PLANEJAMENTO E ORGANIZAO DE EVENTOS

FACILITADORA: ROSNGELA ANDRADE PESSA

INTRODUO

Poucas coisas tocam to profundamente o ser humano como as cerimnias protocolares e cvicas. Elas representam um desafio constante

criatividade e resistncia fsico - emocional das pessoas, porque quanto mais bem planejada, organizada, bela, mais elas nos marcam, mais ficam em nossa recordao. ambas so eventos. Quem no chora na abertura dos Jogos Olmpicos? Ou na Copa do Mundo? Quem no sente aquele frio no estmago, com o toque do Hino nacional de sua Ptria? E com a msica de uma Banda? Isso evento. Quem no se emociona quando seu nome citado para compor uma mesa diretora? E se seus passos forem acompanhados pelo o toque dos clarins? E quando se tem direito a m pronunciamento? Quem no gosta de participar, de expor suas idias? Isso possvel acontecer nos eventos. So muitos os fatores responsveis pela procura cada vez maior da organizao de eventos, por parte do empresrio, na promoo e divulgao de seus produtos. Alguns podemos citar j outros analisaremos ao aparecerem, no decorrer do curso. O primeiro deles a necessidade do s humano em viver e conviver em grupos. O evento seleciona seu pblico alvo e o coloca junto em determinado local, em determinado horrio. Ele sente que ouras pessoas tm o mesmo interesse, e que no esto sozinhos proximidade, contigidade fsica hoje, com recursos da tecnologia, diramos contigidade: tudo dentro da definio de pblico. O segundo, como bem aborda Cndido Teobaldo de Souza Andrade, em Como Administrar Reunies, o dilogo. A proximidade entre as pessoas gera o dilogo e disso, o ser humano tambm precisa. Quando aborda Dominique Pires, cita: O dilogo no consiste em expor o meu ponto de vista aos que pensam de maneira diversa da minha; consiste em por provisoriamente entre parnteses o que eu penso, para tentar primeiro compreender o ponto de vista dos outros e ver o que h aprecivel nele. O que isso, seno o que exercitamos em eventos como debate, painel ou mesa redonda? Podemos acrescentar que por meio do dilogo eliminamos nossas diferenas, criando um caminho mais prximo de nosso vizinho. O mesmo autor afirma que: a interao social baseia-se na intercomunicao que se metodiza em forma de dilogo. Participar dialogar, comungar interesses, sentimentos e idias: compartilhar experincias, viver em comunidade.

Contudo, a participao no somente espontnea, muitas vezes ela e pode ser programada em qualquer tipo de organizao. Afinal de contas, participar uma das grandes aspiraes humanas, nem sempre correspondida por aqueles que detm o poder. Embora no seja nosso objetivo final nos determos no conceito de evento, e sim darmos condies ao profissional para que bem o organize, necessitamos dele para os passos seguintes, nos quais analisaremos seus tipos, reas de interesse e categorias. Pouco se aborda na literatura sobre o conceito de evento, estando, muitas vezes, caracterizado como um fato ou acontecimento, ou mesmo, sinnimo de reunio (Masahiro Miyamoto), quando esta tem uma conceituao mais precisa e utilizaremos como embasamento para diversos tipos de evento. Temos a definio de Margarida M. K. Kunsch, em Planejamento de Relaes Pblicas na Comunicao Integrada, que cita Carlos Alberto Robaa e Gustavo Barbosa, defendendo que o evento um acontecimento que se aproveita para atrair a ateno do pblico e da imprensa sobre a instituio. Pode ser criado artificialmente, pode ser provocado por vias indiretas, ou pode ocorrer espontaneamente. Essa classificao desqualifica o conceito de evento, quando se analisa que qualquer acontecimento pode ser aproveitado pela empresa, para atrair a ateno do pblico sobre ela at um acidente. Cristina Gicomo defende em Tudo acaba em Festa que evento pode ser entendido como acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar esforos de comunicao, objetivando o engajamento de pessoas a uma idia ou ao. Ainda cita: o avano da tecnologia to veloz no que diz a respeito ao uso de satlites e computadores que a definio pode se tornar absoleta no mesmo instante em que est sendo formulada. Um evento pode, pelos recursos tecnolgicos reunir pessoas, num mesmo acontecimento seminrios, simpsios, conferncias estando elas em espaos e locais diferentes e distantes. Discordamos da autora, afirmando que o evento no uma forma de minimizar esforos de comunicao, pois todos os recursos de comunicao dirigida so utilizados ou maximizados escrita (anuais, programas, folders, outros), oral (discursos, debates, explanaes), auxiliar (udio visuais) e aproximativa (contigidade fsica, caracterstica prpria do evento), objetivando atingir os recursos almejados pelas empresas e instituies.

