17/10/2019 # 9 etapas do gerenciamento do ciclo de vida do contrato

# 9 etapas do gerenciamento do ciclo de vida do contrato

O Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato (CLM) significa simplesmente gerenciar efetivamente contratos ou acordos e relacionamento entre entidades,
planejando adequadamente todas as etapas do gerenciamento de contratos, resultando na redução, eliminação ou mitigação de riscos financeiros, legais e de compras.

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Etapas críticas no gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM)

A seção a seguir explica sobre os estágios nº 9 e as melhores práticas do processo de Gerenciamento do ciclo de vida do contrato.

Etapa 1: Solicitação de contrato:

O Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato começa com o processo de Solicitação de Contratos, onde uma parte solicita ou inicia o processo de contratação e,
posteriormente, usa essas informações para redigir ou criar o documento do contrato. Geralmente, é a primeira etapa do Gerenciamento do Ciclo de Vida do
Contrato.

Entradas:

Informações sobre o que o contrato deve conter e datas críticas, como data de início do contrato, data de término e quaisquer marcos.

Saídas:
1. As informações de Solicitação de contrato são salvas no CLM Software System e visíveis no painel de gerenciamento de contratos para estágios adicionais do
CLM.
2. Trilhas de auditoria.

Etapa 2: Autoria do contrato, Revisão e revestimento vermelho, Negociação do contrato

No estágio Autoria ou Redação do Contrato, o documento do contrato ou contrato é criado ou gerado usando o CMx, que inclui todas as cláusulas, termos e
condições. Geralmente, é nesta fase que os Aprovadores e Contratantes de Contrato são determinados e os detalhes do aprovador e da assinatura são capturados no
documento do contrato.

Entradas:

Informações sobre solicitação de contrato.

Saídas:

1. Documento de contrato ou contrato, geralmente no formato Microsoft Word ou Adobe PDF salvo na solução de gerenciamento de documentos.

Etapa 3: Aprovação e Advogado ou Revisão Legal

O documento do contrato preparado na etapa anterior é enviado aos aprovadores internos ou externos e, depois que o documento for aprovado, o documento
contratual passa para a próxima etapa do ciclo de vida do CLM.

Entradas:
Documento de contrato.

Saídas:

1. Aprovações de contratos de partes interessadas designadas.

Etapa 4: Execução ou assinatura do contrato

O documento do contrato aprovado é enviado às respectivas partes para assinatura on-line ou usando processo manual.

Entradas:

Documento de contrato sem assinatura.

Saídas:

1. Documento de contrato com assinaturas eletrônicas de todas as partes contratantes.

Etapa 5: Contrato de banco de dados ou armazenamento de repositório

Depois que o documento do contrato é assinado, ele é armazenado permanentemente em um banco de dados de contratos de fácil recuperação. Os metadados e
documentos contratuais são indexados e salvos para referência futura.

Entradas:

Documento de contrato com assinatura.

Saídas:
1. Documento do contrato salvo no repositório de documentos para referência futura e acessível por meio da API do contrato.

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Etapa 6: Gerenciamento de registros

Esse estágio permite o controle completo de todos os documentos comerciais críticos por meio do armazenamento confiável de registros com backups e políticas de
aplicação de políticas de retenção, fornecendo a confiança de que seus registros críticos estão seguros para o gerenciamento global de informações com alta
conformidade.

Entradas:

Acordos, documentos contratuais.

Saídas:

1. Cumprimento da conformidade por armazenamento seguro em um sistema de gerenciamento de registros.

Etapa 7: Pesquisa e recuperação fáceis

Esse estágio permite que os usuários de negócios pesquisem, apliquem filtros e recuperem rapidamente documentos relevantes do sistema de contratos.

Entradas:
Repositório de contratos marcado com palavras-chave relevantes para facilitar a pesquisa e recuperação.

Saídas:

1. Pesquise os resultados do repositório de contratos com documentos relevantes.

Etapa 8: Atividade do usuário e relatórios

Cada estágio captura os logs de atividades do usuário e os metadados e documentos do contrato são indexados adequadamente para fácil recuperação. Esse estágio
garante que os usuários de negócios possam recuperar de maneira rápida e eficiente e extrair dados de contratos e produzir relatórios detalhados.

Entradas:

Repositório de contratos contendo contratos.

