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AULA 6

PLANEJAMENTO DE EVENTOS – PRÉ-EVENTO

CRIATIVIDADE EM EVENTO

PREPARAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DO EVENTO

Uma vez analisadas as etapas da viabilidade do evento e de sua coordenação, passaremos


agora a relatar a composição, preparação de um evento. Estaremos estudando as principais
etapas da elaboração de um planejamento e ainda, a criatividade para fazer com que o mesmo
se torne atrativo, diferente, único perante o público-alvo e as empresas patrocinadoras e
parceiras.

- CRIATIVIDADE EM EVENTO
O primeiro passo a ser dado logo após a verificação da viabilidade do evento e com relação ao
tema e os atrativos que poderemos proporcionar para os participantes de um evento.

• A escolha criativa do tema


Um tema criativo, oportuno, inovador, atual, polêmico é garantia de sucesso de qualquer
evento. Vale lembrar que o marketing do evento já começa com a natureza e a relevância do
tema escolhido. O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser
estabelecido ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-alvo.

Não é à toa que o grupo Corpo é a mais famosa companhia de dança do país. A razão do seu
sucesso está principalmente na feliz escolha (e, sobretudo, criativa) de seus temas de
apresentação.

Um dos temas da companhia é Benguelê que representa o seguinte: "Benguelê é uma palavra
entendida aqui como uma fusão de Benguela, nome de uma região situada ao sudoeste de
Angola, com o fonema 'lê', que em quimbundo quer dizer nostalgia: banzo, saudade - ou seja,
saudade dos terras livres e férteis do longínquo reino africano".

A criatividade temática da companhia desponta nos seguintes comentários: "Nos temas


abordados, o grupo não peca pela mesmice ou pelos lugares-comuns... Eles conseguem dosar
influência e conceitos próprios".

Há casos, no entanto, em que o tema é inovador, mas faltam idéias para explorá-lo de forma
criativa durante a concepção e o desenvolvimento do evento.

Vejamos um outro exemplo do que pode ocorrer quando a temática do evento sofre desgaste e
o evento ganha vitalidade com um novo tratamento.

O Free Jazz Festival começou com a temática do Jazz. Em razão do isolamento do jazz, e do
estreitamento do seu mercado, a direção do evento optou por "abranger diversas esferas
musicais, que são variadas, excitantes e relevantes para nossos dias".

Mantida a temática central - o jazz - o evento ganhou maior amplitude musical, com a
incorporação de novas modalidades musicais. Com isso, o evento adquiriu maior relevância
cultural, maior divulgação, visibilidade e ampliou enormemente seu público.

Um caso de insucesso na atualização de temas é o Bale Bolshoi. O tema de seus espetáculos


baseia-se no romantismo. "Cada peça mostra um amor transcendente e impossível, uma musa
inspiradora e um herói abnegado".
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A criatividade de um evento já começa na escolha do seu tema. Há temas sociais, culturais,
étnicos, históricos, místicos, futuristas.

Umberto Eco (1983: 16) fala de "passadização" e "presentificação" ao analisar a imaginação


norte-americana de idealização do falso absoluto em seus museus, shows, exposições,
parques temáticos e eventos.

A "passadização" é o processo de identificação com o passado, por meio de uma projeção


ficcional-científica, pela qual são reconstruídos cenários de fatos históricos e é revivida sua
atmosfera, com apresentações, representações e imagens.

A "presentificação", por sua vez, compreende o nivelamento do passado, a fusão cópia/original


e o achatamento verdadeiro/falso e antigo/moderno.

Tudo o que é passado apresenta-se como algo do presente, tamanha a simulação e a


capacidade de criação de verdade absoluta.

Podemos falar também de "futurização" numa alusão à abordagem de temas futuros, de


criação de cenários e de projetos futuristas.

O sucesso do tema do evento depende fundamentalmente das respostas para as


seguintes questões:
 O que o evento transmite para o público?
 O que o público sente ao ver e participar do evento?
 O resultado esperado é uma apresentação perfeita, um espetáculo para o público, ambos
determinantes para o sucesso do evento.

