PROTOCOLO &RECEPÇÃO E EM

EVENTOS
 RECEPÇÃO E PROTOCOLO EM EVENTOS
INDÍCE

 CONCEITOS GERAIS
 TIPOLOGIA DE EVENTOS
 CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS
 PLANEAMENTO E ORANIZAÇÃO DO EVENTO
 FASES DO EVENTO
 PROTOCOLO E CERIMONIAL


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 CENCEITOS GERAIS
EVENTO: é um acontecimento organizado com objectivos institucionais, comunitários ou profissionais.
Evento é um instrumento institucional e/ou promocional, utilizado com a finalidade de criar conceito e
estabelecer a imagem das organizações, produtos, serviços, ideias e pessoas.

RECEPÇÃO: é acto de recepcionar os convidados em um evento. E deve ser feito com cortesia e sem
burocracia.

PROTOCOLO: conjunto de regras preestabelecidas que disciplinam a organização de qualquer evento.

ETIQUETA :formalidade no trato social. É um fenômeno cultural. Ampara-se nos costumes de cada região do
mundo.

CERIMONIAL: aplicação prática e concreta do protocolo. Implementação de normas previamente fixadas

pelo protocolo.
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 PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTO.
1. Por que o evento será realizado?
2. Quais as razões confirmem a importância e a viabilidade de se produzir o
evento?
3. Quais serão os parceiros do evento? ( internos/externos)
4. Quando o evento será realizado?
5. Onde o evento será realizado?
6. Qual será o conteúdo do evento?
7. Para quem será realizado o evento?
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 TIPOLOGIA DE EVENTOS
COMERCIAIS – ( workshop, mostra, leilão, feira, exposição, desfile, encontro
e reunião).
CULTURAIS – (congresso, seminário, simpósio, conferência, curso, palestra,
mesa-redonda, painel e fórum).
SOCIAIS – (recepção, baile, casamento, formatura, aniversário e passeio).
ARTÍSTICO-CULTURAIS-(desfile, festival, concerto, show, mostra e
exposição).
GASTRONÔMICOS –( banquete, coquetel e festival).

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 TIPOLOGIA DE EVENTOS

ESPORTIVOS - (Competição, remate, excursão e premiação).

POLÍTICO - (debate, reunião, palestra, homenagem e convenção).

HISTÓRICOS - (aniversário, inauguração, comemoração e desfile).

RELIGIOSOS -(encontro, conclave, concílio e cerimonial).

TÉCNICO - CIENTÍFICO –( congresso, seminário e palestras).

BANQUETE - ( jantar de gala, evento gastronómico, solene e festi vo).

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CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS
ABRANGÊNCIA- a luz da origem dos participantes e o local de realização do
evento, podem ser:
 Local.
 Estadual.
 Regional.
 Nacional
 Internacional.

PORTE - a estrutura dos eventos podem ser classificados da seguinte

maneira:
 Megaevento acima de 1.000 participantes
 Grande Porte acima de 500 participantes
 Médio Porte de 200 a 500 participantes
 Pequeno Porte com até 200 participantes

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 FREQUÊNCIA DOS EVENTOS
Permanente: evento que ocorre regularmente, podendo ser mensal, semestral e anual.
 Aniversário da Instituição.
 Semana Nacional de Ciência e Tecnologia.
 Cerimónia de Ortoga de Diplomas.

Esporádico: evento com intervalos irregulares.

 Posses de Dirigentes e Palestra.

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 FREQUÊNCIA DOS EVENTOS

Evento único cuja edição se realiza uma única vez:

o Lançamento de Livro.
o Inauguração.
o Lançamento de Pedra Fundamental.

Oportunidade: ocorre por aproveitamento de uma ocasião ou facto:

 Coletiva de Imprensa.
 Apresentação Cultural.
 Assinatura de Convênio.
 Homenagem.
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 PRINCIPAIS EVENTOS

REUNIÃO: evento promovido

por empresas ou entidades.
CONFERÊNCIA: exposição de um tema de estabelece contacto directo com
interesse geral, por especialistas, dirigida a um varias pessoas, de curta
público com bom nível cultural. A conferência é duração, com agenda
similar a palestra, porem mais formal. estabelecida para a discussão dos
Formalidades: factos, análise situacionais e
O director da entidade promotora, o planeamento de actividades e
presidente de mesa procede a abertura, trabalhos. Deverá ser
apresentando ao público o conferencista e o tema preestabelecido um horário para
que será debatido. inicio e termino dos trabalhos.
Um moderador que ajudará a Recomenda-se lavrar uma acta
coordenador ou o presidente de mesa na condução ou relatório dos assuntos
dos trabalhos. São permitidas perguntas aos discutidos.
conferencistas por parte do público através de
formulários

