5 passos para renovar

contratos com ajuda da

tecnologia!

Sumário
Introdução

1. Por que tornar os processos digitais?

2. Invista no relacionamento com fornecedores e clientes

3. Como renovar contratos com ajuda da tecnologia?

Conclusão
Introdução
Uma boa gestão de contratos é essencial para garantir o cumprimento das
obrigações acordadas e, assim, manter o bom funcionamento da empresa.
Quem trabalha com gerenciamento de contratos, sabe da importância desse
processo e do grande volume de informações estratégicas que são geradas a
partir disso.

Nesse contexto, um dos fatores que devem receber máxima atenção são os
prazos contratuais. Afinal, esquecer de renovar contratos pode trazer problemas
sérios para o negócio. Então, é de suma importância que a fase de renovação
não seja deixada de lado pelos responsáveis da gestão de contratos.

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Primeiro, porque ao não renovar os contratos com fornecedores, alguns serviços
essenciais para a empresa podem deixar de ser feitos. Além disso, produtos e
matérias-primas podem faltar, o que prejudica o andamento das operações e
atrasa o trabalho.

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E segundo, porque ao deixar de renovar contratos com clientes, sua empresa
perde oportunidades de negócio, levando, assim, à perda de lucros e receita.

A tecnologia é uma grande aliada na fiscalização de prazos. Através de

notificações do sistema, é possível automatizar etapas da renovação de contratos,
e evita o trabalho manual e repetitivo de monitorar planilhas.
Por isso, veja nos próximos capítulos o passo a passo e os benefícios de renovar
contratos com ajuda da tecnologia!

Capítulo 1:
Por que tornar os processos digitais?

Quando o trabalho é realizado de forma manual, torna-se mais demorado e

passível de erros. Nos setores que gerenciam contratos, existe a possibilidade
de perda ou extravio de documentos pois, costumam manusear uma grande
quantidade de papéis.

Trabalhar a gestão de contratos de forma online tem sido cada vez mais
importante na medida em que as organizações se distanciam da estrutura
convencional e aderem às movimentações do mercado. Recentemente, por
exemplo, tivemos importantes mudanças com a implantação da LGPD. 2
 Além disso, os eventos causados pela pandemia em 2020
mostraram que as empresas precisavam urgentemente se
adequar e digitalizar-se. Segundo um estudo da Kantar Ibope
Media, 56% das pessoas afirmaram que a crise ajudou a adotar
melhor a tecnologia em sua rotina.

Visto isso, é preciso pensar estrategicamente em formas de garantir que sua

equipe possa prosseguir o trabalho, sendo ele presencial ou remoto, prevendo a
possibilidade de acontecerem eventos inesperados, que impeçam a locomoção
até o trabalho, por exemplo. A tecnologia tem se tornado grande aliada nesse
processo. O trabalho a distância possibilita novas formas de pensar, mas também
força os setores a mudarem atitudes.

Capítulo 2
Antes de tudo, invista no relacionamento com fornecedores
e clientes
Para ter êxito ao renovar contratos, é importante nutrir um bom relacionamento
com os seus parceiros. Sua empresa pode ter o processo de gestão de contratos
impecável, mas se o cliente ou fornecedor sentir que a comunicação está
insatisfatória, pode encerrar o contrato com sua empresa.

Caso seu trabalho seja feito de forma remota, é ainda mais fundamental
estruturar um processo de comunicação e relacionamento constante.
Independente da distância, é preciso transparência e atenção às solicitações
dos seus fornecedores e clientes.

Em relação aos fornecedores, uma ideia é ter um controle qualitativo, ou seja,

uma pontuação por cumprimento de prazos, por exemplo. Assim quando for
necessário fazer um ajuste ou reportar um problema, instala-se uma parceria de
confiança. Pois você pode relatar pontos de melhoria e até negociar cláusulas
conforme o andamento dos trabalhos.

Com o relacionamento fortalecido com o fornecedor, sua empresa fortalece

também o próprio negócio. Já que passa a contar com um relacionamento
concreto e flexível à negociações.

