Guia completo sobre o uso

de tecnologia para eventos

 Introdução  03

Conhecendo as opções tecnológicas para eventos  05

Mas afinal, por que usar a tecnologia em meu evento?   15

8 tendências em tecnologia para

eventos que você precisa ficar de olho!  22

Conclusão   32

Sobre a Doity   34

Introdução
INTRODUÇÃO

Quando pensamos em tecnologia, podemos nos remeter

desde ao uso de smartphones e tablets até produções quase
futurísticas como hologramas e localizadores. Mas, você entende
as vantagens do uso da tecnologia e como ela pode ser aplicada
no seu evento?

A tecnologia pode ajudar a garantir o sucesso do seu

evento e, consequentemente, fidelizar clientes e conseguir mais
vendas. Além disso, ela promove mais visibilidade, aumenta a
produtividade nas etapas de organização ou planejamento e
reduz custos expressivos. Neste e-book vamos apresentar as
opções tecnológicas já existentes para transformar seu evento
em uma experiência única! Também falaremos das vantagens do
uso da tecnologia e algumas inovações que estão mudando o
setor. Boa leitura!

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 Conhecendo as
opções tecnológicas
para eventos
CONHECENDO AS OPÇÕES
TECNOLÓGICAS PARA EVENTOS

Quem produz um evento sabe o quão trabalhoso pode ser sua

organização. Tudo precisa ser pensado de forma minuciosa
para garantir o sucesso, desde a idealização até o contato com
fornecedores, planejamento, execução e elaboração de relatórios.

O uso da tecnologia pode facilitar todas as etapas do seu evento

e tornar o processo mais prazeroso e acertado. Saiba como:

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CONHECENDO AS OPÇÕES
TECNOLÓGICAS PARA EVENTOS

PRÉ-EVENTO

Planejamento

Ferramentas de gerenciamento online ajudam a simplificar

o planejamento do seu evento por meio de cronogramas e
definição de tarefas. O Trello, por exemplo, é um recurso gratuito
que oferece todas essas funcionalidades.

O Slack também é uma alternativa incrível para ajudar no

planejamento de um evento. Ele é um software de comunicação
de equipes que permite separar os profissionais por segmentos e,
dessa forma, centralizar a comunicação e integrar seus funcionários.

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CONHECENDO AS OPÇÕES
TECNOLÓGICAS PARA EVENTOS

Elaboração de um site para o evento

A criação de um site próprio para o seu evento

também é um ponto essencial que precisa ser
considerado. Ao centralizar as informações em um
único lugar, é possível personalizar a forma como
o público vai ter acesso a elas e garantir que ele se
converta em futuros participantes do evento.

Além disso, com um site próprio é possível produzir

conteúdos ricos e exclusivos e disponibilizá-los
para o público. Você pode inserir a programação
completa do evento e ainda adicionar fotos e
informações sobre os palestrantes e expositores,
criar galerias multimídia, disponibilizar mapas
interativos para facilitar a chegada e locomoção dos
participantes e divulgar parceiros do evento.

Um site próprio para o seu evento serve

como um precioso canal de comunicação e
contato com os participantes. Sem precisar
de intermediários, o site pode passar as
informações de forma clara e direta.
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CONHECENDO AS OPÇÕES
TECNOLÓGICAS PARA EVENTOS

Divulgação

A divulgação é uma das etapas mais importantes e precisa

ser pensada de forma minuciosa. Uma divulgação bem feita
garante participação qualitativas e quantitativas no seu
evento, ajudando a transformar o público em participantes e os
participantes em clientes.

Além disso, a divulgação é uma maneira de compartilhar

não apenas o evento, mas todos os serviços e produtos
relacionados a ele. Expositores e marcas que participação do
evento ganharão destaque e isso se reflete em ganhos de
credibilidade e popularidade.

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CONHECENDO AS OPÇÕES
TECNOLÓGICAS PARA EVENTOS

Convites digitais

Convites digitais e interativos também podem diferenciar um

evento social e dar um ar mais moderno à ocasião. Além disso,
eles ajudam a reduzir custos de impressão e distribuição e
são alternativas sustentáveis. Existem diversas empresas que
oferecem esse serviço de maneira personalizada para destacar a
sua marca e surpreender o público.

