo
Consiste na descrição de como o evento ocorrerá, dependendo de sua natureza, desde a

abertura até o encerramento.
Hospedagem
O fator hospedagem é um dos mais importantes para o sucesso do evento, dependendo

intrinsecamente, do esforço e do planejamento do organizador. De forma simplificada, apresenta-se o
roteiro do que deve ser estabelecido pela organização no tocante ao item hospedagem:
• Escolha de hotéis - Devem ser escolhidos, de preferência, hotéis próximos ao local da realização do
evento, contemplando várias opções de custos, de forma a atender às condições financeiras dos
participantes.
• Reserva antecipada - Antes mesmo do pronunciamento positivo dos participantes, devem ser
reservadas as acomodações nos hotéis escolhidos, sendo que estas deverão ser utilizadas até
determinada data.
• Confirmação de reservas - Deve-se, através de correspondência específica, informar aos

participantes sobre o custo das diárias dos hotéis, bem como as características dos mesmos, para que
possam optar por determinado serviço. Deve-se, também, orientar o participante de como proceder para
confirmar a reserva, bem como sobre o prazo para fazê-Ia. Normalmente, o participante remeterá um
cheque visado na importância da primeira diária do hotel escolhido.
4.6.9 Atividades sociais paralelas
É a atividade social, paralela à intelectual do evento, responsável por boa parte do "clima"
que se pretende dar ao mesmo. Assim, podem ser citados:
• coquetéis;
• almoços ou jantares de confraternização;
• chás da cinco;
• reuniões dançantes;
• teatros;
• concertos;
• shows.
Nos eventos onde se vislumbra disparidade de nível econômico dos participantes, exige-se
especial cuidado em relação à elaboração da programação da atividade social, devendo-se evitar
frustrações por parte dos menos favorecidos. Assim, a solução é dispor de vários locais onde possam
ser desenvolvidas as atividades sociais paralelas, com pessoal igualmente treinado para orientar os
participantes e com igual dose de satisfação e humor.
É importante, também, que se dê atenção especial às esposas ou acompanhantes dos

participantes, oferecendo-Ihes boas opções de lazer.
Atualmente, a tendência é de que estas atividades sejam desenvolvidas com o foco central
no tema do evento, para que mesmo indiretamente, essas pessoas tenham acesso ao que se desenrola
no evento, podendo participar de maneira expressiva em rodas de conversas etc.
O ideal é que se tenha atenção especial aos participantes e seus acompanhantes, exigindo
boa dose de criatividade na programação a eles oferecidas.
4.6.10 Atividades turísticas
A atividade turística guarda íntima relação com a social, sendo, também, responsável pelo
"clima" do evento.
Atualmente, a tendência é que se desenvolvam atividades turísticas voltadas para o tema do

evento, despertando ainda mais interesse para o temário abordado, sem se tornar uma atividade
cansativa.
Ao ser organizada, deverão ser levados em consideração os seguintes tópicos:
• natureza dos participantes;

• motivos de interesses;
• nacionalidade;
• influências regionais e origens;
• hábitos, usos e costumes;
• rituais folclóricos e a religiosidade.
4.7 “Clima” do Evento
É o espírito, a alma do evento. É o aspecto não material, imponderável, mas que se torna
presente em todos os participantes, condicionando em grande parte suas atitudes, formando a opinião
sobre o mesmo.
Normalmente, o "clima" do evento não é conseqüência de um único aspecto. Ao contrário, é

fruto de uma soma de fatores exteriorizados através de atividades subjetivas, de reações inconscientes
emanadas da satisfação, da valorização e do reconhecimento da importância das necessidades de cada
um, seja a nível físico, intelectual ou emocional.
Dentro deste conceito, simples de se falar e complexo de ser executado, deverá ser
elaborado um planejamento no sentido de criar condições favoráveis ao desenvolvimento de um clima
positivo ao evento. Por exemplo:
 hasteamento das bandeiras representativas dos países e estados de todos os participantes;•

mensagens especiais e pessoais a todos os participantes, com votos de boas vindas;• efetivo
esquema de recepção e de serviços personalizados;• clima de informalidade, mas com definida
conotação de trabalho organizado;
 realização de atividades sociais, turísticas e de lazer que provoquem aproximação entre os
participantes.
4.8 Planejamento Logístico do Evento
Consiste na ordenação lógica de todas as providências necessárias referentes ao evento,

como a fixação das responsabilidades individuais e alternativas possíveis, em relação a cada uma
delas. A estrutura do planejamento logístico é complexa e necessariamente exaustiva.
4.8.1 Cronograma e Avaliações
Consiste na distribuição ordenada pelo fator tempo, de todas providências necessárias à

organização do evento, fixando-se com relação a cada uma delas, a respectiva data.
Existem vários tipos de cronograma, dependendo da elaboração e da realidade do evento.