Já no caso de clientes, o bom relacionamento contribui para que se sintam bem

atendidos. É importante que saibam que sua empresa é aberta a sugestões
e críticas, e está dedicada a atender as necessidades deles. Para nutrir esse
relacionamento, você pode contar com uma área dedicada ao sucesso do cliente,
pesquisas de satisfação ou até mesmo oferecer programas de recompensas por
tempo de parceria.

SUMÁRIO
3
Isso aumenta as chances de fidelizar o cliente, pois ele se sente convencido de
que o acordo com sua empresa é um bom negócio. E, como resultado, você
garante a renovação de contratos.

Após ter isso em mente, veja como renovar contratos com ajuda da tecnologia!

Capítulo 3
Como renovar contratos com ajuda da tecnologia?
Após entender a importância de digitalizar os processos, e ter em mente que o
relacionamento e transparência com os clientes e fornecedores é fundamental,
veja o passo a passo para otimizar a renovação de contratos da sua empresa:

1 Identifique os contratos a vencer

Para ter maior controle, é fundamental que você identifique a situação dos
contratos atuais. É preciso registrar quais documentos ainda estão vigentes,
aqueles que estão sendo negociados e os que já foram encerrados.

Outra abordagem importante a ser adotada na sua gestão de contratos é definir

um método eficiente para saber quais estão para vencer. Antes de tudo, uma
boa organização e um armazenamento adequado são essenciais. Assim, você
terá mais eficiência tanto para identificar a data do vencimento contratual no
prazo adequado, quanto para elaborar a renovação.

Para organizar os documentos, soluções na nuvem são uma ótima opção, pois
centralizam todas as informações em um único lugar, possibilitam a criação de
acessos limitados somente às pessoas responsáveis, e evitam risco de perdas
de documentos.

Outra grande vantagem é a mobilidade. Soluções em nuvem permitem que os

responsáveis acessem os documentos de qualquer lugar - sem que o documento
perca critérios de segurança da informação.

Além de a tecnologia dedicada a gestão de contratos possibilitar uma

visualização gráfica dos estágios das documentações, evitando gargalos nos
processos de aprovação, elaboração, etc. Centralizar todas as informações em
e-mails ou em planilhas pode acarretar em muitos gargalos, além de dificultar
a visualização rápida de informações. Com a utilização da tecnologia, nenhum
documento fica esquecido nos armários de arquivamento ou mesmo somente
no e-mail.

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Optar por ferramentas de gestão de contratos facilita o controle de acesso, a
digitalização dos documentos, busca por informações e alertas específicos, como:

Duração do contrato; Prazo de vencimento; Especificações de

renovação.
Com a ajuda da tecnologia você não precisará depender de lembretes em
papéis ou consultas manuais repetitivas aos documentos. Você pode configurar
lembretes automáticos das datas de vencimento com a periodicidade que melhor
lhe atender, para assim ter tempo de preparar a renovação.

Além disso, você tem melhor controle e acompanhamento de todo o ciclo de vida
dos contratos, pois pode receber notificações para cada etapa do ciclo, como
datas de expiração e prazos para renovação.

O ideal é contar com uma ferramenta que além de centralizar as informações,

possibilite a configuração de acesso para mais pessoas. Assim, caso o responsável
sair da empresa, outro funcionário conseguirá dar andamento aos trabalhos.
Ferramentas que se restringem a somente um usuário, como é o caso dos
e-mails ou mesmo de documentos salvos no desktop do funcionário, sofrem
risco de perda de informações.

2 Utilize indicadores

Para otimizar os processos, fique atento aos prazos e serviços acordados e

faça relatórios do andamento dos contratos. Além disso, é importante preparar
relatórios completos sobre as situações dos contratos. Tenha certeza que os
termos e cláusulas acordadas estão sendo cumpridos.

A utilização de indicadores auxilia na apuração dos impactos de cada contrato

e possibilita que os processos contratuais possam ser otimizados, contribuindo
na elaboração de relatórios analíticos. Desta forma, os gestores podem analisar
os dados com mais propriedade, visualizar os possíveis gargalos no fluxo e tomar
decisões mais cautelosas.

Com indicadores bem definidos também é possível mensurar a eficiência da

equipe responsável pela gestão dos contratos e verificar oportunidades de
melhorias.

A boa gestão desse processo significa fazer um controle detalhado das datas
firmadas em contrato. É preciso se certificar que tudo o que foi alinhado está
sendo cumprido por ambas as partes.