Entretanto, reconhecemos que todos os conceitos so teis para criarmos a nossa definio sobre evento, partindo do que j existe. Pelas constataes acima, chegamos na definio que nos interessa. EVENTO um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicao dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de empresas, produtos, servios, idias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um nico espao de tempo com a aproximao entre os participantes, quer seja fsica, quer seja por meio de recursos da tecnologia. Pelo exposto, verificamos que o evento aproxima as pessoas, promove o dilogo, mexe com emoes, cria sentimentos, permite a guarda de lembranas, marca presena. um dos mais ricos recursos da comunicao, pois rene, ao mesmo tempo, a comunicao oral, escrita, auxiliar e aproximativa. Fala, escreve, mostra e aproxima. Conclumos que promover eventos uma arte. O esforo dispendido, a energia solicitada, a disciplina, a dedicao, o clima, a sinergia criada entre os organizadores, ficam direcionados para a busca da perfeio, do melhor a se mostrar, para que o melhor possa ser lembrado. isso que veremos a seguir conceituaes ceras, um planejamento adequado, corretas aes de coordenao, de organizao, que culminaro no clmax da implantao. E o sucesso de sua realizao apenas uma conseqncia disso.

CLASSIFICAO DE EVENTOS Partindo da definio que aceitamos de evento, e, somando definio de reunio, segundo Cndido Teobaldo, em Como Administrar Reunies, que diz em termos gerais, reunio um agrupamento de pessoas, com a finalidade de analisar e debater determinado assunto, em direo a um consenso no encaminhamento tm como embrio a reunio.

O autor divide as reunies em: Reunio dialogal: baseada na informao, no questionamento, na discusso. Reunio coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximao entre as pessoas, na confraternizao. Ainda, sub-divide cada classificao: DIALOGAL INFORMATIVA: palestra, conferncia, sesso de criatividade (brainstorm) seminrio ou jornada, simpsio, entrevista coletiva ou individual, conveno e workshop. QUESTIONADORA: foro, debate, mesa redonda, painel, encontro, semana e congresso. DIALTICA: parlamento e jri DELIBERATIVA: comisso de jri, assemblias, conveno partidria e conclave. INSTRUTIVA: estudo de casos, crculo de estudos, grupos de verbalizao e observao, jogo de empresa e dramatizao.

COLOQUIAL RECREATIVA: sesso de pequenos jogos, jogos de salo, excurso SOCIAL: festa, baile, visita, tertlia, brunch, almoo, jantar, caf da manh, coquetel e happy hour.

Trabalharemos com os tipos de eventos que derivam das reunies dialogais informativas e questionadoras e coloquiais. Partindo de que os eventos nascem de tcnicas de reunies e pela multiplicidade de eventos que se pode realizar empresarialmente, facilita seu estudo classific-los por categoria, rea de interesse e, em seguida, por tipo, podendo os diversos tipos serem agrupados em vrias reas ao mesmo tempo, Isso facilitar atingirmos o nosso objetivo, que so as regras de planejamento, coordenao, organizao e implantao de um evento. Lembramos que na classificao de reunio no esto inseridos os eventos:
EXPOSITIVOS OU DEMONSTRATIVOS feira, salo,

mostra, exposio, desfile. Lanamentos de produtos ( noite de autgrafos, vernissage); COMPETITIVOS concurso, torneio.

