TRABALHO FINAL

Trabalho Individual Final

Disciplina: Gerenciamento de Aquisições em Projetos Módulo: CEN02245-XGP10_T_GA_19-24-0923

Aluno: Leandro da Silva Dias Turma: MBA em Gerenciamento de Projetos

Tarefa: Trabalho Individual

Classificação dos dispêndios

Instruções

A proposta do trabalho individual visa demonstrar o domínio das ferramentas e técnicas de Gerenciamento
de Aquisições em Projetos. Para isso, pede-se que seja desenvolvido, no contexto de um projeto que visa o
planejamento da Festa de Formatura da turma, um Plano de Gerenciamento de Aquisições, a fim de que se
leve a cabo a aquisição de dois itens do escopo desse projeto, de livre escolha, um deles pelo menor
preço e outro pela melhor técnica e preço.

Dessa forma, neste trabalho deverão constar os seguintes itens:

1. A EAP do projeto, alterada em decorrência das aquisições a serem feitas;

2. A estrutura sumarizada do Plano de Gerenciamento de Aquisições, onde devem ser apresentados os
processos e os métodos relacionados às aquisições do projeto;
3. A Statment of Work (SOW), referente à uma das aquisições;
4. Request for Proposal (RFP), referente à aquisição pela melhor técnica e preço;
5. O Sistema de Avaliação de Desempenho de Fornecedores

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1. EAP do Projeto Alterada para Aquisições

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 1.1. Iniciação do Projeto
1.1.1. Definir objetivo e escopo da festa
1.1.2. Identificar partes interessadas
1.1.3. Criar equipe do projeto

1.2. Planejamento da Festa

1.2.1. Definir data e local da festa
1.2.2. Orçamento e financiamento
1.2.3. Selecionar fornecedores e serviços
1.2.4. Planejar atividades e entretenimento

1.3. Preparação Pré-festa

1.3.1. Aquisição de Serviços de Buffet (Menor Preço)
1.3.2. Decoração do local
1.3.3. Aquisição de Serviços de Entretenimento (Melhor Técnica e Preço)
1.3.4. Comprar trajes acadêmicos
1.3.5. Planejar cerimônia de premiação

1.4. Execução da Festa

1.4.1. Configurar o local da festa
1.4.2. Receber convidados
1.4.3. Servir comida e bebida
1.4.4. Entretenimento durante a festa

1.5. Encerramento da Festa

1.5.1. Encerrar a festa
1.5.2. Limpar o local
1.5.3. Avaliação pós-evento

2. Estrutura Sumarizada do Plano de Gerenciamento de Aquisições

2.1. Introdução

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Este documento apresenta a estrutura sumarizada do Plano de Gerenciamento de
Aquisições para o projeto de organização da Festa de Formatura da turma GAP#09.23,
que ocorrerá no dia 12.12.2023 no local indefinido. O objetivo deste plano é definir a
abordagem e os processos relacionados às aquisições necessárias para a realização
bem-sucedida deste evento memorável.
A festa de formatura é um marco importante na vida dos formandos, e para garantir que
a celebração seja um sucesso, é essencial a aquisição de bens e serviços de qualidade.
Neste contexto, este plano abordará aquisições que incluem serviços de buffet e
entretenimento, considerando duas abordagens distintas: aquisição pelo menor preço e
aquisição pela melhor técnica e preço.
O sucesso deste projeto depende, em grande parte, da seleção adequada de
fornecedores e do gerenciamento eficaz das aquisições. Portanto, este plano detalha
os processos envolvidos na identificação, seleção, contratação e avaliação de
fornecedores, bem como os critérios de seleção para as duas abordagens de aquisição.
A equipe de gerenciamento do projeto está comprometida em assegurar que todas as
aquisições sejam realizadas de maneira eficiente, garantindo o cumprimento dos
requisitos de qualidade e orçamento estabelecidos para esta festa de formatura. Este
plano servirá como um guia essencial para alcançar esses objetivos e assegurar que a
festa de formatura seja um evento inesquecível para todos os envolvidos.

