Ufcd 9001

ORGANIZAÇÃO DE
CAMPANHAS, FEIRAS E
PROMOÇÕES
APROVISIONAMENTO
É um conjunto de atividades, tendo como objetivo, colocar à disposição da empresa os bens e

serviços de que necessita para exercer a sua atividade, na quantidade necessária, no momento
oportuno e ao menor custo possível.
ELEMENTOS ESSENCIAIS DO
APROVISIONAMENTO
A determinação da quantidade de bens e serviços a adquirir- o que implica, de imediato, o
conhecimento:
• a rapidez de utilização dos bens e serviços;
• do período de tempo que medeia entra a formulação de uma encomenda e a sua entrega nos
armazéns da empresa;
• da vantagem ou desvantagem que há entre o adquirir-se determinada quantidade de bens face
ao custo adicional resultante de stocks elevados;
• das previsões de vendas a curto e médio prazo.
APROVISIONAMENTO
A qualidade dos bens a adquirir- que deve ajustar-se perfeitamente aos requisitos
preestabelecidos pelos serviços da empresa. Daí que a qualidade do bem seja um fator decisivo a
ter em conta na sua aquisição. É obvio, pois, que o bem a adquirir deve ser de boa qualidade, mas
já é um exagero a empresa abastecer-se com bens de qualidade superior à necessária.
APROVISIONAMENTO
Prazos de entrega- é de primordial importância saber-se se o fornecedor tem capacidade para

efetuar o fornecimento dos bens no prazo previamente acordado, uma vez que o não
cumprimento dos prazos pode, não só provocar paragens no funcionamento da empresa, como
também denegrir a sua imagem por contratos que esta, por sua vez, venha a não cumprir;
APROVISIONAMENTO
Preços dos bens: ter em atenção que artigos de baixo preço são, em geral, de baixa qualidade,
mas que o facto de os artigos terem um preço elevado não é garantia de boa qualidade, isto é, a
empresa não deve necessariamente efetuar as suas aquisições à empresa que oferece os melhores
preços;
APROVISIONAMENTO
Tempo para adquirir- para que a empresa não crie stocks demasiados elevados, nem fique com
os stocks esgotados, o que lhe acarretaria paragens no processo de fabrico ou a impossibilidade
de responder às solicitações dos seus clientes.
ATIVIDADES DA FUNÇÃO
APROVISIONAMENTO
As compras- ou seja, a procura contínua e dinâmica das possibilidades que, quer o mercado
interno, quer o externo oferecem à empresa, visando a satisfação das suas necessidades ao menor
custo e nas melhores condições possíveis.
APROVISIONAMENTO
O armazenamento- abrange as atividades físicas e administrativas e tem em vista, não só a

proteção dos bens, evitando a sua deterioração e roubo, mas ainda fazendo com que os gastos
com tal proteção sejam reduzidos ao estritamente necessário, o que implica estudos apurados
sobre a localização e a instalação dos armazéns.
APROVISIONAMENTO
A gestão dos stocks- tem em vista a manutenção das existências a um nível tal que se mantenha o
abastecimento regular da empresa ao mais baixo custo possível e em condições ótimas.
APROVISIONAMENTO
Os transportes- têm como finalidade a movimentação rápida, segura e económica de todos os

bens necessários ao abastecimento da empresa.
PROMOÇÃO
A ação e o efeito de promover conhece-se pelo nome de promoção. O termo, que deriva do
vocábulo latino promotĭo, é usado em referência ao impulso de um processo ou de uma coisa; à
melhoria das condições de algo; e às atividades que são levadas a cabo com a intenção de dar a
conhecer um produto ou de incrementar a sua comercialização.
PROMOÇÃO
A promoção de vendas pode ter outros objetivos para além de fomentar as vendas a curto prazo e
de incrementar a participação no mercado a longo prazo. Uma promoção pode ajudar a quebrar a
lealdade/fidelidade do cliente relativamente à concorrência, a acabar com a sazonalidade, a
experimentar um produto novo, por exemplo.
PROMOÇÃO
Os descontos, as amostras gratuitas, os cupões (vouchers), os reembolsos, os prémios, as ofertas

publicitárias e os concursos são algumas das ferramentas que se podem usar numa promoção de
vendas.
TRABALHO INDIVIDUAL Nº1
PUBLICIDADES
• https://www.youtube.com/watch?v=38PciOYepms&feature=youtu.be
• https://www.youtube.com/watch?v=DDEDNbGJbgY
• https://www.youtube.com/watch?v=awpFAASaChQ
FICHA DE TRABALHO Nº1
PLANEAMENTO DE
PROJETOS DE
ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS
O ENQUADRAMENTO DO PLANEAMENTO DE
PROJETOS DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
A palavra planeamento aparece como sendo um processo que consiste em

estabelecer em que ponto é que uma organização se encontra no presente e para
que ponto pretende dirigir-se no futuro, com as estratégias e técnicas necessárias
para atingir aquele ponto.
Devemos considerar que se torna necessário antes de definir um planeamento de

