GERENCIAMENTO DO PROJETO

Semana Acadêmica de Engenharia de Computação

(SAEC) - Presencial

Fabiola Augusta Dahlke Spredemann

fabi.augusta22@gmail.com

July Chassot Scherer

julychassot@gmail.com

Departamento de Engenharia de computação,

Engenharia de Computação
9 de novembro de 2022
 Resumo

A Semana Acadêmica de Engenharia de Computação é um evento

aberto ao público que objetiva trazer uma pequena fonte de inspiração e
motivação para dentro do curso, oportunidade da comunidade conhecer
as áreas de atuação e seus projetos, permitir aos alunos ganharem expe-
riências além do ambiente da graduação, networking e também trazer a
vivência profissional para dentro da universidade. Ela geralmente ocorre
no início do segundo semestre, no campus Araranguá da Universidade
Federal de Santa Catarina (UFSC) e tem como atividades palestras,
minicursos e workshops, que tratam de assuntos e/ou áreas diferentes
da computação.A presença dos patrocinadores na semana acadêmica
gera relações duradouras entre os graduandos e apoiadores, servindo de
primeiro contato entre eles para futuras parcerias.

1
1 Introdução

Eventos são definidos como acontecimentos (festa, espetáculo, comemoração, so-

lenidade etc.), organizados por especialistas, com objetivos institucionais, comu-
nitários ou promocionais. Um evento acadêmico se encaixa em um evento com
objetivos institucionais, geralmente organizado por centros acadêmicos de cursos
de graduação, ligas acadêmicas ou por um grupo de alunos. Esses eventos aca-
dêmicos geralmente acontecem durante uma semana, sendo assim denominados
de semana acadêmica. Costumam ocorrer em inúmeras universidades do mundo,
tanto particulares quanto públicas, além de ocorrerem em cursos variados, como
direito, engenharias, histórias, artes e cursos de pós-graduação.

Existem algumas universidades brasileiras como UNICAMP e UFPR que pos-

suem um manual para a realização de eventos, porém, não há um padrão massivo
para a realização dos mesmos. Com uma quantidade gigantesca de universidades
pelo país, cada curso dentro delas acaba seguindo seu próprio padrão, estabelecido
pela instituição ou apenas seguindo o exemplo dos realizados anteriormente, com
aprimoramentos e peculiaridades apresentados pelo novo grupo de realizadores.

Dentro do campus da UFSC Araranguá, no curso de Engenharia de Compu-

tação existe uma tradição de 7 anos da realização deste evento feito por discentes
do curso, sendo o primeiro realizado em 2015. O evento consistia de minicursos
e palestras desde a sua primeira realização. A partir da edição de 2020, após o
inicio da pandemia de Covid-19, foi necessária uma remodelagem do formato do
evento. Assim, desenvolveu-se a primeira SAEC totalmente online, inicialmente
chamada de SAEC Pocket. Deu-se o nome "Pocket", pois foi considerada uma
versão menor do evento.

Este documento apresenta uma proposta de projeto da realização da semana

acadêmica no formato presencial. Apresentamos nesse trabalho como seria o nosso
gerenciamento ideal para a concretização bem sucedida do projeto. As semanas
acadêmicas anteriores nunca tiveram uma documentação, assim, sempre estiveram
sujeitas a repetir erros, ou não possuirem uma alternativa caso algo de errado
ocorresse.

2
1.1 Objetivo Geral

Este trabalho possui como objetivo geral a realização da semana acadêmica de

forma presencial por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos.

1.2 Objetivos Específicos

Os objetivos específicos desse trabalho encontram-se descritos abaixo:

• Trazer uma pequena fonte de inspiração e motivação para dentro do curso;

• Criar laços e networking;

• Oportunidade da comunidade conhecer as áreas de atuação e seus projetos;

• Permitir aos alunos ganharem experiências além do ambiente da graduação.

1.3 Justificativa

Como em nosso curso possuímos inúmeras áreas de estudo e atuação, muitas vezes
acaba-se apenas por pincelar certos assuntos que interessam aos alunos. Assim,
a SAEC torna-se uma ponte entre esses assuntos, o mercado de trabalho e a
comunidade acadêmica do curso.

1.4 Prazo Estimado

O prazo estimado para o projeto é de 6 meses, iniciando em março e terminando

em agosto.

1.5 Benefícios Esperados

Através da SAEC, espera-se trazer uma gama de conhecimentos e experiências

para a comunidade acadêmica em geral e do curso. Além disso, ansiasse que
com essa oportunidade de trazer profissionais de diversas áreas da computação
para palestrar, surjam oportunidades de trabalho, pesquisa, desenvolvimento e
motivação aos alunos.

