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A acta

INTRODUÇÃO

A acta é um relato oficial de decisões tomadas em assembleias, reuniões ou conselhos. O

documento é elaborado pelo secretário que, no decurso da reunião, vai tomando apontamentos
com vista à elaboração de um texto prévio. Este texto, depois de aprovado pela Assembleia Geral,
no final da reunião, é que corresponde à acta propriamente dita.

A ACTA

Condições de uso

· Registo de factos ocorridos e deliberações tomadas em reuniões ou assembleias.

Organização (elementos fixos)

Início

Faz-se referência à natureza da reunião, ao n.º de ordem da acta, hora, dia mês, localidade, sala de
reuniões, agenda de trabalhos (dados da convocatória). Mencionam-se também o nome do
Presidente e membros presentes e ausentes.

Desenvolvimento (resumo de todas as ocorrências da reunião, na sequência em que aconteceram).

· Deve conter as questões essenciais tratadas na reunião e que espelhem com fidelidade
o que nela se passou: intervenções dignas de registo, declarações, propostas, deliberações, ….

· Caso haja votações, deve ser registado o resultado e declarações de voto, se as houver.

· Deve descrever os factos de forma sucinta e objectiva. Não são permitidos análises,
comentários, juízos de valor,..

· Deve dar conta de:

 O modo como a reunião foi conduzida;

 O As suas fases;
  Evolução das relações entre os participantes;
 O As questões abordadas;
 O essencial das propostas apresentadas;
 O As divergências de opinião;
 As deliberações tomadas/ conclusões chegadas em termos claros (se as houver)
 Fecho: são geralmente formas padronizadas como:

· “Nada mais havendo a tratar, o Presidente declarou encerrada a sessão da qual foi
lavrada a presente acta que, se aprovada, vai ser assinada por mim e pelos demais membros de…”

· “Para constar, eu, F, lavrei a presente acta que, se aprovada, vai ser assinada por mim e
pelos demais membros de …”

· “E nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião pelas … horas, da qual (e dela) se
lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada (achada conforme), vai ser assinada pelo
Presidente e por mim que a secretariei …”

· “Finalmente, F. Declarou encerrada (deu por finda) a reunião (sessão) e convocou os

presentes para a próxima sessão (reunião) a ter lugar no dia …, pelas … horas, no … (local)

Assinaturas: Conforme os casos, de todos os participantes; presidente e secretário; outros

Regras básicas:

· O texto pode ser manuscrito ou dactilografado ou apresentar-se em formulário

preenchido;

· Pode ser em linhas corridas, i.é., compacto ou em parágrafos numerados;

· As linhas em branco devem ser trancadas;

· Só admite algarismos por extenso;

· Não admite rasuras, entrelinhas e emendas. Quando se detecta erros no momento da

redacção emprega-se as partículas correctivas: “digo” ou “aliás” como, por exemplo, «O Sr. João
Lopes, digo, Martins». Se houver erros após a redacção, há o recurso ao “em tempo” como por
exemplo, «Em tempo: Onde se lê “Maio” deve ler-se “Junho” ou Onde se lê X “acrescente-se Z”,
“corte-se Y”.

· Poderá ser lavrado em livro próprio, se a lei o determina, ou em folhas soltas.

· As folhas devem ser numeradas e a paginação ininterrupta. No caso de serem soltas,

cada folha deve ser autenticada separadamente.

· É elaborada pelo Secretário;

· Deve-se declarar, quando for o caso, na acta do dia, as rectificações feitas à anterior;

Nível de linguagem

· Cuidado

Gramática

Verbos
– Expor, apresentar, anunciar, abordar, informar, referir, indicar
– Pedir, requerer, solicitar, perguntar
– Responder, replicar, retorquir, contrapor, contra propor
– Prosseguir, continuar, acrescentar, concluir
– Reafirmar, insistir, repetir, retomar
– Omitir, não abordar, cancelar, anular, encerrar
– Interromper, intervir, suspender, adiar
– Analisar, apreciar, suspender, adiar
– Enumerar, especificar, descriminar
– Acentuar, sublinhar, chamar a atenção para deixar claro, fazer notar, observar
– Objectar, criticar, mostrar-se, negar, lamentar, considerar, advertir, responsabilizar (-se),
exigir
– Justificar, esclarecer
– Aconselhar, sugerir, propor, alvitrar, recomendar, indicar, exprimir, mostrar-se, manifestar
– Garantir, assegurar, asseverar
– Nomear, designar, recomendar, incumbir
– Constatar, verificar, concluir, examinar
– Fundamentar, alegar, justificar, argumentar, citar, exemplificar

· Relacionamento períodos e parágrafos

Relativamente a …, procedeu-se a …, com os seguintes resultados

No que respeita a …

No que se refere a …

Quanto a…

Relativamente a..

Primeiro …

Seguidamente…Depois …

Finalmente…

Proposto …, tendo sido

Deliberado

Sugerido …

Resolvido

,foi

Apresentado…

Aceite

Acordado
Feito …,

Deliberado …,

Discussão de …

Concluído,

Passou-se à

Análise de …

Tratado …,

Estruturas

Lida por F. A acta da sessão anterior, foi a mesma aprovada sem restrições ou com as seguintes
alterações (indicar)

· O expediente constou da leitura de dois ofícios provenientes de … (prestação de

informações relativas a …, de pareceres …).

· No número X da ordem do dia, foi unanimemente aprovado o parecer emitido por …

acerca de …, pelo que foi deliberado …

· Seguidamente (depois, em seguida…), procedeu-se à votação relativa a …, com os

seguintes resultados: …

· Concluída a votação, deu-se início a…, (passou-se a…, procedeu-se a…, prosseguiu-se
com …)

A IMPORTÂNCIA DA ACTA

Um dos principais factores de desempenho de uma organização é a qualidade de seus produtos e

serviços. Existe uma tendência mundial no sentido do aumento das expectativas do consumidor em
relação à qualidade,

Acompanhando essa tendência houve uma crescente tomada de consciência de que melhorias
contínuas na qualidade são frequentemente necessárias para atingir e assegurar um bom
desempenho económico.

É sabido que a maioria das empresas produzem produtos ou serviços destinados a atender as
necessidades /requisitos do usuário. Tais requisitos são incorporados em especificações técnicas,
que às vezes podem não garantir, por si mesmas, que os requisitos de um consumidor sejam
consistentemente atendidos.

O mercado tem exigido das organizações cada vez mais qualidade nos produtos/serviços por preços
cada vez menores. Uma alternativa para enfrentar essas pressões é a certificação, ferramenta
diferencial, capaz de aumentar a competitividade das organizações.

A tendência nacional é a difusão da cultura da certificação de produtos, impulsionada pelas pressões

que vêm do mercado consumidor ou pela necessidade do Estado de garantir saúde e segurança ao
cidadão, protecção ao meio ambiente e prevenção à ocorrências de práticas lesivas ao comércio.

CONCLUSÃO
Concluindo a acta é uma narração de factos visando a orientação de um superior hierárquico na
tomada de decisões. Nele estão contidas informações relevantes que permitirão a análise e o
julgamento de uma dada situação. A sua redacção deve se imparcial, estando o seu conteúdo
baseado na verificação pessoal ou em fontes fidedignas. À cabeça do relato figuram as razões que
determinaram a sua elaboração. O texto termina com a análise do assunto e com propostas de
soluções para o caso em estudo.

BIBLIOGRAFIA

BENOIT, A. Como fazer a síntese (de uma reunião, um dossier, uma entrevista). Lisboa. Edições
CETOP. 1991.

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