Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro

Arquitetura de Sistema de Informação da

Associação Académica da UTAD

Unidade Curricular
Sistemas de Informação

Realizado por:

• Lara Sofia Carvalho Santos, al68584

• Nuno Alexandre Moreira Guicho, al68523
• Rafael Freitas Moreira, al68525
• Rui Patrício Guimarães Rocha Valente, al68636.
• Samuel Armindo Gonçalves Félix, al68582
Índice
1. Introdução ..................................................................................................................... 3
2. Resumo executivo ........................................................................................................ 4
3. Metodologia de Trabalho.............................................................................................. 5
4. História da Empresa...................................................................................................... 5
5. Organigrama ................................................................................................................. 7
Explicação do Organigrama.......................................................................................... 8
6. Arquitetura de Negócio .............................................................................................. 11
Competências Organizacionais de 1º Nível ................................................................ 11
Competências Organizacionais de 2º Nível ................................................................ 13
Gestão de eventos recreativos ................................................................................. 13
Gestão de eventos socias ......................................................................................... 14
Gestão de funcionários ............................................................................................ 14
Especificação dos processos (BPMN) ........................................................................ 15
Gestão de eventos recreativos ................................................................................. 16
Gestão de eventos socias ......................................................................................... 23
Gestão de funcionários ............................................................................................ 27
7. Arquitetura de Informação.......................................................................................... 30
Entidades Informacionais ........................................................................................... 30
Matriz de CRUD – Processos / Entidades Informacionais ......................................... 39
8. Arquitetura de Aplicações .......................................................................................... 41
Aplicação de comunicação ...................................................................................... 41
Aplicação de videoconferências .............................................................................. 41
Aplicação de gestão de eventos ............................................................................... 42
Ferramentas de documentação ................................................................................ 43
Aplicação de faturação ............................................................................................ 44
Aplicação de edição de imagem .............................................................................. 44
Aplicação de venda de bilhetes ............................................................................... 45
9. Arquitetura Tecnológica ............................................................................................. 46
10. Conclusão ................................................................................................................. 47
11. Bibliografia ............................................................................................................... 49

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1. Introdução
Atualmente vivemos uma era de mudança, suportada por meios digitais, onde se
apela à criatividade e à diferenciação de novos produtos. A informação tem assumido
uma importância crescente, tornou-se fundamental para uma empresa introduzir novas
tecnologias, explorar novas oportunidades de investimento e ainda planificar toda a sua
atividade.
É crucial que nos dias de hoje as empresas estejam preparadas com um bom
sistema de informação para que possa transmitir todo o tipo de informações necessárias
relativamente às atividades em que a empresa trabalha.
Na Unidade Curricular de Sistemas de Informação foi-nos proposta a realização
de um projeto prático que consistia na elaboração de uma análise da arquitetura
empresarial de uma organização à nossa escolha. Para tal, optamos pela Associação
Académia da Universidade de Trás os Montes e Alto Douro (AAUTAD), uma
organização que contribui para a formação dos estudantes da Universidade de Trás os
Montes e Alto Douro (UTAD), através do fomento de atividades culturais, físicas,
desportivas e político-sociais.
A escolha desta organização prendeu-se pelo facto de se tratar de uma associação
que intervém em todas as questões de interesse estudantil designadamente as que visam
a democratização do ensino e a melhor contribuição desta para o desenvolvimento
socioeconómico da região.
A primeira etapa deste trabalho será descrever a organização através de um
resumo executivo e, em seguida, apontaremos alguns acontecimentos importantes ao
longo da sua história. O desenvolvimento deste projeto estará dividido em duas partes: na
primeira parte falaremos sobre a sua estrutura organizacional, explicando cada órgão e as
respetivas funções e representando a hierarquia e as relações entre eles através de um
organigrama. Faremos um levantamento dos macroprocessos de negócio a fim de
construir diagramas de competências organizacionais de 1º e 2º grau e por fim faremos
uma especificação dos processos usando a notação BPMN; na segunda parte falaremos
sobre as entidades informacionais presentes na organização. Para além disso abordaremos
a arquitetura de aplicações, onde serão apresentadas algumas das aplicações usadas na
organização para satisfazer os requisitos dos membros da associação e por fim a
arquitetura de tecnologias a fim de dar uma visão mais ampla da área de tecnologia de
informação da organização.

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2. Resumo executivo
A Associação Académica da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro
adiante designada de AAUTAD foi fundada a 24 de fevereiro a 1988 e fica sediada na
Quinta dos Prados, em Vila Real, no campus da Universidade de Trás-os-Montes e Alto
Douro.
É a maior Associação Recreativa, Cultural e Desportiva da região transmontana,
e contribui, sobretudo, para a defesa dos interesses da academia, tendo um compromisso
sério e prioritário com os estudantes que representa, acompanhando-os de forma atenta,
cuidada e preocupada.
Assim sendo, podemos afirmar que o público alvo desta organização são os
estudantes da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro que procuram apoio para
colmatar as suas dificuldades pessoais, sociais, académicas e profissionais.
A sua maior vertente é a realização de eventos, que consiste na realização de
atividades como a Semana Académica, o Carnaval, a Caloirada aos Montes ou as
Barraquinhas.
De forma a angariar verbas para a realização de inúmeras atividades, o
departamento de Marketing aplica estratégias que façam aumentar a cada ano o número
de sócios, utilizando para esse efeito a venda de um cartão de sócio.
Os rendimentos da AAUTAD dividem-se em ordinários e extraordinários. Os
rendimentos ordinários dizem respeito ao produto de cobrança de quotas, aos rendimentos
provenientes de subsídios e donativos, ao produto de vendas efetuadas pela AAUTAD e
ainda aos rendimentos provenientes das suas atividades. Os rendimentos extraordinários
devem-se ao produto de quaisquer festas recreativas, festivais desportivos, e sessões
culturais que a AAUTAD organize ou participe e aos subsídios extraordinários oficiais
ou particulares que lhe seja atribuído.
Os gastos da AAUTAD dividem-se em gastos correntes e em ativos fixos. Os
gastos correntes são todos aqueles que decorrem da atividade normal e do normal
funcionamento de mero expediente da AAUTAD. Os gastos ativos fixos dizem respeito
a todos os investimentos feitos em equipamento, viaturas ou instalações, que passem a
fazer parte do património da AAUTAD.
Num futuro próximo a organização pretende continuar a defender os interesses
dos alunos cada vez com mais qualidade.

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3. Metodologia de Trabalho
Neste trabalho é apresentada uma análise pormenorizada sobre a arquitetura de
sistemas de informação da AAUTAD. A informação sobre a organização foi obtida de
uma forma simples, uma vez que, sendo alunos da UTAD, conhecíamos membros desta
organização, que se mostraram disponíveis para fornecer todas as informações que
consideramos importantes para a elaboração deste trabalho.
Os contactos que realizamos foram feitos de forma presencial devido à
praticabilidade e facilidade de nos encontramos com os membros da AAUTAD.
Após o acesso aos dados e documentos que necessitámos para a realização das
tarefas, foi importante analisar todas as vertentes desta organização de modo a perceber
melhor o seu objetivo e o modo de funcionamento.
Para nos ajudar a organizar melhor o nosso trabalho também recorremos aos
documentos disponibilizados pelo docente desta unidade curricular e, para a criação dos
diagramas representativos das competências organizacionais e da modelação de
processos, utilizamos a aplicação Microsoft Visio com o modelo Diagrama BPMN
(Business Process Modeling and Notation).

4. História da Empresa
O movimento estudantil, por meio de associações de estudantes, existiu desde
sempre, tendo tido um papel importante na defesa dos interesses dos alunos. A UTAD
não foi diferente, antes mesmo da criação da AAUTAD, já existiam associações de alunos
que tinham como objetivo representar os estudantes da UTAD e lutar pelos seus
interesses.
Após o 25 de Abril o movimento associativo não viveu momentos formosos,
encontrando um conjunto de barreiras revolucionárias que limitavam o papel do
movimento estudantil na luta e defesa dos interesses dos estudantes. Contudo a
irreverência dos estudantes sempre foi inesgotável e algumas associações estudantis
persistiram em atividade.
Assim surge a ideia de se realizarem eleições para a criação de uma Associação
Académica da UTAD, uma associação forte capaz de defender intransigentemente uma
universidade.