CLASSIFICAO POR CATEGORIA INSTITUCIONAL: quando visa criar ou firmar o conceito e imagem da empresa, entidade, governo ou pessoa. PROMOCIONAL OU MERCADOLGICA: quando objetiva a promoo de um produto ou servio de uma empresa, governo, entidade ou pessoa, e apoio a marketing, visando fins mercadolgicos. Essa classificao permitir a correta definio do pblico, pois veremos que os eventos instituies contam com um pblico muito mais amplo do que os promocionais. CLASSIFICAO POR REAS DE INTERESSE

ARTSTICA: quando est relacionado a qualquer espcie de arte msica, dana, pintura, literatura e outros. CIENTFICA: quando trata de assuntos cientficos nos campos da medicina, fsica, qumica, biologia e outros. CULTURAL: quando tem por objetivo ressaltar os aspectos da cultura, para conhecimento geral e promocional. FOLCLRICA: quando trata das manifestaes de culturas regionais de nosso ou outro pas, abordando lendas, tradies, hbitos e costumes tpicos. EDUCATIVA: quando o objetivo final a educao. INFORMATIVA: quando objetiva somente fornecer informao, sem pretenses educativas ou culturais. CVICA: quando trata de assuntos ligados Ptria. POLTICA: quando trata de assuntos ligados poltica, que sejam eles relacionados a partidos polticos, associaes de classe, entidades sindicais, comcio ou outros. GOVERNAMENTAL: quando trata de realizaes do governo, em qualquer instncia, mesmo que se insira em outra categoria. EMPRESARIAL: quando trata de realizaes das organizaes, mesmo que se insiram em outras categorias. LAZER: quando objetiva proporcionar entretenimento ao participante. SOCIAL: quando confraternizao. visa somente o encontro entre pessoas, para

DESPORTIVA: qualquer tipo de evento no setor esportivo, independente de sua modalidade. RELIGIOSA: quando trata de assuntos religiosos, seja qual for o credo abordado.

TURSTICA: Seu objetivo a explorao dos recursos tursticos de uma regio ou pas, atravs de viagens de conhecimento. Observaes: Alguns eventos podem se enquadrar em vrias reas de interesse ao mesmo tempo.

CLASSIFICAO POR TIPOS Alm das classificaes acima, os eventos tm caractersticas distintas e prprias que permitem que os classifiquemos por tipos, o que determinar o seu planejamento e a sua organizao. De nada adianta um evento bem planejado, com a denominao errada. Os tipos mais comuns esto listados e conceituados a seguir: CONFERNCIA Caracteriza-se pela apresentao de um tema, informativo, geralmente tcnico ou cientfico, por autoridade em determinado assunto, para um grande nmero de pessoas platia.
Platia: numerosa, geralmente superior a 50 participantes. Isso porque

a ausncia de interrupes pelo plenrio permite um grande auditrio sem tumultos.

Mais formal do que a palestra, exige a presena de um presidente de

mesa, que far a apresentao do conferencista e coordenar os trabalhos.

Perguntas: devero ser feitas no final do evento, por escrito e

identificadas. Existem conferencistas que no admitem perguntas (o que deve ser decidido antes do evento), pois parte do pressuposto de

que sendo autoridade no assunto, nada do que fala para ser contestado ou debatido.
Nmero de participantes na mesa diretora: duas pessoas presidente

de mesa e o conferencista. Pronunciamentos:

Tribuna: durante a conferncia Mesa diretora: aps a conferncia, na sesso de perguntas e respostas.

Recursos audiovisuais: Permitidos Necessria a presena de um operador.

Durao ideal: 1 hora sendo, 40 minutos para a conferncia, e 20

minutos para perguntas/ respostas. Pode-se chegar at 1 hora e 30 minutos mais tempo do que isso torna-se cansativo, sendo necessrio um intervalo.
Local ideal: auditrio amplo, arejado, com poltronas confortveis.

