REDACÃO OFICIAL

PARA CONCURSOS

Aula 05
 Fax
1. Definição e Finalidade
O fax (forma abreviada já consagrada de fac-
simile) é uma forma de comunicação que está
sendo menos usada devido ao desenvolvimento da
Internet. É utilizado para a transmissão de
mensagens urgentes e para o envio antecipado de
documentos, de cujo conhecimento há premência,
quando não há condições de envio do documento
por meio eletrônico.
Quando necessário o original, ele segue
posteriormente pela via e na forma de praxe.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo
com cópia xerox do fax e não com o próprio fax,
cujo papel, em certos modelos, se deteriora
rapidamente.

2. Forma e Estrutura
Os documentos enviados por fax mantêm a
forma e a estrutura que lhes são inerentes.É
conveniente o envio, juntamente com o
documento principal, de folha de rosto, i. é., de
pequeno formulário com os dados de
identificação da mensagem a ser enviada,
conforme exemplo a seguir:
 [Órgão Expedidor]
[setor do órgão expedidor]
[endereço do órgão expedidor]
Destinatário:______________________________
_____________________________________
No do fax de destino:_____________________
Data:_______/_______/__________________
Remetente:____________________________
Tel. p/ contato:__________________________
Fax/correio eletrônico:____________________
No de páginas: esta +____________________
No do documento:________________________
Observações:___________________________
 Correio Eletrônico
1. Definição e finalidade
O correio eletrônico ("e-mail"), por seu baixo
custo e celeridade, transformou-se na principal
forma de comunicação para transmissão de
documentos.

2. Forma e Estrutura
Um dos atrativos de comunicação por correio
eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa
definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto,
deve-se evitar o uso de linguagem incompatível
com uma comunicação oficial .
 O campo assunto do formulário de correio
eletrônico mensagem deve ser preenchido de
modo a facilitar a organização documental tanto do
destinatário quanto do remetente.
Para os arquivos anexados à mensagem
deve ser utilizado, preferencialmente, o formato
Rich Text. A mensagem que encaminha algum
arquivo deve trazer informações mínimas sobre
seu conteúdo.
Sempre que disponível, deve-se utilizar
recurso de confirmação de leitura. Caso não seja
disponível, deve constar da mensagem pedido de
confirmação de recebimento.
 3. Valor documental

Nos termos da legislação em vigor, para

que a mensagem de correio eletrônico tenha
valor documental, i. é, para que possa ser
aceito como documento original, é necessário
existir certificação digital que ateste a
identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei.
OUTROS DOCUMENTOS OFICIAIS
1. ATA
É o documento em que são registrados,
resumidamente, os fatos e ocorrências do que foi
feito, dito, discutido e decidido em reunião, sessão
ou assembleia. Sua utilização facilita o
estabelecimento de compromissos quanto à
execução de decisões ou ações combinadas
durante o encontro. É documento de valor jurídico,
deve ser redigida de tal maneira que não se possa
modificá-la posteriormente. Geralmente é lançada
em livros próprios, devidamente autenticados,
cujas páginas são rubricadas por quem redigiu
os termos de abertura e de encerramento, o que
lhes dá cunho oficial.
Na ata não se fazem parágrafos ou alíneas;
escreve-se tudo seguidamente para evitar que
nos espaços em branco se façam acréscimos.
Não se admitem rasuras. Para ressalvar erro
constatado durante a redação, usa-se a palavra
“digo”, depois da qual se repete a palavra anterior
ao mesmo erro. Assinam a ata, geralmente, todas
as pessoas presentes à reunião. As partes mais
importantes de uma ata, além do título e das
assinaturas, são as seguintes:
a) dia, mês, ano e hora da reunião(por
extenso);
b) local da reunião;
c)pessoas presentes devidamente
qualificadas(conselheiros, professores,
delegados,etc.
d) presidente e secretário dos trabalhos;
e)ordem do dia (discussões, votações,
deliberações,etc,);
f) fecho.
2. ATESTADO
O atestado é um documento comprovador de
situação ou fato conhecido pela administração, mas
que não consta de qualquer documento já existente
na organização. É um formulário padronizado e só
pode ser emitido por pessoas autorizadas,
observando o limite de competência do emissor. O
atestado pode ser pessoal, motivado por um fato de
conhecimento exclusivo da pessoa que o atesta
(exemplo: atestado médico); ou pode ser
institucional, ou seja, em nome da instituição
(entidade, órgão ou unidade) que possui a
competência para atestar a respeito do fato.
3. CERTIDÃO
É um documento no qual a Administração
afirma, por escrito, a existência de fato ou de
situação que pode ser comprovada em
assentamento público (autos, procedimentos,
despachos, etc.). Exemplo: Certidão de Inteiro teor
de Processo (transcrição integral ou resumida do
processo. Uma certidão, desde que autenticada,
tem o mesmo poder probatório que o documento
original. Essa autenticação pode ser feita pelo
próprio órgão que a expediu ou em um cartório de
notas. Exemplo: CERTIDÃO NEGATIVA DE
DÉBITO.
4.CIRCULAR

