Planejamento e Gestao de Eventos

Planejamento e Gestão de Eventos
Brasília-DF.
Elaboração
Sandra Tabosa
Produção
Equipe Técnica de Avaliação, Revisão Linguística e Editoração

Sumário
Apresentação.................................................................................................................................. 4
Organização do Caderno de Estudos e Pesquisa..................................................................... 5
Introdução.................................................................................................................................... 7
Unidade i
Estratégias em Eventos...................................................................................................................... 9
capítulo 1
Planejamento........................................................................................................................ 9
Capítulo 2
Estratégias de Captação de Eventos Nacional e Internacional.................................. 30
Capítulo 3
Metodologias e Fundamentos para Elaborar Projeto de Eventos.............................. 35
Unidade iI
Implantação e Avaliação em Eventos........................................................................................... 38
Capítulo 1
Coordenação: Logística, Montagem e Ações de Controle....................................... 38
Capítulo 2
Procedimentos Finais......................................................................................................... 69
Para (não) Finalizar...................................................................................................................... 74
Referências .................................................................................................................................. 75
Apresentação
Caro aluno
A proposta editorial deste Caderno de Estudos e Pesquisa reúne elementos que se

entendem necessários para o desenvolvimento do estudo com segurança e qualidade.
Caracteriza-se pela atualidade, dinâmica e pertinência de seu conteúdo, bem como pela
interatividade e modernidade de sua estrutura formal, adequadas à metodologia da
Educação a Distância – EaD.
Pretende-se, com este material, levá-lo à reflexão e à compreensão da pluralidade

dos conhecimentos a serem oferecidos, possibilitando-lhe ampliar conceitos
específicos da área e atuar de forma competente e conscienciosa, como convém ao
profissional que busca a formação continuada para vencer os desafios que a evolução
científico-tecnológica impõe ao mundo contemporâneo.
Elaborou-se a presente publicação com a intenção de torná-la subsídio valioso, de modo

a facilitar sua caminhada na trajetória a ser percorrida tanto na vida pessoal quanto na
profissional. Utilize-a como instrumento para seu sucesso na carreira.
Conselho Editorial
4
organização do Caderno
de Estudos e Pesquisa
Para facilitar seu estudo, os conteúdos são organizados em unidades, subdivididas em

capítulos, de forma didática, objetiva e coerente. Eles serão abordados por meio de textos
básicos, com questões para reflexão, entre outros recursos editoriais que visam a tornar
sua leitura mais agradável. Ao final, serão indicadas, também, fontes de consulta, para
aprofundar os estudos com leituras e pesquisas complementares.
A seguir, uma breve descrição dos ícones utilizados na organização dos Cadernos de
Estudos e Pesquisa.
Provocação
Textos que buscam instigar o aluno a refletir sobre determinado assunto antes
mesmo de iniciar sua leitura ou após algum trecho pertinente para o autor
conteudista.
Para refletir
Questões inseridas no decorrer do estudo a fim de que o aluno faça uma pausa e reflita
sobre o conteúdo estudado ou temas que o ajudem em seu raciocínio. É importante
que ele verifique seus conhecimentos, suas experiências e seus sentimentos. As
reflexões são o ponto de partida para a construção de suas conclusões.
Sugestão de estudo complementar
Sugestões de leituras adicionais, filmes e sites para aprofundamento do estudo,

discussões em fóruns ou encontros presenciais quando for o caso.
Praticando
Sugestão de atividades, no decorrer das leituras, com o objetivo didático de fortalecer

o processo de aprendizagem do aluno.
5
Atenção
Chamadas para alertar detalhes/tópicos importantes que contribuam para a

síntese/conclusão do assunto abordado.
Saiba mais
Informações complementares para elucidar a construção das sínteses/conclusões

sobre o assunto abordado.
Sintetizando
Trecho que busca resumir informações relevantes do conteúdo, facilitando o

entendimento pelo aluno sobre trechos mais complexos.
Exercício de fixação
Atividades que buscam reforçar a assimilação e fixação dos períodos que o autor/
conteudista achar mais relevante em relação a aprendizagem de seu módulo (não
há registro de menção).
Avaliação Final
Questionário com 10 questões objetivas, baseadas nos objetivos do curso,

que visam verificar a aprendizagem do curso (há registro de menção). É a única
atividade do curso que vale nota, ou seja, é a atividade que o aluno fará para saber
se pode ou não receber a certificação.
Para (não) finalizar
Texto integrador, ao final do módulo, que motiva o aluno a continuar a aprendizagem

ou estimula ponderações complementares sobre o módulo estudado.
6
Introdução
Na disciplina Mercado de Eventos, você pôde refletir sobre o funcionamento do mercado

de eventos como segmento de negócios que provoca impactos sociais, econômicos,
políticos e ambientais. Este conhecimento adquirido será bastante relevante para todas
as outras disciplinas que seguem, especialmente para esta de Planejamento e Gestão
de Eventos.
Cada evento está composto por peculiaridades que estão associadas aos objetivos
dos promotores dos eventos, à tipologia adotada, à abrangência, ao orçamento, aos
patrocinadores e suas respectivas permutas, dentre outros aspectos relevantes que
devem ser considerados na sua concepção. É esta a proposta desta disciplina, que visa
compreender e praticar todas as fases dos eventos dentro de uma perspectiva mais
estratégica, sem deixar de lado a operacionalização ou implantação e a atenção ao
controle do evento.
Dessa forma, convidamos você, um dos principais agentes neste processo de ensino-
aprendizagem, a participar de forma ativa, durante todos os nossos encontros, com
opiniões, práticas e vivências em diferentes âmbitos, pessoal e profissional, na área de
eventos. Também praticar todas as propostas de atividades, que objetivam analisar e
praticar o planejamento e a organização dos mais diversos tipos de eventos, dos setores
público e privado.
Para alcançar tais objetivos, este material foi organizado em duas unidades,
as quais correspondem, geralmente, aos procedimentos adotados para a
realização de eventos, que são: a concepção do evento, a elaboração de projeto,
a organização, o controle e o encerramento do evento (fases de pré, trans e
pós-evento). Ademais, foi inserido conteúdo de captacão de eventos por fazer parte das
ações estratégicas de todos os governos a nível mundial ao definir investimentos para
a área de eventos.
Êxito em seus estudos!
7
Objetivos
»» Estudar as etapas do planejamento e da organização dos mais variados
tipos de eventos, com a inserção do aluno no contexto teórico e teórico
do setor.
»» Considerar a relevância da etapa de planejamento e a interface entre

planejar e organizar eventos.
»» Refletir sobre o impacto dos eventos nos países e nas empresas.
»» Apresentar metodologias para a formatação de projetos de eventos

mercadológicos e institucionais.
8
Estratégias Unidade i
em Eventos
capítulo 1
Planejamento
Trabalhar na área de eventos requer alta dose de responsabilidade, flexibilidade,

organização, definição estratégica, profissionalismo e um olhar aguçado para reconhecer
os diversos fatores que a compõem, com interfaces, e a influenciam, como, por exemplo,
a análise de mercado, a viabilidade econômica e operacional dos eventos e os fatores
conjunturais, como enfermidades que causam estados de alerta nas populações. Além
da ciência sobre os impactos advindos dos eventos para países, cidades e instituições
públicas e privadas, nos âmbitos econômicos, políticos, sociais, culturais e ambientais.
Planejar é uma das ações de maior relevância em diferentes contextos e sua função
está em realizações mais eficientes, eficazes e em tornar a vida das pessoas mais fácil
e feliz. Adota-se aqui um verbo para a referida palavra, para indicar que planejar deve
estar somente no campo das ideias com ações definidas e organizadas com prazos de
execução – as estratégias adotadas para o alcance de objetivos de cada um, em nível
pessoal e profissional.
Em eventos, não é diferente. A etapa do planejamento é a base dos eventos. É a partir

dela que todas as outras fases ou etapas se desenvolverão. Caracteriza-se pela sua
perenidade em todos os procedimentos da execução do evento. Geralmente, o início
do planejamento dá-se nas primeiras reuniões entre o promotor e o organizador do
evento, momento em que são identificados o tema, os objetivos, a programação, o
formato, as datas, o público-alvo, a quantidade de pessoas esperadas e o local. Outros
dados também são fundamentais, como a captação de recursos financeiros (patrocínios
e financiamentos), os materiais que deverão ser elaborados, os profissionais a serem
contratados no evento, a definição dos recursos tecnológicos e os meios de divulgação.
Britto e Fontes (2002, p. 181) consideram as seguintes estratégias de eventos: análise das
variáveis socioambientais, alocação de recursos financeiros, programa de marketing,
9
unidAdE i │ EStrAtégiAS Em EvEntoS
definição do local, da data e do horário do evento. Considerar-se-á aqui a estratégia de

todas as ações definidas, a partir dos objetivos da entidade promotora do evento.
objetivos dos Eventos

Os objetivos devem considerar o que se deseja alcançar por meio dos eventos definidos
pela entidade promotora. Também devem considerar a viabilidade operacional e
financeira para o alcance dos mesmos e, posterior a isso, devem definir todas as
estratégias para a sua concepção e organização, como tema, formato (tipologias e
classificações, programações e infraestruturas), público-alvo e datas prováveis para a
realização do acontecimento.
Se o objetivo do evento é debater, há de se pensar em infraestrutura, material e

programação que estimulem tal objetivo; se o evento propõe entreter, há de se pensar
em espaços e atrações culturais que satisfaçam o público-alvo. Compreender o(s)
objetivo(s) do evento de forma clara, marcar cada fato como único, apesar de todos
apresentarem os mesmos procedimentos, é fundamental para a definição de todas as
estratégias que visam a uma criativa operacionalização do evento.
Isso se torna relevante ao se perceber que, em muitas discussões, nas primeiras reuniões
sobre os objetivos e o formato do evento, as entidades promotoras optam por tipologias
que não se adaptam a seus objetivos e aos conceitos dos diversos tipos de eventos adotados
e divulgados. Isso ocorre com os eventos classificados em dialogais, cujas tipologias são
simpósio, seminário, fórum, oficina, conferência, entre outros, os quais, para muitos, não
existem diferenças entre eles. Um consultor na área de eventos deve saber diferenciá-las
e colocá-las em pauta, quando necessário, para definir uma tipologia de evento que seja a
mais indicada para o alcance dos objetivos de cada promotor.
Para visualizar mais claramente a relevância da ação de planejar eventos e

aprofundar o tema, convidamos você para realizar a seguinte leitura: ALLEN, J.
et al. (Tradução Toledo, M). Organização e Gestão de Eventos. Rio de Janeiro:
Campus, 2003, p. 50-66.
relações entre tema, Programação, Público-