No permitir: Fotos e flashes durante a conferncia a visualizao, a escuta e distraem a ateno. Cigarros no local.
preciso autorizao do conferencista para:

Gravaes e filmagens. Observao: Empresarialmente, a conferncia tem alto retorno de captao e memorizao, pois o tema apresentado por profissional de renome no assunto, e passado platia como verdade absoluta. Entretanto, no exercita ou estimula o raciocnio.

PALESTRA Caracteriza-se pela apresentao de um tema pr-determinado a um grupo pequeno, que j possui noes sobre o assunto. O palestrante deve dominar o tema, mas no necessrio ser especialista.
Platia: por serem permitidas as perguntas, o plenrio no pode ser

superior a 50 pessoas manifestaes/colocaes.

para

evitar

tumultos

excesso

de

Menos formal do que a conferncia, exige a presena de um

coordenador, para coordenao dos trabalhos, como apresentao do palestrante, triagem de perguntas, e controle do tempo de pronunciamento.
Perguntas: podem ser feitas diretamente pela platia durante a

apresentao, aps a autorizao do palestrante (palestrista, palestrador, tambm est correto), devendo o questionador se identificar.
Nmero de participante na mesa diretora: duas pessoas palestrante

e o coordenador. Pronunciamentos:

Tribuna: durante a conferncia Mesa diretora: aps a conferncia, na sesso de perguntas e respostas.

Recursos audiovisuais: Necessrios Podem ser operados pelo o prprio palestrante.

Durao ideal: 1 hora sendo, 40 minutos para a palestra, e 20

minutos para perguntas/respostas. Pode-se chegar at 1 hora e 30 minutos mais tempo do que isso torna-se cansativo, sendo necessrio um intervalo.

 Local ideal: auditrio amplo, arejado, com poltronas confortveis.

So permitidas: Fotos e flashes durante a palestra, mas deve ser determinado o momento certo, para no atrapalhar a apresentao do palestrante. Gravaes e filmagens. No permitir:

Cigarros no local.

Observao: Empresarialmente, a palestra tem bom retorno, mas menor do que a conferncia, pois o tema no apresentado como verdade absoluta, o que, alis, somos contra. Exercita e estimula o raciocnio bem mais do que a conferncia. COLQUIO Semelhante conferncia, apresentado por conferncia de renome e expert no assunto, possui como objetivo final o esclarecimento de um tema ou tomada de deciso. Usado mais em classes especficas: mdica e outras.
Plenrio: dividido em grupos para debates e estudos. Resultado: apresentado por lderes de cada grupo. Deciso final: fica por conta da votao do plenrio. Em alguns casos,

no se adota a diviso em grupos, somente a votao sobre as variveis propostas. Observao: O retorno alto, se esse tipo de evento for utilizado para classes especficas, que necessitam de tomada de decises. Exercita o raciocnio, cria controvrsias, estimula opinies. VIDEOCONFERNCIA

Caracteriza-se pela apresentao de um tema a grupos de pessoas, que tm interesse sobre o assunto, estando elas dispostas em espaos diferentes e distantes. Essa apresentao feita por meio de recursos audiovisuais e eletrnicos, que permitem a integrao entre os participantes. A mais recente das criaes no segmento, a Videoconferncia tem sua origem na dinmica do mundo globalizado, que visa encurtar distncias, racionalizar dilogos e acelerar a troca de informaes entre pessoas ou empresas. Para a montagem de uma sala de Videoconferncia so necessrios os equipamentos: cmera, codificador, decodificador e painel de controle, que emitem os sinais por meio de satlites, que so decodificados nas salas especiais de recepo. Vantagens da Videoconferncia: Limita gastos com viagens; Racionaliza as reunies, limitando seu tempo de durao; Permite que vrias pessoas recebam a mesma informao, no mesmo tempo, mesmo estando elas em locais diversos e distantes. Problemas da Videoconferncia: Embora permita a participao do pblico assistente, ela nunca ser ativa, pois se faz por meio de recursos eletrnicos, e limita o tempo para perguntas/respostas; A integrao entre participantes relativa, pelos mesmos motivos abordados acima. Entretanto, est utilizada pelas empresas cada vez mais, e acreditamos que, solucionados todos os problemas que fazem parte das novas tecnologias, ser a tcnica adequada para o incio do prximo milnio.