Mesmo assim, apenas para efeito ilustrativo, expomos ao lado um modelo, não invalidando a
criatividade e a realidade dos organizadores dos diversos tipos de eventos existentes.
Quanto à avaliação do cronograma deverá ser periódica, verificando-se como estão sendo
tomadas as providências relativas ao evento dentro dos prazos previstos.
No caso de ocorrência de falhas no cumprimento ao cronograma, estas deverão ser

sanadas através de um esforço extraordinário da equipe organizadora, de forma que não seja
comprometida a execução das providências pré-fixadas.
CRONOGRAMA
Eventos:
________________________________________________
________________________________________________
DATA DATA PROVIDÊNCIAS RESPONSABLIDADE

INICIAL FINAL
4.9 Estrutura Administrativa e Financeira
Consiste no complexo de cargos e respectivas funções, necessários à realização do evento,

em todos os estágios. De modo geral. distribuem-se as funções administrativas da seguinte maneira:
• administração financeira;
• administração de compras e de controle de estoque;
• administração de esforços para obtenção de recursos;
• administração de esforços de comunicações;
• administração de esforços de Secretaria Executiva;
• administração das atividades de transporte e de hospedagem;
• administração de atividades técnicas (temário).
As funções administrativas resumem-se como as atividades necessárias à execução das

providências previstas no planejamento global. Assim sendo e já tendo abordado algumas delas,
utilizaremos este capíulo para desenvolver o item administração financeira e controle de estoque.
4.9.1 Administração Financeira
Tem como característica principal o esforço de previsão e planejamento das entradas e

saídas dos recursos financeiros. Apresenta. como funções:
• avaliar as fontes de recursos;

• estimar valores da entrada de numerário;
• prever as fontes de despesas e estimar as respectivas saídas;
• prever custos de stands;
• estabelecer alternativas de volume global dos gastos;
• estabelecer prioridades para gastos previstos;
• observar constantemente verbas disponíveis, necessárias e reais.
Expressa-se da seguinte forma:
• Controle de caixa - O controle de caixa efetua-se através do registro da entrada e saída dos recursos
financeiros obtidos diariamente e registrados no livro-caixa.
• Controle bancário - Recomenda-se que todo o numerário, com exceção do pequeno fundo fixo, seja
depositado em conta bancária especial, que deverá ser movimentada, sempre, por duas pessoas, em
conjunto.
A atualização permanente do saldo bancário, através da adoção de controles específicos de

depósitos e da emissão de cheques, em separação do controle dos próprios talões de cheques, torna a
atividade segura e seus resultados mais reais.
• Controle de contas a pagar – Consiste na anotação dos compromissos de pagamento, por data, e na
fiscalização de que os mesmos sejam efetivamente realizados. Um método simples para realizar este
controle é o de se utilizar uma agenda de contas a pagar.
• Pagamentos - O pagamento é o resultado de toda uma atividade denominada processo de

pagamento.
Este nada mais é do que o conjunto de documentos que devem instruir o pagamento, tais
como: ordem de compra (material ou serviços), Nota Fiscal visada, faturas, duplicatas etc. Todo
pagamento, com exceção dos das pequenas despesas que são efetuados pelo fundo fixo de caixa,
obrigatoriamente, devem ser feitos através de cheque nominal com a devida cópia, bem como trazer em
seu verso escrito a que se destina o valor do cheque. Depois disso, deve a cópia do cheque ser
guardada em pasta própria junto ao processo de pagamento para o controle de futuros balancetes,
declarações tributárias,
cobranças etc.
• Controle de contas a receber - Consiste na anotação das contas a receber por data e na
fiscalização de que estes recebimentos sejam efetivamente realizados. Uma forma simples e prática de
realizar este controle é através da adoção de uma pasta intitulada Fichas de Controle de Contas a
Receber.
• Balancetes - Mensalmente, o organizador de eventos através de sua equipe deverá realizar um

balancete de controle, objetivando fiscalizar:
 entradas;
 saídas;
 saldo;
 contas a receber;
 contas a pagar.
4.9.2 Administração de compras e controle de estoques
A administração de compras dá-se através da Ordem de Compra que é um documento

