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Carmen Lucia Chaim Mattos

Organizao de
Eventos e Feiras

IESDE Brasil S.A.


Curitiba
2011

Este material parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,


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2010 IESDE Brasil S.A. proibida a reproduo, mesmo parcial, por qualquer processo, sem autorizao por escrito
dos autores e do detentor dos direitos autorais.

M435o Mattos, Carmen Lucia Chaim. / Organizao de eventos e feiras.


/ Carmen Lucia Chaim Mattos. Curitiba: IESDE Brasil S.A., 2011.
76 p.

ISBN: 978-85-387-1569-6

1. Eventos. 2. Parcerias. 3. Negcio. 4. Marca. 5. Criatividade. 6. Marketing.


I. Ttulo.

CDD 658.81

Capa: IESDE Brasil S.A.


Imagem da capa: Shutterstock

Todos os direitos reservados.

IESDE Brasil S.A.


Al. Dr. Carlos de Carvalho, 1.482. CEP: 80730-200
Batel Curitiba PR
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Carmen Lucia Chaim Mattos
Mestre em Educao pela Universidade Tuiuti do
Paran (UTP). Ps-graduada em Recursos Humanos pela
UTP. Especialista em Psicodrama pela Sociedade Parana-
ense de Psicodrama. Graduada em Psicologia pela UTP.

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Sumrio
Os benefcios de eventos e feiras.......................................................................9
Estreitamento de relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores........................... 9
Os eventos e as relaes pblicas.......................................................................................................12
Lanamento da imagem institucional...............................................................................................12
Marketing e vendas..................................................................................................................................13
Benefcios de uma feira...........................................................................................................................14
Perfil do profissional de feiras e eventos..........................................................................................16
Patrocinadores...........................................................................................................................................17

Conhecendo os tipos de eventos.....................................................................23


Eventos comerciais...................................................................................................................................23
Eventos culturais.......................................................................................................................................26
Eventos esportivos....................................................................................................................................30
Eventos sociais...........................................................................................................................................30
Eventos gastronmicos...........................................................................................................................30
Eventos ecotursticos...............................................................................................................................31
Os novos eventos......................................................................................................................................32

Planejamento de eventos e feiras....................................................................37


Objetivos de um planejamento...........................................................................................................37
Planejamento de feiras ..........................................................................................................................41
Convites para eventos pblicos...........................................................................................................45
Pesquisa sobre o evento.........................................................................................................................46

Avaliao do evento..............................................................................................51
Relatrios.....................................................................................................................................................52
Pessoal de apoio........................................................................................................................................54
Catlogos de evento................................................................................................................................55
Rentabilidades de um evento...............................................................................................................58

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Marketing de eventos..........................................................................................63
Fundamentos..............................................................................................................................................63
Sucesso de um evento.............................................................................................................................68
Eventos de sucesso...................................................................................................................................71

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Apresentao
Caros alunos: Os textos aqui elaborados tm por finalidade
abrir seus caminhos para um tema muito importante na
atualidade: organizao de feiras e eventos.
Trata-se de uma atividade que cresce e se profissio-
naliza a cada ano em nosso pas, mostrando que diante de
um cenrio cada vez mais competitivo h necessidade de
se buscar ferramentas que aproximem clientes, fornece-
dores, funcionrios etc.
Agora o momento de voc conhecer algumas atividades
que podero capacit-lo na gesto e organizao de even-
tos e feiras em todos os seus aspectos.
Os prximos captulos trataro de temas como: benefcios
de um evento, tipos de eventos, planejamento e avaliao
dos eventos e o marketing utilizado para promover um
evento. Vocs tero oportunidade de conhecer como um
evento pode trazer benefcios para uma cidade, como pode
alavancar a economia e cultura local.
Conhecero tambm como os eventos tornaram-se criati-
vos e inovadores ao longo do tempo, tornando-se muitas
vezes o centro das atenes da sociedade em determina-
dos perodos.
Apropriem-se desses conhecimentos e bons estudos.

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Os benefcios de eventos e feiras
Atualmente os eventos so utilizados como uma grande estratgia para atingir
um pblico-alvo, pois movimentam um grande nmero de pessoas motivadas a parti-
cipar de alguma atividade, o que acaba provocando mudanas sociais, econmicas e
culturais na localidade.

Segundo Zanela (2004, p. 13), evento uma concentrao ou reunio formal e


solene de pessoas e/ou entidades, realizada em data e local especial, com objetivo de
celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natu-
reza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, cientfica etc.

Geralmente um evento significa muito trabalho, iniciativa, criatividade e compe-


tncia para os organizadores, pois muitas atividades esto envolvidas. A Organizao
Mundial de Turismo (OMT) cita trs propsitos de viagem:

1 lazer, recreao e frias;

2 negcios e atividades profissionais;

3 outros, referindo-se a visitas a amigos, parentes etc.

A expresso turismo de negcios provoca certo desconforto e a preferncia


pela expresso viagens corporativas ou viagens de negcios, evitando o termo tu-
rismo. Hoje o Brasil ocupa o stimo lugar na realizao de eventos, sendo que em 2008
realizou 254 eventos internacionais. So Paulo a cidade que mais recebeu eventos.

Estreitamento de relacionamento
com clientes, parceiros e fornecedores
Por sua grande complexidade e amplitude, para promoo de um evento neces-
srio que os envolvidos possuam experincia e especializao tcnica, pois para sua
operacionalizao necessrio um eficiente sistema de planejamento.

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Um dos aspectos desse planejamento o estabelecimento de um sistema de in-
tegrao e relacionamento com os patrocinadores, promotores, empresas vinculadas,
fornecedores, imprensa, autoridades, participantes e colaboradores, com o objetivo de
obter sugestes e subsdios para o evento.

Algumas consideraes so relevantes na hora de selecionar fornecedores para o


evento. importante que estes ofeream as melhores condies com o menor custo. A
disponibilidade em prestar informaes quanto aos seus produtos ou servios tambm
deve ser considerada. Outro fator a ser considerado a disponibilidade de mercadorias,
referindo-se quantidade e qualidade, alm do cumprimento dos prazos acordados.

A reputao do fornecedor muito relevante, pois evitar problemas futuros; se


for conhecida no mercado, mais fcil obter informaes sobre seus servios. Reco-
menda-se que seja realizada uma visita para conhecer melhor esses detalhes.

A localizao pode agilizar o tempo de entrega.

A forma como realiza a entrega pode facilitar ou dificultar o processo de reposio


de estoque. Se tiver prontido para resolver os problemas, disposio e rapidez para
fazer substituies pode ser o diferencial. O cumprimento de prazo e pontualidade so
fundamentais. Fatores como preo, desconto, qualidade, so fundamentais na esco-
lha do fornecedor. Manter um relacionamento de qualidade com clientes, parceiros e
fornecedores crucial para a sobrevivncia de qualquer negcio. Esse relacionamen-
to deve se basear em desenvolvimento e cooperao, numa operao ganha-ganha,
para sucesso de todos.

A contribuio dos eventos para a economia


Os eventos tm uma importncia significativa na rea de turismo, e uma das
atividades que mais crescem nesse segmento.

Estima-se que cerca de 60% do fluxo turstico mundial correspondam a viagens


de lazer e 40% so deslocamentos de carter comercial ou viagens de negcios. Nas
viagens de executivos, 45% correspondem participao em eventos, principalmente
congressos, feiras comerciais, industriais e de servios (ZANELLA, 2004).
Os benefcios de eventos e feiras

Alm de sua importncia para o desenvolvimento turstico, os eventos tambm


contribuem com o ambiente socioeconmico (ZANELLA, 2004).

Colaboram para assegurar a estabilidade da atividade econmica, pois nor-


malmente utilizam mo de obra de menor qualificao que no atingida ou
afetada por mudanas tecnolgicas em curto prazo.
Estimulam e consolidam contatos comerciais e lanamento de novos produ-

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tos e servios por meio de aplicao de feiras e workshops com aplicao de
tcnicas especiais de marketing.

Aumentam a taxa de ocupao e, consequentemente, as receitas das empre-


sas de transporte e hotis nos perodos de recesso ou baixa temporada.

Incrementam a arrecadao de impostos e tributos em virtude do desenvolvi-


mento das vendas e da atividade econmica geral.

Estimulam iniciativas e investimentos para a instalao, ampliao e constru-


o de centros de eventos, convenes e negcios.

Promovem o desenvolvimento de atividades complementares ao evento


principal, tais como transporte interno, reas de alimentao, lazer, servios
de instalaes e montagens, produo de artigos promocionais e brindes e,
especialmente, o incremento do comrcio informal.

Divulgam e consolidam a imagem favorvel da localidade-sede e das entida-


des e empresas que participam do evento.

Proporcionam a gerao de novos empregos e o aproveitamento da mo de


obra local.

Contribuem para a melhoria dos servios de infraestrutura da localidade-sede,


beneficiando a comunidade.

Segundo Ferreira e Wada (2010, p. 25-26), os eventos orientam negcios pois:

renem pessoas e mantm relaes profissionais;

a mensagem chega aos colaboradores, clientes e outros stakeholders, como os


acionistas;

demonstram influncia estratgica;

estabelecem mtodos de controle de gastos e de controle de desperdcio;

proveem acesso a informaes-chave, por intermdio de tecnologia;


Os benefcios de eventos e feiras

proporcionam promoo e proteo marca;

aprimoram habilidades de negociao e proposies que tornem atrativos os


atributos considerados no foco do evento;

maximizam o investimento por meio do uso adequado de comunicao


dirigida;

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permitem compartilhar o novo processo com colaboradores, com treinamento
para que possam constatar as oportunidades de economizar, alm de outras
mtricas de eficincia;

influenciam a performance dos colaboradores;

proporcionam oportunidades de reduo de custos, duplicidade de despesas


e retorno do investimento, com impacto positivo na linha de resultados.

Os eventos e as relaes pblicas


Os eventos so meios de estabelecer a aproximao entre pessoas e pblicos de
organizaes governamentais ou privadas.
O perfil do profissional do prximo milnio o de uma pessoa capaz de relacionar-se
bem e com uma atitude de comunicao forte. As organizaes querem profissionais com
maior poder de socializao. A educao entra a nesse aspecto, como decisivo para o
sucesso. (BRISSAC apud VELOSO, 2001, p. 3)

funo do profissional das relaes pblicas projetar uma imagem favorvel da


instituio, dos servios e produtos visando obter prestgio do pblico em geral.

O impacto da opinio pblica sobre produtos e servios foi fundamental para a


mudana de mentalidade dos administradores das instituies pblicas. A conscincia
dos empresrios sobre a soberania do consumidor fez com que percebessem a impor-
tncia de aes de aproximao com os consumidores.

Os eventos so poderosos meios de potencializar essa integrao. Os congres-


sos, seminrios e fruns constituem meios para aumentar a integrao da organizao
com o seu pblico.

Para que um evento se desenvolva necessrio que se responda a algumas ques-


tes como: o qu?, onde?, por qu?, para quem? e quando? Como envolve sempre um
pblico-alvo, as regras de etiqueta, boas maneiras e protocolares devem estar presen-
tes e contempladas para o sucesso do seu planejamento.
Os benefcios de eventos e feiras

Lanamento da imagem institucional


So diversos os benefcios que potencializam a imagem da empresa quando da
participao ou promoo de um evento.

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A divulgao da sua marca e o marketing de relacionamento o que amplia sua
relao com a rede de clientes, fornecedores e outros pblicos de interesse.

Cada vez mais o evento tem sido utilizado como ferramenta de marketing pelas
empresas, pois se refere a um mercado dinmico e que propicia novos negcios atrain-
do clientes e parceiros.

A empresa no deve apenas querer participar de um evento, mas, antes de tudo,


focar nos resultados. preciso determinar qual o objetivo de sua participao, para
dimensionar o melhor perodo e a melhor forma de realiz-lo.

Os eventos, alm de gerarem negcios, reforam a marca das empresas e de seus


produtos na mente dos consumidores, o que faz com que as vendas aumentem.

Portanto, a utilizao da ferramenta de marketing mais adequada s necessida-


des fundamental para potencializar os resultados e, consequentemente, os lucros.

A aproximao da marca com os clientes, que acontece nos eventos, faz com que
os consumidores se aproximem da empresa. Assim a empresa passa a conhecer melhor
quem so os seus clientes e o que eles desejam.

O evento tem o papel de trabalhar com o comportamento do pblico criando


vnculos com a marca e, por consequncia, com a empresa. Eles so valiosos para apre-
sentar ao mercado um novo produto, servio ou mesmo uma novidade de algo que j
existe.

Marketing e vendas
Esta uma rea responsvel por algumas atividades que vamos conhecer:

Estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites, estandes,


ingressos, publicidade, painis e outros instrumentos.

Organizar cadastro de clientes, participantes, autoridades. Os benefcios de eventos e feiras

Promover permanentemente pesquisas e avaliaes de mercado atual e po-


tencial dos eventos.