Alvo e título do Evento
Um dos indicadores do gancho, termo adotado por Meireles (1999), que expressa a ideia
de relação, encaixe entre o tema e o público-alvo, é o título adotado para o evento. Muitos
acontecimentos mantêm seu nome ao longo dos tempos, porque são reconhecidos pelo
10
EStrAtégiAS Em EvEntoS │ unidAdE i
grande público ou porque fazem parte do calendário de eventos da cidade, ou seja,

se tornaram um evento de marca, conforme Allen (2003); outros porque representam
um tema que está na moda, com um título de grande representatividade. Mas alguns
fatores devem ser levados em consideração ao determinar o título do evento, como
a sonoridade e a clareza relacionadas ao título e à imagem gerada. Assim, devem-se
evitar títulos ambíguos, que podem provocar interpretações inadequadas, como afirma
Zanella (2008).
O modelo de Kunsch (apud BRiTTO; FOnTES; 2008, MEiRELLES, 1999) adiciona,

como público-alvo, além dos participantes, acionistas, diretores, funcionários,
familiares, comunidade geral, consumidores, imprensa, sindicatos, concorrentes,
governo, comunidade financeira, revendedores e fornecedores.
Dessa forma, o tema, o título e o público-alvo mantêm sinergias. Faz parte da fase
do planejamento compreender as características do público participante pretendido,
como potencial de representatividade numérica, faixa etária, sexo, estado civil, nível
de educação formal, nacionalidade, poder aquisitivo, tipo de consumo, motivações,
nível de conhecimento sobre o assunto a ser discutido ou debatido, entre outros dados.
Quanto mais dados coletados sobre o perfil do público-alvo, mais claras estarão as
estratégias demarcadas para atingir os participantes pretendidos.
Quando se reflete sobre o tema, pensa-se automaticamente na programação adotada,

que é outro fator que provoca as relações necessárias na criação da imagem do evento.
A programação é, geralmente, elaborada pela equipe técnica da entidade promotora.
Esta pensará nas principais temáticas a serem debatidas ou discutidas durante o evento
e que motiva a participação do público. Para elaborar uma boa programação, deve-
se levar em conta a quantidade dos dias necessários para o alcance dos objetivos do
acontecimento, bem como o conforto dos participantes, o formato e os espaços físicos
necessários.
Conforme a sua experiência como profissional de eventos ou como participante,

além do público-alvo e da programação, o título a ser adotado para o evento
deve manter sinergias com quais outras estratégias? Por quê?
datas
As datas são definidas a partir das agendas dos espaços necessários para a realização
dos eventos, tais como centros de convenções, teatros, museus, meios de hospedagens,
clubes, casas noturnas, bares e restaurantes, shoppings centers, livrarias, lojas, escolas
e universidades, estádios, chácaras, galerias de arte, parques, igrejas, galpões, casas de
11
festas, espaços públicos destinados a eventos esportivos, culturais e cívicos, entre outros
espaços. Ademais, as datas sofrem influência do calendário de eventos de determinado
período nos locais sede, o que poderá inviabilizar a realização do mesmo por falta de
capacidade de carga da cidade. Por exemplo, não é recomendável realizar um congresso
no mesmo período do carnaval na cidade de Salvador ou do Rio de Janeiro.
Portanto, o planejamento das datas prováveis dos eventos está condicionado às

seguintes observações: se a oferta de espaço físico irá atender aos objetivos do evento e
às necessidades do público-alvo; se existem eventos que ocorrerão no mesmo período
e que poderão competir com o proposto no mesmo período; e se a infraestrutura da
cidade receptora é viável para a realização do evento-fatos que exigem muita atenção
no momento da escolha da data do evento.
Não é recomendável realizar um congresso no mesmo período do carnaval na

cidade de Salvador e do Rio de Janeiro, por quê?
Espaços para Eventos

Os diversos tipos de espaços físicos para eventos, como um importante componente
das estratégias de eventos, devem ser visitados e avaliados, sempre com o foco nos
objetivos do mesmo. Deve-se conhecer a planta baixa do local, a fim de analisar como
se poderão definir os fluxos de serviços e pessoas; a capacidade do estacionamento;
as salas e os auditórios; os equipamentos e os serviços prestados pelos espaços; a
acústica; as saídas de emergência; a segurança; as distâncias entre o local do evento
e os principais centros da cidade e portões de entrada, como aeroportos, rodoviárias
e ferroviárias; as facilidades de locomoção até o local do evento e as proximidades
de serviços, tais como: hospitais, cafés, shoppings, restaurantes, bares, teatros e
cinemas. A decisão para a alocação dos espaços para eventos devem ter como critérios
os objetivos e o formato do evento, a qualidade dos espaços e o custo dos mesmos.
Além desses itens, Zanella (2008, p. 40) elenca outras características que devem ser
reconhecidas nos espaços disponíveis para eventos.
» Instalações que possibilitem a diversificação de atividades, como a

organização de eventos paralelos.
» Espaços amplos, modulares, com pé direito alto, que proporcione a

instalação de equipamentos especiais.
12
Estratégias em Eventos │ UNIDADE I
»» Auditórios modulares.
»» Facilidade de acesso e circulação de pessoas.
»» Facilidade para a transformação de ambientes e instalações.
»» Pontos de iluminação, boa sonorização e instalação de equipamentos

informáticos.
»» Área para depósito e armazenagem adequados.
»» Disponibilidade de recursos humanos qualificados.
A seguir, Zanella (2008, p. 44-5) apresenta um quadro com as metragens e a capacidades

de um espaço para eventos e sua respectiva planta:
Manual de Organização de Eventos
CENTRO DE CONVENÇÕES (Convention Center)
Medidas Capacidade
Salas/
Auditório Compr. Larg. Alt. Área Espinha
Coquetel Auditório Escolar Banquete “U”
(m) (m) (m) (m2) de peixe
(1) + (2) 34 25 4,4 812 1.350 1.300 700 440 800 330
Salão (1) 17 25 4,4 406 675 650 300 220 400 165
Salão (2) 17 25 4,4 406 675 650 300 220 400 165
Sala (4) 16 7 2,8 108 140 130 60 50 100 50
Auditório (5) 7 8 2,8 50 – 45 – – – –
Sala (6) 5 7 2,8 36 30 40 32 – – 15
(7) + (8) 16 7 2,8 118 150 130 60 50 100 50
Sala (7) 8 7 2,8 55 70 60 32 25 60 26
Sala (8) 8 7 2,8 64 65 70 32 25 60 26
Sala de
4 6 2,8 27 15 Mesa fixa para 12 pessoas
reuniões (9)
CENTRO DE CONVENÇÕES E EXPOSIÇÕES
Medidas Medidas
Pavilhão A Larg. Alt. Área Pavilhão B Compr. Larg. Alt. Área

Compr. (m)
(m) (m) (m2) (m) (m) (m) (m2)
39 15 4,6 565 40 15 4,6 586
13
UNIDADE I │ Estratégias em Eventos
Instalações e Condições do Local do Evento
SALÕES DE BANQUETES, CONVENÇÕES E EXPOSIÇÕES AR COND.
AR COND.
PAVILHÃO ‘’A’’
DEPÓSITO
CAMARIM
DEPÓSITO/
CENTRO DE EXPOSIÇÕES MEZANINO
PALCO
PAVILHÃO ‘’B’’ CABINE

SALÃO PROJEÇÃO
SALÃO
(BALLROOM)
(BALLROOM) CASA DE
MÁQUINAS
2 AR COND.
CAMARIM
1
ALMOXARIFADO
RECEPÇÃO
AR-CONDICIONADO (FRONT DESK) DEPÓSITO
COZINHA
ENTRADA PRINCIPAL
(MAIN ENTRANCE)
LANCHONTE
FOYER (SNACK BAR)
SANITÁRIO
MASCULINO
ENTRADA
SANITÁRIO PRINCIPAL ELEVADOR
FEMININO (GROUP SERVIÇO
TELEFONE ENTRANCE)
ATENDIMENTOS
MARQUISE
EVENTOS
DEPÓSITO
HALL DE EVENTOS
ESCRITÓRIO
EVENTOS
SALA SALA
SALA
4
8
CIRCULAÇÃO
SALA AUDITÓRIO
REUNIÃO 5
9
SANITÁRIO SALA
FEMININO
SANITÁRIO 6
MASCULINO
14
Também é relevante ressaltar os tipos de organização espacial dos espaços para

eventos. Estes devem estar em consonância com os formatos necessários a serem
montados, os quais devem seguir os objetivos dos acontecimentos.
Para definir a montagem dos espaços de eventos, pode-se pensar assim.
Esquema para a montagem do espaço físico do evento
Definição do espaço
(capacidade, se aberto Quantidade e perfil do Definição do tipo de
Objetivo do evento
ou fechado), conforme as público-alvo montagem do espaço
necessidades observáveis
Fonte: a autora.
As decisões das montagens dos espaços trazem consequências para a vivência humana
e os serviços do evento, o que provoca formas diferentes de participação e organização.
Se o evento exige anotações, será necessário optar por cadeiras de tipo escolar ou mesas
com cadeiras, e a montagem do espaço poderá ser caracterizada por escolar ou espinha
de peixe. Se for necessário a participação de todos os participantes nas discussões, o
estilo ”U” poderá ser o mais conveniente, pois proporciona mais interação entre os
componentes do grupo. Portanto, é fundamental conhecer os objetivos do evento e as
suas necessidades e, a partir daí, definir o local, juntamente com a sua capacidade e
qualidade.
Os estilos mais usados nas montagens das mesas dos espaços para eventos são:
auditório, escolar, espinha de peixe,“E”, “I”, “T”, “U”, circular. A seguir, Blanco Villalta
(apud Cesca, 2008, p. 109-120) registra alguns tipos desses formatos de mesa.
Mesa em “U”, com lugares somente externos.
CABECEIRA
15
Mesa em “U”, com lugares internos e externos.
CABECEIRA
Mesa em “I”, com lugares de um só lado.
CABECEIRA
Mesa em “I”, com lugares dos dois lados. Cabeceira ao centro.
Mesa à francesa.
CABECEIRA
16
Mesa em “I”, com lugares dos lados. Cabeceira nas extremidades.
Mesa à inglesa.
CABECEIRA
Mesa circular.
CABECEIRA
17
Mesa em “E”, ou pente de três dentes.
CABECEIRA
Mesa em “U”, com lugares externos e internos. Alguns lugares internos

foram retirados para que o convidado não ofereça as costas à cabeceira.
CABECEIRA
18
Duas mesas em “I”, com lugares só de um lado (cabeceiras), entremeadas

com duas, três ou mais mesas em “I”, com lugares dos dois lados.
CABECEIRA
Combinação de duas mesas em “U”.
CABECEIRA
19
Combinação de duas mesas em “U”, com 2 mesas em “I”.
CABECEIRA
Mesa em pente com quatro dentes.
CABECEIRA
20
Mesa em “T”.
CABECEIRA
Mesa em “H”.
CABECEIRA
21
Três mesas paralelas em “I”, com cabeceiras à inglesa.
CABECEIRA
Combinação de duas mesas em “U” com mesas pequenas.
CABECEIRA
22
Combinação de duas mesas em “U” com uma em “I”.
CABECEIRA
Mesas pequenas, em função de um palco.

5
12
1
18
11
4
17
10
9
7 8
16
15
13
14
ELE
ELA
23
Várias mesas longas e sua precedência, em razão da mesa cabeceira.
4 2 1 3 5
CABECEIRA
Mesa quadrada com 4 cabeceiras.
CABECEIRA
24
Duas cabeceiras ondulantes e mesas pequenas.
ELE
ELA
Outros esquemas.
9
14
13
A
2 1
18
19
7
6
11 C D 12
20 9 8 19
5
6
7
8
18
17
17
4
20
4
5
3 3
15
16
B 2
1
16 14
15 13
12
10 10 11
Recursos Humanos, Materiais e Equipamentos

Os recursos humanos, os materiais e os equipamentos necessários fazem parte do
planejamento do evento e devem ser bem pensados, levando em consideração necessidades
25
e objetivos do evento. Todas as decisões tomadas no planejamento, que fazem parte da

logística, influenciarão no orçamento, expressado na planilha de receitas e despesas, e
no bom andamento do acontecimento. Muitos desses itens devem ser trazidos de outros
locais, o que pode dificultar a logística do fato, relacionada a cumprimento de prazos,
atrasos, deslocamentos e custos. Antes de fazer as definições necessárias, devem-se
analisar seus pontos fortes e fracos, assim como as respectivas oportunidades e ameaças
que poderão ser encontradas.
Captação de Receitas
Finalmente, chega-se a um item que compõe todas as preocupações dos profissionais
e promotores de eventos, que é a captação de receitas. Estas advêm principalmente
das receitas próprias da entidade promotora, dos patrocínios, dos expositores e das
inscrições. Como existem muitos eventos realizados, é quase impossível uma empresa
participar de todos, sendo necessário conhecer os “ganchos” ou os estímulos que uma
entidade terá para fazer parte dos patrocinadores efetivos do evento (patrocínio total
ou único e copatrocinador).
A relação dos prováveis patrocionadores deverá ser pensada ao longo da concepção

do evento, como o seu tema, formato, público alvo e todas as outras estratégias,
anteriormente registradas, os quais comporão o orçamento geral e a planilha de custos
do evento. Com isso, retifica-se a necessidade de tratar o evento de forma cíclica, em
que todas as tomadas de decisões estão relacionadas.
Assim, é relevante refletir sobre de onde vêm os recursos financeiros e para onde eles
vão, com a definição dos patrocinadores e suas respectivas formas de participação
(cotas), das áreas comerciáveis e das fontes de financiamento.
Para Martin (2003, apud Fontes; Britto, 2002, p. 106):
Vender eventos é o processo de empregar o mix de marketing para

atingir metas organizacionais por meio da criação do valor para os
clientes e consumidores. A organização precisa adotar uma orientação de
marketing, que dá ênfase à formação de relacionamentos mutuamente
benéficos e à manutenção de vantagens competitivas.
Para esses autores, as questões mais primordiais para vender eventos, e assim auferir
maiores possibilidades de contar com patrocínios e apoios, é que por meio dos eventos os
objetivos organizacionais das empresas participantes possam ser atingidos e avaliados,
criando com isso, vantagens competitivas.
Patrocínio está sendo entendido como a provisão de recursos (financeiros, humanos,