3
2 Premissas e Restrições

2.1 Premissas

• Pouca adesão dos alunos geraria o fracasso do evento;

• Que o evento englobe palestras e minicursos de diversas áreas da computação;

• Que o evento seja patrocinado por empresas e com ajuda do dinheiro de

edições anteriores;

• Uma equipe formada por membros do CAEC e voluntários do curso;

• Através do certificado de horas disponibilizado pelo evento, os alunos poderão

validar horas complementares requisitadas no curso;

2.2 Restrições

• O espaço disponível terá de ser compatível com a quantidade de alunos que

participarão do evento;

• As atividades devem ocorrer no périodo de aula dos alunos durante 5 (cinco)

dias;

• A flexibilidade de horários dos palestrantes;

• Deslocamento e disponibilidade de hotéis na região para os palestrantes;

• Que os professores liberem os alunos a participar sem contabilizar presença

na disciplina;

• Que o espaço esteja disponível na data desejada;

4
3 Análise dos Stakeholders

Stakelholders Descrição Posição

Universidade
Federal de Instituição onde está sendo
Favorável
Santa realizado o evento.
Catarina
Pessoas que realizam
palestras e minicursos,
Palestrantes Favorável
trazendo conhecimento aos
alunos.
Docentes que disponibilizam
o horário da aula para os
Professor Favorável
alunos participarem do
evento.
Acadêmicos que estão
Equipe ajudando na construção do Favorável
evento.
Estudantes da Acadêmicos que particarão
Neutro
graduação do evento.
Pessoas que irão decorar o
Decoradores Favorável
evento.
Local que fará a comida do
Padaria Favorável
evento.
Local em que os palestrantes
Hotelaria Favorável
ficarão durante o evento.
Pessoas que levarão a
comida, buscarão os
Transporte Favorável
convidados para o evento e
farão a decoração.
Pessoa que tirará as fotos
Fotógrafo Favorável
do evento.
Camisetas, brindes e faixa
Gráfica Favorável
da SAEC.
Irão custear uma
Patrocinadores quantidade de dinheiro para Favorável
o evento.

5
4 Ciclo de vida

Para o ciclo de vida deste projeto optou-se por trabalhar com um modelo linear,
pois é necessário seguir um cronograma sem muita flexibilidade. As atividades do
cronograma contarão com 4 fases, apresentadas no diagrama da figura 1, assim
alcançando o objetivo final.

Figura 1: Ciclo de vida

6
5 Escopo

5.1 Descrição do produto

A Semana Acadêmica de Engenharia de Computação é um evento aberto ao pú-

blico que objetiva, através de palestras, workshops e exposições, trazer a vivência
profissional para dentro da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), cam-
pus Araranguá.

O câmpus foi criado em 2008 e abriga o Centro de Ciências, Tecnologia e

Saúde. Possui três cursos na área da tecnologia, dois na área da saúde e cinco na
pós-graduação.

Para a realização do evento é necessário possuirmos dinheiro, e é nesse ponto

que entra a participação dos patrocinadores. O sistema é bem simples: as empre-
sas se apresentam, trazem conhecimento, palestras e minicursos para dentro da
Universidade, e em retorno conseguem um vinculo com a mesmas, muitas vezes
assim conseguindo estágiarios e empregados vitalícios.

5.2 Entregas

Durante este projeto ocorreram 6 entregas, a primeira é a entrega do resumo do

projeto. A segunda, é com a definicação do escopo do projeto, suas premissas e
restrições, a análise dos stakeholders, prazo estimado, benefícios esperados e o ciclo
de vida do projeto. A terceira entrega será realizada quando os prazos, riscos,
o controle de qualidade e as pessoas estejam definidos. A quarta entrega será
feita quando possuirmos os gastos calculados e o contrato com os patrocinadores
e decoradores. Na quinta fase, será entregue um relatório final do projeto e por
fim, a sexta e última entrega será a realização da SAEC.

7
6 Prazo

6.1 Estrutura Analitica do Projeto (EAP)

6.1.1 Representação gráfica do EAP

Na figura 2 pode-se ver a estrutura geral, com o objetivo permitir uma melhor
visualização, pois a EAP excedia o espaço. Assim, adicionamos a tabela Gantt
para melhor entendimento.

Figura 2: EAP - Geral

Figura 3: Tabela Gantt - parte 1

8
 Figura 4: Tabela Gantt - parte 2

6.2 Cronograma

As atividades descritas na figura 5, representam as atividades do EAP em escala

macro, isto é dentro de cada etapa abaixo estão inclusa as atividades do EAP.