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CONHECENDO AS OPÇÕES
TECNOLÓGICAS PARA EVENTOS

DURANTE

Credenciamento

Contar com listas de papel e filas para credenciamento já é coisa

do passado. Existem ferramentas de credenciamento online que
podem te ajudar a economizar tempo, dinheiro e paciência.

Existem plataformas de eventos que permitem que você

gerencie todo o evento em um único lugar, de forma online.
Outra alternativa é investir em um aplicativo próprio para o seu
evento em que os participantes podem fazer o credenciamento
direto do smartphone.

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CONHECENDO AS OPÇÕES
TECNOLÓGICAS PARA EVENTOS

Transmissões ao vivo

Não é difícil pensar que nem todas as pessoas interessadas em um

evento puderam comparecer. Entretanto, é possível fazer com que
parte da experiência chegue até elas por meio de transmissões ao
vivo no Facebook, YouTube ou até mesmo no Instagram.

Essa pode ser uma alternativa interessante para eventos

acadêmicos que contam com palestras, debates e rodas de
conversa, podendo gerar, inclusive, mais interação com o
público por meio do envio de dúvidas e sugestões na parte de
comentários dessas plataformas.

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CONHECENDO AS OPÇÕES
TECNOLÓGICAS PARA EVENTOS

PÓS-EVENTO

Emissão de certificados

Eventos acadêmicos e corporativos contam, em sua maioria,

com a emissão de certificado de participação para o público,
e essa tecnologia também pode ajudar a otimizar o processo.

Com plataformas digitais é possível customizar os certificados e

gerá-los de forma automática. Com apenas um clique você os
envia, por e-mail, para todos os participantes e ainda oferece um
link para download caso eles optem pela impressão.

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CONHECENDO AS OPÇÕES
TECNOLÓGICAS PARA EVENTOS

Relatórios

A elaboração do relatório do seu evento é uma das etapas

mais importantes porque ajuda a entender acertos e os erros
que precisam ser repensados. Eles podem conter pesquisas
de satisfação e depoimentos de participantes para ajudar a
entender pontos fortes e pontos fracos.

Opte por uma plataforma online que ofereça relatórios sobre as

mais variadas etapas do seu evento: vendas, inscrições, trabalhos
submetidos, dentre outros.

14
 Mas afinal, por que
usar a tecnologia em
meu evento?
MAS AFINAL, POR QUE USAR A
TECNOLOGIA EM MEU EVENTO?

Aprimorar a realização do seu evento com a tecnologia ajuda

não apenas a economizar, mas também permite que o foco na
preparação e produção seja maior e, consequentemente, o mais
perfeito possível.

Além disso, o uso da tecnologia ajuda a diferenciar sua

marca, cativar o público e otimizar processos. Precisa de
mais vantagens? Então confira:

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MAS AFINAL, POR QUE USAR A
TECNOLOGIA EM MEU EVENTO?

MINIMIZA ERROS

Quando é preciso lidar com uma quantidade razoável de

informações é normal que aconteçam erros, mas é preciso
minimizá-los para garantir que o seu evento seja o mais acertado
possível. Usar a tecnologia pode ajudar a reduzir os erros e
resolver mais rapidamente problemas que possam surgir.

A tecnologia ajuda a centralizar informações e dinamizar processos,

fazendo com que seja mais fácil controlar tanto o pré, durante e
pós-evento. Isso porque, fazendo uso das ferramentas corretas, é
possível gerar métricas, emitir relatórios, automatizar processos e
controlar melhor a produção do evento como um todo.

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MAS AFINAL, POR QUE USAR A
TECNOLOGIA EM MEU EVENTO?

OFERECE MAIOR INTERAÇÃO

COM O PÚBLICO

Um bom evento precisa cativar seu público para fortalecer

a imagem da marca e fidelizar clientes. Para isso, é essencial
que exista um canal de comunicação acessível e eficiente. Um
aplicativo de gestão para eventos, por exemplo, facilita a troca
de informações, ajuda a responder dúvidas do público e oferece
um espaço maior para interação entre os interessados no
evento. É bem mais fácil entender seu público quando se tem
mais proximidade.

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MAS AFINAL, POR QUE USAR A
TECNOLOGIA EM MEU EVENTO?

