20 Passos

para organizar
um evento de
sucesso
Guia prático para organizadores de evento
não deixarem nada para trás na hora de
planejar uma convenção, congresso ou
evento de qualquer tipo
 ANTES DE TUDO...
Sabemos que organizar um evento não é tarefa fácil.
Afinal, sempre queremos que tudo saia de acordo com
o planejado, porque o que está em jogo é a imagem e
reputação da sua marca.
Nessas horas nada melhor do que uma ajuda de quem
entende do assunto. Por isso, nós do Palestras de
Sucesso fizemos uma lista prática com 20 tópicos que
você não pode ignorar.
Utilize-a como um checklist, marcando sempre o que
já foi concluído para ter um controle melhor da sua
organização do evento.
Esperamos que goste do conteúdo e que realize um
evento espetacular.
Boa leitura!

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1. Faça um CHECKLIST de todas as
etapas do planejamento
O primeiro passo para planejar um evento
é se organizar. Sendo assim, lançar mão de
listas é uma ferramenta importante para que
cada etapa do planejamento seja executada,
sem deixar escapar nenhum detalhe.

Afinal, para que o evento seja bem-sucedido,

é muito importante estarmos atentos aos
mínimos detalhes, certo?

Portanto, faça um checklist de todas as

etapas necessárias para a execução do
evento. Esta é uma parte fundamental do
planejamento. Inclua no checklist, itens
como:

• Cronograma; • Definição de público e número de

• Orçamento; pessoas;
• Data, local e horário; • Divulgação;
• Membros da equipe de organização; • Escolha dos palestrantes;
• Tema do evento; • Pós-evento.

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2. Organize-se e
se planeje
Com o checklist em mãos, é o momento de Documente todos estes itens no plano do
dar os primeiros passos rumo a realização do evento, incluindo todas as necessidades,
evento. Para tanto, e preciso se organizar e regras, requisitos do evento, plano financeiro,
se planejar. gestão e organização e as estratégias que
serão adotadas para tirar o evento do “papel”.
Nesta etapa, mesmo que você já tenha
experiência no planejamento de eventos,
procure trocar ideias sobre o tema com os
demais membros da equipe que você formar.

Foque questões como o objetivo do evento,

a proporção, qual tipo de marketing será
necessário, estratégias para levantar
recursos, pesquisa sobre fornecedores
e produtos necessários, infraestrutura e
profissionais para agregar mais valor ao
evento, dentre outros aspectos importantes.

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3. Monte um
cronograma
Montar o cronograma é fator fundamental
para promover um evento de sucesso para a
sua empresa.
Já imaginou, definir cada etapa do
planejamento, mas não ter uma data, ao
menos estimada, por exemplo, de sua
conclusão?
É com o cronograma estabelecido que se
torna mais prático e viável, conferir como
5
está o andamento de cada etapa e o fluxo de
cumprimento dos prazos pré-estabelecidos.
Uma boa estratégia para montagem de
cronogramas é definindo uma linha do
tempo, por exemplo.
Para tanto, procure levar em conta, uma
margem de tempo razoável para que os
horários de todas tarefas sejam seguidos de
maneira otimizada.
4. Defina as
questões decisivas
Quem serão os fornecedores e parceiros que seguir, na execução dos passos seguintes
irão contribuir com o sucesso do evento? que levarão à realização de um evento de
sucesso.
Quais as intenções da empresa com a
realização de um evento de determinado
porte? O objetivo principal é divulgar a marca
ou um produto, gerar vendas, treinar os
colaboradores? Ou tudo isso junto?

Qual o orçamento? Como será feita a

divulgação do evento? Haverá venda de
ingressos ou será gratuito?

Estes tópicos acima são alguns exemplos

de questões decisivas para a realização de
um evento bem-sucedido, que devem ser
respondidas antes dele acontecer.

As repostas para estas e demais questões,

minam possíveis dúvidas no decorrer do
caminho e dão a segurança de um norte a

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5. Calcule para
não ultrapassar o
orçamento
Estabelecer um bom relacionamento com
fornecedores é uma prática essencial
durante o planejamento e organização de
ENTO
ORÇAM um evento de sucesso. Isso pelo fato de que,
123,32 com um diálogo aberto e honesto, é possível
213,12
muitas vezes negociar as melhores condições,
336,44
tanto para a empresa fornecedora, quanto
para a empresa contratante dos serviços e
produtos.

criando um elo de confiança com os

fornecedores, é possível desde pleitear
descontos quando o pagamento é à vista, até
mesmo parcelar o pagamento.

