UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO RIO DE JANEIRO

PRÓ-REITORIA DE ASSUNTOS FINANCEIROS

DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS
COORDENAÇÃO DE CONTRATOS E GESTÃO DE ESPAÇO FÍSICO

MANUAL DE
GESTÃO E
FISCALIZAÇÃO DE
CONTRATOS

Equipe DGCC, elaboração/colaboração:

Ana Cláudia da Silveira Aleixo
Camila Maia de França Azevedo
Daniele Batista de Oliveira
Hugo Gabrielli Fingolo Turques Patrício
Jamile Maia Ramos
Janaina Gomes de Andrade
Shana de Hollanda Trindade

Seropédica – RJ
Agosto/2018
 ORIENTAÇÕES PARA OS GESTORES E FISCAIS DE CONTRATOS DE
TERCEIRIZAÇÃO

Tendo em vista as grandes dificuldade enfrentadas por esta instituição para gerir suas
contratações, especialmente na formalização e execução contratual, e em relação a parte
administrativa, gestores e fiscais, seja pela necessidade de qualificação e rotatividade de pessoal,
pela burocracia, pela falta de integração e socialização das informações acerca do cumprimento das
cláusulas contratuais pelos fornecedores entre outros, é que o Departamento de Gestão de
Contratos e Convênios – DGCC, vem apresentar aos gestores e fiscais de contratos as determinações
estabelecidas na Instrução Normativa nº 05/2017, no artigo 67 da Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, e
demais legislações. Estamos propondo normatizar, através deste manual orientar e auxiliar os
servidores designados como GESTOR e FISCAL de contratos, com o objetivo de otimizar as
atividades, estabelecendo as rotinas que irão agilizar e aprimorar os procedimentos existentes. E
esperamos que este seja de grande utilidade para todos.

v Atribuições do DGCC
São atribuições do Departamento de Gestão de Contratos e Convênios – DGCC, realizar o
gerenciamento geral dos contratos, a formalização dos mesmos, Termos Aditivos e Apostilamentos.
Sendo o Gestor do Contrato o responsável pelo acompanhamento de todo o processo, verificando as
possíveis necessidades e pendências que possam vir a ocorrer e, então, transcrever tais necessidades
à Administração através de justificativa formal anexada aos autos do processo, estando em constante
contato com a empresa contratada, a qual manifestará formalmente seu de acordo, conforme o caso.
O DGCC tem o controle de todos os contratos formalizados, os quais são registrados,
publicados e arquivados na Coordenação de Contratos e Gestão de Espaço Físico, assim como
todas as suas alterações posteriores, tais como: a Garantia Contratual, Apostilamentos, Termos
Aditivos, Portaria de designação do Gestor. Sendo, portanto, a área que dá suporte ao gestor e a
Administração, operando da seguinte forma:

1. Solicita apresentação de documentação da Contratada para inclusão de dados nos contratos e nos
Termos;
2. Elabora: Contratos, Termos Aditivos, Termos de Cessão, Permissão de Uso, Rescisão.
3. Corrige: Após análise pela Procuradoria Federal dos Contratos e Termos em formato de MINUTA;
4. Verificação quanto à regularidade, condições de habilitação, da Contratada junto aos órgãos de
controle: CADIN, SICAF, CEIS, entre outras certidões;
5. Publicação no Diário Oficial da União: Dos Contratos, Convênios, Acordos de Mútua Cooperação,
Atas, Apostilamentos, Termos de Cessão, Permissão de Uso; Termos Aditivos relativos a
prorrogações, acréscimos, repactuações, alterações de cláusulas e suas Retificações – caso haja;
6. Solicita apresentação de garantia de contrato (caução), se for o caso; (INCLUSÃO)
7. Para os casos de Termos Aditivos - finalização de vigência, rescisões, prorrogações, análise quanto
à solicitação de acréscimos contratuais, repactuações, alterações de Cláusulas Contratuais e
Prestação de Contas. O DGCC (CCGEF) recebe a solicitação da empresa, formalizada através de
pedido encaminhado ao gestor, e este, anexar a solicitação ao processo, e numerar as páginas;
informar através de despacho quanto à vantajosidade/necessidade do ato e dá o parecer
dos serviços prestados até aquele momento; posteriormente, o DGCC encaminha à Pró-

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 2-23

 Reitoria de Assuntos Financeiros - PROAF para ciência, aprovação ou não, e o devido
encaminhamento.
8. É de responsabilidade do gestor evocar o item 7, informando o grau de importância do objeto,
verificando se existe vantajosidade para a Administração, sendo o DGCC responsável pela
formalização da MINUTA e encaminhamento à Pro-Reitoria de Assuntos Financeiros, com vista à
Procuradoria Jurídica para análise e emissão de parecer.
9. Quanto às necessidades do DGCC para desempenhar suas atividades, tendo em vista o princípio
da eficiência, há que se observar:
9.1. Que as solicitações dos gestores referentes ao Item 7 sejam emitidas com tempo hábil
para a tramitação interna e dentro do prazo de vigência do contrato;
9.2. Que as planilhas para acréscimos de acordo com a numeração dos itens de seus respectivos
Editais e sejam reconhecidas, analisadas e aprovadas por seus gestores;
9.3. Que as planilhas referentes aos pedidos de repactuação sejam anexadas ao processo pelo
gestor e encaminhadas a PROAF com vistas ao DCF para análise;
9.4. Que para os procedimentos de Prestação de Contas seja observada a legislação vigente;
9.5. Portanto, toda e qualquer manifestação por parte da empresa deve ser avaliada pelo gestor,
para os encaminhamentos posteriores.

v GESTÃO E FISCALIZAÇÃO
A GESTÃO e a FISCALIZAÇÃO de contrato são funções diferentes. A Gestão é o serviço geral
de gerenciamento do contrato; a Fiscalização é uma ação de acompanhamento.
Na GESTÃO, cuida-se, por exemplo, do reequilíbrio econômico-financeiro, de incidentes
relativos a pagamentos, de questões ligadas à documentação, ao controle dos prazos de vencimento,
de prorrogação, etc. É um serviço administrativo propriamente dito. O Gestor é designado para
coordenar e comandar o processo da fiscalização da execução contratual. É o representante da
Administração, especialmente designado na forma do artigo 67 da Lei nº 8.666, de 1993, e do art. 6º
do Decreto nº 2.271, de 1997, para exercer o acompanhamento e a fiscalização da execução
contratual, que deve informar a Administração sobre eventuais vícios, irregularidades ou baixa
qualidade dos serviços prestados pela contratada, propor soluções para regularização das faltas e
problemas observados e sanções que entender cabíveis, de acordo com as disposições contidas na
Instrução Normativa nº 05/2017.
Já a FISCALIZAÇÃO é exercida necessariamente por um representante da Administração,
especialmente designado, como preceitua a lei, que cuidará pontualmente do contrato, ou seja, do
acompanhamento cotidiano da execução do contrato. Este profissional deverá possuir os
conhecimentos técnicos necessários, pois é de sua incumbência avaliar a qualidade da prestação dos
serviços e apontar eventuais ocorrências, cabendo-lhe verificar o cumprimento dos prazos e de
outras condições estabelecidas pelas obrigações assumidas entre contratante e contratado, para que
a Administração se certifique que está sendo executado o que efetivamente fora pactuado.
Portanto, o Gestor e o Fiscal de Contratos deverão agir em conjunto, cada um desenvolvendo
as suas funções, de forma proativa e preventiva, observando o cumprimento das regras previstas no
Termo de referência, projeto básico e no instrumento contratual, pela contratada, e observando se
os resultados esperados serão alcançados de forma eficiente e com eficácia, na prestação dos
serviços.

