CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA

FACULDADE DE TECNOLOGIA DE ITU

“DOM AMAURY CASTANHO”

MARIA APARECIDA LEONEL – RA 1780631621015

4ºSemestre – Tecnologia em Gestão de Eventos

TAÍS DA SILVA – RA1780631621025

4ºSemestre – Tecnologia em Gestão de Eventos

GESTÃO DE EVENTOS: UM ESTUDO SOBRE BOAS PRÁTICAS DE

GESTÃO E CONTROLES EM EVENTOS

Itu
Abril/2018
 MARIA APARECIDA LEONEL
TAÍS DA SILVA

GESTÃO DE EVENTOS: UM ESTUDO SOBRE BOAS PRÁTICAS DE

GESTÃO E CONTROLES EM EVENTOS

Projeto de Pesquisa em Iniciação Científica

apresentado à comissão ad hoc de avaliação da
Faculdade de Tecnologia de Itu “Dom Amaury
Castanho” para linha de pesquisa de Gestão de
Eventos, sob a orientação da Profª Especialista
Patrícia Machado Sampaio da Silva.

Itu
Abril/2018
Resumo ................................................................................................................................................. 2
1. Introdução .................................................................................................................................... 2
2. Objetivo Geral ............................................................................................................................. 3
3. Objetivos específicos ................................................................................................................ 3
4. Justificativa .................................................................................................................................. 3
5. Referencial teórico ..................................................................................................................... 4
6. Metodologia de desenvolvimento .......................................................................................... 6
6.1. Tipo de pesquisa ................................................................................................................ 6
6.2. Coleta de dados .................................................................................................................. 6
6.3. Tratamento dos dados ...................................................................................................... 7
6.4. Limitações do método ...................................................................................................... 7
7. Cronograma de atividades ....................................................................................................... 7
8. Resultados esperados .............................................................................................................. 7
9. Recursos necessários para condução do projeto ............................................................ 8
10. Conclusão ................................................................................................................................ 8
REFERÊNCIAS .................................................................................................................................... 9
 2

Resumo

Segundo estudos, o mercado de eventos é emergente e altamente dinâmico, do

ponto de vista da gestão; é um mercado bastante diversificado e está cada dia mais
profissionalizado, tornando-se necessário criar mecanismos para sustentar esse
crescimento e profissionalização deste mercado. Sob a ótica da gestão, é tarefa da
administração, ou gestão, é “interpretar os objetivos propostos pela empresa e
traduzi-los em ação empresarial”, realizando-o através do processo administrativo. O
processo administrativo (ou de gestão) é exercido através das quatro funções
administrativas que envolvem o planejamento, a organização, a direção e o controle,
sendo o controle em especial atenção, pois é “por meio do controle o administrador
completa o ciclo integral do seu trabalho” (CHIAVENATO, 2009)

Palavras-chave: Gestão de Eventos, Processo administrativo, Ferramentas de

gestão, Controle

1. Introdução

Segundo PAIVA, 2008, o segmento de eventos tem crescido ocupando

parcela significativa da atenção das pessoas e organizações, porém, é preciso que o
profissionalismo e a gestão eficiente deste tipo de negócio sejam desenvolvidos.

A atividade de eventos vem se desenvolvendo a cada dia, tornando-se

necessário criar mecanismos para sustentá-la. Foi a partir desse panorama
do século XVIII que começaram a surgir entidades e associações
especializadas para planejar e organizar a atividades no século XIX.
(MATIAS, 2013, pág.52)

Diante do forte crescimento do mercado de eventos, MATIAS, 2013, afirma

que “enquanto a atividade de eventos evolui e constitui-se em uma importante
atividade econômica, o setor procura cada vez mais especializar-se e organizar-se.”
Neste contexto e em conjunto com a oferta do curso de Tecnologia em Gestão de
Eventos pela Faculdade de Tecnologia de Itu/SP, surge a necessidade de verificar o
nível de profissionalização das empresas atuantes no mercado de Eventos na região
de Itu/SP, identificando as boas práticas de gestão destas empresas, sendo este o
motivador deste projeto.
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2. Objetivo Geral

Identificar o desenvolvimento da profissionalização das empresas atuantes

no mercado de eventos na região de Itu/SP.

