Documentação Técnica

Documentação técnica
 Definição
 Tipos
 Características e Finalidades
Definição
A documentação técnica é um conjunto
de registros de inspeção, relatórios e
certificados referentes a todo o conjunto
ou subconjuntos de uma empresa; são
elaborados para atestar que o produto
final seguiu fielmente as determinações
do projeto original ou que atividades e
processos setoriais sigam suas funções
determinadas pela empresa, também tem
a finalidade de fornecer ao proprietário
dados e informações sobre sua empresa
e seu desempenho.
Tipos de
documentação
Está sob a responsabilidade de um
Assistente Administrativo receber e
remessar correspondências e documentos,
controlar as contas a pagar, controlar os
recebimentos da empresa, emitir notas
fiscais, preparar e encaminhar
documentos, tirar cópias, coordenar
trabalho de logística da empresa, enviar
documentos para o departamento contábil
e fiscal, atender telefonemas e esclarecer
dúvidas sobre o financeiro, elaborar e
apresentar relatório financeiro coordenando
o departamento de compras e sempre
manter organizados arquivos e cadastros
da empresa.
Características e finalidades
Para escrever esses textos, temos de seguir padrões convencionados, que
serão descritos adiante. Antes disso é sempre necessária uma análise do
contexto em que o texto técnico será apresentado, para que se possa
adequar a linguagem à situação específica. Essa análise requer que se
pense sobre algumas questões antes de escrever. Sugerimos as seguintes:
1. O que preciso comunicar com este texto?
2. Em que momento (social ou político da empresa) vou escrevê-lo?
3. De/para qual lugar (seção, departamento etc.) vou escrevê-lo?
4. Para quem estou escrevendo?
5. Como interlocutor, quais imagens de mim mesmo pretendo passar em
meu texto?
6. Escrevo com qual objetivo?
Há também normas para a formatação dos textos técnicos. As empresas
normalmente criam identidades visuais que incluem formatações próprias
para seus documentos técnicos, em especial relatórios e correspondência.
Mas é importante conhecer alguns modelos consagrados de formatação que
costumam ser adotados na produção de textos, como ofício, carta comercial,
relatório, requerimento, procuração e currículo.
 INFOMAÇÃO ADICIONAL
 Uso de pronomes de tratamento

Pronome (abreviatura) / Vocativo Cargo

Vossa Excelência (V.Exca. ) / Presidente, vice-presidente,
Excelentíssimo senhor/ Digníssimo prefeito, ocupantes de altos
cargos políticos, juízes
Vossa Magnificência (V.Maga. ) / Reitores de universidade
Magnífico
Vossa Senhoria (V.Sa. ) / Ilustríssimo Funcionários graduados,
senhor presidentes de associações,
diretores de escolas