Extrapolar o orçamento original é um indício

negativo, que pode levar a empresa a
prejuízos, e este não é o intuito de nenhum
evento, não é mesmo?

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6. Escolha a data
com cuidado
Uma escolha de data equivocada é capaz prejudicar a logística do evento, portanto,
de colocar por terra, todo o trabalho. Afinal, analise de maneira minuciosa esta questão,
imagine que você definiu a data, fechou com antes de defini-la, ok?
as empresas fornecedoras e que irão dar a
sustentação do evento, mas, por exemplo, no
mesmo dia haverá um outro evento similar

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ao seu?

Ou ainda, você marca o evento em uma

data muito próxima a datas comemorativas,
como natal e ano novo, que são datas onde
a maior parte das pessoas já tem diversos
outros compromissos. As chances das
pessoas comparecerem serão remotas, não é
mesmo?

Feriados podem tanto favorecer quanto

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7. Analise e escolha
o local e horário
Se durante a concepção do evento para a
sua empresa você fez um levantamento
do público e chegou em um número de
participantes, escolher o local será uma tarefa
tranquila.
Afinal, você já saberá que o ambiente
deverá acomodar de maneira confortável,
determinado número de pessoas, correto?
É importante que você, como organizador,
leve em conta fatores como facilidade de
acesso ao local, se o horário do evento é
amigável à presença das pessoas.
Analise também se o local selecionado para a
realização do evento é um ambiente seguro,
com boa reputação, infraestrutura, banheiros,
acessibilidade, estacionamento, etc.

Porém, a escolha do local, bem como do

horário, não cessa apenas no número de
participantes.

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8. Monte uma
equipe eficiente
para a organização
Mesmo a pessoa mais experiente do mundo
em organização e planejamento de eventos
de sucesso, jamais conseguirá ser bem-
sucedida nesta empreitada, se ela não contar
com o suporte de uma equipe eficiente que
a ajude na organização e realização.

Para tanto, a equipe deve ser alinhada às

expectativas do (a) organizador (a), com
objetivos em comum, competências e
habilidades que agreguem e complementem
a realização de um evento de sucesso.

Procure se cercar de pessoas com estes

perfis, faça seleções dos melhores
profissionais para criar uma equipe
confiável.

Desta forma, ficará mais fácil delegar

tarefas, montar frentes de trabalho e não se
sobrecarregar.

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9. Escolha o tema
do evento
De um workshop motivacional,
passando por uma convenção
de vendas, congressos,
confraternização, SIPAT e
tantas outras ocasiões,
determinar qual será
o tema do evento é
mais um tópico de
extrema necessidade,
para quem pretender
realizar um evento
marcante e de sucesso
para a empresa.
O tema do evento
deverá estar alinhado ao
público-alvo. Você poderá
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optar desde um evento com o
tema educação, até outros
como vendas, motivação,
empoderamento feminino,
diversidade, inovação,
empreendedorismo,
carreira, resiliência,
liderança, atendimento
ao cliente, gestão de
pessoas, entre outros.
Sendo assim, analise
o objetivo do evento,
seu principal mote, e
sintonize o tema com a
mesma “frequência”.
10. Defina o público e o número
de participantes
Quem deverá ser o público-alvo do evento da
empresa? Os funcionários e colaboradores?
Pessoas que moram ao redor do local?
Adultos? Criança? Empresário? Professores?
alunos? Empresas parceiras? Se sim, de qual
segmento?
É extremamente necessário saber qual grupo
de pessoas podem nutrir interesse pelo
evento, e em alguns casos, criar personas
pode trazer maior assertividade no
planejamento.

E qual o número de participantes? Tais

informações são imprescindíveis para a
melhor formatação do evento, bem como
para definirmos qual o porte do evento.