materiais e físicos) para organizar um evento, em troca de benefícios diretos e indiretos
para as empresas patrocionadoras (Fontes; Britto, 2002). Ele tem diferentes
26
objetivos, dentre eles: o aumento de vendas, a reafirmação da imagem institucional, a

comunicação com seus clientes internos, externos, consumidores e parceiros.
A partir da avaliação das vantagens competitivas analisadas pelas prováveis empresas

patrocionadoras, se decidirá sobre qual é o tipo de patrocínio para o evento (patrocínio
total ou copatrocínio). Quando o patrocinador for único, será o de primeiro tipo, quando
for dividido por cotas, será copatrocínio.
A presença da empresa patrocinadora poderá estar em todas ou em algumas das áreas

comercializáveis dos eventos; isso dependerá de sua participação, patrocinadora única
ou copatrocinadora. As áreas comerciáveis são (FONTES; BRITTO, 2002):
» Credenciamento: espaço para a secretaria do evento, que poder ser paga

pela empresa, crachás e materiais por outra empresa.
» Programação: as empresas patrocinadoras poderão ter a sua marca

presente, pois pagou (financeiramente ou por meio de cessão), nos
seguintes momentos: welcome coffe, coffe-break, eventos culturais,
receptivo, sala para os convidados especiais (vip), sala de imprensa,
palestrantes, brainstorming, aeroporto, lembranças e brindes dados aos
palestrantes como boas vindas, entre outros.
» Mailing ou cadastro: cadastro dos diferentes participantes do evento.
» Materiais dos participantes: pastas, canetas, brindes, blocos de anotações

e material promocional.
» Sinalizações do evento: banners, balões e placas.
» Uniformes (usar o bom-senso neste item e atentar para as estampas e as

cores muito chamativas).
As fontes de financiamento partem das concessões de direitos de transmissão pela

televisão, rádio e do uso da imagem e marca, da venda de estandes e dos auxílios
governamentais (por exemplo, a Lei Rouanet – Lei Federal no 8.313, de 1991).
Para aprofundar ainda mais o assunto, vale a pena ler os capítulos 9 e 10, referentes
ao patrocínio e aos controles e orçamentos de eventos, respectivamente,
encontrados no livro: ALLEN, J. et al. (Tradução Toledo, M). Organização e
Gestão de Eventos. Rio de Janeiro: Campus, 2003, p. 167-213; e também os
capítulos 9 e10, referentes à viabilidade econômica e financeira do evento e aos
custos e orçamentos do evento, respectivamente, encontrados no livro: Britto, J.;
Fontes. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São
Paulo: Aleph, 2002, p. 104-124.
27
divulgação
A divulgação dos eventos dar-se-á por diferentes meios.
» Convites impressos personalizados.
» Folders.
» Mala direta.
» Visitas e contatos pessoais por meio de promotores e vendedores.
» Telemarketing dirigido.
» Releases e divulgação pelos meios de comunicação.
» Outdoors informativos (geralmente em conjunto com os demais

expositores).
» Painéis públicos em ruas e vias de acesso a feiras.
» Material informativo para hotéis, agências de turismo e viagens, entidades

de classe.
» Entrevistas e contatos programados.
» Fam-tur que reúne jornalistas, agentes de viagem, operadores,

patrocionadores e convidados especiais.
Para definir os melhores meios, há que estar ciente do perfil do público-alvo, dos custos
de cada meio e ter ciência dos pontos fortes e fracos de cada escolha. A avaliação dos
resultados de cada meio usado é um instrumento relevante para os próximos eventos
de mesmo caráter.
Estudo de Caso
Refletindo tudo o que foi aprendido até o momento sobre o planejamento de
eventos, sugere-se o desenvolvimento do seguinte estudo de caso.
A JATA (Japan Association of Travel Agents) é uma das principais feiras de turismo
da Ásia, cuja presença do mercado turístico mundial é obrigatória. A participação
do Brasil dá-se mediante a representação da Embratur e do Ministério do Turismo,
bem como a parceria que se estabelece entre alguns países da América do Sul,
como Argentina, Uruguai, Brasil e Chile. O objetivo da participação do Brasil no
28
referido evento é o de divulgar o turismo nacional e, assim, aumentar o número

de negócios e de turismo para o país.
Este evento ocorre durante quatro dias, a partir da quarta-feira, dia em que o
mesmo não é aberto ao público, para promover negócios entre os expositores,
além de ocorrer seminários a respeito do turismo asiático.
O público-alvo que se pretende alcançar compõe-se de empresários, expositores

do mercado turístico e população asiática. A organização da feira contempla um
espaço para apresentações culturais, que devem ser marcadas com antecedência
de, no mínimo, três meses, pelos países interessados em divulgar seus artistas,
suas danças e outras manifestações artístico-culturais.
1. Discorra os procedimentos que deverão ser desenvolvidos para a

concepção do evento (briefing).
2. Você, que foi contratado para planejar o evento, organize a parceria

entre o Brasil e aqueles países latino-americanos para participar do
evento internacional.
3. Defina e justifique os parceiros elencados para apoiar a participação

do Brasil no evento.
4. Você acha importante o Brasil divulgar a sua cultura. Como se daria

esta participação?
5. Desenvolva a logística do evento.
29
Capítulo 2
Estratégias de Captação de Eventos
Nacional e Internacional
Agora que já se sabe as estratégias a serem pensadas nos eventos, chegou o momento de
abranger ainda mais a visão do mercado de eventos e das consequências da sua realização.
Esta é a proposta para a reflexão deste capítulo, que discorre sobre o tema captação de
eventos, como uma importante iniciativa desenvolvida por países e seus respectivos
estados para auferir benefícios econômicos, políticos, físicos e socioculturais, por meio
da atração de eventos de grande porte e de megaeventos, médio e pequeno porte, bem
como os elementos que constituem a criação de eventos e os objetivos dos calendários
dos acontecimentos dos diferentes tipos de países e suas respectivas cidades.
Para Fontes e Britto (2002, p. 40), a captação de eventos está relacionada a todas as
ações a serem pensadas para atrair um evento para determinado local. É esta ação
estratégica que é realizada pelos países interessados em atrair megaeventos, como
Copas do Mundo, Olimpíadas e Pan-americanos. No caso da Copa do Mundo de
2014, o Brasil organizou-se atualmente para o evento. Entre as cidades brasileiras que
participarão da organização estão: Belém, Belo Horizonte, Brasília, Cuiabá, Curitiba,
Fortaleza, Natal, Porto Alegre, Recife, Rio de Janeiro, Salvador, São Paulo, onde estão
envolvidos governo federal, estadual, municipal, iniciativa privada, organismos não
governamentais e população local.
Imagine o tamanho de fluxo turístico, de negócios, de implantação de infraestruturas, de

criação de imagens, de intercâmbios, entre outros, que pode gerar um evento desse porte.
Ao se pensar em captar eventos, é fundamental pensar neste conjunto de fatores: meio
ambiente, aeroportos, rodovias, ferrovias, qualidade do transporte público, quantidade
e qualidade dos táxis e locadoras de veículos, clima do local, segurança púbica, comércio,
infraestrutura para a montagem de diferentes espaços e criação de outros, quantidade
e qualidade dos meios de hospedagem, equipamentos e recursos humanos, tecnologias
disponíveis, diversidade de entretenimento, bares e restaurantes, agências de viagens
e operadoras de turismo, bancos, hospitais, rede de comunicação, recursos naturais e
artificiais que caracterizam as cidades-sede, existência de saneamento básico e água
potável, entre tantos outros aspectos.
30
Desta forma, os procedimentos adotados para captar eventos são os seguintes.
» Analisar o local (fazer o inventário dos diferentes tipos de elementos que

possui a cidade e que influenciarão no desenvolvimento do evento) e
fazer avaliação dos tipos de eventos adequados para o local.
» Realizar as estratégias de captação.
» Saber que a localidade será objeto de análise e inspeção.
Assista ao vídeo, indicado, a seguir, sobre a inspeção da Fifa, no Rio de Janeiro,

com o intuito de avaliar o estádio do Maracanã para a realização dos jogos da
Copa do Mundo de 2014:
<http://www.youtube.com/watch?v=FJn_UlRO9wg&feature=PlayList&p=AB29
F68985A6B190&playnext=1&playnext_from=PL&index=17>.
Análise do local e dos tipos de Eventos

O inventário do local leva em conta a sua infraestrutura de acordo com as necessidades
e as características dos eventos que se deseja captar, com o levantamento do perfil do
público, da quantidade demandada, das necessidades técnicas, da análise das condições
reais das localidades e análise da repercussão do evento no mercado interno e externo.
Estratégias de Captação
» Posicionamento da localidade como produto diferenciado (estimulação
da percepção positiva do local).
» Diferenciação por meio dos recursos humanos – competência,

credibilidade, confiabilidade e responsabilidade dos envolvidos.
» Diferenciação por meio da imagem – estratégias de comunicação

utilizadas, enfocando facilidades para a realização de eventos que atendam
às necessidades, aos desejos e às expectativas dos participantes, e dos
delegados que decidem o destino do evento.
» Diferenciação por meio dos atrativos turísticos – despertar o desejo de

conhecer, participar e interagir, principalmente no pós-evento.
31
»» Diferenciação por meio dos equipamentos e tecnologia – essas

diferenciações devem ser divulgadas, porque serão fatores positivos para
a captação do evento.
»» Elaboração de uma linha de argumentos para a defesa da localidade –

preparação do projeto de defesa com os dados de interesse do promotor,
com alto teor político.
»» Efetivação da candidatura ou inscrição para sediar o evento.
O trabalho de captação de eventos deve ser contínuo e, para tanto, deve-se manter a
estrutura técnico-administrativa e financeira organizada para atuar na localidade,
servindo como comercialização do local.
Parcerias importantes na captação dos eventos: Convention & Visitors Bureau ou House
(entidade sem fins lucrativos que tem por objetivo divulgar as possibilidades dos locais
para negócios, eventos, turismo, entre outros), empresas promotoras e organizadoras de
eventos, órgãos públicos correlatos, empresas de turismo (hotéis, agência de viagens e
operadoras de turismo, receptivo), comércio, restaurantes, transportadoras.
Na criação de eventos, é importante dar atenção aos seguintes itens.
»» Analisar o mercado, suas ofertas e demandas no comportamento

humano, na área da cultura, educação, negócios, entre outros. Os eventos
devem atender às novas exigências e inovações do mercado, detectando
os recentes nichos.
»» Aproveitar as características das cidades e a disposição para sediar

eventos.
»» Estimular a criatividade e avaliar a receptividade da empresa promotora

ou entidade em conceder acontecimentos inusitados que atendam a uma
demanda específica.
»» Criar para tornar o evento único ou inovador.
»» Realizar o inventário da cidade e observar seus pontos fortes e fracos

para o evento específico.
»» Promover eventos para sair da sazonalidade (Festival de Inverno de