Esses são apenas os principais pronomes de tratamento mais usuais. Você pode
encontrar outros em sites ou livros de correspondência oficial.
 Memorando
Comunicado
Circular
Carta comercial
Ofício
Textos Pauta
Técnicos Ata
Currículo
E-mail
Relatórios
 Memorando
O memorando, resumidamente,
trata-se de um meio de
informação interna ou externa, de
maneira direta, clara e coesa,
normalmente são textos curtos, a
fim de facilitar seu entendimento.
A sua divulgação pode ser física,
quando são divulgados através de
correspondência ou divulgações
internas (publicado em murais de
informações, por exemplo), ou
eletrônica, através do envio de e-
mail no correio eletrônico.
Sua principal utilidade é a transmissão
de informações internas dentro de uma
empresa ou instituição.
Memorando Interno: é utilizado no
envio de informações dentro de uma
mesma empresa. É utilizado para o
envio de informações a departamentos
ou setores da instituição, pessoa
jurídica de direito público ou privado.
Memorando Externo: é utilizado no
envio de documentos contendo
informações concisas, coesas e diretas,
entre empresas ou órgãos públicos. Seu
uso é menos comum, dado que há
outros documentos mais utilizados para
esta finalidade.
Este tipo de documento
possui características, que
definimos como, materiais e
formais. As características
materiais são as que se
referem à finalidade do
documento, sendo
a objetividade, a linguagem
direta e simples algumas
delas.
 Comunicado
A comunicação organizacional Comunicado Interno para
de uma empresa pode ser funcionários é a forma
dividida em duas vertentes
estratégicas: a comunicação privativa de divulgação de
externa e a interna. Cada uma informativos,
atende a um público diferente acontecimentos, estratégias
para que a marca consiga e demais informações
informar e engajar tanto as
pessoas de dentro quanto as de
relevantes de uma
fora da instituição. organização para seus
Enquanto uma dessas
colaboradores. Os
vertentes se volta para clientes, comunicados internos são
fornecedores, distribuidores, de extrema importância para
concorrentes e órgãos públicos, uma empresa e devem ser
a outra é focada nos feitos de maneira planejada
colaboradores.
e com objetivos bem
definidos.
Canais de Comunicados internos: A comunicação externa por outro lado,
possui um caráter ainda mais
 E-mails
institucionalizado e hierarquizado. Isto
 TV Corporativa acontece porque, nesses casos, há um
 Rede social Corporativa segundo filtro dentro da organização –
nem tudo que é relevante para o público
 Newsletter interno é para o externo. E, ao contrário
 Cartas da comunicação interna, que visa
integrar a equipe, a externa visa levar a
 Murais impressos organização ao conhecimento público, a
 Intranet ser vista e reconhecida como tal. Essa
comunicação se dá muitas vezes
 Jornais e revistas através do trabalho de assessoria de
 Transmedia (Canais diferentes, imprensa.
mensagens diferentes) A comunicação externa serve para
 Crossmedia (Mesma mensagem, informar algo para fornecedores,
canais diferentes) clientes, concorrentes, empresas
parceiras.
Canais de comunicados
externos
 E-mails
 Newsletter
 Redes sociais
 TV e rádio
 Jornais e revistas
 Cartas
 Circular
A circular é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida
pelo chefe da repartição ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas,
ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar
condutas de um grupo de pessoas.
Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as informações entre
todos os destinatários.
 Carta Comercial

