INSTITUTO SUPERIOR DE CIÊNCIAS E EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA

UnISCED

FACULDADE DE ECONOMIA E GESTÃO

LICENCIATURA EM GESTÃO DE RECURSOS HUMANO

Márcia Manuel Eugénio

Acta

Trabalho de Campo de TEOE

Beira, Março de 2024

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Índice
Introdução ............................................................................................................................................... 4
Acta ........................................................................................................................................................ 5
Funções da acta numa instituição ............................................................................................................. 5
Modelos de Acta ..................................................................................................................................... 5
Estrutura da acta ...................................................................................................................................... 7
Princípios a observar na elaboração da acta .............................................................................................. 7
Exemplo de uma acta............................................................................................................................... 8
Conclusão ............................................................................................................................................. 10
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Introdução

Os textos administrativos ou funcionais são textos que se usam dentro das mesmas instituições
ou entre instituições diferentes, daí a designação de textos institucionais. Porém, nesta pesquisa
fazemos abordagem da acta, sobretudo a sua função institucional e técnicas envolvidas na sua
elaboração.

Esta pesquisa tem como objectivo: Distinguir a acta dos outros textos de índole administrativa; e
Fundamentar os elementos que compõem a acta e a respectiva sequenciação.

De salientar que a redacção da acta deve ser simples, concisa e clara; não deve haver
abreviaturas e os números tal como as datas escrevem-se por extenso; intervalos em branco,
interlinhas e rasuras são eliminados. Enquanto o projecto de acta, ou minuta, não for aprovado
em Assembleia Geral, é pertença de quem o elaborou, que pode fazer as alterações que achar
para a sua compreensão e fidelidade.
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Acta

A Acta é o registo de acontecimentos, opiniões, propostas, para arquivo de decisões e do

processo como estas foram tomadas, ou seja, de tudo o que de relevante ocorreu numa
assembleia, conselho ou reunião de uma instituição ou empresa a determinado nível.

A acta é um relato resumido do que foi discutido durante uma reunião, sessão, convenção ou
assembleia normalmente redigido por uma secretária efectiva. A acta pode ser manuscrita em
livro próprio ou digitada. Nesse caso, será impressa e todos os presentes devem rubricar todas as
páginas e assiná-la ao final. Se necessário, a acta pode ser colada ao livro próprio. Também é
interessante que a instituição tenha um arquivo com cópias físicas das atas que foram impressas,
para qualquer eventualidade e que os arquivos estejam devidamente salvos em uma pasta em um
computador em que o Agente responsável pelas atas tenha livre acesso.

Funções da acta numa instituição

A acta, depois de aprovada e assinada, é um documento oficial e desempenha as seguintes

funções:

a) Constitucional – é um documento normativo regulador do funcionamento da organização

ao nível que representa;
b) Executiva – é um documento que orienta o funcionamento da instituição, pois nela
constam as grandes decisões tomadas, as atribuições de cargos e responsabilidades
(tarefas);
c) Documental – arquiva o processo de continuidade de uma organização e pode funcionar
como prova em acções legais.

Modelos de Acta

Existem dois modelos de ata: FORMAL e INFORMAL

Acta Informal / Simples: aspecto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na
qual serão registadas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderá ser
enviado ao RH. Ex: reuniões departamentais, reuniões com clientes e entre outros.

Principais tópicos que devem constar na ata simples:

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Data, local, horário de início e fim da reunião: é necessário saber onde e quando as pautas foram
discutidas; Pessoas presentes e seus cargos: é preciso informar por quem as decisões foram
tomadas; Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de
saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;

Discussões: parte fundamental para registo das discussões para esclarecer porque as decisões
foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas a fim de evitar que a mesma
discussão ocorra várias outras vezes;

Registo das decisões: outra parte fundamental para registar o que de fato foi acordado entre os
integrantes e listar quais serão os próximos passos;

Compromissos: essencial para registar os prazos para execução de cada tarefa e é onde se
estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião;

Acta Formal / Oficial: aspecto extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e
registada em cartório. Ex: alteração contratual, alteração de directoria, entre outros.

A acta formal é constituída por 5 partes:

Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;

Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos. Não
havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a acta deverá ser lavrada para que o
fato fique registado;

Expediente registo informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências

justificadas, além de avisos e outros assuntos;

Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registo das discussões e decisões ocorridas
durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também registados os
quesitos, a forma de votação e o resultado;

Encerramento e desfecho: quando todos o acontecimentos foram registados.

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Estrutura da acta

A acta apresenta a seguinte ordem de elementos:

 Número sequenciado, desde a primeira;

 Indicação do dia, mês, ano e hora em que teve lugar a reunião;
 Tipo de assembleia ou reunião (se ordinária ou extraordinária, se é resultante de uma
primeira ou segunda convocatória);
 Local da assembleia ou reunião;
 Nome dos presentes ou referência ao número dos presentes (nas grandes assembleias é
habitual um livro para o registo das presenças) ou referência ao nome ou número de
ausentes;
 Ordem de trabalhos (agenda) - que deve ser transcrita tal e qual foi apresentada na
convocatória;
 Referência à leitura, votação e aprovação da acta da sessão anterior, caso esteja pendente;
 Síntese das comunicações do presidente da mesa.