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 3-23

FISCAL TÉCNICO DO CONTRATO: A Administração poderá designar um Fiscal Técnico para auxiliar
o Gestor na fiscalização da execução contratual, principalmente nos contratos de alta complexidade
técnica quando o Gestor do Contrato não possuir o conhecimento técnico necessário. A competência
do Fiscal Técnico consiste na aprovação das medições e emissão de pareceres técnicos para auxiliar
o Gestor do Contrato no ateste das notas fiscais. (Inciso II, § 2º do Artigo 31 da IN SLTI MPOG
05/2017 e suas alterações).

FISCAL ADMINISTRATIVO DO CONTRATO: A Administração poderá designar um Fiscal

Administrativo para auxiliar o Gestor na conferência dos documentos trabalhistas, fiscais e
previdenciários das empresas contratadas, principalmente se a instituição não dispuser de uma Área
Especializada de Contratos na sua estrutura organizacional.

v ATRIBUIÇÕES DO GESTOR DE CONTRATOS

A eficiência de um contrato está diretamente relacionada com o acompanhamento de sua
execução. O gestor de contrato tem grandes responsabilidades pelos seus resultados, devendo
observar o cumprimento integral das obrigações contratuais, entrega dos bens, execução dos
serviços e obras.

São suas atribuições:

1. Fazer o contato entre as necessidades da Administração e a contratada;

2. Ser responsável pela guarda, conservação, atualização e acompanhamento do processo;
3. Manifestar-se sobre possíveis entraves que venham ocorrer durante a vigência do contrato,
entrando em contato com a empresa com o intuito de saná-los e comunicando à Administração,
quando for o caso;
4. Manter registro de todas as ocorrências relacionadas a execução do objeto contratado, inclusive
o controle do saldo de empenho contratual;
5. Encaminhar para pagamento as faturas ou notas fiscais atestadas pelo Fiscal/Gestor do
Contrato;
a) Encaminhar junto à fatura/nota fiscal, a nota fiscal de simples remessa ou o rol dos materiais
utilizados na obra pela contratada, quando for o caso;
b) No caso de serviços de terceirização de mão de obra, a nota fiscal deve ser encaminhada para
pagamento através de abertura de novo número de processo, e juntamente com todos os
documentos comprobatórios da execução do serviço, tais como: - relação dos trabalhadores,
- Espelho da folha de pagamento, - folhas de ponto dos funcionários, - contracheques dos
funcionários, - comprovantes de pagamento de passagem, - comprovantes de alimentação/
vale alimentação, - Guia de recolhimento Previdência Social - INSS, - guia de recolhimento
do FGTS, - Relatório GFIP – SEFIP, - Espelho da folha de pagamento, referente ao mês/20XX;
- Protocolo de conectividade social; entre outros, que deverão ser devidamente conferidos
pelo gestor, antes do envio à PROAF para autorização de pagamento. Deverá ainda o gestor
elaborar a Planilha de retenção da conta vinculada (modelo Anexo I) que deverá ser
encaminhada juntamente com os demais documentos supracitados.
6. Comunicar e justificar formalmente ao DGCC (CCGEF) quando da necessidade de:

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 4-23

 a) alteração contratual, para melhor adequar seus termos, qualitativa ou quantitativamente, às
necessidades do órgão, em especial ao observar que o saldo contratual restante será
insuficiente para atender as expectativas de utilização;
b) rescisão do instrumento de contrato, por perda do objeto ou conveniência da Administração;
e
c) abertura de novos procedimentos licitatórios, desde que com antecedência mínima de 7
(sete) meses do término contratual, ou assim que for detectada a necessidade, em
decorrência da inadequação ou insuficiência do atual para atender as expectativas do órgão
ou em razão da impossibilidade de prorrogação do contrato, inclusive inabilitação da
empresa que a impeça de contratar com a Administração;
7. Verificar junto a empresa, se há concordância com a prorrogação/renovação do contrato,
com antecedência de 5 (cinco) meses do término contratual; Devendo, a empresa enviar
carta/documento para anexar ao processo.
8. Comunicar, encaminhando o processo administrativo ao DGCC (CCGEF), com a anuência da
unidade demandante, e com antecedência mínima de 5 (cinco) meses do término
contratual, da necessidade de prorrogação contratual, quando legalmente prevista, juntando
ao processo carta/documento de concordância da empresa, solicitação de prorrogação, para
confecção do pertinente Termo Aditivo, apresentando para tanto as devidas justificativas;
9. Receber e encaminhar para submissão à Pro-Reitoria de Assuntos Financeiros, para as
providências cabíveis, os pleitos da Contratada referentes a reajustes, repactuações e
reequilíbrios econômico-financeiros;
10. Verificar, junto ao fiscal, se os terceirizados estão cumprindo regularmente a jornada de
trabalho, de forma a atuar tempestivamente na solução de eventuais problemas verificados, nos
contratos de serviços que envolvam mão-de-obra, podendo ser auxiliado pelo Fiscal Técnico.
11. Autorizar a realização de horas extraordinárias dos terceirizados, nos contratos de serviços que
envolvam mão-de-obra, caso haja previsão contratual, podendo ser auxiliado pelo Fiscal
Técnico no controle dessas horas extraordinárias.
12. Todos os envolvidos no acompanhamento e fiscalização do contrato devem verificar o
cumprimento das obrigações trabalhistas contidas em convenção coletiva, acordo coletivo ou
sentença normativa em dissídio coletivo de trabalho e das demais obrigações dispostas na
Consolidação das Leis do Trabalho em relação aos terceirizados vinculados ao contrato.
13. Gestor e/ou Fiscal Técnico devem cuidar para que as solicitações de serviços sejam dirigidas ao
Preposto da Contratada. Da mesma forma, eventuais reclamações ou cobranças relacionadas
aos terceirizados.
14. Nos contratos com dedicação exclusiva de mão-de-obra, solicitar à Contratada, mediante
notificação formal e devidamente motivada, a substituição de terceirizado com comportamento
julgado prejudicial, inconveniente ou insatisfatório à disciplina ou ao interesse da
Administração. Poderá, por iguais motivos, ser solicitada também a substituição do Preposto da
Contratada. O Gestor poderá ser auxiliado pelo Fiscal Técnico na tomada de decisão das
substituições acima referenciadas.
15. Comunicar, imediatamente, ao Fiscal Administrativo do Contrato quando ocorrer admissões,
substituições ou demissões de terceirizados, para que o Fiscal Administrativo ou a Área de
Contratos possa solicitar o envio dos documentos pela Contratada. Ambos, Gestor e Fiscal,
devem estar cientes de admissões, substituições ou demissões de terceirizados que venham a
ocorrer, para que possam solicitar à Contratada os documentos necessários;

