Organizado por: Mariana Melo | LEA-MSI

Revisão Geral por: Dally Lorrany | LEA-MSI

Ata | Reunião Organização do LEArning e AILEA 2024

Data: 29/09/2023 Pauta: Alinhamento / Expectativas

Horário: 10:00 Local: Google Meet

Pauta e considerações:
1. Informes e combinados:
1.1. Organização por estudantes – A organização do evento é/será feita por estudantes dos
LEA’s do Brasil, com grande gerência de estudantes do LEA-MSI, devido à condição
do evento ser sediado em Brasília. É importante ressaltar que os estudantes estarão
trabalhando de maneira voluntária, e questões como créditos e/ou possível concessão
na disciplina de Planejamento e Organização de Conferências Internacionais (POCI)
estão sendo conversadas e alinhadas entre o Coordenador Cesário e o professor
Virgílio.
1.2. Composição do evento - Conversamos sobre as características desse evento e quais
atividades gostaríamos de desenvolver no mesmo, como mesas redondas, palestras e
exposições. Cesário sugeriu que no evento haja um momento de exposições de ações
dos LEA's sobre suas ações mais importantes, o que os alunos têm feito... Podemos
organizar um vídeo apresentando os cursos e seus expoentes de destaque.
1.2.1. Mari – LEA-MSI: Sugiro que façamos um brainstorming pela plataforma Miro
e foquemos em organizar isso depois que tivermos maior esboço do evento,
temáticas, calendários e uma votação dentre do que é possível no cronograma dos
dias de evento.
1.2.1.1. Acordado até o presente momento, que os eventos irão acontecer nos
seguintes dias da semana e períodos:
1.2.1.1.1. LEArning de segunda a quarta-feira pela manhã
1.2.1.1.2. AILEA de segunda a quarta-feira pela tarde e quinta-feira o dia
todo.
1.3. Captação de recursos – Surgiram dúvidas e sugestões sobre os responsáveis pela
captação de recursos. Essa captação deve ser feita pelos estudantes, já que à princípio
não há alocação de verbas pelo instituto, departamento ou similares. Entretanto,
recebemos a informação que a hospedagem dos professores da França costuma ser paga
pela associação dos cursos de LEA no mundo. Ademais, ao final da reunião a Sarah
Ariel sugeriu adentrarmos em editais de agências de fomento – professor Cesário
informou que as professoras Fernanda e Helena são boas em preencher esses editais e
lograrem nos resultados. Por fim, haverá uma comissão responsável pela captação e
gerência financeira.
1.4. Logística de espaços – Conversamos sobre possíveis locais de execução dos eventos.
Entretanto, isso varia conforme: quantidade de participantes, distância do alojamento e
questões logísticas gerais. Foram comentados sobre a possibilidade de ser realizado na

É crucial que as atas sejam revisadas pelos membros e acrescidas de sugestões por todo mundo que
esteja envolvido. Se possível, coloque o nome e o LEA para identificar sua ideia; assim, em reuniões
futuras possamos realizar debates e colocações sobre suas ideias :)
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Revisão Geral por: Dally Lorrany | LEA-MSI

ADUnB, hospedagem no Centro Olímpico, possíveis instalações de chuveiros nos

banheiros do ICC...
1.4.1. Mari – LEA-MSI: É importante pensar sobre todos esses aspectos pela ótica da
acessibilidade. É fácil chegar nesses locais? Esses espaços seguem o desenho
universal? É fácil encontrá-los?
1.4.2. Verificar a possibilidade do ônibus da UnB (Intracampus) ser disponibilizado
nos dias dos eventos em horários oportunos para facilitar e viabilizar a locomoção
dos participantes do alojamento ao local das atividades.
1.5. Alimentação e RU – foi conversado sobre como a alimentação dos estudantes pode
funcionar. Ficou combinado de, junto ao coordenador Cesário, verificarmos como pode
ser negociado essa questão.
1.5.1. Gabriel Duque informou que “o pessoal da coordenação do IE ganhou fichas
para distribuir para os alunos de passeio e da extensão para o evento da SEMUNI,
se conseguirem pra esse evento também, seria legal. Eles são bem chatos com isso,
fizeram um edital inclusive pra isso. Mas como tem tempo ainda pro evento, acho
que dá pra garantir as fichas.” – tentaremos buscar por isso.
1.6. Certificado – foi conversado como ficarão os certificados. Ainda há dúvidas se serão
bilíngues e dos dois eventos juntos.
1.6.1. Acordado que será entregue dois certificados para os envolvidos na organização
dos eventos, um de participação e outro de organização.
1.7. Oficinas formativas – Comentamos sobre a possibilidade de ter oficinas de recepção
multilíngue para o evento.
1.7.1. Mariana Melo sugeriu que esse treinamento seja feito pela Quimera Empresa
Júnior e estudantes de LEA que estagiam no Senado, realizado recepções
multilíngues. Outras oficinas formativas podem ocorrer também.
1.8. Periodicidade de reuniões – Ficou acordado de termos reuniões gerais quinzenalmente
e entre comissões de acordo com disponibilidade entre os membros.

