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Curiosidades:
Anfiteatro de Pompeia:
o mais antigo que se conhece;
o eventos relacionados com desporto e lutas de gladiadores.
Circo Máximo de Roma:
o Circus maximus;
o Hoje em dia só pode ser reconhecido pelo traçado.
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Desde a Grécia Antiga que o Homem se desloca/viaja motivado por acontecimentos
programados, no tempo e no espaço.
Únicos
Interações
Pessoais Perecíveis
Intensidade
Intangíveis de
trabalhos 2
Calendário
Exato
Tipos de Eventos
Critérios:
Dimensão:
Pequenos
(100 a 500 pax)
Eventos Locais/
Regionais
Médios
Eventos (500 a 300 pax)
Hallmark
(> 100 000
Grandes pax)
(3000 a 8000
pax) Mega Eventos
(> 100 000
pax)
Finalidade:
o Institucional: Desenvolver, manter ou aperfeiçoar a imagem da organização.
o Promocional: Vender e divulgar produtos ou serviços.
Periodicidade:
o Esporádicos: Sem uma data definida e concreta, realizam-se quando é do
interesse da organização.
o Periódicos: Têm uma periodicidade fixa (1 vez por mês, 1 vez por ano, …)
o De Oportunidade: Desenvolvidos no âmbito da ação externa.
Lucro:
o Com Fins Lucrativos: com finalidade de gerar lucros;
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o Sem Fins Lucrativos: financiados pelo organizador e não tem como objetivo
gerar lucro.
Público:
o Corporativos: realizados para o público interno da organização
Organizados pela própria organização: com recursos financeiros
Participação em eventos criados por outras organizações: através de
patrocíneos/apoios de forma a verem o seu nome associado ao evento.
o Para o consumidor: voltados para os consumidores
Genéricos;
Dirigidos/ Específicos.
Área de Interesse:
o Culturais (festivais, carnavais, …)
o Políticos (visitas VIP, cimeiras, …)
o Artísticos e Entretenimento (concertos, entregas de prémios, …)
o Negócios e Comércio (reuniões, convenções, …)
o Privados (casamentos, festas, …)
o Recreativos (jogos, desportos, …)
o Competições Desportivas (profissionais/amadoras)
o Científicos e Educativos
Destino;
Turista;
População local.
Evento
Alta
Escala dos Impactes
Baixa
Baixa Local Regional HallMarket Mega
Dimensão do evento
Tendências 2016
Crowd Streaming;
Match-making 2.0 networking;
Plataformas on-line de eventos;
Embaixadores de redes sociais;
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Recrutamento on-line;
WedTech;
Pagamentos sem dinheiro;
Segurança;
Digital Swag Hags (brindes/ofertas);
Audio BeaCons.
Tendências 2017
Realidade Mista
o Interseção entre a realidade e o virtual;
o Criação de uma 3ª realidade de interação;
o Preservação da interação one-to-one mesmo à distância.
Drone Streaming
o Novos pontos de vista para os participantes remotos dos eventos.
Live Tech
o Fornecer feedback em tempo real;
o Realizar análises ao vivo;
o Criar oportunidades de venda.
Economia Partilhada
o Grande buzzword para a industria em todo o mundo;
o Serviços como UBER, LYFT, AIRBNB.
Feiras/Exposições empresariais
o Promover contratos mais sólidos (ex: parceiros, patrocíneos);
o Oferecer a tangibilidade que as empresas on-line não conseguem.
Crowd Thinking
o Croud funding, cround sourcing são conceitos cada vezm ais comuns;
o O desafio é a co-criação.
‘’Não’’ aos lugares vazios
o Os profissionais de eventos vão direcionar-se para mercados secundários;
o Capacitar os participantes a trocar bilhetes, enquanto se monitoriza, em
tempo real, o que está a acontecer com os check ins e quem estará presente
no evento.
Corcierge Artificial
o Inteligência artificial, principalmente na forma de chatbots;
o As apps para telemóveis podem desaparecer em favor de uma interface mais
simples, que reage com base nas nossas necessidades.
Tecnologia Tátil
o Soluções tecnológicas simples que apelam aos 5 sentidos;
o Experiências Tangíveis.
Diversidade
o A diversificação de artistas/oradores significa mudança de mentalidades;
o Significa enviar uma mensagem aos participantes.
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2.1.) A tríade do planeamento de Eventos: Pré-Evento, Evento, Pós-
Evento
Evento – Monitorização – ‘’determinar o que tem de ser feito e como deve ser feito’’
Objetivos:
Exemplos:
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Análise da Situação:
EXTERNA:
o Mercados/ Programas/ Promoção/ Calendário/ Preço/ Outros
Político- Legais;
Económicos;
Socioculturais (religião, comportamentos, interesses);
Tecnológicos;
Demográficos;
Ambiente (políticas verdes, etc.);
Concorrência.