5
 A 21 de janeiro de 1988 convocaram-se as eleições e a 28 de janeiro do mesmo
ano, em sessão solene realizada no Auditório do Edifício de Geociências da UTAD e na
presença de algumas entidades convidadas, tomou posse a primeira direção eleita da
AAUTAD. Porém, só a 24 de fevereiro de 1988 foram aprovados os primeiros estatutos
da organização, sendo esta a data escolhida como o início da AAUTAD.
A sua primeira sede foi numa pequena garagem na rua do Alvão. Após algumas
reuniões junto da reitoria da UTAD, com o intuito de criar melhores condições para a
AAUTAD, foram cedidas instalações na Quinta dos Prados, no campus da UTAD,
passando assim a ser a sede operativa da AAUTAD.
Numa altura em que as associações não se pautam só pela luta e defesa dos
interesses dos estudantes, começou a surgir a necessidade de promover atividades
culturais e recreativas que dessem aos estudantes uma nova dinâmica de participação
ativa, foi assim que em maio de 1989 a AAUTAD começou a produzir a primeira Semana
Académica. Um evento produzido por estudantes e para estudantes e que acabou por se
tornar uma tradição.
A Semana Académica da UTAD continua presente no espírito da AAUTAD,
continuando a ocorrer no mês de maio, ano após anos. Ainda assim, em outubro de 2012,
a AAUTAD por entender que existia uma enorme lacuna pelo facto de não haver um
evento de grande dimensão que recebesse e integrasse os novos alunos a cada ano letivo,
realizou a primeira “Caloirada aos Montes”, que em muito se assemelha à Semana
Académica da UTAD.
No ano de 2018 assinalou-se o 30º aniversário da AAUTAD, marcando um momento
de afirmação de uma organização que perdurou no tempo fruto da força de vontade das
várias direções que nela assumiram funções. A comemoração do 30º aniversário serviu
também para um encontro de gerações e troca de experiências entre os dirigentes mais
antigos e os mais novos.

6
5. Organigrama

Um organigrama é um gráfico que representa visualmente a estrutura

organizacional de uma empresa. O seu principal objetivo é apresentar a hierarquização e
as relações entre os diferentes setores da organização.
No organigrama seguinte está explicita a hierarquia relativamente ao
funcionamento da AAUTAD.

Associação
Académica da UTAD

Assembleia Geral

Conselho Fiscal

Conselho Académico

Direção

Departamento de
Serviços
Administrativos e
Financeiros

Contabilidade,
Secretaria
Tesouraria e Pessoal

Expedimento da
Secção de
Transportes

Atendimento/
Expedimento Geral

Figura 1 - Organigrama

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Explicação do Organigrama

São órgãos da AAUTAD a Assembleia Geral, o Conselho Fiscal, o Conselho

Académico e a Direção. Cada órgão representado no organigrama tem uma função
específica.
A Assembleia Geral é o órgão deliberativo máximo da AAUTAD, dele fazem
parte todos os membros e sócios da AAUTAD. À Assembleia Geral compete deliberar
sobre quaisquer assuntos respeitantes à AAUTAD, aprovar o plano de atividades e o
orçamento geral, aprovar o relatório de atividades e o relatório de contas da Direção,
destituir a Direção e conferir a categoria de sócio honorário. A mesa da Assembleia Geral
é composta por um presidente e dois secretários, que têm como função dirigir e participar
na Assembleia Geral e redigir e assinar as atas de cada Assembleia Geral.
O Conselho Fiscal é o órgão fiscalizador da AAUTAD. É composto por cinco
membros: um Presidente, um Vice-Presidente, um Primeiro Secretário, um Segundo
Secretário e um Relator. Compete ao Conselho Fiscal fiscalizar a administração da
Direção, dar parecer sobre planos de atividades e orçamentos e instaurar inquéritos
fundamentados à atuação financeira ou administrativa de qualquer órgão.
O Conselho Académico é o órgão consultivo da AAUTAD. É composto pelo
Presidente da Direção, que preside o Conselho, pelo Presidente do Conselho Fiscal, os
Vice-Presidentes da Direção e um elemento nomeado por cada órgão de cada unidade
orgânica da UTAD. Compete ao Conselho Académico emitir parecer sobre a proposta
global do plano de atividades, do plano orçamental ou sobre quaisquer outros assuntos
respeitantes à AAUTAD e elaborar o regulamento interno.
A Direção é o órgão executivo máximo da AAUTAD. É composta por um
Presidente, dois vice-presidentes, um vice-presidente adjunto, um Administrador
financeiro, um elemento representativo de cada departamento e um elemento
representativo de cada unidade orgânica da UTAD. É obrigatoriamente composta por um
número ímpar de elementos, num número mínimo de nove e um número máximo de vinte
e um. Compete à direção administrar o património da AAUTAD, autorizar os gastos a
realizar, assegurar a representação e o funcionamento permanente da AAUTAD,
apresentar à Assembleia Geral, ao Conselho Académico e ao Conselho Fiscal o plano de
atividades, o respetivo orçamento, os relatórios de contas e os relatórios de atividades,
requerer ao Conselho Fiscal a instauração de inquéritos a qualquer órgão, propor à

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Assembleia Geral a atribuição da categoria de Sócio Honorário e fiscalizar o trabalho,
admitir, despedir e fixar o vencimento dos funcionários.
É de salientar que cada departamento é constituído por um dirigente e um número
de colaboradores que depende das funções do departamento. Cada departamento tem o
seu objetivo:
- o departamento Recreativo visa realizar e promover todas as atividades recreativas da
AAUTAD tais como a Semana Académica;
- o departamento de Marketing tem como função delinear estratégias, planear ações e
criar protocolos vantajosos para os associados, de forma a angariar verbas para a
realização de inúmeras atividades;
- o departamento de Comunicação e Imagem, tal como o nome sugere, suporta toda a
comunicação e imagem da AAUTAD;
- o departamento de Ação e Inclusão Social visa consciencializar toda a comunidade
académica para problemas da sociedade atual, tais como a desigualdade social, inclusão
social, voluntariado, cidadania entre outros;
- o departamento de Política Educativa tem por objetivo unificar a visão da AAUTAD
com a visão dos estudantes, de forma a defender os alunos sempre da melhor forma;
- o departamento Desportivo está encarregue de toda a atividade desportiva para os alunos
da academia;
- o departamento de Formação pedagógica e profissional tem como metas o
desenvolvimento de protocolos, políticas e atividades que visam promover a formação
dos estudantes nas mais diversas saídas profissionais;
- o departamento Cultural visa incluir a cultura no dia-a-dia dos alunos, respondendo às
necessidades culturais de todos os estudantes da academia;
- o departamento de Apoio às tecnologias suporta toda a parte tecnológica da AAUTAD,
tais como a gestão do site e a criação da aplicação móvel;
- o departamento de Apoio ao estudante viabiliza todas as condições para o sucesso dos
estudantes na integração destes no mundo académico, defendendo todos os seus direitos;
- o departamento de Apoio a Núcleos e Secções tem por base apoiar as atividades dos
Núcleos e Secções da AAUTAD e incentivar a sua ativação junto da AAUTAD.
O departamento de serviços administrativos e financeiros reúne as secções
dependentes da AAUTAD, responsáveis por atividades sectoriais desenvolvidas sob a
alçada indireta da direção. Uma secção dependente é gerida por uma equipa
coordenadora, nomeada pela Direção da AAUTAD, que será chefiada por um

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coordenador de secção, nomeado pelos membros da secção. O coordenador de secção
dependente tem assento no Conselho Académico com o estatuto de observador.
O departamento de serviços administrativos e financeiros é composto pelos
funcionários contratados da AAUTAD e separam-se em duas partes: a contabilidade,
tesouraria e pessoal e a Secretaria.
A contabilidade, tesouraria e pessoal trata de gerir todas as entradas e saídas de
dinheiro. É composta por um contabilista contratado pela organização e um funcionário
responsável por ajudar na parte financeira. Trabalham em sintonia com o administrador
financeiro e uma das maiores responsabilidades é tratar da contabilidade da organização.
Depois de calcular os custos, ficam encarregues de os gerir, concluindo se a empresa é
lucrativa ou se são necessárias alterações. Para além disso são os responsáveis pela
criação de orçamentos.
A secretaria pode ser divida no expedimento da secção de transporte e no
atendimento/expedimento geral.
O expedimento da secção de transportes trata da frota automóvel da AAUTAD.
Existem três veículos disponibilizados pela AAUTAD e um aluno poderá efetuar a sua
requisição na secretaria. Dentro da secção dos transportes existe um funcionário que após
a requisição de um veículo pode ser chamado para desempenhar a função de motorista.
O atendimento/ expedimento geral tem um papel fundamental na ligação entre os
estudantes e a Associação que os representa. O funcionário responsável pelo
atendimento/expedimento geral tem como função colocar ao dispor dos alunos um
conjunto de serviços essenciais para a sua integração na academia, entre os quais torna-
los sócios da AAUTAD, renovar as respetivas quotas, comprar bilhetes para as atividades
e ter acesso a um variadíssimo leque de informações.

