Técnico em

Administração
Aula 12

Curso de Formação Inicial

Carga horária: 60h
Instrutor: Weslone Brito Reis
 Noções de Documentos Técnicos e
Arquivologia
Os documentos em uma empresa, seja ele físico ou virtual, são
necessários e importantes pois registram, justificam e confirmam as
ações empresariais. No entanto, saber elaborar esses documentos,
manuseá-los, para que servem, quando usá-los e como guardá- los,
são ações mais relevantes ainda.
Iremos ver a seguir, os principais documentos usados pelos
funcionários que lidam direta ou indiretamente com as rotinas
administrativas de uma empresa. Cada um deles tem uma função e
um formato, vale a pena conhecê-los.
 DOCUMENTOS TÉCNICOS
ATA: Registro detalhado de fatos e resoluções realizada por
pessoas convocadas a participarde uma assembleia ou reunião.

Figura: Modelo de Ata

 DOCUMENTOS TÉCNICOS
DECLARAÇÃO: documento de comprovação, prova escrita, depoimento
ou explicação a respeito de algo. Nesse texto, o autor exprime uma opinião,
um conceito, uma declaração ou uma observação sobre determinado assunto
ou fato. O mesmo só é aceito e válido mediante assinatura do declarante e
registrado em cartório.

Figura: Modelo de Declaração

 DOCUMENTOS TÉCNICOS
REQUERIMENTO: Documento dirigido a uma autoridade para requerer,
solicitar, algo sobre o qual se tem direito. Fecho: O fecho adequado em
requerimentos é: Nestes termos, Pede deferimento. Seguindo de local e data e
assinatura do requerente.

Figura: Modelo de Requerimento

 DOCUMENTOS TÉCNICOS

PROCURAÇÃO: Documento pelo qual uma pessoa dá a outra poderes

para tratar de seus interesses ou negócios. A procuração pode ser pública,
quando é feita em cartório para fins de compra e venda de imóveis e outras
transações oficiais, ou particulares, feita sem registro no cartório para
representações que não envolvam transferência de bens ou compromissos
públicos.
DOCUMENTOS TÉCNICOS

Figura: Modelo de Procuração

 DOCUMENTOS TÉCNICOS
NOTA FISCAL: Documento impresso numerado, com data, no qual
constam os dados principais da empresa (nome, endereço, CNPJ, Inscrição
Estadual e ou Municipal) e onde se descrevem os produtos vendidos ou os
serviços prestados ao cliente.
 DOCUMENTOS TÉCNICOS
NOTA FISCAL: Documento impresso numerado, com data, no qual
constam os dados principais da empresa (nome, endereço, CNPJ, Inscrição
Estadual e ou Municipal) e onde se descrevem os produtos vendidos ou os
serviços prestados ao cliente.
 DOCUMENTOS TÉCNICOS
PROTOCOLO: É um livro (ou, mais atualmente, o suporte informático) em
que são transcritos progressivamente os documentos de entrada e saída de uma
empresa (pública ou privada). Este registro tem valor jurídico, desde que esteja
preenchido corretamente e sem rasuras.
 ARQUIVO
A palavra arquivo vem do Latim archivum e do grego taarkheia, que
significa “registros públicos”.
Considera-se arquivo o conjunto de documentos produzidos e/ou
recebidos por órgão público, privado ou pessoa física em decorrência do
exercício de suas atividades.No ambiente de trabalho, procure sempre manter o
arquivo organizado.
Há uma diferença entre manter organizado e arrumado, veja:

Arrumação: metodologia individual não precisa de projeto; dispensa o

profissional habilitado e os custos são menores.

Organização: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ação;

as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os
resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema
de documentação.
ARQUIVO
 TIPOS DE ARQUIVO
É importante que haja em toda e qualquer empresa, um lugar e/ou local
destinado ao arquivamento dos documentos que não tem mais circulação na
empresa. As vantagens de um arquivo organizado são a racionalização do
trabalho, aumento de produtividade, recuperação rápida e precisa, o
impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos e a
otimização de seus espaços físicos de trabalho. Iremos conhecer agora alguns
tipos e modelos de arquivo.

Arquivo Horizontal: documentos ou fichas colocados uns sobre outros e

arquivados em caixa,estantes ou até mesmo em escaninhos. Os documentos ou
fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes.