Música, Festival de Gastronomia de Paraty).
»» Observar o apelo promocional da proposta do evento e fazer com que

sejam periódicos.
32
»» Observar se o evento tem apelo social e a relação com os programas de

governo (Criança Esperança, Diga não às Drogas, Fome Zero).
»» Criar nome marcante e fácil de ser lembrado (“os ganchos”).
»» Atentar para as transformações político-econômico-sociais que poderão

estar relacionadas à proposta do acontecimento.
Para conceber-se um evento e fazer uma proposta ou projeto, é relevante saber qual é a
melhor data indicada para a realização do fato e ter informações sobre os eventos que
poderão ser realizados no mesmo período. Por exemplo, se há dois shows de Música
Popular Brasileira (MPB) no mesmo fim de semana, no qual os públicos são os mesmos
ou muito próximos, poderá trazer diminuição da participação do público-alvo para
ambos.
O calendário de eventos objetiva as ações a seguir.
»» Fornecer um panorama geral das programações, tanto das atrações

espontâneas da cidade, como é o caso das festas folclóricas, aumento dos
eventos organizados.
»» Orientar as divulgações necessárias.
»» Selecionar os acontecimentos que representam interesse para a demanda

turística e a população local.
»» Elaborar as informações necessárias sobre os eventos.
»» Possibilitar os levantamentos estatísticos das várias realizações, por local,

mês, características técnicas etc.
»» Obter informações sobre os locais mais demandados para determinados

tipos de eventos.
»» Conhecer as temáticas de evento existentes na cidade e seus respectivos

públicos-alvo.
Para Fontes e Britto (2002), as providências básicas para a programação do calendário

de eventos são:
Levantamento e análise das necessidades do mercado; elaboração de

um esboço do calendário; estratégias de captação de eventos externos
para o preenchimento do calendário; criação de eventos internos para
a complementação do calendário; divulgação do calendário preparado
33
nos meios de divulgação mais apropriados; apoio e cooperação

financeira ao local na execução do calendário; apoio político e técnico
do órgão representativo do turismo local à implantação do calendário
de eventos.
As burocracias desenvolvidas para fazer parte do calendário de eventos da cidade estão

em torno da seleção dos eventos que melhor apresentem as características exigidas
pelo organismo oficial de turismo da cidade e, a partir disso, os eventos são cadastrados
conforme o âmbito de abrangência, conteúdo, custeio, estratégias de distribuição e
quantidade de tiragem.
É importante lembrar que o calendário deve ser elaborado com antecedência para
que possa ser lançado até o início do período para o qual foi preparado e servir de
planejamento e informação para todos os interessados.
Discorra sobre a sua percepção sobre o calendário de eventos do órgão oficial de

turismo de sua cidade ou empresa e analise-o.
34
CAPítulo 3
metodologias e Fundamentos para
Elaborar Projeto de Eventos
O projeto de eventos é o registro do seu planejamento. Pode-se pensar da seguinte forma:

a partir do momento que tenho as informações sobre o evento, com a definição das
estratégias e de como operacioná-las, elaborar-se-á o anteprojeto, com menos detalhes
que o projeto propriamente dito. Depois que o anteprojeto é apresentado aos interessados
e, caso atenda às necessidades da entidade promotora ou empresa e aprovado, elabora-se
o projeto com mais detalhes para ser executado.
Uma informação muito importante ao elaborar projetos de eventos é observar qual é

a metodologia a ser utilizada. Existem metodologias de projetos já elaboradas pelos
promotores. Quando este for o caso, deve-se utilizar a metodologia indicada pelo
promotor, pois, caso você utilize outra, o seu projeto corre o risco de não ser lido,
avaliado e aprovado.
Visite a página da web indicada, e observe que o Ministério do Turismo indica

uma metodologia específica para receber propostas de projetos externos.
<http://docs.google.com/gview?a=v&q=cache:kFxDH4b1yt4J:www.turismo.gov.
br/mtur/export/sites/default/turismo/o_ministerio/publicacoes/downloads_
publicacoes/Formulxrio_para_encaminhamento_de_projetos_de_eventos.pdf
+projeto+de+evento+do+ministerio+do+turismo&hl=pt-BR&gl=br. Acesso em:
10/9/2009>.
Todavia, as metodologias não se diferenciam muito e prevalece as informação que devem

estar presentes em todos os projetos de eventos, tais como: justificativa, objetivos, data,
público-alvo, cronograma de execução e fontes de receita. Cesca (1997) apresenta uma
metodologia de projeto de eventos e estabelece os seguintes itens.
Capa (título do evento, logomarca, nome do autor, local e data)
1. Dados do promotor (promotor do evento, responsáveis, endereço,

telefone/fax, e-mail, home-page)
2. Apresentação do evento
2.1 Tema do evento
2.2 nome do evento
35
2.3 Justificativa (introdução, referencial teórico, motivos, importância do

evento etc)
2.4 Objetivos do evento
2.5 Resultados esperados com a realização do evento
2.6 Formato do evento
2.7 Locais prováveis de realização
2.8 Data de realização
3. Público de interesse
3.1 Perfil do público participante
3.2 Perfil dos convidados
3.3 Número potencial de participantes
4. Apoio de instituições e fomento
4.1 Potencial promocional para patrocínios
4.2 Potencial promocional para colaborações
4.3 Formas de apoio
4.4 Cotas e formas de promoção
5. Programa preliminar
5.1 Atividades oficiais a serem desenvolvidas
5.2 Potencial para eventos paralelos (descrever)
5.3 Potencial para atividades sociais e turísticas paralelas (descrever)
6. Responsáveis e funções
6.1 Diretoria
6.2 Comissão organizadora
6.3 Comissões
7. Cronograma
7.1 Pré-evento: check-list, tarefas, responsável, data mínima, data máxima
7.2 Trans-evento: check-list, tarefas, responsável, data mínima, data máxima
7.3 Pós-evento: check-list, tarefas, responsável, data mínima, data máxima
36
8. Previsão orçamentária (tipo, valor previsto, data do desembolso,

responsável)
8.1 Serviços de secretaria
8.2 Serviços de recepção
8.3 Serviços técnico-auxiliares
8.4 Traslados e estadas
8.5 Correspondências
8.6 Impressos
8.7 Materiais de consumo permanentes
8.8 Locação de espaços, equipamentos, decoração, sinalização
8.9 Conferencista
8.10 Divulgação
8.11 Diversos
9. Previsão de receitas
9.1 Inscrições
9.2 Patrocinadores
9.3 Apoios
10. Divulgação
10.1 Estratégias de divulgação especificando mídia a ser utilizada, forma, local
e resultados esperados.
11. Avaliação (formas de pesquisa)
12. Relatórios
12.1 Formas de registro do evento
12.2 Aspectos a serem levantados no relatório (avaliação e financeiro)
13. Anexos (modelos de cartaz, banner, folder, prisma, crachá, programa,
convite, release para imprensa, carta-convite, carta de agradecimentos,
programa de roteiros turísticos, programa de atividades sociais, ficha
de avaliação, levantamento de custos, outros. Somente se inserem os
modelos que realmente serão utilizados).
37
Implantação e
Avaliação Unidade iI
em Eventos
Capítulo 1
Coordenação: Logística, Montagem e
Ações de Controle
Chegou o momento de operacionalizar ou organizar tudo o que foi planejado. Neste

momento, é muito importante refletir sobre as formas de operacionalizar as ideias
criativas que atendam a todas as normas de segurança e aos objetivos do evento.
Todas as definições registradas no planejamento e no projeto devem ser vistas aqui,
no momento de executar o acontecimento. É o momento do ir e vir constantes, cujas
palavras-chave são planejamento, organização, controle e atendimento aos
prazos estabelecidos.
Fica evidente a relação direta entre planejamento, organização e coordenação,

controle e encerramento do evento. Já se sabe que, para planejar um acontecimento, é
necessário saber: objetivos do evento, público-alvo e formato do evento, infraestrutura
da cidade-sede, seja ela turística, de apoio ou básica; se há aeroportos de grande porte,
quais as políticas para o setor de eventos, se há aeroportos de grande porte, logística
necessária (recursos humanos, recursos financeiros, recursos materiais e divulgação);
análise macro à micro, como já visto.
O perfil profissional para o setor de eventos deve se enquadrar em pessoas que tenham
habilidades como: administrar pessoas e contratos, negociar, ser pró-ativo, organizado,
saber delegar, ter comunicação clara e objetiva, identificar perfis e ser um reconhecedor
do comportamento humano, ter sensibilidade; ser controlado, saber exatamente os
objetivos do evento, tomar decisões rapidamente (com ciência das consequências);
resolver problemas, ser detalhista, saber regras de etiqueta e cerimonial, ser observador
e harmonizador, saber ouvir e ser conhecedor do mercado de eventos, dentre outras
habilidades.
38
Implantação e Avaliação em Eventos │ UNIDADE II
Esta unidade está apresentada em tópicos, com o objetivo de facilitar a compreensão

das ações da execução dos eventos e marcar os itens relevantes que compõem cada uma.
a. Coordenação
›› Ocorre paralelamente ao planejamento.
›› É uma fase executiva do evento.
›› É o ato de comandar, controlar, delegar, ligar, somar, montar, organizar

o evento.
›› É harmonizar atribuições e responsabilidades com finalidades de

atingir o objetivo proposto.
›› É comercializar e negociar com os parceiros (espaço, meios de

hospedagem, instituições, centro de convenções).
›› É definir a coordenação geral e setorial.
A.1. Coordenação Geral:
›› Planejamento geral dos trabalhos.
›› Distribuição de atribuições e tarefas.
›› Supervisão em todas as fases dos trabalhos dos coordenadores setoriais.
›› Aprovação dos orçamentos.
›› Elaboração do relatório final (anais dos eventos).
›› Avaliação final.
A.2. Coordenação Setorial:

›› Elaboração do programa, folheto informativo e todos os impressos
necessários.
›› Elaboração do mailing e check-list e atualizações.
›› Definição do projeto de divulgação.
›› Confirmação de reservas de locais do evento.
›› Contratação e coordenação dos serviços de infraestrutura e apoio
operacional.
›› Seleção e contratação de serviços de terceiros.
›› Elaboração dos relatórios setoriais.
39
UNIDADE II │ Implantação e Avaliação em Eventos
O que se espera da coordenação dos eventos? (Allen, 2003)
›› Comercializar espaços e serviços de eventos: elaborar e analisar

propostas, contratos, acordos; manter contato com o cliente; elaborar
e apresentar relatórios; atuar como relações públicas; estabelecer
acordos e parcerias; avaliar resultados; elaborar orçamentos; negociar
preços e formas de pagamento; receber e realizar pagamentos.
›› Coordenar o pré-evento: analisar e acompanhar a montagem

do evento, conforme o check-list, móveis, materiais, equipamentos;
manter fluxo de informação entre outras áreas e equipes; examinar
instalações; manter contato com os parceiros; emitir ordem de serviço;
orientar quanto ao produto e ao cerimonial; supervisionar a sinalização
do evento; organizar o histórico do evento.
›› Coordenar a realização do evento (o que poderá ser incluso):

montar secretaria, administrar contratos, acordos e parcerias;
controlar gastos; coordenar a montagem e instalação do material de
publicidade; coordenar a equipe de atendimento; supervisionar os
serviços; observar a limpeza e higiene dos funcionários e prestadores
de serviços; acompanhar a realização do evento; tomar providências
corretivas; obter autorização para despesas extras dos clientes;
acompanhar a abertura e o encerramento; orientar a desmontagem do
evento.
›› Assegurar a satisfação do cliente: acompanhar e recepcionar

clientes e convidados; acompanhar os serviços da sala vip; manter
padrão de qualidade; oferecer serviços personalizados; efetuar
avaliação final junto ao cliente ou participante.
›› Maximizar a segurança do participante (o que pode incluir):

assegurar a privacidade do participante; controlar o acesso ao evento;
acionar a segurança e providenciar socorro em caso de necessidade.
›› Operar equipamentos em geral: manter os técnicos presentes

para solucionar os eventuais problemas.
›› Coordenar o pós-evento: elaborar e apresentar relatórios

financeiros e notas de despesa; concluir o histórico do evento; manter
contato com os clientes.
40
Organograma das coordenações:
Coordenação Geral
Coordenação de Divulgação e/ou

Coordenação de Pessoal
Comunicação Coordenação Técnica de Finanças
Serviços Gerais
Transporte Administração
Cerimonial
Hospedagem
Fonte: a autora.
As coordenações serão definidas de acordo com a necessidade e a complexidade do

evento, observadas pelo coordenador-geral.
B. Organização
É a montagem do evento. Exige condições de comando, coodenação e controle

de todas as etapas do evento.
B.1 Apoio Operacional
›› Infraestrutura física necessária à realização do evento: plenário,

salões, secretaria; salas vip, de imprensa, de comissões técnicas;
cabines de som, luz e tradução simultânea; sala de segurança, médica/
ambulatório, entre outras.
B.2 Apoio Logístico
›› Itens relacionados que permitirão a operacionalização do evento:

equipamentos eletrônicos, audiovisual; materiais diversos, de
secretaria, de subsídio; decoração, som, tribuna, materiais de
divulgação, iluminação, recursos humanos, recursos financeiros, entre
outros.
B.3 Implantação do Evento
›› Ações realizadas para o acontecimento do evento, a partir das

estratégias de planejamento, coordenação e organização.
É importante salientar que é necessário o conhecimento das regras de protocolo e

cerimonial para que o evento seja amplamente coordenado e os objetivos auferidos.
41
C. Logística
C.1 Técnica de Gerenciamento de Logística, segundo Allen (2003).
›› Os coordenadores têm o mesmo nível de autoridade e responsabilidade,

mesmo que o coordenador de eventos seja a autoridade máxima.
›› O papel do coordenador da logística é o de unificar todas as áreas do

evento.
›› A comunicação deve ser clara entre todos os coordenadores.
›› As técnicas de logística de negócios e militar podem ser adaptadas aos

eventos, a partir da montagem do cronograma de atividades ou ações.
›› O coordenador de logística precisa ter a capacidade de identificar as

possíveis áreas problemáticas, saber o que não está no check-list e
inserir as dúvidas “se...”.
›› No cronograma cada tarefa tem prazo de execução.
Informações requeridas pelo Coordenador de Logística (ALLEN, 2003):
CARGO ATRIBUIÇÃO GERAL INFORMAÇÕES