um evento, conhecer os fatores internos e externos que podem condicionar as
decisões a ser tomadas e assim interferir no processo de planeamento.
Simplificadamente, planeamento é o estabelecimento de um caminho a percorrer mediante
técnicas e estrategas, sendo necessário determinar os meios indicados para atingir os fins que a
organização se propõe.
No planeamento devemos definir claramente os objetivos que nos propomos alcançar, prever os
recursos necessários em termos humanos, financeiros, materiais e legais. Devemos também reunir
uma equipa capaz de assumir responsabilidades ao nível da coordenação e execução de tarefas.
Devemos ainda criar canais de comunicação eficientes entre todas as áreas de intervenção do processo
organizativo, sendo importante, por último, implementar sistemas de controlo e acompanhamento das
providencias e decisões tomadas no decurso do evento.
O planeamento é um processo que identifica metas e objetivos, estabelecendo os meios para obtê-los.
É neste sentido que os eventos para acontecerem de forma apropriada necessitam de tempo e
compromissos individuais e organizacionais, devendo ser justificados como parte real de um plano geral;
devem adequar-se às metas e objetivos organizacionais, ser coordenados em todas as etapas da
organização e valer a pena para o futuro.
Porquê perder tempo a planear os nossos eventos? Seria seguramente mais rápido fazer logo
trabalho. A razão pela qual o planeamento é tao essencial é para assegurar que o processo de
gestão do evento corra sem problemas, bem como certificar que nada é deixado ao acaso.
De uma forma simples, o processo de planeamento consiste em estabelecer o caminho que a

organização quer percorrer no futuro, através de estratégias e táticas, ou seja, o planeamento
pressupõe que se determinam os meios mais indicados, para que se atingem os fins previamente
definidos.
Para a definição do caminho a trilhar, é necessário conhecer e compreender os fatores internos,

como por exemplo, os recursos disponíveis, e os fatores externos, dos quais podemos referir as
condições económicas disponíveis no momento, entre outros. Ambos os fatores irão condicionar
as decisões a ser tomadas. Claro que um plano não é estanque, pois deve ser adaptado ou alterado
conforme as necessidades.
O QUE É O PLANEAMENTO DE UMA
CAMPANHA E FEIRA?
O planeamento é o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir. As
coisas não acontecem simplesmente. Têm de ser produzidos através de um raciocínio cuidadoso e
de um planeamento e de um planeamento eficaz.
O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que têm que ser realizadas e a organizar as ações
que necessita de realizar para atingir os objetivos, dando-lhes, por outro lado, medidas de
desempenho para se certificar que as metas são atingidas.
O QUE É O PLANEAMENTO DE UMA
CAMPANHA E FEIRA?
O planeamento permite evitar desperdiçar e direcionar incorretamente esforços e recursos,

preparando-o para quaisquer imprevistos. Ao estar um passo à frente e preparado, o planeamento
é o fator chave para conseguir o sucesso do seu evento.
TIPOS DE CAMPANHAS, FEIRAS E
PROMOÇÕES
O planeamento do evento, volta a confirmar a viabilidade da execução do projeto-evento,
estabelece as diretrizes para manter a ordem e a execução do plano adotado e deve ainda delinear
planos alternativos, para o caso de surgirem imprevistos.
A gestão do tempo é considerada um dos fatores de maior risco para a organização de um evento
e é considerado um dos princípios sólidos da gestão organizacional e individual. Um boa gestão é
fundamental desde a planificação do evento, até ao seu final onde geralmente os prazos ficam
mais apertados e surgem os maiores problemas.
PROMOÇÕES
O processo de planeamento de um evento consiste de facto no estabelecimento de estratégias e táticas
para conquistar o sucesso desejado pelos intervenientes.
Resumidamente, a fase de planeamento de qualquer evento traduz-se na fase de tomada de decisões

antecipadamente.
No entanto deve selecionar-se a estratégia de atuação e definir as linhas de orientação do grupo de

trabalho. Todo este processo de planeamento para uma orientação, a longo prazo, materializa-se no
plano estratégico, enquanto que a execução das tarefas concretas para a realização do evento
materializa-se no plano operacional.
PROMOÇÕES
Tão importante como reconhecer a importância do planeamento é a sensibilização para o facto de
nenhum planeamento ser perfeito ou estanque.
Por mais know-how que se tenha e mesmo com muitos anos de experiencia, a equipa
organizadora tem de estar preparada para ajustar algumas ações perante imprevistos e fatores
imponderáveis.
RECOLHAS DE INFORMAÇÕES
NECESSÁRIAS
No processo de planeamento de um evento há uma etapa fundamental relativamente aos
recursos: fazer um levantamento exaustivo dos recursos necessários.
Independentemente da dimensão do evento, há recursos indispensáveis à realização do mesmo.
Os recursos mais elementares são os recursos humanos, financeiro, os materiais e os recursos
legais.
Um bom gestor de evento distingue-se precisamente pela eficiência na gestão dos recursos
disponíveis.
O espirito de iniciativa, a visão estratégica e a competência ao nível da liderança, da
comunicação e da própria organização são requisitos essenciais.
NECESSÁRIAS
É evidente que quanto maior for a dimensão do evento, mais complexa se torna a análise aos
recursos internos e externos necessários para que o evento se realize com sucesso.
No setor dos eventos as pessoas têm de ser consideradas com um investimento estratégico
fundamental. Tendo em conta que o êxito da equipa é sustentado pela força de trabalho motivada,
é essencial que se reúnam as pessoas certas. Os colaboradores devem disponibilizar a sua
criatividade, capacidade de execução e as suas competências.
NECESSÁRIAS
Portanto, de uma forma resumida, e só depois de se ter determinado a necessidade de pessoal e de
se ter analisado as funções dos elementos que venham a formar uma equipa, são estas as
primeiras ações relativamente aos recursos humanos:
• Elaborar um orçamento
• Recrutar e selecionar profissionais
• Formar a equipa
• Supervisionar e avaliar o desempenho.
NECESSÁRIAS
Recursos financeiros
Importa verificar inicialmente qual a verba efetivamente disponível e analisar as despesas

