INTRODUÇÃO

Manter a contabilidade organizada e actualizada nas empresas envolve meios humanos e

materiais reflectidos em elevados custos administrativos para as empresas. Sabemos que,
ao nível da gestão, grande parte das decisões são tomadas com base nos dados da
actividade das empresas e que é reflectida na troca de documentos comerciais.
Idealmente, estes dados devem ser tratados e analisados rapidamente para cumprimento
de exigências legais, tais como pagamento a fornecedores, entrega de declarações às
finanças, por questões de logística e, também, para permitir uma rápida e correcta tomada
de decisões e definição ou ajuste de estratégias.
Os documentos comerciais desempenham um papel fundamental no registro e na
compreensão das transações comerciais. Nesta pesquisa estudaremos então o que são
documentos comerciais bem, como são caracterizados e também a importância dos
documentos comerciais no contexto contábil e financeiro.
Iº Capitulo Fundamentação teórica
1. Conceito de Documentos comerciais
Um documento comercial, ou documento comercial, é um título emitido, por escrito, para
atestar uma transação comercial realizada entre duas partes. Portanto, o que se busca é
registrar por escrito o que aconteceu em uma operação. Nele serão expostos o fato, as
condições pactuadas e quaisquer outras informações de interesse. Claro, as informações
das peças devem aparecer de forma clara e detalhada. Esses documentos são cruciais para
manter a integridade e a transparência dos registros contábeis.
 2. Importância dos documentos comerciais
Gerenciar corretamente os documentos do setor comercial é de crucial importância.
Quando o processo não é feito de forma adequada, a empresa pode incorrer em problemas
como a dificuldade em encontrar os arquivos, bem como riscos de extravio. Essa
má gestão pode levar a dores de cabeça ainda maiores, como uma possível inconsistência
contábil ou fiscal.
Se você deseja eliminar esses riscos, investir na gestão documental é algo que trará
somente ganhos ao seu negócio. Isso porque ela ajudará na melhor organização e
armazenamento de todas as informações comerciais, o que acarreta simplificação de
rotinas, contribuindo para o aumento de eficiência e produtividade dos colaboradores
internos.
Organizações do setor comercial fazem inúmeras transações diariamente. Além de emitir
notas e outros documentos ao consumidor final, os sistemas de emissão estão sempre se
comunicando com os órgãos fiscalizadores, que valida cada operação. Isso faz com que
um volume de informações muito grande seja gerado todos os dias, a destacar:

• estatísticas;
• dados cadastrais;
• contratos firmados entre fornecedores e clientes;
• registros relacionados a procedimentos internos.

Além de ajudar a evitar extravios e perda de dados, a gestão documental facilita o

cotidiano dos colaboradores, que conseguem lidar mais facilmente com esse volume de
informações gerado todos os dias. Por meio de um software gerenciador, é possível
localizar registros em questão de segundos, sendo que essa economia de tempo impacta
diretamente o negócio como um todo, contribuindo para ele se tornar mais competitivo e
alinhado com as tecnologias mais recentes do mercado.
 3. Razões para o requisito de um documento
comercial
Existem vários motivos para usá-los. Os mais importantes são os seguintes:

• O primeiro, já mencionado, registra o acordo. Isso é fundamental, pois, se tudo

for por escrito, facilitará o trabalho dos juízes; no caso de chegar aos tribunais.
Portanto, nas relações comerciais, é melhor que tudo seja claro e conciso.
• A segunda é uma justificativa para registrar uma operação. Sem eles, do ponto de
vista jurídico, não seria possível efetuar os lançamentos contábeis.
• Terceiro, a relação entre as partes é claramente estabelecida por escrito. Desta
forma, são detalhados os direitos e obrigações de cada um.

Em relação aos requisitos de um documento comercial, seriam os seguintes:

• Nome, que define o tipo de documento comercial.

• Data de emissão, efeito ou validade.
• Um número de pedido, que permite seu pedido e arquivamento.
• Dados dos envolvidos na operação.
• Conceitos detalhados e quantidades. A figura deve ser escrita em letras e números.
• Conceito e detalhes da transação.
• Assinatura das partes ou de suas partes autorizadas.
 4. Classificação dos documentos comerciais
Os documentos comerciais estão classificados em de duas formas: Internos e Externos.

É importante observar que a variedade de documentos comerciais pode variar de acordo com o
tipo de negócio, setor e região. No entanto, Nos temas a seguir nós pudemos definir e listar os
principais documentos comerciais internos e externos.
4.1 Documentos comerciais Internos
Os documentos comerciais internos são aqueles que são gerados e mantidos dentro da
própria empresa. Eles são essenciais para o controle interno e a gestão eficiente dos
processos. Alguns exemplos incluem:
• Memorando Interno: Comunicação escrita entre departamentos ou membros da
equipe dentro da empresa.
• Ordem de Produção: Utilizado em empresas de manufatura para autorizar a
produção de determinado produto.
• Pedido de Compra Interno: Solicitação interna para aquisição de bens ou
serviços.
• Relatório de Despesas: Registro das despesas incorridas pelos funcionários em
nome da empresa.
• Orçamento Interno: Documento que estabelece as projeções financeiras da
empresa para um determinado período.
• Nota de Crédito Interna: Utilizada para corrigir erros em faturas internas ou
ajustar valores devidos.
 4.2 Documentos comerciais Externos
Os documentos comerciais externos, por outro lado, são aqueles que envolvem transações
com partes externas à empresa. Esses documentos são fundamentais para a comunicação
e a conformidade legal. Alguns exemplos são:
• Nota Fiscal (NF): Documento fiscal que registra a transferência de propriedade
de bens ou a prestação de serviços.
• Fatura: Documento que detalha os produtos ou serviços fornecidos, os termos de
pagamento e outras informações relevantes.
• Contrato: Acordo formal entre a empresa e uma parte externa, estabelecendo
direitos e obrigações.
• Carta Comercial: Correspondência escrita usada para comunicação formal com
clientes, fornecedores ou outras empresas.
• Boletim de Entrega: Documento que confirma a entrega bem-sucedida de
produtos ou serviços a um cliente.
• Nota de Débito: Documento que registra um valor devido por parte do cliente.
• Pedido de Compra Externo: Solicitação formal de aquisição de bens ou serviços
de um fornecedor externo.
• Nota Promissória: Documento que representa uma promessa de pagamento por
parte de uma empresa ou indivíduo.
• Aviso de Recebimento (AR): Documento que confirma a entrega de
correspondências ou documentos.
• Duplicata Mercantil: Título de crédito que representa uma obrigação de
pagamento por parte do comprador.

Lembrando que a natureza e a variedade desses documentos podem variar conforme as

práticas comerciais e a legislação específica de cada região. Empresas podem usar uma
combinação desses documentos com base em suas necessidades e processos internos.
CONCLUSÃO
Em resumo, os documentos comerciais são elementos-chave no mundo dos negócios,
garantindo que as transações sejam registradas com precisão e transparência. Tanto os
documentos internos quanto os externos desempenham papéis específicos na gestão e na
conformidade. Ao entender a natureza e a importância desses documentos, as empresas
podem aprimorar seus processos contábeis e garantir uma base sólida para o crescimento
sustentável.
Esperamos que esta pesquisa tenha proporcionado uma compreensão mais profunda sobre
documentos comerciais.