Manter contatos permanentes com agncias de turismo, operadoras, en-


tidades, jornais, escolas e outros, objetivando maior integrao tcnica e
operacional.

Acompanhar as atividades dos eventos, promovendo iniciativas a fim de trans-


mitir e consolidar uma imagem positiva dos servios.

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Promover contato com empresas e entidades, para obter patrocnio e apoio.

Firmar convnio com empresas fornecedoras de produtos e servios para con-


cesso de tratamento especial aos participantes dos eventos, tais como descon-
tos e atendimento privilegiado em lojas, locadoras, casa de espetculos etc.

Participar e analisar as promoes e atividades complementares realizadas si-


multaneamente ao evento principal.

Implantar instrumentos de avaliao de desempenho e registro de fatos e


ocorrncias, como livro de impresso de visitantes, livro de sugestes e recla-
maes, lbum fotogrfico para constituio do acervo histrico do evento.

Promover pesquisas de opinio pblica para avaliao da qualidade dos ser-


vios, receptividade s promoes realizadas, apurar eventuais deficincias e
colher crticas e sugestes.

Para que haja eficincia das vendas, necessrio que exista uma definio clara
das metas e prioridades da organizao do evento. preciso ter claro se o evento pre-
tende apenas cobrir os custos ou que d lucro. As estratgias de marketing devem ser
bem planejadas, pois estas podero contribuir para o aumento das vendas.

Benefcios de uma feira


A feira no apenas um local para realizar vendas, mas tambm para se obter
informaes sobre os produtos expostos, sobre a empresa expositora, sobre preos
etc. Pode servir tambm para saber como ser a aceitao de um produto por parte do
consumidor. Para fazer contatos com distribuidores, legistas, conhecer a concorrncia
etc. No apenas um local de promoo e vendas, mas tambm para as seguintes
finalidades:
descobrir novos mercados;

conhecer a concorrncia;
Os benefcios de eventos e feiras

verificar se h condies de exportao;

trocar experincias;

iniciar acordos de cooperao e alianas estratgicas;

organizar os canais de distribuio;

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avaliar a competitividade da empresa;

descobrir novos clientes;

avaliar as polticas de preo, descontos e formas de pagamento;

fazer o lanamento de novos produtos;

apresentar inovaes;

informar sobre a utilidade e formas de utilizao de novos produtos;

fazer demonstraes educativas;

conseguir representantes;

treinar o pessoal de vendas;

auxiliar no planejamento estratgico;

vender os produtos. (SEBRAE, 2010)

Participar ou no de uma feira


Quando uma empresa opta em participar de uma feira, deciso normalmente in-
serida no seu planejamento estratgico, importante pedir aos organizadores algu-
mas informaes como:

rea total da feira;

quantidade de expositores nos ltimos trs anos;

nmero de visitantes nos ltimos anos;

relao de expositores dos ltimos anos.

Esses dados so fundamentais para deciso de expor ou no o seu produto. Caso


no seja possvel obter esses dados, uma anlise j deve ser feita, pois demonstra o
Os benefcios de eventos e feiras

nvel de organizao, e que talvez no seja o melhor local para expor seus produtos.

Outro procedimento que deve ser adotado fazer contatos com participantes de
anos anteriores, para captar suas avaliaes sobre o evento. Caso a empresa tenha como
propsito o mercado externo, participar de uma feira municipal no faz muito sentido.
Para que se obtenha informaes adequadas, que facilite a tomada de deciso em parti-
cipar ou no de uma feira, algumas questes precisam ser esclarecidas, como:

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Quais so os seus propsitos na feira?

Qual o tamanho ideal de estande?

Quem so os clientes que se quer atingir?

Quem so os compradores presentes na feira?

Quem so os promotores?

Qual a possibilidade da feira ser um sucesso?

Os nossos produtos esto de acordo com a proposta da feira?

Quanto vai custar participar da feira?

Qual o retorno esperado?

A empresa dispe de pessoas preparadas?

Vai ser possvel atender aos pedidos?

Perfil do profissional de feiras e eventos


Como se trata de uma atividade com muitos desafios, algumas caractersticas so
exigidas desse profissional, dentre as quais se destacam:

bom planejamento;

persistncia;

organizao;

disciplina;

iniciativa;

comprometimento;
Os benefcios de eventos e feiras

dedicao;

comunicao;

conhecimento de tcnicas de vendas.

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Muitas vezes esse profissional possui outras atividades, o que impede que sua
dedicao seja exclusiva para eventos, mas o ideal que pudesse se dedicar a todas as
atividades de promoo comercial, para ter a oportunidade de fazer constantemente
aperfeioamentos.

Patrocinadores
Grande parte dos eventos contam com o apoio de muitos patrocinadores, e pa-
trocinar um evento um investimento realizado por muitas empresas. Essa uma ex-
celente oportunidade para divulgao da marca. Em um congresso, por exemplo, o
patrocnio poder ser feito para a hospedagem ou transporte para o evento, como
tambm por meio de produtos ou material promocional. Algumas formas de patroc-
nio so:

contribuio financeira;

doao de brindes, como canetas, chaveiros, camisetas etc.;

emprstimos de equipamentos, utenslios, mveis etc.;

instalao de pontos de vendas;

servios de transporte;

fornecimento gratuito de produtos para venda.

Alguns benefcios do apoio promocional:

divulgao da empresa patrocinadora;

divulgao institucional em mdia eletrnica e imprensa;

inscrio do nome, marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vestu-


rio, utenslios;

incluso de publicao do patrocinador no encarte oficial do evento.


Os benefcios de eventos e feiras

importante que seja realizado um contrato com a empresa patrocinadora, para


que as responsabilidades da empresa promotora e patrocinadora do evento, relaciona-
das aos aspectos financeiros, operacionais e jurdicos, fiquem bem claras.

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Texto complementar

Definio bsica de eventos e breve histrico de feiras e eventos


(BRUIN, 2010)

Evento
A origem da palavra do latim eventu, onde entre os conceitos apresenta-
dos, podemos adotar o termo acontecimento.Acontecer, por sua vez, vem do latim
contigescere, ou seja, ser ou constituir fato de importncia na vida social ou em
outros mbitos. Assim, levando-se em conta a correlao existente entre eventos
e acontecimento, definimos evento como iniciativa que tenha o objetivo de reunir
pessoas para finalidade diversas, tais como: comemoraes, festividades, intercm-
bio de conhecimentos e experincias, troca de informaes etc.

Portanto, dada a abrangncia do termo, evento pode ser uma simples reunio
de negcios ou, at mesmo, um amplo congresso tcnico e cientfico.

Feira
Do latim feria, ou seja, lugar pblico onde se expem e vendem mercadorias
(Novo Dicionrio Aurlio da Lngua Portuguesa). Definida ainda como dia de festa
(Enciclopdia Larousse Cultural).

As primeiras informaes acerca da realizao de feiras do conta de que os


fencios, povo de lngua semtica descendente dos cananeus, e que j haviam inven-
tado o alfabeto, eram muito conhecidos no Ocidente, onde estabeleceram diversos
postos de comrcio.
Os benefcios de eventos e feiras

Seu verdadeiro progresso correspondeu, contudo, renovao comercial da


Europa Medieval, onde eram o rgo essencial da vida econmica internacional.

Congresso
Do latim congressu. Reunio. Encontro de diplomatas para tratar de problemas
internacionais; conferncia. O corpo ou poder legislativo de uma Nao; assembleia;

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parlamento. No Brasil, o congresso constitudo pelo Senado Federal e pela Cmara
dos Deputados. Assembleia de delegados para discutirem assuntos de importncia;
conferncia (Novo Dicionrio Aurlio da Lngua Portuguesa).

Acredita-se que os congressos tiveram origem na Igreja, objetivando unificar e


difundir a linguagem doutrinria da religio, assegurando, entre outros, a continui-
dade do poder que detinha principalmente na Idade Mdia.

Atividades

1. Tendo em vista a importncia de selecionar parceiros e fornecedores para um


evento, desenvolva um texto apontando os cuidados que devero ser tomados
nesse momento.

2. Aponte os benefcios relacionados imagem da empresa quando da participa-


o em um evento.

Os benefcios de eventos e feiras

Ampliando conhecimentos

Recomenda-se a leitura do livro Eventos uma alavanca de negcios, de Ricardo


Souto Ferreira e Elizabeth Kyoko Wada, parte I, Aspectos Estratgicos, para maior com-
preenso dos fundamentos, polticas e estratgias dos eventos.
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Gabarito

1. importante que este oferea as melhores condies de fornecimento com


o menor custo. A disponibilidade em prestar informaes deve ser considera-
da. Se ele estar disponvel para prestar informaes quanto a seus produtos
ou servios. Outro fator a ser considerado a disponibilidade de mercadorias,
referindo-se quantidade e qualidade, alm do cumprimento dos prazos acor-
dados. A reputao do fornecedor muito relevante, pois poder evitar proble-
mas futuros.

2. Os eventos, alm de gerarem negcios, reforam a marca das empresas e de


seus produtos na mente dos consumidores, o que faz com que aumentem as
vendas.

Referncias

BRUIN, Paulo Celso. Definio Bsica de Eventos e Breve Histrico de Feiras e Even-
tos. Disponvel em: <www.secretariando.com.br/eventos/even-02.htm>. Acesso em:
15 ago. 2010.

FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos uma alavanca de neg-
cios. So Paulo: Aleph, 2010.

SEBRAE. Manual de Feiras e Eventos. Disponvel em: <www.sebrae.com.br/uf/


riogrande-do-norte/areas-de-atuacao/ampliacao-do-mercado/feiras-e-eventos/>.
Acesso em: 15 ago. 2010.

VELOSO, Dirceu. Organizao de Eventos e Solenidades. Goinia: AB, 2001.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organizao e Eventos. So Paulo: Atlas, 2004.


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Conhecendo os tipos de eventos
Os eventos vm se tornando cada vez mais essenciais vida econmica das em-
presas, pois a cada ano eles crescem um nmero, propores e grau de sofisticao.

So estratgias de comunicao para anunciar produtos e marcas, alm de


contribuir para vida social, pois transmitem emoes que so compartilhadas na
coletividade.

Eles podem ser apresentados em diversas modalidades, de acordo com sua na-
tureza, objetivos, nvel de participantes, amplitude, rea, local, fato gerador etc. Sua
classificao ampla, podendo variar de autor para autor. Zanella (2010) estabelece a
seguinte classificao: comerciais, polticos, sociais, esportivos, gastronmicos, cultu-
rais, tcnicos, tursticos etc.

Eventos comerciais
Define-se conveno por um encontro, reunio, assembleia, realizada em geral
de forma espordica, com durao mdia de cinco dias, geralmente promovida por
empresas, associaes de classe ou entidades civis. Tem por objetivo a integrao e o
congraamento. As convenes podero ter um carter poltico, quando se tratar da
escolha de um candidato ou que envolvam questes partidrias. Geralmente renem
participantes de diversos nveis de categoria, mas relacionadas ao mesmo ramo de
atividade. Apresenta as mesmas caractersticas de um congresso, porm de mbito
mais restrito.

Nesses eventos so abordados assuntos de interesse profissional dos partici-


pantes, fomentando, assim, as discusses tcnicas para estabelecimento de diretrizes
gerais.

Como exemplos h as convenes de vendas, que focam nas diretrizes e polticas


relacionadas a essa atividade profissional.

Algumas atividades de lazer, bem como distribuio de prmios e brindes, so


includas no evento.

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O apoio de patrocnio fica por conta das prprias entidades participantes.

Normalmente a estrutura operacional para sua realizao composta de um co-


ordenador, orador e debatedores.

Workshop
Pode ser definido como oficina ou laboratrio, que conta com especialistas ou
tcnicos, dispostos a debater e encontrar solues para os casos prticos apresentados
pelos participantes.

O evento pode ser dividido em duas partes: terica e prtica.

Os workshops tambm so utilizados para contatos comerciais, com participa-


o de fornecedores, compradores e clientes para apresentao de algum produto ou
servio.

A sua organizao fica a cargo de empresas especialistas em eventos, ou entida-


des e associao de classes, podendo fazer parte de outros eventos de maior porte.

O ambiente consiste de estandes mobiliados para exposio de produtos e reali-


zao de contatos.

Seus objetivos devem ser definidos com clareza, como tambm a maneira de
atingi-los, ou seja:

estimular as vendas;

promover contatos;

fazer pesquisa de mercado.

Algumas atividades complementares podero ser promovidas, como palestras


tcnicas e atividades de lazer (espetculos, sorteios, distribuio de brindes etc.).

Mostra
Conhecendo os tipos de eventos

o mesmo que exposio, mas sem o objetivo de vendas e visa divulgao.


Pode ser vista em vrios locais, com a mesma forma e contedo, como, por exemplo,
uma mostra de fotos.

O pblico-alvo a comunidade em geral, ligada ao tema.