Todo esforço criativo na concepção e na condução de um evento de qualquer natureza deve ter
como ponto de partida as respostas para uma única pergunta: o que proporciona prazer
paralelo e complementar ao público presente ao evento?

As respostas estão nos fatores de sucesso de um evento, ou seja, as suas fontes de


prazer listadas a seguir:
 Escolha do tema, da idéia-central e a sua transposição para a cena e o ambiente do
evento;
 O virtuosismo e o desempenho dos atores do espetáculo;
 A agregação de novos elementos e a combinação desses elementos;
 A criação de momentos memoráveis;
 A finalização empolgante.

O tema constitui a idéia-central do evento. É a sua idéia-força, o seu principal núcleo de


criação. Dele surgem todas as demais idéias suplementares que dão vida, empolgação,
ousadia ao evento.

Há temas atuais, como o mundo virtual, a economia digital, os quinhentos anos do


Descobrimento do Brasil e tudo o que for considerado moderno, pós-moderno, futurista, atual e
contemporâneo.

Mas não basta escolher o tema capaz de atrair a atenção do público. É preciso saber
transportá-lo para a cena e o ambiente do evento.

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• A criatividade nos eventos
Logo após a escolha de um tema “chamativo”, os organizadores do evento devem se atentar
em explorar a criatividade para entreter, interagir o público-alvo, saindo da “mesmice e do
cotidiano” que acabam afastando boa parte dos interessados em participar do evento.

Para De Bono (1985: 153) existem dois tipos de criatividade: a criatividade da inocência e a
criatividade da fuga. O que diferencia ambos é o conhecimento das regras, diretrizes,
procedimentos e processos.

Na criatividade da inocência, o processo criativo é livre, despojado, espontâneo, porque o


agente criador desconhece totalmente as regras, diretrizes, procedimentos e processos que
definem a atividade objeto da criação. É um pensar livre de restrições, limites e impedimentos.
Para o agente criador, o objeto de sua criação é novo, totalmente desconhecido.

Na criatividade da fuga, rompem-se os padrões vigentes. Ao assim proceder, o agente criador,


que conhece as regras, diretrizes, procedimentos e processos procura ignorá-los
deliberadamente.

Daí o conceito de "fuga", com o significado de rompimento dos padrões vigentes, "fuga do
modus operandi" atual. Como afirma De Bono, "é o abandono dos pontos de vista tradicionais
na busca de novos conceitos e percepções".

Na área de eventos, há um predomínio da criatividade de fuga. Criadores e gestores de


eventos rompem as barreiras do "realizar um show de música", "encenar uma peça de teatro",
"promover um festival de dança", "uma mostra de cinema", "um festival gastronômico", "um
jogo ou competição esportiva" e pensam sobre novas regras do showbizz.

É quando os eventos esportivos, sociais, culturais, educacionais, e de negócios dão lugar a


megaeventos de entretenimento, lazer e diversão.

Revendo padrões e ultrapassando os limites, os criadores de eventos ampliam o escopo das


atividades dos eventos e lhes conferem uma nova natureza multifuncional, multifacetada ou
setorial.

Por exemplo, uma feira de livros, como a Bienal Internacional do Livro, torna-se um "festival de
cultura", com atividades diversas - venda e promoção de livros, cursos, palestras, oficinas e
shows. Um jogo de futebol ganha características de show de entretenimento com atrações
diversas, do tipo concurso de torcidas, shows no intervalo, distribuição de brindes, música,
fogos, adereços, luzes, chuva de confetes, cerimônias de premiação.

Os eventos funcionais - eventos esportivos, sociais, culturais, educacionais, ecológicos - dão


lugar aos eventos multifuncionais ou multifacetados - eventos esportivos com atividades e
eventos sociais, culturais, educacionais; eventos culturais e eventos educacionais, juntos num
único evento. E assim sucessivamente, prevalecendo o conceito de "mixing de atividades".