Saídas:
1. Relatórios personalizados.

Etapa 9: Renovação do contrato, alterações e disposição

Quando o contrato chegar à data de término, ele deverá ser renovado para permanecer no status ativo. Se o contrato não for renovado no prazo, poderá causar riscos
financeiros para as partes envolvidas no contrato.

Entradas:

Documento do contrato com uma data de validade recente.

Saídas:

1. Documento do contrato renovado para uma data de vencimento posterior.

Quais benefícios e retorno do investimento podem ser esperados usando o Software de gerenciamento de contratos?

Os contratos desempenham um papel crítico em qualquer transação com várias partes, documentando termos como datas críticas, preços, informações de partes
externas / internas e signatários. Perder a visibilidade de seus contratos e termos críticos pode levar a prazos perdidos, multas, pagamento em excesso por serviços,
cobrança pontual de pagamentos de fornecedores externos e muito mais, o que tem um alto impacto na operação de negócios e na margem de lucro. É essencial que
empresas de todos os setores gerenciem melhor seus contratos no nível corporativo. No entanto, muitas vezes várias unidades de negócios de uma organização têm
suas próprias unidades / diretórios ou outros armazenamentos de dados em que os contratos são mantidos. Isso pode causar confusão, confusão e potencial perda de
informações críticas.

Apenas algumas empresas em todo o mundo gerenciam seus contratos e processos de contrato muito bons. Ajuda a manter a ordem e a eficiência nessa área
crítica. O Sistema de Contratos varia de banco de dados muito simples que permite que as empresas pesquisem e localizem seus contratos e rastreiem informações
(como datas e prazos de vencimento do contrato) até sistemas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) que tentam automatizar todo o ciclo de vida do
contrato, desde a solicitação inicial do contrato através da criação de contratos, assinatura, arquivamento e relatórios pós-contrato. Alguns sistemas têm como
objetivo principal apoiar a função de compras e outros a função de contratação de vendas, mas cada vez mais esses sistemas estão sendo projetados para lidar com
todos os tipos de contratos.

Embora um banco de dados ou repositório de contratos simples seja suficiente para empresas com apenas um pequeno número de contratos, sistemas CLM com mais
recursos adicionam recursos e funções significativas para ajudar a gerenciar o que, para muitas empresas, é uma área cada vez mais complexa e crítica .

Com mais soluções de contrato sendo oferecidas como serviço hospedado em nuvem (SaaS), as vantagens dos sistemas CLM estão cada vez mais disponíveis,
mesmo para empresas e departamentos jurídicos menores.

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Um sistema integrado que aplica regras de negócios para gerenciar contratos da empresa em todo o mundo, desde a solicitação até a negociação e o arquivamento em
um repositório central, e que permite que pessoas e sistemas da organização acessem, analisem e atuem em informações relacionadas a contratos melhorar a
eficiência, consistência, relatórios e controle.

Vantagens da otimização da solução de gerenciamento de contratos

1. Tornar o processo de contratação eficiente e melhorar o tempo do ciclo do contrato

Melhorar a eficiência do processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato

2. Eliminar as despesas gerais associadas aos contratos

3. Conseguir a efetivação de contratos é importante para otimizar a consistência dos contratos e processos contratuais em toda a organização para a devida diligência e gerenciar
proativamente os riscos

4. Mitigação de riscos e melhor controle de questões de reconhecimento de riscos e receitas

5. Melhorar a visibilidade em toda a empresa de contratos e informações relacionadas - os membros da equipe têm acesso às informações de que precisam

6. Eliminar entrada redundante de informações

7. Maior conformidade com fornecedores e fornecedores

8. Maior conformidade legal usando a ferramenta de elaboração de contrato comum e termos e condições consistentes.

A conformidade legal com o uso eficaz do Contract Management System pode fornecer rápido retorno do investimento para sua empresa.Todas as equipes de projeto podem usar o mesmo sistema para gerenciar documentos
e metadados do contrato em um único local, padronizando e otimizando as tarefas e atividades de gerenciamento de contratos.

9. Otimização de gastos aprimorada.

10. Mais importante, a vida de gerentes de contratos, gerentes de compras e profissionais jurídicos se torna fácil, pois todos colaboram usando a mesma ferramenta em toda a
organização.

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