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6. Arquitetura de Negócio

A Arquitetura de Negócio fornece uma visão geral da estrutura e da finalidade da

organização. Contém uma base racional para estruturas e processos como as
competências organizacionais de 1º e 2º nível. Uma das funções é servir como um meio
de comunicação entre os investidores e os membros da organização.

Competências Organizacionais de 1º Nível

Nas competências organizacionais de 1º Nível são representados os

macroprocessos da empresa. Um macroprocesso é um processo que geralmente envolve
mais do que uma função na estrutura organizacional e cuja operação tem um impacto
significativo no modo como a organização funciona.

Gestão dos
recursos
humanos

Gestão de
funcionários

Gestão de
colaboradores

Gestão de Gestão de Gestão de

Gestão
eventos eventos atividades
financeira
recreativos pedagógicas

Gestão de
atividades
sociais

Gestão do
inventário

Gestão dos
departamentos

Figura 2 - Esquema do modelo de macroprocessos de 1º nível

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 Na camada externa deste esquema de competências organizacionais encontram-se os
macroprocessos:
 Gestão de eventos que passa pela gestão de eventos recreativos, atividades
pedagógicas e atividades sociais. Essa gestão é feita pelos departamentos responsáveis
pelas atividades em questão.
 Gestão dos recursos humanos que trata da gestão de funcionários e colaboradores.
Esta gestão passa pela direção.
 Gestão financeira que é a gestão de toda a atividade da AAUTAD que envolva
qualquer valor monetário. Esta gestão passa diretamente pelo Administrador financeiro.
(Nota: Esta gestão pode, em eventos de maior movimentação monetária, conter o auxílio
do contabilista.)
 Gestão dos departamentos que é a gestão das tarefas de cada departamento. Esta
gestão é realizada pelo dirigente do departamento em parceria com a presidência.
Na camada interna estão as competências organizacionais de segundo nível:
 Gestão de eventos recreativos: a gestão de eventos recreativos faz a gestão de
atividades tais como a semana académica, o carnaval, a caloirada e as barraquinhas.
 Gestão de atividades sociais: a gestão de atividades sociais faz a gestão de
atividades tais como a recolha de sangue, alimentos e roupas.
 Gestão de funcionários: a gestão de funcionários consiste na contratação de um
funcionário para a execução de uma tarefa. Após a contratação este é avaliado
esporadicamente.
 Gestão de colaboradores: a gestão de colaboradores consiste na contratação de um
colaborador para a execução de uma função.
 Gestão de atividades pedagógicas: a gestão de atividades pedagógicas consiste em
workshops e feiras de emprego.
 Gestão de inventário: a gestão de inventário consiste em contabilizar todo o
material que a associação académica tem e fazer a sua gestão.

12
Competências Organizacionais de 2º Nível

Num diagrama de competências organizacionais de 2º Nível são representados os

processos pertencentes a cada macroprocesso da empresa.

Gestão de eventos recreativos

A gestão de eventos recreativos começa pelo briefing do evento, um documento

que serve de guia para a execução do projeto. De seguida começam as negociações do
espaço e análise das licenças necessárias tais como a licença especial de ruído e a licença
de segurança autorizada pela PSP. Concluídas estas etapas, começam as negociações com
os principais fornecedores, a contratação de artistas e a empresa de segurança. No final,
analisam-se as despesas e começa a venda dos bilhetes para o início da realização do
evento.

Negociação
do espaço
Analisar
Briefing do licenças
evento

Negociação
Gestão de com os
eventos fornecedores
Realização recreativos
do Evento

Negociação
com artistas
Venda de
bilhetes
Negociação
com
Analisar segurança
despesas

Figura 3 - Esquema das competências organizacionais de 2º nível para a Gestão de eventos

recreativos

13
 Gestão de eventos socias

A gestão de eventos socias inicia-se pela escolha do evento social, pode ser
recolha de sangue, recolha de bens alimentares, de roupas, entre outros. Começa-se por
fazer o briefing do evento, onde serão escolhidos o local e as pessoas envolvidas durante
a realização, passando-se, de seguida, para o contacto com a empresa que vai receber o
que for angariado durante as recolhas. Por fim, é executado o projeto que termina com a
entrega do produto final à empresa.

Contacto
com a
empresa

Briefing do
evento

Execução do
projeto

Escolha do
evento social Gestão de
eventos
sociais

Figura 4 - Esquema das competências organizacionais de 2º nível para a Gestão de eventos

sociais

Gestão de funcionários

A gestão de funcionários começa por verificar quais os trabalhadores disponíveis

para a realização de uma tarefa. No caso de ser necessário contratar um funcionário há
uma oferta de emprego, e consequentemente é feito o contrato e é-lhe atribuído uma
função. Posteriormente será feita uma avaliação do seu rendimento profissional.

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 Negociação
do contrato

Procurar
funcionário Atribuição de
trabalho

Gestão de
funcionários

Verificação Avaliar
dos rendimento
trabalhadores
disponíveis

Figura 5 - Esquema das competências organizacionais de 2º nível para a Gestão de

funcionários

Especificação dos processos (BPMN)

A notação BPMN, criada e aprimorada pela Business Process Management

Initiative, foi desenvolvida com o objetivo específico de criar um padrão, uma linguagem
comum para modelagem de processos de negócios. É intuitiva e permite a representação
de detalhes complexos de um processo.
Usaremos a notação BPMN para especificar cada um dos processos de negócio.

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 Gestão de eventos recreativos

Briefing do evento recreativo

Departamento
Recreativo

Escolha da duração Escolha dos

Definir objetivo do Planificação do Distribuição de
e das datas de convidados e
projeto evento funções
realização número de artistas
Briefing do evento recreativo

Início Fim
Administrador
financeiro

Estimativa do
orçamento
Marketing e Imagem
Departamentos de

Escolha das
estratégias de
marketing

Figura 6 - BPMN do Briefing do evento recreativo

O primeiro passo na gestão de um evento recreativo será fazer uma planificação

escrita do que se pretende que aconteça durante o evento. A essa planificação dá-se o
nome de Briefing.
O responsável por elaborar o briefing do evento é normalmente um membro do
departamento encarregue, neste caso o Departamento Recreativo que começa por
descrever o objetivo do evento no novo documento.
No briefing são descritas as estimativas do orçamento e as estratégias de
marketing a utilizar no evento. Para isso, o responsável comunica com o administrador
financeiro a fim de perceber qual o valor do orçamento que pode ser gasto e com os
departamentos de Marketing e de Comunicação e Imagem para entender quais as
estratégias a aplicar para a promoção do evento.
De seguida, começa por detalhar os passos do evento, são distribuídas as tarefas
àqueles que terão funções a realizar durante o mesmo, como por exemplo os
apresentadores, são escolhidas as datas e duração do evento e decididos pormenores como
os convidados e o número de artistas.

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 Negociação do espaço

Imobiliária/Senhorio
Contrato de Aceita a
Negociação do espaço

Proposta do valor Sim Não

arrendamento proposta?

Início Fim

Sim
Presidência

Aceita a
Não Contraproposta
proposta?

Figura 7 - BPMN da Negociação do espaço

No planeamento de um evento é crucial a escolha do recinto onde este vai ser

realizado. No caso da Semana Académica e de outros eventos recreativos de maior escala,
para reservar o terreno onde estes são frequentemente realizados há uma negociação com
a câmara de Vila Real. No caso de eventos de menor escala podem ser alugados espaços
através de contratos com senhorios ou imobiliárias.
A negociação do espaço, em geral, começa por uma proposta de valor que o
proprietário do terreno oferece aos membros da AAUTAD responsáveis pela gestão do
evento. Estes comunicam com a organização que aceita ou não a proposta. No caso de ser
aceite há um contrato de arrendamento e a negociação é finalizada. No caso de não ser
aceite, é apresentada uma contraproposta ao proprietário do terreno que por sua vez terá
de decidir se aceita a alteração e termina a negociação com um contrato de arrendamento
ou se desiste da negociação.