Os eventos especializados, como feiras de livros e de negócios, abrem novos espaços para
outros setores, como entretenimento, música, esportes, fazendo do evento especializado, um
evento multiespecializado.

Os eventos setoriais - as exposições de arte - modularizam-se e tornam-se eventos temáticos.

Os eventos cedem espaço para atividade virtualizadas e, com isso, ampliam a sua audiência
por meio do acesso via Internet.
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A interatividade e o experimentalismo criam novas opções de entretenimento para o público
dos eventos. As suas versões convencional - o público é espectador passivo - e tradicional - a
performance é exclusiva do artista - cedem lugar às versões interativas e experimentais, nas
quais o público é parte do evento ao interagir com os protagonistas do evento e também
produz arte, ao manipular objetos e participar do cenário.

O quadro a seguir apresenta algumas "pistas e caminhos" para pensar criativamente os


eventos:

Pontos de reflexão Regras básicas


Conceito Pense num novo conceito de evento.
Visão Mude a sua visão de evento, crie novas visões
de evento.
Objetivos Formule novos objetivos.
Formas Pense em novas formas para seu evento.
Possibilidades de realização Defina novas possibilidades de realização do
evento.

A evolução exposta demonstra a quebra de padrões, o pensar criativo em eventos. A ordem é


mudar, reformular. Mude o conceito, a visão, os objetivos, as formas e as possibilidades de
realização do evento.

Alguns tópicos para serem refletidos no processo de criatividade dos eventos:

 A criatividade na montagem dos espaços alternativos.


 A criatividade na definição de um calendário de eventos.
 A criatividade em eventos temáticos e megaeventos de entretenimento.
 A criatividade em eventos que tenham impacto com as tecnologias digitais.
 A criatividade eventos virtuais.
 A criatividade em eventos que proporcionem diversão.
 A criatividade em eventos que proporcionem espetáculos.
 A criatividade no cenário e na programação do evento.

Portanto, um evento que apresenta um tema novo, criativo, atividades diversificadas, idéias
ousadas, seus objetivos transcendem o escopo das atividades propostas. Busca diversão,
emoção, atratividade e alavancagem de novos negócios para seus investidores e parceiros.
Pense no evento a partir do binômio forma-conteúdo. O formato do evento é a sua natureza, o
seu caráter, real, virtual ou ambos e as características de suas atividades e operações, bem
como o seu lócus de realização.

- PLANEJAMENTO DE EVENTOS – PRÉ-EVENTO PREPARAÇÃO E DESENVOLVIMENTO

O planejamento, a exemplo de qualquer atividade humana, é a peça fundamental num


processo de organização de evento. É o primeiro esforço organizacional que engloba todas as
etapas de preparação e desenvolvimento do evento. É a fase decisiva do evento, na qual estão
inseridas o roteiro do projeto e o planejamento de todas as atividades, o detalhamento de
receitas e despesas esperadas, a decisão de que tipo de fornecedores e profissionais deverá
ser contratado.

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• Tema do evento
O tema do evento ou o nome com que será conhecido facilitará a divulgação e sua
memorização. A estrutura ou formato escolhido e a programação planejada podem definir a
tipologia do evento: será uma jornada ou um congresso? Pense bem nessa etapa. Portanto, o
tema ou a mensagem deve inspirar e motivar o interesse e a participação do público-alvo,
assim, ele deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que constituem o
universo do evento planejado, ou seja, origem, nível cultural e social, poder aquisitivo, faixa
etária, sexo, estado civil, nacionalidade, etc.

Três características básicas devem ser observadas:

 Clareza: a linguagem usada não deve permitir dúvidas de interpretação e deve estar
perfeitamente adequada ao público a que se destina. Todos os que tomarem
conhecimento do temário devem interpreta-lo de forma única;

 Antecedência: os participantes potenciais devem ter conhecimento do tema com a maior


antecedência possível, uma vez que isso gera interesse de patrocínios, parcerias, apoios
e participações e inscrições;

 Atualidade: as discussões devem girar em torno dos acontecimentos mais recentes, que
envolvam o tema escolhido e se manter fiéis aos objetivos estabelecidos.

