Guia para fazer

Gestão Imobiliária
Sumário

Introdução....................................................... 3

Gestão financeira.............................................. 5

Gestão de documentos..................................... 14

Gestão patrimonial........................................... 19

Gestão de clientes............................................25

Conclusão...................................................... 30

Sobre a OLX.....................................................32
Introdução
 Introdução

Entre todos os empreendimentos disponíveis no mercado

brasileiro, o setor imobiliário carrega um dos melhores

históricos de rentabilidade. Afinal de contas, a demanda por

compras, vendas e locações se mantém constante pelo país,

equilibrando-se mesmo nos períodos de recessão econômica.

No entanto, esse é um segmento que exige uma disciplina

impecável em sua administração, garantindo um controle

rígido e transparente, que seja capaz de oferecer um serviço

de qualidade para o consumidor final. Por conta disso,

elaboramos este e-book especial sobre o tema, em que

abordamos os principais aspectos da gestão imobiliária.

Neste conteúdo, apresentamos dicas importantes

sobre a administração de valores, documentos,

imóveis e clientes, sendo uma leitura fundamental

para qualquer profissional do segmento imobiliário.

Portanto, não perca esta oportunidade e acompanhe!

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Gestão financeira
 Gestão financeira

Esse é o núcleo de qualquer operação imobiliária, pois como

você bem sabe, esse é um setor que movimenta um grande

volume de dinheiro por transação, considerando os valores dos

imóveis e a recorrência dos aluguéis.

Por conta disso, esse setor tende a se beneficiar de um

acompanhamento minucioso dos escritórios de contabilidade,

que são capazes de tornar a operação mais enxuta e eficiente

do ponto de vista operacional. Aqui, selecionamos 6 dicas

importantes para aprimorar a gestão de valores na sua

imobiliária. Dê uma olhada!

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 Gestão financeira

Elabore estratégias para

evitar a inadimplência

A locação é um serviço básico e tradicional para esse segmento.

No entanto, o sucesso dessa operação depende da regularidade

no pagamento dos inquilinos. Com isso em mente, o gestor

deve pensar em uma série de abordagens que possam reduzir

os atrasos e calotes, eliminando a oportunidade de uma

interpretação errada por parte dos clientes.

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 Gestão financeira

Veja algumas estratégias:

• sistema de notificação por SMS, e-mail e WhatsApp,

enviando a numeração do código de barras do boleto 5

dias antes do vencimento;

• site com ferramentas de gestão do pagamento, como

um verificador que confirma se as contas já foram pagas,

emissão de 2º via, reajuste automático do valor do aluguel

e afins;

• incentivos para que os clientes cadastrem esses

pagamentos em débito automático;

• envio de mensagens e e-mails notificando

as consequências imediatas e prolongadas

da inadimplência, pré-contabilizando o valor da multa e

dos honorários advocatícios.

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 Gestão financeira

Desenvolva planejamentos
de curto, médio e longo prazo

Com a imobiliária em pleno funcionamento, você precisa

desenvolver uma visão estratégica, pavimentando um caminho

de crescimento para o ano corrente, os próximos 5 e a próxima

década. Com essas 3 jornadas definidas, será possível estipular

metas, em números de faturamento, captação de clientes

e unidades, tornando o crescimento do negócio muito

mais palpável.

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 Gestão financeira

Acompanhe as estatísticas

Não adianta definir as metas e deixar a operação percorrer seu

próprio caminho. Na realidade, a gestão deve acompanhar o

negócio de perto, avaliando indicadores de desempenho para

balizar os resultados até a conquista dos objetivos finais. Alguns

exemplos comuns nesse setor são:

• ROI, o retorno sobre o investimento;

• ticket médio, o valor médio operado por cliente

trabalhado;

• churn, uma taxa que avalia a perda de clientes em um

determinado período;

• tempo de concretização, o período médio em que

um colaborador fecha uma venda, locação ou compra.

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 Gestão financeira

Defina uma separação clara entre

gastos pessoais e corporativos

Misturar esses 2 universos é a receita para o desastre,

ou melhor dizendo, para a falência de uma imobiliária.

