Técnicas de Organização e Condução de Reuniões

UFCD 7261
TAGD 2022
Modulo 7261

Registo de Notas
Atas e relatórios
 A tomada de notas é essencial no trabalho de secretariado, especialmente na preparaçã o das reuniõ es e
do seu decurso. Deve ser feita de forma clara, esquematizada e sem frases.

Durante a reunião e com vista á elaboração da ata, o(a) té cnico(a) de secretariado precisa de tomar
apontamentos e para tal, é necessá rio fazer um apanhado de ideias, registar apenas o essencial do que se
ouve, (tomada de notas). As notas devem ser feitas em linguagem clara, consistindo num resumo do que
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está a ser dito.

Nã o é um trabalho fá cil, pois nas reuniõ es acontece frequentemente os oradores, para reforçarem as
suas ideias ou transmitir pontos de vista, perderem-se em palestras demoradı́ssimas e repetirem o
que os outros já disseram ou, ainda, a reunião ser um lugar de encontro para pessoas que raramente
se vêm e resolvem trocar impressões sobre assuntos que nada tem a ver com a reunião em causa.

ED necessá rio a quem faz a ata ter uma perceçã o exata do que é importante ou nã o ser mencionado e
resumi-lo, sem contudo, perder os pontos principais do discurso.

No ?inal da reunião, deverá reler o mais rapidamente possı́vel os apontamentos, para esclarecer alguma
dú vida que possa surgir mais tarde ao transcrevê -los.
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 O que é uma ATA?

Uma ata é um documento formal que registra as discussões, decisões e ações tomadas durante uma reunião,
assembleia, conferência ou outro :po de encontro. O termo "ata" vem do la:m "acta", que significa "coisas
feitas" ou "registros". Ela geralmente é redigida por um secretário ou outra pessoa designada para esse fim
durante a reunião.
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As atas têm uma estrutura padrão que geralmente inclui informações como o Dtulo da reunião, a data, o
horário de início e término, a lista de par:cipantes, os assuntos discu:dos, as decisões tomadas e as ações a
serem realizadas, bem como qualquer outra informação relevante.

As atas são importantes para manter um registro claro e preciso das discussões e decisões feitas durante uma
reunião, fornecendo um ponto de referência para futuras consultas e garan:ndo que todos os par:cipantes
tenham acesso às informações discu:das. Elas também podem ser usadas para documentar o cumprimento
de procedimentos legais ou regulamentares, dependendo do contexto da reunião.
 Organização de uma ATA

Em caso de votação,
Síntese das decisões
Nº de Ordem da Ata apresentação do
tomadas
resultado
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Principais
Dia, Mês, Ano e
intervenções dos Encerramento
local
par7cipantes

E nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião, da qual se

Iden7ficação do
Iden7ficação do lavrou a presente ata, que depois de lida e aprovada, vai ser assinada
Presidente da pelo Presidente da Mesa da Assembleia e por mim que a secretariei:
Secretariado
Reunião
O Presidente da Mesa da Assembleia
________________________________

A Secretária
Identificação da Membros presentes ________________________________
ordem de trabalhos e ausentes
 Um relatório é um conjunto de informaçõ es utilizado para reportar resultados parciais ou totais de
uma determinada atividade, projeto, ação, pesquisa, ou outro evento que esteja ?inalizado ou em
desenvolvimento.
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Quando se trata de um trabalho acadé mico, pode ser elaborado com referê ncia a pesquisa original, ou
apresentar estudo bibliográ Iico. Visa apresentar o desenvolvimento de trabalhos junto a ó rgã os
Iinanciadores e Iiscalizadores, pode ser etapa de está gio ou pesquisa. Nesse caso, é submetido à s
comissõ es e conselhos dos ó rgã os competentes, ou do evento, que decidem sobre o mé rito.

Normalmente utiliza-se formatação padronizada, o que no entanto pode ser Ilexibilizado caso o
â mbito do mesmo seja interno ao setor executante ou grupo a que este ú ltimo pertence.
 Um relatório nã o é uma obra artı́stica, literá ria ou biográ Iica: o texto deve ser conciso, claro e direto,
com o mínimo de elementos supér?luos, quer de conteú do quer de estilo.

També m nã o deve ser a coleçã o de toda a informaçã o recolhida ou a listagem completa dos programas
desenvolvidos. Se se achar oportuno incluir listagens, deve fazer-se uma seleçã o de excertos
representativos das soluçõ es que se utilizou.
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Também não é um manual de utilização: embora possa descrever a utilizaçã o de um ou mais

programas implementados, deve colocar-se a ê nfase nas tecnologias e mé todos que se usou.

ED importante saber qual o TIPO DA REDAÇÃO a ser adotado para estabelecer o FOCO: exposiçã o
detalhada de um caso (DESCRIÇÃO) ou opiniã o e posicionamento - individual ou coletivo - diante de um
assunto (DISSERTAÇÃO).

Em seguida, deve veriIicar-se PARA QUEM se dirige a comunicaçã o: um Conselho de proIissionais, um

diretor ou gerente, um colega com quem se tem mais amizade? De acordo com o destinatá rio escolhido,
deve adotar-se um ESTILO adequado: protocolar, formal ou informal, sintético ou analítico.
 O COMEÇO tem de ser criativo e claro. E* necessá rio “prender” a atençã o do leitor nas primeiras dez linhas para que
ele se sinta motivado a continuar a leitura.

O MEIO tem de ser persuasivo para convencer o leitor a respeito do ponto de vista que se está a desenvolver. Deverá
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reunir-se factos, estatı́sticas, grá Bicos e depoimentos para dar consistê ncia ao relató rio.
Ø O FIM, assim como o COMEÇO, precisa ser marcante. No último parágrafo, deverá
O FIM, assim como o COMEÇO, precisa ser marcante. No ú ltimo pará grafo, deverá fazer-se um resumo do que foi
fazer-se um resumo do que foi escrito e encontrar uma frase expressiva que possa
escrito e encontrar uma frase expressiva que possa representar bem a comunicaçã o feita.
representar bem a comunicação feita.
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O número de páginas vai depender da profundidade necessária para tratar o assunto em

pauta. Normalmente, quem escreve sabe QUANTO escrever.

Ø Deve evitar-se erros gramaticais, principalmente de concordância verbal e nominal

(os mais comuns).

Ø Deverá haver um cuidado relativamente à utilização da cacofonia, que é a junção de

duas palavras formando uma terceira de sentido ridículo (do tipo amá-la).

Ø Uma atenção redobrada quanto à ordem das palavras para não mudar o sentido do que
se quer dizer.

Ø Deverá preferir-se a ordem direta (sujeito, predicado e complementos) para não

confundir os leitores.

Deverá transmitir-se o que interessa de facto, de forma coerente, sem gírias ou linguagem
muito técnica, e com alto padrão de civilidade. Comunicar é fazer-se entender. Se se atingir
esse objetivo, estaremos perto do sucesso.
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