Videoconferncia com PC

Videoconferncia por monitores

BRAINSTORMING ( SESSO DE CRIATIVIDADE ) Caracteriza-se por uma reunio com o objetivo de se atingir uma meta final por meio das idias de seus participantes, que so liberadas proporcionando liberdade de imaginao e da criatividade.
Utilizada nas agncias de publicidade, para a elaborao de

campanhas publicitrias, onde o conjunto de idias soltas formam o contorno do que se pretende atingir.

 Informal, no segue regras pr-estabelecidas, e acontece em

ambientes descontrados. Muito utilizado nos Estados Unidos (propostas por A.F. Osborn), j est tendo grande aceitao no Brasil. Observaes: Pela suas caractersticas, no seguindo regras pr-determinadas, tendo um planejamento mais solto, no inclumos o brainstorming na categoria de eventos, mas sim de uma tcnica de reunio. Foi citado em nosso livro somente para o leitor tenha conhecimento da existncia do brainstorming, como uma tcnica de reunio. WORKSHOP Caracteriza-se pela reunio de pessoas de um mesmo segmento de mercado ou que tenham os mesmos interesses no qual o palestrante demonstra sua experincia e trabalha, com os participantes, sobre o tema abordado. dividido em duas partes: terica e prtica.
Termo estrangeiro usado para definir uma oficina de trabalho.

Por ser um termo novo na relao de eventos, tem sido utilizado abusivamente. Observao: Como todo evento que tem sua parte aps a explanao, o Workshop alcana alto de captao e memorizao entre os participantes. SEMINRIO Evento inicialmente acadmico,caracterizava-se pela reunio de um grupo de pessoas que tinha por objetivo a apresentao de um tema, anteriormente pesquisado, para platia com algum conhecimento sobre o assunto. Atualmente seu conceito est mais amplo e Seminrio um evento que se caracteriza pela discusso de um tema proposto, no qual se estuda todos os aspectos desse tema, pesquisa por grupos e apresentado por

representante, mas no h tomada de deciso. Apresentado sob a forma diagonal - informativa, questionadora ou instrutiva como palestras, painel, debate ou mesa redonda em perodo pr-determinado. Necessrio:

Coordenador: que domine o assunto Apresentador: escolhido pelo grupo

Perguntas: permitidas

Durao: somente um dia realizado em mais de um dia de

Jornada. Entretanto, muito comum a realizao de evento, denominado Seminrio, em perodo superior a um dia, talvez pelo conhecimento que os empresrios tenham deste, em detrimento Jornada.
A denominao Seminrio comumente utilizada de modo

errado, no lugar de Simpsio, e s vezes at de Congresso. Observao: O Seminrio tem a seu favor, alm do nome que muito simptico aos empresrios, a possibilidade de se analisar, discutir e estudar determinado assunto sob todos seus ngulos. Estimula o raciocnio e traz alto retorno para o conceito empresarial da entidade promotora.

PLANEJAMENTO A partir deste tpico faremos um planejamento global, voltado para os eventos empresarias, com todas as fases detalhadas, Caber a cada um, utilizando sua capacidade de coordenao e seu bom senso, adapt-lo para o tipo e tamanho do evento que estar organizando.

A organizao de um coquetel se difere de um caf da manh ou de uma feira ou congresso, mas todos eles passam pelas mesmas fases:

PLANEJAMENTO COORDENAO ORGANIZAO IMPLANTAO

O Planejamento a pea fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a organizao de eventos. Deve-se levar em conta a deciso poltica de realiz-lo e trs fatores so bsicos ao seu sucesso: OBJETIVOS PBLICOS ESTRATGIAS

OBJETIVOS o que se pretende alcanar com o evento, seja ele institucional ou promocional. Os objetivos so fatores determinantes para:

CRIAR ESTABELECER FIRMAR MANTER DIVULGAR

O conceito ou a imagem de uma empresa, instituio, pessoa, ou produto. Fixado o objetivo do evento, a partir dos fatores acima, que se determina o seu pblico-alvo e suas estratgias. PBLICOS quem se pretende atingir com a realizao do evento, sendo que sua correta identificao um dos fatores para o sucesso do mesmo. Para esta identificao, devem ser considerados os seguintes pontos: Identificao dos pblicos de interesse no universo de pblicos existentes (vide Esfera de Pbicos, a seguir). Dimensionamento do pblico alvo da empresa. Grau de relacionamento pblico/empresa. Definio do pblico alvo para o evento, em funo de suas caractersticas.