Identificar quem será a plateia, ajudará

na comunicação do evento, tanto no
conteúdo que será abordando durante
seu acontecimento, quanto na divulgação
prévia, em uma campanha de marketing, por
exemplo.

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11. Inove, em todos
os sentidos
Uma boa dose de criatividade sempre cai oferecer uma gastronomia diferenciada, com
bem. Agora, pense em um evento que tenha variedade de opções, ou ainda, oferecer
como características, criatividade ganhos ao público, que vão além da
e inovação? Com certeza, as participação.
chances de sucesso se
amplificam! Brindes, atividades
descontraídas e
Ainda mais se a inovação diferenciadas, recursos
for aplicada em todos os tecnológicos como um
sentidos, desde o coffee app, capaz de estimular
break, até a recepção o engajamento online do
do público, decoração, público, são algumas das
atrações, etc. inúmeras possibilidades
que poderão ser
É possível desde exploradas.

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12. Cuide dos
fornecedores
Não importa se o evento da sua empresa
seja uma convenção e grande porte, ou um
pequeno coquetel. O papel dos fornecedores
e os cuidados que o organizador do evento
deve ter para com eles, determinará boa
parte do sucesso.
Crie uma relação honesta, firme parcerias,
negocie condições e mostre a eles os
objetivos do projeto que envolve o evento.
Isso facilitará a compreensão deles,
otimizando todo o processo.
Durante o pré-evento, ou seja, nas etapas
de concepção e planejamento do evento,
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certifique-se de quais setores você
necessitará de fornecedores.
Por exemplo, pode ser preciso contratar:
• Profissionais de TI para suporte em
equipamentos;
• Assessoria de Imprensa;
• Consultores de marketing;
• Gráfica de impressor e folders;
• Equipe de Staff para apoio no dia do
evento;
• Uma agência de Publicidade ou Marketing;
• Buffet, etc.
Invista em montar um time/equipe que fique
responsável por checar como anda o trabalho
dos fornecedores, prazos e cronogramas,
para que fique tudo alinhado e resolvido
antes da data de realização do evento.
13. Produza os impressos
que serão distribuídos
Por mais que a era digital dê as cartas Neste sentido, o papel de um designer gráfico
no contexto atual, é impossível negar a e de uma gráfica são fundamentais para que
importância que os materiais impressos o público possa ter em mãos, impressos
exercem, sobretudo no cenário corporativo. de bom gosto e que causem uma ótima
impressão, tanto da empresa quanto do
Os impressos que serão distribuídos, evento.
tanto durante o evento, quanto antes, na
divulgação, devem estar em sintonia com a
identidade visual da empresa/marca que
está promovendo o evento.

Além disso, é sempre válido apostar em

materiais impressos de alta qualidade,
levando em conta o aspecto de produção,
pautado em criatividade e inovação, sempre!

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14. Adote estratégias
bem definidas
Ter um mapa estratégico para guiar toda a • Detalhar as etapas que implicam a
organização e planejamento de um evento é organização do evento;
um fator determinante para que o objetivo
de o tornar bem-sucedido seja alcançado. • Elencar as prioridades;

Tanto é verdade que, caso o organizador • Definir tempo de

do evento negligencie a adoção de acompanhamento de cada
uma ou mais estratégias de processo e sua evolução;
planejamento e execução, • Distribuir responsabilidades;
será impossível
promover um evento • Definir os participantes e
de sucesso para a quais demandas o evento
empresa. deverá suprir, de acordo
com o público;
Dentre as estratégias
mais relevantes neste • Identificar quais tecnologias e
sentido, podemos fornecedores estão alinhados à
citar: proposta do evento.

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15. Faça a
divulgação
Como as pessoas poderão se interessar pelo Além disso, quem entende do assunto terá
seu evento, sem saber ao menos que ele a expertise necessária para direcionar a
existe? comunicação exatamente para o perfil de
pessoas que fazem parte do público-alvo.
A divulgação é mais uma das peças e
engrenagens que constroem um evento
de sucesso. Quanto melhor o evento
da empresa for divulgado, maiores as
possiblidades de atrair as pessoas até ele.

Para alavancar as chances, uma ótima

estratégia é contratar profissionais de
comunicação e marketing para que eles
executem as melhores ferramentas e
processos de divulgação online e offline.

