que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos é um conjunto de práticas e ações administrativas que

visam a planejar, negociar, supervisionar e validar todas as entregas acordadas
em contratos, de modo a garantir o cumprimento de obrigações, mitigar riscos
e otimizar resultados comerciais.

É algo que se estende por todo ciclo de vida do documento, do momento em

que é concebido até as entregas finais ou vencimento do mesmo.

Em um contrato, você já sabe que existem cláusulas que especificam como as

entregas acordadas devem ser feitas, descrevem o nível de serviço ou de
qualidade exigidos, prazos e sanções em caso de descumprimento.

A gestão contratual vem, assim, para supervisionar toda essa execução,

contribuindo também para prevenção de danos à organização.

Qual é o objetivo da gestão de contratos?

A gestão contratual apresenta vários objetivos, tais como:

 Garantir que a entrega de um produto ou serviço esteja de acordo com as

expectativas do cliente;
 Fazer com que a empresa se mantenha em compliance com os padrões regulatórios
e normas de seu setor econômico;
 Zelar pelo relacionamento com clientes, fornecedores ou parceiros, uma vez que
garante que tudo que foi acertado e documentado seja cumprido;
 Garantir que a empresa não caia em armadilhas administrativas e legais
relacionadas aos contratos firmados, o que evita prejuízos e outros tipos de
incidentes;
 Simplificar e organizar os processos internos, ajudando a equipe operacional e
estratégica a alinharem as entregas, de modo a otimizar o desempenho, evitar
custos desnecessários e melhorar a qualidade produtiva.

Lembre-se de que, sem a correta organização dos processos, é fácil que a

organização se perca tanto em relação às entregas já firmadas, como nos
contratos que ainda serão fechados.

Por isso, o gerenciamento de contratos se mostra muito relevante para o dia a

dia empresarial.

Como funciona a gestão de contratos?

A gestão de contratos é algo que atinge toda uma empresa, não apenas o setor
administrativo, jurídico ou financeiro.
Sua prática influencia no dia a dia das áreas de operações, do chão de fábrica
(no caso da indústria), no orçamento e até mesmo no atendimento ao cliente.

Não se trata de arquivar o documento.

É uma atividade efetiva que se realiza em cima dos contratos para gerenciar
riscos e buscar formas de potencializar a receita.

Assim, é aplicado em todo ciclo de vida de um contrato, sendo parte da sua

criação, negociação, assinatura e execução com objetivo de supervisionar o
cumprimento das obrigações firmadas.

O gerenciamento de contratos também se mantém ativo durante todo prazo

legítimo que corresponde à validade do documento.

Tudo isso independentemente se o período for limitado por uma data ou por
eventos específicos (como a entrega de uma parte da obra, por exemplo).

Para uma boa gestão contratual, é necessário que dois pilares sejam abraçados:
disponibilidade e segurança. Dessa forma, as equipes envolvidas que precisam
analisar os contratos podem ter acesso de forma transparente e segura.

A importância da gestão de contratos

O gerenciamento contratual é importante, pois ajuda, em primeiro lugar, a

garantir o cumprimento de obrigações, mitigar riscos e melhorar a eficiência
operacional da organização.

Portanto, ele impacta a performance financeira e operacional do negócio, e

ainda possibilita estudar e encontrar tendências ou questões futuras, otimizar
custos e maximizar os resultados comerciais.

Tudo isso porque assegura que os contratos sejam bem gerenciados em todo o
seu ciclo de vida, garantindo de que as melhores condições estão sendo
acordadas.

Você sabia que, conforme cálculo da World Commerce and Contracting, o

mau gerenciamento de contratos custa às empresas cerca de 9% da sua receita
anual?

Imagine que Kátia firmou um contrato com sua empresa de prestação de

serviços. Naquele momento, circunstâncias específicas foram a base para que
concordassem com as cláusulas contratuais descritas no documento.
Entretanto, essas circunstâncias mudaram com o tempo, e a relação se tornou
excessivamente onerosa para sua organização. Diante disso, o gestor jurídico
propôs uma revisão.

Se ele não estivesse atento ao acompanhamento da relação contratual,

certamente não suscitaria novas mudanças. É exatamente assim que uma
empresa perde dinheiro sem essa prática.

O gerenciamento de contratos é, assim, uma estratégia de negócio.

As 9 etapas da gestão de contratos

As 9 etapas da
gestão de
contratos
Planejamento. No
planejamento, o
time responsável
pelo gerenciament
o de contratos vai
definir as
condições,
cláusulas, sanções,
prazos e
obrigações de
ambas as partes
envolvidas. ...
Elaboração. ...
Negociação. ...
Aprovação. ...
Assinatura. ...
Execução e
monitoramento. ...
Revisões
contratuais. ...
Armazenamento.
A gestão de contratos depende da aplicação de uma série de técnicas e boas
práticas que devem ser executadas em todo fluxo de elaboração e vigência do
contrato.