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 5-23

16. Quando houver mudanças na gestão e/ou fiscalização do contrato, o Gestor Titular deverá
entregar todos os mecanismos de controle, informações ao seu sucessor, ou ao fiscal. O
Gestor/Fiscal Titular que não transferir todos os documentos, informações e mecanismos de
controle ao seu sucessor, estará sujeito a responsabilizações futuras;
17. Notificar a contratada para que regularize os documentos fiscais, quando necessário; assim
notificá-la sempre que alguma obrigação for descumprida ou executada fora do prazo;
18. Emitir Atestado de Capacidade Técnica, podendo ser auxiliado pelo Fiscal Técnico, quando
solicitado pela contratada, acerca da capacidade técnica de fornecedores, executantes de obras
e prestadores de serviços e submetê-lo à unidade de acompanhamento (DGCC/CCGEF) para
ciência e concordância;
19. Verificar junto aos Fiscais de Contrato (se houver) se os prazos de entrega, especificações e
quantidades contratadas, bem como as prestações de serviços, encontram-se de acordo com o
estabelecido no instrumento contratual;
20. Anotar todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando à
contratada o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados, juntando as
notificações e respostas da contrata, tempestivamente, ao processo de contratação;
21. Comunicar ao DGCC/CCGEF, formalmente, as irregularidades cometidas passíveis de
penalidade, após os contatos prévios e comunicações realizadas com a contratada;
22. Acompanhar/encaminhar o processo junto à PROAF/DCF, até 20 de novembro de cada ano
(ou data designada no competente decreto de encerramento de exercício financeiro), as
obrigações financeiras não liquidadas no exercício, visando à obtenção de reforço,
cancelamento e/ou inscrição de saldos de empenho à conta de restos a pagar;
23. Acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma físico-financeiro estabelecido,
encaminhando à autoridade competente eventuais pedidos de modificações, substituições de
materiais e equipamentos, formulados pela contratada, nos casos de obras;
24. Manter controle atualizado dos pagamentos efetuados, em ordem cronológica, observando
para que o valor do contrato não seja ultrapassado;
25. Zelar pela fiel execução dos serviços, sobretudo no que concerne à qualidade dos materiais e
acompanhar o cumprimento, pela contratada, do prazo de execução.
26. Notificar formalmente a Contratada quando forem constatados inadimplementos contratuais,
para, dentro de um prazo razoável, elaborar manifestação e solução do problema;
27. Submeter os casos de inadimplementos contratuais ao DGCC/CCGEF, mediante comunicação de
ocorrência, sempre que, depois de notificada, a Contratada não apresentar solução satisfatória
dentro do prazo, ou quando a frequência dos registros prejudicar a consecução do objeto da
contratação, para que seja dado início ao processo de penalidade;
28. Verificar o cumprimento das obrigações trabalhistas por parte da contratada;
29. Obter informações junto ao fiscal, no caso de serviços terceirizados, das obrigações abaixo:

a) Verificação junto as unidades administrativas usuárias dos serviços, sobre os

procedimentos de controle que estão executando, quanto a prestação das informações
corretas;

b) Controle e acompanhamento da frequência mensal dos profissionais alocados;

c) Elaborar o relatório de acompanhamento mensal do contrato, de maneira concisa e clara,

de forma que não pairem dúvidas quanto às informações e interpretações ali registradas,
definindo-se, quando cabível, o cálculo do desconto das horas ou dias não trabalhados pelos

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 6-23

 profissionais ou encarregados, como também as penalidades e retenções/glosas aplicadas
à contratada nos termos do contrato;

30. Acompanhar o saldo dos empenhos efetuados, solicitando seu reforço, quando necessário, e
desde que haja prévia aprovação da despesa, bem como acompanhar o saldo contratual,
mantendo sempre a área financeira e orçamentária informada acerca de pagamentos
eventualmente pendentes;
31. Encaminhar o processo à PROAF, no início de exercício financeiro, pedido de reforço ou
novo empenho, para fazer face às despesas correntes;
32. Receber, provisória e definitivamente, as aquisições, obras ou serviços sob sua
responsabilidade, mediante recibo ou Termo Circunstanciado, quando não for designada
Comissão de Recebimento ou outro servidor;
33. Atualizar, mensalmente (ou outro prazo estabelecido), as informações relativas a mão de obra
efetiva junto à unidade competente para fins de publicação no Portal da Transparência;
34. Prestar, no prazo estipulado, as informações requeridas pelo DGCC para atendimento dos
órgãos STJ, AGU, TCU, órgãos do Poder Judiciário, órgãos de fiscalização e demais entidades
relativas ao objeto do contrato; tais informações serem transmitidas aos referidos Órgãos pela
autoridade competente;
35. Receber e analisar o pedido e documentos relativos à liberação de recursos da conta-vincula,
encaminhando ao DGCC (CCGEF), através de memorando, pedido de liberação, mencionado o
número do contrato, empresa, CNPJ e valor a ser liberado, juntamente com planilha de cálculo;
36. Acompanhar pesquisas mercadológicas, a serem executadas pelo Fiscal do Contrato/Setor de
pesquisa de Preços - DMSA, para verificar a economicidade dos preços praticados e atestar a
compatibilidade com os preços de mercado, com vistas a monitorar periodicamente os custos
de contratação e apoiar, sempre que solicitado, a unidade de acompanhamento por ocasião das
prorrogações contratuais, repactuações, reajustes e reequilíbrios econômico-financeiros;
37. Encaminhar, para conhecimento e providências do DGCC/CCGEF, questões relevantes que, por
motivos técnicos ou legais justificáveis, não for possível solucionar;
38. Determinar que o contratado dê início à correção dos defeitos ou desconformidades com o
ajustado, constatados durante a execução do objeto ou após o recebimento provisório, fixando
prazo para o término da correção;
39. Informar à Administração as ocorrências relacionadas com a execução do contrato que
ultrapassarem a sua competência de atuação, objetivando a regularização das faltas ou defeitos
observados;
40. Formalizar todo e qualquer entendimento com a Contratada ou o seu preposto, assim como
documentar por meio de atas as reuniões realizadas com os mesmos; e havendo novo
procedimento licitatório em curso, se houver possibilidade legal de prorrogação e o objeto
contratado não puder ter descontinuidade de cobertura contratual, o Gestor do Contrato deverá
comunicar interesse na prorrogação, observado o estabelecido no “item 7.”, expressando as
eventuais ressalvas assim como a necessidade de previsão de rescisão contratual a qualquer
tempo no interesse da Administração.
41. Encaminhar à PROAF, os pedidos de liberação da restituição da garantia contratual a Contratada
após o encerramento do Contrato, quando não houver pendências por parte da Contratada e
quando solicitado pelo Fiscal Administrativo ou Área Especializada de Contratos;
42. Zelar pelo bom relacionamento com a Contratada, mantendo um comportamento ético, probo e
cortês, bem como todos os envolvidos no acompanhamento e fiscalização do contrato,

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 7-23

 considerando que encontrarem-se investidos na qualidade de representantes da
Administração.
43. Aplicar os descontos previstos no ANS – Acordo de Nível de Serviço, constante no Edital de
Licitação, quando for o caso, podendo ser auxiliado pelo Fiscal Técnico.
44. Findo o mês da prestação dos serviços, enviar e-mail à Contratada, contendo o “Relatório Mensal
de Fiscalização” e o “ANS – Acordo de Nível de Serviço” (quando houver desconto), informando
o valor da nota fiscal e autorizando a sua emissão pela Contratada, podendo ser auxiliado pelo
Fiscal Técnico.
45. Quando observada a irregular situação fiscal da contratada, incluindo a seguridade social, a
Contratada deverá ser notificada pelo Gestor/Fiscal, sendo vedada a retenção de pagamento por
serviço já executado, ou fornecimento já entregue, sob pena de enriquecimento sem causa da
Administração.
46. Notificar e estabelecer prazos à Contratada em face a pendências na execução do contrato,
solicitando a autoridade superior, a autorização para abertura de processo administrativo para
aplicação de sanções, caso seja necessário.
47. Exigir da Contratada os Termos de Garantia e os Manuais completos (instalação, operação e
outros que sejam necessários) das máquinas ou equipamentos instalados durante a execução
dos serviços, além de outros documentos técnicos relacionados ao objeto da contratação,
quando for o caso. Sendo recomendável que o Gestor do Contrato mantenha uma cópia desses
documentos sob a sua guarda, podendo ser auxiliado pelo Fiscal Técnico.

