REGRAS DE ORDEM DE ROBERT

Como Tornar as
Reuniões do Conselho
Ainda Mais Eficientes:
 Sumário

01 02 03
• Qual é o Objetivo? • Qual a Origem? • Como tornar a
• Por que usar as • As 5 etapas básicas reunião mais
Regras de Robert? de uma reunião estratégica e objetiva

04 05 06
• Quatro tipos • Regras de Debate • Noções básicas
de pauta sobre as alterações
• Adiar, reconsiderar
ou rescindir um item

07
• Adiar, reconsiderar
ou rescindir um item
• Como utilizar a
tecnologia e as
"Regras de Ordem
de Robert" como aliadas
Qual é o objetivo do e-book?
O objetivo é que, após a leitura, você consiga criar reuniões de Conselho mais
eficientes a partir de um conceito conhecido como "Regras de Ordem de Robert".

As "Regras de Ordem de Robert" (do inglês "Robert’s Rules of Order") apresentam

um modelo que pode ser adotado por empresas para guiar a conduta da
organização e da gestão das suas reuniões de Conselho de Administração.

Obviamente, esse modelo não é de uso obrigatório.

Pelo contrário, cada organização pode (e deve) escolher o que e como seguir, de
acordo com suas próprias necessidades. Contudo, é uma ferramenta incrível e
transformadora ao que se propõe.

Por que usar as Regras de Robert?

De maneira simplificada, podemos dizer que as "Regras de Robert” visam tornar as
reuniões de Conselho padronizadas, úteis e objetivas. Além disso, fornecem
orientações para a realização da maioria das funções organizacionais, tais como:

• Estabelecer as regras que regem a reunião de Conselho e as ações pertinentes;

• Debater e orientar as propostas durante a reunião;

• Propor, aprovar ou rejeitar eleições dentro da organização.

1
A Origem
O termo "Regras de Ordem de Robert" é uma homenagem a Henry Marty Robert, que
serviu no Exército dos Estados Unidos como engenheiro civil.

Na ocasião, Robert foi convocado para presidir as reuniões e por isso se especializou
na área. O que o levou a desenvolver um manual de bolso do procedimento
parlamentar publicado em 1876. Foi exatamente esse manual que ficou conhecido
como as "Regras de Ordem de Robert". Desde então, o manual foi revisado duas
vezes.

A seguir, você irá conferir a estrutura de uma reunião de Conselho de Administração

e como conduzi-la seguindo as regras de Ordem de Robert, bem como entender os
objetivos dessa estrutura:

As 5 etapas básicas de uma reunião

Leitura e Aprovação da Ata Relatório

Neste momento, a minuta da última Os responsáveis pelos relatórios e

reunião de Conselho realizada é lida,
aprovada e registrada em ata de
reunião atual, incluindo no registro
as votações e as decisões que
foram tomadas.
respectivos signatários da reunião
atual devem ser membros do Conse-
lho ou do Comitê, podendo os mem-
bros também fazerem parte da Ad-
ministração da empresa.

Pautas Inacabadas Novos Negócios ou Temas

Pauta inacabada quer dizer que os
assuntos da última reunião de Conse-
lho serão transferidos da reunião ante-
rior para a próxima, devido a profundi-
dade do debate ou por outro motivo
que impossibilitou a conclusão das
discussões para a votação final.
Nesta etapa, novos assuntos e dis-
cussões podem ser propostos para
debate entre os membros e ações
para a Administração da empresa.
Qualquer membro do órgão presente
na reunião de Conselho pode sugerir
uma nova temática.

Encerramento

Esse é o momento em que o

Presidente do Conselho realiza o
encerramento da reunião.

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Como tornar a reunião mais estratégica e objetiva
Agora que você já conferiu a estrutura ideal de uma reunião de Conselho, o próximo
passo é entender o que pode fazer para torná-la mais estratégica. Siga estas dicas:

Envie aos membros as minutas de atas

com antecedência para garantir uma
reunião eficiente e evitar que elas
precisem ser lidas durante a reunião.

Evite discutir “pautas antigas” que já foram

votadas para evitar discussões cansativas e
repetitivas durante a reunião de Conselho.

Desenvolva uma agenda para garantir a

transparência e adequar a estrutura de
atendimento às necessidades exclusivas
de sua organização.

Envie aos membros os materiais rela-

cionados à pauta previamente estabe-
lecida com antecedência para otimizar
o tempo das discussões na reunião.

Certifique-se de incluir os horários adequa-

dos para discussão dos itens da agenda de
reunião. Ressalta-se que as agendas devem
ser formalmente enviadas aos membros do
Conselho, de acordo com a antecedência
estipulada em Regimento Interno de cada
Conselho de Administração.

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Quatro Tipos de Pauta
Pautas de reunião são proposições realizadas visando a manifestação da concor-
dância, ressalvas ou protestos dos membros do Conselho em relação a um aconte-
cimento ou ato de relevância para a empresa. Elas podem ser:

Pauta Principal
Apresentará novos negócios ao Conselho.

Pautas Secundárias/Subsidiárias
Permitem que o Conselho mude ou elimine um movimento
principal. Por exemplo, o adiamento de uma deliberação principal.

Pautas Privilegiadas
Essas envolvem um assunto urgente não relacionado a negócios
pendentes. Por exemplo, alguém pode “levantar uma questão de
ordem” para intervir, interromper negócios pendentes e resolver
um problema de necessidade imediata.