Princípios a observar na elaboração da acta

 Devem ser trancados os espaços em branco de modo que não seja possível introduzir
modificações;
 Os números devem ser escritos por extenso;
 O texto da acta deve ser sumário, objectivo, breve (resumo de ideias e factos), claro,
funcional e sem rasuras;
 Se ocorrer uma falha durante a digitação, utiliza-se a partícula correctiva “digo”;
 O texto deve ser redigido sempre na terceira pessoa;
 A acta deve ser aprovada pela assembleia, pois os seus membros é que controlam a
fidelidade do texto ao tratamento dos assuntos na reunião.
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Exemplo de uma acta

Instituto de Formação de Professores de Chibututuíne

Acta

Acta da reunião da turma R1

Ao quarto dia do mês de Maio de dois mil e dezassete realizou-se, na sala três, a terceira reunião
ordinária da turma Regular um, presidida pela directora de turma, Aurélia Mudiue, na qual
participaram todos os formandos. A mesma teve os seguintes pontos de agenda:_________

 Leitura da acta da reunião anterior;__________________________

 Integração dos formandos no instituto;_______________________

 Estruturação da turma;_____________________________________

 Limpeza da sala de aulas.____________________________________

Antes da abordagem dos pontos da agenda, a presidente tomou a palavra e saudou todos
formandos da turma.___________________________
Sobre o primeiro ponto da agenda, o formando Penino Faduco leu a acta da primeira reunião que,
após reconhecer-se que reflectia os assuntos tratados, foi aprovada e assinada pelo secretário,
Penino e pela presidente (directora da turma).________________________________________

No segundo ponto, a presidente perguntou aos participantes como iam os primeiros dias na
instituição. Em resposta, os formandos disseram que estavam sendo difíceis devido às
dificuldades de adaptação ao horário (acordam cedo e dormem tarde) e ao elevado número de
disciplinas (dezasseis). Sobre esta resposta, a presidente pediu aos formandos para se
empenharem na adaptação rápida pois o curso é intensivo e exige muito esforço, o horário não ia
mudar, nem o número de disciplinas ia diminuir, por isso, havia que aprender rapidamente a gerir
o tempo para satisfazer todas as obrigações curriculares e co-curriculares. Acrescentou que ela
sempre estaria disponível para dar todo o apoio que os formandos precisassem. ____

No concernente ao terceiro ponto da agenda, com recurso às eleições, a turma foi estruturada da
seguinte forma: _______________________

1. Chefe de turma: Henriqueta Matola ___

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2. Chefe-Adjunto da turma: António Mahumana ___________________

3. Chefe da limpeza: Hélder Samboco __________________________
4. Chefe da informação: Adelaide Budula _________________________
5. Chefe da produção: Filomena Simbine _________________________
6. Chefe do desporto: Dicla Gidália ______________________________
7. Chefe do estudo nocturno: Ramiro Seco ___
8. Chefe da cultura: Silva Ngovo ___
No que respeita ao quarto e último ponto da agenda, para garantir a limpeza da sala de aulas, foi
elaborada a escala que segue, por grupos, para os cinco dias da semana.__ ________________
Segunda-feira: Primeiro grupo (de número um a número seis); ___________

Terça-feira: Segundo grupo (de número sete a número doze); ____________

Quarta-feira: Terceiro grupo (de número treze a número dezoito); __

Quinta-feira: Quarto grupo (de número dezanove a número vinte quatro); _

Sexta-feira: Quinto grupo (de número vinte e cinco a número trinta). __

No fim da reunião, a presidente orientou os participantes, em grupos constituídos, a definirem

princípios que permitam uma convivência harmoniosa e positiva na turma, tendo em conta o
respeito mútuo, a solidariedade, a união e aprendizagem. _________________________

Não havendo mais nada a tratar, deu-se por encerrada a reunião, da qual se lavrou a presente acta
que, depois de lida e aprovada, foi assinada por mim, Penino Faduco e pela presidente, Aurélia
Mudiue.____________

O Secretário A Presidente
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Conclusão

Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser
registadas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por
meio de um documento chamado “ata de reunião”.

Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas
em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento,
principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato, sua apresentação.

A acta é um meio de informação da “vontade colectiva”; o elemento de prova e de interpretação

dessa vontade; o registo da vida das instituições; depois de aprovada, é imutável e só a
Assembleia pode permitir que ela seja objecto de avaliação posterior.

A acta é um dos textos administrativos muito importantes na vida profissional, pois permite a
manutenção do registo, a conservação e a consulta de reflexões e de decisões tomadas em
reuniões institucionais. É igualmente importante consolidar os seus conhecimentos sobre a acta
porque esta faz parte dos documentos exigidos em todas instituições.

Na elaboração da acta, o Secretário deve ser fiel ao registo dos assuntos tratados na reunião, e
deve respeitar os princípios e a estrutura da Acta.