ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de análise

Disciplina: Gestão de projetos Módulo: 6

Aluno: Fernanda Hoerlle Turma: ONL019C7-ZOBLPA04T1

Tarefa: Análise do evento da empresa CCC sob a ótica da Gestão de Projetos

Características do projeto

A empresa CCC tem o plano de promover um grande evento musical em Porto Alegre, com
as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano.

São três as características necessárias para a definição de um projeto: temporalidade,

singularidade e progressividade. São temporais pois possuem tempo determinado para começar e
terminar; sua finalização ocorre quando os objetivos são alcançados. São singulares pois os
resultados obtidos através do seu conjunto de especificidades os torna únicos. E por último, são
progressivos pois são desenvolvidos de forma gradativa e permitem a readequação de suas etapas
caso de faça necessário.

Com base nisso, é possível verificar que o plano da CCC possui as características necessárias
para ser definido como um projeto, a saber:

- Temporalidade: o evento é finito, possui um começo (decisão de realizar o evento), um

meio (planejamento do evento) e um fim (execução do evento).

- Singularidade: a empresa CCC vinha associando sua marca a eventos culturais já existentes
através de patrocínios, também feito por milhares de outras empresas; de forma que o evento
musical idealizado trata-se de algo próprio, de grande porte, nunca antes feito pela empresa, com
uma abordagem e objetivos específicos, demonstrando assim uma inciativa diferenciada.

- Progressividade: o evento foi desenvolvido de forma gradativa, iniciando pela aquisição da

DT Produções a fim de utilizá-la como incubadora e executora de eventos, definiu o escopo do
projeto, especificou as ações para alcançar os objetivos do projeto com a escolha do local para
realização do evento com infraestrutura e tecnologias adequadas, bem como convidou empresas
para participarem do evento, especialmente as do ramo “fast food” para compor a praça de
alimentação que haverá próximo ao palco.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada

fase

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 Da mesma forma, é possível verificar que houve um processo para o gerenciamento do
projeto do evento, composto pela iniciação, planejamento, execução, monitoramentos e controle e
encerramento, remetendo a utilização de uma metologia para a sua realização. Ademais, o projeto
fará parte do portfólio da CCC, que é composto atualmente por um programa de patrocínio a
eventos em âmbito nacional.

Considerando o evento musical abordado, é possível observar as fases e os aspectos do

processo de gerenciamento do projeto:

- Processo de iniciação:

É necessário desenvolver um documento que contenha as principais partes interessadas,

requisitos iniciais e principais entregas.

A formalização do projeto para a CC foi a ideia de criar um grande evento musical de rock
dos anos 80 em Porto Alegre.

Definição do escopo do projeto determinado com os trabalhos que serão necessários para a
realização do evento, como o convite a empresas do interesse da CCC para a prestação de serviços,
escolha do local, definição que haverá uma praça de alimentação.

A nomeação da DT Produções como gestora do projeto.

Autorização para busca de outros patrocinadores, já que a CCC será o principal fornecedor de
recurso, mas não o exclusivo.

- Planejamento:

É definido pelo escopo do evento, custos do evento, riscos do projeto e data do evento.

Escopo do evento: todas as atividades que precisam ser realizadas para que o evento
aconteça na data prevista com todos os requisitos adequados. São elas:

a) Realizar uma pesquisa para decidir a melhor data para realização do evento;

b) Entrar em contato com o espaço para reserva do local com pelo menos 6 meses de
antecedência;

c) Definir os recursos necessários para realização do evento;

d) Definir as bandas específicas para o temo do evento e contratar com no mínimo 4 meses
de antecedência;

e) Definir as empresas do ramo de fast food que estarão presentes no evento e confirmar
com as mesmas com no mínimo 2 meses de antecedência;

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 f) Realizar testes semanais no local do evento no último mês de seu acontecimento a fim de
assegurar que toda a parte elétrica para os shows, tecnologias e iluminação estejam de acordo.

Custos do evento: estimar os custos que serão gastos com o aluguel do local, contratação
das bandas, gastos com recursos que trabalharão no evento e contratação das empresas de fast
food e bebidas para definição do budget necessário para realização do evento.

Riscos do projeto: os principais riscos que podemos ter no planejamento deste evento são:

a) Devido a grande procura pelo local do evento, ter apenas data vaga para reserva daqui no
mínimo 1 ano;

b) As bandas não terem disponibilidade na época prevista para o evento;

c) Indisponibilidade das empresas escolhidas de fast food;

d) Chover no dia do evento e dificultar a chegada dos convidados no local;

e) Atraso na entrega das bebidas e comida pelo fornecedor;

f) Problemas elétricos no dia do evento devido à alta demanda que será necessária para toda
a parte tecnológica.

Data do evento: como o evento é ainda apena um anseio da empresa, para que todo o
planejamento ocorra de forma tranquila e com o mínimo de riscos possíveis, ele deve ser agendado
para no mínimo daqui a seis meses.

- Execução:

Se todas as atividades foram devidamente planejadas e conduzidas, a parte da execução é a

mais simples pois é considerada a entrega do projeto, ou seja, o dia do grande evento.

- Monitoramento e controle:

Por estarmos tratando de um evento, consideraremos dois momentos de monitoramento e

controle do projeto: durante o planejamento das atividades anterior ao evento e durante a
realização do evento.