evidentes no âmbito do planeamento e operacionalização. Quais são as fontes de financiamento ?
Esta é uma questão importante à qual se deve saber responder logo no inicio do planeamento,
pois é necessário criar a estratégias de atuação ao nível dos pedidos de subsídios públicos,
doações de entidades privadas, acordos de patrocínio, contribuições particulares, patrocínio,
mecenatos ou outras parcerias.
NECESSÁRIAS
Recursos físicos, materiais e serviços
São importantes e constituem muitas vezes uma grande preocupação, pois estão relacionados com
as infraestruturas, os equipamentos específicos, os serviços diversos, como o catering,
audiovisuais e decoração. Há inúmeros serviços de apoio que podem ser necessários à
organização de eventos, como especificidades logísticas.
NECESSÁRIAS
Os recursos legais e de risco
São aqueles que se traduzem na celebração de contratos, no registo dos logótipos e marcas, na
adjudicação de serviços de segurança e de emergência médica. E, porque os eventos evoluíram e
se tornaram mais sofisticados é importante referir que os recursos técnicos ganharam tal
importância que é aconselhável que os colaboradores tenham conhecimentos específicos nesta
área.
NECESSÁRIAS
O briefing dos eventos
O briefing é a informação básica e essencial para a elaboração de uma estratégia de atuação.
Apesar de não haver regras rígidas para a redação de um briefing é conveniente saber-se que a
sua elaboração deve ser feita de forma cuidadosa e rigorosa, uma vez que este documento serve
de ferramenta de trabalho à equipa envolvida no projeto em causa.
O uso de briefing já se tornou vulgar e é usado por todo o tipo de profissionais, das mais diversas
áreas e hajam eventuais desvios das intenções essenciais do projeto.
É como elaborar um roteiro, o briefing fornece as pistas para atingir, num tempo razoável, os
objetivos definidos pela equipa de trabalho.
NECESSÁRIAS
Verificação de preços e arranque de campanhas.
As principais entidades interessadas, que incluem os organizadores, os clientes e patrocinadores,

estarão provavelmente envolvidas em todas as etapas da organização do evento. Nas últimas
etapas do planeamento, estarão envolvidas outras entidades, tais como empreiteiros,
fornecedores, clientes e voluntários.
PLANEAMENTO DE PROJETOS DE
ORGANIZAÇÃO DE CAMPANHAS E FEIRAS
Desenvolver conceitos
Esta é a parte de discussão do planeamento. Começa com uma ideia, que é depois desenvolvida
numa proposta, que apresenta detalhadamente as metas e objetivos do evento e identifica quem
serão potencialmente as entidades interessadas e o contributo elas poderão dar ao evento.
A arte de modelizar consiste fundamentalmente em perceber o sistema real e o problema, por
forma a criar um modelo exequível, mas suficientemente detalhado para dar solução ao problema.
Desenvolver conceitos
Da conceptualização faz parte a escolha das entidades com os respetivos atributos, as atividades e
evento. Adicionalmente é necessário relacionar entre si estes componentes e a sua relação com o
mundo exterior.
Estudo de viabilidade
Uma vez chegado a acordo no que respeita à ideia, é essencial realizar um estudo de viabilidade.
Este estudo permitirá determinar se o evento é ou não possível e desejável no seu mercado alvo.
O estudo de viabilidade procura dar respostas a questões relacionadas com o evento tais como:
 Porquê realizar este evento?