Não se trata, portanto, de uma revisão após o documento ser assinado.

É algo que deve compor a cultura da empresa, acompanhando os processos até

mesmo antes do contrato ser elaborado.

Vale destacar que a equipe jurídica estará sempre ao lado dos demais times
neste percurso.

Aqui, vamos te explicar as principais etapas que compõem o processo, veja

só:

1. Planejamento

No planejamento, o time responsável pelo gerenciamento de contratos vai

definir as condições, cláusulas, sanções, prazos e obrigações de ambas as
partes envolvidas.

Ou seja, serve de rascunho, mas também uma etapa para que haja uma
compreensão geral do instrumento legal.
Assim, todas as informações são compartilhadas de forma transparente,
facilitando o entendimento sobre as responsabilidades antes mesmo do
documento ser formalizado.

2. Elaboração

Após planejar, é hora de redigir o documento. No caso de empresas com setor

jurídico interno, são esses os responsáveis pela prévia do contrato.

Porém, para empresas sem essa estrutura, é sempre válido contratar o serviço
de um escritório de advocacia.

Aqui, é importante que a redação seja bem objetiva e transparente.

Cláusulas ambíguas podem confundir ambas as partes e dar vazão para

diferentes interpretações — o que pode impactar no nível de entrega, por
exemplo.

3. Negociação

Na negociação, as partes envolvidas discutem e repassam as cláusulas

contratuais, buscando conformidade com tudo que foi escrito.

No caso de discordâncias, o documento deve voltar ao jurídico para análise de

viabilidade das alterações e para sua revisão efetiva no documento.

Nesse ponto, é vital que questões como cronograma de entregas e sanções

sejam acordadas por todos os envolvidos.

Outro ponto importante é que a comunicação deve ser dinâmica, a fim de

evitar atrasos em correções que possam prejudicar o andamento das
operações.

4. Aprovação

Uma vez que ambas as partes chegam em um acordo quanto ao conteúdo e às

cláusulas do contrato, é hora de selar juridicamente sua aprovação com a
assinatura.

5. Assinatura
Com o documento pronto, as partes deverão proceder à assinatura do contrato.
No caso da relação entre empresas, seus representantes com poderes para
firmar transações são os responsáveis por esta etapa.

Vale pontuar que, com a evolução da transformação digital, a assinatura

eletrônica tornou-se a alternativa mais eficiente e segura na gestão contratual.

Por meio dessa tecnologia, é possível assinar documentos de forma ágil, e

reduzir o tempo e os custos associados à impressão, envio e armazenamento
físico.

Além disso, a assinatura eletrônica oferece validade jurídica e garante a

autenticidade e a integridade dos contratos.

6. Execução e monitoramento

É aqui que as partes começam a executar e monitorar o que foi acordado em

contrato.

Trata-se de uma das etapas mais importantes da gestão contratual, pois

envolve todo o acompanhamento dos processos.

Assim, é possível garantir que as cláusulas sejam cumpridas integralmente,

sem que as entregas sejam feitas de forma equivocada e com a possibilidade
de prejudicar as partes.

7. Revisões contratuais

A revisão contratual não é uma etapa obrigatória necessariamente. No entanto,

é raro que um contrato se mantenha o mesmo do dia em que é assinado até o
fim de sua validade jurídica.

E vários fatores contribuem para isso.

É comum, por exemplo, que advenha um fator externo, como uma pandemia,
que altere de forma brusca o equilíbrio das relações.

Neste caso, as mudanças se tornam necessárias, e as partes devem revisar o

acordo para não causar atritos na relação comercial.

Que tal outros exemplos? A revisão do contrato pode ser necessária quando
existe uma mudança no produto, atualização de uma versão (em caso de
softwares), ou até novos regulamentos entrando em vigor.

Portanto, a etapa é imprescindível em casos que demandam o complemento

do contrato com alguns aditivos.
8. Armazenamento

A etapa de armazenamento do contrato consiste em manter os documentos

contratuais de forma organizada, segura e acessível.

Isso pode ser feito por meio de sistemas de gerenciamento eletrônico de

documentos (GED) ou de arquivos físicos.

O armazenamento adequado permite fácil recuperação de informações,

histórico de versões, acompanhamento de prazos e obrigações, além de
facilitar auditorias e processos legais.

Lembre-se de que a segurança dos dados é essencial para proteger

informações sensíveis e garantir conformidade com regulamentações de
privacidade. Isso se tornou ainda mais importante com a LGPD.

9. Encerramento ou renovação

Na última etapa, é preciso que a equipe verifique o contrato para averiguar o

cumprimento dos acordos estabelecidos. Aqui, outra revisão é necessária em
busca de pendências em aberto.

