Convocatória é algo ou alguém que

convoca. O conceito também é usado

para se referir ao escrito ou anúncio
através do qual se convoca alguém.
Para compreender este conceito,
devemos saber que o verbo “convocar”
significa citar, notificar ou chamar uma
ou mais pessoas para assistirem a
determinado ato ou lugar.

Exemplos: “O presidente fez uma ampla

convocatória para que todos os setores
acompanhem o projeto de lei”, “A
convocatória incluiu vários nomes que
surpreenderam os especialistas”, “O
sacerdote mostrou-se disposto a
aceitar uma convocatória por parte do
presidente da câmara para se juntar ao
movimento”.
Convocatória é o mesmo que fazer a
solicitação de alguém a alguma reunião
ou atividade, como uma assembleia,
reunião, entre outros.

A convocatória deverá ser elaborada

por pessoas com poderes institucionais,
por exemplo: o presidente de uma
associação, o diretor de uma instituição,
o presidente, um coordenador
pedagógico, entre outros. E é
importante que para cada pessoa que
deverá participar seja enviado um aviso
ou que esse aviso seja colocado num
local adequado e que isso seja feito
com antecedência.

A Acta é o registo de acontecimentos,

opiniões, propostas, para arquivo de
decisões e do processo como estas
foram tomadas, ou seja, de tudo o que
de relevante ocorreu numa assembleia,
conselho ou reunião de uma instituição
ou empresa a determinado nível.
Funções da acta numa instituição
A acta, depois de aprovada e assinada,
é um documento oficial e desempenha
as seguintes funções:
K. Constitucional – é um documento
normativo regulador do
funcionamento da organização ao
nível que representa;
L. Executiva – é um documento que
orienta o funcionamento da
instituição, pois nela constam as
grandes decisões tomadas, as
atribuições de cargos e
responsabilidades (tarefas);
M. Documental – arquiva o processo
de continuidade de uma
organização e pode funcionar
como prova em acções legais.
Estrutura da acta
A acta apresenta a seguinte ordem de
elementos:
● Número sequenciado, desde a
primeira;
● Indicação do dia, mês, ano e hora
em que teve lugar a reunião;
● Tipo de assembleia ou reunião (se
ordinária ou extraordinária, se é
resultante de uma primeira ou
segunda convocatória);
● Local da assembleia ou reunião;
● Nome dos presentes ou referência
ao número dos presentes (nas
grandes assembleias é habitual um
livro para o registo das presenças)
ou referência ao nome ou número
de ausentes;
● Ordem de trabalhos (agenda) -
que deve ser transcrita tal e qual
foi apresentada na convocatória;
● Referência à leitura, votação e
aprovação da acta da sessão
anterior, caso esteja pendente;
● Síntese das comunicações do
presidente da mesa.
Princípios a observar na elaboração
da acta
● Devem ser trancados os espaços
em branco de modo que não seja
possível introduzir modificações;
● Os números devem ser escritos
por extenso;
● O texto da acta deve ser sumário,
 objectivo, breve (resumo de ideias
e factos), claro, funcional e sem
rasuras;
● Se ocorrer uma falha durante a
digitação, utiliza-se a partícula
correctiva“digo”;
● O texto deve ser redigido sempre
na terceira pessoa;
● A acta deve ser aprovada pela
assembleia, pois os seus membros
é que controlam a fidelidade do
texto ao tratamento dos assuntos
na reunião.