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Feiras e exposies
Eventos de grande porte que renem fornecedores, fabricantes, vendedores,
compradores ou clientes, consumidores, financeiras, bancos etc., com a finalidade de
estabelecer contatos comerciais, exposio de produtos, bens, servios e apresentao
ou lanamento de novas tecnologias.

O principal objetivo proporcionar contatos com canais de comercializao, que


servem para alavancar vendas das empresas, dos artesos, produtores, para divulgar
produtos e ampliar mercados para os expositores.

Exemplos de feiras:

Feira estadual tem como caracterstica predominante a setoriao, pois h


uma temtica definida quase sempre ligada ao artesanato, podendo englobar
os setores industrial, comercial e de servios.

Feira nacional atraem expositores de todo pas, e promovida nas grandes


capitais brasileiras.

Feira internacional atraem visitantes e expositores de outros pases. Hoje


existem muitas feiras internacionais importantes que so realizadas no Brasil.

Nas feiras comum que ocorram eventos paralelos, principalmente em feiras pro-
fissionais como: seminrios, palestras tcnicas, rodadas de negcios etc. Caso a feira de
produtos no seja atividade principal do evento, recomenda-se a utilizao de nomes
como festa, festival, feira-festa etc. Existem algumas regras para se vender em feiras,
segundo sugesto da Fundao Centro de Estudos do Comrcio Exterior.

Todos os revendedores e contatos da empresa devem ser convidados a uma


visita ao stand.

Em uma exposio internacional, a documentao em lnguas estrangeiras


imprescindvel. Ela deve abranger os aspectos tcnicos e comerciais das em-
presas e de seus produtos.

Manter as pessoas de nvel no stand: vendedor, tcnico, diretor e presena


Conhecendo os tipos de eventos

feminina.

O stand no territrio nem do comprador nem do vendedor: um territrio


neutro.

Estudar o fluxo dos visitantes.

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Nunca se colocar na frente do ponto de atrao do stand.

Acolher com gentileza. Mostrar que est satisfeito em falar com visitante.

Manter uma atitude e uma postura que convidem o visitante a entrar no seu
stand.

Cada minuto de conversao, cada resposta, cada gesto de hospitalidade deve


produzir um dos seguintes resultados: um pedido assinado, uma entrevista
aps a exposio ou o endereo de um novo contato. (FUNCEX, 2010)

Eventos culturais
So eventos que tm por finalidade, estimular a criatividade, expresses artsticas,
ou promover debates sobre um assunto. So eles:

Congresso
Trata-se de um encontro solene, de grande porte, e com um nmero elevado de
participantes, podendo ser regional, nacional ou internacional. Seu maior objetivo
criar meios para os debates de interesse especfico, geralmente assuntos da atualida-
de, destinado a uma determinada categoria profissional. Os temas em geral so diver-
sificados, mas se relacionam a mesma especialidade. Podem ser de ordem profissional,
tcnico, cultural, artstico, poltico etc.

A maior relevncia de um congresso se concentra na divulgao de novos con-


ceitos, teorias. As atividades podem ser apresentadas dispostas em mesas-redondas,
sesses, plenrias, reunies etc. Os palestrantes so pessoas de grande nvel tcnico e
profissional. Na maioria das vezes possuem calendrios regulares, s vezes alternando
apenas as cidades sedes. Sua durao varia de 3 a 5 dias, e normalmente so realizados
em hotis ou centro de convenes.

Como se trata de evento de grande relevncia para a localidade organizadora,


Conhecendo os tipos de eventos

geralmente na sua agenda consta visita turstica localidade envolvida. Os trabalhos


apresentados recebem o nome de anais, e de acordo com sua natureza e importncia
podem ser divulgados como manifestao oficial da classe.

Uma comisso organizadora ficar responsvel por sua coordenao, por se tratar
de evento com tamanha complexidade; normalmente sua estrutura operacional com-
posta por mestre-de-cerimnia, oradores, painelistas, debatedores, coordenador e
moderador.

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Seminrio
Refere-se a um evento tcnico ou profissional, pois rene pessoas de mesmo nvel
e qualificao. Estas se organizam em pequenos grupos para discutirem aspectos tc-
nicos de um mesmo tema.

Em geral nos seminrios existem trs etapas: exposio, discusso e a concluso.


Os seminrios tambm esto presentes nas escolas, pois um recurso usado pelo pro-
fessor para levantar discusses sobre determinado tema.

Normalmente, por seu carter tcnico, o seminrio conta com um nmero limitado
de pessoas, pois o grupo se dispe na busca de solues para problemas levantados.

A participao dos trabalhos se d com a participao dos presentes, por apre-


sentar caractersticas de uma aula. Aps a apresentao so promovidos debates e
trocas de experincias entre participantes e coordenadores, e ao final formulam-se al-
gumas concluses.

Para fazer parte dos trabalhos, os participantes enviam antecipadamente mono-


grafias ou trabalhos relacionados com os temas propostos. O participante tem acesso
a todo material apresentado, referente aos temas discutidos, quer sejam relatrios re-
sumidos, cpias de transparncias, relatrios finais, apostila etc.

Um seminrio pode ter caracterstica de um curso, com desdobramento em vrios


mdulos, como, por exemplo, um seminrio de capacitao tcnica em eventos, distri-
budo nos seguintes mdulos:

organizao de eventos;

recepo e etiqueta;

cerimonial e protocolo.

Simpsio
Conhecendo os tipos de eventos

De carter cientfico ou tecnolgico, normalmente promovido por entidades


profissionais. Suas discusses abrangem aspectos diferenciados, de um mesmo tema,
com a participao ativa das pessoas. Sua conduo sempre feita por um especia-
lista com elevada qualificao. Assemelha-se mesa-redonda, mas apresenta como
diferencial a abordagem de aspectos diferenciados de um mesmo tema, enquanto a
mesa-redonda refere-se a temas diversificados de mbito geral e variado.

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Como exemplo temos o simpsio da indstria eletrnica, que apresenta como
temas: a indstria eltrica e eletrnica atual, e tendncias da indstria eltrica e eletr-
nica no sculo XXI. Durante a apresentao os participantes podero formular pergun-
tas, que sero respondidas ao final com a ajuda de um moderador.

Algumas regras so definidas, como: tempo de apresentao dos palestrantes;


os participantes devem encaminhar suas dvidas para serem respondidas ao final da
exposio evitando interrupes durante a exposio; os trabalhos precisam ser enca-
minhados previamente para a produo dos anais do evento.

Conferncia
Ministrada por especialista com grande qualificao, aborda tema de interesse
geral, dirigida a um pblico com nvel cultural diversificado.

Difere da palestra por sua formalidade e sua apresentao se d em ambientes


mais confortveis, amplos e bem decorados.

Os conferencistas ocupam uma mesa, juntamente com um presidente que coorde-


na os trabalhos. Um moderador auxilia na conduo dos debates. Como normalmente
so apresentadas a um grande pblico, as perguntas so realizadas por escrito em formu-
lrios previamente distribudos. Essa prtica auxilia na reflexo e anlise do conferencista
antes de proferir as respostas, bem como evita perguntas em duplicidade ou alheias ao
tema. Evita interrupes durante a conferncia e incentiva a participao do pblico, que
no precisa manifestar-se na presena de todos. Em situaes em que so permitidas
perguntas verbais, o participante dever fazer uso do microfone, identificando-se.

Palestra
Menos formal que uma conferncia, com um pblico menor, mas com noo do
tema a ser proferido. Quando apresentada por vrios palestrantes recebe o nome de
Conhecendo os tipos de eventos

ciclo de palestras e aborda assuntos variados. Os temas geralmente so especficos


e de interesse de um pblico homogneo, com tempo e durao predeterminados.
Nesse evento so permitidas perguntas verbais, com intuito de propiciar um ambiente
mais descontrado e com a integrao dos participantes.

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Painel
Discusso e anlise de um tema por um palestrante, especialista ou debatedor
para um grupo restrito de pessoas, o que possibilita maior integrao e debates sobre
o assunto.

As atividades de um painel so:

definio do tema;

seleo do painelista;

definio da metodologia, tempo para exposio e discusso e perguntas dos


participantes.

Ao moderador so dadas as seguintes atribuies:

apresentao do tema e objetivos;

apresentao dos debatedores, seguindo os critrios da esquerda para direita


ou nvel hierrquico;

orientar o pblico para perguntas;

fazer o encerramento do evento.

Cabe ao moderador manter o nvel elevado do evento, das discusses, adminis-


trando eventuais problemas que possam ocorrer.

Frum
Tem como caracterstica o debate de ideias e opinies, com a participao de um
nmero elevado de pessoas. Consiste na apresentao breve de um assunto, seguida
por perguntas e opinies. Como se trata de evento que rene grande nmero de pes-
soas, h necessidade de um local amplo com boa infraestrutura. Conhecendo os tipos de eventos

Nessa mesma programao podem ocorrer vrios fruns seguidos ou simult-


neos. Um coordenador orienta o grupo de debatedores como tambm o pblico no
momento das perguntas, e um tcnico capacitado acompanha e consolida o material
produzido e o devido registro em anais do frum.

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Eventos esportivos
Os eventos esportivos tiveram seu marco nos jogos olmpicos, que teve seu incio
em 776 a.C.

Esses eventos consistem na realizao de modalidades esportivas que so sub-


divididas em categorias, atuando em disputas de ttulos, com a presena do pblico.
Podem ser classificados como:
olimpada;
campeonato;
torneio;
taas ou copa;
festival;
gincana.

O pblico-alvo est segmentado de acordo com interesse pessoal.

Eventos sociais
Os eventos sociais so momentos de eternizao do sentimento para as famlias
(VELOSO, 2001, p. 83). Esses eventos podem ser:

recepes;

baile de debutantes;

casamento;

aniversrios de casamento;

concurso de beleza;
Conhecendo os tipos de eventos

bailes comemorativos.

Eventos gastronmicos
Geralmente so eventos que propiciam integrao familiar, e atuam tambm como
ferramenta para o desenvolvimento local, pois contribuem nos seguintes aspectos:
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promover e divulgar a regio;

apresentar pratos, servios e instalaes;

aumentar receita de vendas;

absorver novas tcnicas por contar com especialistas.

Geralmente esses eventos atuam como complementares a outros eventos, e po-


dero adotar como tema a cultura e tradio local. Podem ser banquetes, coquetel,
festival etc. Algumas recomendaes para esses eventos devem ser observadas:

Evitar repetio de cardpios e de locais, pois de acordo com sua periodicida-


de podem tornar-se montonos e rotineiros.

Evitar alimentos que deixem odor forte na boca ou que deixem resduos entre
os dentes.

Inserir o momento gastronmico adequadamente na programao geral, evi-


tando coquetel aps longo tempo sem ingesto de alimentos, evitar alimen-
tos de difcil digesto em intervalos para almoo, escolher cardpio e servio
adequados ao perodo de intervalo.

Eventos ecotursticos
Os eventos ecolgicos tm despertado o interesse de muitas pessoas, pois pro-
piciam o contato com a natureza. Ecoturismo ou turismo rural fortalece a cultura re-
gional, bem como incentiva o contato com valores histricos. Alguns eventos incluem
caminhadas, cavalgadas, rafting etc.

Algumas atividades:

acompanhar trabalho de pees em fazendas, encilhar cavalos;

auxiliar na ordenha de vacas;


Conhecendo os tipos de eventos

acompanhar o plantio e colheita de plantas;

conhecer viveiro de peixes;

percorrer trilhas;

realizar passeios em canoas ou botes.

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Os novos eventos
Eventos de rua
Eventos que foram criados a partir da necessidade das cidades, de lazer, cultura e
esportes. Geralmente esses eventos agradam a todos os moradores, pois so realiza-
dos prximos s suas casas, e seu custo baixo. O cidado comum muitas vezes no
tem condies para frequentar teatro, shows, biblioteca, e quando essas oportunida-
des so criadas, despertam o interesse de um grande pblico. Temos como exemplo
a cidade do Rio de Janeiro, que possui um calendrio bem diversificado para esses
eventos, como Rio, parabns pra voc, Rio Cultura e Rio Feliz Natal. So shows,
teatros, exposies, que so realizados em local pblico e horrios de fcil acesso para
toda populao.

Eventos desafios
A Confederao Brasileira de Desportos Aquticos se utilizou dessa estratgia
para criar desafios para natao. So reunidos diversos atletas, geralmente os melhores
em suas modalidades, em busca de recordes. Sem dvida que a presena de grandes
estrelas e a expectativa de novos recordes garante o sucesso do evento. Geralmente o
evento desafio leva o nome do patrocinador em seu prprio ttulo.

Eventos de carter social


So eventos que tm por finalidade ajudar a populao carente que reside pr-
xima ao local do evento. Muitas vezes a ajuda vem atravs de doaes de brinque-
dos, cesta bsica, assistncia odontolgica gratuita, prestao de servios pblicos,
como carteira de trabalho, carteira de identidade etc. Geralmente acontecem shows
de msica ou teatro, e a prestao de servios que so necessrios quela populao.
importante que esses eventos tambm sejam educativos, como voltados para prticas
Conhecendo os tipos de eventos

de preveno na rea da sade e higiene pessoal.