AUMENTA O ALCANCE
DE DIVULGAÇÃO

A divulgação é importante tanto antes do grande dia,

para alcançar o maior número de pessoas e começar a
causar burburinho, quanto durante o evento com ações
pontuais e até mesmo depois, ao divulgar balanços e
feedbacks e aumentar a expectativa do público para
próximas edições.

Usar e abusar das redes sociais atrai mais pessoas e faz

com que a notícia do seu evento viralize. O Stories do
Instagram, por exemplo, é um recurso gratuito que ajuda
a cativar seu público e, de quebra, ajuda na divulgação.

OTIMIZA AS INSCRIÇÕES

Inscrições online são alguns dos recursos mais benéficos

para quem organiza um evento, principalmente aqueles
de grande porte. Investir em formulários online com
poucas e assertivas perguntas economiza tempo, reduz
custos, oferece comodidade para quem vai se inscrever
e pode representar um número maior de inscrições.

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MAS AFINAL, POR QUE USAR A
TECNOLOGIA EM MEU EVENTO?

AJUDA NA SUSTENTABILIDADE

Nunca se falou tanto de sustentabilidade e consumo

consciente e as empresas precisam incorporar esses ideais
caso queiram promover sua imagem de forma positiva. Pensar
em formas alternativas ajuda não apenas a cativar o
público, mas também promove, de fato, algo positivo que
irá refletir na sociedade.

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MAS AFINAL, POR QUE USAR A
TECNOLOGIA EM MEU EVENTO?

OFERECE CONTEÚDOS MAIS COMPLETOS

A tecnologia ajuda a enriquecer os conteúdos porque permite

compartilhamento de informações multimídia, não tem
limitação de espaço e reduz gastos desnecessários com
impressões e distribuição.

O uso de tablets, por exemplo, permite que o público tenha

mais acesso às informações do evento e dos expositores
sem que você precise gastar com folhetos ou livretos com
muitas páginas. É possível investir em textos maiores e mais
explicativos que geram conteúdos mais completos e que
realmente contribuam para o público.

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 8 tendências em
tecnologia para
eventos que você
precisa ficar de olho!
8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

O uso da tecnologia é algo cada vez mais comum e suas

diversas aplicações podem mudar a experiência do público
antes, durante e depois do seu evento. Pensando nisso, conheça
8 tendências que podem transformar seu evento:

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8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

1. REALIDADE AUMENTADA

Você se lembra do fenômeno de Pokemon GO que se espalhou

pelo mundo em 2016? Esse é um exemplo de realidade
aumentada que conseguiu conquistar o grande público de forma
intuitiva e eficiente. A realidade aumentada é uma ferramenta
que permite a interação entre objetos virtuais e reais e pode ser
extremamente interessante para um evento.

Uma feira de decoração pode fazer uso da realidade aumentada

para simular posicionamento de objetos dentro de um
cômodo sem precisar mover um músculo. Um simpósio de
medicina, por outro lado, pode usar a R.A. para demonstrar
diagnósticos e procedimentos cirúrgicos.

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8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

2. REALIDADE VIRTUAL

Ao contrário da realidade aumentada, a realidade virtual se

baseia em um ambiente criado todo digitalmente e o usuário
é colocado dentro desse mundo virtual. Para isso são usados
capacetes ou óculos que cobrem toda a visão da pessoa,
buscando tornar a experiência o mais real possível.

Ela permite que o usuário tenha experiências em um mundo

irreal, mas isso não exclui a possibilidade de usá-la para
fins práticos. Um evento de arquitetura pode usar a realidade
virtual para demonstrar o interior de futuros cômodos e
permitir que as pessoas explorem esse ambiente antes mesmo
de eles serem construídos.

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8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

3. BEACONS

Os beacons estão começando a ganhar mais

destaque, principalmente nas lojas de varejo
e seu uso pode ajudar a entender melhor o
comportamento do público do seu evento. Isso
porque um beacon funciona como uma GPS
que consegue localizar clientes dentro de um
espaço restrito.

Esse dispositivo pode enviar ofertas

personalizadas com base no
caminho percorrido pela pessoa e
seu histórico de movimentação.

Com os beacons é possível entender quais os

estandes mais visitados pelo público geral
durante seu evento e a frequência de visita.

