COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA

A ESCRITA NO MUNDO
DOS NEGÓCIOS
 A Língua e a Linguagem

A Língua é um conjunto de regras da

expressão de uma colectividade e o
meio através do qual interage com o
mundo que a cerca, transmitindo a sua
cultura e as suas ideias.
 A Língua e a Linguagem

A Linguagem é a forma natural de

comunicação humana efectuada, quer por
meio oral, quer através da escrita e é
através da linguagem que as Empresas
fazem circular a sua cultura e divulgam os
seus produtos e serviços.
 Papel da linguagem escrita

A linguagem escrita desempenha um papel

preponderante no mundo dos negócios,
acompanha a evolução comercial e
tecnológica, estando sempre aliada a
novos conceitos e formas de trabalho.
 Formas de um texto comercial
 Narrativo – relato de um facto, ou seja o relatório;
 Reunião – acta;
 Descritivo – especificação de um bem ou
serviço;
 Argumentativo – apresentação ou defesa de
determinados pontos de vistas; e,
 Procedimentos – instruções, normas e
directivas.
 Tipos de textos cormerciais

Actas, anúncios, cartas, convites,

circulares, contratos, e-mails, instruções,
manuais, mensagens, informações para
serem divulgadas, pareceres, programas,
relatórios, requerimentos, telegramas.
A EMPRESA E A COMUNICAÇÃO

Comunicação é um processo de
transformação das informações para a
compreensão humana nas relações entre
pessoas.  Este processo se dá de
modo oral, escrito ou corporal.
 Porque nos comunicamos: razões

 Carências,
 Necessidades de informações,
 Existência de expectativas,
 A busca de integração,
 A busca do desenvolvimento e a realização das
acções pessoais, familiares, intelectuais,
profissionais, emocionais,
 Buscando sentido sobre nossa existência,
 Porque desejamos viver sempre mais e melhor.
 Comunicação Organizacional

Relacionada com com algumas funções

administrativas nas organizações, tais como:
Planeamento, Organização, Direcção e
Controle, pois ela estabelece as relações de
entendimento para que as pessoas possam
interagir como grupos organizados de modo que
permita atingir objectivos pré-determinados.
 Comunicação Organizacional

As empresas, utilizam os recursos

disponíveis na prossecução da sua actividade,
projectam para o exterior a sua cultura
organizacional, tecnologia, linguagem, imagem,
qualidade, marketing social e institucional
através de uma comunicação correcta e
eficaz.
O Público alvo de uma empresa

 Accionistas,
 Parceiros de négócios,
 Fornecedores,
 Banca e seguros,
 Clientes,
 Colaboradores,
 Comunidade (governo, organismos oficiais,
organizaçoes profissionais, etc).
 Tipo de comunicação escrita no âmbito
empresarial

 Comunicação Externa é endereçada ao exterior:

 Correspondência formal e informal
 Documentação legal
 Comunicação Interna é endereçada ao interior
 Descendente

 Ascendente

 Lateral
Tipo de Comunicação Escrita Externa

 Comercial: Informações, ofertas de produtos,

encomendas, fornecimentos, contratos, reclamações e
pagamentos.
 Paracormercial: Banca, Seguros, Contactos com
organismos públicos, Contactos com a comunicação social.
 Sócio-profissional: Associações patronais, Formação
Profissional, Organizações laborais e Sindicatos.
 Publicitária: Catálogos, brochuras, etc., Listas de preços.
Tipo de Comunicação Escrita Interna

 Informações sobre o mercado, aceitação do produto

ou serviço, a sua qualidade, a situação das
condições de cobrança.
 Informações sobre o modo como se desenrola a
produção, transmitidas pelos colaboradores de base,
de nível médio, a administração.
 Informações para a resolução de problemas
concretos da empresa, que necessitem da
colaboração de diferentes áreas de competência
técnica.
 Áreas da comunicação interna
 Informação Administrativa: Todas as informações que podem
conduzir à tomada de decisões pelos gestores da empresa,
nomeadamente: informação contabilística, relatórios
administrativos, publicações periódicas, etc.