Circular é toda comunicação reproduzida

em cópias, de igual teor, e expedidas a
diferentes pessoas, órgãos ou entidades.
Especificamente, como documento, é
mensagem endereçada simultaneamente a
diversos destinatários, para transmitir avisos,
ordens ou instruções.
5.COMUNICADO
Instrumento utilizado pela instituição pública
para divulgação interna, a seus servidores, de
eventos programados e outros assuntos de
interesse, podendo ser afixado nos locais próprios
para essa finalidade ou divulgados pela rede
interna de computadores.Devido à diversidade dos
assuntos tratados em comunicados, nos quais a
criatividade assume importante papel na qualidade
da divulgação, não existe modelo específico que
possa contemplar todos os tipos. Ademais, há
situações em que a apresentação de “folder” ou
cartaz do evento se torna mais apropriada.
6. CONVITE E CONVOCAÇÃO

O convite é instrumento pelo qual se faz

uma convocação, pede-se o comparecimento de
alguém ou solicita-se sua presença em alguma
parte ou em ato .

A convocação corresponde ao convite, mais

no sentido de intimação, originando o
comparecimento, devendo ser justificado o não-
comparecimento. Já o convite é somente uma
solicitação.
7. PORTARIA
É o documento administrativo interno,
ordinatório, de natureza deliberativa ou
informativa, que tem como objetivo expedir
determinações gerais ou especiais quer
estabelecendo providência de ordem
administrativa, quer definindo outras situações
funcionais relacionadas com os servidores
públicos. É utilizada nos seguintes casos:
a) criação de comissões e designação de seus
membros;
b) delegação de competências;
c) instituição e extinção de grupos de trabalho;
d) lotação de quadros de pessoal;
e) nomeação e exoneração de pessoal;
f) abertura de sindicância e processo
administrativo pela Corregedoria-Geral do
Município;
g) aplicação de penalidades;
h) definição de horário de expediente;
8.EDITAL
Edital é o ato escrito oficial, contendo aviso,
determinação, ou citação, mandado publicar por
autoridade competente, no órgão oficial ou outros
órgãos de imprensa,ou, ainda, afixado em lugares
públicos, onde seja facilmente lido por todos.
São objeto de edital concorrências
administrativas para aquisição, alienação ou
recuperação de material, aberturas de concursos
para provimento de cargos públicos, intimações,
notificações, convocações e demais avisos que,
por sua natureza, devam ter ampla
divulgação,conforme a legislação vigente.
9. PETIÇÃO / REQUERIMENTO

É instrumento que serve para solicitar algo

a uma autoridade do serviço público. Não se
envia requerimento a empresas comerciais ou a
grêmios esportivos, por exemplo.
O requerimento é a solicitação sob amparo
da lei, mesmo que suposto. A petição é o pedido,
sem certeza legal ou sem segurança quanto ao
despacho favorável.
Quando concorrem duas ou mais pessoas,
teremos abaixo-assinado (requerimento coletivo)
10. ORDEM DE SERVIÇO
É instrução dada a um servidor ou a um
órgão administrativo. Encerra orientações a serem
tomadas pela chefia para execução de serviços ou
desempenho de encargos. É o documento, o ato
pelo qual se determinam providências a serem
cumpridas por órgãos subordinados.
Quando o administrador deseja que alguém
o substitua nos encargos, sem direito a qualquer
remuneração extra, faz uso da ordem de serviço.
Já a portaria assegura direitos de remuneração. A
ordem de serviço é um ato interno de um órgão
cuja finalidade é regular procedimentos em geral.