Analisar licenças
Colaborador

Análise das licenças Apresentação da Obtenção das

necessárias proposta licenças
Analisar licenças

Início Fim

Sim
Entidades

Análise da proposta Aceite? Não

Fim

Figura 8 - BPMN de Analisar licenças

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 Após a negociação do espaço, a organização faz uma análise das licenças que
serão necessárias adquirir para que o evento venha a ser legalizado.
Os membros da AAUTAD destacados para esta tarefa dirigem-se à câmara
municipal e/ou à esquadra da PSP, dependendo das licenças necessárias, a fim de
apresentar uma proposta para a aquisição destas, onde é apresentado o motivo da
aquisição.
A entidade que irá fornecer a licença, analisa se o motivo da requisição é válido.
Caso seja, a licença é fornecida à AAUTAD, caso contrário, o pedido da licença é
recusado.

Negociação com os fornecedores

Presidência
Negociação de Fornecedores

Análise de possíveis Escolha dos Contraproposta Aceite? Não

Fornecedores Fornecedores
Fim

Não
Sim
Fornecedores

Análise da proposta Aceite? Sim

Fim

Figura 9 - BPMN da Negociação de Fornecedores

O próximo passo na organização de um evento é a negociação com os

fornecedores, aqueles que iram fornecer mercadorias ou serviços necessários para a
realização do evento.
A organização começa por analisar possíveis fornecedores tendo em conta aquilo
que vai ser necessário para o seu evento em específico. Tendo em consideração alguns
fatores como a qualidade do produto, preços compatíveis, o cumprimento de prazos e
antecedentes estáveis, faz-se a seleção do fornecedor que melhor se adequar.
Após a escolha feita pela AAUTAD, os fornecedores recebem uma proposta de
contrato, que irão analisar com o objetivo de tomar uma decisão. Se aceitarem a proposta
é realizado um acordo. De outro modo, é feita uma contraproposta à organização, que ou
aceitará o contrato com as novas alterações ou desistirá da parceria.

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 Negociação com os artistas

Presidência
Negociação de Artistas

Análise de possíveis Contraproposta Aceite? Não

Escolha dos Artistas
Artistas
Fim

Não
Sim
Artistas

Análise da proposta Aceite? Sim

Fim

Figura 10 - BPMN da Negociação de artistas

Um dos processos mais importantes durante a gestão de um evento é a negociação

com os artistas, uma vez que estes são uma das peças fundamentais num evento
recreativo.
A organização reúne-se para pesquisar e analisar a escolha de vários artistas,
baseando-se em fatores como a existência de público-alvo para esse artista na comunidade
de alunos da UTAD, a disponibilidade para as datas do evento, o caché cobrado e o rider
técnico do artista (lista do material que vai usar, cenografia e som).
Após a escolha dos artistas do evento, cada artista recebe por parte da organização
uma proposta de contrato, que analisará. Se o artista decidir aceitar a proposta e participar
no evento, o contrato é finalizado. Caso não esteja satisfeito apresenta uma contraproposta
à organização, que por sua vez irá decidir se continua benéfica e finaliza o contrato ou se
desiste da contratação desse artista.

Negociação com a empresa de segurança

Presidência
Negociação com empresa de

Análise de possíveis
Escolha da empresa Contraproposta Aceite? Não
empresas de
de segurança
segurança
Fim
segurança

Não
Sim
Empresa de
segurança

Análise da prposta Aceite? Sim

Fim

Figura 11 - BPMN da Negociação com empresa de segurança

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 Um evento recreativo da AAUTAD junta um número elevado de participantes.
Para manter a segurança de todos é necessária a contratação de uma empresa de segurança
que fique responsável pelo controlo da entrada e saída do local, controlo de objetos de
risco e, principalmente, por manter a integridade física dos participantes. A organização
fica responsável por analisar possíveis empresas disponíveis para esses serviços.
Inicialmente é feita a escolha da empresa de segurança que melhor se adapte ao
evento pretendido. De seguida, essa empresa receberá por parte da organização uma
proposta de contrato para que a possa analisar e decidir se fecha o contrato com a
organização ou pretende propor alterações. No caso da segunda escolha, a organização
terá de decidir se aceita as alterações ou desiste do contrato e procura uma nova empresa.

Análise de despesas
Empresa de segurança,
artistas e fornecedores

Enviar faturas

Início
Analise de despesas

Administrador financeiro

Análise das Registo das Análise do balanço

cotações despesas patrimonial

Fim

Figura 12 - BPMN da Análise de despesas

No final de todas as negociações necessárias para a realização do evento, o

administrador financeiro fica encarregue de analisar as despesas que foram feitas.
As empresas enviam as faturas com as despesas e o administrador financeiro
analisa as cotações, regista todas as despesas e faz uma análise do balanço patrimonial,
isto é, um relatório que demonstre como está a posição patrimonial e financeira da
organização.

20
Venda de bilhetes

Cliente
Compra de bilhetes

Fim
Colaborador

Venda de bilhetes
Venda de bilhetes

Presidência

Atribuição de um
valor ao bilhete
Marketing e Comunicação
Departamentos de

e Imagem

Conceção do bilhete Criação do bilhete

Início

Figura 13 - BPMN da Venda de bilhetes

A venda de bilhetes inicia-se logo após a análise das despesas. Começa pelos
Departamentos de Marketing e Comunicação e Imagem que cria o design do bilhete, de
acordo com o tema escolhido aquando da escolha das estratégias de marketing. Mais tarde
os bilhetes são impressos e a presidência fica encarregue de lhes atribuir um valor.
Quando os bilhetes estão prontos para ser vendidos, são distribuídos por
colaboradores, que ficam encarregues de os vender aos clientes.

21
Realização do evento Empresa de
segurança

Está tudo
Verificar condições
conforme as Sim Entrada no recinto Saída do recinto
de entrada
normas?

Não
Realização do evento

Organização

Verificar condições Manutenção das Encerramento do

necessárias ao Abertura do recinto condições Sessão de abertura Sessão de fecho
Não recinto
evento ao público necessárias ao
Inicio evento Fim Fim

Sim
Artista

Aguardar entrada
Check-up de som Está a funcionar? Entrada no palco Fim do espetáculo
no palco

Figura 14 - BPMN da Realização do evento

A realização do evento refere-se ao espaço de tempo em que evento está a acontecer.

No início do evento a organização começa por verificar se existem todas as condições necessárias para a abertura. No que diz respeito ao
som, os artistas ficam responsáveis por fazer o próprio check-up e caso este não esteja a funcionar a organização volta a repetir a verificação até
tudo estar pronto. A organização dá ordem para a abertura do recinto ao público enquanto o artista aguarda a entrada no palco. A organização
preocupa-se por fazer a manutenção das condições necessárias ao evento e a empresa de segurança começa a verificação das condições de entradas
dos clientes. Se o cliente apresentar as condições necessárias para a entrada no recinto, esta ser-lhe-á permitida. Caso contrário, é proibida a sua
entrada até que sejam apresentadas todas as condições. O evento começa com a sessão de abertura feita pela AAUTAD e de seguida o artista entra
no palco. Após o fim do espetáculo ocorre a sessão de fecho, os clientes saem, dando por encerrado o evento.
 Gestão de eventos socias

Escolha do evento social

Sim Aprovação da ideia

Presidência

Fim
Escolha de evento social

Apresentada uma
Avaliação da ideia Aceite? Não
nova solução
Departamento

Inclusão Social
de Ação e

Proposta da ideia Alteração da

proposta
Inicio Fim

Figura 15 - BPMN da Escolha de evento social

Um evento social é planeado por membros do Departamento da Ação e Inclusão

Social da AAUTAD. Estes começam por propor à presidência uma ideia do evento social
que pretendem realizar, que pode ser uma doação de alimentos, uma recolha de
brinquedos, roupas ou até mesmo uma recolha de sangue. A presidência, por sua vez,
avalia as ideias do departamento e decide se se pode avançar com a ideia ou, caso haja
um desacordo com algum fator, apresentam uma nova solução ao departamento para que
estes possam adaptar a sua proposta com as novas condições e assim começar a planear
o evento.
 Briefing do evento social
Departamento de
Ação e Inclusão
Social

Definir objetivo do Planificação do Distribuição de Escolha da data de

projeto evento funções realização

Início Fim
Briefing do evento social

Administrador
financeiro

Estimativa do
orçamento
Marketing e Imagem
Departamentos de

Escolha das
estratégias de
marketing

Figura 16 - BPMN do Briefing do evento social

A partir do momento em que está decidido o tipo de evento que se vai realizar, o
primeiro passo será fazer uma planificação escrita do que se pretende que aconteça
durante o evento. A essa planificação dá-se o nome de Briefing.
O responsável por elaborar o briefing do evento é normalmente um membro do
departamento encarregue, neste caso o Departamento da Ação e Inclusão Social que
começa por descrever o objetivo do evento no novo documento.
No briefing são descritas as estimativas do orçamento e as estratégias de
marketing a utilizar no evento. Para isso, o responsável comunica com o administrador
financeiro a fim de perceber qual o valor do orçamento que pode ser gasto e com os
departamentos de Marketing e de Comunicação e Imagem para entender quais as
estratégias a aplicar para a promoção do evento.
De seguida, começa a detalhar os passos do evento, distribuindo tarefas àqueles
que terão funções a realizar no seu decorrer. É escolhida a data de realização do evento.