3. Objetivos específicos

Identificar as ferramentas de gestão e controle utilizadas nas empresas

prestadoras de serviços de eventos;

Identificar o nível de profissionalização dos gestores das empresas atuantes

no mercado de eventos;

Analisar a relação entre o grau de profissionalização do gestor das

empresas de eventos e, os tipos de ferramentas por ele utilizadas na gestão e
controle de sua respectiva empresa.

4. Justificativa

Conforme CHIAVENATO, 2009, o processo administrativo (ou de gestão) é

exercido nas organizações através das quatro funções administrativas que envolvem
o planejamento, a organização, a direção e o controle. Assim, para o gestor realizar
seu trabalho, utiliza-se de uma série de ferramentas de gestão para auxiliá-lo no
processo administrativo. No mercado de eventos não é diferente: diversos autores
do seguimento de eventos, tais como MATIAS, ZANELLA, ZITTA entre outros,
fornecem em suas bibliografias modelos e exemplos de ferramentas de gestão
específicas para o mercado de eventos, tais como: formação de mesas cerimoniais,
check list de eventos, cronogramas (pré, trans e pós evento), roteiros básicos de
eventos, cartas convites, ficha técnica de pratos (para serviços de buffet) entre
outras. Ferramentas estas que elevam o nível de profissionalização do mercado de
eventos, o que nos leva a hipótese de quanto mais elevado é o nível profissional,
tanto serão mais utilizadas e melhores elaboradas as ferramentas de gestão são
utilizadas pelas empresas de eventos.

Em paralelo ao cenário exposto, há a cidade de Itu/SP oferecimento gratuito,

pela Faculdade de Tecnologia “Dom Amaury Castanho”, do curso superior em
Tecnologia em Gestão de Eventos, que tem por finalidade formar profissionais
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atuantes no planejamento, organização, elaboração e execução dos diversos tipos

de eventos. Segundo estudos, o mercado de eventos é emergente e altamente
dinâmico, do ponto de vista da gestão; é um mercado bastante diversificado e está
cada dia mais profissionalizado. Então, busca-se através deste estudo delinear quais
as boas práticas de aplicação de ferramentas para gestão e controle de empresas
do mercado de eventos na região de Itu/SP, onde o curso profissionalizante em nível
superior é oferecido pela FATEC-ITU.

5. Referencial teórico

Segundo ZITTA, 2014, “evento é um acontecimento onde se reúnem

diversas pessoas com os mesmos objetivos e propósitos sobre uma atividade, tema
ou assunto.”

ZANELLA, 2012, abrange o envolvimento emocional e turbulento do setor ao

afirmar que “um evento geralmente provoca fortes emoções para os participantes,
para os promotores e organizadores e, enfim, para todos os que convivem com o
turbilhão de atividades que compõem seu universo.”

Evento é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou

entidades realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar
acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos
comerciais, culturais, esportivos, sociais, familiares, religiosos, científicos
etc.” (ZANELLA, 2012, pág.1)

Segundo MATIAS, 2013, “a atividade de eventos vem se desenvolvendo a

cada dia, tornando-se necessário criar mecanismos para sustentá-la.” E, diante do
forte crescimento do mercado de eventos, MATIAS, 2013, afirma que “enquanto a
atividade de eventos evolui e constitui-se em uma importante atividade econômica, o
setor procura cada vez mais especializar-se e organizar-se.”

Considerando-se o mercado de eventos sob a ótica da gestão,

CHIAVENATO, 2009, afirma que a tarefa da administração, ou gestão, é “interpretar
os objetivos propostos pela empresa e traduzi-los em ação empresarial”, realizando-
o através do processo administrativo. O processo administrativo (ou de gestão) é
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exercido através das quatro funções administrativas que envolvem o planejamento,

a organização, a direção e o controle, e CHIAVENATO, 2009 define tais funções
como:

Planejamento: significa visualizar o futuro e traçar o programa de ação.