 Informação Técnico-commercial: conjunto de informações

relativas as características tecnológicas dos produtos, seus
preços, margens, segmentos de mercado e procedimentos
utilizados pelas áreas comerciais nos seus contactos com os
clientes.
Áreas da comunicação interna(Cont.)

 Informação de Gestão: todos os dados

constituídos por indicadores de natureza
financeira, económica, técnica e
comercial que permitem a tomada de
decisões pela administração ou direcção
da empesa.
 Circuíto da correspondência externa

A correspondência de uma empresa, bem

como o seu tratamento, são factores
importantes da comunicação administrativa
e o cumprimento das normas em cada
empresa devem ser seguidas com critério
e rigor.
 Correspondência recebida do exterior

Fundamentalmente: Recepção ou Recolha.

 Selecção, registo, triagem e distribuição de
correio recebido;

 Tratamento a dar a essa correspondência;

 Arquivo da correspondência, quando os

assuntos estão concluídos.
 Tipos de Correspondência

 Normal;

 Registada e registada com aviso de recepção;

 Correio expresso;

 Entregue em mão e com protocolo;

 Em nome individual;

 Confidencial.
 Correspondência formal

Toda correspondência dirigida em nome individual e

confidencial só deve ser aberta pelo próprio.
Contudo, se o envelope estiver endereçado em nome
da empresa, poderá ser aberto pelos serviços da
empresa pelo facto de ser um assunto geral da
empresa.
 Ex. Correspendência Organizacional

Matequenha,Lda
Av. Soluta Nabis, nº 3
4000 - Maputo
Maguaia, S.A.
A/C Exmo Senhor
Carlos Silva
Av. Praia - Sofala
 Correspondência Confidencial

É sempre dirigida a uma determinada

pessoa ou a um determinado cargo.
Nunca se remete uma carta confidencial
tendo como destinatário o nome de uma
empresa ou organização.
Ex. Correspondêcia confidencial

Matequenha,Lda
Av. Soluta Nabis, nº 3
4000 - Maputo

Exmo Senhor
Director Geral
Maguaia, S.A.
Av. Praia - Sofala
 Normalização

Procedimentos pré-estabelecidos em consenso por

organismos nacionais e internacionais, que permitem
reger actividades especificas, no intuito de promover a:
 Economia: limitando a variedade de produtos e
procedimentos.

 Comunicação: estabelecendo meios mais eficientes

na troca de informação entre o fabricante e o cliente
 Normalização

 Segurança: protegendo a vida, a saúde humana

e o meio ambiente.

 Protecção ao consumidor: assegurando aos

consumidores a qualidade do produto que
adquirem.

 Simplificação: uniformizando procedimentos e

circuitos documentais.
 Classificação das normas

Quanto ao tipo:

Procedimento Classificação

Especificação Terminologia

Padronização Simbologia

Ensaio
 Classificação das normas

Quanto ao nível: Internacional, nacional e

empresarial.

A nível empresarial, a normalização está presente

através da aplicação de procedimentos uniformizados
e de utilização de regras, directivas, que visam
contribuir para um melhor desenvolvimento
económico e social da empresa.
Tipos de Manuais de Normalização

1. O manual de imagem institucional

determina a imagem que deve ser

projectada para o exterior através de uma
identidade gráfica, especificando os
procedimentos de uniformização dos
documentos empresariais.
Tipos de Manuais de Normalização

2. O manual de directivas institucionais:

permite uniformizar procedimentos
administrativos e comerciais, processos
produtivos e proporcionar os meios
necessários aos colaboradores da empresa
para uma troca adequada de informações.
 Formato da carta comercial

O formato normalizado na carta comercial é a

folha A4 dimensões 21 cm X 29,7 cm geralmente
em papel branco ou creme.