INTERNA:
o Percursos/Organização
Capacidade de Gestão;
Relação com os Fornecedores;
Programa do Evento;
Acesso à Tecnologia;
Recursos Financeiros;
Reputação do Evento;
Relação Institucional;
Patrocinadores.
Escolha de Estratégias:
Organização
Objetivos
Gestão
Patrocinadores Comunidade
e Espectadores
EVENTO
Promoção
Anúncios
Equipas de Patrocinadores
Trabalho
Media
Conceito/Tema:
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2.3.) Principais Etapas do processo de Planeamento de Eventos
1. Definição dos Objetivos (Gerais e Específicos);
4. Local e Ambientes;
9. Orçamentação Final;
2. Especificação do Público-Alvo:
- de acordo com os objetivos definidos;
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- ‘’Controlável’’: ponderação do orçamento e recursos disponíveis;
- Acessível: identificação das suas necessidades, interesses e expectativas para a captação
de canais de distribuição e marketing;
- Substancial: definição do número aceitável de pessoas a atingir;
- Mensurável: género, idade, etc. Segmentação:
3. Data e Horários:
- Definir a melhor altura para a realização/base do trabalho;
- Verificar aspetos como: feriados, eventos concorrentes, épocas altas e baixas e datas
comemorativas;
- Identificar dias da semana mais adequadas;
- Averiguar disponibilidades.
4. Local e Ambientes:
- Gerais:
Objetivos do evento;
Interesses e expectativas do público-alvo;
Disponibilidade do espaço;
Local compatível com o orçamento disponível – avaliar custo/benifício;
Ter, no mínimo, 3 opções em carteira.
- Específicos:
Tamanho e capacidade (pessoal, equipamentos, número de lugares);
Equipamentos disponíveis;
Centralidade: transportes, alojamento, restauração;
Visibilidade/Histórico;
Outros serviços: compras, atrações, serviços, saúde;
Outras considerações: segurança. Índice de crime, regime político. Condições
climatéricas, ambiente.
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Esta etapa implica sempre uma visita de inspeção ao local por forma a avaliar todos os elementos
in loco. Escala de avaliação: 1- Fraco; 2- Suficiente; 3- Excelente
5. Programa:
I. Definição do programa Externo (público-alvo) – programa provisório
a. Título/tema (do evento/das atividades);
b. Atividades/Conteúdos;
c. Datas/Horários (especificados: inicio, fim, intervalo);
d. Serviços (refeições, transportes, animação, …)
e. Preço (condições de pagamento)
II. Definição do programa interno (planeamento logístico)
a. Prioridades, responsabilidades (para cada elemento da equipa)
Das
Título/Tema/
xH às Descrição Finalidade Responsável Material Custos Observações
Atividade
yH
6. Orçamentação:
Rápida e de fácil visualização da situação de caixa do evento, num espaço temporal
determinado (no dia, na semana, no mês ou no ano)
Deverá ser expresso em várias alternativas para o estudo, avaliação e decisão final.
I. Recursos Humanos:
a. Determinar a necessidade de pessoal;
b. Descrever funções;
c. Elaborar orçamento;
d. Efetuar recrutamento e seleção;
e. Monitorizar e avaliar desempenho.
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Equipas:
De Organização:
o Desenvolver o planeamento estratégico e estruturação organizacional;
o Definir o programa operacional;
o Acompanhar e coordenar as restantes equipas de trabalho.
De Manutenção:
o Contratar o local do evento;
o Definir espaços para cada programação;
o Controlar serviços de suporte e logística;
Apoios de palco, sincronização, tendas, serviço médico, segurança, trânsito,...
o Fornecer recursos aos intervenientes e participantes
De Comunicação:
ANTES
o Preparar correspondências diversas de divulgação:
Padronização, apresentação gráfica, prazos para resposta
o Definir meios e formas de comunicação/divulgação:
Folhetos, flyers, site oficial, facebook
o Articular contacto com os media:
Jormais, editoras, livraria
o Definir a programação visual:
Bonners, faixas, placas
o Preparar o material gráfico:
Programas, folhetos, flyers, convites, contratos, envelopes, …
o Preparar o material para ser entregue aos participantes:
Brindes, pastas, merchandising
o Preparar acessória de imprensa:
Fotos, convites, informação acerca dos intervenientes
DEPOIS
o Enviar cartão ou cartas de agradecimento aos apoiantes e patrocinadores envolvidos na
organização do evento;
o Realizar a manutenção dos contactos dos participantes/fidelização dos clientes.