A identificação do tema do evento também deve conter os seguintes parâmetros:

NÚMERO TIPOLOGIA ABRANGÊNCIA ASSUNTO


XIII JORNADA PAULISTA DE RADIOLOGIA
OU
NÚMERO TIPOLOGIA ASSUNTO ABRANGÊNCIA
8ª FESTA DO PEÃO BOIADEIRO DE BARRETOS

• Objetivos e Justificativa
Como já abordamos anteriormente, na análise dos elementos para realização do planejamento,
os objetivos devem ser claros, preciso, amplos e também específicos. Devem definir todos os
resultados, expectativas e propostas que se desejam alcançar, bem como apresentar quais as
justificativas que permitem viabilizar a execução do evento, além de indicar como serão
avaliados seus resultados.

Para que sejam bem elaborados, cada objetivo, após sua conclusão, deve responder aos
pontos: O quê?; Como?; Quando?; Quanto?; Onde; Por quê?.

Quanto a justificativa se torna indispensável o detalhamento dos motivos e importância do


evento que acabem justificando sua realização.

• Classificação do evento
Os eventos são apresentados sob diversas classificações ou modalidades de acordo com seu
propósito, sua natureza, fato gerador entre outros aspectos.

A classificação trará noções claras quanto seu objetivo, finalidade e a que se prepõe o evento,
trazendo subsídios para sua qualificação, amplitude, abrangência, frequência, dimensão e
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finalidade, etc. São através dessas definições que de modo geral realizamos uma harmonia
com relação a divulgação, pois nos dará percepções dos mecanismos e ações de
comunicações que será necessário utilizar.
• Classificação por área de interesse
Aqui se refere principalmente ao interesse da empresa, ou seja, atender aos objetivos
específicos que a organização deseja atingir.

Artístico Divulgação Governamental Religioso


Ambiental / Ecológico Ecoturismo Incentivo Social
Assistencial Educativo Informativo Sindical
Beneficente Empresarial Institucional Técnico
Científico Expositivo Lazer Turismo
Cívico Filantrópico Motivacional Etc.
Cultural Folclórico Político
Desportivo Gastronômico Promocional

• Classificação em relação ao público-alvo


É a forma de como a empresa pretende fazer com que o público tenha conhecimento e
participe do evento.

 Eventos fechados;
 Eventos abertos:
 Eventos aberto por adesão;
 Evento aberto em geral.

• Classificação por abrangência


É o critério adotado para saber até onde o evento deve atingir com relação aos
participantes. Tem relação como tema do evento.

 Mundiais;
 Internacionais;
 Latino-americanos;
 Nacionais (brasileiros);
 Regionais;
 Municipais;
 Locais.

• Classificação por frequência


É determinado principalmente para dar clareza quanto a existência do evento, se o
mesmo irá acontecer em outras datas ou até mesmo se só irá acontecer uma única vez. Isso
traz condições para o público ter noção quanto a sua participação ou não. Assim, como a
abrangência, a frequência também tem relação com o tema do evento.

 Esporádicos
 Permanentes;
 Únicos;
 De oportunidade.

• Classificação por dimensão


É com relação a quantidade de participantes que a empresa pretende atingir, o
número de pessoas que estarão presentes no evento.

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 Macroevento;
 De grande porte;
 De médio porte;
 De pequeno porte.

• Tipologia do evento
Nesta etapa a empresa visa relacionar o evento com o público-alvo, procurando atender de
forma mais objetiva possível e dar condições necessárias aos interessados em participar.

O tipo do evento encontra-se ligado diretamente ao público-alvo, aos seus interesses,


condições econômicas, perfil sócio-cultural, entre outros aspectos. É através da tipologia que
muitas pessoas tem sua preferência em participar de um determinado evento.

