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Comprometida com as possibilidades

6 Benefícios da gestão de
contratos eficientes para o
mercado de Construção Civil
Introdução
Os gestores de contrato, em sua maioria, têm grandes dificuldades para
administrar uma infinidade de documentos envolvidos nas negociações e
também garantir o controle sobre todo o seu conteúdo. Um contrato contempla
definições das tarefas contratadas, prazos de vigência e validades que devem
ser aceitas por todas as partes envolvidas, desde o momento da assinatura da
parceria até o encerramento do prazo.

Isto significa que, gerir um contrato com eficácia é cuidar para que, ao final do
período estabelecido, tudo saia como o estabelecido (ou ainda melhor que o
previsto). A regra é contemplar a relação de ganha-ganha, ou seja, o contrato
deve ser benéfico tanto para quem contrata quando para quem fornece o
serviço ou produto.
No mercado de construção civil, o melhor dos mundos é a obra entregue no
prazo acordado e exatamente como foi prometida, e o valor quitado. E sabemos
que esse é o maior desafio do segmento. Pensando nisso e na importância de
um contrato bem feito e gerido, empresas do ramo de imobiliário e de
construção estão apostando na tecnologia: o sistema de ERP. Essa foi a melhor
solução encontrada para facilitar todos os processos e garantir entregas de alta
qualidade.

Entretanto, apenas um software não é a solução de todos os problemas

contratuais, já que a gestão eficaz depende de um profissional capacitado e da
integração entre todas as áreas envolvidas nas negociações. Há quem não dê o
valor merecido à gestão de contratos e há quem esteja buscando maneiras de
fazê-la da melhor forma possível.

Neste e-book, vamos apresentar os seis principais benefícios da gestão de

contratos eficiente no mercado de construção civil. Falaremos sobre o ganho de
tempo e diminuição do retrabalho, segurança das informações, riscos da
operação e também daremos algumas dicas para fazer uma boa gestão
contratual.

Boa leitura!
 1º Benefício:
diminuição do retrabalho
e aumento do ganho de tempo
1º Benefício: diminuição do retrabalho e aumento do ganho de tempo

A relação em que todos os envolvidos saiam ganhando é o ideal para todo tipo
de negociação, ou seja, o objetivo é que ambas as partes se satisfazem com o
que foi acordado. Por isso, na área de construção civil, é preciso bastante
atenção na elaboração dos contratos, mas também na sua gestão. Itens como
prazo de entrega, materiais utilizados, entre outros, são essenciais em um
contrato na área e, por isso, precisam estar sempre em conformidade com
todos os lados. Acontece que, em meio a tantas obrigatoriedades, burocracia e
papéis, alguns gestores acabam cometendo falhas que geram retrabalho,
desconfiança e perda de tempo.

Devido a isso, empresas do segmento estão apostando na tecnologia como

facilitadora de processos. Como hoje em dia todas as relações de
empreendimentos e negócios envolvem contratos, os sistemas ERP se
tornaram quase que obrigatórios nos escritórios de construtoras e
incorporadoras. Falaremos mais sobre os benefícios desse sistema no último
tópico do e-book.
2° Benefício:
eficiência
2° Benefício: eficiência

Com uma variedade imensa de documentos e cláusulas, é preciso ter cautela

durante a gestão de um contrato. O primeiro item a ser observado é que as
partes tenham conhecimento de que o contrato tem a função de impor limites à
vontade e à liberdade de ambas. Assim, a ciência plena de todo o conteúdo
contratual é a primeira questão importante no processo. Ademais, deve haver
planejamento e programação detalhados de todas as atividades e eventos
previstos durante a obra. Outro ponto importante é que sem recursos não há
realização do que é estabelecido no contrato, ou seja, sem capital não há
construção.

Para realizar uma boa gestão de contrato a empresa deve:

• Criar uma cultura de fiscalização periódica: assim ela garante que as

cláusulas contratuais e os eventos sejam efetivamente cumpridos no prazo;

• Conhecer sistemas de arquivamento: bons sistemas fornecem um

fácil e rápido às informações contratuais em casos de conflitos judiciais;

• Implementar sistemas de monitoramento de prazos e

vencimentos: desse modo, a empresa evita gastos com multas e pagamentos
fora do prazo;
2° Benefício: eficiência

• Acompanhamento e cuidados das renovações e rescisões de

contratos.