Pautas Incidentais
Esse tipo de pauta está relacionada a negócios ou procedimentos
atuais. Por exemplo, um “ponto de ordem” para alertar o Conselho
sobre uma eventual falha percebida pelos membros do Presiden-
te em manter a ordem apropriada para uma reunião, e “suspen-
são das regras” para fornecer leniência de regras específicas.

Para a apresentação das pautas, algumas dicas são importantes:

• Apresentar propriamente a pauta principal ou uma emenda.

• Compartilhar cópias das

principais pautas ou emen-
das com os Conselheiros e
participantes antes da reu-
nião, conforme apropriado,
especialmente para movi-
mentos mais complexos.

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Regras de Debate (*)
Agora temos o momento em que os assuntos citados e apontados nas pautas
serão discutidos na reunião do Conselho...

Primeiramente, o Presidente do Conselho deverá determinar a ordem dos oradores.

Isso significa que os Conselheiros não poderão se manifestar até que o orador
anterior termine a sua fala.

Todo participante poderá falar até 2 vezes de 10 minutos por pauta discutida. Onde
a preferência é sempre dada aos que ainda não participaram.

Qualquer ação diferente disso, deverá passar por uma votação. Assim, o apoio de
dois terços dos participantes poderá limitar ou estender o debate sobre a pauta em
questão.

(*) Ressalvadas as regras contidas no Regimento Interno do Conselho de

Administração das empresas.

Ainda pensando em tornar os debates mais construtivos, siga as dicas extras que
falaremos a seguir:

• Em reuniões presenciais é importante ter microfones e autofalantes alternados

quando debatedores estiverem em posições opostas.

• Mantenha-se no tópico. Todo debate deve ser relevante para a pauta discutida.

• Evite criticar indivíduos durante os debates. Foque em debater o mérito de seus

argumentos.

• Direcione os comentários direto ao Presidente do Conselho ao invés de outros

participantes.

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Noções básicas sobre as alterações
As alterações destinam-se a alterar a redação de uma pauta principal. Isso pode
ser feito inserindo, marcando ou substituindo palavras ou parágrafos na pauta.

Também é importante ser preciso ao declarar exatamente onde a mudança deve

ocorrer e o que ela dirá.

As alterações não podem ser realizadas depois que as pautas forem aprovadas, a
menos que o Conselho se mova para alterar uma parte maior da pauta principal,
que também inclui essa nova emenda.

Para isso, siga as dicas abaixo:

• Evite emendas secundárias: Uma emenda pode ser realizada apenas uma vez e
os procedimentos para isso são complexos. Você pode contornar a necessidade
disso pedindo a outros membros do Conselho para reverter uma proposta de
alteração, por exemplo;

• Utilize uma "regra pré-estabelecida" para impedir que qualquer pessoa envie
emendas que já foram aprovadas em outras reuniões do Conselho.

Adiar, reconsiderar ou rescindir um item

Adiar um item da agenda da reunião do Con-
selho requer uma votação majoritária dos
membros do Conselho.

Geralmente, os itens só podem ser adiados

para a próxima reunião ou para outra poste-
rior, caso não ultrapasse um período superior a
três meses a partir da data da reunião original.

Os membros do Conselho também podem

optar por encaminhar uma pauta principal a
um Comitê existente para coletar informações
adicionais ou ajustar uma emenda. Quando
aprovado, o item pode ser encaminhado com
instruções para o Conselho com a alteração
desejada ou solicitando um prazo para con-
cluir os trabalhos relacionados à alteração.

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As "Regras de Ordem de Robert" estipulam que a mesma demanda, uma vez
votada, não pode ser trazida de volta para discussão durante a atual reunião. Isso
ocorre para evitar debater e voltar nas mesmas propostas várias vezes.

Assim, os Conselheiros apenas podem solicitar que o Conselho reconsidere um

item discutido na mesma reunião se estiverem do "lado vencedor" da votação
anterior. Caso a solicitação para reconsiderar for adotada pela maioria dos votos, a
pauta em questão volta a ser debatida.

Por outro lado, se novas informações levantarem preocupações sobre uma pauta
de reunião anterior, os Conselheiros podem votar para "renovar a pauta" na
próxima reunião.

Nesse último caso, temos uma sugestão para simplificar o processo: Notifique o
Conselho com antecedência sobre os planos de solicitar que uma pauta seja
renovada.

Com a notificação, o Conselho precisa da maioria de votos para que ela seja
aprovada. Sem a notificação, você precisa de uma votação de dois terços do
Conselho ou uma votação majoritária de todos os membros do corpo de votação.

Como utilizar a tecnologia e as "Regras de Ordem de Robert"

como aliadas:
A tecnologia pode ser uma grande aliada para seguir as Regras de Ordem de
Robert de maneira prática e eficiente. O Atlas Governance é exemplo disso.

Isso porque o Atlas permite a preparação de uma reunião de Conselho em menos

de três minutos, incluindo pauta, materiais, deliberações, ações de reunião e
elaboração da ata. Sem falar que possibilita a convocação dos participantes de
forma digital e simples.

Com um único clique, os membros do Conselho terão acesso aos materiais

consolidados em um livro com paginação única, marca d'água em todas as
páginas e com a opção de fazer marcação de texto e anotações digitais.

Além da possibilidade de participar de votações online, assinar digitalmente e

acompanhar deliberações e decisões de qualquer lugar.

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reuniões de Conselho mais eficientes?

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