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Manual de Gestão de
Documentos
-Versão 1.0-
- Ver no glossário
- Informação de aplicação essencialmente prática
- Boas práticas
Regras
1 – NP 4438-1, 2005
2 – IAN/TT, Manual para a gestão de documentos, 1998, A-6
3 – Moreq
4 – prNP 4041, 2003
Arquivo
Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e
suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou
colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua
actividade e conservados a título de prova ou informação.
Arquivo corrente
Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos
administrativos ou judiciais ainda não concluídos.
Arquivo definitivo
Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos
administrativos ou judiciais já concluídos, depois de prescritas as respectivas
condições de abertura. O arquivo definitivo pode, no entanto, receber séries
documentais cujo valor primário perdura por tempo indeterminado (por
exemplo, algumas séries dos arquivos notariais).
Arquivo intermédio
Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos
administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de reabertura.
Classificação
Identificação e organização sistemáticas de actividades e/ou documentos de
arquivo em categorias, de acordo com convenções, métodos e
procedimentos de aplicação estruturados logicamente e representados num
plano de classificação.
Colecção
Conjunto de documentos do mesmo serviço, organizada para efeitos de
referência, para servir de modelo à produção de documentos com a mesma
finalidade, ou de acordo com critérios de arquivagem. Ex.: Colecções de
Documento de arquivo
Documento produzido, recebido e mantido a título probatório e informativo
por uma organização ou pessoa no cumprimento das suas obrigações
legais ou na condução das suas actividades.
Documento anexo
Documento remetido por outro, que é considerado o documento principal.
Documento apenso
Documento posteriormente mandado juntar a outro, considerado o
documento original, por conter elementos de prova e/ou informação
relativos à mesma acção ou procedimento administrativo.
Documento aposto
Documento posteriormente registado sobre outro [no intuito de] prestar
informações, emitir opiniões ou exarar decisões.
Documento electrónico
Um documento que se encontra em formato electrónico. Nota – o uso do
termo documento electrónico não se limita aos documentos de texto
normalmente gerados. Inclui igualmente mensagens de correio electrónico,
folhas de cálculo, gráficos e imagens, documentos em HTML/XML,
documentos compostos e ainda outros tipos de documentos buróticos.
Documento principal
Documento simples que remete ou de qualquer outro modo veicula outro(s)
documento(s). De um modo geral, os documentos principais são a unidade
básica de datação e demais referenciação aos documentos compostos.
Dossier
[Conjunto de documentos] coligidos com o fim de informar uma decisão
pontual.
Funções meio
Conjunto das actividades desenvolvidas por um organismo ou instituição no
quadro da gestão interna (ex.: gestão patrimonial, gestão financeira, gestão
de recursos humanos).
Funções fim
Conjunto de actividades específicas desenvolvidas por um organismo ou
instituição no quadro de gestão de projecto.
Prazo de conservação
Período fixado para a custódia dos documentos de arquivo por um serviço de
arquivo. Este prazo é definido em regulamento próprio, normalmente registado
em tabela de selecção.
Procedimento administrativo
Sucessão ordenada de actos e formalidades tendentes à formação e
manifestação da vontade da Administração Pública pela sua execução.
Processo
Conjunto de documentos referentes a qualquer acção administrativa ou
judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada. (2) Um
processo corresponde geralmente a unidade básica de uma série.
“Um processo não é uma capa, ou capilha, nem uma pasta onde se
colocam documentos.” *O processo é a materialização de todos os passos
de um procedimento administrativo.
Registo
Acto de dar a um documento um identificador único no momento da sua
integração no sistema de arquivo.
Sistema de arquivo
Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam
de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos
produzidos/recebidos por um organismo no exercício das suas actividades.
São elementos de um sistema de arquivo os documentos, as instalações, os
equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos, etc.
Valor arquivístico
Valor atribuído a um documento de arquivo ou a [um processo ou conjunto de
documentos de arquivo], para efeitos de conservação permanente num
serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou relevância do seu
valor informativo.
Valor informativo
Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou
[por um processo ou conjunto de documentos de arquivo]. Deste ponto de
vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para
que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da
administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas,
organizações, locais ou assuntos. Também chamado valor secundário.