O principal objetivo da carta comercial é gerar comunicação entre empresas

ou entre empresas e clientes. Entre as informações emitidas por este
documento, as mais comuns são: oferta, avisos, pedidos, reclamação,
solicitação ou publicidade.
 Ofício
Um ofício é uma correspondência oficial, enviada normalmente a
funcionários ou autoridades publicas. O ofício é o tipo mais comum de
correspondência oficial expedido por órgãos públicos ou privados, em objeto
de serviço. Seu destinatário, no entanto, além de outro órgão público, pode
ser também um particular. O objetivo do ofício é manter a comunicação
administrativa.
Margem esquerda: 5 cm
Margem direita: 2 cm
Tamanho do papel: Ofício (21,59 x 35,56 cm. A folha A4 tem 21 x 29,70 cm)
Fonte do texto: Arial ou Times, tamanho 12
Pauta
A pauta é um documento de convocação de uma reunião. Geralmente em forma
de lista, a pauta elenca os assuntos que serão tratados durante o tempo da
conversa e evita que existam reuniões improdutivas.
Dicas para uma boa pauta:
 Entenda a necessidade da reunião;
 Trabalhe com listas;
 Garanta que a pauta será seguida durante a reunião;
 Organize os assuntos da pauta;
 Garanta que os convidados da reunião conheçam os assuntos da reunião;
 Defina responsabilidades;
 Convide com antecedência.
 Currículo
O objetivo do currículo é apresentar dados pessoais, formação escolar e profissional do
candidato a um emprego.
Para estruturar o currículo:
Margens: não têm formatação padrão, mas devem ser as mesmas ao longo de todo o
texto.
Tamanho do papel: A4
Fonte do texto: Arial ou Times, tamanho 12
Informações que deve
conter:
dados pessoais (nome, data de nascimento,
estado civil, nacionalidade, endereço, telefones, e-
mail);
objetivos (a qual vaga pretende candidatar-se,
qual a atividade que pretende exercer);
experiência profissional (locais onde já
trabalhou, período e atividades que desenvolveu;
ordenar pelas datas ou pela relevância da
atividade);
formação escolar (curso, instituição de ensino e
período; ordenar pelas datas ou pela relevância
do curso);
cursos e formação complementar (por exemplo,
conhecimentos de informática e línguas
estrangeiras);
trabalhos voluntários.
 E-mail
O e-mail é uma ferramenta de comunicação muito conveniente. A
comunicação na empresa precisa ser feita de forma criteriosa e organizada,
gerando diversos ganhos e melhorando os processos internos de qualquer
negócio.
Lembre-se que a sua mensagem não é a única na caixa de entrada do
destinatário e o campo Assunto do e-mail poderá decidir a prioridade em que
a sua mensagem será lida, ou até mesmo, se será lida. Portanto, defina o
que você deseja comunicar em pouquíssimas palavras e, então, adicione à
sua mensagem. Jamais deixe o campo de assunto em branco, pois o
destinatário poderá deixar de abri-la por não saber do que se trata. Redija o
campo Assunto, com um título informativo, que em pouquíssimas palavras
realmente expresse a essência da sua mensagem.
Mantenha a mensagem focada no assunto, pois, muitas vezes o destinatário
ao ler parcialmente a mensagem já a responde sem ler o e-mail
integralmente. Seguindo este princípio, seja breve, sem perder o conteúdo
do que queira comunicar.
Utilize um padrão visual e ortográfico adequado para seus e-mails
profissionais. Nada pior do que receber uma mensagem contendo um fundo
que dificulte sua leitura, ou ainda, com cavalinhos coloridos “correndo” na
mensagem. O fundo que mais facilita a leitura é o fundo branco, no entanto,
várias empresas costumam utilizar os logotipos que, a meu ver, não tem
problema algum, desde que sejam de tamanho adequado e que não façam a
mensagem virar um outdoor.
Nada de mensagens utilizando :-), :-(, ou outras coisas do tipo.
Utilize recursos como negritar ou sublinhar palavras ou frases em pontos que
você, realmente, tenha necessidade de destacar. Outro ponto a ser
comentado é o uso de frases inteiras em letras maiúsculas,
independentemente, da intenção de uso, dá a sensação que você está
gritando
 Relatórios
O relatório, como o próprio nome diz, é um relato sobre algo que já
aconteceu. Nas empresas, ele também pode ser utilizado para
apresentar procedimentos técnicos ou administrativos, especialmente
na padronização das operações (criando o chamado procedimento
operacional padrão) que garantem a reprodução dos processos. Essa
padronização é exigida pelos órgãos certificadores.
Seus objetivos também são variáveis: registrar e documentar
procedimentos desenvolvidos, oferecer orientação para o futuro,
relatar problemas ou atividades decorridas, entre outros.
Experimentos científicos, estágios, visitas técnicas, processos
administrativos e viagens são as principais situações em que a
redação de um relatório é necessária ou costuma ser solicitada.
A linguagem deve ser concisa e adequada ao objetivo. Isso pode ser
facilitado com o uso da linguagem não verbal, com a apresentação de
tabelas, gráficos e imagens, além da própria formatação.
 ATA

As atas são documentos textuais, escritos que possuem o registro dos assuntos
abordados em reunião, seja de uma empresa, de uma ONG, ou mesmo de
um condomínio.
Servem como registros legais do que foi tratado em uma reunião, para
garantir o fiel cumprimento do que ali foi acordado.
Como escrever uma ata?
 Abertura da Reunião: indica a data, horário, local e o nome da
entidade que está reunida;
 Legalidade da Reunião: a legalidade da reunião exige que haja
quórum, de acordo com o estatuto. Caso não haja quórum, a
reunião deverá ser cancelada e realizada em outra data;
 Expediente da Reunião: é o registro que informa os nomes dos
membros presentes na reunião, e no caso de ausências
(justificadas). Aqui também estão presentes avisos e outros
informes.
 A Ordem do Dia: trata-se do corpo do texto, sua parte central, no
qual consta todo o registro da reunião (ou assembleia), com as
informações discutidas durante o evento. Deve ser escrita
em ordem cronológica. Aqui também se registram a votação, o
seu resultado e os pontos postos para voto.
 Desfecho e Encerramento: após o tratamento de todos os pontos
se elabora o desfecho e/ou encerramento da ata.