24
Contacto com a empresa

Fornecimento das
Sim componentes
necessárias
Empresa
Fim
Contacto com empresa

Aceita a
proposta?

Não Contraproposta
Departamento de Ação

Sim
e Inclusão Social

Aceita a
Proposta do evento Não
proposta?

Início Fim

Figura 17 - BPMN do Contacto com a empresa

Num evento social é necessário que haja um contacto com a empresa que irá
receber aquilo que for angariado. A organização começa por propor a ideia do evento à
empresa escolhida e esta aceita-a ou não. No caso de ser aceite são fornecidas as
componentes necessárias e avança para o próximo processo. No caso de não ser aceite é
feita uma contraproposta à organização que decide se continua com a proposta ou termina
a parceria.

25
 Execução do projeto
Cliente

Recolha(alimentos,
sangue,roupa
Execução do projeto

Sim
Departamento de Ação
e Inclusão Social

Verificação dos Todos os

Armazenar Envio dos
componentes para componentes
conteúdos conteúdos
realização presentes ?
Início Fim

Não
Empresa

Fornecimento de Receção dos

componentes(caixas,carrin conteúdos
has,ambulância)

Figura 18 - BPMN da Execução do projeto

A execução do projeto representa o espaço de tempo em que o evento social está

a decorrer.
Para uma execução correta do projeto é necessário, primeiramente, verificar se
existem condições e as componentes necessárias para a execução do mesmo. Se não
existirem, é necessário que haja um fornecimento das componentes. Se tudo estiver
pronto inicia-se a recolha solidária, que tanto pode ser de alimentos como de roupas ou
até de sangue.
No final da recolha são armazenados os conteúdos para mais tarde poderem ser
entregues à empresa parceira. Quando se dá a receção do que foi angariado/recolhido, dá-
se por concluído o evento social.

26
 Gestão de funcionários

Verificação dos trabalhadores disponíveis

Colaborador

Analisar projeto Começar projeto

Fim
Verificação dos trabalhadores disponíveis

Contagem dos Verificação de Funcionários Necessidade de Requisição de

Análise do projeto Não Não
Presidência

funcionários disponibilidade suficientes? um funcionário? colaboradores

Início

Contratar
Sim
funcionário
Sim
Fim
Funcionário

Analisar projeto Começar projeto

Fim

Figura 19 - BPMN da Verificação dos trabalhadores disponíveis

A gestão de funcionários começa pela verificação dos trabalhadores da AAUTAD

disponíveis para uma dada tarefa.
A organização começa por analisar o projeto no qual vai ser necessário o
funcionário. Faz uma contagem dos seus funcionários e verifica a disponibilidade dos
mesmos.
Se existirem funcionários suficientes são escolhidos os necessários para a
realização da tarefa. Os funcionários analisam o projeto e começa logo de seguida a
trabalhar nele.
Caso não existam funcionários suficientes a organização decide se há
obrigatoriedade de a tarefa ser realizada por um funcionário. Caso haja, é necessária a
contratação de um novo funcionário. Caso não haja, não há necessidade de contratação e
a organização passa a requisitar um colaborador, que ficará responsável por analisar o
projeto e começar a trabalhar nele.

27
 Procurar funcionários
Procurar funcionário

Presidência

Fim

Abertura de Negociação de
Organizar entrevista Realizar entrevista
candidaturas contrato

Figura 20 - BPMN de Procurar funcionário

O primeiro passo na contratação de um funcionário é a procura de interessados,

realizada pela presidência da AAUTAD. Neste processo, começam por ser abertas
candidaturas para procurar um funcionário. Mais tarde são organizadas as entrevistas
para todos os candidatos. Após a realização das entrevistas é negociado o contrato com
os funcionários.

Negociação do contrato
Funcionário

Quer fazer
Negociação do contrato

Debate sobre Realização do

Análise do contrato Sim Assinar contrato
negócio? salário e condições contrato

Fim

Não
Presidência

Sim
Apresentação do Quer fazer
Não
contrato negócio?
Início Fim

Figura 21 - BPMN da Negociação do contrato

A negociação de um contrato com um novo funcionário começa pela presidência

que apresenta um contrato ao funcionário para que este o possa analisar com cuidado. Daí
resultará a decisão: se quer fazer negócio ou não. Se decidir fazer negócio o funcionário
terá de debater o salário e as condições do contrato com a organização. A organização
tanto pode aceitar as condições propostas pelo funcionário como rejeitá-las. Na hipótese
de a organização aceitar as condições, esta irá realizar o contrato e apresentá-lo ao
funcionário, para que este o assine.

28
 Atribuição de trabalho

Funcionários

Confirmação da
Disponível? Não
Atribuição de Trabalho

disponibilidade

Fim

Sim
Organização

Seleção do
Verificação de Atribuir trabalho
responsável pelo
trabalho
trabalho
Fim
Início

Figura 22 - BPMN da Atribuição de Trabalho

Neste processo é atribuída uma tarefa a um funcionário. A organização verifica o

tipo do trabalho que necessita ser realizado e seleciona o funcionário que ficará
responsável para o trabalho. Por fim, o funcionário terá de verificar a sua disponibilidade
e no caso de estar livre ser-lhe-á atribuída a tarefa.

Avaliar rendimento
Presidência

Marcar data de Enviar feedback do Registar dados de

Avaliar rendimento

Organizar avaliação
avaliação trabalhador avalação
Avaliador

Realização da Relatório da
avaliação avaliação

Figura 23 - BPMN de Avaliar rendimento

Para que o rendimento de um funcionário seja positivo é necessário realizar

esporadicamente uma avaliação do rendimento profissional de cada um. Esta avaliação é
iniciada pela presidência, que marca uma data para a sua realização e organiza a
avaliação, escolhendo um avaliador. O avaliador realizará a avaliação do funcionário e
por fim redigirá um relatório que será enviado para a presidência para que esta possa dar
o feedback do rendimento ao seu funcionário e registar os dados recebidos da avaliação.

29
7. Arquitetura de Informação
Entidades Informacionais

O termo arquitetura de informação foi introduzido por Richard Wurman, para

identificar e definir os principais tipos de dados que suportam o desenvolvimento do
negócio da empresa, nomeadamente as Entidades Informacionais necessárias à
persecução dos processos de negócio de uma organização. A utilização da Arquitetura de
Informação por parte das organizações é cada vez mais importante, visto ser essencial
para melhorar o rendimento geral de uma empresa, uma vez que apresenta vantagens
estratégicas tais como a redução de custos e uma melhoria na organização.
As tabelas que se seguem representam as entidades informacionais presentes na
Associação Académica da UTAD.

Tabela 1 - Entidade Informal do Cliente

Nome Cliente Número E1
Identificador Informação do cliente
Descrição Um cliente efetua compras na AAUTAD tais como a compra dos
bilhetes para os eventos recreativos e o consumo de bebidas e
alimentos durante a realização dos mesmos.
Além disso, no caso de ser estudante da UTAD pode efetuar a compra
do cartão de sócio, dos kits de caloiro e a aquisição do traje académico
e de emblemas.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID cliente
Descrição Identificação do cliente

Nome Produto
Atributos Descrição Informações do produto que é comprado

Nome Dados pessoais

Descrição Informação do cliente tais como o nome, a
morada, o contacto, o número de contribuinte,
entre outros.