Todas as solicitações/registros inerentes ao contrato deverão estar contidas no

processo, com suas páginas devidamente numeradas e rubricadas.

OBS.: O gestor deverá adotar as providências necessárias ao fiel cumprimento do contrato,

em observância ao artigo 58, inciso III, combinado com o artigo 67 da Lei 8.666, de 21 de
junho de 1993, estabelece os parâmetros e resultados previstos na execução do mesmo.
As decisões e providências que ultrapassarem a sua competência deverão ser
encaminhadas à Pró-Reitoria de Assuntos Financeiros; e da mesma forma o Fiscal de Contratos, que
se reportará, em tempo hábil, diretamente ao Gestor de Contratos, de acordo com o que preconiza o
presente manual, adotando medidas pertinentes de acordo com a lei.

v QUANTO AO REPRESENTANTE DA CONTRATADA: O PREPOSTO

O preposto, segundo exigência do caput do artigo 68 da Lei n. 8.666/1993, é o particular
indicado pela contratada e devidamente aceito pela Administração para representá-la na execução
do contrato. Trata-se de agente responsável pela gestão operacional, in loco, da obra, fornecimento
de bem ou prestação de serviço objeto do contrato, devendo atender às solicitações da
Administração com presteza, visando ao cumprimento das obrigações assumidas.
O preposto exerce a fiscalização do contrato sob a perspectiva da empresa contratada, ao
mesmo tempo em que faz a interface com o gestor do contrato. É o preposto quem deve resolver os
problemas detectados na execução contratual e apresentar as soluções para o adequado
cumprimento da avença.

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 8-23

ATRIBUIÇÕES do Preposto:
É o preposto quem deve dar ordens diretas aos empregados da empresa contratada, cabendo a ele,
entre outras atribuições:
- verificar, quando a mensuração da execução dos serviços terceirizados envolver postos de trabalho,
se estes estão devidamente cobertos;
- salvaguardar, no âmbito do local de trabalho e fora dele, os direitos dos empregados que sejam
amparados pela legislação trabalhista;
- fiscalizar se os empregados estão observando o horário de descanso intrajornadas e interjornadas;
e
- quando houver previsão de serviço em hora suplementar, fazer que os empregados observem os
limites autorizados pela autoridade competente, sem prejuízo da observância das restrições
previstas na legislação trabalhista.

v ATRIBUIÇÕES DO FISCAL DE CONTRATO

1. Compete zelar pelo efetivo cumprimento das obrigações contratuais assumidas e pela qualidade
dos produtos fornecidos e dos serviços prestados;
2. Realizar medições e controlar os serviços executados;
3. Conferir os dados das faturas antes de atestá-las, promovendo as correções devidas e
arquivando cópia junto aos demais documentos pertinentes;
3.1 Devendo observar, no caso de contratos de terceirização, se foram apresentados pela empresa,
junto a fatura, todos os documentos comprobatórios da execução do serviço, tais como:
- relação dos trabalhadores,
- Espelho da folha de pagamento,
- folhas de ponto dos funcionários,
- contracheques dos funcionários,
- comprovantes de pagamento de passagem,
- comprovantes de alimentação/ vale alimentação,
- Guia de recolhimento Previdência Social - INSS,
- guia de recolhimento do FGTS,
- Relatório GFIP – SEFIP,
- Espelho da folha de pagamento, referente ao mês/20XX;
- Protocolo de conectividade social,

Atenção: Antes de atestar a Nota Fiscal, o fiscal deverá utilizar o check-list, Anexo II
deste Manual, para a verificação da documentação e das informações necessárias
para efeitos de pagamento.

Caso a documentação não esteja completa ou se houver qualquer outra pendência, o

fiscal deverá entrar em contato com a contratada urgentemente, solicitando o

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 9-23

 encaminhamento dos documentos faltantes ou das informações necessárias, sob
pena de não ser realizado o pagamento enquanto a situação não se regularizar.

4 Adotar medidas preventivas que garantam condições de trabalho para os trabalhadores e

protejam os interesses da UFRRJ;
5 Realizar avaliações dos serviços prestados, comparando o realizado com o pactuado;
6 Garantir a observância das normas técnicas legais, bem como das especificações e métodos
empregados;
7 Exigir o uso correto dos equipamentos de segurança do trabalho, individuais e coletivos;
8 Comunicar ao Gestor de Contratos, formalmente, irregularidades cometidas passíveis de
penalidade, somente após os contatos prévios e comunicações realizadas com a contratada,
como por exemplo, notificações por escrito, através de ofício.
9 Deverá acompanhar, fiscalizar e atestar as aquisições, a execução dos serviços e obras
contratadas, bem como indicar as eventuais glosas das faturas e providenciar, quando for o caso,
o recibo ou termo circunstanciado necessário ao recebimento do objeto do contrato e enviar ao
Gestor do Contrato no prazo de 2 (dois) dias úteis para o pagamento do preço ajustado, conforme
definido no instrumento de contrato;
10 Anotar todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, informando ao Gestor do
Contrato aquelas que dependam de providências, com vistas à regularização das faltas ou
defeitos observados;
11 Acompanhar e controlar, quando for o caso, as entregas e o estoque de materiais de reposição,
destinados à execução do objeto contratado, principalmente quanto à sua quantidade e
qualidade;
12 Formalizar, sempre, os entendimentos com a Contratada ou seu Preposto, adotando todas as
medidas que permitam compatibilizar as obrigações bilaterais;
13 Manter o controle nominal dos empregados da Contratada vinculados ao contrato, bem como
exigir que se apresentem uniformizados, com crachá de identificação e bom comportamento;
14 Avaliar constantemente a qualidade da execução contratual, propondo, sempre que
cabível, medidas que visem reduzir gastos e racionalizar os serviços;
15 Observar rigorosamente os princípios legais e éticos em todos os atos inerentes às suas
atribuições, agindo com transparência no desempenho das suas atividades;
16 Para os contratos de prestação de serviços continuados que envolverem terceirização de mão de
obra:
16.1 Deverá inicialmente ser providenciado uma planilha, contendo as seguintes
informações relativas ao quantitativo de pessoal contratado:

Nome completo, CPF, cargo, lotação, remuneração (salário e eventuais adicionais,

gratificações e benefícios recebidos), que deverá estar de acordo com a legislação
vigente e com o constante da proposta de preços apresentada na licitação, programação
de férias e demais informações porventura existentes.
17 Observar, complementarmente, no caso de serviços de terceirização de mão de obra, as
obrigações abaixo:
a) Fazer contato com as unidades administrativas usuárias dos serviços, a fim de verificar
os procedimentos de controle que estão executando, conscientizando-as do compromisso
de prestar informações corretas;