Almoço Curso Outorga de títulos


Aniversário Debate Painel
Assembléia Desfile Palestra
Bazar Encontro Passeata
Brainstorming Entrevista coletiva Pedra fundamental
Brunch Excursão Performance
Café da manhã Exposição Pré-estréia
Campanha Feira Posse
Campeonato Festa Premiação
Carreata Festival Regata
Carnaval Formatura Retrospectiva
Casamento Fórum Reunião
Chá da tarde Gincana Roadshow
Churrasco Happy hour Rodada de negócios
Coffee-break Homenagem Rodeio
Coletiva de imprensa Inauguração Salão
Colóquio Jantar Sarau
Comemoração Jornada Semana
Competição Lançamento de livro Seminário
Comício Lançamento de produto Show
Concerto Leilão Showcasing
Concilio Mesa-redonda Solenidade
Conclave Micareta Sorteio
Concurso Missa Teleconferência
Conferência Mostra Torneio
Confraternizações Noite de autógrafos Treinamento
Congresso Oficina Vernissage
Convenção Olimpíada Videoconferência
Coquetel Open day Visita
Coral Opera Workshop

• Local do evento
O local já deve ter sido pré-definido quando efetuamos a análise da viabilidade do evento.
A correta escolha do local para a realização de um evento é ponto fundamental na soma de
probabilidade de sucesso. Sua adequação aos objetivos e porte do evento é imprescindível.

• Data, hora e duração


Também estabelecido anteriormente. A fixação de data está estreitamente ligada às
possibilidades de sucesso do evento. Uma data mal escolhida pode acarretar inúmeros
problemas.
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Além da questão relacionada a data e horário do evento, a organização deve se atentar com o
período de duração. Saber adequar o tempo necessário é também uma das primícias para não
afastar os participantes, pois eventos muito longo poderá provocar a desmotivação por parte
das pessoas interessadas.

• Público-alvo e número previsto de participantes


Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica, que seu evento pretende atingir.
Não podemos esquecer que independente de qual seja o público, todos buscam obter, no
evento, preços razoáveis, que lhes garantam segurança, conforto, qualidade de serviços,
atendimento eficiente, bons ou novos produtos, conhecimentos técnicos e profissionais, bons
relacionamentos, novas amizades, e principalmente experiências memoráveis, únicas.

Aqui também se leva em consideração o número previsto de participantes, pois é essencial


para que entre em sintonia com a definição do local, data e hora.

• Programação do evento
Estabelecer qual será a programação geral do evento. É a descrição organizada, seqüencial
das diferentes atividades que acontecerão no evento, pó seja, é o fluxo das diversas
atividades, ordenadas pelo tema central e temários que possam fazer parte do evento, data e
horário de suas realizações. A programação é definida para facilitar a compreensão dos
temários escolhidos ou do tema central, assim, pela programação se define a existência de
diversas tipologias que podem fazer parte do evento para cumprir a programação desejada.

Exemplo: Num workshop será oferecido um coffe break, um coquetel de encerramento?


Abertura da sessão - 1º workshop - Parada para o coffe break - 2º workshop
Coquetel de encerramento.

Aqui também, deve-se estabelecer se o evento terá outros eventos complementares,


simultâneos na programação. A programação de eventos complementares poderá ampliar a
área de atuação do evento principal e consequentemente a participação do público.

• Recursos materiais
Por recursos materiais entende-se toda a gama de produtos necessários nas etapas de
operacionalização e execução do evento.

 Material de expediente: engloba todo tipo de papéis e instrumentos utilizados pela


secretária e comissão organizadora para o seu dia-a-dia: papel, circulares, recibos,
envelopes, canetas, lápis, clipes, grampeadores e grampos, cartão de visita, paínes
informativos, etc.

