Comunicação na Administração Pública

Tema 1 – Comunicação Oficial

Comunicação oficial é toda forma utilizada pelo Poder Público para transmitir uma infor-
mação. Por meio de ato formal e escrito, o Poder Público certifica, determina, resolve,
decide, contrata, notifica, cria, delibera, concede, autoriza, homologa, licencia, aprova
e executa seus atos.

O conteúdo dos comunicados oficiais deve observar os princípios de moralidade, efici-

ência, legalidade, de publicidade e de impessoalidade, ao mesmo tempo em que deve
cuidar de manter o padrão culto de linguagem, a formalidade e a uniformidade – o que
implica, necessariamente, a elaboração de textos claros e concisos, para facilitar a com-
preensão das informações pelo cidadão.

Os documentos oficiais na área pública são agrupados, conforme sua natureza, em atos
normativos, atos processuais ordinatórios e documentos administrativos.

Os atos normativos são, de acordo com Meirelles, os atos que:

“(...) contêm um comando geral do poder Executivo, visando à correta aplica-

ção da lei. O objetivo imediato de tais atos é explicitarm a norma legal a ser
observada pela Administração e pelos administrados. Esses atos expressam em
minúcia o mandamento abstrato da lei, e o fazem com a mesma normatividade
da regra legislativa, embora sejam manigestações tipicamente administrativas.
A essa categoria pertencem os decretos regulamentares e os regimentos, bem
como as resoluções, deliberações e portarias de conteúdo geral.” (MEIRELLES,
2006:178)

São atos normativos: Decretos, Regulamentos, Instruções normativas, Regimentos,

Resoluções e Deliberações.

Já os atos administrativos processuais ordinatórios são os atos que visam:

“disciplinar o funcionamento da Administração e a conduta funcional de seus

agentes. São provimentos, determinações ou esclarecimentos que se endereçam
aos servidores públicos a fim de orientá-los no desempenho de suas atribuições”

(MEIRELLES, 2006:181)

São atos ordinatórios: Instruções, Circulares, Avisos, Portarias, Ordens de Serviço, Ofí-
cio e Despacho.

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 Na imagem, pastas de despachos administrativos da Secretaria
de Planejamento e Gestão do Estado de São Paulo. Os atos e
documentos administrativos fazem parte da rotina do servidor da
Administração Pública Paulista.

Estes atos normativos e ordinatórios serão publicados através de documentos adminis-

trativos. Os documentos administrativos de natureza executiva devem ser produzidos
por escrito, em linguagem culta, com a data e o local de sua realização, e devem ser
assinados pela autoridade administrativa responsável. Os documentos de origem e fi-
nalidade executiva, usuais no dia a dia da administração pública, seguem as seguintes
tipologias:

A Ata é uma comunicação interna usada para registrar, de forma sucinta e

precisa, fatos e deliberações ocorridos em reuniões;

A Certidão é o documento utilizado para comprovar um fato ou um direito de

conhecimento da administração pública;

O Memorando-Circular é utilizada para transmitir informações relativas a

ordens internas para um conjunto de servidores;

O Memorando é uma comunicação administrativa voltada apenas a um ser-

vidor;

O Contrato administrativo trata de todo e qualquer ajuste entre a adminis-

tração pública e particulares, pessoas físicas ou jurídicas;

O Convênio e Termo de Cooperação são todo e qualquer ajuste entre a ad-

ministração pública e particulares, pessoas físicas ou jurídicas;

O Edital de licitação é um ato que tem por objetivo convocar, fixar e dar pu-
blicidade às condições necessárias à participação em futura licitação e posterior
contratação;

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 O Ofício é o documento de uso externo com a finalidade de comunicar ou so-
licitar algo oficialmente.

O Manual de Redação dos Atos Oficiais e de Comunicação da Secretaria da Fazen-

da apresenta modelos para todos os atos, mesmo os normativos, que possuem finalida-
de administrativa. Para acessá-lo, clique em http://bit.ly/2E8upr5.

Tema 2 – Gestão Documental

Olá Servidor!

Faz parte da rotina de todo servidor da administração pública, ter conhecimentos bá-
sicos de Gestão Documental. Disponibilizamos a seguir alguns instrumentos de gestão
documental, tais como os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de
Documentos, que auxiliam a organizar os documentos criados em cada órgão.

Clique em http://bit.ly/2BNddGq para ter acesso ao documento que destaca, na íntegra

os Planos de Classificação.

Clique em http://bit.ly/2zHiVIN para ter acesso as tabelas de Temporalidade de Docu-

mentos.

O plano de classificação identifica todos os documentos produzidos, recebidos e acu-

mulados, padroniza a denominação e recupera o contexto da produção documental. A
tabela de temporalidade indica os prazos de guarda e a destinação dos documentos.
Recomenda-se salvar estes documentos, para que possa consulta-los sempre que ne-
cessário.

A gestão documental visa realizar, de maneira racional e objetiva, as ações da adminis-

tração pública, sintetizada, por força de lei, em documentos. São os reais objetivos da
gestão documental:

• a guarda racional de documentos pelo prazo necessário;

• a liberação de espaços físicos;
• a economia de recursos;
• a eliminação de documentos de forma segura e criteriosa;
• a rapidez na recuperação das informações;

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 • a garantia de preservação de documentos históricos.

Racionalização de espaços físicos e preservação de Informações: objetivos primários da

gestão documental.

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