através do qual se identifica a aquisição a ser realjzada (material ou serviço), bem como, a autorização.
Deve-se estar atento para que toda compra seja antecedida de pesquisa de mercado,
objetivando conciliar os requisitos qualidade e preço, lembrando-se que para a área de eventos, todo o
material, principalmente os expostos, devem ser de inquestionável qualidade e praticidade. Recomenda-
se, portanto, a obtenção de pelo menos três orçamentos antes da realização da compra ou contratação
de determinado serviço.
Controle de estoque
Um controle de estoque simplificado pode ser obtido através de:
• Ficha de Controle de Estoque - Destina-se a registrar as entradas e saídas de material, bem como a
quantidade de material no estoque.
Outrossim, nesta ficha deve estar discriminado qual é o estoque mínimo, ou seja, o nível
permanente de material que uma vez atingido deverá ser renovado mediante novas compras.
• Requisição de Material - Todo material deverá sair do estoque somente através de uma requisição.
Esta, além da precisa especificação do material a ser retirado, deverá constar, ainda, a assinatura do
requisitante.
4.10 Organograma
As funções administrativas são distribuídas por cargos, podendo em um mesmo cargo, estar
situadas duas ou mais funções administrativas. Isso, é claro, variará de acordo com o tamanho e grau
de organização do evento.
Assim, a figura do cargo assume a característica de unidade administrativooperacional, com

atribuições próprias e bem definidas.
Assinala-se, outrossim, que os cargos podem apresentar entre si, situações de dependência
e de interrelacionamento.
Assim, podemos definir o organograma de um evento como sendo o esquema gráfico no

qual se assinalam as unidades constitutivas (cargos), fixando-se suas interrelações e os limites de
atribuições de cada uma delas. Não existe um modelo-padrão de organograma, uma vez que o mesmo
é reflexo da estrutura administrativa do evento, e que varia de caso para caso. Para maior clareza,
anexamos um modelo exemplificativo de organograma:
ORGANOGRAMA SIMPLIFICADO
PRESIDÊNCIA
VICE-PRESIDÊNCIA
TESOURARIA SECRETARIA GERAL COM. CIENTÍFICA COM. SOCIAL
FUNÇÕES FUNÇÕES FUNÇÕES FUNÇÕES
Bibliografia
Título/Periódico Autor Local Editora Ano
2006
Organização de GIACAGLIA, Maria São Paulo Thomson
eventos: teoria e Cecília.
prática.
Gestão de eventos WATT,David C.,‐ 2004
Porto Alegre Bookmam
em lazer e
turismo.
Manual de ZANELLA,Luiz São Paulo Atlas 2006
Organização de Carlos.
Eventos:
planejamento e
operacionalização.
Etiqueta social SILVEIRA,Josué São Paulo Marco Zero 2004
pronta para usar. Lemos
Elaboração Técnica
Tereza Neuma Martins de Abreu
Consultora Técnica
Hino Nacional Hino do Estado do Ceará
Ouviram do Ipiranga as margens plácidas Poesia de Thomaz Lopes

De um povo heróico o brado retumbante, Música de Alberto Nepomuceno
E o sol da liberdade, em raios fúlgidos, Terra do sol, do amor, terra da luz!
Brilhou no céu da pátria nesse instante. Soa o clarim que tua glória conta!
Terra, o teu nome a fama aos céus remonta
Se o penhor dessa igualdade Em clarão que seduz!
Conseguimos conquistar com braço forte, Nome que brilha esplêndido luzeiro
Em teu seio, ó liberdade, Nos fulvos braços de ouro do cruzeiro!
Desafia o nosso peito a própria morte!
Mudem-se em flor as pedras dos caminhos!
Ó Pátria amada, Chuvas de prata rolem das estrelas...
Idolatrada, E despertando, deslumbrada, ao vê-las
Salve! Salve! Ressoa a voz dos ninhos...
Há de florar nas rosas e nos cravos
Brasil, um sonho intenso, um raio vívido Rubros o sangue ardente dos escravos.
De amor e de esperança à terra desce, Seja teu verbo a voz do coração,
Se em teu formoso céu, risonho e límpido, Verbo de paz e amor do Sul ao Norte!
A imagem do Cruzeiro resplandece. Ruja teu peito em luta contra a morte,
Acordando a amplidão.
Gigante pela própria natureza, Peito que deu alívio a quem sofria
És belo, és forte, impávido colosso, E foi o sol iluminando o dia!
E o teu futuro espelha essa grandeza.
Tua jangada afoita enfune o pano!
Terra adorada, Vento feliz conduza a vela ousada!
Entre outras mil, Que importa que no seu barco seja um nada
És tu, Brasil, Na vastidão do oceano,
Ó Pátria amada! Se à proa vão heróis e marinheiros
Dos filhos deste solo és mãe gentil, E vão no peito corações guerreiros?
Pátria amada,Brasil!
Se, nós te amamos, em aventuras e mágoas!
Porque esse chão que embebe a água dos rios
Deitado eternamente em berço esplêndido, Há de florar em meses, nos estios
Ao som do mar e à luz do céu profundo, E bosques, pelas águas!
Fulguras, ó Brasil, florão da América, Selvas e rios, serras e florestas
Iluminado ao sol do Novo Mundo! Brotem no solo em rumorosas festas!
Abra-se ao vento o teu pendão natal
Do que a terra, mais garrida, Sobre as revoltas águas dos teus mares!
Teus risonhos, lindos campos têm mais flores; E desfraldado diga aos céus e aos mares
"Nossos bosques têm mais vida", A vitória imortal!
"Nossa vida" no teu seio "mais amores." Que foi de sangue, em guerras leais e francas,
E foi na paz da cor das hóstias brancas!
Ó Pátria amada,
Idolatrada,
Salve! Salve!
Brasil, de amor eterno seja símbolo