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 10-23

 b) Controlar e acompanhar a frequência mensal dos profissionais alocados;
c) Fazer o levantamento por meio de relatórios de acompanhamento das unidades,
conciliando as informações e registrando-as no relatório de acompanhamento mensal do
contrato;
18 Conferir ainda se o quantitativo de pessoal que se encontra prestando o serviço está de
acordo com o que foi estabelecido no contrato assinado (que deverá coincidir com o Projeto
Básico/Termo de Referência e proposta apresentada na licitação). Este quantitativo deverá ser
mantido ao longo da vigência contratual, admitindo-se suas variações somente nos casos em que
ocorram alterações contratuais, por meio de termos aditivos, conforme disposto na Lei nº 8.666,
de 1993;
19 Deverá ser conferida ainda as anotações nas Carteiras de Trabalho e Previdência Social – CTPS
dos empregados, de forma a se verificar sua concordância com o informado pela empresa, com
o que foi efetivamente contratado e as disposições legais vigentes (legislação trabalhista e
acordos, convenções e dissídios coletivos de trabalho);
20 Deverá ser solicitado à Contratada comprovação da entrega, aos seus empregados, de uniformes,
Equipamentos de Proteção Individual – EPIs, que deverá ser acompanhada de uma descrição dos
seus itens e periodicidade de sua reposição, devendo ainda, estarem em acordo com o que foi
estabelecido no Projeto Básico ou Termo de Referência e na legislação vigente;
21 Deverá ser solicitado à Contratada uma planilha contendo todos os materiais, equipamentos e
acessórios que serão utilizados na execução contratual, contendo ainda seus quantitativos e
marca, bem como previsão de seu tempo de duração e reposição, para que seja acompanhado
pelo Fiscal do Contrato;
22 Deverá ser solicitado à Contratada a entrega da programação de férias de seus empregados;
23 Mensalmente, deverá ser atestado o fiel cumprimento das obrigações contratuais assumidas,
pertinente ao material empregado, rotina e qualidade na execução contratual.
24 Quanto ao aspecto trabalhista, deverá ser verificado:

a) O quantitativo correto do pessoal contratado, sua respectiva lotação e atribuições, que

devem estar de acordo com o contrato celebrado, verificando ainda o efetivo cumprimento
da jornada de trabalho, que poderá ser comprovado por meio da apresentação de cópias
das folhas de ponto da Contratada;
b) A comprovação de realização de exames médicos admissionais, periódicos e
demissionários, quando de sua ocorrência;
c) O adequado pagamento de salários no prazo legal estabelecido;
d) O correto fornecimento de vales transporte e alimentação/refeição, quando cabíveis;
e) A efetiva quitação do 13º salário, que deverá ocorrer até o fim do mês de dezembro de cada
ano, em observância à legislação vigente;
f) A concessão de férias e o pagamento do adicional de 1/3 legal devido;
g) Realização de treinamentos e/ou reciclagem, quando cabível; e
h) Cumprimento de eventuais direitos trabalhistas contidos nos Acordos, Convenções ou
Dissídios Coletivos de Trabalho.

25 Quanto ao aspecto Previdenciário, deverão ser solicitados da Contratada os seguintes

comprovantes:
a) Cópia da Relação dos Trabalhadores;
b) Cópia do Resumo das Informações à Previdência Social;

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 11-23

 c) Cópia do Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher à Previdência Social
e a Outras Entidades e Fundos FPAS (Fundo da Previdência e Assistência Social);
d) Cópia do Protocolo de Envio de Arquivos - Conectividade Social (GFIP);
e) Cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e INSS (GPS) com autenticação mecânica
ou acompanhada de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando
recolhimento for efetuado pela Internet, que deverá ser coincidente com os valores
contidos na documentação acima indicada.

26 Deverá ser verificada a situação de regularidade da Contratada por meio de consulta junto ao
SICAF, quanto à Certidão Negativa de Débito – CND do INSS, a Certidão Negativa de Débitos de
Tributos e Contribuições Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF);
27 Deverá ser verificado se consta da nota fiscal/fatura a indicação do valor da retenção da
contribuição previdenciária sobre o valor da fatura;
28 Informar, à autoridade superior, qualquer registro de dificuldade ou impossibilidade para o
cumprimento de suas obrigações, com identificação dos elementos impeditivos do exercício da
atividade, além das providências e sugestões que porventura entender cabíveis;
29 Atuar em tempo hábil na solução dos problemas que porventura venham a ocorrer ao longo da
execução contratual;
30 Gestor e/ou Fiscal Técnico devem cuidar para que as solicitações de serviços sejam dirigidas ao
Preposto da Contratada; devendo sempre se reportar ao preposto da Contratada, evitando dar
ordens diretamente aos empregados da Contratada. Da mesma forma, eventuais reclamações ou
cobranças relacionadas aos terceirizados.

Nota: O Fiscal de Contrato deverá manter permanente vigilância sobre as

obrigações da Contratada, definidas nos dispositivos contratuais e condições
editalícias e, fundamentalmente, quanto à inarredável observância aos
princípios e preceitos consubstanciados na Lei nº 8.666, de 1993, com suas
alterações.

Todas as comunicações e notificações à Contratada deverão ser feitas formalmente, por meio
de ofício, pois o procedimento é de natureza formal. Os comprovantes de entrega das comunicações
e notificações à Contratada deverão ser juntados aos respectivos processos.
Todos os atos e instruções emanados ou emitidos pela fiscalização serão considerados como
se praticados pela Contratante. Em qualquer comunicação que se fizer à Contratada sobre problemas
na execução do contrato, deverá ser fixado um prazo para solução dos problemas, e para que ela
possa apresentar sua defesa prévia, em observância ao princípio constitucional do contraditório e
da ampla defesa, que deverá ser respeitado em todas as fases do processo de contratação.
Com efeito, as obras e serviços de engenharia contratados têm sua fiscalização exercida pela
própria Coordenação de Planejamento Engenharia e Arquitetura - COPEA. A fiscalização das obras e
serviços de engenharia deverá adotar os mesmos critérios gerais estabelecidos para o gestor de
contrato contidos neste manual.
O pedido de repactuação do contrato deverá estar acompanhado da demonstração analítica
da variação dos componentes dos custos do contrato, devidamente justificada pela empresa
Contratada (Dec. Nº 2.271/1997, Art. 5º e IN/MP nº 02/2008, arts. 37 a 41). A análise do pedido de
aditamento, reequilíbrio ou repactuação deverá ser realizada pela Área Responsável, Departamento
de Contabilidade e Finanças, com a aprovação da Pró-Reitoria de Assuntos Financeiros.

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 12-23

OBS.: As notas fiscais referentes aos contratos de prestação de serviços e/ou fornecimento de
material devem ser encaminhadas pela empresa contratada ao gestor para as providências
necessárias à conferência e atesto dos documentos fiscais. O gestor/fiscal do contrato, ao atestar a
fatura/ nota fiscal, está declarando que o serviço ou material a que ela se refere foi satisfatoriamente
prestado ou fornecido e que o seu valor está em conformidade com o termo contratual.

Os materiais utilizados nos serviços executados deverão obedecer:

§ Às normas da UFRRJ;
§ Ao contrato;
§ Às normas ABNT;
§ Às disposições legais da União e da UFRRJ;
§ Aos regulamentos das empresas concessionárias, se for o caso;
§ As prescrições recomendadas pelos fabricantes;
§ Às normas internacionais consagradas, na falta de normas nacionais;
§ Às regulamentações do Ministério do Trabalho.

A fiscalização e gestão do contrato poderão indicar a paralização do serviço quando julgar

que as condições mínimas de segurança e higiene do trabalho não estão sendo observadas pela
contratada. Este procedimento não justificará eventuais atrasos no prazo de execução do serviço, no
que couber.

v DIRETRIZES AOS GESTORES E FISCAIS

Sugerem-se atenção do gestor/fiscal de contrato as seguintes situações:
a) Leitura do ato de designação para conferência de dados;
b) Leitura do edital e do contrato, com atenção especial para cláusulas que disponham sobre:
- Objeto;
- Forma de execução;
- Condições de entrega;
- Prazo de vigência do contrato;
- Prazo de vigência da garantia contratual;
- Condições de pagamento;
- Prazo de execução;
- Prazos de pagamento;
- Penalidades;
- Leitura dos arts. 55 a 88 da Lei nº 8.666/93;

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 13-23

 - No caso de serviços em geral, e obras, a leitura do Projeto Básico e, se já tiver sido elaborado, o
Projeto Executivo;
- No caso de serviços, com terceirização de mão de obra, conhecer a convenção coletiva de
trabalho da respectiva categoria profissional;

c) Observar datas e prazos de:

- Término de etapas ou parcelas do contrato;
- Pagamento;
- data de vencimento da garantia dada pela contratada, e do seguro adicional, se houver, na forma
do art. 56, §4º, da Lei nº 8.666/93;
- Retorno dos bens que forem retirados da Administração com obrigação de devolução;

d) Solicitar consulta à Procuradoria Jurídica, em caso de relevante dúvida jurídica, via unidade
administrativa (DGCC/CCGEF);

e) Observar as recomendações da Assessoria Jurídica e do DGCC/CCGEF, acaso existentes, nos autos

da contratação anterior com o mesmo objeto ou em banco de dados, seja na elaboração do Projeto
Básico/Termo de Referência, seja na sua conferência.