 Qual será a natureza do evento?
 Onde será realizado?
 Qual a logística necessária?
 Quanto irá custar?
 Que recursos são necessários?
 Poderá ser realizado no prazo pretendido?
 Que pesquisa de mercado será necessário?
 Existirá mercado para o evento?
 Quem irá participar?
 Como será publicitado?
 Existem eventos similares?
 Quem irá organizá-lo?
 Serão as metas e objetivos do evento congruentes com as metas e objetivos da organização?
 Quanto tempo demorará a organizar?
 Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar?
NECESSIDADES E PROCEDIMENTOS
DE UMA CAMPANHA E FEIRA
Qualquer evento, seja de natureza particular ou organizacional, tem um ou mais objetivos a
atingir sejam eles: conviver, festejar, envolver, agradecer, partilhar, formar, motivar, fidelizar,
apresentar, inaugurar, etc. tal como todas as formas de comunicação, tem sempre um objetivo a
atingir.
No entanto, o que de mais importante deve ser feito quando se toma a decisão de realizar um
evento precisamente constatar a sua viabilidade.
Alguns parâmetros para se conceber se um evento é viável, passam por o organizador;
 Diagnosticar se o evento é realmente o meio mais eficaz para se atingir determinado objetivo;
 Verificar se a oportunidade é ideal;
 Verificar se os recursos disponíveis são suficientes para que o evento tenha o nível de
qualidade necessário.
O organizador deve assegurar-se da capacidade da sua estrutura organizacional em viabilizar a
realização do evento antes de prosseguir com a sua concretização.
Este estudo de viabilidade, mostrando um resultado positivo, irá indicar a forma consequente da
concretização do evento, determinando as estruturas a criar, os recursos humanos necessários, as
fontes de financiamento a utilizar e a definição de um cronograma especifico para o
desenvolvimento de todo o projeto.
Este estudo permite determinar quais as alterações (se as houver) terão de ser introduzidas nas
ideias originais para garantir que ele será bem sucedido. Isto significa que os seus conceitos
originais terão de ser aperfeiçoados, de acordo com as conclusões do estudo de viabilidade.
Perspetiva estratégica
A amplitude de planeamento necessário para cada evento varia consideravelmente conforme o

seu grau de complexidade e importância, no entanto, será sempre necessário manter uma politica
de estabelecimento de um plano estratégico concreto para a correta concretização do evento, uma
vez que para este ser eficaz é necessário que aconteça no contexto de um plano organizacional.
A planificação terá como génese a conceção da ideia, a determinação da sua natureza e definição
e desenvolvimento do verdadeiro conceito que pretende criar.
A organização deverá responder a cinco perguntas para determinar a exequibilidade, viabilidade e
sustentabilidade do evento.
Assim, devemos, responder à questão do porquê que o evento deverá ser feito. Aqui devemos
determinar as razões da realização do evento e a sua sustentabilidade como projeto.
Á questão do quem devemos procurar saber quem será o nosso público-alvo e quais são as suas
expetativas, para que possamos orientar para essa audiência a comunicação adequada. É igualmente
importante considerar os restantes parceiros do evento, uma vez que estes também são essenciais à
organização, sejam eles parte da estrutura organizacional (comissões, equipas, técnicos etc) ou sejam
parceiros externos (comunicação social, patrocinadores, etc).
Quando é que o evento deverá ser realizado é uma questão crucial para o sucesso do evento, uma
vez que fatores como condições climatéricas, horários, dias da semana, sazonalidade e mesmo
datas de outros eventos podem determinar o sucesso ou o fracasso de um evento.
Se houver um interesse na utilização de uma larga cobertura mediática há que ter em conta a
definição do momento para a realização do evento uma vez que a coincidência com um
acontecimento mais mediático pode deitar por terra a expectativas da organização.
O local se reveste de grande impacto na realização do evento. Para responder à questão do onde
não podemos descurar um pormenor que pode afetar todo o processo, se consideramos que um
determinado local pode afastar um o publico que pretendemos cativar, seja pela sua localização,
pela sua falta de condições estruturais, devemos optar por outro local que vá ao encontro das
necessidades do nosso público-alvo. Neste contexto devemos encontrar um local que possa
conciliar da melhor forma as necessidades organizacionais do evento, do publico, das
acessibilidades, e do custo.
Por fim, devemos responder à questão o quê. Ou seja, é fundamental que se defina
explicitamente o que deve ser organizado. A natureza do evento deve estar sempre presente em
toda a organização, devendo existir uma perceção clara daquilo que se pretende realizar, uma vez
que qualquer erro na definição do “produto” poderá reduzir ou enfraquecer o seu potencial.
A própria conceção de um evento está dependente da resposta a certas perguntas sem as quais não será
aconselhável dar inicio ao evento. Para além das cinco questões apresentadas, considera-se que se
deverá dar respostas a mais duas perguntas que são igualmente fundamentais. A questão como
permitirá responder à adequação do método que iremos utilizar. Ou seja necessitamos de possuir os
recursos certos para produzir o evento, no que concerne ao pessoal, estrutura, serviços de apoio e
compromisso geral.
O funcionamento e a sua forma de implementação são fundamentais para a obtenção do sucesso na
realização do evento.
Para se obter esse sucesso há a necessidade de ter recursos financeiros disponíveis, sendo que
para tal é necessário saber quais são os custos inerentes à realização do evento. O inicio de
qualquer projeto de evento deve ter associado a si a elaboração de um orçamento detalhado e o
mais exato possível e que possa cobrir todas as áreas existentes e apresentar uma previsão
estimada de receitas e despesas, numa tentativa de se aproximar mais fielmente possível do
resultado final.
Um evento que seja criado numa plataforma de originalidade e que possa fazer interagir estas
questões leva um avanço em termos de definição como produto de sucesso.
O processo estratégico consiste na analise da situação atual em que o evento se encontra e dos
mecanismos para implementar e avaliar as estratégias escolhidas.
Missão/ visão
Subjacente à realização de todos os eventos deve estar a fundamentação da sua existência, que
será sempre um pouco condicionada pelas necessidades dos parceiros do evento, tais como
clientes, a comunidade local, o Governo, os participantes, os patrocinadores, os voluntários.
Missão/ visão
No caso dos eventos de natureza corporativa ou de relações públicas, baste um simples relatório
sobre o seu propósito para fornecer alguma orientação. No que se refere aos eventos mais
complexos, que envolvem inúmeros parceiros, é benéfico realizar uma reflexão sobre os seus
objetivos, pelo que organização de muitos eventos cria agora declarações de visão e missão para
orientar a sua conduta.
Missão/ visão
A declaração de visão pode existir separadamente da de missão, ou podem ser combinadas.