Margarida Kunsch, em Planejamento de Relaes Pblicas na Comunicao Integrada, afirma que, cada organizao tem seus pblicos. ESTRATGIAS So as aes desenvolvidas e executadas para se alcanar os objetivos propostos e atingir os resultados desejados, ou seja, a sensibilizao do pblico-alvo para com a empresa. EM UM EVENTO, DEVEMOS CONSIDERAR COMO ESTRATGIA: AS SUAS VARIVEIS DETERMINAO DE LOCAL DETERMINAO DE DATA E HORRIO PROGRAMAO VISUAL TRAJE E DIVULGAO

VARIVEIS Fatores que podem influir direta ou indiretamente no resultado do evento: sazonalidade, clima, cultura regional, e outros. Avaliar cautelosamente as variveis, que podero prejudicar o evento.

Lembrar que todos os itens que sero abordados a seguir correm paralelamente e precisaro ser analisados em conjunto, para se obter um resultado homogneo. LOCAL Depende diretamente do tipo de evento que ir ser realizado. Se for uma palestra logicamente ser um auditrio. Se for um coquetel, salo adequado. Assim, escolher entre: Auditrio, Centro de Convenes, Centro de Eventos, Clube, hotel ou Outros. CRITRIOS DE ESCOLHA INFRA-ESTRUTURA DE APOIO OPERACIONAL INFRA-ESTRUTURA DE APOIO LOGSTICO APOIO EXTERNO Segurana Estacionamento Proximidade de meios de transporte, como: ( ponto de txi/lotao/nibus/aeroporto/porto/terminal rodovirio/metr) Proximidade de locais, como: (hotis/bares/lanchonetes/restauranes/correios/farmcias/hospitais). Levantados todos os itens acima, deve ser feito um quadro comparativo, para permitir a escolha do melhor local para a realizao do evento. A seleo dever estar embasada no que oferecer melhores condies de preos, acomodaes, servios prestados, equipamentos, localizao, proximidade dos pontos de transportes e servios de apoio.

DATA E HORRIO A definio da data e do horrio deve estar relacionada com o tipo do evento. Neste caso, entram em jogo, alm das variveis, o bom senso, que far o organizador analisar o melhor ms, data e dia da semana. Exemplos bsicos: Happy Hour Evento que objetiva o entrosamento entre funcionrios, se for realizado no sbado/domingo/feriado, a freqncia diminuir, se no for nula. Congresso: atualmente, est muito comum fazer a sesso solene de abertura de um congresso, que ter seu incio em uma segunda-feira, no final de tarde do domingo. Repare o baixo ndice de pblico na sesso de abertura no domingo. Show (direcionado a comunidade de bairro, para lanamento de campanha): se realizado no perodo da tarde de til baixo ndice de pblico. Eventos nas segundas-feiras de manh e sextas-feiras tarde tm menor freqncia do que nos outros dias . Eventos nos dias 5 e 10 tm menor freqncia do que outros dias do ms. Analisados o melhor dia e horrio, checar com a disponibilidade do Hotel/ Centro de Eventos/ Centro de Convenes ou outro local que tenha escolhido. Tudo pronto? timo. No pare, pois so muitos os itens a serem vistos e revistos. PROGRAMAO VISUAL Muitos questionam quanto ao real da programao visual na organizao de eventos, no meio de tantas marcas, logotipos, logomarcas e smbolos j existentes, inclusive das instituies