Em especial quanto a:
a) Manter planilha atualizada do valor do contrato, com seus aditivos, se houver, quantitativos
contratados e seus respectivos saldos, bem como valores já pagos, em especial quanto aos
contratos executados por demanda, a exemplo de passagens aéreas, chaveiro, etc.;
b) Identificar em planilha as cláusulas do contrato que necessitam e permitam acompanhamento;
c) Ocorrência de subcontratação, quando não permitida ou quando permitida, atentando para seus
limites e condições;
d) Qualificação dos empregados da Contratada, em conformidade com o contido no edital,
proposta ofertada e contrato assinado;
e) Qualidade dos materiais empregados e dos serviços executados, que deverão ser verificados no
momento de sua entrega e utilização nos serviços, de forma a se assegurar o cumprimento da
qualidade nos serviços prestados;

v DESIGNAÇÃO DO GESTOR
O Gestor de Contratos será designado por autoridade competente através de Portaria, e
recairá sobre o servidor que reúna conhecimentos sobre o objeto contratado, os princípios
norteadores da Administração Pública – legalidade, impessoalidade, moralidade, eficiência,
razoabilidade. E com capacidade técnica e gerencial e, possuir obrigatoriamente, conhecimentos
sobre o objeto da contratação, para acompanhar a execução de contratos e de outros instrumentos
hábeis e promover as medidas necessárias ao alcance do seu objeto e no interesse da Administração,
e que tenha o perfil abaixo descrito.
a) Possuir conhecimentos específicos sobre Administração Pública;
b) Gozar de boa reputação ético-profissional;
c) Não estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicância ou processo
administrativo disciplinar;

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 14-23

d) Não possuir em seus registros funcionais punições em decorrência da prática de atos lesivos ao
patrimônio público;
e) Não haver sido responsabilizado por irregularidades junto ao Tribunal de Contas da União ou
junto a Tribunais de Contas de Estado, do Distrito Federal ou de Município;
f) Não haver sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administração Pública,
capitulados no Título XI, Capítulo I, do Código Penal Brasileiro, na Lei 7.492/1986 e na Lei
8.429/1992.

Deverá ser evitada, sempre que possível, a designação de servidor que:

a) Participe da licitação do objeto ou elaboração do edital ou do contrato;
b) Seja responsável pela liquidação da despesa ou pagamento do objeto;
c) Esteja respondendo a sindicância ou processo administrativo disciplinar na condição de
responsável ou indiciado.

v DAS RESPONSABILIDADES DO GESTOR E FISCAL DE CONTRATOS

Respondem administrativamente pelo exercício irregular das atribuições que são confiadas,
estando sujeitos às penalidades previstas no estatuto dos servidores, os gestores e fiscais de
contratos, bem como os suplentes quando da substituição.
A responsabilidade disciplinar pode ser acumulada com o dever de reparação do dano, sem
prejuízo, ainda, de medidas na esfera judicial quando da prática e crime contra a Administração
Pública ou situação de improbidade administrativa.

v DOCUMENTAÇÃO A SER APRESENTADA PELA CONTRATADA

Nos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, cuja empresa contratada seja
regida pela Consolidação das Leis do Trabalho, a Contratada deverá apresentar ao Gestor do
Contrato ou Fiscal Administrativo, as cópias simples dos seguintes documentos:

1.1 - No primeiro mês da prestação dos serviços:

I - Relação dos empregados terceirizados, contendo nome completo, CPF, escolaridade, cargo,
horário de trabalho, remuneração, data de admissão, com indicação dos responsáveis técnicos pela
execução dos serviços, quando for o caso;
II - Contrato de Trabalho e CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social dos empregados
admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente
assinada pela contratada;
III - Comprovante de escolaridade dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela
execução dos serviços, quando for o caso;
IV - Exames médicos admissionais dos terceirizados que prestarão os serviços contratados; e
V - Outros documentos exigidos no Edital de Licitação;

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 15-23

1.2 - Mensalmente, acompanhada da nota fiscal de prestação de serviços:
I - Folha de Pagamento Analítica da Tomadora referente ao mês da prestação dos serviços;
II - SEFIP / GFIP / Conectividade Social Completa (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à
Previdência Social) da Tomadora referente ao mês da prestação dos serviços;
III - Comprovantes de pagamento de salários, adiantamentos, férias, 13º salário e benefícios dos
terceirizados que prestaram os serviços contratados;
IV - Comprovantes de pagamento do FGTS e INSS dos terceirizados que prestaram os serviços
contratados;
V – O Gestor do Contrato ou Fiscal Administrativo verificará a situação fiscal, trabalhista e
previdenciária através de consulta e emissão do SICAF – Sistema de Cadastro de Fornecedores e/ou
Certidões Negativas de Débitos, além de verificar a documentação relacionada nos itens 1.1. ao 1.3.
VI - Outros documentos exigidos no Edital de Licitação;

1.3 - Quando houver admissão, transferência ou demissão dos terceirizados:

I – No caso de admissão, a Contratada deverá apresentar a mesma documentação relacionada no
item 1.1.;
II - No caso de transferência, a Contratada deverá apresentar uma declaração em papel timbrado,
assinada por seu representante legal, comunicando que o empregado (nome completo, CPF e cargo)
foi transferido para uma determinada instituição (razão social e CNPJ) a partir de determinada data,
deixando de prestar os serviços para a Administração referente ao determinado contrato;
III - No caso de demissão, a contratada deverá apresentar Termo de Rescisão do Contrato de
Trabalho, CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social do empregado demitido, comprovante de
pagamento das verbas rescisórias e exame médico demissional.

1.4. A qualquer tempo, desde que solicitado pelo Gestor do Contrato ou Fiscal Técnico:
I - Extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer terceirizado que prestou ou está prestando os
serviços contratados;
II - Cartão de ponto dos terceirizados;
III - Comprovantes de realização de eventuais cursos de treinamento e reciclagem que forem exigidos
por lei ou pelo edital de licitação; e
V - Outros documentos exigidos no Edital de Licitação.

Quanto às exigências da Legislação Trabalhista, no que se refere às Normas

Regulamentadoras - NR (Portaria nº 3.214, de 08/06/1978), seguem algumas ferramentas de
gestão administrativa de controle em saúde e segurança do trabalho (quando aplicável), para que as
empresas contratadas apresentem ao gestor do contrato:
· Elaborar ordens de serviço sobre segurança e saúde no trabalho – NR 01;
· Organização da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA – NR5
· Equipamentos de Proteção Individual – EPI – NR6; cópia da Ficha de entrega do Equipamento
de Proteção Individual – EPI, quando necessário;

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 16-23

 · Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO – NR7;
· Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA – NR9;
· Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) – NR7 e NR9;
· Treinamento em Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade – NR10;
· Treinamento em Transporte, Movimentação, Armazenagem E Manuseio De Materiais –
NR11;
· Treinamento em Segurança no Trabalho em Máquinas e Equipamentos – NR12;
· Treinamento em Caldeiras, Vasos De Pressão e Tubulação – NR13;
· Condições e Meio Ambiente De Trabalho Na Indústria Da Construção – NR18;
· Treinamento em Trabalho em Altura – NR35;
· Relação dos Trabalhadores e Cópia da CTPS (frente e verso);
· Cópia da lista de treinamento dos riscos associados à atividade a ser executada;
· Cópia da certificação profissional mediante atividade que exija qualificação;
· Em casos de acidente do trabalho é imprescindível que o gestor de contrato solicite a cópia da
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho registrada junto a Previdência Social - INSS.