Viagem, acomodação, exigências de montagem e
Artístico Seleção e negociação com os artistas.
equipamentos.
Requisitos de som, luzes, bastidores e horários da
Palco Seleção e negociação com as empresas contratadas.
programação.
Como e quando os recursos serão aprovados e
Financeiro Análise de orçamentos e contratos.
liberados, e o cronograma de pagamento.
Voluntários selecionados para ajudar, requisitos dos
Voluntários Recrutamento e gerenciamento de voluntários.
voluntários.
Promoção Promoção durante o evento. Exigências da mídia e vips.
Requisitos dos comerciantes (tema, água, eletricidade,
Comercial Seleção de comerciantes adequados.
licenças).
C.2 Ferramentas da Logística (Allen, 2003):
›› Gráfico de Barras ou Gantt: gráficos de barra usados no gerenciamento

de projetos, como uma representação visual do cronograma (elaboração
do cronograma de eventos). Definir as prioridades das tarefas é vital
para e identificar as áreas de maior conflito e analisar a rede de tarefas
ou os caminhos cruciais.
42
›› Análise da rede de caminho crucial, para desenvolver uma programação

mais eficaz.
›› No gráfico de Gantt todas as tarefas são tratadas com a mesma

importância, a ferramenta da análise de rede foi desenvolvida para
superar essa falha.
›› A base para a análise do caminho crucial, que usa círculos para

representar eventos programados e setas para ilustrar o fluxo das
atividades, estabelece a precedência dos eventos.
›› Os gráficos poderão ser muito úteis como instrumento de controle e

comunicação, mas têm suas limitações. Por exemplo, podem causar
confusão, como o que ocorreu aos organizadores das Olimpíadas de Los
Angeles (1995), segundo Allen (2003). Para esse comitê, a estratégia
para contornar os problemas foi encontrada nas tradicionais reuniões
semanais.
Allen (2003) sugere o seguinte período para as montagens de algumas infraestruturas:
LIMPAR E PREPARAR
O LOCAL (4,5-5 DIAS)
MONTAGEM DO
GERADOR (0,5 DIA)
MONTAGEM DA SEGURANÇA INSTALAÇÃO DA

(0,5 DIA) ILUMINAÇÃO (1,5 DIA)
INSTALAÇÃO MONTAGEM
MONTAGEM DOS
DOS SISTEMAS DAS PRIMEIRAS
PALCOS (3,5 DIAS)
DE SOM (1 DIA) TENDAS (2 DIAS)
C.3 Negociação e Avaliação
›› Definição de acordos com as empresas contratadas para montagem e

desmontagem.
43
›› Frisamento do alto grau de dinamismo do gerenciamento de eventos,

principalmente os especiais.
›› Necessidade de flexibilidade.
›› Reuniões periódicas com todos os responsáveis para discutir eventuais

problemas e buscar soluções concretas. Essas reuniões reduzem
incertezas e reforçam a inter-relação entre as diferentes áreas de
especialização.
C.4 Avaliação da Logística
›› A avaliação final do plano de logística é o sucesso do evento, a partir

de toda a organização, mas também do fluxo ordenado de seus
suprimentos e operações.
›› A avaliação possibilita ao gerente de logística identificar áreas de

problemas que permitem aperfeiçoamentos para os próximos eventos.
›› As técnicas usadas na avaliação são quantitativas (atendimento dos

objetivos mensuráveis) e qualitativas (discussão com os parceiros –
alcance dos objetivos).
C.5 Plano de Logística

›› Lista de contato geral.
›› Mapa do local.
›› Cronogramas, incluindo as durações das atividades.
›› Plano de emergência (estratégias para o “se...”).
›› Detalhes das empresas contratadas, incluindo as restrições de tempo.
›› Contatos no local, incluindo seguranças e voluntários.
C.6 Logística das Coordenações Setoriais.
Secretaria
›› Recepcionistas sob a orientação do coordenador setorial.
Atribuições
›› Recepção dos inscritos, novas inscrições, entrega de materiais (crachás,

pastas e outros materiais), elaboração e controle da lista de presença,
entrega de certificados no final do evento, mapa do evento.
44
Requisitos
›› Uniformes sem exageros nos adornos.
›› Crachás de identificação com nome visível.
›› Maquiagem sóbria.
›› Cabelos presos.
›› Bom treinamento.
›› Conhecimento da ordem do dia ou da pauta do evento.
›› Posturas e atitudes de acordo com o evento.
›› Seriedade, discrição, gentileza, hospitalidade, profissionalismo.
Mapa do Evento
›› Informações a respeito da logística do local do evento.
›› Escala e direção.
›› Listas de símbolos utilizadas no mapa.
›› Entradas e saídas.
›› Centro administrativo.
›› Cabines de informação.
›› Vias de acesso para primeiros-socorros e emergência.
›› Área para crianças perdidas.
›› Saídas de água e eletricidade.
›› Banheiros.
›› Quiosques de comidas e bebidas.
›› Tendas e pavilhões.
›› Área de depósito e equipamentos.
›› Área proibidas ou perigosas (locais sem saída, córregos).
45
›› Salão principal.
›› Área de manutenção.
›› Telefonia.
›› Caixas automáticos.
›› Ala da mídia.
Sala de Recepção ou Vip
Local onde autoridades, convidados especiais e palestrantes são

recepcionados pelos organizadores do evento.
Condições básicas:
›› Espaço para guardar pertences dos participantes ou convidados.
›› Posse do programa do evento (folder).
›› Proximidade do local do evento.
›› Decoração agradável.
›› Temperatura amena.
›› Recepcionistas de plantão.
›› Blocos e canetas.
›› Linha telefônica.
›› Água e café.
›› Pontos de energia.
›› Carregador de celular.
›› Computador, impressora, Internet, se necessário.
›› Outros equipamentos e serviços, de acordo com as necessidades do

evento.
Sala de Imprensa
Local onde se realizam as entrevistas coletivas ou não, além do encontro

com os jornalistas para distribuição do briefing do evento ou a pauta do
dia.
46
Condições básicas:
›› Mesa de reunião e cadeiras.
›› Computadores com impressora, Internet.
›› Máquinas copiadoras.
›› Linhas direta de telefone.
›› Fax.
›› Carregador de celular.
›› Blocos, canetas.
›› Press-kit com: matérias sobre o evento, fotos, programa, folhetos,

relação de autoridades e palestrantes/conferencistas.
›› Café e água.
›› Ar condicionado.
As entrevistas não poderão atrapalhar as demais atividades do evento:

reuniões, plenário, auditórios, salas de trabalho.
Salas das Comissões Técnicas
Local de discussão, deliberação, aprovação, votação de temas relacionados

ao evento. Deverão ser montadas em estilo linear, com: telefone, blocos e
caneta, computador, impressora, Internet, ar condicionado, folder, café
e água.
Sala de Segurança
Local para atender a segurança do evento e das autoridades de alto

escalão. Poderá ter a participação da Polícia Civil (investigativa), Polícia
Militar (ostensiva) e da própria segurança do evento.
Geralmente, a segurança é feita por empresa especializada contratada

e cabe a ela a coordenação dos serviços em conjunto com as outras
seguranças.
›› Segurança de estacionamento: contratar empresa especializada,

que geralmente trabalha com manobristas.
47
›› Segurança de trânsito: deve ser solicitada ao Detran ou órgão de

trânsito da cidade. O pedido deve ser enviado com, no mínimo, 30 dias
de antecedência, e será avaliado pelo órgão.
›› Segurança de gala: é o destacamento de elite das Polícias Militares e

das Forças Armadas, com uniformes determinados pelo regulamento
de cada corporação. Recomenda-se este tipo de segurança quando da
presença de Chefes de Estado ou autoridades desse porte. O pedido
deve ser enviado, com 30 dias de antecedência, ao Departamento de
Relações Públicas de cada corporação, que fará a devida avaliação.
›› Segurança contra fogo: deve ser solicitado para eventos de grande

porte, com concentração de público e material (pavilhão de feiras
e exposições, shows, auditórios, campos de futebol), que pedem
segurança específica contra incêndios e outros sinistros. Solicita-se
ao Quartel Central do Corpo de Bombeiros, sempre com 30 dias de
antecedências. O pedido será avaliado pelo órgão.
Observação: O espaço deve oferecer condições básicas: mesa, cadeiras,

telefone (sem ramais), carregador de celular, infraestrutura operacional
que a empresa exigir, água e café. Equipamentos específicos são levados
pela segurança.
Sala Médica ou Ambulatorial
Local utilizado em eventos de grande porte e sob a coordenação de

profissionais especializados ou de empresas contratadas. Cabe a eles a
logística do trabalho.
›› Deve ser montada com ponto de entrada e saída de água, pia, e estar
equipada com mesa e cadeira, café e água.
›› Pode-se também solicitar ambulância, mediante ofício em que constam

todas as informações a respeito do evento à Secretaria de Saúde, sem
ônus. O pedido será analisado pelo Órgão.
Cabine de Som, Luz, Tradução
Elementos coordenados por pessoal especializado.
›› Hotéis, Centros de Convenções, Centros Culturais já têm as

infraestruturas e o pessoal técnico, que poderá ser contratado pelo
coordenador do evento.
48
›› Em eventos de menor porte, caso não tenham as infraestruturas

necessárias de som, as mesas de som poderão ser montadas pelas
empresas especializadas, que fornecem também pessoal especializado.
›› Empresas contratadas montam cabines pré-moldadas e locam os

aparelhos para a recepção e a transmissão da tradução. Cabe à
empresa contratada a entrega de um fone por participante, mediante
cadastramento do usuário, para controle de devolução.
›› Geralmente são dois tradutores para cada idioma, que trabalham em

regime de revezamento.
›› Também há a Tradução Consecutiva – não exige cabines e fones

transmissores e receptores. É realizada por um tradutor a partir
das frases do palestrante. É mais cansativa, pois o palestrante é
constantemente interrompido pelo tradutor. Cabe em pequenos
pronunciamentos, como boas-vindas ou durante almoços.
Decoração/Serviços
»» Copos e jarras para água
›› Servir por trás dos participantes e pelo lado direito.
›› Pelo menos na mesa diretora, utilizar copos de vidro ou cristal.
›› O garçom ou recepcionista deve abastecer os copos à medida que

esvaziarem.
›› Não esquecer do copo do Mestre de Cerimônias.
»» Toalhas para mesas
›› Além de enfeitar a mesa, seu objetivo é esconder os defeitos da mesa e

as pessoas mal sentadas (pernas, dentre outros).
›› Observar a limpeza das toalhas, o tamanho e seu estado de conservação.
»» Flores
›› Fazem parte da decoração e da sensibilidade da equipe organizadora.

Preferência pelas flores que não exalam perfume forte, como as
flores do campo, folhagens verdes, antúrios, ibiscos, dentre outras
(Meirelles, 1999).
49
›› Não se deve utilizar rosas, pois murcham depois de algum tempo e

exalam “cheiro de velório”.
›› Os arranjos devem ser baixos para não esconder os seus componentes.