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Texto complementar

Sugesto de estrutura de plano


(NUNES, 2010)

O planejamento ser apresentado sob a forma de plano, que um instrumento


elaborado para formalizar as ideias ou sugestes sobre o evento. O plano significa,
antes de tudo, a redao de um texto (documento) que consubstancie os objetivos a
serem alcanados; as diretrizes; a alocao dos recursos e os prazos necessrios para
alcanar os objetivos.

Esse documento, escrito de modo claro, ordenado e objetivo, disciplinando e


racionalizando esforos e atividades, deve conter dados suficientes para sua aprova-
o pela chefias superiores da empresa.

Dados de identificao:

Nome do evento:

Data e local:

Horrio:

Pblicos:

Coordenao geral:

Comisses:

Membros:

Tarefas:
Conhecendo os tipos de eventos

Coordenao:

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Objetivos do evento:

Justificativas:

Atividades a serem desenvolvidas:

Recursos:

Humanos:

Materiais:

Financeiros:

Disponveis:

Patrocnios/Apoios:

Divulgao:

Custos:

Anexos (sugestes)

Relao de provveis convidados

Relao de autoridades

Relao de recursos operacionais

Cronogramas

Modelos diversos

(Fonte: Cerimonial para Executivos um guia para execuo e superviso de eventos empresa-
riais, de Marina Martinez. Editora Sagra Luzzatto.)
Conhecendo os tipos de eventos

Atividades

1. Com base no texto comente a frase: difcil imaginar nossas vidas sem eventos.

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2. Como Zanella classifica os eventos?

Ampliando conhecimentos

Recomendo o captulo 4 do livro Manual de Organizao de Eventos de Luiz Carlos


Zanella, com o ttulo Tipos e caractersticas dos eventos, para aprofundamento do
tema.

Gabarito

1. Os eventos fazem parte da nossa vida. Curso, palestra, competies, exposi-


es, feiras, participamos de tudo isso e no percebemos sua importncia.

2. Comerciais, polticos, sociais, esportivos, gastronmicos, culturais, tcnicos, tu-


rsticos etc.

Referncias

FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko, Eventos uma alavanca de neg-
cios. So Paulo: Aleph, 2010.

FUNDAO CENTRO DE ESTUDOS DO COMRCIO EXTERIOR (FUNCEX). Disponvel em:


<www.funcex.com.br/>. Acesso em: 22 ago. 2010.

SEBRAE. Manual de Feiras e Eventos. Disponvel em: <www.sebrae.com.br/uf/


Conhecendo os tipos de eventos

riogrande-do-norte/areas-de-atuacao/ampliacao-do-mercado/feiras-e-eventos/>.
Acesso em: 22 ago. 2010.

NUNES, Marina Martinez. Sugesto de Estrutura de Plano. In: SECRETARIANDO. Pla-


nejamento e Organizao de Eventos. Disponvel em: <www.secretariando.com.br/
eventos/even-13.htm> Acesso em: 22 ago. 2010.

VELOSO, Dirceu. Organizao de Eventos e Solenidades. Goiania: AB, 2001.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organizao e Eventos. So Paulo: Atlas, 2004.


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Planejamento de eventos e feiras
Esta uma etapa considerada fundamental para o bom andamento dos eventos.
O planejamento ajuda a racionalizar as atividades, a gerenciar de forma mais adequa-
da os recursos e a minimizar os imprevistos. Por sua complexidade, um evento exige
especializao tcnica, experincia e um planejamento eficiente.

Objetivos de um planejamento
Para que se possa realizar um bom planejamento, inicialmente deve se ter clareza
do objetivo do evento. Segundo Meirelles (1999, p. 72), os objetivos so fatores essen-
ciais para criar, firmar e divulgar o conceito e a imagem de uma organizao, pessoa
ou produto, portanto fundamental que os objetivos estejam estabelecidos de forma
clara e precisa, para o sucesso de um bom planejamento. Alguns aspectos so essen-
ciais no planejamento:

Definir de forma clara e precisa os objetivos e a amplitude do evento ajudam


a conhecer melhor os limites de atuao, bem como as etapas de execuo.

O planejamento e o cronograma de execuo devem ser etapas anteriores ao


incio do evento.

Recursos materiais e financeiros devem ser previstos.

Uma equipe deve assumir a coordenao e execuo dos trabalhos.

Estabelecer contatos com fornecedores, patrocinadores, empresas, autorida-


des, agentes de viagem, para colher subsdios e sugestes.

Canais de comunicao geis devem ser estabelecidos com a operao e ser-


vios, para evitar possveis falhas.

Garantir a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos


que sero utilizados.

Estabelecimento de regras para os participantes.

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Um fator a ser observado anteriormente ao planejamento a verificao quanto
capacidade e condies da entidade promotora do evento, pois essa anlise fun-
damental para que tudo ocorra bem. Conhecer a opinio do pblico-alvo sobre locais,
datas, horrios, participantes e convidados, pode auxiliar na estratgia de marketing,
bem como os veculos de comunicao. H necessidade de integrao de algumas ati-
vidades tcnicas para a operacionalizao do evento, so elas:

planejamento, coordenao e controle;

secretaria executiva;

recepo e atendimento;

marketing e vendas;

publicidade e comunicao;

servios de manuteno das instalaes e equipamentos.

Planejamento, coordenao e controle


Esta rea responde pelas seguintes atividades:

Planejar e coordenar as atividades do evento.

Implantar sistemas de controle das operaes.

Elaborar e controlar o oramento financeiro e caixa.

Estabelecer e controlar o cronograma das atividades.

Coordenar e acompanhar a equipe tcnica envolvida, analisando o andamen-


to das atividades.

Coordenar instalao e montagem das secretarias, sala VIP, sala de coordena-


o e auditrios.

Realizar licitaes de compras e contratao de servios de terceiros.


Planejamento de eventos e feiras

Disciplinar as rotinas de trabalho.

Emitir relatrios de avaliao de desempenho e relatrio final.

Coordenar a elaborao dos anais do evento.

Contratao de pessoal, organizao das equipes de trabalho e estabeleci-


mento de regras de conduta.

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A secretaria executiva
Esta rea responde pelas seguintes atividades:

Inscries de participantes.

Elaborao de cerimoniais.

Suporte tcnico e operacional aos servios de atendimento.

Providenciar todo material impresso.

Lista de presena.

Materiais para os participantes.

Providenciar crachs, diplomas, certificados, apostilas, pastas etc.

Acompanhar fornecimento de gua para os palestrantes, limpeza do local,


coffee break etc.

Providenciar faixas, placas de circulao.

Contatos com promotores e patrocinadores do evento.

Apresentao e vesturio do pessoal envolvido na recepo e atendimento


aos visitantes.

Recepo e atendimento
Esta rea responsvel pelas atividades que abrangem os servios dos seguintes
profissionais:

Recepcionista da secretaria.

Moderador/apresentador/mestre de cerimnias.

Recepcionista do aeroporto.
Planejamento de eventos e feiras

Recepcionista do hotel.

Marketing e vendas
Esta rea responsvel pelas atividades:

Venda de convites, ingressos, publicidade, painis etc.

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Acompanhar os contratos com patrocinadores.

Sugerir a prtica dos preos no evento, de acordo com estudos realizados.

Promover integrao com agncias de turismo, operadoras, jornais, escolas


etc.

Cuidar da imagem do evento, para que ela seja positiva.

Estabelecer convnios para que os participantes tenham descontos e trata-


mento diferenciado durante o evento.

Pesquisar as caractersticas dos participantes, como profisso, idade, nvel


social etc., para adequar o planejamento.

Criar instrumentos de avaliao, registros de ocorrncias, lbum fotogrfico,


impresses dos visitantes, para histrico do evento.

Pesquisas de opinio sobre a qualidade dos servios oferecidos e eventuais


deficincias.

Publicidade e comunicao
Esta rea responsvel pelas seguintes atividades:

Divulgar o evento, mantendo contatos com imprensa, publicidade, relaes


pblicas e mala direta.

Elaborar os textos dos anncios, mala direta, folhetos, folders, notcias, bole-
tins, convites, cartazes etc.

Reviso dos anais do evento para garantia de qualidade do material.

Desenvolver programas de telemarketing.

Organizar a sala de imprensa.

Analisar o desempenho das campanhas publicitrias.


Planejamento de eventos e feiras

Negociar patrocnio de brindes.

Cuidar da correspondncia de agradecimento de participao.

Providenciar os equipamentos audiovisuais para as palestras.

Coordenar o cerimonial e protocolo.

Providenciar instalao de bandeiras quando necessrio.

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Servios de manuteno das instalaes de equipamentos
Esta rea responsvel pelas seguintes atividades:

Verificao das condies de funcionamento dos telefones, iluminao, som etc.

Montagem e desmontagem dos equipamentos.

Analisar os oramentos de servios de terceiros.

Inspecionar o funcionamento dos equipamentos.

Cuidar da manuteno dos equipamentos.

Planejamento de feiras
Para que esse evento possa ser um sucesso, fundamental que algumas aes
sejam observadas. Primeiramente, importante que o evento seja organizado por
pessoas qualificadas, pois o xito de responsabilidade de todos. interessante que
sejam formadas comisses especficas por assuntos e que exista um comit gestor
responsvel.

A organizao de uma feira municipal, por exemplo, exige envolvimento de


muitas pessoas, devendo ficar claro o papel e responsabilidades de cada um.

Nas feiras de grande porte, h necessidade de estudos de viabilidade tcnica e


financeira antes do incio do planejamento, para evitar os riscos. H necessidade de
elaborao de um cronograma, com prazos, atividades e nomes dos responsveis, para
que haja um acompanhamento de todos.

No apenas feiras e eventos de grande porte devem basear-se em um bom plane-


jamento, verificao de oramento e cronograma para acompanhamento das ativida-
des, esse o primeiro passo para se evitar eventuais fracassos.
Planejamento de eventos e feiras

Pblico-alvo
No planejamento de uma feira, existem basicamente dois pblicos-alvos, que so
expositores e visitantes. Escolher bem os expositores pode garantir o sucesso de feiras
ou exposies. Expositores que possam apresentar produtos e servios diversificados,
atraentes e adequados finalidade da feira, podem garantir um fluxo maior de pes-
soas no evento. Deve-se primeiramente esgotar a pesquisa por expositores na regio
prxima ao evento, para depois buscar em outras regies, o que poder diminuir os

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custos do evento, alm de valorizar a atividade local. O desafio reunir expositores
que atraiam o interesse do pblico. As feiras, nacionais ou internacionais, valem-se de
parceiros dos estados e pases de interesse do evento.

Visitantes
As feiras so realizadas com alguns objetivos, como ampliar os negcios, fortale-
cer a economia, divulgar a comunidade, enfim, tudo isso s possvel com a presena
do pblico. Uma grande preocupao atrair o pblico correto para o tipo de feira que
est se realizando, isso garante a continuidade da feira ao longo do tempo.

Infraestrutura
Os expositores e visitantes devem contar com infraestrutura e apoio nos eventos,
como uma secretaria que preste os servios de sua competncia, bem como insta-
laes sanitrias adequadas, telefone pblico, estacionamento, servio mdico para
emergncias, alimentao, limpeza dos locais, instalaes eltricas, hidrulicas e de
incndio adequadas, e ainda um local para atendimento aos expositores, sala para im-
prensa etc. Essas medidas independem do porte da feira. A responsabilidade pela se-
gurana do evento dos organizadores e o pessoal destinado deve estar identificado,
por isso recomendvel a contratao de uma empresa especializada, com pessoal
experiente.

Divulgao
Essa uma etapa muito importante, pois mesmo que o produto seja interessante,
se no tiver interessados, a responsabilidade pesa para a divulgao. O mesmo evento
que garantiu um grande pblico no passado, no garantia para que isso acontea no
presente. A divulgao pode ser feita atravs de:

panfletagem;
Planejamento de eventos e feiras

assessoria de imprensa;

site na internet;

palestras;

jornais, revistas, associaes, clubes;

rdios;

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outdoors;

folders;

cartazes;

mala direta;

televiso;

busdoor (linhas de nibus).

Local
Os locais devem possuir caractersticas especficas para o evento a que se pro-
pem e devem conter:

Instalaes que possibilitem diversas atividades, como jantares, coquetis,


outros eventos paralelos etc.

P-direito alto, espaos amplos, modulares.

Possibilidade para montagem de diversos cenrios.

Facilidade para circulao de pessoas.

reas para armazenamento adequadas.

rea para estacionamento.

Meios de comunicao.

A distribuio do fluxo no espao fsico (layout) muito importante e merece


um estudo da planta baixa do local, para que no ocorram reas de estrangu-
lamento e o evento possa ser prejudicado.