2.7. Objetivos de Aquisição

A aquisição para o projeto da Festa de Formatura é delineada para garantir a

aquisição de serviços essenciais dentro do orçamento disponível, priorizando a
eficiência de custos, qualidade e excelência na execução. Os principais objetivos são:

2.7.3. Garantir Eficiência Orçamentária:

Adquirir serviços necessários para a festa de formatura dentro do orçamento alocado,

otimizando os custos e evitando gastos excessivos.

2.7.4. Aquisição pelo Menor Preço:

Buscar fornecedores que ofereçam serviços essenciais, como o serviço de buffet, com
a melhor relação custo-benefício, garantindo a contratação pelo menor preço sem
comprometer a qualidade.

2.7.5. Aquisição pela Melhor Técnica e Preço:

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Para serviços de entretenimento e outros aspectos críticos da festa, focar na seleção de
fornecedores que ofereçam a melhor combinação de técnica, qualidade e preço,
assegurando um elevado padrão de serviço.

2.7.6. Assegurar Conformidade com os Requisitos:

Certificar-se de que os serviços adquiridos atendam plenamente aos requisitos e

expectativas estabelecidas para a festa de formatura, garantindo uma experiência
positiva para todos os participantes.

2.7.7. Promover a Satisfação dos Participantes:

Selecionar fornecedores que contribuam para a criação de uma atmosfera agradável e

memorável durante a festa, agregando valor e satisfação aos participantes.

2.7.8. Estabelecer Parcerias Duradouras:

Fomentar relacionamentos de longo prazo com fornecedores confiáveis e

comprometidos, visando futuras colaborações e garantindo uma base sólida de
fornecimento para eventos futuros.

Esses objetivos de aquisição servirão como diretrizes para as decisões de aquisição,

garantindo que a gestão das aquisições esteja alinhada com os objetivos gerais do
projeto e contribua para o sucesso da festa de formatura.

2.7.9. Abordagem de Aquisição

A abordagem de aquisição para o projeto da Festa de Formatura é fundamental para
assegurar que os recursos necessários sejam adquiridos de maneira eficiente,
econômica e em conformidade com os objetivos do projeto. Esta abordagem se
concentra em alcançar os objetivos de adquirir serviços dentro do orçamento disponível,
com foco em menor preço e melhor técnica.

2.7.9.1. Aquisição Competitiva:

Será realizada uma análise de mercado para identificar potenciais fornecedores,
promovendo a competição entre eles para garantir as melhores ofertas.

2.7.9.2. Comparação de Preços e Qualidade:

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Serão avaliados fornecedores com base na relação custo-benefício, comparando
preços oferecidos com a qualidade dos produtos ou serviços.

2.7.9.3. Negociação de Contratos Favoráveis:

Para contratos de maior valor, serão realizadas negociações visando obter termos
contratuais favoráveis e garantir que os requisitos do projeto sejam atendidos.

2.7.9.4. Aquisição por Menor Preço:

Para serviços em que o preço seja o principal fator de seleção, como o serviço de buffet,
a ênfase será na contratação do fornecedor com a oferta mais vantajosa em termos de
custo.

2.7.9.5. Aquisição pela Melhor Técnica e Preço:

Para serviços críticos à experiência da festa, como o serviço de entretenimento, será
realizada uma avaliação detalhada da técnica e do preço, priorizando a qualidade.

2.8. Processos de Aquisição

Planejamento das aquisições, condução das aquisições e controle das aquisições.

2.9. Critérios de Seleção de Fornecedores

A abordagem de aquisição adotada para este projeto visa a otimização de recursos,
qualidade e satisfação dos participantes, assegurando que as aquisições estejam
alinhadas com os objetivos gerais da festa de formatura. Diretrizes de Seleção de
Fornecedores.

2.10. Credibilidade e Experiência:

Os fornecedores serão selecionados com base em sua credibilidade, experiência e
histórico de entregas bem-sucedidas em eventos similares.