Custos particulares não podem onerar a folha de um

empreendimento. A sua empresa deve absorver apenas

os gastos operacionais e paralelos ao próprio funcionamento,

evitando problemas na contabilidade e tributação desses valores.

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 Gestão financeira

Automatize processos

Após certo tempo, você há de notar que muito no cotidiano

da imobiliária tende a repetir um padrão, com procedimentos

bem rotineiros. Sendo assim, o gestor deve aproveitar essa

oportunidade para automatizar o maior número de tarefas com

esse perfil, abrindo tempo útil para que os funcionários operem

em tarefas mais importantes. A automatização pode ajudar a

sua imobiliária das seguintes maneiras:

• emissão de DARF e boletos;

• gestão de valores, com o recebimento

e repasse dos aluguéis aos proprietários;

• integração com o BACEN, atualizando

diariamente os índices e taxas de reajuste;

• registro do livro caixa, lançando receitas

e despesas automaticamente.

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 Gestão financeira

Invista em tecnologia

Essa é uma dica completar da anterior, já que a tecnologia é o

conceito-mãe da automatização. Recomendamos a contratação

de softwares de gestão especializada para imobiliárias, que

sejam capazes de centralizar cadastros, valores, recebimentos,

pagamentos e tributações em um único banco de dados.

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Gestão de documentos
 Gestão de documentos
CAPÍTULO 2

Aproveitando o gancho da tecnologia, chegamos em um tópico

indispensável à gestão das imobiliárias. Por serem operações

bastante burocráticas, o número de documentos repassados

nessas operações é gigantesco, e como se não bastasse, eles

ainda guardam informações sensíveis sobre os consumidores.

Por conta disso, elaboramos esta seção especial para a

gestão desses materiais, abordando o armazenamento,

confidencialidade e uso dos documentos no cotidiano desse

negócio. Veja as nossas dicas!

Conte com um termo

de uso transparente

Antes de qualquer coisa, os clientes precisam reconhecer a

competência da sua equipe no manuseio de informações tão

pessoais. Sendo assim, a imobiliária deve ter uma política

bem definida quanto a finalidade e uso desses documentos,

estipulando quem, quando e por que pode ter acesso a esses

materiais, reduzindo a possibilidade de perda ou prejuízo a

esses papéis.

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 Gestão de documentos
CAPÍTULO 2

Armazene as versões físicas de

maneira organizada e protegida

Apesar da confiabilidade das nuvens e das mídias físicas,

é sempre bom contar com os arquivos impressos em papel.

Mas nesse formato, os documentos devem contar com uma

área especial para o seu armazenamento, sendo arquivados

de uma maneira bastante lógica e acessível para quem precisar

encontrar algo em certo momento.

O acervo pode ser categorizado por data de emissão

do contrato ou nome do contratante — priorizando a maneira

que favorecer os funcionários responsáveis pelo manuseio

do arquivo. Além disso, pode ser interessante determinar

regras que proíbam circular na sala dos gabinetes com garrafas

da água, xícaras de café ou qualquer outro fluido que possa

danificar os materiais.

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 Gestão de documentos
CAPÍTULO 2

Coloque a digitalização como uma

prática indispensável da rotina

Nos tempos atuais, o tema da vez é apostar na prevenção.

Por conta disso, você deve determinar como obrigatório

a digitalização dos materiais em qualquer estágio dos

procedimentos, seja ao cadastrar um novo inquilino ou registrar

um novo interessado em algum imóvel.

Basicamente, a rotina de digitalização exige apenas 2 critérios,

um padrão e as ferramentas. O padrão é o processo em que

se ensina os colaboradores a escanearem os documentos,

nomeando os arquivos de acordo com algum parâmetro básico

que seja bom para a operação.

Já as ferramentas em si são aquelas utilizadas na facilitação

dessa rotina, como uma copiadora de alta definição conectada

às máquinas. O importante é que os funcionários saibam trabalhar

rapidamente com esse equipamento, sem perder tempo útil. Além

disso, pode ser interessante investir em porta-documentos, que

são aparatos de mesa para acomodar as cópias do dia.