Com relao s instalaes devem-se obedecer alguns critrios:


Planejamento de eventos e feiras

Flexibilidade para mudanas de layouts.

Ventilao e luminosidade dos ambientes.

Espaos para mveis, estandes, anfiteatros etc.

Integrao com setores de servios, para rapidez de circulao.

Facilidade para instalao dos equipamentos necessrios.

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Instalaes que possibilitem um posto bancrio, correio, ambulatrio mdico etc.

Local para fax, telefones, copiadora etc.

Estacionamento com segurana para os veculos.

Isolamento acstico.

Cortina para proteo de luz natural.

Portas adequadas para passagem de objetos de maior volume.

Sadas de emergncia sinalizadas, dispositivos de segurana.

Outros aspectos importantes:

Cor as tonalidades fortes imprimem vitalidade e as neutras abrandam a


tenso.

Mobilirio em geral utilizam-se mveis de madeira, e o estilo pode variar de


acordo com o evento.

Iluminao sabendo que a luminosidade pode diferenciar os ambientes,


recomenda-se que ela seja suficiente ao que se prope.

Acstica para salas com lotao superior a 20 pessoas recomendam-se o uso


de microfones, que devem ser testados com antecedncia.

Convites
Basicamente, nos convites deve constar:

quem convida ou promove o evento;

nome completo do convidado;

tipo do evento;
Planejamento de eventos e feiras

local;

data e horrio;

indicao de convite pessoal e intransfervel;

pedido para confirmao de presena;

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caso estejam presentes autoridades, deve constar;

nmero do telefone para confirmao.

Os convites devero ser entregues com 30 dias de antecedncia para eventos for-
mais e 10 dias para os menos formais. Se for por via correio dever ser registrado, se
pessoalmente, protocolado.

(ZANELLA, 2004)
A Editora e o presidente da FEIRA tm a satisfao de
convidar V.S. para o lanamento e sesso de autgrafos dos livros da
Editora no salo nobre da Universidade________________Rua______
localidade__________________________.

Dia___/___/___
_________-feira; _________horas
Livro _______________________________________
Autoria de __________________________________
Este livro aborda o panorama brasileiro Sculo XX.

Dia___/___/___
_________-feira; _________horas
Livro _______________________________________
Autoria de __________________________________
Este livro rene histrias infantis.

Convites para eventos pblicos


Esses convites apresentam a forma de boletins ou folders, podem ser distribudos
via mala direta ou ao pblico. Os textos devem ser simples, para estimular o compare-
cimento, podendo constar um mapa indicativo do local, alm de constar:

tema e objetivo do evento;


Planejamento de eventos e feiras

local;

data e horrio;

taxa de inscrio, se houver;

contatos da empresa.

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H ____ anos promovida a maior, mais completa e conhecida
feira de _____________. A cada ano, aumenta o nmero de expositores
nacionais e estrangeiros apresentando novidades tecnolgicas em produtos,
equipamentos e servios.

No ano passado, apresentaram-se mais de ______expositores.

A feira apresenta tudo sobre o ramo de __________________.

Diversos especialistas do setor estaro presentes, orientando e


instruindo sobre o funcionamento e aplicao dos equipamentos e servios.

Simultaneamente feira sero promovidos palestras e painis


tcnicos.

Aguardamos voc!

Pesquisa sobre o evento


A pesquisa tem por objetivo avaliar todas as atividades que foram oferecidas du-
rante o evento. Uma pesquisa sobre uma palestra, por exemplo, tem como finalidade
avaliar se o tema foi abordado de acordo com os objetivos propostos, e detectar poss-
veis falhas para correo futura.

Texto complementar

Atendimento
(SEBRAE, 2010)
Planejamento de eventos e feiras

O atendimento durante o evento pea fundamental do processo. Vendas


tcnicas, por exemplo, necessitam pessoal qualificado mais que pessoas somente
bonitas e produzidas como ocorre em muitos eventos. No caso de feiras no exte-
rior, deve-se considerar o domnio de lnguas adequadas a interao com o pblico.
Basicamente, o atendimento em feiras e eventos se d em dois nveis:

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Visitantes interessados: so aqueles que esto tomando contato com a empre-
sa ainda em estgio superficial. Em geral se contentam com levar um folheto da em-
presa ou produto para um posterior contato. Trata-se de um cliente potencial que
poder ser trabalhado futuramente. A ideia de coletar seu carto de visitas ou preen-
cher uma ficha de cadastro pode ser uma boa alternativa de potencializar contatos.
Para isso so usados sorteios ou distribuio de brindes tendo como contrapartida o
fornecimento dos dados cadastrais. Em geral uma troca aceita pelo cliente.

Negociadores e visitantes profissionais: em geral so identificados pelos ques-


tionamentos sobre o produto bem mais tcnicos e comportamento de abordagem
ao stand que decidido e objetivo, diferentemente dos demais que tmido e eva-
sivo. Geralmente este perfil de cliente convidado a sentar-se mesa para uma con-
versa mais estruturada e permite uma interao mais detalhada.

Em ambos os casos devemos contar com pessoas qualificadas para realizar este
servio, bem orientadas atravs de capacitao e simulaes de atendimento e com
recursos de apoio adequados e em nmero suficiente para atender a demanda do
evento.

Atividades

1. Segundo Meirelles, para o sucesso de um evento fundamental que haja clareza


nos seus objetivos. Apoiados na definio desse autor, comente essa questo.

Planejamento de eventos e feiras

2. Baseado na aula, responda por que o planejamento e o cronograma devem ser


etapas anteriores ao incio de um evento?

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Ampliando conhecimentos

Para aprofundar este tema recomendo a parte I, Polticas de Eventos, do livro


Eventos uma alavanca de negcios, de Ricardo Souto Ferreira e Elizabeth Kyoko Wada,
em que o autor aborda o processo de aprovao oramentria de um evento, calend-
rio e planejamento.

Gabarito

1. Para divulgar a imagem da organizao fundamental que os objetivos sejam


claros e precisos ao se formular o planejamento de um evento.

2. Hoje os eventos esto cada dia mais profissionais, e h necessidade de planejar


cada etapa e elaborar um cronograma para garantir o sucesso do evento e que
todas as etapas sejam cumpridas.

Referncias

FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos uma alavanca de neg-
cios. So Paulo: Aleph, 2010.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre Eventos. So Paulo: STS, 1999.

MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em Eventos. So Paulo: Contexto,


2001.

SEBRAE. Atendimento. Disponvel em: <http://www.sebraepr.com.br/portal/page/


portal/PORTAL_INTERNET/PRINCIPAL2004/BUSCA_TEXTO?_dad=portal&p_macro_
tema=2&p_tema=55&p_texto_id=930>. Acesso em: 4 set. 2010.
Planejamento de eventos e feiras

VELOSO, Dirceu, Organizao de Eventos e Solenidades. Goiania: AB, 2001.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organizao e Eventos. So Paulo: Atlas, 2004.

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Planejamento de eventos e feiras

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Avaliao do evento
Realizar uma pesquisa de satisfao aps o evento tem por finalidade a anlise de
dados e a formao de um histrico do evento.

A elaborao dos resultados fornece uma sntese que trar informaes rele-
vantes, que podem respaldar decises futuras, principalmente sobre a viabilidade de
eventos similares. A pesquisa deve ser realizada sobre todos os servios que foram
oferecidos, as instalaes, os produtos, as palestras realizadas, o local etc. Geralmente
realizada atravs de questionrios elaborados de forma clara e objetiva.

A seguir um modelo de um questionrio de avaliao dos servios de um hotel sede:

Caro participante, com imensa satisfao que registramos sua presena neste
hotel como participante do evento --------------------------------------

Desejamos que sua estada tenha sido agradvel e proveitosa.

Ficaramos muito gratos se voc reservasse uns minutos do seu tempo para
colaborar conosco preenchendo este questionrio. muito importante pra ns a
sua opinio.

1. Atendimento na recepo do hotel:


( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
2. Atendimento da reserva de passagens ou transporte pela agncia de viagens:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
3. Condies gerais das instalaes, ambientes, salas, sales:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
4. Qualidade do coffee break:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
5. Qualidade das refeies:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
6. Atendimento no restaurante:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
7. Qualidade dos apartamentos:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente

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8. Servios de portaria e recepo:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
9. Gostaria de retornar no prximo evento utilizando os mesmos servios:
( ) Sim ( ) No
Observaes e sugestes:
Grato por sua gentileza. Favor entregar este questionrio na recepo ou ao responsvel pelo evento.

Relatrios
Aps a realizao do evento, algumas providncias precisam ser tomadas:
Promover uma reunio para avaliar o desempenho por setor e geral, bem
como colher sugestes.
Conferir todo o equipamento e materiais.
Acompanhar a desmontagem geral das instalaes, mveis, estandes etc.
Realizar um levantamento do nmero de participantes, volume de operaes,
pessoal de operao etc.
Elaborar um relatrio final, citando a programao do evento, histrico das
atividades, resultado da pesquisa.
Ter dados estatsticos do nmero de participantes por tipos, tais como con-
gressistas, expositores, nmero e rea ocupada pelos estandes, participantes
por rea de atividades etc.
Anlise entre o que foi programado e o realizado.
Sugestes, recomendaes, informaes para os futuros eventos.
Montar pasta com toda a documentao do evento (formulrios, relatrios,
material publicitrio, pagamentos, fotografias, oramentos e cronograma
financeiro).
Parecer sobre os pontos positivos e negativos do evento.
Enviar correspondncia de agradecimento para as pessoas que tiveram maior
participao, principalmente patrocinadores e colaboradores.
Avaliao do evento

Modelo de mensagem de agradecimento:

Agradecemos sua participao e o feliz convvio e amizade que esse en-


contro nos proporcionou. Esperamos que muito em breve nos reencontremos.

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Modelo de checklist do expositor

(Disponvel em: <www.biblioteca.sebrae.com.br/bds/bds.nsf/2CEC7501C11CC400832573E0005C945F/$File/NT000374AE.pdf>.)


CHECKLIST DO EXPOSITOR
(modelo)

1. Estande 4. Pessoal

Contratao do espao Seleo e treinamento de pessoal


Contratao do arquiteto Reserva de hotel
Contratao da montagem Reserva de passagens
Aluguel de mobilirio Adiantamento de viagem
Contratao da segurana Contratao de veculo
Contratao da limpeza Distribuio de tarefas
Contratao de recepcionistas
5. Equipamentos e acessrios
Recolhimento de taxas
Preenchimento de formulrios da feira
Vdeo e TV
Pagamentos
Telefone
2. Relaes Pblicas Internet
Frigobar
Envio de mala direta e convites Condicionador de ar
Carta aos representantes Displays
Releases para a imprensa
6. Documentos
Receptivo do estande

3. Materiais para o estande Notas fiscais


Bloco de pedidos
Seleo das amostras Licenas
Catlogos e folhetos
7. Outros
Cartes de visita
Materiais de expediente
Kit feira
Brindes
Fichas de entrevista
Materiais de copa e bar
Lixeiras e cinzeiros
Materiais descartveis
Reserva de praa (frete)
Avaliao do evento

Organize seu prprio checklist de acordo com as suas necessidades.

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Material de montagem
Em geral os eventos contam com uma equipe que executa esse trabalho, mas
comum acontecer de os participantes quererem fazer sua prpria contratao, o que
importante que deve-se obedecer ao cronograma oficial de datas para realizao.
Outro fator relevante que todo material a ser utilizado na montagem dever ser
apresentado administrao do evento para aprovao, isso garante que tudo estar
pronto antes da abertura do evento. Caso o expositor queira uma metragem maior
para seu estande ele poder negociar com a administrao e possivelmente pagar a
diferena da metragem padro.

O expositor dever se restringir ao seu espao, pois no ser permitido nada que
avance as reas de circulao. E os servios de limpeza que sero contratados ficaro
responsveis apenas pela limpeza no interior do estande.

Cada estande ter uma placa de identificao padro fornecida pela administra-
o do evento.

A decorao do estande fica a critrio do expositor, que com um pouco de criativi-


dade pode montar um estande diferenciado, criando um espao mais agradvel, pois o
estande bsico inclui uma mesa e trs cadeiras. Podero ainda ser instalados frigobar/
refrigerador, vitrines para demonstrao dos produtos etc. Cabe ao expositor a manu-
teno da ordem e limpeza do estande.

Quanto ao piso, muitas vezes no h necessidade de utilizar outro alm do exis-


tente no local. Caso seja necessria uma forrao, o importante que ela no destoe
do ambiente geral.

Em relao iluminao, mesmo que a do local seja boa, recomendvel uma


iluminao prpria do estande, pois ela dar vida ao ambiente. Em relao a obras,
Zanella (2004, p. 243) afirma que durante o horrio de funcionamento do evento no
sero permitidas obras nos estandes. Em casos especiais, dever ser feita solicitao
por escrito administrao que poder autorizar a execuo em horrio especial.