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 3 Acompanhe o fluxo dos documentos
A utilização de soluções específicas para gestão de contratos é bas-
tante útil no dia a dia das empresas. Com a ferramenta adequada, é
possível gerar documentos, submeter para aprovação, trocar infor-
mações e trabalhar de forma colaborativa, acompanhando todas as
etapas até a aprovação.

Assim se garante que nenhuma etapa será pulada, e é possível ter

uma visão universal da fase em que os contratos se encontram.

Investir em tecnologia se torna fundamental, principalmente, na me-

dida em que o número de contratos aumenta na empresa. Uma boa
plataforma digital irá auxiliar a evitar extravio de documentos, redu-
ção de perdas e retrabalho na confecção dos contratos, agilidade
para localizar os documentos, entre outros benefícios.

O acompanhamento da renovação de contratos é uma boa prática

a ser seguida pelas empresas. O processo de vigência de contratos
pode ser controlado pelos sistemas de gestão, que além de alertar
sobre períodos de renovação e rescisão, registram mudanças rela-
cionadas aos valores e acréscimos de aditivos.

4 Tenha tudo registrado para possíveis auditorias

A boa gestão significa cumprir com todas as obrigações contratuais previstas.

Desta forma, é importante que todas as ações e eventos envolvendo os
acordos contratuais estejam registrados.

O ideal é que se tenha anexado ao documento: notas fiscais, fotos,

indicadores de performance e outros recursos necessários para uma possível
auditoria interna ou externa. Além disso, com a LGPD entrando em vigor, o
monitoramento de documentos jurídicos pelo órgão fiscalizador, a Autoridade
Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD), será intenso.

Neste sentido, é imprescindível arquivar seus documentos em um banco

de dados seguro, anti ataques cibernéticos e com acesso limitado somente
a pessoas autorizadas.
 5 Utilize plataformas de assinatura online!

Por fim, para garantir que seus documentos sejam formalizados

corretamente, sem riscos de ilegalidade e sem necessidade de
gastos com transporte para obter assinatura a punho, você pode
contar com auxílio das assinaturas digital e eletrônica.

A principal diferença de ambas as assinaturas, é que a

assinatura eletrônica é comprovada mediante dados informados
no momento da assinatura, enquanto na assinatura digital é
necessário que as partes possuam um certificado digital como
forma de comprovação.

Entenda melhor sobre validade jurídica de de documentos

eletrônicos e assinaturas neste texto: Documentos eletrônicos:
validade jurídica e vantagens para o seu negócio

Conclusão

Como você viu, a renovação contratual é uma fase essencial na gestão de

contratos, pois pode impactar em muitos prejuízos e comprometer a operação
da empresa. Pensando nisso, a tecnologia é uma grande aliada.

Adotando algumas práticas, você alcança a visualização universal dos seus

fluxos e documentos, e com isso evita a perda de prazos e de oportunidades
de negócio. Além da possibilidade de analisar indicadores, o que facilita a
localização de gargalos processuais e a tomada de atitudes para corrigir isso.

Utilize a tecnologia para garantir o sucesso das parcerias e facilitar os processos.

Quer saber mais sobre os benefícios do nosso software de gestão de contratos?
Entre em contato com um especialista!

SUMÁRIO 7
A solução de gerenciamento de contratos e documentos foi
desenvolvida para dar mais eficiência e controle na gestão de
empresas com grande volume de documentos. Controlando todo
o ciclo de vida dentro da plataforma, ou seja, desde a criação, até
a assinatura e encerramento.

O sistema é colaborativo, utilizado em dispositivos móveis para

fazer a aprovação dos documentos por profissionais que estão
fora do escritório. Além disso, o gestor consegue rapidamente
através do dashboard gráfico, perceber os gargalos das equipes
e melhorar a SLA dos contratos, realizando a tomada de decisões
de forma segura e baseada em informações atualizadas.
 
O InContract também auxilia no compliance e segurança dos
documentos da empresa. Com uma plataforma criptografada e em
nuvem, você controla o acesso dos responsáveis por cada etapa
do documento, mantendo todo o histórico de edições seguindo os
fluxos de documentos estabelecidos na ferramenta.

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