Uma vez que não haja nenhum problema, o contrato se dá por encerrado.

Quais as vantagens de uma gestão de contratos eficiente?

Um dos principais benefícios de aplicar a gestão contratual é que a empresa

tem maior controle sobre os riscos de um negócio. Assim, não entra
desavisada em relações comerciais que possam dar brecha para prejuízos.

É algo que muitas empresas, na ânsia de fechar um negócio, acabam fazendo

— e um grande erro para o seu planejamento estratégico e de crescimento.

E claro que isso gera ruídos na relação comercial, o que cria atritos da
empresa com os clientes ou fornecedores.

Para aprimorar esse gerenciamento, algumas organizações optam, inclusive,

pela adoção de um sistema de gestão.

A seguir, apontamos algumas vantagens da gestão contratual e do uso da

tecnologia:
  Maior satisfação do cliente: o maior controle sobre o acordo dá à empresa o
entendimento sobre o nível de entrega exigido pelo consumidor. Dessa forma,
a satisfação do cliente se torna algo praticamente garantido;
 Redução de erros: uma boa gestão de contratos organiza o processo de
negociação, o que diminui os erros de interpretação que podem levar a
desentendimentos quanto ao nível de entrega e qualidade do serviço prestado;
 Evita futuros prejuízos: o acompanhamento constante do contrato evita erros e
prejuízos futuros para a empresa, além de proporcionar maior respaldo jurídico ao
garantir que os direitos e obrigações previstos sejam seguidos e cumpridos por
ambas as partes;
 Mais organização: o registro de todos os contratos empresariais no sistema traz
maior organização dos documentos e facilita o trabalho das equipes na hora de
encontrá-los. Assim, conseguem manter um bom ritmo de trabalho e evitar a perda
desses documentos;
 Redução de custos: a compreensão sobre riscos e possíveis prejuízos dá à
empresa a possibilidade de melhorar seu planejamento produtivo. Assim, controla
datas e prazos de entrega, reforça a gestão da qualidade e evita danos que possam
prejudicar sua saúde financeira;
 Eficácia operacional: o gerenciamento de contratos favorece a boa relação com os
clientes e fornecedores ao alinhar expectativas. Com isso, a empresa estabelece
uma base para melhor produzir, conforme seu potencial e suas necessidades, e
conquista maior eficácia operacional;
 Agilidade nos processos: o uso de um sistema de gestão contratual traz agilidade
na hora da revisão de todos os contratos firmados pela empresa. Com ele, é mais
fácil controlar prazos de vigência, fluxo de caixa dos contratos, monitoramento das
aprovações, entre outros processos;
 Maior segurança: ao utilizar a tecnologia na gestão contratual, toda a equipe
passa a ter mais certeza sobre as cláusulas firmadas, o que traz mais segurança para
a relação. Além disso, tudo fica documentado digitalmente no sistema, com fácil
acesso e protegido pela arquitetura da própria plataforma;
 Melhor controle de prazos: a tecnologia também contribui para que os prazos
sejam respeitados, já que facilita a conferência de datas e valores dos contratos.
Desse modo, a empresa tem sempre acesso ao que foi acordado, o que evita que
haja cobranças indevidas ou o descumprimento de alguma cláusula;
 Confiabilidade: o sistema de gestão traz maior controle sobre cada etapa do
gerenciamento. Além de poder de decisão, o gestor terá uma visão mais
aprofundada sobre todas as ações. Ou seja, pode controlar mais efetivamente as
aprovações e alterações, bem como os indicadores. Assim, a tecnologia ajuda a dar
mais confiabilidade a todo processo de gestão.

5 dicas para fazer uma boa gestão de contratos

No dia a dia, como a gestão contratual deve ser encaminhada para um melhor
aproveitamento?

Apresentamos cinco dicas essenciais. Confira:

#1 Conheça todas as etapas da gestão

Sua equipe jurídica e/ou algum responsável do time administrativo deve
conhecer todas as etapas da gestão de contratos apontadas acima.

Esse conhecimento é essencial para que sua empresa possa estar sob controle
de todo processo de elaboração e aprovação da minuta e do contrato em si.

#2 Monitore os contratos

Estabeleça uma cultura que preza pelo monitoramento assíduo dos contratos:
seu andamento, cumprimento de cláusulas e possíveis atualizações referentes
ao escopo original.

#3 Faça revisões nos termos de contrato

Anda com dúvidas se o que sua empresa está produzindo ou entregando é

aquilo que está realmente em contrato?

Acione seu time para revisar o documento, realizar as conferências e

realmente efetivar revisões em conjunto com o time do cliente ou fornecedor
envolvido.

#4 Atente-se à organização

Como você organiza os contratos?