2.10.3. Avaliação de Propostas:

Propostas dos fornecedores serão avaliadas de acordo com critérios específicos,
considerando requisitos técnicos, prazos, qualidade e preço.

2.10.4. Contratos Claros e Documentação:

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Todos os acordos contratuais serão documentados de forma clara e completa,
estabelecendo expectativas claras para ambas as partes.

2.10.5. Garantia de Qualidade:

Fornecedores serão orientados a cumprir os requisitos de qualidade especificados
para seus produtos ou serviços.

2.11. Tipos de Contratos

A seleção do tipo de contrato dependerá da natureza dos bens ou serviços a serem
adquiridos, do grau de incerteza dos custos e da flexibilidade necessária durante a
execução do projeto. É essencial avaliar cada caso e escolher o contrato mais
adequado para otimizar os resultados do projeto da festa de formatura.
Tipos de Contratos:
2.11.3. Contrato de Preço Fixo (ou Contrato Fixo)
Será usado este contrato estabelece um preço fixo para o serviço ou bem a ser
adquirido, independente dos custos incorridos pelo fornecedor.

Pode ser aplicado para serviços de buffet, decoração e outros serviços com custos
previsíveis e bem definidos.

2.11.4. Contrato de Custo Reembolsável

O contratante reembolsa o fornecedor pelos custos reais incorridos, além de uma taxa
fixa ou percentual como remuneração, usado para adicionais que não foram previstos.

Pode ser aplicado para serviços que envolvem incertezas nos custos, permitindo
flexibilidade para adaptações durante a execução do projeto.

2.12. Aquisição pelo Menor Preço (Serviço de Buffet)

Descrição do processo de aquisição e critérios de seleção para a contratação do serviço
de buffet baseado no menor preço.

2.12.3. Levantamento de Fornecedores:

Pesquisa de mercado identificou três fornecedores de serviços de buffet na região:

2.12.4. Solicitação de Orçamentos:

Envio de solicitações de orçamento detalhadas, especificando o cardápio desejado e o
número estimado de convidados.

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 2.12.5. Critérios de Seleção:

Critérios incluem variedade de pratos, qualidade dos alimentos, experiência anterior em

eventos e custo total para o número estimado de convidados.

2.12.6. Avaliação das Propostas:

Buffet oferece o menor preço por pessoa, mantendo a qualidade e variedade de pratos.

2.12.7. Negociação e Adjudicação:

Negociação com "Buffet" para garantir um desconto adicional mantendo a qualidade do

serviço.

Adjudicação do contrato ao "Buffet" devido à oferta mais vantajosa em termos de custo

e qualidade.

Contrato formal com "Buffet", incluindo o cardápio acordado, preço por pessoa e
condições de pagamento.

Monitoramento contínuo do desempenho do buffet, avaliando a satisfação dos

participantes e a qualidade dos alimentos.

O "Buffet" adaptará a apresentação dos pratos e a decoração da área de alimentação

para se alinhar ao tema da festa, "Noite Estrelada".

Serão agendadas sessões de degustação com o "Buffet" para garantir a satisfação com
os sabores e a qualidade dos pratos antes da confirmação final.

O cardápio será personalizado para atender às preferências alimentares da maioria dos

participantes, incluindo opções vegetarianas e sem glúten.

2.13. Aquisição pela Melhor Técnica e Preço (Serviço de Entretenimento)

Aquisição pela Melhor Técnica e Preço (Serviço de Entretenimento), com essa

abordagem, a intenção é garantir que o serviço de entretenimento seja uma adição
significativa à festa de formatura, não apenas atendendo aos requisitos de preço, mas
também proporcionando uma experiência de entretenimento excepcional que encante
os participantes.

2.13.3. Identificação de Fornecedores:

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Pesquisa de mercado identificou quatro fornecedores potenciais de serviços de
entretenimento: Banda X, DJ Productions, Artista Performático e Grupo de Dança.

2.13.4. Solicitação de Propostas:

Envio de solicitações de propostas detalhadas a todos os fornecedores, descrevendo

as expectativas para a performance, o público-alvo e as preferências de música.