 Material de participante: agrupa tudo que será utilizado pelo participante: crachá,
pasta, caneta, brindes, tickets diversos (de refeição, de estacionamento etc.), blocos,
convites, ficha de inscrição etc.;

 Equipamentos em geral: reúne todo e qualquer equipamento elétrico e eletrônico a ser


utilizado no pré-evento, durante o evento e até seu fechamento, como: telefone, fax,
copiadoras, micro, impressora, projetores de filmes e slides, retroprojetor, data show,
suprimentos (toner, fitas de impressora etc.), microfones, fitas e CDS para gravação,
extensões, filmadoras, prismas para mesa, linhas telefônicas, celulares, quadr-negro
ou brando, pincéis, giz, painéis indicativos e informativos etc.;

 Mobiliário: abrange as mesas, cadeiras, poltronas, tablados, púlpito, balcões,


divisórias, lixeiras
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 Material de higiene e limpeza: toalhas, papel higiênico, sabonetes, álcool gel,
desinfetantes, pano de chão etc.

 Material de segurança e proteção: extintor de incêndio, fitas adesivas e correntes de


sinalização, grades protetoras etc.

 Medicamentos de primeiros socorros e emergência: remédios em geral, maca,


desfibrilador etc.

 Materiais diversos: inclui correios, comunicações, viagens de inspeção, combustível,


transporte, medalhas, troféus, guarda-chuvas, cordas divisórias, carpetes e
passadeiras, jornais e revistas, mastros, bandeiras, bandejas etc.

OBS: Muitos desses materiais listados serão fornecidos pelas empresas prestados de serviços
especializadas e fornecedoras do evento.

• Recursos humanos
Deve relacionar todos os profissionais necessários para desenvolver a programação
estabelecida, bem como as diversas atividades já definidas, e a remuneração proposta, além
da infra-estrutura específica.

Para as profissões mais requisitadas, a sugestão é de ter algumas pessoas "fixas", ou seja,
as que serão as primeiras a serem contratadas dentro de suas profissões, escolhidas por
seu desempenho e experiência, objetivando conseguir ter uma equipe mais afinada e
eficiente. Além disso, essas pessoas devem assinar contrato de trabalho temporário antes de
cada evento, de maneira que resguarde sua empresa de processos trabalhistas.

Deve indicar as credenciais desejadas para cada função necessária. Cada cadastro deve ter os
dados básicos (nome e endereço completo, idiomas, telefone, celular, e-mail etc.) do
profissional, bem como os requisitos básicos para o desenvolvimento das funções, de acordo
com sua categoria profissional.

 Contratação de profissionais especializados: refere-se a recepcionista, seguranças,


eletricistas, etc.

 Uniformes: deve-se verificar a necessidade de uniformizar todas as funções que o


exigirem.

 Alimentação: Providenciar a alimentação de todo o staff durante a realização do


evento (inclusive na montagem e desmontagem).

 Treinamento: Proceder treinamento para todas as funções necessárias durante toda


a realização do evento (inclusive na montagem e desmontagem).

Algumas das categorias de profissionais especializados mais utilizados em eventos:

• Tradutor/intérprete; • Seguranças/vigilantes;
• Recepcionistas; • Operador de som/luz;
• Garçons exclusivos; • Encanador/eletricista;
• Fotógrafo; • Guia turístico;
• Mensageiro; • Secretária bilíngüe;
• Manobristas; • Digitador;
• Motorista; • Operador de telemarketing;
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• Baby-siter; • Músico/DJ;
• Monitor, animador, recreadores; • Cinegrafista;
• Pessoal de limpeza; • Motoboy;
• Decorador; • Panfleteiros;
• Telefonista; • Médico, profissionais de enfermagem;
• Assessor de imprensa; • Bombeiros;
• Operador de audiovisual; • Entre outros.
• Mestre de cerimônia;
Lembre-se em colocar as devidas regras aos profissionais, tais como: pontualidade, interesse,
eficiência na execução das funções, companheirismo, compromisso com o evento, nível de
treinamento e conhecimento dos detalhes do evento, educação, jogo de cintura para situações
difíceis, cordialidade, simpatia etc.

