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Comunicação administrativa
Fatores de comunicação administrativa
Temos que explicar o conceito dos fatores aos quais está associada, designadamente: fluxo
de informação, nível de complexidade, canal de comunicação e formalidade da
comunicação.
◦ Fluxo de informação
O fluxo de informação, adaptado pela estrutura da organização, revela o seu circuito e as
relações comunicacionais, dividindo-se nos seguintes padrões:
a) Comunicação descendente – faz parte da estrutura de dependência hierárquica (gestão dos
níveis superiores até aos empregados). Tem a finalidade de informar, instruir e dirigir.
b) Comunicação ascendente – flui dos subordinados para os seus superiores com o objetivo
de fornecer informações aos níveis de topo.
Fatores de comunicação administrativa
c) Comunicação horizontal ou lateral – estabelece-se entre os
elementos de um grupo de trabalho ou entre elementos de grupos
de trabalho, diferentes ao mesmo nível hierárquico, e visa a
comunicação entre pessoas que estão fora da cadeia de comando,
proporcionando uma rápida cooperação e coordenação.
d) Comunicação em diagonal – fluxo de informação entre uma
chefia funcional e elementos de outro grupo de trabalho quando
ela exerce autoridade funcional. Visa o fluxo de informação
entre especialistas de diferentes áreas funcionais em diferentes
níveis de gestão.
Relações públicas
◦ Quando a comunicação se torna difícil, as relações públicas
são os interlocutores que a forçam, humanizando as
relações entre os intervenientes.
◦ Os interesses das várias camadas do público interno são,
muitas vezes, antagônicos, existindo situações de conflito
direto ou latente entre o público de cúpula e o público de
base.
◦ É indispensável fazer adaptações na forma de
comunicação, e as relações públicas, ao adaptarem as
informações, contribuem para harmonizar a vida, a
compreensão e o respeito do grupo.
Quanto ao nível de complexidade
a) Comunicação interpessoal: troca de informação pessoal entre
indivíduos com interação um a um.
b) Comunicação em grupo: acontece entre indivíduos de um grupo,
normalmente sob a forma de reuniões.
c) Comunicação em toda a organização: acontece quando a
informação parte da gestão, fluindo até todos os empregados da
organização.
Visa difundir informações sobre seus procedimentos e suas políticas.
Canal de comunicação – Formalidade da comunicação
Quanto à formalidade, a comunicação pode ser:
a) formal – é a comunicação que acontece dentro da
estrutura formal da cadeia de comando, assumindo
normalmente a forma escrita.
b) informal – acontece independentemente da estrutura
formal e assume a forma oral.
Meios de comunicação informal
◦ Os meios de comunicação informal são vários, como, por
exemplo, a conversa, o murmúrio, os rumores e a rede de
boatos.
◦ O lançamento de um boato provoca uma reação imediata,
enquanto que um memorando pode demorar três semanas a
obter uma resposta.
◦ Uma comunicação eficaz compreende ambos os sistemas,
formal e informal, que devem ser devidamente
determinados, verificados no seu funcionalismo e
utilização em todo o processo de transmissão de
mensagens.
Valorização dos canais
◦ Por isso, o processo de comunicação interna precisa ser
valorizado e os canais de que ele dispõe, como jornais,
boletins, murais, etc., precisam ser disponibilizados de
forma eficaz e atrativa para que realmente cumpram
sua missão de integrar todo o quadro funcional de uma
organização.
Plano de comunicação interna de uma empresa
Um plano deve se basear em quatro diretrizes básicas:
◦ Sensibilização e conscientização: os empregados devem saber
sobre a importância da comunicação e como ela afeta a eles, à
empresa e à comunidade.
◦ Incentivo: utilizar mensagens que induzam os colaboradores a
se engajarem no processo.
◦ Motivação: a motivação faz com que as pessoas ajam por
impulso próprio.
◦ Assim, um bom plano de comunicação interna de uma
empresa deve ajudar a disseminar conhecimento.
1) Introdução
◦ Apresente uma síntese dos motivos que levam a
empresa a iniciar este plano de comunicação interna e
quais são os desafios.
◦ Exponha dados e conclusões de anos anteriores e
exemplos.
2) Diagnóstico
◦ O que precisa ser feito?
◦ Com quem está se comunicando e quais os objetivos
estratégicos da empresa?
Objetivos estratégicos da comunicação interna
◦ Analise quais os objetivos estratégicos para o período
correspondente ao seu plano de comunicação
empresarial.
◦ Reflita como a comunicação interna poderá ajudar a
atingir cada um desses objetivos.
Análise do público-alvo
◦ Verifique quais as características gerais dos
empregados: idade, sexo, formação profissional, onde
moram, estrutura familiar, etc.
◦ Verifique também seu perfil comportamental, quais
seus valores e outros dados semelhantes.
◦ Com essa análise, poderá definir uma comunicação
mais assertiva para cada grupo da empresa.
Análise do fluxo de informações
◦ Realize entrevistas e pesquisas com alguns
colaboradores e descubra onde há falhas de
comunicação e onde a informação não está fluindo
adequadamente e por quê.
◦ Esse problema pode estar até atrapalhando a tomada de
decisão na organização pelos altos executivos.
3) Objetivos práticos
Agora, faça uma lista de itens que devem ser alcançados
com a execução deste plano de comunicação interna
empresarial, por exemplo:
◦ Criar formas de capacitar os colaboradores para
praticarem a inovação;
◦ Difundir a missão, a visão e os valores da empresa;
◦ Diminuir os acidentes de trabalho em 50%;
◦ Incentivar a integração de equipes de trabalho.
Plano de ações
◦ Liste detalhadamente como cada objetivo poderá ser
alcançado.
◦ Exemplo: “Para estimular a prática de inovações na
empresa, criaremos fóruns de debate sobre o tema, com
ajuda da intranet e de softwares colaborativos.”
4) Cronograma e orçamentos
◦ Defina claramente datas para a execução de cada ação
e quanto cada uma vai custar para a empresa.
◦ Use planilhas e gráficos para ajudá-lo nessa tarefa.
5) Conclusão
◦ Apresente suas considerações finais e as vantagens que
este plano trará para a empresa.
(Disponível em: http://blog.safetec.com.br/comunicacao/plano-de-
comunicacao-interna-de-uma-empresa/)