Habitualmente, também se descrevem os objetivos de longo prazo do evento e sendo que este têm
um carácter motivacional.
Missão/ visão
A declaração da missão descreve em termos mais amplos as tarefas destinadas à organização do evento.
As declarações mais completas definem o propósito do evento, identificam os maiores beneficiários e
grupos de clientes, indicam a natureza mais ampla do evento e afirmam a filosofia da organização.
Por exemplo, a missão do Chery Creek Art Festival no Colorado, EUA, é descrita no seu site “ A missão
da organização do Chery Creek Art Festival é criar o acesso a um vasto conjunto de experiência de arte,
alimentar o desenvolvimento e a compreensão de diversas formas de arte e culturas, e encorajar a
expansão da vida cultural no Colorado.”
Missão/ visão
O que está realmente na base da decisão da organização de um evento ( e a sua consequente definição
de objetivos) é a visão que a organização tem dele ou até mesmo a “ missão” que está inerente à sua
criação, devendo assim todo o evento possuir uma noção claro do seu propósito.
No seguimento desta ideia começa a ser mais frequente a criação, por parte das organizações de
eventos, de “ Declaração de Visão e ou Missão”.
As declarações de Visão usualmente descrevem os objetivos a longos prazo, ao passo que as
declarações de missão descrevem em termos mais amplos as tarefas reservada à organização do evento.
Uma visão clara é visual no encadeamento de todos os intervenientes num evento.
Missão/ visão
As declarações mais completas objetivam o propósito de um evento, identificar os maiores

beneficiários e grupos de clientes, indicar a natureza mais ampla do evento e afirmar a filosofia
global da organização que o está a realizar.
É este propósito que irá nortear todo o processo de estabelecimento de objetivos e metas a
alcançar, bem como de estratégias e planos. Estabelece a missão, está construída a base para
definir metas e objetivos e elaborar estratégias.
Metas e objetivos
As metas, sendo definições mais abrangentes, procuram fornecer uma orientação aos elementos
envolvidos na organização de um evento. Os objetivos são definidos no sentido de permitir
monitorizar o avanço da organização em direção às metas estabelecidas, assim como permitem
ainda aos organizadores, em última análise, verificar quais os itens do planeamento que falharam
ou foram bem sucedidos.
Metas e objetivos
No entanto, devido à diversidade tipológica dos eventos é importante referir que a definição de
metas revela maior utilidade na organização de eventos mais complexos que envolvam vários
grupos de interveniente no processo organizativo.
Todos os objetivos devem ser estabelecidos, criando concordância e serem percebidos por todos
os elementos envolvidos num evento. Isto irá levar a que todas as pessoas com funções
organizativas na estrutura do evento se comprometam com a concretização dos alvos definidos
levando dessa forma a um esforço coordenado e a uma unidade de propósitos.
Metas e objetivos
Nos eventos mais complexos confirma-se a utilidade do processo de definição de metas na

elaboração da declaração de missão do evento, acabando esta por permitir uma melhor orientação
no desenvolvimento das atividades do evento.
Metas e objetivos
Os objetivos de um evento devem ser inteligentes, ou seja, SMART (em inglês).
Ficha nº 10
Metas e objetivos
Os objetivos devem ser inteligentes, ou seja, SMART (em inglês):

- Específicos do evento em questão (Specific);
- Mensuráveis, em termos estatísticos (Mensurable);
- Acordados ou viáveis, para todos os envolvidos ( Agreable ou Achievable);
- Realistas, ou relevantes, em relação aos recursos disponíveis (Realistic ou Relevant);
- Bem programados em relação ao cronograma (Timed)
 Vender 10% a mais de um produto “x” durante as festas de final de ano para aproveitar a
sazonalidade dos meses de novembro e dezembro.
 Contratar mais três pessoas para a área de marketing até dezembro deste ano para tornar as
ações mais profissionais e assertivas.
 Faturar 10 milhões de euros nos próximos 12 meses através da venda do produto “y” que acaba
de ser reformulado e relançado no mercado.
 Melhorar a satisfação do cliente em relação aos cinco principais problemas que mais se
queixaram no livro de reclamações em dois meses.
 Praticar a responsabilidade social ao implantar pelo menos uma ação dentro da própria empresa
até dezembro deste ano para arrecadar fundos para o hospital público da cidade
Os objetivos devem ser claros e simples, evitando confusões e incompreensões, e serem
igualmente viáveis quando são estabelecidos, permitindo assim trabalhar no sentido de os
alcançar.
A definição precisa dos objetivos também contribui muito para o estabelecimento de uma
estrutura organizacional, pois permite que cada individuo ou comissão receba uma série de alvos
específicos que devem ser atingidos, o que irá refletir posteriormente na necessidade de que todos
trabalhem em conjunto, já que muitos objetivos serão interdependentes.
Ficha nº 11
A visão do evento também pode ser definida mais claramente e assim, tornar mais fácil partilhá-la
com outros. Com os conceitos representados de forma mais clara, é possível levar a cabo uma
análise detalhada SWOT do evento.
Ficha nº 12
A análise SWOT é uma ferramenta que lhe permite fazer um diagnóstico estratégico da empresa no
meio em que está implantada. E assim definir os objetivos futuros. Também é possível fazer uma
análise SWOT pessoal.
As letras SWOT referem-se a Strenghts (pontos fortes), Weaknesses (pontos fracos), Opportunities
(oportunidades) e Threats (ameaças).
O "S" e o "W" referem-se à análise dos pontos fortes e dos pontos fracos da sua empresa. O "O" e o "T"
dizem respeito às oportunidades que vai retirar dessa análise e às ameaças que o diagnóstico lhe vai
permitir detetar.
1. Forças
Como forças da empresa podemos ter:
• Potencial de clientes alargado;
• Localização privilegiada;
• Qualidade do espaço e dos equipamentos da cozinha;
• Quantidade de trabalhadores;
• Atendimento pessoal e cuidado;
• Pratos de cozinheiros conceituados.
2. Fraquezas
Já como exemplos de fraquezas para esta empresa podemos ter:

• Pouca divulgação do espaço;
• Custos elevados de mão de obra;
• Demora na confeção dos pratos;
• Produtos sem diferenciais competitivos;
• Qualidade de certos pratos;
• Não servir pratos para fora;
• Horário de trabalho.
3. Oportunidades
Já como exemplos de oportunidades podemos dar:
• Abertura de empresas nas proximidades;
• Diminuição do IVA na restauração;
• Saída de um concorrente do mercado;
• Avaliação de restaurantes por críticos locais;
• Programa de fidelização de clientes;
• Incentivos à modernização de espaços e equipamentos;
4. Ameaças
Quanto a ameaças, podemos dar exemplos de:

• Elevada concorrência instalada nas imediações;
• Aumento de preços pelos fornecedores;
• Uma má critica recebida publicamente;
• A competição apresenta um novo preço ou um serviço inovador;
• Obras na rua do restaurante;
• Aumento do preço da energia.
Resultado da avaliação SWOT
Depois de se realizar uma análise SWOT deve-se impor medidas que consigam estancar as
fraquezas e maximizar as forças. O objetivo será sempre superar as ameaças, tentando beneficiar
ao mesmo tempo das oportunidades.
Coca-cola
• Força: marketing e publicidade fortes, poder negocial sobre os fornecedores, clientes fiéis.
• Fraquezas: foco em bebidas carbonatada, muitas submarcas com baixa receita
• Oportunidades: crescente consumo de bebidas nos mercados emergentes, aumento do
consumo de águas em garrafa
• Ameaças: escassez de água, mudanças nas preferências dos consumidores leis que estipulam
informativos de substâncias negativas no rótulo.
No intuito de fazer valer o evento devemos considera-lo como um produto que pretendemos
“vender” no mercado (considerando que o objetivo final de um evento é um sucesso). Dessa
forma devemos usar as ferramentas que temos à mão, sendo o marketing a que melhor nos coloca
em contacto com essa realidade.
OPERACIONALIZAÇÃO DE UMA
CAMPANHA E FEIRA
O ambiente externo inclui todos os fatores capazes de influenciar o evento, mas sobre os quais a
organização não tem qualquer influência. Consequentemente, a análise dos fatores que compõem
o ambiente externo irá permitir à organização a tomada de decisões sobre assuntos como a
seleção de mercados, programação, promoção do evento, definição do calendário e
estabelecimento de preços.
CAMPANHA E FEIRA
Através dos fatores do ambiente externo podem também identificar-se determinadas ameaças ao
evento.
- Políticos-legais, ou seja, leis ou regulamentações governamentais que sejam suscetíveis de
influenciar a sociedade;
- Económicos, tais como nível de desemprego, taxa de inflação, taxas de juro, níveis de salários,
etc.;
- Socioculturais, incluindo alterações éticas ou religiosas, numa população, ou nos
comportamentos de lazer;
CAMPANHA E FEIRA
evento.
- Tecnológicos, referindo-se principalmente às mudanças em equipamentos e maquinas que
influenciam diretamente a realização de determinadas tarefas e mesmo a própria organização de
eventos, bastando para tal ver a influencia da internet na forma de promover eventos atualmente;
- Demográficos, reportando-se à composição da sociedade em termos de idade, sexo, educação e
profissão;
- Físicos, tais como a crescente preocupação com questões ligadas ao ambiente e sua preservação,
sendo cada vez mais notória a realização de eventos verdes;
CAMPANHA E FEIRA
evento.
- Competitivos, no sentido de ser premente manter uma atenção cuidada quanto à existência de
outros eventos que possam ter como alvo o mesmo segmento de público.
No seguimento da análise do ambiente externo é essencial proceder-se à análise do ambiente

interno, ou seja, dos recursos físicos, financeiros e humanos que a organização dispõe, de modo a
verificar quais as suas forças e fraquezas.
CAMPANHA E FEIRA
As forças e fraquezas que podemos identificar num evento são:
- Nível da capacidade e gestão;