A carta comercial é um instrumento de

comunicação dentro de um enquadramento
empresarial e ou comercial.
Características da Carta Comercial
Boa apresentação: demostra ordem e organização.

Clareza: boa interpretação e eficácia na transmissão da

mensagem.

Concisão: a lei suprema da correspondência comercial

obriga a concisão, onde o ritmo acelerado do mundo de
negócios requer leituras e decisões rápidas, no entanto a
carta comercial deve conter uma informação completa e
Características da Carta Comercial

Prudência: o redactor deve assegurar-se que o

conteúda da carta está de acordo com a política geral da
empresa, mesmo numa carta apresentando uma
reclamação, não se deve entrar em polémica.

Delicadeza: mesmo que a atitude do seu correspondente

não seja correcta, deve-se evitar demostrar desagrado
com tal situação. Reflectir e ponderar bem a resposta.
 Apresentação Dactilografada

É indispensável respeitar os seguintes aspectos:

 O tipo de letra a ser usada deve ser simples, no estilo
de Arial, Times new Roman, Tahoma, Verdana, etc

 O tamanho da letra deve ser 12,

 Justificar o texto, não dividindo as palavras no final da

linha.

 A pontuação sempre fica junto a palavra.

 Partes do papel da carta comercial

1. Cabeçalho ocupado pelo logótipo e nome da

empresa ou organição,

2. Endereço e elementos que Identificam a

Empresa ou Organização,

3. Data,

4. Nome e endereço do destinatário,

 Partes do papel da carta comercial

5. Ao cuidado de...

6. Referências,

7. Cópia para / CC

8. Assunto da carta,

9. Iniciação
 Cartas comercial e circular

Carta Comercial: é uma mensagem redigida em estilo

próprio enviada por uma empresa para um clente,
fornecedor, banco, parceiro de negócio, etc, sobre um
determinado assunto.

Carta Circular: é uma carta comercial emitida por uma

empresa, dirigida e enviada simultâneamente a um público
alargado, sobre um assunto pontual ou do interesse geral
para os destinatários da mensagem.
 Tipos de cartas circulares
 Constituição de uma sociedade e respectiva informação
ao seu público alvo,
 Alterações ao pacto social, cessão de posição
contratual,
 Nova administração,
 Alteração de endereço e ou telefones,
 Inauguração de novas instalações, filiais, etc,
 Carta circular

A carta circular deve reunir na sua redação e

apresentação as mesmas características e
qualidades de uma carta dirigida a um único
destinatário, pois cada destinatário gosta de
ser tratado como um indivíduo e não como um
mero elemento que integra um grupo alargado.
 Principais cuidados

 Colocar nome e endereço do destinatário na

própria carta circular (não apenas no envelope),
 Utilizar a função de impressão em série de
word, a fim de envitar situações com:

“Exmo(a). Senhor(a), ”
 Recomendações

 Utilizar esta função do processamento de texto, vai

permitir que um clente do sexo feminino ou masculino
leve o correspondente elemento vocativo que lhe é
reservado:
“Exmo. Senhor,” ou “Exma. Senhora,”, evitando o
exemplo anterior.
 Assinar, ou, pelo menos, rubricar cada exemplar.
 Diferenças de Circulares

A carta circular é uma mensagem destinada

ao público externo à empresa, a circular é
uma comunicação escrita interna utilizada no
seio das empresas para informar os
colaboradores sobre determinações de
serviço com carácter de aplicação
 Aspectos da circular

Toda circular a ser emitida pela organização

deve apresentar os seguintes aspectos:

A data, o número da circular, o assunto, a

explanação do assunto, o fecho(a expressão
de cortesia) e de uso facultativo, a assinatura
e o cargo ou função.
 O processo de compra e venda