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 PRINCIPAIS EVENTOS

SEMINÁRIO: evento técnico ou

profissional regido por um administrador.
Reúne pessoas com o mesmo nível e
qualificações agrupados em sala. O
seminário geralmente é dividido em SIMPÓSIO: evento de
exposição, discussão e conclusão. Nos carácter cientifico ou
seminários são distribuídos aos tecnológico promovido por
participantes material técnico para entidades profissionais para a
consulta e relatório resumido da exposição discussão diferenciadas de um
feita pelo palestrante. Um seminário com mesmo tema por especialistas
característica de curso poderá ser com a participação activa dos
desdobrado em vários módulos com taxa presentes. O simpósio poderá
de matrícula. ser realizado em um ou mais
dias .

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 PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Atribuições da Equipa Institucional

Responsável pelo Evento - tarefa

conceber, estabelecer objetivos e
público-alvo, definir todas as etapas
da programação oficial, bem como
outras questões relevantes do
evento. O responsável assume
formalmente a função da
organização do evento, trabalhando
conjuntamente e avaliando as
recomendações técnicas recebidas
quanto a possíveis adequações na
programação.

O responsável não pode ser

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confundido com o organizador do
evento.
 PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Atribuições da Equipa Institucional

Organizador de Evento - responde pelos aspectos

técnicos inerentes à organização do evento. Compete a
ele o desenvolvimento das soluções necessárias para
realização do evento, incluindo a organização da
equipe de trabalho, contacto com fornecedores e
parceiros, vistorias do local, (questões operacionais e
logísticas).

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 COMPETÊNCIAS DO ORG. DO EVENTO

Conhecimentos do organizador de eventos:

o Métodos de pesquisa e análise de resultados.

o Técnicas administrativas para planeamento
• Tipos de eventos e de curto, médio ou longo prazo, para traçar
aspectos de logística estratégia e elaborar regulamentos e
procedimentos operacionais.
relativa aos eventos; o Procedimentos e métodos de levantamento
• Normas técnicas de necessidade e custos.
o Legislação e código de ética da categoria.
aplicáveis; o Regras de protocolo, cerimonial e etiqueta
• Criação e utilização de social.
o Vocabulário operacional relativo à ocupação.
planilhas eletrônicas; o Procedimentos de análise de risco e seguro e
• Elaboração de aspectos legais relativos à contratação de
cronogramas; serviços de terceiros.
• Organização e
priorização de tarefas.

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 COMPETÊNCIAS DO ORGANIZADOR DE EVENTOS

As habilidades do organizador de eventos incluem:

 Avaliação e o julgamento com base em dados e factos.

 Raciocínio lógico verbal para entender e comunicar-se, de
maneira clara e articulada, na forma oral e escrita.
 Habilidade de negociação e administração de contratos,
acordos e parcerias.
 Habilidades comunicacionais, sociáveis, amigáveis e
empáticas, gerando bom relacionamento interpessoal.
 Consciência de detalhes e atenção para controle.
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 COMPETEÊNCIAS DO ORGANIZADOR DE EVENTOS

Atitudes do organizador de eventos:

 Inovação e criatividade na geração de ideias;

 Otimismo, persuasão e postura democrática;
 Iniciativa para prevenir e solucionar problemas, mantendo o
equilíbrio emocional para administrar situações de emergência;
 Preocupação com organização das informações e tarefas;
 Capacidade para tomar decisões complexas, individualmente ou
envolvendo outros.

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 ATRIBUIÇÕES DA EQUIP INSTITUCIONAL

3. Cerimonialista

O cerimonialista é o responsável pela organização/assessoramento do cerimonial.