30
Tabela 2 - Entidade Informal da Empresa
Nome Empresa Número E2
Identificador Informação da Empresa
Descrição Refere-se à empresa social que é escolhida como parceira da
AAUTAD com o objetivo de realizar um evento social e assim
proporcionar benefício social.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade.
Nome ID empresa
Descrição Identificação da Empresa

Nome Função da Empresa

Atributos Descrição A área em que a empresa trabalha ou representa

Nome Dados da empresa

Descrição Informação da Empresa tais como o nome, a
morada, o contacto, entre outros.

Tabela 3 - Entidade Informal da Entidade

Nome Entidades Número E3
Identificador Informação das Entidades
Descrição Entidades com posse das licenças necessárias para a realização de
eventos como por exemplo a Polícia de Segurança Pública.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID entidade
Descrição Identificação do cliente
Atributos
Nome Licença
Descrição Informações da licença pedida

31
Tabela 4 - Entidade Informal da Imobiliária/Senhorio
Nome Imobiliária/Senhorio Número E4
Identificador Informação da Imobiliária/Senhorio.
Descrição A Imobiliária ou o Senhorio são os responsáveis pelo fornecimento
dos terrenos necessários para a organização e realização de um evento.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID imobiliária_senhorio
Descrição Identificação da Imobiliária/Senhorio

Nome Terreno
Atributos Descrição Informações do terreno que é alugado

Nome Dados da Imobiliária/Senhorio

Descrição Informações da Imobiliária ou do Senhorio tais
como o nome, o contacto, o número de
contribuinte, entre outros.

Tabela 5 - Entidade Informal da Organização

Nome Organização Número E5
Identificador Informação da organização
Descrição A organização representa todos os membros da AAUTAD, entre eles
os membros da presidência e dos departamentos, os colaboradores e os
funcionários.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID organização
Descrição Identificação da organização

Atributos Nome Dados da organização

Descrição Informações respetivas à organização tais como o
nome, a morada, o contacto, o número de
contribuinte, o número de membros, entre outros.

32
Tabela 6 - Entidade Informal da Presidência
Nome Presidência Número E6
Identificador Informação da Presidência
Descrição A Presidência é constituída pelo presidente, o vice-presidente
adjunto e dois vice-presidentes, tem como objetivo assegurar a parte
política da associação académica e tomar decisões de maior relevo.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID presidência
Descrição Identificação da Presidência
Atributos
Nome Dados pessoais
Descrição Informações acerca dos membros da presidência
tais como o nome, a morada, o contacto, entre
outros.

Tabela 7 - Entidade Informal do Funcionário

Nome Funcionário Número E7
Identificador Identificador do funcionário
Descrição É um membro da AAUTAD remunerado. Existem três funcionários:
o motorista, o secretário geral e o secretário de apoio às finanças.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID funcionário
Descrição Identificação do funcionário

Nome Função
Atributos Descrição Função que o funcionário representa

Nome Dados pessoais

Descrição Dados relativos ao funcionário tais como o nome,
a morada, o número de contribuinte, entre outros.

33
Tabela 8 - Entidade Informal do Departamento de Ação e Inclusão Social
Nome Departamento de Ação e Inclusão Social Número E8
Identificador Identificador do departamento de Ação de Inclusão Social
Descrição O departamento de Ação e Inclusão Social visa consciencializar toda
a comunidade académica para problemas da sociedade atual, tais
como a desigualdade social, a inclusão social, o voluntariado e a
cidadania entre outros.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID departamento
Descrição Identificação do Departamento

Nome Função
Atributos Descrição Informações sobre as funções que executam

Nome Dados pessoais

Descrição Informações relativas aos elementos do
departamento tais como o nome, a morada e o
contacto.

Tabela 9 - Entidade Informal do Departamento Recreativo

Nome Departamento Recreativo Número E9
Identificador Identificador do Departamento
Descrição O departamento recreativo é um departamento da AAUTAD
responsável por toda a atividade recreativa praticada pela AAUTAD.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID departamento
Descrição Identificação do Departamento

Nome Função
Atributos Descrição Informações sobre as funções que executam

34
 Nome Dados pessoais
Descrição Informações relativas aos elementos do
departamento tais como o nome, a morada e o
contacto.

Tabela 10 - Entidade Informal dos Departamentos de Marketing e Comunicação e Imagem

Nome Departamentos de Marketing e Comunicação Número E10
e Imagem
Identificador Identificador dos Departamentos
Descrição Representa a colaboração entre os departamentos de Marketing e de
Comunicação e Imagem. São departamentos da AAUTAD
responsáveis pela parte da Imagem e do Marketing praticado pela
AAUTAD durante os eventos.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID departamento
Descrição Identificação do departamento

Nome Função
Atributos Descrição Informações sobre as funções que executam

Nome Dados pessoais

Descrição Informações relativas aos elementos do
departamento tais como o nome, a morada e o
contacto.

35
Tabela 11 - Entidade Informal do Colaborador
Nome Colaborador Número E11
Identificador Informação do colaborador
Descrição Um colaborador é um aluno da UTAD membro da AAUTAD, que
não pertence a nenhum órgão e não é remunerado.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID do colaborador
Descrição Identificador do colaborador

Nome Dados pessoais

Atributos Descrição Informações sobre o colaborador tais como o
nome, o curso e o número de aluno.

Nome Departamento
Descrição Informação relativa ao departamento do qual o
colaborador faz parte.

Tabela 12 - Entidade Informal do Avaliador

N Avaliador Número E12
Identificador Informação do Avaliador
Descrição Pessoa encarregue de efetuar a avaliação dos funcionários

Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade

Nome ID Avaliador
Descrição Identificação do avaliador

Atributos Nome Dados do Avaliador

Descrição Informação sobre o Avaliador tais como o nome,

a morada, o contacto e o número de contribuinte.

Nome Dados da avaliação

Descrição Informações sobre as avaliações efetuadas

36
Tabela 13 - Entidade Informal do Administrador Financeiro
Nome Administrador Financeiro Número E13
Identificador Identificador do Administrador Financeiro
Descrição É um membro da AAUTAD não remunerado.
É o responsável pela parte financeira da organização.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID administrador financeiro
Descrição Identificação do Administrador Financeiro

Nome Função
Atributos Descrição Informações sobre as funções que executa

Nome Dados pessoais

Descrição Informações relativas ao Administrador
financeiro tais como o nome e a morada

Tabela 14 - Entidade informal da Empresa de Segurança

Nome Empresa de Segurança Número E14
Identificador Informação da Empresa de Segurança
Descrição Empresa que ficará encarregue da segurança durante um evento.

Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade

Nome ID empresa de segurança
Descrição Identificação da Empresa de Segurança

Atributos Nome Dados do serviço

Descrição Informações sobre o serviço prestado

Nome Dados da Empresa de Segurança

Descrição Informações sobre a empresa de segurança tais
como o nome, a morada, o contacto e o número
de contribuinte.

37
Tabela 15 - Entidade Informal do Orçamento
Nome Orçamento Número E15
Identificador Identificador do orçamento
Descrição Documento financeiro que compreende a previsão de receitas e
despesas futuras.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID do orçamento
Descrição Identificador do orçamento

Nome Lista dos requisitos necessários

Atributos Descrição Especificação dos artigos e serviços necessários
tais como os artistas, os fornecedores e a empresa
de segurança.

Nome Lista dos artigos

Descrição Especificação dos artigos que o cliente compra
tais como a pulseira e as bebidas.

Nome Valor dos produtos

Descrição Especificação dos preços dos artigos requisitados
e dos artigos disponíveis para venda.

Tabela 16 - Entidade Informal do Fornecedor

Nome Fornecedor Número E16
Identificador Identificador do Fornecedor
Descrição Representa os fornecedores dos produtos necessários para a
realização de um evento, como por exemplo o fornecedor de bebidas
num evento recreativo.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID fornecedor
Descrição Identificação do fornecedor

38
 Nome Empresa
Atributos Descrição Informações sobre a empresa fornecedora

Nome Produto
Descrição Informação sobre o produto

Tabela 17 - Entidade Informal

Nome Artista Número E17
Identificador Identificador do Artista
Descrição Pessoa que atua durante os eventos recreativos. Exemplo: Cantor, DJ.
Decomposição Não existe nenhuma sub-entidade desta entidade
Nome ID artista
Descrição Identificação do artista

Nome Valor
Atributos Descrição Preço cobrado pelo artista para o desempenho das
suas funções.

