Formação 2022

UFCD: Elaboração de Programas de Eventos

Detalhados

 
Tema: Todos os dias, em todos os países
do Mundo, realizam-se Eventos!

Formadora: Fátima Verdelho

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Objectivos

• Criar um slogan para o evento.

• Desenvolver objetivos detalhados de um programa.
• Identificar a interdependência entre o conteúdo do programa e
a execução do projeto.
• Identificar as funções e responsabilidades dos participantes,
VIP e patrocinadores.

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• Criação de um slogan
• O que é um slogan?
O slogan é uma frase criada para gerar no consumidor uma associação mental, ajudando a que se
lembre facilmente.
O slogan apresenta uma ideia sintética e objectiva, o que proporciona uma rápida identificação do
publico e fortalece o seu posicionamento.
 
• Para que serve o slogan?
A principal utilidade do slogan é auxiliar as pessoas a lembrarem-se de algo,   produtos, serviços,
marcas, lugares, campanhas (politicas), eventos, etc., é um elo relacionamento com o publico , ex:
“Yes, we can” do ex-presidente Barack Obama durante sua campanha eleitoral.

• Características de um slogan :
Deve ter frases breves e simples , é importantíssimo para um slogan funcione, para facilmente ser
lembrado e mencionado;
Deve ter originalidade e contar intuitivamente uma história, fazer percepcionar pensar além do óbvio;
Demonstrar a oferta de valor de produto ou serviço, trazer à tona a diferente da concorrência e deixar
evidente a escolha.

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• Criação de um slogan (cont)
• Critérios de um slogan

• Quais os elementos de um slogan?

O termo “frase de impacto” já diz tudo: é necessário ser forte e facilmente memorável, a
ponto de ser viciante.
Primeiramente, ele deve ser curto. A intenção é conseguir ser gravado rapidamente.

• Utilizar palavras que são absorvidas sem dificuldade.

O deve ser slogan como um convite para o consumo. Portanto, ele deve corresponder às
expectativas, ser verdadeiro e incluir os objetivos da marca de acordo com a sua
funcionalidade.
 
• Como criar um slogan extraordinário? Não é tão fácil quanto pode parecer!
Em poucas palavras, deve ser capaz de transparecer a história, o conceito, os benefícios 
e o que tem de especial, para ser a opção do público!
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Criação, slogan(cont)
Exemplos:

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Criação, slogan(cont)
Exemplos:

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Objectivos do programa
Objectivos
Objectivos operacionais
• Os objectivos operacionais - Certo é que o planeamento de um evento é a raiz do seu sucesso, desde o
levantamento e acompanhamento dos custos envolvidos, a estrutura física (locação, iluminação, sinalização,
equipamento audiovisual, mobiliário), pessoal (segurança, limpeza, credenciais, recepção, fotógrafos, animação
cultural, etc, merchandising, mídia, recursos tecnológicos…a lista é longa, mas com o cronograma do projeto e a
checklist de actividades exaustivamente trabalhados o evento decorre com eficiência e eficácia, resultando no seu
pressuposto, o sucesso!
Estes aspectos operacionais são fundamentais para a execução de qualquer evento, mas não são eles, apenas, que
garantem o seu sucesso.

Sub – objectivos - A definição precisa dos objetivos também contribui muito para o estabelecimento de uma estrutura
organizacional, pois permite que cada indivíduo ou comissão receba uma série de alvos específicos sub-objectivos
que devem ser atingidos, o que irá refletir posteriormente na necessidade de que todos trabalhem em conjunto, já
que muitos objetivos serão interdependentes.

• Distribuição de conteúdos, assuntos e actividades em função dos objectivos

Quem vai fazer? Talvez esta seja a chave do sucesso!
Todo o evento necessita de pessoas que formam equipas multidisciplinares de trabalho.
Certo é que sem público ou clientes para a promoção, o esforço do organizador e do promotor do evento
será em vão!
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Definir o objectivo do programa do evento
São os aspectos conceituais que vão diferenciar um evento e torná-lo atractivo
para o público!
Os objetivos devem ser SMART:
• Específicos do evento em questão (Specific)
• Mensuráveis, em termos estatísticos (Measurable)
• Acordados, ou viáveis, para todos os envoldidos (Agreed ou Achievable)
• Realistas, ou relevantes, em relação aos recursos disponíveis (Realistic ou
Relevant)
• Bem programados em relação ao cronograma do evento (Timed)
Quem organiza um eventos sabe que não é fácil de executar toda uma
estratégia e planeamento visando o sucesso do mesmo! Mas, se bem
executados, trazem excelentes retornos!

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Definir o objectivo do programa do evento (cont.)
Assim, para se organizar um evento,  a primeira variável a ter em conta com clareza é do seu propósito. Porque se está a organizar um
evento? Que resultados pretendem atingir com ele? Será o:
• Posicionamento de marca e de mercado;
• Geração de novos negócios;
• Divulgação de tendências de um setor;
• Disseminação de conteúdo científico;
• Criação de Networking; (….criar uma rede de contatos que favoreça a troca de conhecimentos e de experiências entre pessoas de
diferentes segmentos, o que proporciona relacionamentos de colaboração recíproca entre profissionais).
• Fomentar a educação ou a capacitação profissional;
• Debater ideias acerca de um tema;
• Promover novos produtos; etc
Definido o objectivo, está encontrado o norte para escolher o melhor tipo de evento e que atractivos despertarão maior interesse do
público. 