Em mesas de buffet, devem ser altos, para não ocupar espaço e
atrapalhar o serviço.
»» Banners, faixas e painéis
›› Servem não somente para decorar, mas também para informar.
›› Devem ser colocados em lugar de destaque. O ideal é na frente da mesa

diretora, ou atrás, acima dela, quando dentro do auditório. Também
na entrada do auditório, no salão de exposições, nos corredores de
acesso.
»» Prismas de mesa
São os indicadores dos componentes da mesa diretora
›› Deverá conter: nome do participante dos dois lados, não é necessário

colocar o título da pessoa. Se todos os componentes forem da mesma
empresa, deve constar o nome e seu cargo. Se forem de empresas
diferentes, deverá constar o nome e a empresa.
›› Nas mesas de refeição, deverá constar somente o nome do indivíduo,

madeira, acrílico ou outro material, como logotipo do evento, da
empresa promotora, ou até do Centro de Convenções ou do Hotel
locador.
»» Passadeiras
Recurso de cerimonial para referenciar alguém importante, além de

servir para enfeitar o local.
›› Tecido colocado no chão, que deverá cobrir o percurso dos participantes

ilustres.
›› Geralmente a cor preferida é o vermelho, mas nada impede que outra

cor seja utilizada.
›› Podem estar na parte central do evento ou na externa, saindo do prédio

em direção ao veículo do homenageado ou convidado especial.
50
»» Luzes
›› Dependendo do porte do evento e o tipo, a luz tem várias funções,

por exemplo, efeitos especiais, o que poderá causar expectativa e
dinamização ao evento.
Cuidado para não ofuscar os participantes!
»» Púlpito/Tribuna
Deve ser colocado ao lado direito da mesa diretora (referencial: do

palco para a plateia). Caso não caiba, deverá ser adaptado no melhor
local, conforme o espaço.
»» Manobristas
Serviço de segurança e comodidade.
›› Contratação de empresa especializada, que atua com sistema, pessoal

e serviços de seguro para cobertura do veículo, durante o evento. O
contrato deverá definir deveres e posturas profissionais.
Para contratação, é necessário: experiência no ramo, referências,

seguro de acidentes e roubos.
Aeroporto
›› Pessoal treinado.
›› Hospitalidade ao receber os participantes e encaminhá-los ao meio de

transporte que os levará ao hotel.
›› Informações sobre o evento.
›› Solução de imprevistos.
›› Rádio.
›› Crachá de identificação, com nome e logotipo do evento, caso seja

necessário, placa tipo banner com o nome do palestrante.
›› Listagem dos visitantes esperados.
›› Planilha com o número e local dos voos aguardados.
›› Telefone celular.
51
›› Relação dos hotéis (nomes, endereços e telefones) que hospedarão os

convidados.
›› Cheque, dinheiro.
›› Lista dos horários dos transportes que farão traslado.
›› Kit com folhetos e informações sobre o evento.
›› Informações turísticas e históricas da cidade.
›› Informações úteis e de emergência: hotéis alternativos, pronto-

socorro, polícia, bombeiro, farmácias.
›› Nome e telefone dos organizadores, dos coordenadores e do local do

evento.
›› Endereços de restaurantes.
›› Preços dos percursos principais.
Hotel
›› Recepção dos visitantes e suas respectivas reservas.
›› Envio das bagagens aos apartamentos.
›› Solução para qualquer tipo de imprevisto, juntamente com o staff do

hotel: mudança de apartamento, por exemplo.
›› Informações sobre eventos, traslados, reuniões, eventos sociais.
›› Balcão ou mesa de informações sobre o evento.
›› Relação dos participantes do hotel.
›› Relação dos participantes de outros hotéis.
›› Material do evento.
›› Programação noturna da cidade.
›› Mapa da cidade e informações turísticas.
›› Principais endereços e telefones.
52
Transporte
›› Deve ser contratada empresa especializada, sob orientação da

coordenação setorial, que enviará sempre um membro de sua equipe
em qualquer percurso.
›› Caso existam diversos ônibus atuando no evento, deverão ser

identificados com número ou placa, que deve ser fornecida aos
participantes do evento.
›› Conhecer a equipe de transportes.
›› Programação dos horários dos transportes para os eventos em quadro

de avisos.
›› Portar caixa de pronto-socorro.
›› Ter telefone da empresa de transportes, para qualquer eventualidade,

de socorro de automóveis, de guinchos.
›› Informar sobre os transportes públicos disponíveis, inclusive horários.
›› Observar a eficiência do sistema de táxi.
›› Informar ao sistema de táxi sobre o evento.
›› Observar a qualidade da área de acesso e a sua acessibilidade.
›› Observar a expectativa de público (chegarão todos ao mesmo tempo

ou não?).
›› Separar lugares para os portadores de necessidades especiais, incluindo

o estacionamento.
›› Negociar com as companhias aéreas – concessão de descontos, cessão

de bilhetes ou liberação de excesso de bagagem.
Eventos Sociais
›› A coordenação deve enviar com antecedência a programação,

informando o que é opcional e seu valor (o que está incluso ou não).
›› Contratar empresa especializada.
›› Manter contato constante com a empresa contratada.
53
›› Coordenar dos horários de chegada e saída da programação.
›› Lembrar aos participantes que não esqueçam seus objetos pessoais

nos ônibus.
›› Informar aos participantes as características dos ônibus: cor, placa,

informações adversas.
›› Providenciar alimentos e bebidas.
›› Solicitar a concessão das licenças municipais e estaduais para bebidas

alcoólicas.
›› Definir o critério de seleção para os candidatos aos quiosques.
›› Observar as limitações dos locais (transporte, gás, segurança,

alimentação, eletricidade, encanamento) e, se possível, providenciar a
instalação das devidas infraestruturas.
›› O contrato deve dispor sobre normas sanitárias, armazenamento de

gás, seguro e compensações de trabalhadores.
›› Definir os locais para as devidas instalações.
›› Definir os horários de chegada, montagem e desmontagem.
›› Definir o responsável pela limpeza.
›› Os donos dos quiosques devem estar cientes das fiscalizações

(sanitárias, eletricidade, encanamento, lixo e gás).
›› Observar as necessidades especiais exigidas.
›› Definir as formas, o valor e o tempo para o pagamento pelos donos dos

quiosques.
›› Definir se terá ou não parceria entre as necessidades de A&B do evento

e os quiosques.
›› Definir o responsável pela limpeza.
54
D. Divulgação dos eventos8
Este apartado foi abordado no capítulo anterior, mas os detalhes,

como uma das ações da implantação e do controle de eventos, segue
a seguir.
›› Convites impressos personalizados.
›› Folders.
›› Mala direta.
›› Visitas e contatos pessoais por meio de promotores e vendedores.
›› Telemarketing dirigido.
›› Releases e divulgação pelos meios de comunicação.
›› Outdoors informativos (geralmente em conjunto com os demais

expositores).
›› Painéis públicos em ruas e vias de acesso a feiras.
›› Material informativo para hotéis, agências de turismo e viagens,

entidades de classe.
›› Entrevistas e contatos programados.
›› Fam-tur que reúne jornalistas, agentes de viagem, operadores,

patrocionadores e convidados especiais.
›› Convites:
·· Entidade ou pessoa que convida.
·· Prazos (antecedência de 30 dias para o formais/10 a 20 dias de

antecedência para os informais).
·· Nome completo do convidado e senhora, quando esta participar do

evento.
·· Tipo de evento.
·· Local.
·· Data e horário.
55
·· Indicações necessárias (pessoal e intransferível, R.S.V.P, PM, valor,

somente para excusas).
·· Indicação da presença de autoridade, quando ocorrer.
·· Traje (ao lado esquerdo do convite).
·· Formas de tratamento adequadas.
·· Convites promocionais para eventos públicos: congressos, feiras,

festivais, workshops, entre outros.
·· Os convites devem apresentar forma de boletins ou folders e serem

distribuídos em mala direta.
·· Os convites deverão apresentar texto simples, cores fortes e

brilhantes.
·· Tema e objetivo do evento.
·· Local.
·· Data/programação/horários.
·· Participantes, setores que deverão comparecer.
·· Taxa de inscrição ou de ingresso.
·· Nome/razão social, endereço, telefone, fax, e-mail, contatos da

empresa.
·· Poderão ser divulgados por agências de viagens, operadoras,

entidades promotoras do evento, associações de classe e pessoas que
se relacionam com o evento.
·· Lay-out ou a ilustração do local ou do evento, informações de

trajetos, atrações turísticas.
·· Outras informações que forem necessários de acordo com o evento.
›› Fichas de Inscrição:
·· Junto à programação.
·· Informações sobre o participante/empresa.
·· Forma de participação.
56
·· Taxa de inscrição.
·· Benefícios ou vantagens da participação no evento.
·· Data e assinatura do participante ou empresa responsável pela

inscrição.
·· Condições e procedimentos em caso de desistência.
›› Mala direta:
·· Identificar o público-alvo ou o universo a quem será dirigida a

mensagem e, principalmente, se atingirá os atuais e novos clientes.
·· Orçar custo de impressos e postagem.
·· Definir claramente os objetivos, ou seja, divulgação, comunicação,

pesquisa de mercado e venda.
·· Organizar ou adquirir cadastro atualizado, adequado aos objetivos

do evento, com os clientes catalogados por sexo, ramo de atividade,
nível econômico, domicílio etc.
·· Adotar linguagem clara, objetiva e simples, identificadas com o

público-alvo e comum forte apelo de venda.
·· Oferecer produtos e serviços adequados à capacidade, ao nível e à

qualificação do cliente ou destinatário.
·· Efetuar o encaminhamento do material com bastante antecipação à

data ou período da promoção.
·· Incluir no impresso fatores que estimulem a resposta dos

destinatários, tais como brindes ou desconto especial de compra do
produto ou serviço oferecido.
·· Desenvolver técnicas e processos que permitam avaliar ou medir os

resultados da promoção.
·· Atualizar permanentemente o cadastro de clientes com base em

informações das áreas da empresas de terceiros.
›› Telemarketing:
·· Técnica de contato com o público por meio do aparelho telefônico

para venda de produtos e serviços. Pode ser ativo – a empresa
dirige-se ao cliente e objetiva vender o produto ou serviço; pode ser
passivo – a ação é direcionada para o cliente que tomou a iniciativa
de contactar a empresa.
57
·· O trabalho do telemarketing deverá estar organizado (informações

sobre os clientes) e com pessoal treinado (linguagem, duração do
telefonema) e informações do produto.
·· O trabalho de telemarketing também é utilizado para colher

informações a respeito da avaliação do evento, com indicação de
sugestões dos participantes.
›› Cartazes e faixas:
·· Texto e conteúdo.
·· Lay-out.
·· Tamanho e formato das letras.
·· Definição de cores.
·· Direcionamento ao público-alvo.
·· Local de instalação.
·· Visibilidade ou distância em que a mensagem será observada.
·· Posição e forma de colocação dos cartazes.
·· Quantidade dos cartazes instalados.
·· Período de exposição.
·· Qualidade do material utilizado.
·· Custos.
Filas
›› Filas para ingressos, estacionamento, comida, toaletes e cadeiras.
›› Regra: uma fila para cada 75 a 100 pessoas.
›› Números de filas que poderá haver.
›› Se possível, afixar avisos de tempo de espera na fila.
›› Estratégias para que se possa reduzir o tempo de espera nas filas.
›› Providências para os casos de primeiros socorros, acesso e emergência.
58
›› Iluminação e proteção contra o sol e chuva adequadas.
›› Utilização de recreadores – estratégia para diminuir a percepção

negativa dos participantes.
Somente o número de ingressos comprados pela venda antecipada poderá

definir a quantidade de pessoas no evento.
Para os ingresso vendidos na hora, a logística deverá considerar a possibilidade

do excesso de público. Isso pode trazer grandes benefícios para o promotor do
evento, mas também poderá produzir pesadelo logístico sobre o que fazer com
o excesso de pessoas.
Ingressos
›› A principal receita deve advir da venda das entradas.
›› A distribuição de ingressos é considerada a primeira decisão importante

na logística de um evento.
›› A fixação de preços e a impressão dos ingressos geralmente não

competem à logística.
›› A distribuição, o recolhimento e a segurança são de interesse da

logística.
›› A venda de ingressos no portão de entrada propicia o surgimento de

problemas com a segurança na coleta, na contabilidade e no depósito
de importâncias.
›› Os bilheteiros precisam ser treinados para lidar com o público, bem

como serem ágeis.
›› A segurança, para evitar roubos, não pode ser esquecida.
›› A numeração dos ingressos e os contratos com as lojas são os métodos

mais eficientes de controle.
›› O contrato inclui o intervalo de numeração dos ingressos, o tipo de

ingresso (com desconto ou integral) e o método de pagamento.
›› Em festivais, pode-se utilizar métodos, tais como braceletes em cores

distintas ou pulseiras, para distinguir o tipo do ingresso (de um dia,
uma semana, artistas), principalmente no que concerne à venda de
alimentos e bebidas.
›› A Internet é cada vez mais utilizada para a distribuição de ingressos

para eventos, concertos e conferências de grande porte. Com isso, a
59
relação entre logística e marketing fica marcante, inclusive com ligação