Ressaltamos que a Divisão de Atenção à Saúde ao Trabalhador – DAST encontra-se

disponível para dar o suporte ao Departamento de Gestão Contratos e Convênios – DGCC, aos
Gestores e Fiscais da UFRRJ para contribuições nas áreas de saúde e segurança do trabalho, contato
pelo e-mail: saudedotrabalhador@ufrrj.br.
Quaisquer dúvidas quanto a gestão e fiscalização dos contratos entrar em contato com a
Coordenação de Contratos e Gestão de Espaço Físico/DGCC, na sala 20 do Prédio Principal (P1),
telefones 2682-1466 ou 2681-4996, ou por e-mail: ufrrj.contratos@gmail.com

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 17-23

v LEGISLAÇÃO DE REFERÊNCIA
Foi adotada na elaboração do presente manual a seguinte legislação, que poderá ser utilizada
para eventuais consultas, sem prejuízo das demais legislações.

- Lei nº 8.666/1993 - Lei de Licitações e Contratos Administrativos;

- Instrução Normativa/MP nº 04, de 12 de novembro 2010;
- Instrução Normativa/MP nº 05, de 26 de maio de 2017;
- Caderno de Logística Conta vinculada. Link:
https://www.comprasgovernamentais.gov.br/images/conteudo/ArquivosCGNOR/cartilha-conta-
vinculada.pdf
- Manual de Fiscalização de Contratos das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES, FORPLAD.
Tânia Mara Francisco.
- Lei nº 12.232/10 - Dispõe sobre as normas gerais para licitação e contratação pela administração
pública de serviços de publicidade prestados por intermédio de agências de propaganda.
- Lei nº 12.440, de 07.07.2011 – Altera o art. 2º; o inciso IV, do art. 27, da Lei nº 8.666, de 21 de junho
de 1993, para exigir regularidade fiscal e trabalhista.
- TCU. Processo nº TC-006.061/2004-6. Acórdão nº 552/2005 2ª Câmara: [...] cuide para que na
execução do contrato firmado pelo Órgão, o representante da Administração especialmente
designado para o seu acompanhamento e fiscalização, anote em registro próprio (Diário de
Ocorrências) todas as ocorrências relacionadas a execução do mesmo, determinando o que for
necessário à regularização das faltas ou defeitos observados, a teor do § 1º da Lei 8.666/93 [...]
- TCU. Processo nº TC-006.503/2004-0. Acórdão nº 734/2005 1ª Câmara:
[...] providencie os livros de ocorrência para cada contrato celebrado pela DRT, conforme § 1º do art.
67 da da Lei 8.666/93 [...]
- TCU. Processo nº TC-006.254/2004-2. Acórdão nº 1.489/2004 Plenário - No mesmo sentido:
Processo nº TC-015.700/1995-0. Decisão nº 372/1996 - 2ª Câmara [...] anote em registro próprio
(Livro de Ocorrências ou Boletim Diário de Obras) todas as ocorrências relacionadas com a execução
contratual, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados, nos
termos do art. 67, § 1º da Lei 8.666/93.
- TCU. Processo nº TC-026.200/2007-3. Acórdão nº 1.330/2008 Plenário: 9.4.20. à Secretaria da
Receita Federal do Brasil que instruísse seus fiscais de contrato quanto à forma de verificar e medir
a execução de serviços e o recebimento de bens, observando os preceitos dos arts. 73 e 76 da Lei
8666/93, alertado-os para a responsabilidade pessoal pelos “atestos” emitidos.
- Lei Complementar nº 123, de 2006 – Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa
de Pequeno Porte; altera dispositivos das Leis nos 8.212 e 8.213, ambas de 24 de julho de 1991, da
Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1º de maio de 1943,
da Lei nº 10.189, de 14 de fevereiro de 2001, da Lei Complementar nº 63, de 11 de janeiro de 1990;
e revoga as Leis nº 9.317, de 5 de dezembro de 1996, e 9.841, de 5 de outubro de 1999 (em especial
sobre o Acesso Aos Mercados, Seção Única - Das Aquisições Públicas - Capítulo V).
- Decreto nº 2.271, de 1997 - Dispõe sobre a contratação de serviços pela Administração Pública
Federal direta, autárquica e fundacional e dá outras providências.

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 18-23

De forma complementar segue, alguns artigos da IN nº 05/2017, que dispõe sobre as regras e
diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito
da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º As contratações de serviços para a realização de tarefas executivas sob o regime de execução
indireta, por órgãos ou entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional,
observarão, no que couber:
I - as fases de Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato;
II - os critérios e práticas de sustentabilidade; e
III - o alinhamento com o Planejamento Estratégico do órgão ou entidade, quando houver.

Seção I - Das Definições

Art. 2º Para os efeitos desta Instrução Normativa são adotadas as definições constantes do Anexo I.

Seção II - Das Características da Terceirização de Serviços

Art. 3º O objeto da licitação será definido como prestação de serviços, sendo vedada a caracterização
exclusiva do objeto como fornecimento de mão de obra.
Art. 4º A prestação de serviços de que trata esta Instrução Normativa não gera vínculo empregatício entre
os empregados da contratada e a Administração, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize
pessoalidade e subordinação direta.
Art. 5º É vedado à Administração ou aos seus servidores praticar atos de ingerência na administração da
contratada, a exemplo de:
I - possibilitar ou dar causa a atos de subordinação, vinculação hierárquica, prestação de contas, aplicação
de sanção e supervisão direta sobre os empregados da contratada;
II - exercer o poder de mando sobre os empregados da contratada, devendo reportar-se somente aos
prepostos ou responsáveis por ela indicados, exceto quando o objeto da contratação previr a notificação
direta para a execução das tarefas previamente descritas no contrato de prestação de serviços para a
função específica, tais como nos serviços de recepção, apoio administrativo ou ao usuário;
III - direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas contratadas;
IV - promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da contratada, mediante a utilização
destes em atividades distintas daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função
específica para a qual o trabalhador foi contratado;
V - considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou
entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens;
VI - definir o valor da remuneração dos trabalhadores da empresa contratada para prestar os serviços,
salvo nos casos específicos em que se necessitam de profissionais com habilitação/experiência superior
à daqueles que, no mercado, são remunerados pelo piso salarial da categoria, desde que justificadamente;
e
VII - conceder aos trabalhadores da contratada direitos típicos de servidores públicos, tais como recesso,
ponto facultativo, dentre outros.
Art. 6º A Administração não se vincula às disposições contidas em Acordos, Convenções ou Dissídios
Coletivos de Trabalho que tratem de pagamento de participação dos trabalhadores nos lucros ou
resultados da empresa contratada, de matéria não trabalhista, ou que estabeleçam direitos não previstos

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 19-23

em lei, tais como valores ou índices obrigatórios de encargos sociais ou previdenciários, bem como de
preços para os insumos relacionados ao exercício da atividade.
Parágrafo único. É vedado ao órgão e entidade vincular-se às disposições previstas nos Acordos,
Convenções ou Dissídios Coletivos de Trabalho que tratem de obrigações e direitos que somente se
aplicam aos contratos com a Administração Pública.