promotores dos mesmos. A sua importncia deve ser analisada partindo de que a programao visual objetiva: REGISTRO E IDENTIFICAO DO EVENTO A programao visual como um todo, tem funo captar a ateno do pblico-alvo por meio de sua mensagem clara, direta, limpa, bonita e agradvel. Assim, a matria deve ser encarada sob dois pontos: esttico e semntico. Do ponto de vista esttico, a programao visual de capital importncia ao evento e sua concepo deve conter elementos marcantes. CRIATIVIDADE ORIGINALIDADE FORMA VISUAL BELEZA HARMONIA EQUILBRIO MEMORIZAO Do ponto de vista semntico. A programao visual transmite a mensagem que dever atingir o pblico-alvo e sua construo feita de duas formas: VERBAL ( LETRAS/PALAVRAS) ICNICA (DESENHO/IMAGEM)

Caso a entidade promotora do evento no tenha optado por uma programao visual prpria para aquele acontecimento, mesmo assim, ela deve registrar o evento por meio da utilizao de sua prpria marca, ser inserida em todos os meios de comunicao do evento, tais como: Adesivo para carro, Anais Bloco de anotaes Braadeira Brinde Caneta Carto de agradecimentos pela presena Carto de boas-vindas Certificado Convite Crach Envelope Ficha de inscrio Folheto informativo(folder) Lpis Mapa de acesso Material para imprensa:lauda/press-release/press-kit Material publicitrio e visual: banners/faixa/cartazete/outdoor/anncio Painel para informaes/fotos/recortes de jornais Papel de carta Pasta Placa indicativa do local/placa sinalizadora Programa Recibo Regimento Regulamento Ticket de almoo Ticket de estacionamento Nesta etapa, dever ser iniciado o processo de criao e produo das peas previamente determinadas e acima citadas. Daremos, a seguir, as coordenadas ou exemplos para a criao das principais peas para um evento, lembrando que o texto deve ser adaptado ao tipo do evento que se pretende realizar.

 CARTO DE AGRADECIMENTOS PELA PRESENA OU DE BOAS VINDAS CERTIFICADO CONVITE DIVULGAO No planejamento global do evento, a divulgao se constitua em um dos elementos de importncia, quer seja a assessoria de imprensa, quer seja a publicidade. Nos dois campos a divulgao tem duas premissas bsicas. Informar sobre o evento como um todo Criar a expectativa junto aos diversos pblicos A divulgao para a imprensa, ou assessoria de imprensa, deve ser encarada profissionalmente e, caso a organizao do evento no tenha condies ou infra-estrutura para a sua implantao, aconselhamos a contratao de empresa especializada assessoria de imprensa.

COORDENAO A coordenao o ato de comandar, controlar, delegar, ligar, unir, somar e harmonizar atribuies e responsabilidades com a finalidade de atingir o objetivo proposto.

 a fase executiva do evento, na qual o profissional usar as tcnicas de administrao para obter os resultados projetados com a efetiva participao de todos os profissionais envolvidos no acontecimento. Entretanto, no esquecer que o Planejamento corre paralelo coordenao do evento e que, enquanto, o primeiro est sendo feito, esta est sendo montada. A coordenao geral e setorial, como demonstra o organograma que segue. As atribuies e responsabilidade da coordenadoria geral e das coordenadorias setoriais sero fixadas e estabelecidas na fase preliminar do evento, por meio da Comisso Organizadora ou do organizador, se a primeira no existir. Atribuies e responsabilidades: Coordenadoria Geral: Planejamento geral dos trabalhos Distribuio de atribuies e tarefas Superviso dos trabalhadores das coordenadorias setoriais em todas as suas fases Aprovao de oramentos Elaborao do relatrio final Avaliao final Coordenadorias Setoriais: Elaborao do programa, regulamento, folheto informativo e de todos os impressos necessrios Elaborao do mailing list e sua atualizao Definio do projeto de divulgao Confirmao de reservas de locais do evento Contratao e coordenao dos servios de infra-estrutura de apoio administrativo Contratao e coordenao dos servios de apoio operacional Seleo e contratao de pessoal temporrio Contratao de servios de terceiros Elaborao dos relatrios setoriais