Arquivo Vertical: Os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos

outros, permitindo sua rápida consulta.
 TIPOS DE ARQUIVO
Arquivo Horizontal:
 TIPOS DE ARQUIVO
Arquivo Vertical:
 Aprovada em 2018, entrou em vigor em setembro de 2020 e passou a
aplicar penalidades a partir de agosto de 2021. Neste artigo, discutiremos a
importância da LGPD no contexto do Administrativo, RH, DP e outras, assim
exploraremos os cuidados necessários para garantir a conformidade com a lei.
O QUE É A LGPD E SUA ABRANGÊNCIA
A LGPD regula o tratamento de dados pessoais no Brasil, incluindo o
tratamento em meios digitais. Isso se aplica tanto a pessoas físicas quanto a
pessoas jurídicas, independentemente da nacionalidade, desde que os dados
sejam coletados em território brasileiro. A lei se aplica tanto ao setor privado
quanto ao setor público, exigindo cuidados específicos na coleta e
armazenamento de informações dos usuários.
OBJETIVOS DA LGPD
O principal objetivo da LGPD é proteger os direitos fundamentais de
liberdade, privacidade e livre desenvolvimento da personalidade. A lei busca
garantir que as pessoas tenham conhecimento sobre como seus dados são
utilizados, proporcionando maior segurança e transparência. Nenhuma
instituição pode utilizar os dados pessoais de um indivíduo sem o seu
consentimento explícito.
A LGPD também protege dados sensíveis, como origem étnica,
convicção religiosa, informações genéticas ou biométricas, entre outros
dados pessoais de natureza mais sensível.
A IMPORTÂNCIA DA PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

A proteção adequada dos dados pessoais é essencial devido às diversas

implicações que o uso indevido dessas informações pode acarretar.
Empresas que possuem dados pessoais de seus clientes podem criar
estratégias de marketing personalizadas ou, em casos mais graves, os
dados podem cair nas mãos de pessoas mal-intencionadas. É comum que
os dados sejam coletados sem o conhecimento ou consentimento do
titular, tornando-se ainda mais importante um tratamento adequado dos
dados pessoais de cada indivíduo.
Além disso, em uma era tecnológica em constante evolução, há um
aumento significativo na transferência de dados de um local para outro.
Portanto, é crucial adotar medidas de proteção de dados, como o uso de
softwares de gestão e uma abordagem colaborativa envolvendo o
departamento de TI, jurídico e gestão de pessoas.
CUIDADOS DO DEPARTAMENTO PESSOAL E RECURSOS
HUMANOS COM A LGPD
Os setores do Administrativo, RH, DP e outros, são setores especialmente
afetados pela LGPD, pois lidam diretamente com os dados pessoais dos
funcionários. Desde o processo de contratação até a gestão de carreira, avaliação
de desempenho, folha de pagamento, controle de jornada e muito mais, esses
departamentos precisam seguir cuidadosamente os requisitos da LGPD.
COLETA DE DADOS PESSOAIS
A coleta de dados pessoais deve atender aos princípios de finalidade,
necessidade e adequação. Embora esses setores dependem dos dados dos
candidatos para o processo seletivo e o gerenciamento pós-contrato, é essencial
garantir que os dados sejam coletados de acordo com a LGPD.
Os setores do Administrativo, RH, DP e outros, devem informar aos
funcionários a finalidade da coleta de dados, como a necessidade dos dados
bancários para o pagamento de salários. Os dados coletados devem ser
estritamente necessários para a finalidade informada e devem ser armazenados
de forma segura, com os funcionários cientes de como e onde seus dados são
guardados.
DOCUMENTAÇÃO E CONSENTIMENTO

Os setores do Administrativo, RH, DP e outros, devem obter o

consentimento dos funcionários para o uso de seus dados, o qual deve
ser documentado por escrito. Além disso, é importante identificar as
rotinas que envolvem o tratamento de dados pessoais, como:
- Dados pessoais em geral, como endereço, dados bancários e contatos
de emergência.
- Exames admissionais.
- Banco de currículos.
- Compartilhamento de dados com a empresa responsável pela folha
de pagamento.
- Envio de dados para sindicatos e órgãos públicos.
- Dados compartilhados com empresas de plano de saúde.
- Atestados médicos, entre outros.
SISTEMAS ONLINE E OPERADORES DE DADOS
Os sistemas online comumente utilizados pelo RH são
considerados operadores de dados, ou seja, eles seguem as instruções
da empresa controladora. É importante que as empresas estejam
atentas à segurança dos dados nesses sistemas, pois vazamentos de
dados podem ocorrer.
TREINAMENTO E CONSCIENTIZAÇÃO
Para garantir a conformidade com a LGPD, todos os
colaboradores da empresa devem passar por treinamentos sobre a lei.
É fundamental que todos os funcionários, não apenas os envolvidos
diretamente com o DP e o RH, tenham conhecimento sobre a LGPD,
sua importância, impacto e como adaptar suas rotinas diárias para
atender aos requisitos da lei. Os profissionais que lidam diretamente
com os dados pessoais devem receber um treinamento mais
aprofundado para entender os pontos que serão fortemente impactados
em suas atividades.
Nunca é tarde para fazer o que ainda movimenta
os seus sonhos. Gostaria que você soubesse que
existe dentro de si uma força capaz de mudar sua
vida.