Seção III - Do Acompanhamento e Fiscalização dos Contratos

Subseção I - Dos Aspectos Gerais da Fiscalização e do Início da Prestação dos Serviços

Art. 44. O preposto da empresa deve ser formalmente designado pela contratada antes do início da
prestação dos serviços, em cujo instrumento deverá constar expressamente os poderes e deveres em
relação à execução do objeto.
§ 1º A indicação ou a manutenção do preposto da empresa poderá ser recusada pelo órgão ou entidade,
desde que devidamente justificada, devendo a empresa designar outro para o exercício da atividade.
§ 2º As comunicações entre o órgão ou entidade e a contratada devem ser realizadas por escrito sempre
que o ato exigir tal formalidade, admitindo-se, excepcionalmente, o uso de mensagem eletrônica para esse
fim.

Art. 47. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de
controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:
I - os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da
qualidade demandada;
II - os recursos humanos empregados em função da quantidade e da formação profissional exigidas;
III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
IV - a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;
V - o cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; e
VI - a satisfação do público usuário.

§ 1º Deve ser estabelecido, desde o início da prestação dos serviços, mecanismo de controle da utilização
dos materiais empregados nos contratos, para efeito de acompanhamento da execução do objeto bem
como para subsidiar a estimativa para as futuras contratações.
§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada
juntamente com o documento da contratada que contenha a relação detalhada destes, de acordo com o
estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como
marca, qualidade e forma de uso.

Subseção II - Da Fiscalização Técnica e Administrativa

Art. 48. Na fiscalização técnica e administrativa dos contratos deverá ser observado o disposto no
Anexo VIII.

Subseção III - Do Procedimento para Recebimento Provisório e Definitivo dos Serviços

Art. 49. O recebimento provisório e definitivo dos serviços deve ser realizado conforme o disposto nos
arts. 73 a 76 da Lei nº 8.666, de 1993, e em consonância com as regras definidas no ato convocatório.

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 20-23

Art. 50. Exceto nos casos previstos no art. 74 da Lei n.º 8.666, de 1993, ao realizar o recebimento dos
serviços, o órgão ou entidade deve observar o princípio da segregação das funções e orientar-se pelas
seguintes diretrizes:
I - o recebimento provisório será realizado pelo fiscal técnico, fiscal administrativo, fiscal setorial ou
equipe de fiscalização, nos seguintes termos:
a) elaborar relatório circunstanciado, em consonância com as suas atribuições, contendo o registro, a
análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato e demais documentos que
julgarem necessários, devendo encaminhá-los ao gestor do contrato para recebimento definitivo; e
b) quando a fiscalização for exercida por um único servidor, o relatório circunstanciado deverá conter
o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato, em relação à
fiscalização técnica e administrativa e demais documentos que julgar necessários, devendo
encaminhá-los ao gestor do contrato para recebimento definitivo;

II - o recebimento definitivo pelo gestor do contrato, ato que concretiza o ateste da execução dos serviços,
obedecerá às seguintes diretrizes:
a) realizar a análise dos relatórios e de toda a documentação apresentada pela fiscalização técnica e
administrativa e, caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa,
indicar as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à contratada, por escrito, as respectivas
correções;
b) emitir termo circunstanciado para efeito de recebimento definitivo dos serviços prestados, com
base nos relatórios e documentação apresentados; e
c) comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor exato dimensionado pela
fiscalização com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR), observado o Anexo VIII-A ou
instrumento substituto, se for o caso.

Espera-se que a experiência decorrente da aplicação/divulgação deste manual possa

promover importantes ajustes, sobretudo na necessidade de desenvolvimento de instrumentos para
a modernização da gestão dos contratos. E como a legislação é dinâmica, e a busca é constante por
aprimoramento, o Manual deve ser revisado periodicamente para acompanhar as novas demandas
e legislações posteriores.

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 21-23

 ANEXO I - MODELO PLANILHA DE CONTA VINCULADA

Contingenciamento mensal de encargos trabalhistas referente ao mês de XXXXX/20XX

Percentual incidente sobre a remuneração conforme Anexo VII da Instrução Normativa nº 02/2008
Contrato nº 00/20XX

Multa s/ Submodulo
FGTS e 4.1 sobre
Férias e Cont.Social férias, 1/3 Total a
Remuneração
terço sobre aviso constitucio ser
(Salário base 13º salário
Ordem Nome do Empregado Cargo constitu- previo nal e 13 ° provisio-
+ adicionais)
cional indenizado Consideran nado
e do RAT =
trabalhado 3,00 %

100% 8,33% 12,10% 5,00% 7,82% 33,25%

R$
1 Recepcionista R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
ALEXANDRE ..... -
R$
2 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
-
R$
3 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
-
R$
4 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
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R$
5 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
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R$
6 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
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R$
7 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
-
R$
8 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
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R$
9 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
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R$
10 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
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R$
11 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
-
R$
12 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
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R$
13 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
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R$
14 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
-
R$
15 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
-
R$
16 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
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R$
17 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
-
R$
18 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
-
R$
19 R$ 0,00 R$ - R$ - R$ - R$ -
-
R$ R$
TOTAIS R$ - R$ - R$ - R$ -
- -
Obs.: O DGCC tem a planilha no excel, com as devidas formulas de cálculo dos valores.

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 22-23

 ANEXO II - Check-list para atestar Nota Fiscal

Contrato nº: Unidade:

Empresa: Serviço:
Período de execução do
serviço:
Item SIM NÃO
Contrato ainda vigente durante a execução do serviço.
Valor da Nota Fiscal corresponde ao valor contratual mensal.
Verificar se o CNPJ da contratada contido na Nota Fiscal é o mesmo que consta da Nota
de Empenho.
Período de prestação de serviços está correto (sempre corresponde ao mês anterior ao
da fatura).
Data emissão da Nota Fiscal correta (quando envolver mão-de-obra, sempre deve ser a
partir do primeiro dia subseqüente ao mês relativo à prestação dos serviços).
Caso haja descobertura de posto, se houve o desconto respectivo na Nota Fiscal.
Relatório de Serviços Terceirizados (quando se tratar de serviço com mão-de-obra) ou
do Relatório pertinente ao tipo de serviço (Ex.: Locação de Máquina Copiadora),
devidamente preenchido e assinado.
A contratada forneceu toda a documentação obrigatória, da mão-de-obra diretamente
envolvida na execução dos serviços:
a) comprovantes de pagamento dos salários, vales-transporte e auxílio alimentação
dos empregados.
b) verificar se a empresa realizou a retenção da contribuição previdenciária (11% do
valor da fatura).
c) verificar se a empresa realizou o recolhimento dos impostos incidentes sobre a
prestação do serviço.
1. Quando ocorrer Impostos sobre Serviços - ISS , verificar se a alíquota
corresponde à alíquota da região onde foi executado o serviço.
d) comprovantes dos recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes documentos:
1. cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social
(GFIP);
2. cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticação mecânica ou
acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante
emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet;
3. cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);
4. cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET).
d) Comprovante dos recolhimentos das contribuições ao INSS por meio de:
1. cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social
(GFIP);
2. cópia do Comprovante de Declaração à Previdência;
3. cópia da Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica ou
acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante
emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet;
4. cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);
5. cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET).
A data do atesto deve estar em conformidade com o mês da emissão da Nota Fiscal.

UFRRJ/DGCC Manual de gestão e fiscalização de contratos 23-23