De Tesouraria:
o Contratar possíveis apoiantes e patrocinadores;
o Gestão de administração financeira:
Contratação de serviços de terceiros, propostas e orçamentos
o Emitir recibos;
o Fazer compras e pagamentos diversos:
Material de secretaria, para decoração, etc.
o Realizar reembolso
De Secretaria:
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o Fornecer informações diversas;
o Receber inscrições, fazer a credenciação e entregar materiais aos participantes;
o Controlar os serviços de apoio aos participantes:
Alojamento, transporte, alimentação
o Planear sessões solenes:
Abertura, encerramento, convites
o Lidar com todos os aspetos jurídicos:
Marcas, patentes, contratos, acordos, autorizações
o Designar rececionistas/hospedeiros e definir fardamento;
o Recolher dúvidas/sugestões que forem surgindo;
o Distribuir questionários de avaliação do evento;
o Analisar as informações recolhidas:
Intervenientes, participantes, equipas de trabalho
o Elaborar o relatório final.
Por parte das entidades patrocinadoras: um aumento de visibilidade junto ao seu publico
alvo, num ambiente propício ao contacto com os seus produtos/serviços.
Por parte das entidades patrocinadas: uma oportunidade de reduzidos custos de produção
do evento, podendo aumentar a exposição aos media e ais serviços gratuitos.
Benefícios/Vantagens:
o Acesso a mercados-alvo específicos;
o Identificação do produto com um estilo de vida;
o Demonstração dos atributos de um produto;
o Aumento da possibilidade de vendas.
Meios:
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9. Orcamentação final
Indicar todos os custos e receitas previsionais;
Verificar o orçamento preliminar e proceder a ajustes (procedimento de controlo);
Estar atento às condições previstas: modalidades de pagamento, condições de
cancelamento, validade.
Determinar o break-even-point.
Ponto crítico em valor (Vo) =
Pós Evento
Employers Suppliers
Society
Manager
COMPANY Government
Shareholder
Owners
Creditors s
Costumer
s
Através de:
12. Implementação
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Indicadores: Pesquisa Qualitativa:
Relatório Final:
“Os eventos são uma oportunidade única para comunicar os valores, a cultura de uma cidade, de
um país, mas também de uma instituição pública ou privada. Oferecem oportunidade de
comunicação não só aos organizadores, mas também a governos e instituições de diversos
setores, como por exemplo os patrocinadores/mecenas, mas também instituições que trabalham
ao nível do comércio e turismo.”
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3 B’s:
Bom Senso
Bom Gosto
1) Imagem e Indumentária:
Traje informal;
Traje casual;
Traje de passeio;
Traje civil de cerimónia ou receções sociais.
Vestir: discretamente; com sobriedade; ter sentido de oportunidade: de acordo com o local,
pessoa de contacto ou tipo de evento.
Caminhar: passos firmes e moderados; levantar o pé, sem arrastar; cabeça erguida, sem altivez;
balancear harmoniosamente.
Sentar: corpo próximo das costas da cabeira; senhoras: joelhos juntos; senhores: subir as calças
ao sentar.
2) Apresentação e Cumprimento:
3) Tratamento e Endereçamento:
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4) Bandeiras:
6) Refeições Formais:
À Inglesa: À Francesa:
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Em mesa redonda: Mesa em ‘’U’’:
Presidência
Conferência: Exposição feita por uma autoridade em determinado assunto para um grande
número de pessoas, exige a presença de um presidente na mesa para condução dos trabalhos; um
ou mais especialistas para desenvolver um determinado tema, com tempo previamente
estabelecido, os apartes não são permitidos e nem existe debate no fim da exposição.
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Palestra: tem o objetivo de apresentar de forma sucinta alguma novidade, por isso possui uma
curta duração. A plateia é relativamente pequena e possui um conhecimento prévio sobre o tema
em questão. Pode-se dizer que a palestra é como a capa de um jornal: tem-se apenas aos
machetes.
Debate: discussão entre duas pessoas de opiniões diferentes sobre um tema ou assunto. Exige a
presença de um mediador, que estabelece e controla o tempo de exposição de cada orador. O
público pode ou não participar e o debate pode ser transmitido através de meios de comunicação.
Mesa redonda: é uma reunião do tipo clássico, preparada e construída por um coordenador, que
funciona como elemento moderador, orientando a discussão para que ela se mantenha sempre
em torno do tema principal. Os expositores têm um tempo limitado para apresentar ideias e para
o debate posterior. Normalmente a mesa-redonda está inserida em eventos mais abrangentes. É
utilizada quando o assunto ainda não está consolidado e suscita discussões.