A consulta, como documento de compra

é definida como a carta através da qual
um comprador consulta eventuais
fornecedores sobre um bem ou serviço
que pretende adquirir, especificando os
requisitos para tal aquisição.
 Consulta Inicial

É uma carta enviada a um eventual

fornecedor, com quem nunca se teve
negócios, e , deverá começar indicando a
forma como se obteve o seu nome ou
apresentar a razão porque se está a fazer
a consulta.
 Importancia de detalhes

O comprador deverá dar alguns detalhes do

seu próprio negócio, afim do possível
fornecedor poder preparar melhor a sua
resposta. Geralmente, as empresas quando
fazem uma consulta ao mercado, enviam
uma consulta a mais de um fornecedor.
 Listas de preços / consulta

 Agradecíamos o favor de nos enviarem o vosso

catálogo e lista de preços referentes a...
 Solicitamos que nos indiquem os vossos melhores
preços para...
 Agradecíamos que nos apresentassem uma proposta
para o seguinte...
 Tivemos conhecimento do lançamento do vosso novo
produto...
 Primeiras consultas

 A vossa Empresa foi-nos recomendada

por...
 O vosso nome foi-nos fornecido por... e
gostaríamos que nos informassem se...
 Vimos o vosso anúncio no...
 A Proposta

A proposta inicia com uma carta em

que o eventual fornecedor propõe um
bem ou serviço a ser fornecido, caso se
venha a concretizar o negócio, um
contrato de compra e venda de bens ou
Aspectos relevantes na proposta
A formação de um contrato de compra e venda de bens
e serviços inicia-se sempre com uma carta proposta:
 Ȃmbito de fornecimento (descrição do que se propõe),
 Condições comerciais (condições de pagamento,
preços, prazos de entrega, validade de proposta),
 Condições gerais (condições gerais de venda da
empresa, condições de fornecimento internacionais,
etc).
 Acta

A acta é uma certificação ou testemunho escrito

em que se apresenta o que aconteceu, tratado no
momento de qualquer circunstância que justifique,
tais como a reunião de um consórcio, a escolha de
uma pessoa para uma posição que pode ser
pública ou privada, a reunião do conselho de uma
empresa ou organização.
 Acta
A acta é elaborada pelo secretário da reunião que
tem a difícil tarefa de, ao longo dela, recolher os
apontamentos indispensáveis à sua posterior
elaboração. Deve ser escrita no livro de actas, cujas
folhas devem estar rubricadas e numeradas, pelo
Presidente da Mesa da Assembleia, o mesmo
acontecendo com os termos de abertura e de
 Objectivos da elaboração da acta

A acta é muito útil, pois permite que os assuntos

de reuniões passadas sejam lembrados com
agilidade, evitando a perda de tempo em
próximas reuniões, e agilizando muitas vezes o
processo de melhorias, modificações;
 Dados da acta
 Recebe o número que lhe calhar, na sequência numerada das
actas, já constantes no respectivo livro.

 Começa, depois, com a indicação do dia, mês, ano e hora em que

teve lugar a sessão.

 Mencionar o tipo da mesma: Se ordinária, se extraordinária, se

realizada em primeira convocatória.

 Indicar o nome dos presentes; tratando-se de grandes assembleias

é vulgar existir um ou mais livros de presença.
 Estrutura da Acta

A acta é constituída pelas seguintes partes:

1. Cabeçalho: que compreendem a origem e o título do

documento.