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 Gestão de documentos
CAPÍTULO 2

Realize o backup dos arquivos

Atualmente, já é possível contar com soluções de backup

individualizados, que atualizam o arquivo de recuperação

sempre que um novo documento é inserido na mídia ou servidor

de referência. Com isso, você garante que a empresa esteja

sempre em seu estágio operacional mais recente possível,

recuperando-se com facilidade em caso da perda dos

documentos físicos.

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Gestão patrimonial
 Gestão patrimonial
CAPÍTULO 2

Para muitos gestores, essa é a área principal para o controle

de uma imobiliária em crescimento. De certa forma, essa é

uma conclusão coerente, pois a gestão patrimonial envolve

uma série de tecnicalidades e burocracias, que reforçam a

importância de equipes especializadas diante desses processos,

tanto no ponto de vista jurídico como contábil.

No contexto das imobiliárias, a maior parte do controle

patrimonial se foca nos bens tangíveis, compostos pelos imóveis,

veículos, computadores, celulares e todo outro tipo de ferramenta

ou patrimônio com valor claramente estipulado em mercado.

Mas pode ser que a sua imobiliária se envolveu em um projeto

pioneiro, criando um conceito de condomínios que agora podem

ser franqueados por todo os investidores nos litorais brasileiros.

Nessa situação, quando o seu negócio tem a posse de uma

marca, patente ou franquia, o controle patrimonial também

passa a administrar bens intangíveis. Agora, veja as nossas

melhores dicas no tema!

20
 Gestão patrimonial
CAPÍTULO 2

Atribua funções internas

Uma das melhores formas de agilizar o funcionamento de uma

imobiliária é diluindo a responsabilidade e as tarefas de acordo

com a competência técnica e hierárquica dos funcionários. Com

isso, é possível reduzir a demanda sobre os ombros do gestor,

que ganha tempo útil para elaborar estratégias de crescimento.

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 Gestão patrimonial
CAPÍTULO 2

A certo modo, existem 3 níveis de responsabilidade no cotidiano

de uma empresa:

• uso, delegada aos funcionários que utilizam

da propriedade da empresa, como os corretores e

vistoriadores que usam algum carro da frota;

• salvaguarda, atribuída aos colaboradores que cuidam

para que os itens e bens estejam em bom estado

de conservação;

• controle, a função de gerência sobre a aquisição, registro

e tributação desses bens, um grau comumente delegado

para os contadores e analistas do departamento

financeiro da imobiliária.

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 Gestão patrimonial
CAPÍTULO 2

Preste atenção às
atualizações legislativas

Uma tarefa especial para a equipe jurídica e tributária da sua

empresa. Além de acompanhar as novidades sobre a gestão

patrimonial, esses profissionais também devem ficar atentos

às Compliances, garantindo que a imobiliária opere dentro

da legalidade Municipal, Estadual e Federal.

Atualize os inventários periodicamente

Não precisa ser uma prática diária, mas, pelo menos, semestral.

Principalmente quando falamos de uma imobiliária com alta

rotatividade, com a compra e venda de muitos imóveis em um

mesmo mês. A atualização dos inventários pode ser delegada

à equipe contábil ou terceirizada a um escritório especializado

no tema. O importante é que essas informações sejam

acessíveis ao momento da declaração anual para a Receita.

23
 Gestão patrimonial
CAPÍTULO 2

Invista em tecnologia

Novamente, muito dos procedimentos listados são simples

inserções de dados. Apesar disso, aos poucos essas atividades

se acumulam e consomem um tempo considerável dos seus

funcionários. Nesse sentido, é muito importante ficar atento

às novidades tecnológicas, avaliando a contratação de um

software de gestão imobiliária, que seja capaz de automatizar

e acelerar os processos nesse cotidiano.

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Gestão de clientes
 Gestão de clientes

Por último e não menos importante, o tópico em que

abordamos o relacionamento com quem mais importa nessa

cadeia econômica: o consumidor final. É papel da imobiliária

encontrar compradores e inquilinos dos imóveis em seu

portfólio, além de atrair proprietários, que desejam alugar

seus imóveis. Sendo assim, elaboramos esta seção com

as melhores dicas no tema. Veja!