2.13.5. Critérios de Seleção:

Critérios de seleção incluem originalidade da apresentação, experiência anterior em

eventos semelhantes, adequação ao tema da festa, referências, preço e flexibilidade de
negociação.

2.13.6. Avaliação das Propostas:

Recebimento das propostas dos fornecedores, contendo informações sobre suas

apresentações, portfólio, preços e referências.

2.13.7. Avaliação da Técnica e Preço:

Avaliação das propostas com base na qualidade e originalidade da apresentação,

capacidade de se alinhar ao tema da festa, referências de clientes anteriores e análise
dos custos apresentados.

2.13.8. Negociação e Adjudicação:

Negociação com os fornecedores finalistas para otimizar os detalhes da apresentação,

alinhar os custos e garantir a melhor relação entre técnica e preço.

Adjudicação do contrato ao Grupo de Dança, pois oferecem a melhor combinação de

técnica e preço, atendendo aos critérios estabelecidos.

2.13.9. Contratação e Acordo Formal:

Formalização do contrato, incluindo as especificações detalhadas da apresentação,

data e local do evento, custos acordados e quaisquer outras cláusulas relevantes.

Assinatura do contrato pelo Grupo de Dança e pela comissão da festa de formatura.

2.13.10. Monitoramento do Desempenho:

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Durante a festa de formatura, monitoramento contínuo da performance do Grupo de
Dança, garantindo que a apresentação esteja alinhada com o contrato e atenda às
expectativas dos participantes.

2.13.11. Considerações Específicas para Festas de Formatura

Adequação ao Público Alvo: O Grupo de Dança que for escolhido por oferecer um estilo
de dança moderno e energético que agrada aos graduandos e convidados.

2.13.12. Alinhamento ao Tema da Festa:

O grupo apresentará coreografias que se encaixam perfeitamente com o tema "Noite de

Estrelas", proporcionando uma experiência coesa.

2.13.13. Garantia de Qualidade dos Produtos ou Serviços

Adquiridos

Solicitar feedback dos clientes anteriores e cartas de recomendações feitas por

clientes.
2.14. Riscos Relacionados às Aquisições

Os riscos identificados devem ser identificados e propostos soluções de mitigados

dependendo das circunstâncias específicas do projeto e do ambiente em que está sendo
realizado. Fornecer soluções cabíveis, de riscos que podem ser identificados:

2.14.3. Riscos Relacionados às Aquisições:

Aumento Inesperado nos Custos de Insumos:

Probabilidade: Moderada
Impacto: Alto
Estratégia de Mitigação: Monitoramento contínuo dos preços dos insumos e
consideração de contratos com cláusulas de preço fixo.

Indisponibilidade de Fornecedores:
Probabilidade: Baixa
Impacto:* Alto
Estratégia de Mitigação: Identificação prévia de fornecedores alternativos e
Estabelecimento de acordos com fornecedores secundários.

Atraso nas Entregas dos Fornecedores:

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Probabilidade: Moderada
Impacto:* Médio
Estratégia de Mitigação: Estabelecimento de prazos realistas e acompanhamento
rigoroso do progresso dos fornecedores.

Mudanças nos Requisitos durante a Execução do Projeto:

Probabilidade: Alta
Impacto: Médio
Estratégia de Mitigação: Documentação completa dos requisitos iniciais e flexibilidade
nos contratos para acomodar alterações.

A identificação e gerenciamento de riscos são essenciais para garantir o sucesso das

aquisições e, consequentemente, do projeto de festa de formatura. Estruturar e abordar
esses riscos adequadamente são passos importantes para minimizar impactos
negativos e maximizar os resultados do projeto.

2.15. Avaliação de Desempenho de Fornecedores

Criar uma avaliação de desempenho para acompanhar os serviços, durante e termino
das atividades.