Não é novidade que os maiores desafios para a gestão de contratos se

concentram no respeito aos prazos, no entanto, há outros fatores que podem
melhorar todo o processo. Entre eles estão:

• Descentralização de responsabilidades;
• Integração de áreas distintas;
• Identificação de riscos;
• Consulta de documentos;
• Perda do histórico documental.
2° Benefício: eficiência

Entretanto, com um planejamento adequado, é possível evitar os riscos e

garantir a eficiência do contrato, isto é, a razão positiva entre esforço e
resultado e entre custo e benefício. Como? Conduzindo as atividades internas
sempre primando pela maximização dos resultados. Desse modo, o gestor de
contratos pode focar nas atividades mais relevantes de sua função, como:

• Otimização de resultados;
• Ampliação das vantagens;
• Enxugamento de gastos;
• Enxugamento dos processos de produção;
• Ampliação da qualidade nas atividades;
• Ampliação da produtividade;
• Satisfação das necessidades administrativas e sociais.

Lembre-se que a gestão eficiente do ciclo de vida dos contratos é seu maior
bem organizacional e com ela sua empresa poderá alcançar seus objetivos
evitando multas e demandas judiciais e manter clima favorável e de confiança
entre contratante e contratada.
 3° Benefício:
segurança das
informações geradas
3° Benefício: segurança das informações geradas

A segurança e confiabilidade das informações geradas no contrato são peças

fundamentais para uma boa gestão contratual. Isso porque todos os dados são
registros e documentos vitais para incorporadoras, construtoras e shoppings. É
por meio deles que uma empresa pode se resguardar e atuar de acordo com a
negociação pré-acordada, evitando problemas judiciais e desgastes nas
relações comerciais. Por isso, as empresas estão deixando os papeis para trás e
investindo em softwares que suportem todas as exigências e demandas da
construção civil. Essas demandas incluem o backup de contratos, criação de
cadastros, alterações e confiabilidade no preenchimento de dados.
 4° Benefício:
integração de
áreas distintas
4° Benefício: integração de áreas distintas

A integração entre os departamentos auxilia em todos os demais processos

inerentes ao trabalho das empresas do ramo de construção. Mesmo assim, há
casos de empresas que não têm uma integração abrangente de sistemas e
acaba tendo dificuldades no gerenciamento de contratos. No caso do processo
entre incorporadora e construtora, por exemplo, o envolvimento de diversos
agentes é natural, o que demanda uma certa integração.

A notícia boa é que os sistemas de ERP mais modernos oferecem recursos de

integração e comunicação de dados com clientes, fornecedor e instituições
financeiras. Nos casos de construtoras, incorporadoras e imobiliárias, por
exemplo, o recurso de integração entre departamentos e participantes dos
projetos é fundamental. É inviável implantar um ERP que não integre o fluxo de
informações de uma incorporadora com o da construtora responsável pelo
projeto e a imobiliária. Softwares que não sejam modulares, por exemplo,
complicam a integração entre os departamentos e podem se tornar mais um
gargalo no processo, em vez de ajudarem a otimizar as operações.
4° Benefício: integração de áreas distintas

Gestores sabem que a integração é essencial para que as estratégias e

operações de todas as áreas estejam alinhadas e assim gerem maior
produtividade. Dependendo do nível de aderência do software (funcionalidades
que atendem suas necessidades), a integração completa entre os setores
poderá trazer redução de custos, diminuição de tempo de operações básicas,
eliminação de retrabalhos, aumento da eficiência do atendimento e da
competitividade.
5° Benefício:
identificação
de riscos
5° Benefício: identificação de riscos

Ao identificar riscos é possível ganhar mercado e proceder mais

estrategicamente. E isso inclui aumentar o poder de decisão do gestor de
contratos. O risco da perda de histórico documental, por exemplo, é inerente a
maioria dos departamentos e deve ser analisado. Imagina o problema criado
com a perda de uma simples página de um contrato? É por isso que um software
é fundamental no processo. Com ele, é possível fazer backup dessas
informações e o risco de perder documentos cai para quase zero. Outro fator de
risco é a impossibilidade da consulta de documentos quando necessário, seja
para ratificar alguma informação, seja para contestar ou provar algo
judicialmente.
 6° Benefício:
eficiência na implantação
de um ERP
6° Benefício: eficiência na implantação de um ERP