A seguir, modelo de organograma: ORGANIZAO A Organizao a parte mais complexa e executiva do processo de montagem de um evento. Toda organizao de um evento exige condies de comando do profissional responsvel pelo projeto para coordenar e controlar todas suas etapas, pois cada evento tem sua peculiaridade prpria e cabe ajusta-lo aos meios disponveis sua implantao. A Organizao e uma exposio de arte, por exemplo, no igual de um congresso, mas os princpios so os mesmos, como: Definio de objetivos Critrios de escolha de pblicos Estratgias que se pretende adotar Definio dos apoios necessrios Avaliao oramentria

A definio correta e objetiva dos apoios necessrios resultar na agilidade de aes e otimizao dos resultados de evento. So eles: APOIO OPERACIONAL APOIO LOGSTICO APOIO DE PESSOAL APOIO EXTERNO APOIO OPERACIONAL

Como Apoio Operacional entendemos toda a infra-estrutura fsica necessria que ir fornecer suporte, direta ou indiretamente, realizao do evento, como: plenrio, sales, secretaria, salas vip, de imprensa, de comisses tcnicas, cabines de som, luz e traduo simultnea e outras. APOIO LOGSTICO So todos os itens que iro permitir a operacionalizao do evento, fornecendo subsdios ao apoio administrativo, de pessoal interno e externo. Neste item abordaremos, tambm, a decorao do evento, definindo os componentes que melhor se adaptam aos diversos tipos de solenidades e os que no devem ser utilizados. APOIO DE PESSOAL Trata-se de todo o pessoal necessrio ao evento, quer seja interno da empresa, quer seja contratado temporariamente ou de empresa terceirizada, que dever ser previamente selecionado, ficando essa incumbncia com a Coordenadoria de Pessoal. Tratando-se do pessoal interno da empresa, uma simples, pois partese do pressuposto de que conhecem bem a empresa na qual trabalham e que desempenham funes compatveis que vo executar. Ainda assim devero ser: Coordenados e supervisionados; Treinados; Responsveis; Amveis e simpticos; Uniformizados.

Os profissionais autnomos, contratados para o evento em carter temporrio, desconhecem a filosofia da empresa. Assim, preciso: Treinamento; Referncias profissionais; Documento de identidade; Endereo e telefone comprovados;

 Contrato de prestao de servios; Uniformes adequados com a sua atividade. Como se trata de contratao para servio temporrio e de responsabilidade, o ideal a concentrao de empresas especializadas nos diversos segmentos que necessitamos segurana, manobrista, buffet, etc. Para isso necessita-se de: Tomada de preo; Anlise qualitativa de servio; Contrato de prestao de servio. Relaes de pessoal ou servios que podem ser necessrios: Digitador Recepcionista Secretria Mestre de cerimnias Jornalista Fotgrafo Tradutor /intrprete Maitre / garon Representante religioso Importante: 1 Coordenadora e 4 recepcionistas = P/ 120 pessoas ( 1 p/ cada 50 pessoas) Oficce-boy Operador de som / luz Mdico Enfermeiro Eletricista Encanador Motorista Manobrista Segurana

CRONOGAMA DE ATIVIDADES Para o acompanhamento de todas as fases do evento necessrio estabelecer o cronograma de atividades, fixando-se os prazos de incio, limite e final de cada etapa, assim como o profissional responsvel pela sua execuo. O modelo abaixo dever ser adaptado ao tipo e porte do evento, itens de trabalho e servios. Evento: Cliente: Data: Hora: Profissional Responsvel: N ATIVIDADES 01 02 03 04 05 06 07 08 09 PLANEJAMNETO PROGRAMAVISUAL DIVULGAO LISTAGEM PBLICO ORGANIZAO APOIO OPERACIONAL APOIO LOGSTICO APOIO DE PESSOAL APOIO EXTERNO

Local:

DATA DATA DATA OBSERVAO INCIO LIMITE FINAL

APOIO EXTERNO