Segundo Vinicius, em seu livro: “O papel das instruções de ensino na formação profissional”,
2001, o profissional de eventos deve possuir as seguintes habilidades:

Algumas habilidades necessárias que um profissional de eventos deve possuir:

• boa apresentação pessoal; • ser bom negociador;


• ser criativo; • saber lidar com imprevistos e desafios;
• raciocínio lógico; • gerenciar e superar conflitos;
• percepção aguçada; • capacidade de interpretar dados;
• espírito de liderança; • dominar técnicas de planejamento e
• saber ouvir; organização de eventos;
• empatia; • gerenciar pessoas e recursos;
• receber e dar feedback; • tomar decisões.

• Prestação de serviços e fornecedores


Tão importante como escolher os profissionais e voluntários que estarão fazendo parte dos
trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das empresas prestadoras de serviços
especializados. Precisamos também, fazer que cada empresa se conheça, ou seja, se
conheçam e falem a mesma “linguagem”, tendo o mesmo padrão de qualidade e atendimento.

Todas as empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleção, onde se deve
analisar a competência, reputação, experiência e qualidade dos serviços anteriormente
prestados e preço justo. Todas, sem exceção, devem ter contrato escrito previamente assinado,
com descrição detalhada de suas responsabilidades e deveres e cronograma.

Para cada produto, serviço ou opcional oferecido a seus clientes, deve haver um
ou mais fornecedores já cadastrados e com contrato de fornecimento previamente definido
e assinado. As condições mínimas a serem negociadas e acordadas com cada um dependem
das necessidades de cada empresa e de seus mercados.

Alguns dos principais fornecedores e empresas prestadoras de serviços de um evento:

• Agência de propaganda; • Espaços para eventos;


• Agência de viagens; • Equipamentos eletrônicos;
• Alimentação (restaurantes, buffets); • Fotografia e filmagem;
• Assistência médica; • Gráfica;
• Banco, posto bancário e de câmbio; • Gerador próprio de energia;
• Banda; • Locadora de veículos;
• Brindes; • Limpeza e zeladoria;
• Cartão de crédito; • Hotéis;
• Companhia de seguros; • Montadora de estandes/divisórias e palco;
• Decoração; • Mobiliário/equipamentos e acessórios;
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• Primeiros-socorros e Ambulância; • Sonorização/iluminação e cenário;
• Recursos visuais; • Táxi;
• Segurança e vigilância patrimonial; • Tradução simultânea;
• Sinalização (placas, faixas indicativas, • Transportadora aérea, rodoviária, etc.
banners, painéis etc.); • Transporte local de participantes e
• Sistemas de rádio e de comunicação; convidados.
• Sistema de ar condicionado central;

• Pagamentos de taxas, impostos, tributos e comissões


Incluir não só os valores que deverão ser pagos à Prefeitura do local do evento (ISS, Cadam –
Taxa sobre anúncio, taxa sobre localização etc.), mas também os seguros necessários e os
impostos estimados sobre a receita (IRPJ, Cofins etc.).

Além disso, não podemos esquecer o pagamento das comissões devido, para as pessoas
físicas ou jurídicas, que realizarem em conjunto a comercialização de estandes, merchandising,
produtos, anúncios etc.

• Alvará e autorizações para execução do evento


O organizador do evento deverá estar atento sobre todos os tramites necessários para
regulamentação do evento.

Nessa etapa busca verificar junto aos diversos órgãos as devidas autorizações necessárias
para liberação da realização do evento. Isso inclui desde Prefeituras, Polícia Militar, Corpo de
Bombeiros, transito e demais entidades que estejam ligadas a realização do evento.
Exemplo: Alvará junto a Prefeitura.