Pessoal de apoio
Na maioria das vezes no temos ideia do nmero de pessoas envolvidas nos even-
Avaliao do evento

tos, feiras ou exposies. Alm das pessoas que cuidam dos aspectos administrativos e
de gesto, h aquelas que so responsveis pela montagem, desmontagem e funcio-
namento do evento. Normalmente so pessoas que trabalham por contratos tempor-
rios, ou mesmo de forma autnoma.

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Vamos conhecer algumas delas:

Recepcionista pessoas que possuam perfil para essa funo so as que tm


atenciosidade, simpatia, gosto em atender ao pblico, boa apresentao, o
que pode ser conseguido com treinamento.

Encanadores responsveis pela rede de instalao hidrulica. importante


saber se os servios desses profissionais esto includos no preo do estande.

Eletricista esses profissionais so muito requisitados nos estandes, pois


muitas vezes h necessidade de mais uma tomada, ou de uma extenso etc.

Letristas geralmente entregam o que est em contrato, mas sempre surgem


trabalhos para melhorar o visual dos estandes.

Pintores trabalham nos estandes que necessitam desse servio.

Carpinteiros quando h necessidade de alguma montagem especial que


precisa desses servios.

Instaladores de redes de telefones so responsveis por deixar funcionan-


do todo servio telefnico de acordo com a operadora local.

Instaladores de rede de computadores responsveis pela conexo dos


computadores e internet.

Chefe de montagem o responsvel por toda equipe de profissionais j ci-


tados, e muito requisitado por todos, pois orienta os servios dos profissionais
e precisa atender a todos com urgncia.

Catlogos de evento
Hoje considerado um material importante, pois apresenta o nome das pessoas
envolvidas, expositores, palestrantes, produto, servios, contatos etc. Recomenda-se
que sua distribuio seja associada ao ingresso para que no seja entregue a qualquer
pessoa. Muitos preferem apresentar o catlogo em CD, pois seu custo menor. Mas o
importante fazer bom uso dessa grande ferramenta dos eventos.

Credenciamento
Avaliao do evento

Trata-se de todo registro realizado das pessoas presentes. O usual que todos
se utilizem de crachs para sua identificao. Normalmente a identificao contm o
nome da pessoa, o papel que representa naquele momento, por exemplo, visitante,

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expositor, palestrante etc., e a empresa que representa. Por exemplo, JOO DA SILVA
IMPRENSA JORNAL X.

No caso de feiras, exposies, congressos etc., deve-se requisitar com antecedn-


cia as credenciais do pessoal que ir trabalhar. O pessoal da organizao, da coordena-
o e do apoio aos eventos dever usar crachs, para acesso fcil.

Embora sejam distribudos aos visitantes, estes podero ficar sem o uso dos cra-
chs dependendo do evento. Alguns so obrigatrios e garantem suas participaes
em palestras pelo cdigo de barras. O importante que os visitantes possam deixar
os seus dados no verso dos convites, isso ajudar a traar o perfil deles. Esse perfil tem
como finalidade saber qual o pblico que se interessa pelo evento; esses dados so
importantssimos para o planejamento de prximos eventos.

Ingressos
A forma como vai funcionar a venda ou no de ingressos fica a cargo dos coorde-
nadores do evento. H, por exemplo, feiras que os visitantes s entram com convites, e
outras onde h cobrana dos ingressos. Recomenda-se que exista uma cobrana, pois
uma maneira de se atrair o pblico correto para o evento. Muitos eventos cedem a
bilheteria a uma ONG, que se beneficia da receita.

Patrocinadores
uma prtica comum a busca pelo patrocnio, mas algo bastante difcil de se con-
seguir, pois deve ser de interesse tanto para quem busca como para quem patrocina.

Para que se busquem patrocinadores o ideal ter o perfil dos visitantes, para que
haja interesse sobre aquele pblico. Muitas empresas podem patrocinar um evento,
como empresas de telefonia, de bebidas, de carto de crdito, agentes financeiros e
empresas situadas na regio do evento.

Essas empresas muitas vezes tm interesse em divulgar um novo produto, refor-


ar sua imagem, ampliar a carteira de clientes, realizar pesquisa de satisfao de um
produto etc. Os organizadores precisam se munir de argumentos para convencer os
patrocinadores, e bom que tenham bem elaborado um plano de patrocnio, no qual
precisa constar: nome do evento, data e horrio, que setores sero contemplados, p-
Avaliao do evento

blico-alvo, expectativa de pblico, o plano de mdia e valores envolvidos. Mais ainda, os


veculos de comunicao que estaro cobrindo o evento, como aparecer o nome do
patrocinador; se em banners, mostrar as dimenses e locais em que ficaro expostos.
interessante que isso possa ser apresentado utilizando-se os recursos de informtica

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para facilitar a visualizao e mudana do nome do patrocinador, para apresentar a
outros parceiros.

Alm da elaborao de um bom plano, necessrio que este seja apresentado


com grande antecedncia, pois as decises quanto ao patrocnio muitas vezes so
lentas.

Outro fator importante saber quem a pessoa mais adequada para negociar
esse patrocnio, muitas vezes algum que j possui um bom relacionamento com a
empresa da qual se quer parceria.

No se pode deixar de cumprir todas as clusulas do plano, para no ficar sem


crdito no mercado, pois o que se quer a fidelizao do parceiro.

interessante que se apresente ao patrocinador um relatrio completo, com de-


talhes sobre o evento, como o nmero de visitantes, as perspectivas de negcio etc.,
pois poder ajud-lo na deciso.

Segurana nos eventos


importante que os eventos possam contar com os servios de portaria, guarda
e vigilncia, que mantenham a mxima discrio possvel, pois a segurana de todos
deve ser garantida.

Os servios devem abranger:


O controle da movimentao das pessoas em todos os locais.
As operaes de carga e descarga devem ser realizadas com segurana.
As reas de estacionamento devero ser controladas.
No local devem existir equipamentos de segurana instalados e monitorados.
Os profissionais, quando em servio, devero usar uniformes para facilitar sua
identificao.
importante que os servios de portaria se utilizem de instrumentos que per-
mitam a identificao das pessoas e veculos que tiveram acesso s dependn-
cias do evento.
Avaliao do evento

Os veculos de carga e descarga devero permanecer apenas o tempo sufi-


ciente para seus servios.
Os organizadores tero acesso livre mediante crach especial.
Na portaria dever ser mantida uma relao de pessoas com livre acesso.

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Atendimento mdico
Para atendimento de pequenos acidentes, como cortes e tores sem muita gra-
vidade, interessante que o local possa contar com medicamentos de primeiros so-
corros. Alm de medicamentos, deve contar com a presena de um profissional quali-
ficado para os atendimentos. Caso o evento ocorra em reas externas, recomendam-se
tambm repelentes para insetos e antitrmicos para crianas.

Rentabilidades de um evento
Geralmente os eventos culturais so mais rentveis, visto que os participantes
possuem um maior poder aquisitivo e esto dispostos a investir no seu desenvolvi-
mento. Os patrocinadores devem avaliar bem o evento para saber se haver receita,
pois isso muitas vezes fica atrelado presena de um grande pblico. Muitas empresas
se utilizam dos ingressos gratuitos ou de entrada franca, pois seu objetivo apenas
expor a sua marca e o efeito que isso trar posteriormente. Muitos patrocinadores
querem apenas melhorar sua imagem diante do pblico, e para isso precisam contar
com eventos que atraiam um grande pblico.
As empresas patrocinadoras, em geral, buscam retorno com a divulgao da
marca e de vendas, e ressaltamos aqui a importncia de um processo de avaliao que
contemple algumas questes como:
Quais os benefcios concretos que sero recebidos pelo patrocinador?
Os resultados so mensurveis?
O pblico do evento o mercado-alvo do patrocinador?
O investidor vai aumentar suas vendas?
Como a marca ser valorizada?
O custo do patrocnio compensa o investimento?
Todas as oportunidades de exposio da marca foram utilizadas?
Houve divulgao na mdia?
Houve ganho de imagem?
Patrocinadores e parceiros contriburam para o sucesso do evento?
Avaliao do evento

Um evento precisa gerar benefcios para os patrocinadores relacionados imagem


da marca, mercado. Ele precisa aumentar suas vendas e aumentar o nvel de consu-
midores que conhecem sua marca. O custo do investimento geralmente baixo se
comparado a tantos benefcios que um evento pode trazer, pois um bom evento tem
sempre uma boa cobertura da mdia.

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As atividades de planejamento, organizao, divulgao e avaliao so determi-
nantes para o custo de um evento. J o pblico, a marca, os produtos, a divulgao so
os que agregam grandes benefcios aos eventos.
Todos os assuntos que abordamos nesta aula, como ingresso, credenciamento,
segurana, patrocinadores etc., nos remetem a uma preocupao que devemos ter na
hora de planejar os eventos, e a verificao, a avaliao pormenorizada de todas essas
etapas fundamental para que, ao chegarmos ao final do evento, no momento de
avaliarmos as aes, percebamos a importncia de cada passo, o reforo que devemos
dar a cada etapa para que a avaliao do evento como um todo seja positiva. O que
se espera que se o cliente for bem atendido em todas as etapas, a ficha de avaliao
refletir resultados positivos e satisfatrios em suas respostas, e isso ser fundamental
para alimentar o banco de dados que ser utilizado nos prximos eventos.
O texto complementar a seguir refora a preocupao com o planejamento para
o resultado do evento. Um evento bem planejado pode garantir sucesso de todos
empresa, patrocinadores, fornecedores, pblico em geral. Boa leitura!

Texto complementar

Planejamento de eventos
(FERNANDES, 2007)

Conceitos
Planejamento de eventos uma prtica que serve para apoiar a organizao,
liderana e acompanhamento de todos os elementos que compem um evento,
seja ele da natureza que for. Por evento se entende que todo e qualquer aconteci-
mento que no faa parte da rotina institucional e que envolva pessoas com o fim
de comunicar algo.

Planejamento de eventos
Um evento geralmente um stress, trabalho extra, incomodao para institui-
o que quer promov-lo. No raramente, pessoas envolvidas com a execuo de
um evento pedem frias aps sua realizao. E no pra menos: oramento, crono-
grama, fornecedores, decorao e um sem-fim de outras coisas tomam todo tempo
dos colaboradoes, no permitindo uma conduo organizada de toda a funo e
Avaliao do evento

causando milhares de incndios que precisam ser apagados.

Para que isso no acontea (e pode no acontecer), necessrio cuidar de dois


pontos base: planejamento e prazo. Prazos merece um post prprio, aqui falamos de
planejamento que deve ser feito definindo trs nveis:

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1. Estratgico pblico de interesse, mote, justificativa e objetivos.

2. Ttico durao do evento, formas de divulgao, relatorizao e oramento.

3. Operacional lugar, tipo de decorao, alimentao, segurana, entreteni-


mento, conforto ambiental, registros, mailing, divulgao, agradecimentos
e coisas que exigem mincias em geral.

Aps esses itens serem definidos, comea a mo na massa. No antes, no du-


rante: aps. legal que tudo seja planilhado e que todas as mudanas propostas
entre o planejamento e a execuo sejam anotadas para futuramente se planejar
com maior certeza de sucesso. Os cronogramas da parte operacional devem ser
sempre concebidos com a certeza de que eles iro estourar, j que somos brasileiros
e deixamos absolutamente tudo para ltima hora. [...]

Atividades

1. Analise a importncia de se realizar uma pesquisa ao final dos eventos.

2. Cite algumas aes que devem estar presentes ao final do evento.

Ampliando conhecimentos
Avaliao do evento

Para maior conhecimento recomendo o livro Criatividade em Eventos, de Francisco


Paulo de Melo Neto, captulo O evento como espao criativo que aborda como pode-
mos fazer um evento com mais criatividade.

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Gabarito

1. A elaborao dos resultados fornece uma sntese que trar informaes rele-
vantes, que podem respaldar decises futuras, principalmente sobre a viabi-
lidade de eventos similares. A pesquisa deve ser realizada sobre todos os ser-
vios que foram oferecidos, as instalaes, os produtos, palestras realizadas, o
hotel sede etc. Geralmente realizada atravs de questionrios elaborados de
forma clara e objetiva.

2. Promover uma reunio para avaliar o desempenho por setor e geral, bem como
colher sugestes, conferir todos os equipamentos utilizados, acompanhar toda
a desmontagem das instalaes, levantar o nmero de participantes, com o ob-
jetivo de elaborar um relatrio contendo todas as informaes do evento, para
que fique registrado um histrico, bem como o resultado da pesquisa, para fu-
turos eventos.

Referncias

ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul: Educs, 2002.

FERNANDES, Daniel. Planejamento de Eventos. Porto Alegre: 8 fev. 2007. Disponvel


em: <www.gestao.wordpress.com/2007/02/08/planejamento-de-eventos/>. Acesso
em: 11 set. 2010.

FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos uma alavanca de neg-
cios. So Paulo: Aleph, 2010.

MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em Eventos. So Paulo: Contexto,


2001.