Nome Dados pessoais

Descrição Informação do artista tais como o nome, o nome
artístico, o contacto e o número de contribuinte.

Matriz de CRUD – Processos / Entidades Informacionais

A matriz de CRUD explicita quais os tipos das ações de processos de negócio que
atuam sobre as entidades informacionais.
CRUD significa "Create", "Read", "Update" e "Delete":
- "Create" implica a criação de, pelo menos, o identificador dessa entidade.
- "Read" significa que um processo de negócio acede a essa entidade.
- "Update" denota uma mudança do estado associado ao identificador dessa entidade.
- "Delete" implica que o identificador dessa entidade deixe de ser válido. Após a execução
desta ação a entidade deixa de poder ser manipulada.

39
 As figuras seguintes representam a matriz CRUD representativa da organização
AAUTAD. Na primeira coluna estão representados todos os processos da empresa e na
primeira linha da tabela são apresentadas as entidades informais.

ID E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9
Cliente Empresa Entidades Imobiliária/Senhorio Organização Presidência Funcionário Dep. Ação e inclusão social Dep. Recreativo
Brifering do evento
CRU
Recreativo
Negociação do
RU CRU
espaço

Analisar licenças RU

Negociação com os
CRU
fornecedores
Negociação com
CRU
artistas
Negociação com
empresa de CRU
segurança

Analisar despesas

Venda de billhetes R CRU

Realização do evento R CRU

Escolha do evento
CRU RU
social
Brifering do evento
CRU
Social
Contacto com a
RU CRU
empresa

Execução do projeto R RU

Verificação dos
trabalhadores CRU RU
disponíveis

Procurar funcionário CRU R

Negociação de
CRU CR
contratos
Atribuição de
CRU R
trabalho

Avaliar rendimento CRU R

Figura 24 - Matriz CRUD (1-2)

E10 E13 E14 E15 E16 E17 E18 E19

Dep. Marketing e Imagem Colaborador Avaliador Admin. Financeiro Empresa de segurança Orçamento Fornecedor Artista
Brifering do evento
CRU RU R
Recreativo
Negociação do
R
espaço

Analisar licenças CRU

Negociação com os
R RU
fornecedores
Negociação com
R RU
artistas
Negociação com
empresa de R RU
segurança

Analisar despesas CRU RU RU RU

Venda de billhetes CRU CRU R

Realização do evento RU R

Escolha do evento
social
Brifering do evento
CRU RU
Social
Contacto com a
empresa

Execução do projeto R

Verificação dos
trabalhadores RU R
disponíveis

Procurar funcionário R

Negociação de
R
contratos
Atribuição de
trabalho

Avaliar rendimento RU R

Figura 25 - Matriz CRUD (2-2)

40
8. Arquitetura de Aplicações

A AAUTAD utiliza vários programas e aplicações para o seu desenvolvimento e

organização. Apresentá-las-emos, de seguida, descrevendo a função que representam, as
vantagens na sua utilização, um esquema representativo do uso da aplicação e uma
descrição da aplicação escolhida pela AAUTAD para esse efeito.

Aplicação de comunicação

Função: De modo a estabelecer uma conexão simples e direta entre todos os membros
da AAUTAD e para que seja possível, por exemplo, a partilha de documentos simples, a
marcação de reuniões internas ou a transmissão de orientações rápidas entre os membros,
a organização recorre a uma aplicação comum de comunicação. A aplicação é capaz de
criar chats de grupo permitindo a um membro ter, além da partilha de informação com
um qualquer membro em particular, acesso às informações do chat geral da organização
e às do seu departamento, o que se torna uma mais valia na coordenação.
Vantagens:
• Segurança e a privacidade na partilha de informações;
• Informação de fácil acesso.

Esquema:

Partilha de informações AAUTAD Telegram

Figura 26 - Esquema da aplicação de comunicação

Nome da aplicação utilizada pela AAUTAD: Telegram

Descrição da aplicação: O Telegram é uma aplicação de troca de mensagens, que
permite enviar e receber conteúdos em texto, vídeo, áudio e imagem, através de uma
conexão Wi-Fi.

Aplicação de videoconferências

Função: Quando surgiu a necessidade de realizar reuniões de forma online, a AAUTAD

optou por recorrer a uma aplicação de videoconferências. Dentro do servidor existem
diversas salas para que seja possível, que ao mesmo tempo haja várias reuniões dentro do
mesmo servidor, por exemplo, dos vários departamentos.

Vantagens:
• Segurança e a privacidade na partilha de informações;
• Economiza tempo e gastos de deslocamento;
• Mais um recurso de pesquisa, já que as reuniões podem ser gravadas e disponibilizadas
posteriormente.

Esquema:

Videoconferências AAUTAD Discord

Figura 27 - Esquema da aplicação de videoconferência

Nome da aplicação utilizada pela AAUTAD: Discord

Descrição da aplicação: O Discord é um software que permite comunicar por texto e voz,
e tem a opção de criar salas de chat privadas. Tem tempo de utilização ilimitado, o que
facilita nas reuniões.

Aplicação de gestão de eventos

Função: Com o objetivo de gerenciar melhor os projetos e aumentar a produtividade da

organização, a AAUTAD recorreu a uma aplicação de gestão de eventos. Nela é
depositado todo o trabalho a ser executado pela organização; as tarefas são apresentadas
de forma ordenada para que cada um saiba quais são as tarefas por realizar, a realizar no
momento e quais já se encontram concluídas. É ainda possível saber quem é o responsável
e qual o grau de importância de cada tarefa.
Vantagens:
• Facilita a organização das tarefas;
• Atualizações colaborativas em tempo real;
• Melhor gestão dos membros.

42
Esquema:

Gestão de tarefas AAUTAD Trello

Figura 28 - Esquema da Aplicação de gestão de eventos

Nome da aplicação utilizada pela AAUTAD: Trello

Descrição da aplicação: O Trello é uma aplicação utilizada para gerir um projeto
utilizada maioritariamente para trabalhos de equipa. Tem uma interface intuitiva e
recursos como checklists, upload de arquivos multimédia e etiquetas coloridas, que
pretendem ajudar a melhorar os níveis de produtividade de um projeto.

Ferramentas de documentação

Função: A AAUTAD, como qualquer outra organização, necessita de processar

documentos de texto, criar apresentações, elaborar layouts gráficos, fazer cálculos, gerar
diagramas, entre outras atividades de documentação. Para isso, utilizam ferramentas de
documentação que auxiliem na criação destes ficheiros.
Vantagens:
• Melhor organização de documentos;
• Facilita a produtividade e colaboração dos membros.

Esquema:

Documentação AAUTAD Microsoft Office

Figura 29 - Esquema da Aplicação de gestão de eventos

Nome da aplicação utilizada pela AAUTAD: Microsoft Office

Descrição da aplicação: A Microsoft Office é um conjunto de várias aplicações tais
como Word, Excel, Visio, PowerPoint e Publisher, cada uma com a sua função. As mais
utilizadas na AAUTAD são o Word, para a criação de documentos de texto como por
exemplo o briefing de um evento ou a ata de uma reunião e o Excel é usado para fazer
cálculos como por exemplo os orçamentos de um evento.

43
Aplicação de faturação

Função: Para que não seja dedicado tanto tempo com questões de faturação, a AAUTAD
utiliza uma aplicação que permite fazer o controlo de stocks, do preço de cada produto e
das vendas efetuadas. Além disso, é apta para passar faturas dos trabalhos realizados e
para preparar orçamentos. A partir desta aplicação, a AAUTAD consegue controlar as
faturas e a sua custódia para auditorias ou eventuais inspeções da Autoridade Tributária
uma vez que esta fornece relatórios de vendas e receitas, fundamentais para o
conhecimento do próprio negócio.
Vantagens:
• Dá aos documentos um formato profissional que contribui para a boa imagem da
organização;
• Maior controlo de faturas e relatórios de vendas.

Esquema:

Faturação Administrador financeiro Sage

Figura 30 - Esquema da Aplicação de faturação

Nome da aplicação utilizada pela AAUTAD: Sage

Descrição da aplicação: A aplicação Sage é um software de faturação que tem por
objetivo a gestão da faturação e transportes de bens. Para além disso, as informações de
gestão estão sempre disponíveis o que permite um melhor conhecimento do negócio.