A evolução tecnológica aumentou a quantidade de ferramentas que

proporcionam melhores resultados em todas as áreas do mercado. O setor
imobiliário, é claro, não ficou de fora dessa mudança. Para manter-se entre os
grandes e continuar ampliando os horizontes, players desse mercado estão
adotando soluções de ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, ou seja,
sistemas de gestão empresarial. O software de ERP integra e unifica todos os
departamentos e possibilita um controle mais amplo de todas as partes do seu
negócio — e isso inclui a gestão contratual. Além de facilitar a comunicação
interna, o sistema diminui custos e tempo com burocracias, já que todas as
informações estão em apenas um lugar podendo servir de base para as
decisões dos diversos setores.

Mas atenção! Implantar um ERP apenas não vai resolver todos os seus
problemas, é preciso se certificar de que ele esteja simplificando o
planejamento e o controle gerencial, físico e financeiro dos negócios. Verifique
se sua ferramenta permite o controle da carteira de clientes, de fornecedores,
das compras, do planejamento, dos contratos, da venda, dos pagamentos e,
além disso, integra todas as áreas envolvidas no projeto. Somente com uma
solução adequada você terá controle dos processos, vai agilizar o trabalho e
eliminar o fluxo de papéis.
6° Benefício: eficiência na implantação de um ERP

A integração entre as áreas também ajuda a controlar a execução das obras de

acordo com o contrato, pois permite fazer comparativos entre o que foi previsto
até o momento e o que foi efetivamente realizado. Assim, a ferramenta vai
munir o gestor de contratos com informações críticas para controlar despesas e
monitorar a rentabilidade do empreendimento. Com informações estratégicas,
o gestor ganha agilidade e assertividade na tomada de decisões. Como
resultado, a empresa gera mais lucro e aumenta sua competitividade no
mercado de construção civil.
Conclusão
Conclusão

Todas as empresas, em um momento ou em outro, ponderam custos e

benefícios de automatizar alguns processos. No caso da gestão de contratos, os
processos tradicionais acabam oferecendo à empresa certo nível de conforto,
possivelmente devido ao maior número de funcionalidades e tecnologias
relevantes. Mas é preciso sair dessa zona de conforto e buscas soluções que
tragam desafios, mas também resultados garantidos.

A gestão de contratos no mercado da construção civil, por exemplo,

tem se apresentado como um grande desafio dentro das empresas. As
motivações são diversas: desde o risco da perda documental até a falta
de integração entre os departamentos envolvidos no processo. E é por
isso que insistimos: a gestão eficiente do ciclo de vida dos contratos é
seu maior bem organizacional.

Ao prezar por uma gestão de contrato eficiente, sua empresa vai ter a garantia
de que a obra será executada, vai evitar multas, minimizar dúvidas, reduzir a
necessidade de demandas judiciais e, claro, manter clima favorável e de
confiança entre contratante e contratada.
Conclusão

Para isso, recomendamos fortemente a implementação de um ERP. No entanto,

a escolha de qualquer ERP não vai resolver os problemas da sua organização. A
tecnologia é impactada por questões de integração, disponibilidade de recursos
de suporte, e personalizações e você precisa estar atento a esses fatores. A
geração de relatórios, por exemplo, precisa oferecer informação em tempo
hábil para os responsáveis por tomadas de decisão de todas as áreas. Na parte
de contratos, você precisa se certificar que as informações estão seguras e
disponíveis a todo momento para os gestores.

Calcule as perdas que processos ineficientes geram a sua empresa todos os

anos e talvez você encontre uma justificativa bem forte para implementar um
novo sistema e melhorar a eficiência e nível de serviço prestado. Por isso, avalie
com profundidade as restrições e funcionalidades do sistema de ERP que sua
empresa irá contratar para evitar prejuízos no futuro. Por fim, dê a devida
atenção a gestão contratual, já que ela pode ser tanto motivos de dor de cabeça
quanto um bem precioso para sua empresa.

Obrigado pela leitura e até o próximo e-book!

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Comprometida com as possibilidades

Sobre a Globaltec

A Globaltec é uma empresa de software especializada em gestão e automação

de construtoras, incorporadoras e imobiliárias. Há 18 anos no mercado, a
Globaltec se preocupa em oferecer soluções efetivas para seus clientes. Todo
esse cuidado tem a intenção de transmitir ao cliente a confiança em contar com
um parceiro à sua altura.

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