2. Encaminhamentos:
2.1. Criação de uma conta institucional no Google ou Teams – Fazer o orçamento de conta
de acesso pleno às ferramentas da Google e Microsoft, além de ver a possibilidade de
ser criado pelo domínio da UnB (permitindo acesso às equipes por “usuários
externos”).
2.2. Diretoria executiva e comissões – É necessário a criação de uma diretória executiva,
responsável por liderar e iniciar a tomada de decisões para o planejamento e
organização dos projetos.
2.2.1. Diretoria Executiva: Mariana Melo sugeriu que seja composta pelos seguintes
cargos, seguindo sempre a lógica de um representante para cada curso de LEA do
país em cada cargo, salvo, talvez, da presidência em decorrência do host ser em
Brasília:
• Presidente
• Vice-presidente Executivo

É crucial que as atas sejam revisadas pelos membros e acrescidas de sugestões por todo mundo que
esteja envolvido. Se possível, coloque o nome e o LEA para identificar sua ideia; assim, em reuniões
futuras possamos realizar debates e colocações sobre suas ideias :)
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• Secretário(a) Executivo (sugerido por Dally Lorrany)

• Coordenadores de Comissões
2.2.1.1. Qual seria a quantidade de pessoas para cada cargo?
2.2.2. Comissões: Mariana Melo sugeriu que seja feita a seguinte divisão:

1. Comissão executiva
2. Comissão de cerimonial e protocolo
3. Comissão de marketing (comunicação social)
4. Comissão de exposição
5. Comissão de festejos
6. Comissão de finanças
7. Comissão de hospedagem
8. Comissão de inscrições / registro
9. Comissão de ornamentação e sinalização
10. Comissão de programa
11. Comissão de recepção e hospitalidade
12. Comissão de segurança
13. Comissão de logística (sugerido por Dally Lorrany)
14. Comissão de acessibilidade e traduções

14.1. Primeiros passos de elaboração de projeto de eventos – Ficou sugerido como

primeiros passos para o desenho de projeto dos eventos a seguinte estrutura:
1. Definição do tema do evento
2. Escolha do local
3. Definição da data do evento
4. Elaboração da programação e calendário
5. Identificação e análise dos participantes
6. Estratégia de comunicação e marketing
7. Infraestrutura de recursos audiovisuais,
materiais e serviços
8. Serviço de transportes para participantes e
convidados
9. Hospedagem dos participantes e convidados
10.Programação social, cultural e turística
11.Agência de viagem e turismo
12.Recursos financeiros

15. Ferramentas de comunicação e organização entre membros – Sugestões Mari:

15.1. Miro – Organização Geral de projetos;
15.2. Email – Criaremos um e-mail da Comissão para arquivarmos documentos em processo
de desenvolvimento e outros arquivos, além de servir para a formalização de demandas
da Diretoria, para que tenhamos em algum local que não e-mails individuais;
15.3. Drive – Banco de dados com documentos gerais compartilhados com a diretoria;
15.4. Grupo do WhatsApp – Comunicação rápida entre membros;
15.5. Notion – Possível organização geral para planejamento e controle de dados.
15.6. Google Meet / Teams – Para realização de videoconferências (sugerido por Dally
Lorrany)

É crucial que as atas sejam revisadas pelos membros e acrescidas de sugestões por todo mundo que
esteja envolvido. Se possível, coloque o nome e o LEA para identificar sua ideia; assim, em reuniões
futuras possamos realizar debates e colocações sobre suas ideias :)