Introdução aos modelos didácticos

O encontro decorre no Europarque, em Santa Maria da Feira, de 29 de abril a 1 de maio, entre as 10h00 e as 20h00. O acesso é gratuito e aberto a todos os
interessados. Organização da Câmara Municipal de Santa Maria da Feira, EDU.TECH – Bots & Kids e Sociedade Portuguesa de Robótica.
Início/Fim 2022-04-29 / 2022-05-01 /Horário:10h00 » 20h00
Local: Europarque / Destinatários: Todas as idades / Mais informações www.festivalnacionalrobotica.pt/

O Festival Nacional de Robótica 2022, que atrai anualmente centenas de alunos de escolas básicas e secundárias,
instituições de ensino superior, professores e investigadores, visa promover e estimular o ensino, a investigação
científica, o desenvolvimento tecnológico e as diferentes aplicações na área da robótica
Evento certificado como RoboCup e com o alto patrocínio do Presidente da República.
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Tipos de programas

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Divulgar informação

• Definir a estratégia de comunicação: Os caminhos que vamos percorrer para a divulgação

do evento têm de estar bem explícito: de que forma pretendemos realizar esta comunicação?
Qual o conceito que vai orientar as acções definidas?
• Definir as acções de divulgação: Deve escolher os meios e os canais de comunicação a
utilizar para alcançar o público de forma eficaz. Alguns exemplos passam por:
– Redes sociais – consoante os objetivos, é importante definir as que fazem mais sentido estar presente;
– Email marketing – o envio de newsletters para bases de dado personalizadas e segmentadas.;
– Convites impressos ou digitais;
– Cartazes, outdoors, mupis, flyers ou brochuras;
– Vídeos promocionais.

Definir o cronograma de divulgação: Depois de definidas as acções, é importante criar um

cronograma com prazos para todas as tarefas que a divulgação envolve, desde a criação dos
materiais à avaliação de toda a ação, bem como com todos os responsáveis pelas tarefas

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Introduzir inovações - O que é a inovação?
“Inovações são produtos, serviços, processos ou modelos de negócios qualitativamente novos que diferem claramente de um
comparativo”.

É importante que, independente da escolha de inovação, ela deve ser relacionada com o tema do evento e a área de actuação da
Instituição/Empresa, assim como escolha do local também é importante!
Aposta na gastronomia
Oferecer uma experiência gastronómica diferenciada é uma óptima opção para surpreender o publica
A aposta nos food trucks, um espaço com comida japonesa, mexicana ou com porções temáticas da região, seguindo a linha do
evento, é uma fonte de inovação.
Utilize recursos tecnológicos
A tecnologia desenvolve-se cada vez mais rápido, é uma grande aliada nos eventos, a oferta de hotspots wifi gratuitos, totens de
carregamento para telemóveis, tablets e notebooks, apostar em recursos para complementar a imersão do público, como
realidade aumentada e iluminação e som de qualidade para criar o ambiente, é certamente uma postura inovadora num
evento.
Estimule a interacção por redes sociais
Para antes, durante e depois do evento: quanto mais interacção online, mais o evento será divulgado e conhecido, criar hashtag,
partilhar tag, storiee, post, etc, nas redes sociais incrementam o marketing digital, uma ferramenta inovadora.
Um programa cultural/musical diferenciado
Desenvolver momentos descontraídos para manter o interesse do público e deixar o evento mais leve,
uma banda musical, mágicos, um grupo de dança ou vários especialistas da área com propostas diferentes e interacção com o
publico pode ser uma forma deveras inovadora.

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Motivar os participantes
• Oferta de algum benefício.
• Facilitar a presença no evento (estacionamento,
alojamento, refeição, etc,).
• O uso de app para eventos é uma tendência muito
apreciada.
• Foco no pós evento: para mostrar ao cliente que sua
presença foi notada e apreciada e recolher informações
que ajudem a melhorar o próximo evento.

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Tomar decisões
A tomada de decisão é um processo cognitivo que resulta na selecção de uma opção entre várias alternativas.
É amplamente utilizada para incluir preferência, inferência, classificação e julgamento, quer consciente ou
inconsciente.
Não é diferente nos eventos e no caso a condição para tomar decisões é ter dados e relatórios de gestão que
permitem tomada de decisão.