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3. Statement of Work (SOW) - Aquisição de Serviços de Buffet (Menor Preço)

3.7. Modelo de Declaração de Trabalho Empresa

Empresa/Órgão: Formandos S&A

Projeto: Festa de Formatura

Declaração de Trabalho

Elaborado por: Leandro Dias Versão: 1.0

Aprovado por: Leandro - Gerente de Compras; Data de aprovação: 29/09/2023

1. Introdução

Esta declaração de trabalho (SOW) estabelece os termos e condições para a aquisição

de serviços de buffet para o evento festa de formatura, a ser realizado em Manaus –
AM, no dia 20 de dezembro de 2023. O objetivo é garantir que os serviços de buffet
sejam fornecidos de acordo com os padrões desejados, com um foco especial em obter
o menor preço possível para a contratante.

2. Escopo da Contratação

O escopo desta contratação inclui os seguintes serviços de buffet:

Preparação e fornecimento de alimentos e bebidas para aproximadamente 300
pessoas.
Montagem de uma estação de buffet atraente e funcional.
Fornecimento de utensílios, pratos, talheres, copos e guardanapos descartáveis.
Serviço de equipe de catering durante o evento.
Limpeza da área de buffet após o término do evento.

3. Normas de Qualidade a Serem Atendidas

Os serviços prestados devem atender aos seguintes padrões de qualidade:

Qualidade dos alimentos e bebidas: Os alimentos devem ser frescos, seguros e

saborosos, atendendo a todas as regulamentações de segurança alimentar locais.

Qualidade da equipe: A equipe de catering deve ser profissional, cortês e eficiente na

prestação de serviços.

Qualidade da apresentação: A estação de buffet deve ser montada de forma atraente e

organizada.

4. Prazos

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A festa de formatura está agendada para 20/09/2023.

A montagem do buffet e a preparação dos alimentos devem estar concluídas até 19:00
do mesmo dia.

A limpeza da área de buffet deve ser realizada imediatamente após o término do evento.

O contrato de serviço terá garantia de dois dias após.

5. Responsabilidades da Contratante

A contratante será responsável por:

Fornecer informações detalhadas sobre o número estimado de convidados,

preferências alimentares e quaisquer restrições dietéticas.

Coordenar com o fornecedor para garantir que o evento ocorra sem problemas e que
todos os requisitos sejam atendidos.

6. Local do Trabalho ou de Entrega do Produto ou Serviço

O local para a prestação dos serviços de buffet será. O fornecedor será responsável
por montar e operar o buffet no local indicado. Av. do Turismo, 1425 - Tarumã, Manaus
- AM, 69041-010

7. Relatórios e Reuniões de Acompanhamento

O fornecedor fornecerá relatórios periódicos de andamento antes e durante o evento,

conforme solicitado pela contratante.

Reuniões de acompanhamento serão agendadas conforme necessário para garantir a

aderência ao escopo e aos prazos.

Manaus, em 11 de Setembro de 2023.

______________________

ASSINATURA

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4. Request for Proposal (RFP) - Aquisição de Serviços de Entretenimento
(Melhor Técnica e Preço)

Pedido de Proposta
Empresa: Formandos S&A
Projeto: Festa de Formatura
Pedido de Proposta n° 001

Prezado (s) Senhor (es) Roberto de Oliveira Lima

O Departamento de Contratação convida V. Sas a apresentar proposta

para fornecimento de um evento de festa de entretenimento para uma festa de
formatura, conforme a seguir especificado.

Atenciosamente,

Leandro Dias – Gerente de Projetos

1. Introdução:

A Formandos S&A está buscando adquirir serviços de entretenimento para a festa de

formatura dos alunos do curso Gestão de Projetos. Esta RFP tem como objetivo
convidar fornecedores qualificados a apresentarem propostas detalhadas que atendam
aos requisitos técnicos e ofereçam a melhor relação custo-benefício.

2. Objetivos e Escopo:

Objetivo Principal: Proporcionar entretenimento de alta qualidade e diversificado para

os formandos e convidados durante a festa de formatura.

Escopo dos Serviços de Entretenimento:

Entretenimento ao vivo, como bandas, DJs ou artista solo.