Aqui, falamos de algo muito além da organização física deles, mas da

real gestão de documentos, ou seja, sua administração — de forma a ter
acesso rápido e fácil a eles e suas cláusulas, bem como identificação dos
stakeholders.

#5 Utilize um software especializado

Entenda que, sem a tecnologia, é quase impossível se igualar em eficiência

com vários de seus concorrentes.

Isso porque o uso de softwares de gestão garante maior nível de controle sobre
o processo de gestão de contratos, reduzindo o tempo dedicado às questões
operacionais, o que aumenta a eficiência produtiva e reduz custos.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de contratos?

Agora que você já entende a importância de ter um bom gerenciamento de

contratos, pôde observar que essa não é uma tarefa tão simples.
Isso porque a empresa possui diversos tipos de contratos e cada um tem sua
própria data de vigência.

Mas a tecnologia pode ser útil no gerenciamento desses documentos? De

acordo com uma pesquisa da Aberdeen Research, sim:

Custos administrativos relacionados à gestão contratual reduziram cerca de

30% com a implementação de software de automação.

Gestão dos contratos de compra e venda

Um sistema de gestão como o ERP (Enterprise Resource Planning) conta com

funcionalidades que ajudam a manter o controle sobre todos os contratos de
compra e venda da empresa.

Com ele, é possível monitorar a vigência do contrato, evitando sua perda por
falta de atenção.

Além disso, essa tecnologia também mantém um histórico de manutenções e

revisões, além de permitir um acompanhamento das aprovações e medições
por meio de um app.

Tudo isso dá mais mobilidade e otimiza os processos para que a sua gestão de
compras seja mais eficiente.

Previsão financeira

O sistema de gestão de contratos também gera uma previsão financeira por

meio dos dados dos contratos, além de ter a funcionalidade de corrigir de
forma automática os valores do orçamento.

Tudo isso é feito com base nas informações de cada documento, de forma
segura e rápida.

Essa função é muito importante para evitar problemas futuros. Além disso, o
sistema também calcula aditivos contratuais e reajustes previstos.

Esses relatórios gerenciais feitos por essa tecnologia mostram quais contratos
são mais lucrativos para o seu negócio.

Gestão dos contratos de câmbio

Outra facilidade do ERP é a gestão dos contratos de câmbio de importação e

exportação.
Essa tecnologia faz esse controle para não deixar que nada saia errado em suas
transações de comércio internacional.

O software permite que você registre os contratos, baixe todos os títulos

relacionados a eles e ainda gerencie os contratos de financiamento de
exportação.

Tudo isso de forma prática e em conformidade com a legislação vigente.

Conte com as tecnologias da TOTVS para gerir contratos

O software jurídico da TOTVS oferece uma abordagem abrangente e
tecnologicamente avançada que vai além do ERP, pois conecta, moderniza e
transforma as atividades fundamentais do departamento jurídico da sua
empresa.

Desenvolvidas com base nos processos característicos dos departamentos

jurídicos, nossas soluções proporcionam fácil acesso às informações,
processos individualizados por função e total integração.

O sistema para gestão jurídica foi projetado para atender aos diferentes papéis
dentro do departamento jurídico, como diretores, gerentes, advogados e
escritórios credenciados.

Além disso, a solução oferece recursos como controle aprimorado na

confecção e análise de minutas de contratos e procurações, automação de
fluxos de trabalho e tarefas de equipe, gestão eletrônica eficiente de
documentos e muito mais.

Modernize sua gestão contratual com o software jurídico da TOTVS e eleve

sua eficiência a um novo patamar!

Aproveite e conheça também o TOTVS Assinatura Eletrônica. Assine seus

contratos de forma ágil e segura — com 100% de validade jurídica e
conformidade à LGPD — com a ferramenta da TOTVS!
Conclusão
Como vimos, é essencial ter uma boa gestão de contratos para que a empresa
possa obter benefícios e garantir o cumprimento de tudo o que foi acordado.

Sendo assim, a tecnologia é um bom investimento para automatizar e tornar

esse processo mais eficiente, ágil e seguro.

É uma garantia de que sua empresa vai se posicionar como uma competidora
diante do mercado.

Além disso, ao investir em tecnologia para melhorar o gerenciamento de

contratos, você dá mais segurança aos clientes e fornecedores, tornando seu
processo produtivo mais transparente.

E, então, que tal tomar esse passo e colocar seu negócio em outro patamar,
com total controle sobre os contratos que fechar? As dicas para isso você já
leu neste conteúdo.

Só falta trilhar o caminho certo!

Para mais informações sobre como a tecnologia pode ajudar nos processos da
sua empresa, continue lendo o nosso blog para entender um pouco mais sobre
gestão de negócios, descobrindo novidades, tendências e dicas incríveis!

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