- Qualidade da relação com os fornecedores;
- Qualidade dos componentes da programação do evento;
- Acesso à tecnologia apropriada;
CAMPANHA E FEIRA
As forças e fraquezas que podemos identificar num evento são:
- Acesso a recursos financeiros;

- Reputação do evento;
- Qualidade dos relacionamentos com organismos de governação;
- Força dos vínculos com potenciais patrocinadores.
PROCEDIMENTOS E BOAS PRÁTICAS
É na sequencia da análise da situação interna e externa que a organização obterá informações

necessárias para a escolha de estratégias que possibilitem a execução da missão e dos objetivos
definidos para o evento.
No fundo a escolha de estratégias irá possibilitar um melhor aproveitamento da análise SWOT,
ou seja, ela é feita para que com os seus resultados se possa usar as forças existentes, minimizar
as fraquezas, evitar as ameaças e aproveitar as oportunidades identificadas.
Neste contexto, podemos apresentar algumas das estratégias que podem ser seguidas mediante a
situação adequada.
- Estratégia de crescimento: um evento pode mostrar o seu crescimento quer pelo seu porte,
obtendo mais participantes e componentes, quer através de uma maior qualidade de planeamento,
organização, programação e posicionamento cuidadoso.
- Estratégia de consolidação: num determinado momento da vida do evento, a adoção desta

estratégia poderá revelar-se mais útil à sua continuação, mantendo o número de espetadores num
determinado patamar, o que permite melhorar outros aspetos do evento.
- Estratégia de redução: uma estratégia que poderá ter efeitos negativos na opinião pública, mas
que pode ser necessária para fazer face a uma conjuntura económica desfavorável ou a uma
quebra de investimento de habituais patrocinadores é a redução da escala do evento.
- Estratégia de combinação: esta estratégia pode combinar elementos de outras estratégias, ou

seja, a organização de um evento pode, com o objetivo de valorizar o seu evento, limitar ou cortar
alguns aspetos menos atrativos para seu público-alvo, ao mesmo tempo que decide ampliar
outros fatores mais importantes.
A escolha das estratégias de que dispomos para implementação pode ser feita com base em três
critérios:
1- Adequação: as estratégias escolhidas devem ser complementares entre si, coerentes com o
ambiente, recursos e os valores da organização.
2- Aceitação: as estratégias devem ser escolhidas tendo em vista as persecuções dos objetivos do
evento, concentrando-se na importância atribuída pela análise da situação, não subestimando
riscos potenciais que o plano possa acarretar.
A escolha das estratégias de que dispomos para implementação pode ser feita com base em três
critérios:
3- Viabilidade: as estratégias eleitas devem ser viáveis, funcionar na prática com consideração
pelos recursos disponíveis, atendendo a fatores decisivos para o sucesso.
Em suma, as estratégias escolhidas devem ser congruentes com os resultados da análise SWOT,
sob risco de o estudo realizado não ter qualquer aplicação prática e resultar na seleção de uma
estratégia inadequada para o evento.
Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado viável e de introduzidos
eventuais melhoramentos (se necessários), pode inicia-se o planeamento geral. O plano geral
define a direção estratégica do evento, isto é o enquadramento geral do que irá ser necessário e
quando.
Ele deverá identificar:
 Quem serão os participantes
 Os recursos específicos necessários
 Um prazo para as tarefas ser executadas
 Quem irá dirigir o evento
 Quem irá tomar decisões
 Funções chave e responsabilidades
 Estrutura do pessoal
 Serviços e apoio necessários
 Ações e tarefas necessários
 Financiamento necessário
 Estimativas de custos e orçamento tentativo
 Instalações e transportes necessários
 Atividades de marketing necessários
 Quando terá lugar o evento (hora/dia/mês mais apropriados)
 Onde terá lugar o evento (localização geográfica e edifício)
 Logística, tal como acesso ao edifício, interfaces, etc
 Quem serão os clientes
 Especialistas necessários (ex: planeamento de emergência, assistentes, empreiteiros..)
 Efeito e consequência da analise SWOT
 Metas e objetivos claros
 Politicas e regras
 Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à medida que a organização do
evento progride)
• Ficha nº14
MANUTENÇÃO DE UMA CAMPANHA E
FEIRA
O planeamento detalhado fornece o enquadramento o enquadramento operacional e a estrutura
organizacional para a gestão de operações do evento. As estruturas podem ser simples ou
complexas, em função do tamanho e do âmbito do evento.
Enquanto o plano geral descreve detalhadamente os objetivos que se pretendem atingir, o

planeamento descreve em detalhe como irá atingir esses objetivos. Isto requer a decomposição das
atividades numa estrutura de funções, tarefas, procedimentos e prazos para as completar. Além de
definir as funções e tarefas necessárias, o planeamento detalhado atribui essas funções ao pessoal
individualmente, em conjunto com os prazos nos quais as tarefas devem ser concluídas.
FECHO DE UMA CAMPANHA E FEIRA
Os planeamentos geral e detalhado, dão-nos a orientação para obter e organizar os recursos e

soluções para evento a ser realizado. Mas após todas estas tarefas terem sido concluídas e o
trabalho de fundo ter sido preparado, as atividades que é necessário levar a cabo durante o evento
são outro assunto.
Por exemplo, um membro da equipa do evento encarregue de todas as atividades de marketing
para publicitar o evento, deixará de ter esta função uma vez iniciado o evento e deverá receber
então outra função.
FECHO DE UMA CAMPANHA E FEIRA
Assim, será necessário outro plano para esta fase, para monitorizar se tudo está a correr de acordo
com o plano e para voltar a organizar tudo, caso alguma coisa corra mal. Este plano de
monitorização fornece descrições das funções a serem desempenhadas enquanto o evento
decorre. É um plano que mostra quem fará o quê, quando e como, durante o evento.
AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS FINAIS
No processo de gestão de eventos, a avaliação do evento assume uma enorme importância.