O lábaro que ostentas estrelado,
E diga o verde-louro dessa flâmula
- "Paz no futuro e glória no passado."
Mas, se ergues da justiça a clava forte,

Verás que um filho teu não foge à luta,
Nem teme, quem te adora, a própria morte.
Terra adorada,
Entre outras mil,
És tu, Brasil,
Ó Pátria amada!
Dos filhos deste solo és mãe gentil,
Pátria amada, Brasil!

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Escola Estadual de

Educação Profissional - EEEP

Curso Técnico em Turismo

Assessora Institucional do Gabinete da Seduc

Coordenadora de Desenvolvimento da Escola

Coordenadora da Educação Profissional – SEDUC

Dependendo do tipo de atividade com a qual o produtor de eventos se especialize, estes

• profissionais - p.ex.: seminários, simpósios, palestras, congressos, convenções etc.;

• sociais - p.ex.: casamentos, comemorações natalinas, aniversários, coquetéis de lançamento etc.;

• políticos - p.ex.: campanhas políticas, lançamentos de candidaturas, divulgação de programas

• esportivos - p.ex.: abertura e organização de campeonatos, competições etc.;

• dentre outros, como por exemplo:

1.2 O "Nascimento" do Evento

"Nasce" da necessidade própria ou de outrem de congregar pessoas para partilhar

Sua origem está intrinsecamente ligada à criatividade humana e à capacidade de gerar, de

1.3 O que é Organizar?

Segundo Aurélio Buarque de Holanda, organizar significa:

2.1 Tipos de Organizadores de Eventos

Portanto, descartada a figura do "agendador", existem dois tipos de organizadores de

Em raríssimos casos, o primeiro tipo prontifica-se a desenvolver idéias de terceiros. Ele é o

2.2 Qualidades do Organizador de Eventos

• disciplinamento – religiosamente disciplinado, para que aufira o sucesso desejado;

• conhecimento de técnicas – embora não existam muitas técnicas definidoras de organização de

• flexibilidade - intimamente relacionada à fluência, é a capacidade que o organizador de evento tem de

• inconformismo - o incoformismo enseja novas descobertas, busca de novos caminhos e realizações.

O sucesso do evento, assim como de qualquer outra atividade humana desenvolvida,

3.1 Preparação e Elaboração

O primeiro passo após a escolha do tema do evento, é relativo ao planejamento e à forma

É imperioso que se proceda ao levantamento de todos os dados e informações possíveis em

3.2 Incubação da Idéia

É o momento do encontro. onde o organizador se depara com os elos que se encaixam à

3.4 Verificação e Julgamento

Depois de todo o quebra-cabeça montado, ou seja, do evento idealizado e colocado no

3.5 Venda da Idéia

Neste momento, o organizador de eventos terá em mão a idéia concretizada através de um

Para isso, valer-se-á de cronogramas, gráficos, ilustrações, planilhas expositivas e todo o

4.1 Dogmas do Organizador de Eventos

São, então, os seguintes:

• planejamento x movimento x sinergia;

4.2 Técnicas de Organização de Eventos

Através da análise situacional ou do diagnóstico da realidade é possível estudar a idéia,

4.3 Planejamento Global

Conceitua-se planejamento global o esforço a ser depreendido para a avaliação geral da

• local e data do evento;

• identificação e análise dos participantes;

Partindo-se de um bom planejamento global, o organizador deve cumpri-Io à risca, tendo

• condição econômica dos participantes;

• concentração local dos participantes;

 possibilidade efetiva de boa acomodação dos participantes;

A fixação de uma data para o evento assume

Logo, antes de estabelecer a data de

• eventos cívicos e religiosos;

Logo, o organizador deverá lembrar-se que o temário está intimamente ligado:

4.3.4 Calendário ou programação

O calendário consiste na organização do planejamento no tempo e no espaço. Expressa-se

• distribuição de datas. horários e atividades técnicas;

Deverá observar, necessariamente, as características da lógica e da exatidão, a saber:

4.3.5 Público objetivado

Este item está indiretamente relacionado ao objetivo do evento e ao público-alvo que se

• congressistas ou convencionais potenciais e atuais;

4.3.6 Público –alvo

• delinear, através de pesquisa especializada, o perfil do público-alvo constando de informações sobre

Com esses dados em mão, o organizador de evento analisará o conjunto e elaborará as