Valor legal
Valor decorrente da relevância de um documento de arquivo, para
comprovar, perante a lei, um facto ou constituir um direito.
Valor probatório
Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou
comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como
garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos. Também
chamado valor administrativo ou primário.
Recepção
ou
Eliminação
Criação
ou
Transferência
Arquivo Histórico
Registo
Integração
Selecção e Avaliação Classificação
Conservação Recuperação
Difusão
RECEPÇÃO E REGISTO:
1. Toda a documentação (correspondência postal, documentação
enviada por protocolo de outros serviços, recebida em mão pelos técnicos,
atestados médicos, etc.) tem obrigatoriamente de dar entrada no núcleo
dedicado à gestão de Expediente e Arquivo (Exemplo: Secretariado,
Núcleo de Expediente e Arquivo, etc).
4. Cada serviço deverá optar pelos Utilizadores que deverão ser substitutos
do utilizador “Genérico”.
PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS:
13. Os ofícios a enviar por fax também devem ser elaborados no Gescor V3.
NUMERAÇÃO ÚNICA
2 – Administração (Nível 1)
REGRAS
RECLASSIFICAÇÃO:
17. A reclassificação aplica-se tanto aos documentos como aos
processos, mas única e exclusivamente em caso de engano ou erro na
classificação inicialmente atribuída.
Exemplo:
O que fazer?
Pesquisar um dos assuntos, gravar a ficha de registo. Posteriormente clicar
“Desdobrar”.
ENCAMINHAMENTO E CIRCULAÇÃO:
Procedimento
“Entende-se por procedimento administrativo, a sucessão ordenada de
actos e formalidades tendentes à formação e manifestação da vontade da
Administração Pública ou à sua execução.”.1
Processo
“Entende-se por processo administrativo o conjunto de documentos em que
se traduzem os actos e formalidades que integram o procedimento
administrativo.”2
“Um processo não é uma capa, ou capilha, nem uma pasta onde se colocam
documentos.”4
O processo é a materialização de todos os passos de um procedimento
administrativo.
A abertura de um processo deve ocorrer apenas quando houver um novo
procedimento a iniciar-se.
2- Registo e classificação
3- Encaminhamento
4- Pesquisa de antecedentes
(verificar se já foi iniciado o
procedimento)
5- Existe PROCESSO ABERTO, Não Sim
relativo ao procedimento em
questão?
6- Criação de processo
7- Junção de documento
8- Instrução do Processo
9- Arquivamento depois de
encerrado o procedimento
4 Idem, 2-14
REGRA
ELEMENTO COMUM
36. O Elemento Comum deve ser atribuído e normalizado pela
entidade/serviço com conhecimento que lhe permita relacionar
correctamente os respectivos processos.
38. Processos que não estão CRIADOS no Gescor, mas que têm
DOCUMENTOS REGISTADOS no Gescor:
- Deverá ser accionada a opção a “Criar Processo” a partir do primeiro
documento com registo Gescor, sendo que todos os documentos que
vão sendo criados respeitantes a este processo, deverão ser
associados ao processo. Neste caso, o encaminhamento deverá ser
sempre feito a partir do processo e não dos documentos.
Documentos de arquivo
Sucedem-se de acordo com a tramitação e o desenrolar do
processo.
Devem ser numerados sequencialmente e organizados
cronologicamente, ou agrupados em separadores, relativos a acções
ou assuntos idênticos.
PROCESSO
ÍNDICE ---------------
Nº
Fls Data Documentos Assunto ---------------
Ordem
---------------
Requerimento
1 2 20/05/07
, Cópia de BI
Informação nº
2 2 30/08/07
43/2005
3 3 02/09/08 ------------
4 1 10/09/08 ------------
5 4 15/09/08
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ÍNDICE
Nº Processo Data Classificação Assunto
45/CML/08 14/05/06 3.06.01.05
56/CML/08 02/07/06
101/CML/08 15/01/07
220/CML/08 08/10/07
330/CML/08 25/01/08
3.06.01.05
Processos de realojamento
e atribuição de fogo
Os processos podem ser subdivididos quer por razões materiais, quer por
motivos funcionais.
Boas práticas
Durante a tramitação e associação de documentos ao processo:
Exemplo:
Código de classificação
Nº da pasta
Código de localização
Boas práticas