Figura 5: Cronograma

6.3 Precedência

Nas figuras 6 e 7, pode-se ver o diagrama de precedência.

Figura 6: Diagrama de precedência - parte 1

9
 Figura 7: Diagrama de precedência - parte 2

6.4 Recursos necessários

6.4.1 Recursos Físicos e Materiais

Na lista abaixo está compreendido os itens físico necessário, que incluem: espaço
físico, os prédios e terrenos, além da tecnologia utilizada no processo de produção
dos bens e serviços produzidos pela organização.

• Salas na instituição onde ocorrerão os minicursos;

• Auditório da instituição onde irão acontecer as palestras;

• Hall da instiuição para o coffee break;

• Decoração do ambiente;

• Projetores para as apresentações;

• Mesas para colocar a comida do coffee break;

• Cadeiras para os participantes sentarem;

• Microfones: dinâmicos e de lapela;

• Brindes: canetas e bloco de notas;

• Crachás;

• Banners;

• Porta-banners;

• Translados para transporte de palestrantes;

10
 • Copos de plástico, guardanapos e pratos de papelão para a comida do coffee
break;

• Celulares para escanear o QR code na entrada;

• Caixas de som e luz.

6.4.2 Recursos Humanos

Nesta subseção serão encontrados as pessoas que compõe as organizações inde-

pendentes do nível de hierárquico.

• Equipe de alunos: O projeto contará com alunos do curso para formar a

equipe que conduzirá o evento:

– 7 alunos do Centro Acadêmico;

– Outros alunos interessados em ajudar no evento.
∗ Mínimo de alunos: 10.
∗ Máximo de alunos: 14.

• Palestrantes e minicursos: O projeto contará com pessoas que irão trazer

conhecimento aos participantes do evento:

– Quantidade de palestrantes:
∗ Mínimo de palestrantes: 14.
∗ Máximo de palestrantes: 21.

– Quantidade de minicursos:
∗ Mínimo de minicursos: 4.
∗ Máximo de minicursos: 7.

• 3 Decoradores: O projeto contará com pessoas que irão decorar o evento.

• 1 Fotógrafo: O projeto contará com uma pessoa que irá registrar os momentos
do evento.

11
6.4.3 Recursos Financeiros

Nesta subseção serão encontrados os recursos na forma de capital, fluxo de caixa,

investimentos, aplicações, empréstimos, financiamento etc.

• Patrocíno: patrocinadores irão custear uma quantidade de dinheiro para o

evento;
– Quantidade de patrocinadores:
∗ Plano Bouman: 1.
∗ Plano Turing: 1.
∗ Plano Lovelace: 2.
• Caixa do Centro Acadêmico: quantidade monetária retirada do caixa do
centro acadêmico para custear o evento.

7 Custos

O projeto possui a meta de que haja lucro, para utilização do próximo evento ou
de outros projetos do Centro Acadêmico.

7.1 Custos Diretos

• Gasolina ou passagem de avião (viagem dos palestrantes);

• Decoração;
• Snacks do coffee break;
• Diária no hotel para os palestrantes;
• Fotógrafo;
• Brindes;
• Camisetas;
• Banners;
• Copos de plástico;
• Pratos de papelão;
• Guardanapos.

12
7.2 Custos Indiretos

• Luz;

• Água;

• Gerenciamento do projeto.

7.3 Custos Fixos

• Não há custos fixos.

7.4 Custos Variáveis

• Manutenção de equipamentos.

8 Pessoas

• Alunos do Centro Acadêmico:

– Gerente de Projetos (Presidente) e mestre de cerimônia: Gustavo Limões

(aluno da 7º fase)
∗ Responsável por:
· Liderar e direcionar os esforços de planejamento;
· Estabele as equipes que irão atuar no evento;
· Mestre de cerimônia na abertura e encerramento do evento;
– Vice-presidente: Fabiola Spredeman (aluna da 6º fase)
∗ Responsável por:
· Substituir o presidente caso ele não possa realizar alguma tarefa
que lhe foi designada;
· Apresentadora do evento (ex.: chama os palestrantes para apre-
sentarem seu conteúdo e interage com os mesmos);
· Mediadora das perguntas entre alunos e palestrantes.
– Secretária: Izabelle Bastião (aluna da 3º fase)
– Vice-secretário: Antonio Dumont (aluno da 2º fase)
∗ Responsáveis por:

13
 · Definir os recursos humanos, físicos e materiais;
· Reservar salas e auditório;
· Fazer o contrato dos patrocinadores;
· Entrar em contato com palestrantes;
· Fechar a agenda do evento.
– Tesoureira: Luna Almeirão da Silva (aluna da 4º fase)
– Vice-tesoureiro: Augusto Prudente (aluno da 6º fase)
∗ Responsáveis por:
· Definir os recursos financeiros;
· Criar os pacotes de patrocínio;
· Lista de patrocinadores para entrar em contato;
· Entrar em contato com patrocinadores;
· Reservar o coffee break;
· Reservar a decoração;
· Fechar acordo com os palestrantes;
· Realizar os procedimentos bancários.
– Diretora de Marketing: Karla Constante (aluna da 5º fase).
∗ Responsável por:
· Escolher a palheta de cores;
· Estudar as questões de marketing para uma boa divulgação;
· Montar o guia de divulgação;
· Realizar as confecções das artes para postar nas redes sociais;
· Realizar as divulgações das publicações.

• Alunos do curso de graduação:

– Auxiliar de Marketing: Maria Clara da Silva (aluna da 5º fase);

– Auxiliares na recepção dos convidados: Pedro Alvares de Souza (aluno
da 6º fase) e Mariana Almeida (aluna da 4º fase);
– Auxiliar no coffee break: Josefina Maria Custodio (aluna da 8º fase);
– Auxiliares no som e luz: Carla de Matos (aluna da 4º fase) e Anderson
Ferraz (aluno da 2º fase);
– Auxiliar na distribuição dos crachás: Jose Amarildo Ferreira (aluno da
6º fase);

14
 – Auxiliares de check-in nas atividades: Marcelo dos Santos (aluno da 4º
fase) e Jose Pedro Cabral (aluno da 2º fase).

• Fotógrafo: Mário Cunha da Silva.

• Decoradores:
– Josefina Maria dos Santos;
– Carlos Antonio França;
– Carla Maria Lanceloti.

9 Riscos

• Salas suficientes indisponíveis:

– Severidade: 5
– Probabilidade: 2
– Magnitude: 10
– Atenuação: Verificar com a universidade com antecência as salas que
serão utilizadas.
• Falta de energia:
– Severidade: 5
– Probabilidade: 2
– Magnitude: 10
– Atenuação: Alugar um gerador.
• Cancelamento de palestra por falta do palestrante:
– Severidade: 5
– Probabilidade: 1
– Magnitude: 5
– Atenuação: Deixar agendado com antecedência um prazo para o pales-
trante dar o retorno se irá poder ou não.
• Palestrantes indisponíveis:
– Severidade: 5

15
 – Probabilidade: 3
– Magnitude: 15
– Atenuação: Buscar com a maior atecedência possível pessoas para pa-
lestrar e ministratem os minicursos.
• Não vir a comida para o coffee break:
– Severidade: 4
– Probabilidade: 1
– Magnitude: 4
– Atenuação: Confirmar com antecedência com a padaria se está tudo
certo para a comida ser entregue nas datas e horários solicitados.
• Atraso no horário das atividades:
– Severidade: 5
– Probabilidade: 3
– Magnitude: 15
– Atenuação: Os responsáveis devem seguir rigorosamente o cronograma.
• Desinteresse por parte dos alunos:
– Severidade: 5
– Probabilidade: 1
– Magnitude: 5
– Atenuação: Ampla divulgação das atividades, buscar os interesses de
palestras dos alunos.
• Não ter cadeiras o suficiente disponíveis:
– Severidade: 4
– Probabilidade: 2
– Magnitude: 8
– Atenuação: Saber antecipadamente em média quantos alunos irão par-
ticipar das atividades.
• Crachás disponíveis:
– Severidade: 3
– Probabilidade: 2

16
 – Magnitude: 6
– Atenuação: Saber antecipadamente em média quantos alunos irão par-
ticipar das atividades.
• Auditorio disponível:
– Severidade: 5
– Probabilidade: 2
– Magnitude: 10
– Atenuação: Contatar com antecedência a universidade para reservar o
auditório para os dias solicitados.
• Sem quartos disponíveis no hotel em que os palestrantes irão se hospedar:
– Severidade: 5
– Probabilidade: 2
– Magnitude: 10
– Atenuação: Reservar antecipadamente os quartos do hotel.
• Desinteresse por partes dos alunos em se voluntariar a ajudar na SAEC:
– Severidade: 4
– Probabilidade: 2
– Magnitude: 8
– Atenuação: Dividir as atividades entre os alunos do centro acadêmico e
divulgar os benefícios de ajudar aos demais alunos.
• Erro ao gerar os certificados:
– Severidade: 4
– Probabilidade: 1
– Magnitude: 4
– Atenuação: Testar anteriormente se o software usado funciona correta-
mente,
• Microfones falharem:
– Severidade: 3
– Probabilidade: 2
– Magnitude: 6

17
 – Atenuação: Testar anteriormente se estão funcionando.