Suas principais atribuições são:
 Escrever script em conjunto com o responsável do evento.
 Conferir a posição e ordem das bandeiras.
 Conferir a presença de autoridades.
 Organizar a ordem dos pronunciamentos.
 Definir a composição da mesa de autoridades com o responsável do
evento.
 Reservar cadeiras para demais autoridades.
 Preparar as nominatas.
 Conferir os hinos.
 Orientar o mestre de cerimônias.
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 PERFIL E ATRIB. DO MEST DE CERIMÓNIA
4. Mestre de Cerimónias - responsável pela condução do cerimonial.
 Conhecimento das normas e regras que regem as solenidades.
 Boa dicção, discrição e tranquilidade.
 Senso de comando.
 Responsabilidade e pontualidade.
 Visual e comportamento compatíveis com o trabalho que está
realizado.
As atribuições do Mestre de Cerimônias são:
o Conferir o script do evento com o cerimonialista.
o Conferir as instalações da tribuna a posição da panóplia e das bandeiras.
o Funcionamento de microfones.
o Número de cadeiras da mesa diretiva.
 ler cuidadosamente os nomes das autoridades.
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 ATRIBUIÇÕES DA EQUIP. INSTITUCIONAL

5. Anfitrião

Assume as funções de anfitrião a maior autoridade da instituição promotora do evento.

Cabe ao anfitrião receber e cumprimentar os convidados do evento, além de realizar o discurso de de boas-
vindas no acto solene de abertura.

6. Apoiador/ Facilitador

Pessoa jurídica que apoia o evento de forma institucional para conferir credibilidade. Algumas vezes, o
facilitador também assume serviços do evento, cede espaços ou, ainda, aporta recursos financeiros. Recebe,
como contrapartida, a exposição da sua marca nos materiais de divulgação e também no evento em si.

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ATRRIBUIÇÕES DA EQUIP.INSTITUCIONAL

7. Produtor
Profissional com capacidade para prestar assessoria antes e durante os eventos, supervisionando os
fornecedores contratados, organizando a execução, acompanhando, a preparação da infraestrutura física e da
logística para a realização de eventos.

8. Realizador
Pessoa jurídica detentora de nome ou marca do evento, responsável pela sua realização.

9. Patrocinador
Pessoa jurídica que investe de forma tangível para a realização do evento, financeiramente ou com materiais,
recebendo como contrapartida visibilidade de sua marca e facilidades para difundir mensagens de seu
interesse a um público determinado.

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 PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Etapas da Org. de Eventos

Três etapas:
 • Pré-evento;
 • Execução do evento (também
chamada de trans-evento);
 • Pós-evento.

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 ETAPAS DA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Pré- evento
Planeamento compreende a formalização de
diversos aspectos do evento, como:
 Concepção - a motivação da criação de um
evento nasce da identificação, da necessidade
de discussão de um tema específico,
promoção institucional ou data relevante na
agenda, além de aspectos políticos, sociais e
econômicos.
 Nome do evento- o nome do evento deve
exprimir seus objetivos e ser de fácil
assimilação pelo seu público- -alvo.
 Objetivos - todo evento possui ao menos um
objetivo.
 Público-alvo - quem deve comparecer ao
evento? Quantas pessoa serão envolvidas, ao
total? Qual o público máximo simultâneo?
Será um evento aberto ou fechado? Essas
questões servem como base para
estabelecimento do público-alvo do evento,
também chamado de target.
 Equipe de organização- o responsável, o
coordenador, o cerimonialista, entre outros. Na etapa 30-10-2023 22
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de planeamento, faz-se necessário elencar quem irá
compor a equipe de trabalho.
 ETAPAS DO EVENTO
O cronograma - destina-se a responder quais serão as datas e prazos para
cada uma das etapas de organização, além de apontar o responsável pela
actividade. Em eventos complexos, o cronograma deve apontar, ainda, os
recursos que serão demandados em diferentes momentos.

A programação - deve incluir data, horário, local, tema e orador previstos

para cada atividade. Destaca-se que para cada evento é essencial o
monitoramento diário de cada atividade que compõe a programação.
Local de realização - escolha do local adequado. Muitas vezes, boas
propostas de evento tornam-se inviáveis ao serem alocadas em espaços que
não oferecem as condições necessárias ao tipo de dinâmica e de logística
esperados pelos participantes. Para eventos de maior envergadura, as
condições de infraestrutura turística, aeroportos, portos, transporte público,
estrutura hoteleira, devem ser levados em consideração.
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 ETAPAS DO EVENTO
Previsão orçamentária -consiste em realizar
estimativa das despesas necessárias para arcar
com o projeto do evento. O preenchimento do
check list pode ser realizado integralmente pelo
responsável/demandante do evento, ou de
forma conjunta com o coordenador do evento,
quando para eventos com muitos detalhes.
Acessibilidade -Aberto ou fechado, inscrições
com taxa ou sem taxa.