• Orçamento - Análise de despesas e receitas


O orçamento é o demonstrativo do cálculo das receitas que se devem arrecadar e das
despesas que deverão ser realizadas no evento. Deverá ser expresso em várias alternativas
para o estudo e avaliação pelo interessado das opções e decisão final, e serve de base para o
contrato de serviços.
• Fluxo de Caixa – Cash Flow
Sua principal vantagem está em permitir a rápida e fácil visualização da real situação do caixa
do evento, num espaço temporal determinado (no dia, na semana, no mês ou no ano). Esse
importante instrumento de trabalho utilizado e atualizado sempre, ou seja, todas as vezes que
fora feito um gasto ou na entrada de alguma receita.
Modelo de Fluxo de Caixa - Cash Flow
Fluxo de Caixa ou Cash Flow
Receitas Agosto Setembro Outubro Novembro Saldo
Saldo preexistente 1.000,00 1.000,00
Comercialização de espaços 20.000,00 20.000,00
Comercialização de anúncios 2.000,00 10.000,00 12.000,00
Comercialização de produtos 0,00
Doações 5.000,00 5.000,00
Auxílios Governamentais 0,00
Taxas de inscrições/ingressos 10.000,00 10.000,00
Patrocínio 1.000,00 10.000,00 11.000,00
Permuta e apoio 5.000,00 5.000,00
Total de Receitas 64.000,00
Despesas Agosto Setembro Outubro Novembro Saldo
Pagamentos de taxas 5.000,00 5.000,00
Comunicação 10.000,00 5.000,00 15.000,00

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Recursos humanos 10.000,00 10.000,00
Prestadores de Serviço 20.000,00 20.000,00
Recursos materiais 5.000,00 5.000,00
Total de Despesas 55.000,00

ORÇAMENTO GERAL DO EVENTO


Total de Receitas 64.000,00
Total de Despesas - 55.000,00
Saldo Total 9.000,00
Este é um modelo de orçamento e fluxo de caixa e seus valores são hipotéticos. Sabemos que
existem outros modelos e não queremos aqui determinar a utilização exclusivamente deste,
entretanto, acreditamos que o mesmo é um modo de fácil assimilação e compreensão.

• Cronograma do evento
O cronograma de atividades deve ser considerado como uma peça fundamental e
imprescindível na fase de operacionalização do evento. Sua importância fica mais evidente
quanto maior for sua complexidade e mais longa a duração do evento.

Num evento, o cronograma deve ser a representação gráfica de todas as atividades


necessárias para sua operacionalização, num espaço de tempo predeterminado para o início e
término de cada tarefa. Pode ser ordenado pelas atividades segundo seus diversos critérios, de
acordo com a necessidade do momento.
Critérios de estabelecimento de um cronograma:
 Temporal: na ordem em que devem ser executadas as tarefas e atividades;
 Responsabilidade: na ordem em que devem ser executadas por pessoas e empresas.
 Por atividade: na ordem de execução de uma única atividade, mas envolvendo todos os
responsáveis.
Modelo de Cronograma de eventos
Cronograma de Eventos
Evento:
Local: Data: / / Horário:
Descrição das Atividades Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Apresentação da proposta ao cliente
Elaboração do Planejamento
Aprovação da proposta do evento
Lançamento do evento
Preparação da comunicação
Veiculação da comunicação
Veiculação de matérias / AI
Comercialização de anúncios
Comercialização de produtos
Doações e Auxílios Governamentais
Patrocínio, permuta e apoio
Pagamentos de taxas
Autorizações e regulamentações
Contratação de recursos humanos
Contratação de fornecedores
Aquisição de materiais
Inscrições / adesões / convites
Montagem de equipamentos
Check-list do evento
Execução do evento / Dia do evento
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Questionário de avaliação
Desmontagem de equipamentos
Devolução de materiais ao cliente
Pagamentos de fornecedores
Pagamentos de pessoal
Divulgação pós-evento
Balanço financeiro
Análise e avaliação de resultados
Apresentação final ao cliente
REFERÊNCIA BIBLIOGRÀFICA

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização.


São Paulo: Atlas, 2006. (p. 35 - 113).

MATIAS, Marlene. Organização de Eventos: procedimentos e técnicas. São Paulo: Manole, 2002.
(p. 97 - 112).

MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas,2008. (p. 70 - 139).

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