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8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

4. DECORAÇÃO HI-TECH

A tecnologia nunca evoluiu tão rápido e é importante adaptar

seu evento e incluí-la até mesmo na decoração. O video-
mapping, por exemplo, é usado para projetar mapas do evento
em superfícies como prédios e paredes.

É uma forma de ajudar o público a se localizar e ainda preencher

espaços que ficariam vazios, o que também faz com que a
decoração do evento ganhe um ar mais tecnológico.

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8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

5. PLATAFORMAS DIGITAIS

As plataformas digitais estão por toda parte e é possível

usá-las para otimizar vendas, fortalecer a imagem da sua marca
e ampliar o alcance da divulgação do seu evento. As plataformas
digitais são modelos de negócio que conectam produtores e
consumidores, aproximando clientes e empresas e oferecendo
um espaço de troca e interação.

Elas oferecem mais autonomia, garantindo a centralização de

processos como divulgação, captação de leads e aproximação
com o público. Isso acarreta melhor uso do tempo e economia de
recursos que podem ser investidos em outras etapas do evento,
tornando as plataformas digitais bons exemplos de praticidade.

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8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

6. HOLOGRAMA

Hologramas não são mais elementos de ficção

científica, eles já existem e seu uso pode fazer
a diferença em um evento. Eles permitem a
inserção de elementos virtuais no mundo real, o
que faz com que qualquer apresentação se torne
inesquecível. Podem ser usados para apresentar
produtos novos e conseguir feedback imediato
por parte do público, o que ajuda a repensar
designs, por exemplo.

Além disso, é possível inserir

pessoas que não puderam
comparecer ao evento e fazer
apresentações com grandes
nomes e com um caráter
futurista que, com certeza,
deixará uma marca no público.

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8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

7. TABLETS

Tablets já são acessórios facilmente incrementados a eventos

devido à sua adaptação de uso. Como os smartphones já
se popularizaram, os tablets deixaram de ser ferramentas
tecnológicas complexas e já fazem parte do cotidiano.

É possível personalizar suas configurações e torná-los

exclusivos para o evento, com softwares e programas de
apresentação. Além disso, mapas do local, vídeos explicativos,
catálogo de expositores e chat para esclarecimento de dúvidas e
envio de feedback são possíveis graças a tablets e enriquecem a
experiência no seu evento.

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8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

8. IMPRESSORA 3D

As impressoras 3D produzem objetos com três dimensões:

altura, profundidade e largura. Em um evento com lançamentos
de produtos, por exemplo, é possível usar as impresoras 3D para
criar protótipos e permitir que o público possa ter contato com
eles antes da versão definitiva chegar às lojas.

Essas impressoras ajudam a customizar produtos,

mesclando matérias-primas. Expositores podem oferecer
customização de modelos dos produtos que vendem,
oferecendo modelos únicos aos participantes de um evento.

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Conclusão
8 TENDÊNCIAS EM TECNOLOGIA PARA EVENTOS
QUE VOCÊ PRECISA FICAR DE OLHO!

Investir em alternativas tecnológicas minimiza erros, oferece

mais interatividade, potencializa suas divulgações, otimiza
inscrições, enriquece conteúdos e é uma alternativa sustentável.

É possível encontrar ferramentas para ajudar em todas

as etapas do evento. Além de auxiliar no planejamento e no
credenciamento, a tecnologia ajuda a diferenciar seu evento
proporcionando momentos únicos e permite que você entenda
melhor os resultados. Assim como as inovações tecnológicas,
o mercado está em constante transformação e, com as
ferramentas certas, você garante o sucesso do seu evento e
pode se tornar uma referência.

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A Doity é uma plataforma online de gestão de eventos criada por Uziel

Barbosa e Geraldo Neves, em 2013, quando ainda estavam na faculdade

e, ao organizar um evento, sentiram dificuldades de gerenciá-lo. Como

não encontraram solução disponível no mercado, desenvolveram um

site próprio com um sistema que permitia a inscrição de participantes.

Um dos objetivos é oferecer praticidade e economia de tempo na

produção, organização e divulgação de eventos acadêmicos.

Atualmente, conta com uma equipe de 20 pessoas, com mais de 2,3 milhões

de inscrições realizadas por meio da plataforma e mais de 30 mil eventos

cadastrados, por mais de 20 mil organizadores, no Brasil e em Portugal.