Aplicação de edição de imagem

Função: Para a realização de eventos, a estratégia de marketing através de imagens é

muito importante. Para que a AAUTAD possa lucrar é preciso chamar à atenção dos seus
clientes em potencial, através das redes sociais principalmente. Porém não basta tirar uma
foto, é necessária uma edição a fim de produzir um conteúdo visual exclusivo e
diferenciado. Para isso, a AAUTAD utiliza uma aplicação de edição de imagem.
Vantagens:
• Facilidade em chamar a atenção dos clientes;
• Ajuda na boa imagem da organização.

44
Esquema:

Edição da imagem do Departamento de

Adobe Photoshop
evento Comunicação e Imagem

Figura 31 - Esquema da Aplicação de edição de imagem

Nome da aplicação utilizada pela AAUTAD: Adobe Photoshop

Descrição da aplicação: É um software de imagem digital que oferece poder e controle
criativo para a manipulação e composição de imagens 2D e 3D, edição de vídeo e análise
de imagem.

Aplicação de venda de bilhetes

Função: A AAUTAD decidiu investir na venda de bilhetes online para os seus eventos,
utilizando para esse efeito uma aplicação. O objetivo era aumentar e facilitar as vendas.
Vantagens:
• Facilidade na compra de bilhetes.

Esquema:

Venda de bilhetes AAUTAD Ticketline

Figura 32 - Esquema da Aplicação de venda de bilhetes

Nome da aplicação utilizada pela AAUTAD: Ticketline

Descrição da aplicação: O Ticketline é uma aplicação utilizada na venda de bilhetes de
concertos, espetáculos, teatro, musicais, exposições e experiências.

45
9. Arquitetura Tecnológica
Apresentamos, de seguida, a arquitetura tecnológica da AAUTAD, representando
os servidores, routers, switchs e os computadores utilizados na organização.

Switch Gestão Máquina Windows

Utad AAUTAD

Loja Máquina Windows

SERVER SIDE

Software de Rede Multibanco

Máquina LINUX Faturação Terminal MB
Mutibanco

Departamentos

SERVER UTAD

Máquina LINUX

PC #1 PC #2
PC #3

Router

Máquina Windows Máquina Windows Máquina Windows

Internet

Figura 33 - Arquitetura Tecnológica

A AAUTAD possui cinco computadores, todos eles máquinas Windows. Um dos

computadores está reservado à gestão, o segundo à loja e os outros três aos departamentos.
O computador da loja está conectado a um terminal multibanco para deste modo permitir
pagamentos e a faturação.
A UTAD disponibiliza à AAUTAD conexão à internet e acesso aos seus
servidores.

46
10. Conclusão
A AAUTAD é uma organização que além de defender os interesses e assumir um
compromisso sério e prioritário com os estudantes da UTAD, contribui para a formação
deles, através do fomento de atividades de índole cultural, pedagógica, desportiva e
político-social.
Neste projeto prático que consistia na elaboração de uma análise da arquitetura
empresarial, começamos por fazer um resumo executivo da AAUTAD, onde
apresentamos uma visão geral da organização e abordamos temas como os rendimentos,
os gastos e as estratégias de marketing utilizadas. De seguida, explicamos a nossa
metodologia de trabalho e escrevemos sobre a história da organização, que apesar das
dificuldades sentidas em encontrar informações antigas, nos deixou muito curiosos.
O organigrama e a respetiva explicação foram desenvolvidos a partir dos estatutos
e de esclarecimentos que nos foram dados por membros da AAUTAD.
Na arquitetura de negócio foram apresentadas as competências organizacionais de
primeiro nível, que representavam os macroprocessos, as competências organizacionais
de segundo nível, que apresentavam os processos de três macroprocessos escolhidos e
por fim a especificação destes processos através da notação BPMN.
Na arquitetura de informação foram desenvolvidas as entidades informais e a
matriz CRUD, que associava os processos de negócio às entidades informais referindo os
tipos de ações de processos que atuavam sobre as entidades. Sentimos alguma dificuldade
na elaboração da matriz devido ao número elevado de processos e entidades informais
que tínhamos.
Na arquitetura de aplicações foram apresentados os principais programas
utilizados pela associação para facilitar funções tais como a comunicação entre os
membros, a gestão de tarefas num projeto, as questões de faturação e a venda de bilhetes.
Por fim, para elaborar a arquitetura tecnológica recorremos à ajuda de membros
da AAUTAD, que nos explicaram como é feita a arquitetura que garante que os processos
e as soluções tecnológicas atendam às demandas da organização.
Com a realização deste trabalho foi-nos possível adquirir e melhorar os
conhecimentos que obtivemos ao longo do semestre na unidade curricular de Sistemas de
Informação. Além disso, pudemos ganhar a perceção de como funciona uma organização
e concluir que para os processos trazerem os resultados esperados e para que a empresa

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consiga ter lucros é fundamental que haja organização e que sejam feitas análises da
arquitetura empresarial.

48
11. Bibliografia
Branco, Frederico, Arquitecturas de Sistemas de Informação – parte I, acedido entre o
seguinte intervalo de dias 26/11/2020 e 04/01/2021, consultado em:
https://side.utad.pt/cursos/download/813db4f41b0deb73d968b8f5b9dc562b/offer_down
load/317569/5759/asi_i.pdf

Branco, Frederico, Arquitecturas de Sistemas de Informação – parte II, acedido entre o

seguinte intervalo de dias 05/12/2020 e 11/01/2021, consultado em:
https://side.utad.pt/cursos/download/813db4f41b0deb73d968b8f5b9dc562b/offer_down
load/317569/5759/asi_i.pdf

Branco, Frederico, Business Process Modelling Notation, acedido entre o seguinte

intervalo de dias 20/12/2020 e 7/02/2021, consultado em:
https://side.utad.pt/cursos/download/813db4f41b0deb73d968b8f5b9dc562b/offer_down
load/156022/5759/2_-_bpmn.pdf

Informações relativas aos objetivos da AAUTAD, acedido entre o seguinte intervalo de

dias 20/11/2020 e 10/02/2021, consultado em:
https://www.aautad.pt/index.php/aautad/index/1

Informações relativas aos órgãos socias da AAUTAD, acedido entre o seguinte intervalo
de dias 18/12/2020 e 07/02/2021, consultado em:
https://www.aautad.pt/index.php/aautad/index/2

Informações relativas aos serviços da AAUTAD, acedido entre o seguinte intervalo de

dias 18/12/2020 e 07/02/2021, consultado em:
https://www.aautad.pt/index.php/aautad/index/5

AAUTAD, Estatutos AAUTAD - 2015, acedido entre o seguinte intervalo de dias

04/01/2021 e 11/02/2021, consultado em:
https://www.aautad.pt/uploads/documentos_uploads/Estatutos%20AAUTAD%20-
%202015.pdf

49
AAUTAD, Plano de Atividades 2020, acedido entre o seguinte intervalo de dias
04/01/2021 e 7/01/2021, consultado em:
https://www.aautad.pt/uploads/documentos_uploads/Plano%20de%20Actividades%202
020.pdf

AAUTAD, Plano Orçamental 2020, acedido entre o seguinte intervalo de dias 04/01/2021
e 7/01/2021, consultado em:
https://www.aautad.pt/uploads/documentos_uploads/Plano%20Or%C3%A7amental%2
02020.pdf

Informações relativas à aplicação Discord, acedido entre o seguinte intervalo de dias

21/01/2021 e 27/01/2021, consultado em:
https://pt.wikipedia.org/wiki/Discord
https://tecnoblog.net/350768/o-que-e-discord/

Informações relativas à aplicação Trello, acedido entre o seguinte intervalo de dias

21/01/2021 e 05/02/2021, consultado em:
https://www.tecmundo.com.br/organizacao/75128-trello-ferramenta-ajudar-voce-
organizar-vida.htm

Informações relativas à aplicação Telegram, acedido entre o seguinte intervalo de dias

21/01/2021 e 05/01/2021, consultado em:
https://en.wikipedia.org/wiki/Telegram_(software)

Informações relativas à aplicação Sage, acedido entre o seguinte intervalo de dias

05/02/2021 e 07/02/2021, consultado em:
https://www.sage.com/pt-pt/blog/software-de-faturacao-o-que-e-e-quais-sao-as-suas-
vantagens/
https://sigmacode.pt/funcionalidades-sage-gestao-de-empresas/

Informações relativas à aplicação Adobe Photoshop, acedido entre o seguinte intervalo

de dias 25/01/2021 e 10/02/2021, consultado em:
https://pt.wikipedia.org/wiki/Adobe_Photoshop

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