Experts na área poderão colocar em

evidência, os benefícios e vantagens que o
evento proporciona a quem participar, por
exemplo.

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16. Não deixe nada
para a última hora
Com tantas etapas, tarefas, negociações, e
itens a se chegar, o fator tempo deve ser
sempre priorizado e valorizado durante a
montagem de um evento de sucesso para a
sua empresa.
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Lembre-se que o tempo deve estar em
seu favor e não ao contrário e para isso,
é necessário levar este fator em alta
consideração desde o início do planejamento
e desenvolvimento do cronograma.
Portanto, nada de convidar os participantes
às vésperas do evento, ou deixar para
negociar com fornecedores nos últimos dias
antes do evento.
Cheque os equipamentos e todos os
recursos, isso evitará imprevistos.
Se manter na vanguarda, ou seja, um passo
à frente, sobretudo na tomada de decisões,
antevendo situações e executando a melhor
gestão de tempo possível, trará ótimos frutos
na realização do evento para a empresa.
17. Use
questionários
Estabelecer contato e nutrir uma relação com
os participantes do evento, tanto durante
quanto depois de realizado, é uma ótima
maneira de engajar o público.
complexas, procure ser simples e direto.
Com certeza, você terá em mãos um
material extremamente rico para utilizar
posteriormente.

Como fazer isso? Pois bem, lembra quando

falamos sobre inovar em todos os sentidos?
Aqui é mais uma oportunidade para fazer
algo diferente e positivo. QUESTIONÁRIO

Aproveite as facilidades tecnológicas

existentes, como a criação de um
aplicativo que disponibilize por exemplo,
questionários para os participantes.

Colher deles um feedback é extremamente

relevante para ter um olhar mais crítico e “de
fora”.

Nada de questões longas e muito

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18. Tenha uma
recepção impecável
Na reta “final”, um detalhe faz TODA a excelência no atendimento às pessoas. Boa
diferença: a recepção. comunicação, sorriso
espontâneo no rosto,
Procure treinar a e demonstração
equipe responsável de interesse pelo
pela recepção do público, são fatores
evento, com o primordiais.
máximo de cuidado.
Qualquer problema Informar e orientar
durante a recepção, o público com
por menor que seja, carinho, educação
pode “manchar” a e tranquilidade, são
imagem do evento, e peças-chave para
consequentemente, que se desenvolva
prejudicar a imagem no decorrer do
da empresa. evento, uma recepção
positiva.
Por isso, a recepção
deve ser impecável,
mostrando

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19. Escolha o
palestrante certo
Um evento de sucesso está relacionado, Para ajudar na escolha, conte com a ajuda de
como vimos até aqui, com muitos fatores. uma empresa especialista em palestrantes,
Outra peça emblemática para um evento que possua profissionais de renome em seu
bem-sucedido é a escolha correta do cast.
palestrante.

O palestrante ideal é aquele que

traga consigo, uma bagagem rica de
conhecimento, com uma trajetória
respeitada. Se trata de um profissional capaz
de cativar e encantar o público, fazendo
com que a sua prestação fique marcada na
memória das pessoas.

Além disso, o palestrante certo é aquele

que esteja sintonizado com os objetivos do
evento e com a expectativa do público-alvo.

Ele (a) deve ser capaz de impactar o público

de maneira tão positiva, que as pessoas
sairão do evento diferentes do que quando lá
adentraram.

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20. Invista no
pós-evento
O evento acabou, mas o trabalho ainda
não. Se você ignorar o pós-evento, estará
perdendo a oportunidade de alavancar sua
marca/empresa, e de estreitar a relação com
o público!

É importante investir no pós-evento, e há

várias formas de fazer isso. Coletando
feedback dos stakeholders, analisando
o retorno sobre o investimento realizado,
avaliando as métricas de desempenho,
alimentando a relação com os participantes,
por meio das redes sociais, etc.

Enviar um cartão ou e-mail de agradecimento

pela participação também é um gesto
positivo. Não apenas ao público, mas
também aos colaboradores do evento,
equipes e fornecedores, palestrantes, e todos
que, de alguma forma, estiveram envolvidos
com o evento e tornaram ele possível.

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Por : IM6 Conteúdo Estratégico