• Projetores falharem:

– Severidade: 3
– Probabilidade: 2
– Magnitude: 6
– Atenuação: Testar anteriormente se estão funcionando.

• Motorista possuir algum problema para buscar os palestrantes:

– Severidade: 5
– Probabilidade: 2
– Magnitude: 10
– Atenuação: Deixar agendado com no mínimo dois motoristas.

• Surjam oportunidades de trabalho, pesquisa e desenvolvimento:

– Severidade: 5
– Probabilidade: 4
– Magnitude: 20
– Atenuação: Sem atenuação, pois é um risco positivo.

Figura 8: Matriz de risco

10 Qualidade

O diagrama, também conhecido como "Diagrama de Causa-e-efeito"ou "Diagrama

6M", é usado para identificar como fatores e subfatores podem estar relacionados

18
ou até provocar problemas e defeitos. Para a construção desse diagrama é neces-
sário que se defina claramente qual o problema a ser analisado, podendo assim
responder aos 6Ms da questão: Método, Máquina, Medida, Meio ambiente, Ma-
terial e Mão de obra. Na figura abaixo podemos verificar que fizemos a análise
dos principais fatores que poderão interferir na SAEC.

Figura 9: Diagrama de causa e efeito

19
11 Análise planejamento, execução e controle

Para o planejamento, a execução e o controle foram verificadas as questões dos

custos dos projetos, os recursos humanos e o patrocínio.

A SAEC conta com três planos de patrocínio, sendo eles: Bouman, Turing e
Lovelace. Os valores correspondem a R$2000,00, R$1500,00 e R$800,00, respec-
tivamente. A tabela abaixo mostra os benefícios de cada plano.

Figura 10: Benefícios de cada plano de patrocínio

Sendo assim, com base nos cálculos realizados nos custos (que serão apresen-
tados logo após o formulário de inscrição de ajuda no evento), concluímos que
teríamos de ter no mínimo 4 empresas patrocinando a SAEC. Sendo 1 empresa
com o plano mais alto, 2 empresas com o plano médio e 1 empresa com o plano
menor. A figura abaixo mostra o esquema.

20
 Figura 11: Mínimo de patrocinadores

Para recrutar alunos para colaborarem na construção do evento, foi criado no

Google Forms, um formulário com campos para preencherem suas informações.
Os dados solicitados foram: nome, semestre de graduação e área de interesse para
ajudar no evento. As figuras abaixo mostram o formulário. Ele pode ser acessado
também através do link.

Figura 12: Parte 1 do Formulário

21
 Figura 13: Parte 2 do formulário

Para o coffee break, foi pensado em trazer salgadinhos como coxinhas, mini
pastéis, sucos, café e biscoitos. Na tabela abaixo podemos verificar que o total
que pode ser gastado com os comes e bebes é R$455,40.

Figura 14: Gastos com o coffee break

22
 O Mercado Combo é um conhecido mercado atacadista de Araranguá, e por
ser desse nicho, vende produtos em maior quantidade com um preço menor, assim
auxiliando na redução de custos. Todos os itens da tabela custariam ao todo
R$105,40

Figura 15: Gastos no mercado Combo

Como os nossos palestrantes vem de vários lugares, analisamos os possíveis

gastos com o hotel e transporte. A diária em um hotel localizado no centro de
Araranguá e no Morro dos Conventos, está em média de R$135,00 a R$180,00.
Ainda não estão definidos os palestrantes, sendo assim, não é possível saber os cus-
tos de transporte com avião, porém, possivelmente haverá gastos com passagem.
Na tabela abaixo estão apresentados os trajetos que os translados possivelmente
irão fazer para levar e trazer os palestrantes e seus respectivos custos com a ga-
solina.

23
 Figura 16: Gastos da gasolina

12 Encerramento

Atualmente a fase do projeto que está sendo realizada é o próprio gerenciamento,

que não acontecia nas edições anteriores da SAEC. O planejamento passará por
uma fase de aprovação na época em que acontece a realização do evento. En-
tretanto, algumas dificuldades foram encontradas durante as etapas, como por
exemplo levantamento de custos, já que os preços na prateleira vairam constan-
temente, e o planejamento de orçamento atual pode facil estrapolar o planejado
anteriormente. E apesar que muitas vezes surgiram problemas ou dificuldades que
não foram prevista inicialmente, o planejamento criado a partir da premissa que
isso poderia ocorrer foi essencial, e permitiu que o projeto continuasse dos limites
estabelecidos.

24