Para termo um controle eficaz do planejamento é necessário, principalmente, mapear todos

os riscos que se pode ter nesta etapa e assim gerar uma análise quantitativa e qualitativa destes
riscos com o intuito de planejar possíveis soluções com planos de ação.

Durante o evento, o monitoramento e controle possuem o objetivo de que o evento aconteça

sem percalços, entre eles:

a) Mais de um estacionamento para evitar congestionamento e demora para entrada no

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evento;

b) Adequação dos banheiros para evitar filas;

c) Adequação dos bares para evitar filas;

d) Adequação dos profissionais para que todos os clientes sejam prontamente atendidos;

e) Espaço amplo para realização do show, evitando aglomerações.

- Encerramento:

É a própria finalização do evento, na data prevista, momento em que serão encerradas todas
as atividades dos processos e ocorrerá a desmobilização da equipe do projeto.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

Cada organização possui um estilo e cultura próprios que influenciam o modo como o
trabalho de projeto é conduzido. Assim como os projetos são únicos, as organizações em que são
executados também são.

Para identificar qual é o tipo da organização se avalia quanta autoridade a alta diretoria
pretende delegar ao gerente de projeto. Todas as organizações são estruturadas segundo uma
destas três modalidades: funcional, projetizada ou matricial.

O nível de autoridade de que o gerente de projeto vai usufruir é determinado pela estrutura
organizacional. Por exemplo, um gerente de projeto dentro de uma organização funcional tem
pouca ou nenhuma autoridade oficial. É possível que ele nem seja chamado de gerente de projeto,
mas sim de líder, coordenador ou até de executor de projeto.

Segue as definições das três modalidades de estrutura organizacional:

- Organizações funcionais

É o tipo mais comum de organização e provavelmente o estilo mais antigo. A organização

funcional é centrada em especialização e agrupada por função, razão pela qual são chamadas de
organizações funcionais. Por exemplo, ela é organizada por setor, ou seja, setor de RH, setor de
Finanças, marketing e etc. O trabalho nesses departamentos é especializado e exige pessoas com
conjunto de habilidades e experiências nessas funções especializadas para realizar tarefas
específicas do departamento.

- Organizações projetizadas

As organizações projetizadas são praticamente o oposto das organizações funcionais. O

enfoque desse tipo de organização é o próprio projeto. A ideia que respalda uma organização

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projetizada é cultivar lealdade ao projeto, não a um gerente funcional.

Nas organizações estruturadas exclusivamente por projetos, os recursos organizacionais são

dedicados aos projetos e suas metas. Quase sempre, os gerentes de projeto têm total autoridade
sobre o projeto e são subordinados direto da Diretoria, sem intermediários.

- Organizações matriciais

As organizações matriciais surgiram para minimizar as diferenças entre os pontos fortes e

fracos das organizações funcionais e das organizações projetizadas e para melhor explorá-los. A
ideia é obter o melhor dos dois mundos, combinando-os em um só. Os objetivos do projeto são
atendidos, técnicas eficientes de gerenciamento de projetos são aplicadas, ao mesmo tempo que
também se mantém a estrutura hierárquica da organização.

Os funcionários de uma organização matricial se reportam ao gerente funcional e a, no

mínimo, um gerente de projeto. Eles podem ser subordinados a vários gerentes de projetos, caso
trabalhem em vários projetos simultâneos. O gerente funcional responde por incumbências
administrativas e aloca funcionários para os projetos. Ele também monitora o trabalho de seus
funcionários nos diversos projetos.

Diante destas definições podemos concluir que a empresa CCC aparentemente possui uma
estrutura matricial. Embora seu output principal seja a venda de roupas no atacado e a empresa
seja familiar, o que normalmente remeteria a um modelo de gestão funcional, nota-se que ela se
preocupa com o desenvolvimento de projetos para se manter em evidência no mercado, tendo,
inclusive, criado um programa de âmbito nacional para patrocinar eventos culturais a fim de
fortalecer sua marca e adquiriu a DT Produções, que pode ser considerada seu PMO, já que foi
adquirida com a intenção de ser uma incubadora e executora de eventos para a CCC.

A empresa DT Produções apresenta estrutura organizacional projetizada, visto que seu

output principal é a produção de eventos, e que as empresas deste ramo de atividade necessitam
de projetos para sua execução. Apesar de contar com áreas funcionais, a gerência de projetos é
quem tem voz mais forte nas tomas de decisões.

Referências bibliográficas

RAMOS, Robson. Tipos de estruturas organizacionais e sua relação com projetos. Disponível em:
https://brainstormdeti.wordpress.com/2010/06/08/estruturas-organizacionais-e-projetos. Acesso
em: 23 de setembro de 2019.

DO VALLE, André Bittencourt. Fundamentos do gerenciamento de projetos. 3ª ed. Rio de Janeiro,

RJ. Editora FGV, 2014.

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KERZNER, Harold. Gestão de Projetos – As Melhores Práticas. 3ª ed. Porto Alegre, RS. Editora
Brookman, 2017.

MIZZIN, Fernanda. Etapas de um evento, o que ocorre em cada uma delas? Disponível em:
https://www.eventbrite.com.br/blog/planejamento/etapas-de-um-evento-o-que-ocorre-em-cada-
uma-delas-ds00. Acesso em: 23 de setembro de 2019.