Reflete a maneira como as decisões tomadas pela empresa são
transformadas em planos e programas para serem aplicadas no futuro;
Organização: significa a maneira como a empresa distribui a autoridade,
responsabilidades, atividades e recursos. Reflete a composição, o formato,
a estrutura que a empresa desenha para distribuir, de maneira orgânica e
integrada, a ação empresarial;
Direção: significa conduzir e orientar as pessoas. Reflete o estilo de gestão
e de liderança adotado pelos administradores, em todos os níveis da
empresa, no sentido de motivar e alinhar as pessoas em direção aos
objetivos propostos;
Controle: significa verificar se o que foi planejado e organizado foi, de fato,
executado. Reflete a avaliação da compatibilidade entre objetivos definidos
e os resultados alcançados. Funciona como retroação (feedback) da ação
empresarial.” (CHIAVENATO, 2009, pág.27-28)

Para CHIAVENATO, 2009, o gestor realiza seu trabalho por meio do

processo administrativo, ou seja, do planejamento, organização, direção e controle,
“de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da
empresa a fim de atingir tais objetivos da melhor maneira possível”, tendo especial
atenção ao processo de controle, verificando se tudo está sendo realizado em
“conformidade com o que foi planejado e organizado, de acordo com as instruções
dadas, para identificar possíveis erros ou desvios a fim de corrigi-los em tempo hábil
e evitar a sua repetição”.

Na realidade, o controle acompanha todas as etapas do processo

administrativo, desde o planejamento, organização e direção. Quase que
simultaneamente o administrador planeja, organiza e dirige, mas sempre
utilizando o controle como garantia de que tudo esteja correndo bem. Por
meio do controle o administrador completa o ciclo integral do seu trabalho.
(CHIAVENTATO, 2009, pág.104)

Dada a importância do processo administrativo ao mercado de eventos, a

autora MATIAS, 2013, dedica o capítulo 7 de sua obra para transcorrer o tema
Planejamento e organização de eventos, no qual fornece diversos exemplos de
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ferramentas para gestão de eventos, a saber: Cronograma, Roteiro de projeto,

Briefing de eventos, Check list, Questionários de avaliação. A autora ZITTA, 2014,
dedica o capítulo 5 de sua obra para expor os fluxogramas e formulários necessários
para organização de eventos; o capítulo 6 para a elaboração de projetos de eventos
com exemplos de cronograma e check list de acompanhamento; e o capítulo 7
dedica atenção especial ao planejamento financeiro de eventos e apresenta diversos
formulários de controle. O autor ZANELLA, 2012, fornece em sua obra exemplos de
organização de eventos culturais, formação de mesas cerimoniais, roteiros básicos,
cronograma, check list, orçamento, Cartas convite, ficha de adesão/participação,
ficha técnica de pratos (para serviços de buffet), controles de telemarketing,
controles para feiras e exposições, dentre outros.

6. Metodologia de desenvolvimento

6.1. Tipo de pesquisa

Esta pesquisa é do ponto de vista metodológico, de caráter exploratório e

bibliográfico. Exploratório, visa coletar nas empresas prestadoras de serviços de
eventos da região de Itu/SP, dados sobre as ferramentas de gestão e controle por
elas utilizadas, através de questionários estruturados, sem objetivo de inferência nos
métodos praticados nas empresas abordadas, caracterizando assim a pesquisa
exploratória através de levantamento de dados em campo. Bibliográfica, pois se
utilizará de livros, revistas, teses e internet para o necessário embasamento teórico-
metodológico da pesquisa, bem como subsídio das análises do grau de
profissionalização dos gestores das empresas atuantes no mercado de eventos.