Tomar decisões é um desafio constante no processo de organizar um evento e pode ser crucial para o resultado do
projeto. Algumas variáveis a ter em conta na tomada de decisão:
• Investigar a situação em detalhes e estar munido de informações;
• Criar e avaliar alternativas;
• Planeamento, preparação e calma e
• Ter segurança nas escolhas e encarar as consequências.
Um excelente relato da vivência com a tomada de decisões e suas consequências é feito pelo neurocirurgião
Henry Marsh, na sua rotina na neurocirurgia, onde tomar decisões erradas pode causar graves sequelas ou mesmo
custar a vida de seus pacientes, Marsh ressalta que, para seguir em frente, é necessário ter confiança e aceitar as
decisões que toma: “Todos os dias eu tomo várias dezenas de decisões que, se estiverem erradas, podem ter
consequências terríveis. Os meus pacientes precisam desesperadamente acreditar em mim, e eu preciso
acreditar em mim mesmo também.” (MARSH,2016. P. 169

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Entretenimento 
Surpreender é a palavra de ordem no mundo de eventos!

Existem diversas acções que podem garantir o entretenimento no evento, por exemplo:
• A música une as pessoas. Mesmo que elas tenham um gosto diferente, existem aquelas
canções que todo mundo gosta, canta e dança, ter som ao vivo durante o evento é
fundamental até para quebrar o gelo.
• Stand-up comedy este tipo de entretenimento é versátil, adequa-se com facilidade aos
mais diferentes tipos de eventos como também possibilita o debate, com humor, de
muitos tipos de assunto.
• O espaço do evento tem que ser pensado com muito carinho, é aí que decorrem as
diversas actividades, o espaço tem que as comportar e ter uma decoração e segurança
capazes de fazer sentir ao participante uma sensação de beleza e descontracção.

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Entretenimento 

Fonte: Pavilhão do Conhecimento

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Elaboração de um programa de evento

• Os convidados de um evento devem saber e ter o programa que serve não só para informar
sobre o que está por vir, mas também como recordação desse dia. Não importa o tipo de
evento – jogo de futebol, concerto, ópera ou conferência de imprensa.

• Um programa de eventos é extremamente útil para os convidados saberem o que não

podem perder.

• Como já referido no decorrer desta formação e em forma de lembrete o programa de

eventos de incluir:
o seu logótipo e slogan, o nome e slogan do evento, a data e hora do evento, a localização e
um mapa do local, um cronograma do que acontecerá em cada dia, entre outras variáveis
consideradas importantes.

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Relação entre o conteúdo e a qualidade

Esta relação é fruto das ocorrências e da implementação de todos os procedimento que já foram referidos para a
concretização de um evento, em regra se o conteúdo de um evento é bom reflecte de imediato e à priori boa
qualidade.

Gestão da qualidade ao longo do projecto

Qualidade do evento pode ser avaliada pela percepção baseada na experiência com o evento, medida através da
variedade, da atractividade e da conveniência dos horários das actividades, bem como, a facilidade em se obter
informações actualizadas sobre os serviços, etc,.
Quanto mais conveniente e adequada são as actividades vivenciadas, melhor é a percepção sobre a qualidade do
evento. Por outro lado, questões como a falta de informação sobre as actividades tendem a diminuir esta
percepção.
Existem mecanismos de medição quantitativa e qualitativa que a serem aplicados fornecem os dados da satisfação
com a qualidade do evento.

A interdependência entre o conteúdo do programa e outros aspetos do evento

Este item pode ser estudado em jeito de conclusão, porque já somos capazes de perceber a interrelação e
interdependência dos vastos itens considerados num evento
A ideia geral desta formação foi trazer apenas alguns insights, é claro que cada evento terá suas singularidades!

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Tipos de participantes
Os participantes de um evento entenda-se são o seu público-alvo!
• Qual público a atingir? Onde está presente público-alvo? Como atrai-lo ao evento?
• Qual rede social que utiliza com frequência? Qual o objetivo do evento? Qual será
o meu resultado?
Para traçar o perfil do público-alvo, vale fazer uma pesquisa que envolve tanto factores
comportamentais (hábitos, personalidade, atitudes, etc.,) quanto demográficos
(região, idade, rendimentos, etc), que podem determinar as resposta a variáveis de
género, idade, localização, poder de compra, hábitos de consumo, etc.

Participantes /Participantes VIP

Não importa o tipo de evento que se organiza, todos os participantes são de extrema
importância, terão uma experiencia extraordinária e um tratamento simpático,
acolhedor e profissional, porem alguns clientes merecem um tratamento VIP, sejam
eles formadores de opinião, investidores, clientes assíduos e/ou outros.

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Patrocinadores
Contar com um bom suporte financeiro e estratégico pode ser fundamental na hora de
organizar um evento.
Um evento é um grande desafio que compreende muitas variáveis, diferentes
interesses e o envolvimento de diversas áreas e profissionais. Associar o evento
patrocínios de marcas fortes que além de darem auxílio financeiro, podem
disponibilizar os recursos necessários para que tudo ocorra dentro do que foi
planeado, uma excelente solução!
O evento tem que gerar valor para atrair patrocinadores, conseguir patrocinadores cria
relações de negócios, o futuro patrocinador incorpora a ideia a partir da identificação
com os objetivos do evento e da sua marca, é portanto muito importante que haja
afinidade entre as partes e manifesta vantagem do investimento no evento.

Proporcionar ao possível sponsor uma experiência única!

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Esta sessão terminou!

Obrigada pela vossa atenção

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