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 ETAPAS DA ORGANIZAÇÃO DO EVENTO

Agendamentos: consiste em garantir que as autoridades internas

requeridas, palestrantes e espaços tenham disponibilidade de agenda
para atender ao evento proposto. Registro no Calendário
Institucional de Eventos: todo
evento institucional deve ser
 Material de divulgação: O material mais utilizado é o convite e o registrado em calendário
portal eletrônico. A escolha da identidade visual, os canais e os unificado. Essa ação permite
uma visão geral dos eventos
materiais de divulgação devem estar consoantes com o público-alvo
em execução e previne
do evento e planeados em conjunto com a equipe de profissionais sobreposição de agendamentos
da comunicação da instituição.

 Convites: convites para participação em um determinado evento

podem ser específicos/nominais ou não, conforme o caso. É
imprescindível a previsão de um controle das confirmações
recebidas.

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 PREPARATIVOS PARA O EVENTO

• Materiais aos participantes: kit do evento -pasta, bloco de anotações, caneta,

programação resumida e materiais de orientação.

• Materiais para imprensa: para eventos de maior projeção, a criação de

materiais direcionados à imprensa. Quando agrupados, esses materiais são
também chamados de Press Kit. Normalmente esse kit é preparado pela
equipe de comunicação de cada instituição e inclui, além da marca do evento,
release fotos, histórico de edições anteriores e vídeo promocional.

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 PREPARATIVOS PARA O EVENTO
Comunicação com autoridades
externas: podemos citar alteração do
Avaliação do evento: é recomendável que
trânsito, garantia de segurança extra,
atendimento público hospitalar ou o instrumento de colecta de dados para que
autorização especial para os participantes avaliem o encontro seja
estacionamento de veículos em vias
públicas. É comum que esse tipo de elaborado previamente em conjunto com o
comunicação seja realizada não somente
responsável do evento.
por meio de correspondências oficiais,
mas também presencialmente.
Serviços logísticos: considera-se como
Cerimonial e protocolo: serviços logísticos aqueles que estão
uma importante etapa na relacionados ao recebimento,
organização dos eventos é, armazenamento e distribuição de materiais,
justamente, a definição dos transporte, hospedagem e alimentação.
atos protocolares e a
elaboração
Recepção e Protocolo em Eventos. Prelectorado script.
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 PREPARATIVOS PARA O EVENTO

Contratação de recursos humanos: Quando existe

necessidade da contratação de pessoal terceirizado
para o evento, é imprescindível a tomada de
alguns cuidados.
Emissão de licenças/documentação :realização de
eventos, muitas vezes, implica em alteração
substancial de um espaço ou então no recebimento
de públicos específicos. Por esta razão, uma série
de licenças pode ser necessária, conforme cada
caso. Alvarás do Corpo de Bombeiros, da Polícia
Civil Administração
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Serviços de infra-estrutura: é comum
que eventos promovam a ocupação
intensiva de locais específicos. Muitas
vezes, para viabilizar essa ocupação, faz-
se necessário realizar a locação de
estruturas físicas, tais como tendas,
cadeiras, palcos etc., ou lógicas, tais como
link de conectividade de maior banda e
sistema de distribuição de rede sem fio.
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 GRANDE DIA
O DIA DO EVENTO

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 SEMINÁRIO SOBRE PROTOCOLO & RECEPÇÃO

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 EXECUÇÃO DO EVENTO
• Etapas importantes:
• •grupo de trabalho dos serviços audiovisuais e teste dos equipamentos (projeção,
sonorização, transmissão, foto e filmagem).
• G.W. serviços de infraestrutura: rede de wi-fi ou internet cabeada, tendas, estande,
palco, cadeiras, praticável. Fundamental a exigência de apresentação de ART –
Anotação de Responsabilidade Técnica, pela empresa montador.
• • Recebimento dos órgãos fiscalizadores (Bombeiros, Polícia).
• • Organização, por escala de trabalho, das equipes de recursos humanos (tradução,
limpeza, segurança, receptivo, cerimonial, credenciamento).
• • G.W. da sinalização e decoração (flores, malha, iluminação, toalhas, passadeira,
placas, programação por espaço, prismas, bandeiras).
• • G.W. dos Paramentos (canudos para diplomas, borla para outorga, becas e capelo);
• • Verificação da limpeza dos espaços (salas, foyer, materiais de higiene).
• • Conferência dos serviços de alimentação (restaurante, lanches, serviços
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atendimento à sala VIP, camarim).
 MUITO OBRIGADA

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