6.2. Coleta de dados

O levantamento dos dados se dará por entrevistas, através de questionário

padrão, estruturado na escala Likert de opnião, elaborado com apenas a opção de
escolha de uma resposta por questão, sendo para alguns casos complementados
por perguntas abertas onde o entrevistado poderá fornecer maiores detalhes sobre o
item em questão.
 7

6.3. Tratamento dos dados

Os dados coletados serão analisados pelo método de estatística descritiva

de percentagem e distribuição de frequência. A utilização de percentagens
possibilitará a utilização de tabelas e gráficos para apresentação dos dados, já a
utilização da distribuição de frequência tem por objetivo sumarizar os dados.

6.4. Limitações do método

O método escolhido apresenta algumas limitações a serem consideradas:

Pela escolha da amostra ser não-probabilística, a conclusão a ser apresentada será
restrita às organizações estudadas. O nível de maturidade de processos pode ser
diferente entre as organizações o que poderá ter influência direta sobre o resultado
da pesquisa.

7. Cronograma de atividades

2018 2019
Atividade
abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev mar abr
1. Organização das atividades
2. Levantamento do referencial teórico
3. Elaboração de questionário
4. Pesquisa de campo: definição de universo
5. Pesquisa de campo: definição de amostra
6. Agendamento das entrevistas
7. Elaboração do relatório Parcial
8. Realização das entrevistas
9. Tabulação de dados de campo
10. Tratamento e análise dos dados de campo
11. Descrição dos resultados
12. Elaboração do relatório Final

8. Resultados esperados

Devido ao dinamismo do setor de eventos, característica presente em

diversas empresas prestadoras de serviços, espera-se que o conjunto ferramental
de gestão e controles não seja, em sua maioria, complexo, havendo espaço para
implementação de melhorias. Melhorias estas que devem ser implementadas na
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medida em que se aumenta a profissionalização destes gestores das empresas

atuantes no mercado de eventos, reafirmando a hipótese de que o grau de
profissionalização dos atuantes no mercado de eventos possuí relação direta com a
qualidade do ferramental de gestão e controle por eles utilizados. Ainda assim,
espera-se que haja um conjunto mínimo de ferramentas para gestão e controle, o
qual será delineado por esta pesquisa.

9. Recursos necessários para condução do projeto

 Computador com acesso a internet;
 Acesso ao acervo da biblioteca da Fatec/Itu;
 10horas semanais de dedicação dos discentes ao projeto, sendo em parte
presencialmente na Fatec/Itu, em parte em campo para realização das entrevistas;
 2horas semanais de orientação pela professora orientadora em reunião
presencial na Fatec/Itu;
 Linha telefônica para contatar as empresas a serem entrevistadas;
 Transporte ao local das empresas para realização das entrevistas;
 Impressões de questionários e relatórios
 Encadernação do resultado final do projeto e confecção de banner para
exposição.

10. Conclusão

Através desta pesquisa será possível identificar quais as melhores práticas

de gestão e controle das empresas atuantes no mercado de eventos na região de
Itu/SP e sua relação direta com o grau de profissionalização dos gestores atuantes
nestas empresas. Também será possível identificar um mercado potencial: tanto
para nossos alunos, como pesquisadores e profissionais da área de eventos; quanto
para a instituição FATEC na divulgação da oferta do curso de Tecnologia em Gestão
de Eventos, que visa aumentar o grau de profissionalização destes que atuam no
mercado de eventos. Esta pesquisa servirá como base para outras pesquisas,
estudos de casos, proposição de melhorias na gestão e controle, e atuação de
caráter consultivo na área de gestão de eventos, vinculados ao curso de Tecnologia
em Gestão de Eventos oferecido pela FATEC-ITU.
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REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, I. Iniciação à administração geral – 3.ed. – Barueri: Manole, 2009

MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas – 6.ed. –

Barueri: Manole, 2013

PAIVA, H. A. B.; NEVES, M. F. Planejamento estratégico de eventos: como

organizar um plano estratégico para eventos turísticos e empresas de eventos.
São Paulo: Atlas, 2008

ZANELLA, L.C. Manual de organização de eventos: planejamento e

operacionalização – 5.ed. – São Paulo: Atlas, 2012

ZITTA, C. Organização de eventos: da idéia à realizadade – 5.ed. – Brasília:

SENAC, 2014