Opções de dança, jogos interativos e atividades de entretenimento variadas.

Interação com o público para criar uma atmosfera animada e participativa.

3. Critérios de Avaliação:

Os fornecedores serão avaliados com base nos seguintes critérios:

Qualidade técnica do entretenimento proposto.

Experiência comprovada em festas de formatura e eventos similares.

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Estrutura de preços competitiva e transparente.

4. Requisitos Técnicos:

O entretenimento deve ser adequado para um público jovem e diversificado.

Duração do entretenimento: 12 horas de evento.

Equipamentos e requisitos técnicos devem ser fornecidos pelos fornecedores.

5. Orçamento e Estrutura de Preços:

O orçamento disponível para os serviços de entretenimento é de 150.000 R$.

Os fornecedores devem apresentar uma estrutura de preços detalhada e inclusiva,

especificando todas as taxas e custos associados.

6. Experiência e Qualificações:

Os fornecedores devem fornecer informações sobre sua experiência e qualificações

relevantes, incluindo referências de clientes anteriores.

7. Processo de Avaliação e Seleção:

Submissão de propostas até 29.09.2023.

Avaliação das propostas pelos critérios definidos.

Entrevistas e/ou demonstrações podem ser solicitadas.

Seleção e notificação do fornecedor selecionado até 29.10.2023.

8. Prazos:

Data de submissão das propostas: 29.09.2023.

Data de notificação do fornecedor selecionado: 29.10.2023.

9. Termos e Condições:

O contrato será regido pelos termos e condições a serem acordados posteriormente

entre as partes.

10. Contato para Perguntas e Esclarecimentos:

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Para quaisquer perguntas ou esclarecimentos relacionados a esta RFP, entre em
contato com pelo e-mail fulano.dasquandas@gmail.com ou telefone 92
9929292929292.

5. Sistema de Avaliação de Desempenho de Fornecedores

Segue em anexo as planilhas desenvolvidas para avaliação dos fornecedores baseado

nos critérios acordados nos contratos de aquisição melhor técnica e preços. Os critérios
podem incluir:
Cumprimento dos prazos estabelecidos.
Qualidade dos serviços prestados.
Atendimento ao orçamento acordado.
Satisfação do cliente e dos participantes da festa.
Esse sistema será usado para avaliar e comparar o desempenho dos fornecedores após
a execução das aquisições.

AF = FP x IP + (10 – FP) x IT
AF = Avaliação Final
FP = Fator de Ponderação
IP = Índice de Preço
IT = Índice Técnico

IP = VMP / VP
IP = Índice de preço
VMP = Valor da Menor Proposta
VM = Valor da Proposta em exame

IT = Índice Técnico
NT = Nota Técnica da Proposta em exame
MNT = Valor da Maior Nota Técnica

NT = (7H + 3C) / 10
NT = Nota Técnica
H = Pontuação no Critério Histórico

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C = Pontuação no Critério Certificação

CRITÉRIO HISTÓRICO DE FORNECIMENTO (H) PONTUAÇÃO

1. O Representante apresentou cinco (5) ou mais atestados H1 = 10 (dez)

de projetos do mesmo ramo, no último ano

2. O Representante apresentou quatro (4) atestados de H2 = 7 (sete)

projetos do mesmo ramo, no último ano

3. O Representante apresentou três (3) atestados de projetos H3 = 5 (cinco)

do mesmo ramo, no último ano

4. O Representante apresentou dois (2) atestados de projetos H2 = 2 (dois)

do mesmo ramo, no último ano

5. O Representante apresentou um (1) atestados de projetos H1 = 1 (um)

do mesmo ramo, no último ano

CRITÉRIO CERTIFICAÇÃO (C) PONTUAÇÃO

1. O representante apresentou certificado ISSO 9000 C1 = 4 (quatro)

2. O representante apresentou certificado ISSO 9001 C2 = 3 (três)

3. O representante apresentou certificado de compliance C3 = 3 (três)

dos colaboradores

4. Autorizações para atuarem no seguimento C4 = 4 (quatro)

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