SEBRAE. Manual de Feiras e Eventos. Disponvel em: <www.sebrae.com.br/setor/ser-


vicos/segmentos-apoiados/festas-e-eventos>. Acesso em: 8 set. 2010.

SEBRAE. Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas. Manual de Feiras


e Exposies. Srie Mercado, 1999. Disponvel em: <www.biblioteca.sebrae.com.br/
Avaliao do evento

bds/bds.nsf/2CEC7501C11CC400832573E0005C945F/$File/NT000374AE.pdf>. Acesso
em: 11 set. 2010.

VELOSO, Dirceu. Organizao de Eventos e Solenidades. Goinia: AB, 2001.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organizao e Eventos. So Paulo: Atlas, 2004.

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Marketing de eventos
A rea de marketing de eventos se utiliza das tcnicas de marketing para promover
melhor o evento. Segundo Melo Neto (2007, p. 22), uma modalidade de marketing
promocional que objetiva criar ambientes interativos onde o negcio do patrocinador
se junta a consumidores potenciais, promove a marca e aumenta as vendas (2007, p.
22). Isso significa que ao fazer a divulgao da marca ela passa a ser mais conhecida e,
por consequncia, entra na mente dos consumidores, despertando o desejo de consu-
mir o produto que foi divulgado no evento.

Esta a grande estratgia do marketing de eventos: atravs de sua comunica-


o transfere o sucesso do evento para a marca do patrocinador, aumentando suas
vendas.

Fundamentos
Marketing o processo de administrao pelo qual se identificam, se antecipam
e se satisfazem as necessidades do consumidor de maneira rentvel, otimizando inves-
timentos (ANDRADE, 2002). O marketing no apenas uma funo de vendas, mas a
realizao de negcios e, para isso, muitos eventos precisam ser realizados para que
se possa atrair um grande nmero de participantes. Todos os envolvidos nos eventos
devem ter em mente a grande vantagem que a criao de uma imagem favorvel do
produto, para isso os objetivos precisam ser claros durante a elaborao das estrat-
gias. Nessa elaborao, o posicionamento correto e a imagem que se quer fixar devem
ser definidos com clareza, podendo contar com a ajuda de uma pesquisa de anlise de
mercado.

Cabe tambm ao marketing capacitar a mo de obra que vai atuar nos eventos,
pois os atendimentos precisam ser cada vez mais aprimorados, visto que o pblico
torna-se cada vez mais exigente.

As aes do marketing a partir de informaes corretas sero determinadas pelo


mercado que se pretende atingir, baseado no perfil dos consumidores, tendo em vista
que a cada dia que passa a concorrncia torna-se cada vez maior.

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Elas abrangem as reas de publicidade, promoo, relaes pblicas, comunica-
o social, e devem se fundamentar em objetivos e metas, levando em considerao
algumas questes:

Qual produto que se est vendendo?

Qual o oramento disponvel?

Qual mercado ser atingido?

O que comunicar?

Como comunicar?

Quando comunicar?

Em qual mdia?

importante saber que o interesse de uma pessoa faz com que ela forme sua opi-
nio sobre determinado assunto, e a soma de opinies das pessoas forma o que cha-
mamos de opinio pblica. Conhecendo essa fora, que pode alavancar ou aniquilar o
sucesso de uma marca, algumas recomendaes so importantes:

No interessa o que voc pensa que o cliente pensa do seu produto. Interessa
o que ele pensa.

No interessa o que voc espera do cliente. Interessa o que ele espera de


voc.

No interessa o que voc diz do seu produto. Interessa o que o pessoal que
trabalha no ponto de venda afirma sobre ele.

No interessa o que sua propaganda est querendo dizer. Interessa como e


para quem ela est dizendo.

No interessa o quanto seu produto est aparecendo. Interessa como o consu-


midor o est percebendo.

O evento uma ferramenta de marketing quando:

atinge o pblico-alvo;

divulga sua marca;


Marketing de eventos

promove o seu produto;

potencializa suas vendas e contribui para a expanso de novos mercados.

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O evento contribui para reforar a imagem do produto, pois busca aproximar os
clientes atuais e os potenciais. muito comum a distribuio de produtos e degusta-
o durante os eventos. Pode-se tambm pedir aos participantes que preencham um
questionrio, contribuindo para uma excelente pesquisa de mercado.

Portanto, considerado um evento estratgico aquele que consegue desenvolver


o negcio dos patrocinadores. Um exemplo so as feiras de agropecuria, considera-
das os eventos mais importantes das cidades do interior, em especial no sul do pas. De
simples feira de animais e mostras agropecurias evoluram para macroeventos agro-
pecurios e agroindustriais. A nfase no apenas vender animais, mas estimular a
gerao de negcios (MELO NETO, 2007).

Eventos de grande porte


Caracterizada pela associao das marcas a um grande evento, por exemplo, a
Pizza Hut associou o seu nome ao futebol, considerado esporte nmero um no mundo,
e ao jogador Pel, tambm considerado o nmero um. Outras grandes empresas como
IBM, McDonalds, General Motors etc., tambm investem para associar suas marcas a
grandes modalidades de esportes como tnis, automobilismo, basquete e outros, pois
se tratam de esportes que so praticados em todo mundo.

O marketing de grandes eventos atrai a imaginao das pessoas e nos permite


moldar nossas imagens conforme o esprito do nosso pblico-alvo. Associando-nos
ao futebol e a Pel, obtemos a imagem que procuramos (LORELLI apud MELO NETO,
2007, p. 25).

Os eventos de pequeno porte tambm exercem grande impacto na mdia e


atraem um grande pblico. Ao contrrio do marketing para grandes eventos, eles tm
como finalidade atrair clientes, oferecendo muitas opes de lazer e entretenimento
para a comunidade local.

Esses eventos recebem o patrocnio das empresas locais e grande apoio da co-
munidade. Geralmente so festas e shows infantis, festas de confraternizao etc. Os
investimentos ficam a cargo do dono do negcio, comerciantes e empresrios de su-
cesso da prpria regio, e que agora retribuem a cidade com esses eventos com a fina-
lidade de manter bons relacionamentos com a comunidade.
Marketing de eventos

Como vender o evento


A maneira mais utilizada a venda do patrocnio ou copatrocnio. Outra maneira
a venda do direito do uso da marca do evento. Em aes de publicidade, um exemplo
quando a Varig anuncia que a transportadora oficial das delegaes esportivas em

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eventos como a Olimpada. Outra forma a venda do licenciamento; aqui as empresas
comercializam seus produtos com logotipo do evento.

Nas feiras e congressos predominam a venda de estandes. Em empresas de servi-


os pblicos, como servio de telefonia, correios, so utilizados os postos de servios.
Nos eventos esportivos a venda de publicidade geralmente ocorre no local.

comum a troca de servio, como, por exemplo, uma empresa mdica prestar
atendimento grtis numa feira e ganhar a permisso de se instalar no local. Com as
empresas de som, instalao, montagem de palcos, tambm ocorre negociao de re-
duo de preo mediante a permisso de instalar placas publicitrias.

Vender um evento no tarefa fcil, e para que isso acontea necessrio uma
relao custo-benefcio e o projeto do evento precisa estar adequado ao perfil da em-
presa patrocinadora. O valor do patrocnio deve acompanhar o tamanho do pblico
previsto para o evento e, com isso, a publicidade gerada por tal acontecimento.

As empresas patrocinadoras geralmente recebem os projetos para os eventos na


metade do ano, para realizar o evento no ano seguinte.

No caso de macroeventos, sempre h a parceria com patrocinadores top como


IBM, Coca-Cola, Mastercard, Ford, GM, entre outros.

Algumas categorias de grandes empresas escolhidas para o patrocnio so as


de bancos, companhias areas, seguros, servios financeiros e minerao. Cada vez
maior o nmero de empresas top que participam dos eventos, pois sabem que eles
so de continuidade assegurada, como Copa do Mundo, Olimpada, campeonatos de
automobilismo etc. A Coca-Cola se utiliza da estratgia de ser patrocinadora oficial da
Copa do Mundo de futebol, contribuindo para consolidar sua imagem junto a esse
grande evento. Um evento dessa magnitude envolve uma variedade de parcerias e o
nmero de espaos publicitrios limitado. Para facilitar essa distribuio, os patroci-
nadores foram divididos em quatro categorias:

Os patrocinadores oficiais so os apoiadores financeiros (Coca-Cola, Master-


card).

Os parceiros oficiais, envolvidos diretamente na organizao, atravs de presta-


o de servios (Danone, Telecom).

Os fornecedores de servios e produtos oficiais, empresas que compraram o


Marketing de eventos

direito de promover seus produtos como marcas oficiais do evento (pneus,


pilhas).

As empresas agregadas so as que disponibilizam seus servios aos participan-


tes do evento (hotis , transportes).

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Os patrocinadores oficiais fornecem o apoio financeiro; os parceiros oficiais do
apoio de gesto; os fornecedores de produtos e servios, apoio do produto; e empre-
sas agregadoras do apoio logstico.

Pode-se contar ainda com o apoio governamental, como prefeituras, governos


dos estados, com servios do Corpo de Bombeiros, Polcia Militar, pois um espao de
melhoria de imagem junto comunidade.

Exemplo de promoo de um evento


Associada criatividade, a cada dia novas maneiras de promover um evento so
apresentadas.

A imaginao dos americanos comprovou que possvel inovar: quando sedia-


ram a Copa de 94, determinaram que fariam um megaevento quando do sorteio das
chaves.

Suas principais aes foram:

Contrataram um grande apresentador e estrelas da msica como Elton John,


Rod Stewart, estrelas do cinema como Sylvester Stallone e Schwarzenegger.

Divulgao aos patrocinadores de que o evento atrairia em mdia 50 milhes


de pessoas.

Escolha da cidade de Las Vegas como local para o evento, no Hotel Caesars
Palace.

Envio de mais de 900 convites para a imprensa local e mundial.

Escolha de um horrio que possibilitasse o maior nmero de telespectadores


de todo o mundo, ao meio-dia.

Durante o evento, cenas das cidades que sediaram a copa foram exibidas, com
dicas de alojamentos e diverso para os visitantes.

Pacotes tursticos foram disponibilizados para os visitantes.

Um evento que antecede um evento maior ajuda a promover o evento principal,


pois cria expectativas no pblico, e como se trata de Copa do Mundo, a presena da
Marketing de eventos

mdia macia.

A presena de celebridades da msica e cinema, de autoridades locais, represen-


tantes, patrocinadores, so estratgias que foram utilizadas para anteceder o evento
maior, e essa estratgia comea a ser utilizada por todos os pases, cada um querendo

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reunir um maior pblico, para superar o evento anterior. O sorteio passa a se transfor-
mar num grande evento, ou seja, cria diverso para o pblico, e o sorteio visto como
entretenimento corresponde a 70% do sucesso do evento.

Segundo Melo Neto (2007, p. 78), Um bom evento comea antes, bem antes do
seu incio propriamente dito, e um sorteio poder ajudar muito.

Sucesso de um evento
Um evento marcado pela oportunidade de maior comunicao entre os patro-
cinadores e o consumidor.

Muitas vezes essa interao feita atravs da distribuio de brindes durante os


eventos, fazendo com que a marca seja parte integrante dele. Nesse caso, o consumi-
dor ter a oportunidade de entrar em contato com o produto, admirar seu visual, criar
interesse e, com isso, j se estabelece maior contato com o patrocinador, o que gera
maior conscincia do consumidor em relao marca.

Em muitos eventos, a entrada a embalagem de determinado produto que pode


ser trocado por ingresso, e temos a a associao patrocinador-produto-evento-cliente.

H casos ainda em que o produto consumido por um atleta, associando ao pro-


duto o alto desempenho desse profissional, criando assim uma interao entre marca-
-atleta-pblico-evento.

Outra estratgia a prestao de servios exclusivos a clientes especiais, como


transporte grtis, venda de ingresso a domiclio, com o objetivo de fidelizar esses
clientes.

Colocar a marca em locais de destaque no evento tambm proporciona grande


interao com o pblico.

Plano de marketing
Um exemplo de inovao na rea de promoo de eventos foi apresentado nas
Olimpadas de Sydney, em 2000, na Austrlia, pois alm do patrocnio para o evento, foi
Marketing de eventos

apresentado um plano com durao de quatro anos. Embora esse seja um evento que
atraia pessoas do mundo inteiro, sua durao de apenas 14 dias, sua relao custo-
-benefcio se pauta nessa grande audincia.

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Mas quando pensamos no tempo de exposio das marcas, vemos que o custo
alto para to poucos dias. Foi a que a equipe australiana de marketing sugeriu que
eram possveis maiores vantagens, desde que se pensasse em novas estratgias.

As estratgias foram apresentadas da seguinte maneira:

As Olimpadas vo comear em 1997, com nfase nos 30 mil anos dos aborge-
nes australianos com a Olimpada Cultural Sonhos.