às agências de viagens.
›› Processo da construção dos ingressos.
›› Definição do número de ingressos.
›› Nome, data e hora do evento.
›› Preço, tipo do ingresso (com desconto, convite, integral, venda

antecipada).
›› Número do assento ou área designada (cor pode representar a

diferença).
›› Inserção de responsabilidades (deve relacionar as responsabilidades

do promotor do evento).
›› Informações do evento, tais como mapas, avisos e lembretes sobre o

que trazer.
›› Contato para informações.
›› Tempo para que os ingressos fiquem prontos.
›› Serão entregues ou recolhidos.
›› Em caso de alta demanda por ingressos, existem possibilidades de

mais impressão.
›› Que tipos de lojas serão distribuídos.
›› Contrato deve ser assinado pelos distribuidores.
›› Definição da forma de pagamento, tanto comprador quanto distribuidor

(cartão de crédito, dinheiro, cheque, débito em conta).
›› Elaborar formulários para o cronograma de pagamentos e acerto de

contas.
›› Definição do recolhimento do ingresso.
›› Recursos humanos – quantidade, experiência, horário de trabalho.
›› Definir o esquema de segurança para o dinheiro e funcionários.
›› Definir a forma de acabar com os ingressos restantes.
›› Definir se haverá o contador.
60
›› Acerto das contas (ao final do evento ou mensal).
›› Abertura de conta para auxiliar a contabilidade.
E. Patrocínio
O patrocínio é considerado como um mix de marketing de muitas

organizações, utilizado para despertar o interesse de seus produtos/
serviços pelos mercados-alvo. É um tipo de investimento que poderá
ser de natureza monetária, serviços, recursos humanos e materiais.
E.1 Processo de Filtragem do Patrocínio
Público consumidor (perfil do público presente, área demográfica, a

relação do evento com o produto).
›› Potencial de exposição (abrangência da divulgação do evento, chamadas

na televisão com as informações do produto, anúncios na rádio, “logo”
do produto nos diversos materiais promocionais, produto anunciado
no sistema de som, quantas vezes).
›› Público como canal de distribuição (os estilos de vida do público

poderão se relacionar com o produto).
›› Vantagem sobre os concorrentes (o evento é diferenciado, o evento já

teve patrocinadores, quais, os outros patrocinadores são compatíveis?).
›› Necessidades de contrapartida em investimentos (custo total do

patrocínio, níveis de permuta, o evento garante o mínimo de benefícios
à marca/instituição).
E.2 Política de Patrocínio
›› Declarar os objetivos do evento.
›› Estabelecer regras para a entrada em algum patrocínio (por exemplo,

todos os patrocínios deverão ser acordados por escrito).
›› Padronizar os patrocínio (ou seja, todas as propostas devem ter

formato específico para cada patrocinador, deverá ser desenvolvido
um acordo específico).
›› Definir responsabilidades (por exemplo, todos os patrocínios deverão

ser fechados e supervisionados por determinado indivíduo).
61
›› Caracterizar o evento (ter boa imagem).
›› Oportunizar entretenimento e hospitalidade (existem oportunidades

para vendas diretas, haverá artistas para servirem de porta-vozes do
produto, os ingressos para o evento fazem parte da permuta – quais
são os lugares/assentos, os funcionários da instituição que terão acesso
à sala vip).
Antes de buscar patrocínio, deve-se observar o seguinte.
›› O evento tem direitos ou benefícios que podem ser oferecidos aos

patrocinadores.
›› Os parceiros principais do evento aceitam o patrocínio de determinadas

empresas.
›› O evento tem recursos necessários para vender e operar patrocínio, ou

seja tudo que for prometido, deverá ser cumprido.
›› Custo mínimo do patrocínio para poder negociar (custos de viagens,

ingressos para os patrocinadores, alimentos e bebidas, anúncios de
apoio, produção de cartazes, apoio de relações públicas, entre outros).
Proposta do patrocínio
›› Análise do evento: missão/metas, histórico, localização, patrocinadores

atuais e passados, programa, duração, equipe, nível passado ou previsto
de cobertura da mídia, níveis passados ou previstos de público e seus
perfis.
›› Desenvolvimento da estrutura hierárquica dos patrocinadores, com as

nomeações e os valores correlatos.
›› Definição da duração do acordo.
›› Conformidade estratégica entre a proposta e as necessidades da

organização (elencar os benefícios diretos e indiretos).
›› Venda dos benefícios e não somente as características do evento

(benefícios tangíveis).
›› Necessidades do patrocinador.
›› Personalização das propostas de acordo com a categoria do negócio.
62
E.3 Funcionamento do Patrocínio
›› Contato.
›› Compreender as necessidades do patrocinador – informação sobre a

organização do patrocinador, de sua equipe, produtos e estratégias de
marketing.
›› Motivar a equipe do patrocinador sobre o patrocínio – manter o

funcionários informados do contrato do patrocínio.
›› Usar celebridades associadas ao evento.
›› Mostrar reconhecimento ao patrocinador – por meio de boletins de

imprensa, relatórios especiais, palestras.
›› Fazer o lançamento do patrocínio.
›› Monitorar a mídia.
›› Divulgar o patrocinador principal (em envelopes de correspondências,

palcos, uniformes, relatórios especiais).
›› Vender menos e mostrar mais (quer dizer, não prometer o que não
poderá ser cumprido e se assegurar que os benefícios com o evento
foram atendidos e se possível, superados.
F. Gerenciamento de recursos humanos
Funções da gestão: organização, planejamento, motivação,

comunicação, criação, controle, solução de problemas, tomada de
decisões (individual, grupal e organizacional).
É relevante saber as missões, as estratégias e os objetivos da

organização e do evento para contratação de pessoas, com as
seguintes definições.
›› Estratégias e objetivos dos recursos humanos (avaliação e descrição da

função, previsões).
›› Políticas e procedimentos (salários e benefícios, condições de trabalho,

relações de trabalho e registros empregatícios).
›› Recrutamento e seleção (anúncios, filtragem, contratação, orientação).
›› Treinamento e aperfeiçoamento profissional.
63
›› Supervisão e avaliação (critério de desempenho, recompensas e

disciplina).
›› Dispensa, recolocação, recontratação.
›› Avaliação do processo e resultados (revisão).
F.1 Motivação da Equipe
Manter a equipe motivada em eventos, não é fácil, pois muitas vezes a

principal motivação está em alcançar os objetivos do evento.
Portanto, é importante as seguintes ações.
›› Deixar claro os objetivos e metas do evento.
›› Quando possível, pagar hora extra, apesar da questão financeira

não determinar a motivação.
›› Manter a equipe informada de todas as dificuldades e ações do evento.
›› O líder deve se informar sobre os quesitos mais valorizados pelos seus

recursos humanos e utilizar a informação.
›› Reconhecimento público e não público do desempenho dos indivíduos

na estrutura do evento.
›› Pequenas recompensas poderão aumentar a motivação por parte dos

recursos humanos, tais como: camisetas, brindes, almoço, locomoção
e, principalmente, fazer com que os recursos humanos sejam parceiros
eles que queiram alcançar os mesmos objetivos que você.
Informações para construir equipes, segundo Allen (2003).
›› Ter habilidade de gestão: estado de espírito, cooperação, camaradagem

e traços de personalidade.
›› Estimular reuniões informais para ajudar a construir relacionamentos

e promover entendimentos conjuntos.
›› Definir cadeias de comando claras para evitar confusões e conflitos.
›› Desenvolver treinamentos.
›› Saber delegar, com instruções precisas, as tarefas, a partir da
64
determinação de prazos e solicitação de relatórios para o controle das

ações.
F.2 Recrutamento e Seleção
›› Previsão e planos de recursos humanos.
›› Análise de funções (descrição e especificação da função).
›› Orçamento (custo do recrutamento).
›› Procedimento do recrutamento (anúncio, agência de emprego, boca a

boca, instituição educacional).
›› Contratação (termos e condições, contato do emprego, recompensas,

fichas de funcionários).
Informações importantes para diminuir custos.
›› Redigir contratos de patrocínio de forma tal que requeiram do

patrocinador o fornecimento de mão de obra temporária com
capacidades específicas como, por exemplo, de marketing.
›› Identificar e fazer contatos com fontes potenciais de equipes voluntária

(centros comunitários, escolas, dentre outros).
›› Definir as técnicas de seleção (entrevistas, testes, dinâmica de grupo).
Ao se fazer a seleção de candidatos, observar os comportamentos a seguir.
›› Comportamento pregresso: a partir da análise de um comportamento

anterior, prever o cumprimento de uma tarefa posterior.
›› Comportamento presente: a partir da aplicação de testes, entrevistas

e documentos apresentados, como apresentação dos resultados de
trabalhos anteriormente executados.
›› Comportamento futuro: mediante as informações das entrevistas,

implantar simulações, como, por exemplo, para o cargo de gerente
de patrocínio, solicitar aos candidatos que elaborem cartas- proposta
de patrocínio e demonstrar como apresentariam essa proposta a um
patrocinador potencial.
Entrevistas
65
›› Poderão ser feitas com um ou mais entrevistadores.
›› Elaborar o roteiro da entrevista.
›› Explicar a função.
Investidura
›› Oferecer informações básicas acerca do evento (missão, objetivos,

parceiros, orçamento, localização e detalhes do programa).
›› Organizar visitas aos locais de evento, fornecedores e escritórios ou em

quaisquer outros locais relevantes.
›› Fazer apresentações a outros membros da equipe e voluntários.
›› Dar palestra sobre cultura, história e padrões de trabalho da

organização.
›› Supervisionar programas de treinamento.
›› Entregar uniforme, crachá.
›› Elaborar contratos de trabalho.
Treinamento
›› Treinamento essencial: garante que o pessoal esteja ciente das

exigências legais e que possa desempenhar as tarefas rotineiras.
›› Treinamento desejável: melhora as habilidades pessoais, tais como a

tomada de decisões.
›› Delegar autoridade, responsabilidade e poder, a partir de treinamento

e informações específicas.
›› As pessoas motivam-se quando podem desempenhar atividades

nas quais se sentem seguras, a partir de informações concretas e
assimiladas.
›› Saber gerenciar crises, a partir:
·· da análise fria da situação;
·· do reexame dos objetivos;
66
·· do exame às possibilidades;
·· da avaliação das consequências das diversas soluções;
·· da escolha da melhor opção (a menos prejudicial);
·· da implementação da ação adequada;
·· do monitoramento para evitar a repetição dos erros/problemas.
O coordenador de eventos deverá ser capaz de:
›› consultar;
›› inspirar;
›› prever;
›› informar;
›› resolver;
›› orçar;
›› recrutar;
›› supervisionar;
›› revisar;
›› refletir;
›› dar exemplo;
›› ser facilitador;
›› dizer não;
›› priorizar;
›› pesquisar;
›› manter registros;
›› fazer reuniões produtivas e objetivas;
›› planejar e executar;
67
unidAdE ii │ imPlAntAção E AvAliAção Em EvEntoS
› ter a mesa organizada;
› fazer lista de coisas a fazer por dia;
› saber gerenciar o tempo;
› escrever com clareza e ser sucinto e não prolixo;
O gerenciamento de reuniões deve atentar para estas ações.
› Fazer reuniões somente quando necessário.
› Envolver as pessoas que poderão contribuir na reunião.
› Tornar as reuniões objetivas e claras.
› Agendar o cronograma e as definições das reuniões.
› Ter objetivos claros.
› Manter minutas precisas ou anotações sobre o acontecido.
› Listar as ações a serem executadas.
› não permitir que se perda o foco da reunião.
› Fazer contribuições positivas e não negativas.
As reuniões deverão produzir ações.
Realizar a leitura dos capítulos 13 e 14, referentes à logística e montagem de

eventos, de Allen. Você encontrará os itens inseridos nesses capítulo que poderão
enriquecer a reflexão sobre os detalhes a serem observados e praticados na
execução de todos os eventos. ALLEN, J. et al. (Tradução Toledo, M). Organização
e Gestão de Eventos. Rio de Janeiro: Campus, 2003, p.257-311.
68
Capítulo 2
Procedimentos Finais
A avaliação do evento é o processo de observação, mensuração e monitoração crítica

da implementação de um evento, a fim de avaliar seus resultados de forma precisa;
permite que se apresente resultados ou feedbacks a parceiros, organizadores e público
interno. É um instrumento para análises e ações de melhorias.
A avaliação ocorre em todo todas as etapas da organização do evento.
»» Pré-evento: estudo de viabilidade do evento – estudo do público-alvo,

definição de objetivos e, principalmente, comparação dos resultados dos
eventos similares ocorridos.
»» Trans-evento: monitoração do evento – acompanhamento da

implementação do evento em seus diversos setores (secretaria, som,
iluminação, limpeza, segurança, segurança de palco, composição da mesa
diretora, entrega e montagem de equipamentos e materiais...).
Exemplos: (Allen, 2003)
»» Bilheteria mais fraca nos últimos dois dias do acontecimento – desenvolver

ações de marketing agressivo.
»» Avaliação pós-evento: compilação de dados estatísticos e informações

sobre o evento e a análise dos mesmos em relação à missão e aos objetivos
do evento.
»» Reunião com os parceiros, para discutir pontos fortes e fracos (feedback).
»» Análise do nível de satisfação do público participante.
A natureza da avaliação será determinada, em grande parte, pelo propósito do evento.
Relatórios aos Parceiros