Simpósio: Visa informar as novidades sobre determinado assunto ou setor, o público não
participa mas pode apresentar dúvidas e pedir esclarecimentos no fim da exposição.
Convenções: É um instrumento importante que as empresas utilizam para estimular o seu corpo
de funcionários. Tem a mesma estrutura de um congresso, embora, neste caso, haja ligação entre
os participantes. Em geral, a convenção termina com um evento social.
Fórum: Um tema mestre é abordado numa reunião menos formal, onde há livre manifestação de
ideias e interação entre palestrantes e público.
Workshops: Tem carácter de treino – consiste em aprofundar uma discussão sobre temas
específicos e, para tal, apresenta casos prévios. O público participa intensamente. A dinâmica de
sessão divide-se em três momentos: exposição, discussão em grupos e conclusão.
Gestão de Reclamações/Sugestões
Principais reclamações são acerca de:
Local ou localização:
o Selecionar locais de fácil acesso;
o Promover sistemas de transportes frequentes e confortáveis;
Problemas de estacionamento:
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o Promover sistemas de transportes frequentes e confortáveis (transferes).
Serviço ineficiente:
o Fidelização de parceiros e fornecedores eficientes.
Concorrência de outros eventos:
o Investigação prévia durante o pré-evento.
1- Pensar positivamente
Tente pensar na reclamação como um presente;
Oportunidade de corrigir o que está menos bem;
Possibilidade de evitar a situação se agrave;
Ocasião para fidelizar clientes.
2- Parar tudo
Os participantes precisam que a organização demonstre atenção e preocupação.
3- Ouvir
Certifique-se que reúne todos os factos acerca da reclamação
Dê ao participante a oportunidade de desabafar a sua raiva e frustração.
4- Manter a calma
É natural que se sinta na defensiva, mas tente lembrar-se que não é um ataque pessoal
e nunca contra argumente com exaltação.
Se as tensões estão altas e se potencialmente não está a conseguir lidar com a situação,
é preferível passar o caso a um colega/gerente.
5- Lugar do cliente
A reclamação também não é uma situação agradável para o cliente;
Olhar para toda a situação e partir do ponto de vista do cliente.
6- Perguntar
Faça perguntas para ter a certeza que compreendeu todos os factos de reclamação;
Se for necessário recapitule para esclarecer o que não ficou claro.
7- Pedir desculpa
Se a queixa é justificada, desde logo, um pedido de desculpas sincero;
É importante passar a mensagem de que assume o erro;
Se a queixa não se justifica, pode tentar dar a volta ao assunto e criar empatia com o
cliente;
8- Não passar a culpa
Quem reclama quer ver o problema resolvido, não lhe interessa ouvir alguém a ‘passar
a bola’
É uma atitude pouco profissional e não resolve nada.
9- Combinar/acordar soluções
Depois de reunir todas as informações, já era possível pensar em soluções para o(s)
problema(s) apresentado(s);
Às vezes pode ser apropriado perguntar ao cliente como corrigiria a situação.
10- Resolver a situação
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Depois de acordada a solução, é importante passar à ação de imediato (se possível);
Idealmente, a pessoa que tenha gerido a reclamação deve manter o principal meio de
contacto.
11- Future Proof
Certifique-se de que toda a equipa é informada acerca das reclamações ocorridas;
Divulgue as medidas tomadas para colmatar o(s) erro(s);
Alerta para repensar e redesenhar futuros eventos.
Hoje em dia Muitos meios diferentes: E-mail, redes sociais, telefone ou cara-a-cara.
Tem de pensar-se sobre o que se quer transmitir, analisar o que se quer que as pessoas sintam,
pensem ou digam a seguir ao evento.
O relacionamento com um participante pode começar muitos meses antes do evento. A partir
dessa data, é importante garantir a manutenção desse contacto.
Tem de antecipar-se cada necessidade e garantir uma experiência positiva do início ao fim,
construir relacionamentos duradouros com os clientes.
O sorriso
Linguagem corporal, boas maneiras e tom. Pequenos toques que não custam nada, mas que
fazem toda a diferença.
Toques pessoais
São necessárias 12 experiências de serviço positivo para compensar uma má experiência. 91% dos
clientes insatisfeitos nunca mais voltará.
Ultimas impressões
Os seus pés podem estar prestes a rebentar, mas a sua despedida para o último convidado deve
ser tão quente quanto a receção.
Impressões duradouras
É 14x mais fácil vender algo a um cliente feliz do que garantir um novo cliente. Para além disso,
clientes felizes são embaixadores do evento, com uma chance de 48% de espalhar a palavra.
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Criar FOME nos potenciais participantes
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