2.  Corpo: que compreende uma fórmula fixa para iniciar,

composta pelos seguintes indicadores:

 Número de ordem da acta

 Hora, dia, mês, ano e o local da realização da reunião bem

como agenda de trabalho.
 Relatório

É uma declaração formal dos resultados de uma

investigação ou de qualquer assunto dobre qual o
seja exigida uma informação precisa por qualquer
pessoa ou organização que recebe instruções ou
a quem é exigido que o faça, ou é um texto em
que se dá a conhecer, de modo pormenorizado,
as várias etapas de um trabalho ou investigação.
 Aplicabilidade do Relatório

O relatório aplica-se a qualquer texto de carácter

informativo que tenha por objectivo fazer um
relato de uma experiência de uma secção de
trabalho, de um trabalho de investigação e de
actividade realizada dentro de um período.
 Relatório

O relatório pode ser visto igualmente como

exposição de uma ocorrência ou de execução
de um serviço, execução de um facto de uma
Administração Publica ou privada ou
exposição acompanhada quando necessário
de gráficos, mapas, tabelas, ilustrações, etc.
 Estrutura do relatório

1. Cabeçalho: que compreende.

 Origem;
 Titulo;
 Nome do destinatário;
 Nome do autor
 Assunto.
 Estrutura do relatório
2. Índice: indicação dos pontos a serem desenvolvidos no relatório.

3. Corpo ou texto do relatório - constituído por três partes que

são:

 Introdução - indicação dos objectivos do relatório

 Desenvolvimento – narração, descrição ou exposição dos

aspectos apresentados no índice.

 Conclusão - engloba as análises pessoais sobre o assunto

tratado no relatório, elogios, agradecimentos, críticas,
sugestões, propostas, justificações.
 Tipos de relatórios

 Crítico;
 Descritivo;
 Técnico-científico;
 De viagem;
 De estágio;
 Administrativo.
 Características linguísticas

 Clareza;
 Exactidão
 Concisão
 Pertinência
 Objectividade
 Utilização de 1ª e/ ou 3ª pessoa (s)
 Convocatória

É um texto técnico em que o sujeito enunciador

revestido de competência e poder de determinar a
realização futura de uma reunião ou acção,
convocando pessoa para participação na mesma
específica o local, a data, o tempo e a ordem de
trabalhos. É um texto prescrito formal que intima as
pessoas de uma dada organização para participarem
Obrigatoriedade da Convocatória
É um documento que se utiliza nas organizações e
é de carácter obrigatório. Este aspecto distingue-o
do convite, isto é, convocatória é um texto funcional
que tem um conteúdo de cumprimento obrigatório,
por parte dos convocados, o que já não se verifica
com o convite que embora chamando é sem
obrigatoriedade.
 Convocatória

Quem convoca pode aparecer de uma forma explicita e

usa o termo “convoca” ou de uma forma implícita,
usando as formas “convoca-se” ou “são
convocados”, isto é, passivas de se e de ser
respectivamente.

A convocatória deve chegar ao seu destinatário 48

horas antes da hora da realização da reunião ou evento.
 Estrutura da convocatória

 Cabeçalho: parte do documento que indica a origem, a instituição que

convoca e o título do documento “convocatória” em caracteres bem
destacados e maiúsculas.

 Corpo: é uma parte da convocatória em que se explicita a entidade

que convoca, os sujeitos convocados, o objecto do convocatório, a
data e a hora, e o local do encontro bem como a ordem dos trabalhos.

 Fecho: é a parte final da convocatória em que compreende o

seguinte: o local e a data da emissão da convocatória, o cargo de
quem convoca e a respectiva assinatura.
Características linguísticas da convocatória

 Possui marcas de espaço e tempo;

 Apresenta verbos no presente do indicativo;
 Apresenta acções futuras;
 Ocorrência de verbos na passiva de se e de
ser;
 Ocorrência das funções informativas e
apelativas da linguagem.
 Elementos obrigatórios
 Título;
 Organismo ou empresa e identificação do responsável pela
convocatória;
 Presidente da mesa da Assembleia Geral;
 Tipo de reunião (Assembleia ordinária ou extraordinária);
 Data, lugar e hora da reunião;
 Agenda (enumeração dos assuntos a tratar) a que se dá
habitualmente o nome de ordem de trabalhos;
 Data de convocatória
 Exposição