Atualmente, a forma mais eficaz que as empresas têm de obter credibilidade centra-se na adoção
da honestidade e do espirito critico quando procedem à avaliação de um evento, para que os
resultados sejam conhecidos, os benefícios reconhecidos e as limitações aceitáveis.
Esta permite às empresas identificaram onde e porque falharam e como podem melhorar. Assim,
todos os gestores de eventos deveriam dar prioridade máxima à avaliação dos mesmos e à
divulgação dos resultados aos parceiros e grupos interessados. A avaliação rigorosa permite
valorizar a notoriedade dos eventos, e até dos próprios gestores como profissionais.
Em síntese, a avaliação de um evento consiste no processo de observação, medição e

acompanhamento critico da sua implementação, com o fim de avaliar os resultados de forma
precisa.
Esta avaliação possibilita a definição de um perfil do evento, recorrendo às suas caraterísticas
básicas, assim como a dados estatísticos relevantes sobre o mesmo.
DESCRIÇÃO GERAL DO PLANEAMENTO DE
Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento
Todas as etapas do processo de gestão de eventos são descritas individualmente, pois cada uma
tem a sua própria função e valor quando realizadas separadamente.
A etapa de concetualização é a etapa das ideias em que vários pensamentos são apresentados e
discutidos. O seu objetivo é proporcionar uma base para o inicio do desenvolvimento do evento e
é também a altura em que se decide realizar ou não o evento.
A etapa do planeamento geral proporciona a oportunidade para organizar os pensamentos e
coloca-los numa sequência lógica. O seu objetivo é definir para onde vai e o que irá necessitar ao
longo do caminho para o seu destino.
A etapa do planeamento detalhado descreve as operações a serem levadas a cabo para produzir
o evento. O seu objetivo é descrever como irá atingir os seus objetivos, isto é, os métodos, os
procedimentos e processos que devem ser realizados por cada indivíduo envolvido, por forma a
conseguir o resultado desejado.
A etapa da gestão do evento é o culminar de meses de árduos trabalho de preparação e

realização de tarefas para permitir a realização do evento. O seu objetivo é monitorizar o que é
necessário que aconteça durante o evento, para que este decorra sem problemas e com sucesso, e
que para que se consiga agir de imediato caso algo corra mal.
A etapa de avaliação dos resultados é a etapa final e, apesar dos resultados finais serem
importantes, a avaliação não acontece apenas no fim do evento, os resultados devem ser
monitorizados ao longo das cinco etapas do projeto, para que se possam introduzir alterações no
seu planeamento se necessário.
O objetivo desta etapa final é confrontar os resultados com os critérios de sucesso previamente
estabelecidos, bem como identificar áreas a melhorar em eventos semelhantes no futuro.
CONSEQUÊNCIAS DE UM MAU PLANEAMENTO
DE PROJETOS DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS.
Os projetos podem gerar uma grande quantidade de benefícios, mas boa parte deles falham ou
não atingem o resultado esperado. Muitas dessas falhas são resultantes de obstáculos naturais ou
externos que estão fora do controle da organização, entretanto a maioria dos insucessos é oriundo
de falhas organizacionais que muitas vezes se repetem.
Existem diversas razões pelos quais projetos, sejam eles simples ou complexos falham, o numero
de motivos podem ser infinito. No entanto os motivos mais comuns para o fracasso podem ser
elencados. O gerente e a equipa do projeto devem controlar essas possibilidades de fracassos.
O processo de aprendizagem ocorrem tanto no sucesso, como no fracasso dos processos, nesse
sentido torna-se importante a aprendizagem organizacional de projetos de forma a que os erros
possam servir de lições para os projetos futuros.
Consequências para o evento

um mau planeamento pode ter graves consequências. As consequências mais graves poderão
resultar de negligencia no planeamento da saúde e segurança do pessoal e dos participantes no
evento, o que pode resultar em danos físicos ou mortes.
No entanto, qualquer parte do evento que não tenha sido corretamente planeada pode facilmente
resultar em ruturas, num evento de fraca qualidade, num número reduzido de participantes e em
clientes e patrocinadores insatisfeitos.
Consequências para os organizadores
Um mau planeamento pode também ter graves consequências para os seus organizadores. Para
além da perda de reputação e da má imagem, um acidente que ocorra no evento poderá resultar
em ações legais, má publicidade, perda de futuros negócios e no pagamento de compensações
financeiras às vitimas do acidente, o que poderão levar o seu negocio à falência.

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