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 Gestão de clientes

Estude o seu público-alvo

Por lidar com públicos muito distintos, é comum que

as imobiliárias tenham certa dificuldade em traçar um perfil

padronizado do seu cliente tradicional, mas essa é uma análise

que pode ser realizada tanto internamente como de maneira

terceirizada. Na abordagem interna, basta estudar os relatórios

de gestão nos cadastros dos seus clientes.

Com isso, você consegue aferir algumas características

predominantes nos seus consumidores por categoria de consumo,

identificando idade, nível de renda mensal, profissão, sexo e

escolaridade. Pode parecer pouco, mas apenas com essas 5

informações você já ganha uma grande vantagem competitiva

ao tentar alcançar novos clientes, veiculando campanhas

publicitárias bem ajustadas.

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 Gestão de clientes

Alcance o seu público-alvo

Agora que você o conhece, é momento de ser visto.

Nesse contexto, pode ser interessante investir em soluções

de marketing e publicidade digital, além de publicar as suas

unidades imobiliárias em alguma plataforma bem estabelecida

no segmento nacional.

Com isso, você garante que o seu imóvel está sendo percebido

pela maioria dos consumidores na sua região, aumentando a

rede de oportunidades e facilitando a conversão de clientes

em potencial inquilinos e/ou compradores definitivos.

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 Gestão de clientes

Categorize os clientes

A filtragem dos leads, uma etapa na qual você separa

os consumidores por potencial e por probabilidade

de concretizar o negócio. Essa estratégia é fundamental para

definir os recursos dentro da sua empresa, permitindo que

os corretores empreguem mais tempo e assertividade nos

clientes que estão prestes a fechar um negócio.

Invista em tecnologia

Como nos demais focos da gestão, a transformação digital

também pode ajudar você a encurtar as distâncias com o seu

cliente ideal. Isso pode ser realizado por meio de estratégias

de comunicação, com Apps como o WhatsApp Business,

além de soluções de exposição do seu portfólio, com o

desenvolvimento de um site próprio, a assinatura de um Plano

Profissional em uma plataforma de anúncios e muito mais.

29
Conclusão
 CONCLUSÃO
conclusão

Por fim, ainda vale destacar a importância

da gestão pessoal, a área na qual se prioriza o

relacionamento interno entre os colaboradores

de uma empresa. Trabalhando no ramo imobiliário,

você reconhece a relevância do corretor para o

sucesso de uma imobiliária. Com isso em mente, é

interessante investir no desenvolvimento profissional

da sua equipe de vendas e de atendimento.

Assim, você estimula a moral da equipe, valorizando

cada um desses profissionais, que passam a

empregar as técnicas aprendidas nas interações

com os clientes. No fim das contas, a imobiliária

aumenta o nível de satisfação do consumidor, eleva

o faturamento e reduz os índices de cancelamento,

sendo, por isso, um excelente investimento

de retorno rápido sobre os resultados da empresa.

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A OLX Imóveis é um espaço bastante democrático, que pode gerar
muitos negócios em pouco tempo — são 6 milhões de usuários que
acessam diariamente nossos anúncios. Vale lembrar que a OLX é
uma empresa brasileira, em franca ascensão, que ajuda a promover o
consumo consciente.

Para se ter ideia de todo o potencial envolvido, 35% dos usuários de outras
categorias da OLX também mostram interesse em imóveis. No geral, é o
maior número de visitas em comparação com os outros portais do mesmo
segmento. Isso ajuda a entender porque a marca é mais lembrada entre
as pessoas que desejam vender, comprar ou alugar imóveis.

Entre agosto de 2018 e agosto de 2019, por exemplo, houve

um crescimento de 66% só no número de imóveis anunciados. Confira
mais alguns motivos e entenda por que anunciar com a gente:

• 1/3 dos potenciais compradores de imóveis do Brasil já estão na OLX;

• há ofertas em todas as faixas de preço;

• grande audiência entre todos os perfis e idades;

• 310 milhões de buscas mensais por imóveis;

• 8 entre 10 consumidores citam a OLX espontaneamente quando

pensam em sites e/ou aplicativos de imóveis;

• 143 milhões de buscas mensais para locação e 172 milhões de buscas

mensais para compra.