É um texto de carácter administrativo em

que se analisa um problema ou situação que
preocupa o destinador, deduzindo razões de
varias natureza de modo a chegar a uma
posição final, defendido pelo destinador
 Organização da exposição

a) Designação da entidade a quem é dirigida a exposição;

b) Local do destinatário;
c) Corpo da exposição constituída por:
 Apresentação do destinador;
 Exposição e caracterização da situação ou problema que preocupa
o destinador;
 Apresentação de argumentos e razões em defesa da situação
apresentada;
 Apresentação de proposta de solução de problema.
 Organização da exposição

d) O fecho é constituído por:

 Fórmula de encerramento cerimoniosa;
 Local e data de redacção da exposição;
 Nome do destinador.
 Procuração
A procuração deve ser lavrada em papel, iniciando o
texto com identificação e qualificação do outorgante e
do outorgado. Os poderes, a finalidade e o prazo de
validade da procuração são expressos de forma precisa.
Após o texto, a localidade, a data e a assinatura são
expressas. A procuração é válida quando autenticada
pelo notário.
 Tipos de Procuração
Pública – aquela que é lavrada por tabelião em Livro
de Notas. É usada em casos de compra e venda de
imóveis, em assuntos de maior peso.
Particular – aquela que é dactilografada ou manuscrita,
sem registo no livro de notas. Onde você poderá passar
uma procuração particular para alguém de sua
confiança que resolvera esse, e apenas esse, assunto
para você.
 Formas de que se deve revestir a procuração

O mandato corresponde fundamentalmente,

a ideia de alguém confiar a outrem a
realização de um acto. No mandato há uma
pessoa, a mandante que encarrega outro,
mandatário, de realizar determinado acto no
interesse e por conta do primeiro.
 Formas de que se deve revestir a
procuração

A representação, é uma figura da delegação de

competência. Os actos que o representado prático é em
nome do representante e, os efeitos jurídicos repercutem-
se na esfera do representante.
Mandante ou outorgante é a pessoa que passa a
procuração ou a que confere os poderes a outrem.

Mandatário, procurador ou outorgado é a pessoa a quem

são confiados os poderes representativos.
 Revogação da procuração

Para a execução do referido instrumento é

necessário identificar a procuração e, se estiver
arquivada em alguma repartição, mencionar em
qual o outorgado o referido instrumento e se ele
constar a existência da procuração em arquivo
deve-se providenciar, no sentido de dar
conhecimento dessa revogação.
 Extinção da procuração
 A procuração extingue-se quando o procurador a
ela renuncia ou quando cessa a relação jurídica
que lhe serve de base, excepto se outra for neste
caso a vontade do representado.
 A procuração é livremente revogável pelo
representado.
 Se a procuração tiver sido conferida no interesse
do procurador não pode ser revogada sem acordo
de interessado.
 Contrato

É um documento de carácter jurídico e económico

que estabelece um acordo bilateral de vontades,
regulamentando as partes contratantes os seus
direitos e deveres no contexto da sua vontade
negocial ou, é um instrumento pelo qual se
estabelece convenções entre indivíduos e
entidades ou entre entidades;
 Condições de validade de contrato

Capacidade jurídica das partes;

Mútuo consenso e consentimento é imperioso
que ambas partes manifestem um acordo mútuo
ou seja, tenham vontades concordantes que
levam cada uma das partes a decisão de celebrar
o contrato;
Reduzido a escrito.
 Tipos de contratos

 Contrato de Adesão;
 Contrato de arrendamento;
 Contrato de prestação de serviço;
 Contrato de trabalho;
 Contrato matrimonial;
 Contrato promessa.
 Requerimento

É um documento simples ou complexo feito

por uma pessoa física ou jurídica com o
objectivo de solicitar algo a uma autoridade.
É um documento formal com apoio legal,
dirigido à pessoa com o poder de atender a
solicitação nele contido.