Em 1998, os Jogos de Inverno no Japo e a Olimpada Cultural Mar de


Mudana.

Em 1999, diversos campeonatos na Austrlia e a olimpada cultural, Alcanan-


do o Mundo (MELO NETO, 2007, p. 116).

Em 2000, a Olimpada de Sydney.

Com isso, os patrocinadores tiveram a oportunidade de associar suas marcas a


um projeto com durao maior, alm da promoo do esporte pelo mundo, pois cria-
ram grande expectativa para o evento maior que ocorreria em 2000, as Olimpadas de
Sydney.

Essa foi a primeira vez que um plano to criativo foi apresentado e foi chamado de
Quadrinio Olmpico (MELO NETO, 2007, p. 116).

Outro projeto interessante de estratgia de mercado foi desenvolvido pela marca


Puma, fabricante de calados esportivos. A empresa promoveu o futebol de rua no
Brasil.

O evento iniciou no sul do pas e depois atingiu o nvel nacional. O projeto foi
desenvolvido nas seguintes etapas:

Lanamento do Puma Street Soccer Cup no Brasil.

Difuso da prtica do futebol de rua.

Participao de equipe brasileira no evento mundial.

Institucionalizao do futebol de rua como prtica desportiva.

A estratgia criada teve um grande toque de inovao, pois difundiu essa modali-
dade esportiva num pas bastante promissor para a marca, visto que o Brasil o quarto
Marketing de eventos

maior mercado desses produtos. Com essa ao a empresa assegura sua liderana, co-
locando sua marca em grande destaque.

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A mdia nos eventos
Os eventos esportivos ocupam cada vez mais os espaos na mdia, e as TVs inves-
tem mais a cada ano, incluindo as TVs a cabo, que j observaram essa grande oportuni-
dade. Alguns eventos entram na briga para o ganho de exclusividade pelos canais de
televiso, como o caso do automobilismo, amistosos da seleo brasileira de futebol
e muitos outros, pois o esporte vende cada vez mais e seu atletas ajudam a divulgar
esse evento.

Por atrair a ateno do grande pblico, esses eventos geram retorno para seus
patrocinadores ao apresentar caractersticas como:

So eventos com grandes audincias.

So apresentados em horrios nobres.

So excelentes alternativas de merchandising.

Renem grandes atraes, que so os atletas.

Para isso, as TVs contratam os melhores comentaristas esportivos e investem na


sofisticao das imagens. Fora isso, incluem diariamente em suas programaes cha-
madas oportunas para os eventos.

Um megaevento costuma gerar muitos negcios com vendas de ingressos, reco-


lhimento de impostos, venda de produtos e ainda com a ocupao de hotis.

A grande final do futebol americano um exemplo de grande audincia por todo


o mundo e algumas empresas veiculam suas propagandas nos intervalos dos jogos e
com isso ganham muito prestgio. Como os eventos so grandes espetculos os co-
merciais tambm devem acompanhar a grandeza do evento. E os segmentos que mais
crescem so o de telefonia celular, TVs a cabo, computadores de uso pessoal, cerveja,
refrigerantes, bancos etc.

O evento visto como mdia apresenta as seguintes caractersticas:

Maximizao da exposio do produto ou marca.

Grande impacto sobre a audincia.

Otimizao do poder da comunicao com o pblico.


Marketing de eventos

Alto poder de imagem.

Vincular uma marca a um grande evento diante da audincia de milhares de pes-


soas aperfeioar o poder de comunicao com esse grande pblico. A transmisso
de um megaevento pela televiso muito valorizada quando se fala em direitos televi-
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sivos, pois seu valor proporcional ao nmero de patrocinadores desse evento e pode
ser considerado um bom produto para TV quando:

de grande audincia;

seu perodo de exposio extenso;

de alcance mundial;

tem grandes atraes.

Os eventos de longa durao so muito procurados pelas TVs, pois apresentam


grandes retornos como no caso de Olimpadas e Copas do Mundo, por exemplo. A
venda de patrocnio facilitada, pois possvel, por sua longa durao e a insero de
vrias propagandas.

Como o esporte um timo produto para comercializao, hoje as TVs tm gran-


des investimentos nas programaes esportivas. As TVs por assinatura tambm tm
realizado um grande investimento no esporte, e muitas contam com canais exclusivos
para essa programao, incluindo campeonatos de futebol argentino, ingls, espa-
nhol, italiano, holands, alemo, futebol no mundo, alm do Campeonato Brasileiro,
Copa do Brasil e os campeonatos regionais, como paranaense, carioca, paulista etc. A
transmisso exclusiva de eventos esportivos torna-se cada dia mais estratgica atravs
das TVs por assinatura, visto que as TVs abertas apresentam pouco crescimento.

Eventos de sucesso
Alguns eventos fazem parte do rol dos mais bem-sucedidos, como o caso do Free
Jazz Festival1, inicialmente voltado para apresentaes de artistas de Jazz e que com o
passar dos anos foi incorporando outros ritmos.

Conforme Melo Neto (2007, p. 189), o evento foi lanado em 1984, tendo como
principal patrocinador a Souza Cruz e outros copatrocinadores, como Carto Nacional,
Shell, Banrisul, Philips e Varig. Esse evento foi realizado no Rio de Janeiro, So Paulo
e Porto Alegre, e com o objetivo de atrair um grande pblico seus ingressos foram
vendidos a preos populares. Os msicos que so grandes astros, contribuindo para
atrair o grande pblico. Por ser um evento que gera ganhos expressivos para os seus
patrocinadores, considerado um evento de sucesso. O festival aconteceu por mais de
Marketing de eventos

dez anos e proporcionou mais de 400 horas de msica e lazer.

Outro evento o do Parque Villa-Lobos, localizado em So Paulo numa rea de


700 mil metros quadrados, onde acontecem muitos eventos, e tem como foco princi-
1
A partir de 2003, por conta de uma lei anti-tabagista o Free Jazz Festival teve seu nome mudado para Tim Festival. Essa lei probe que empresas de tabaco
patrocinem eventos culturais, e como o nome Free vem de uma marca de cigarros da empresa Souza Cruz, tiveram que mudar de nome. A ltima edio do
Tim Festival ocorreu em 2008.
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pal a diverso infantil. O maior evento ocorrido foi O Mundo da Fantasia, que reuniu
milhares de crianas com apresentao de um musical da Walt Disney Company. O que
contribuiu para o sucesso foi a localizao, pois o espao privilegiado e contou com
uma produo indita no Brasil, a da Walt Disney,. Pde tambm contar com infraes-
trutura adequada e investidores permanentes. A ideia realizar no parque eventos
ligados recreao infantil.

O principal evento de motociclismo conhecido como Enduro da Independn-


cia soma-se lista dos mais bem-sucedidos, pois considerado o maior enduro do
mundo. O evento alavanca a venda de motocicletas e seus patrocinadores como a
Lubrax, o grupo Renasce, a Coca-cola e a Honda movimentam milhes de dlares, de
acordo com Melo Neto (2007, p. 196). Equipes internacionais abrilhantam o evento,
que tambm serve de oportunidade para o lanamento de novas marcas. Realizado
sempre no dia 7 de setembro, data da Independncia do Brasil, o enduro faz o trajeto
das cidades histricas mineiras, lembrando a passagem dos inconfidentes, percorren-
do o trecho Rio de Janeiro Belo Horizonte. Alm de contar com trajeto de grande
beleza natural, conta com alta tecnologia e a grande habilidade dos participantes.
Considerado um evento de sucesso, pois ganha adeptos no mundo inteiro, alavanca
muitos negcios e realizado numa data importante para o pas, alm de reunir uma
grande equipe internacional.

Tecnologia nos eventos


A tecnologia tomou conta do palco nos eventos de dana e teatro. A computao
interativa disponibiliza uma nova dinmica para o desempenho dos atores. Essa evolu-
o pode ser observada com a ampliao da linguagem cnica, em que o movimento do
artista ampliado atravs do uso de sensores acionados pela luz, cmeras pticas, tcni-
cas de projeo. O som, a luz, a dana, os filmes e vdeos se unem para apresentar ao p-
blico uma performance interativa e inovadora, na qual a plateia interage com os atores.
O que antes era funo dos coregrafos e tcnicos passa a ser definido pelos atores do
espetculo, pois estes dispem de sensores instalados no corpo, controlam a luz, o som
e as imagens, sem contar a grande interao que estabelece com o pblico.

O ambiente de criao amplia e passa a contar com o grande pblico e especia-


listas que assistem aos ensaios pela internet. Essa inovao conta com um ambien-
te que se expandiu para as telas dos computadores e os softwares enriquecem os
Marketing de eventos

movimentos.

Outra inovao so os eventos virtuais que permitem atravs de sites e links par-
ticipar de feiras de negcios. A vantagem que no se utiliza dos espaos necessrios
para as feiras convencionais, estandes etc., e sua durao ultrapassa os calendrios
normais.

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Algumas vantagens desse tipo de evento podem ser listadas:

Permitem acesso a visitantes que por alguma razo no compareceram.

O acesso rpido e ilimitado.

Participao em conferncias por meio de chats.

Os negcios podem acontecer durante todo ano.

As mudanas nos estandes podem ser feitas constantemente.

Podem circular cerca de 30 mil visitantes.

Esses eventos so considerados promissores e com o avano da tecnologia se


espera inovaes a cada momento.

Texto complementar

Marketing esportivo: definies e conceitos


(ARENA, 2010)

O marketing esportivo uma ferramenta utilizada para comunicar-se com


clientes, prospects, colaboradores e comunidade. Tem o esporte como forma de con-
tato com o target e, portanto, ligado diretamente emoo, paixo.

Esse o grande diferencial com relao s demais ferramentas de comunica-


o. Utilizado de forma precisa, o marketing esportivo agrega fora marca ou
empresa por meio do simbolismo com os valores do esporte, como superao, tra-
balho em equipe e liderana, inerentes tambm ao sucesso na vida corporativa e s
caractersticas de cada corporao. Sendo assim, empresas de tecnologia buscam se
associar ao automobilismo e empresas cujos produtos so de luxo, a esportes como
tnis e golfe, por exemplo.

O marketing esportivo tem como vantagem o fato de impactar um consumidor


relaxado, em meio ao programa, e no nos intervalos. Dessa forma, a empresa que
Marketing de eventos

faz uso dessa estratgia de comunicao percebida no como uma anunciante,


mas sim como uma parceira, que permite com que os campeonatos ou times patro-
cinados possam ter sucesso e continuidade. Mais do que isso, ainda h uma lealdade
muito maior a empresas que detm esta imagem. Por exemplo, na Nascar, categoria

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do automobilismo americano, h uma lealdade de 72% aos patrocinadores. Ou seja,
72% dos fs da categoria assumem comprar um produto de um patrocinador em
detrimento a um no patrocinador.

Alm de ser uma forma de comunicao saudvel, envolve sentimentos de uma


grandeza insupervel que s o esporte pode oferecer. Adrenalina, alegria, conquista,
vibrao e emoo so alguns dos elementos que fazem da atividade um misto de
aventura e poder.

No se pode esquecer o papel dos dolos, que, nesse processo, so os verdadei-


ros porta-vozes do mercado, com suas mensagens traduzidas em forma de talentos
esportivos.

Eventos como os Jogos Olmpicos, Copa do Mundo e Superbowl, que atraem


bilhes de espectadores ao redor do mundo, so bons exemplos de como o esporte
surge como uma excelente forma, diferenciada, de atingir objetivos de marketing
propostos pelas empresas. Esporte produz entretenimento, produz paixo. Mas
uma indstria e deve ser administrada como um negcio.

Atividades

1. Como podemos entender o marketing de eventos?

2. Quais as questes que devem estar presentes nas aes de marketing?


Marketing de eventos

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Ampliando conhecimentos

Recomenda-se a leitura do captulo 2, Uma nova viso do conceito de evento, do


livro Marketing de Eventos, de Francisco Paulo de Melo Neto, em que o autor estabelece
uma interao entre eventos, marketing, negcio e consumidores.

Gabarito

1. Como uma ao envolvendo patrocinadores, consumidores, negcios e mar-


ca. Os patrocinadores realizam negcios a partir da associao das marcas aos
eventos, onde so reunidos um pblico potencial para que se venda mais o
produto.

2. Qual produto que se est vendendo; qual o oramento disponvel; qual o mer-
cado a ser atingido; o que comunicar; como comunicar; quando comunicar e
em qual mdia.

Referncias

ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul: Educs, 2002.

ARENA Marketing Esportivo. Marketing Esportivo: definies e conceitos. Disponvel


em: <www.arenasports.com.br/mktesportivo.asp>. Acesso em: 12 set. 2010.

FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos uma alavanca de neg-
cios. So Paulo: Aleph, 2010.

MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em Eventos. So Paulo: Contexto,


2007.

VELOSO, Dirceu. Organizao de Eventos e Solenidades. Goinia: AB, 2001.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organizao e Eventos. So Paulo: Atlas, 2004.


Marketing de eventos

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