»» A organização do evento deverá elaborar relatórios que indiquem:
›› se o evento ficou dentro do prazo e do orçamento pré estipulados;
›› se o evento alcançou os objetivos propostos;
›› se o número de pessoas que assistiram ao evento e o atendimento das
69
expectativas (com identificações de procedência, canais de distribuição

utilizados para ter ciência do evento, sexo, dentre outros dados pessoais);
›› se os patrocinadores incluíram os níveis de alcance da marca e/ou do
produto;
›› se ocorreu a penetração dos anúncios;
›› se a cobertura da mídia gerada foi satisfatória;
›› se o perfil da audiência foi alcançado.
»» Os órgãos públicos poderão estar interessados nos impactos em suas

economias locais ou estaduais (por exemplo, no aniversário de Brasília,
divulgação do aumento do número de visitantes na cidade e o aquecimento
do trade turístico).
»» Os organismos de financiamento exigirão declarações financeiras

auditadas da receita e da despesa, juntamente com um relatório sobre os
resultados sociais, culturais ou esportivos do evento.
»» Para os organismos de turismo, poderá interessar o número de visitantes

e seus gastos.
Procedimentos de Avaliação
»» O planejamento da avaliação deverá incluir as seguintes considerações:
›› coleta de dados (definição dos dados necessários);
›› como, quando e por quem os dados serão colhidos;
›› como serão analisados;
›› que formato será utilizado no relatório final;
›› avaliação dos impactos tangíveis e intangíveis (melhoria da qualidade
de vida, impacto positivo na imagem da cidade, por exemplo).
Atenções Necessárias
»» Propósito da avaliação.
»» Formato do estudo – dar preferência ao simplificado; as questões deverão

ser claras e objetivas.
70
»» Tamanho da amostra – definir o tamanho da pesquisa, ou seja, o número de

pessoas que irão respondê-la e que represente uma amostra significativa.
Em caso de dúvidas, buscar informações junto a profissionais quanto ao
tamanho da amostra.
»» Aleatório – a metodologia empregada na seleção dos participantes tem

que evitar tendenciosidade de ordem etária, sexual ou étnica. Para uma
seleção aleatória, um procedimento útil é selecionar sempre a décima
pessoa a passar pela roleta.
»» Dados de apoio – informações dos apoios e a partir daí, realizar cálculos

que representem gastos dos participantes, por exemplo.
»» Há eventos em que os diretores de palco são solicitados a fazer um

relatório completo sobre cada evento, apresentando suas estimativas
de números de espectadores, condições de tempo, padrões de atuação e
resposta da plateia, além de comentários sobre ocorrências anormais ou
peculiares.
»» Paralelamente, os agentes de segurança são solicitados a fazer relatórios

sobre comportamento da multidão, incidentes, distúrbios e danos, além
de estimar o número de frequentadores, com auxílio de fotografias
tiradas em intervalos regulares pelas câmaras de segurança em locais
estratégicos.
»» Os proprietários do local podem ser capazes de comparar o desempenho

do evento com seus padrões normais, em relação ao número de pessoas,
estacionamento, acesso, serviços alimentícios e instalações.
Os órgãos governamentais poderão estar cientes de distúrbios à comunidade local ou a

dificuldades com fechamentos de ruas ou cumprimento de normas sanitárias.
»» Os vendedores podem ter informações sobre o volume de vendas, tempos

de espera na fila e, assim, planejar ações para participação em futuros
eventos.
»» Os profissionais de primeiro socorros poderão oferecer dados estatísticos

sobre os enfermos, úteis para os futuros eventos.
71
Aspectos que Poderão ser Avaliados
Lembre-se: a avaliação do evento depende de suas tipologias, características e objetivos.

Portanto, os itens a serem avaliados deverão atender às necessidades das especificidades
de cada evento.
Itens
»» Pontualidade do evento.
»» Local.
»» Ingresso e entrada.
»» Montagem.
»» Padrão de atuação.
»» Número de pessoal e desempenho de tarefas.
»» Controle da multidão.
»» Segurança.
Comunicações
»» Informações e sinalização.
»» Transporte.
»» Estacionamento.
»» Instalações de serviços alimentícios.
»» Toaletes.
»» Primeiros socorros.
»» Crianças perdidas.
»» Presença do patrocinador.
»» Arranjos de recepção.
»» Anúncios.
»» Publicidade.
»» Presença na mídia.
72
Monitoramento e Avaliação da Mídia
»» A cobertura da mídia é um importante aspecto de um evento.
»» Poderá ser positiva ou negativa.
»» É importante monitorar e registrar a cobertura, mediante, artigos de

jornal, escuta de rádio e gravação de tv.
»» Para eventos maiores, poderá ser necessário contratar uma empresa

profissional de monitoração de mídia para acompanhar as diversas
fontes.
»» Observar os valores cobrados pelas empresas de mídia para tal serviço.

Geralmente é cobrado o valor, a partir do espaço equivalente gasto em
propaganda, com base no fato de que os editoriais tendem a ter maior
credibilidade dos consumidores e, portanto, valem mais.
Finalização dos Eventos
Lista de tarefas
»» Marcar reunião de coleta de informações e oferecer oportunidade para

feedback de todos os parceiros.
»» Fechar as contas e preparar o relatório financeiro.
»» Cumprir todas as obrigações contratuais e estatutárias.
»» Analisar todos os resultados do evento, dos participantes e dos

patrocinadores.
»» Preparar o relatório completo dos resultados do evento e distribuir a

todos os parceiros.
»» Fazer recomendações para futuras melhorias.
»» Agradecimentos a todos os participantes e parceiros pelo apoio no evento.
73
Para (não) Finalizar
» Planejar eventos é muito mais que ser expert em elaborar check-list.
» O controle deve ser constante em todas as fases dos eventos, pois todas as
decisões trazem consequências.
» A visão em eventos deve ser cíclica, ou seja, é um ir e vir constante entre

decisões e ações, com interfaces entre as diferentes fases no processo de
planejar e operacionalizar eventos.
» Por mais criativa que seja a sua ideia, é primordial saber como realizá-las
com total segurança para todos os envolvidos.
Resumo sobre as estratégicas usadas no planejamento de evento:
TeMA/TÍTUlO
FeCHAMenTO PÚBlICO AlVO
COnTrOle eSTrATÉGIAS
OrGAnIZAçãO eVenTO TIPOlOGIA
reCUrSOS
PlAneJAMenTO
HUMAnOS
reCUrSOS
eXPeCTATIVA
FInAnCeIrOS
reCUrSOS
MATerIAIS
Fonte: a autora
Chegamos ao final, deixamos para você uma reflexão.
– Com base nos conhecimentos adquiridos nesta disciplina, você seria capaz de
organizar um evento?
74
Referências
ALLEN, J. et al. Organização e gestão de eventos. Tradução M. Toledo. Rio de

Janeiro: Campus, 2003.
CESCA, Cleuza. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. 9.

ed. São Paulo: Summus, 2008.
GIACAGLIA, M. C. Organização de eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira

Thomson Learning, 2003.
MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 2. ed. São Paulo:

Manole, 2002.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e

operacionalização. São Paulo: Atlas, 2003.
75

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Planejamento e Gestão de Eventos

Equipe Técnica de Avaliação, Revisão Linguística e Editoração

Organização do Caderno de Estudos e Pesquisa..................................................................... 5

Para (não) Finalizar...................................................................................................................... 74

A proposta editorial deste Caderno de Estudos e Pesquisa reúne elementos que se

Pretende-se, com este material, levá-lo à reflexão e à compreensão da pluralidade

Elaborou-se a presente publicação com a intenção de torná-la subsídio valioso, de modo

Para facilitar seu estudo, os conteúdos são organizados em unidades, subdivididas em

Sugestão de estudo complementar

Sugestões de leituras adicionais, filmes e sites para aprofundamento do estudo,

Sugestão de atividades, no decorrer das leituras, com o objetivo didático de fortalecer

Chamadas para alertar detalhes/tópicos importantes que contribuam para a

Informações complementares para elucidar a construção das sínteses/conclusões

Trecho que busca resumir informações relevantes do conteúdo, facilitando o

Questionário com 10 questões objetivas, baseadas nos objetivos do curso,

Para (não) finalizar

Texto integrador, ao final do módulo, que motiva o aluno a continuar a aprendizagem

Na disciplina Mercado de Eventos, você pôde refletir sobre o funcionamento do mercado

Êxito em seus estudos!

»» Considerar a relevância da etapa de planejamento e a interface entre

»» Refletir sobre o impacto dos eventos nos países e nas empresas.

»» Apresentar metodologias para a formatação de projetos de eventos

Trabalhar na área de eventos requer alta dose de responsabilidade, flexibilidade,

Em eventos, não é diferente. A etapa do planejamento é a base dos eventos. É a partir

definição do local, da data e do horário do evento. Considerar-se-á aqui a estratégia de

objetivos dos Eventos

Se o objetivo do evento é debater, há de se pensar em infraestrutura, material e

Para visualizar mais claramente a relevância da ação de planejar eventos e

relações entre tema, Programação, Público-

grande público ou porque fazem parte do calendário de eventos da cidade, ou seja,

O modelo de Kunsch (apud BRiTTO; FOnTES; 2008, MEiRELLES, 1999) adiciona,

Quando se reflete sobre o tema, pensa-se automaticamente na programação adotada,

Conforme a sua experiência como profissional de eventos ou como participante,

Portanto, o planejamento das datas prováveis dos eventos está condicionado às

Não é recomendável realizar um congresso no mesmo período do carnaval na

Espaços para Eventos

» Instalações que possibilitem a diversificação de atividades, como a

» Espaços amplos, modulares, com pé direito alto, que proporcione a

»» Facilidade de acesso e circulação de pessoas.

»» Facilidade para a transformação de ambientes e instalações.

»» Pontos de iluminação, boa sonorização e instalação de equipamentos

»» Área para depósito e armazenagem adequados.

»» Disponibilidade de recursos humanos qualificados.

A seguir, Zanella (2008, p. 44-5) apresenta um quadro com as metragens e a capacidades

Manual de Organização de Eventos

CENTRO DE CONVENÇÕES (Convention Center)

CENTRO DE CONVENÇÕES E EXPOSIÇÕES

Pavilhão A Larg. Alt. Área Pavilhão B Compr. Larg. Alt. Área

Instalações e Condições do Local do Evento

SALÕES DE BANQUETES, CONVENÇÕES E EXPOSIÇÕES AR COND.

PAVILHÃO ‘’B’’ CABINE

Também é relevante ressaltar os tipos de organização espacial dos espaços para

Para definir a montagem dos espaços de eventos, pode-se pensar assim.

Esquema para a montagem do espaço físico do evento

Mesa em “U”, com lugares somente externos.

Mesa em “U”, com lugares internos e externos.

Mesa em “I”, com lugares de um só lado.

Mesa em “I”, com lugares dos dois lados. Cabeceira ao centro.

Mesa em “I”, com lugares dos lados. Cabeceira nas extremidades.

Mesa em “E”, ou pente de três dentes.

Mesa em “U”, com lugares externos e internos. Alguns lugares internos

Duas mesas em “I”, com lugares só de um lado (cabeceiras), entremeadas

Combinação de duas mesas em “U”.

Combinação de duas mesas em “U”, com 2 mesas em “I”.