ASSISTENTE ADMINISTRATIVO - ASSINCO CURSOS

Módulo I – O mercado de trabalho para o profissional de

Assistente Administrativo

Conceito de Administração

• "Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o

trabalho dos membros da organização, e de usar todos os recursos
disponíveis da organização para alcançar objetivos estabelecidos"
(Stoner & Freeman, 1999).

Fonte: Google (2020)

Área Administrativa

• A área administrativa faz girar a informação dentro da empresa;

• Ela faz um elo entre a estratégia da empresa e da operação;
• É uma área que sempre tem vagas de emprego, independente da
situação em que o país esteja enfrentando;
• Toda empresa precisa desse profissional, mesmo sendo de pequena,
médio ou grande porte, ou até mesmo com ramos diferentes. Industrial,
Comercial ou Prestadora de Serviços.
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A importância do assistente administrativo

• O Assistente Administrativo é de suma importância para a execução das

mais diversas tarefas das empresas, sendo ele o profissional que presta
assistência à área administrativa, auxiliando o administrador em todas
as suas atividades rotineiras.

Principais atividades

 Assessorar gerentes e líderes com questões práticas da rotina de

trabalho, como preparar documentos, prestar informações ao público,
responder e-mails.
 Atendimento ao cliente e telefônico.
 Boa comunicação, proatividade e dinamismo são atribuições bastante
apreciadas em profissionais desta área.
 Bons conhecimentos de digitação e informática básica.
 Cálculos trabalhistas e fiscais.
 Controlar contas a pagar e receber.
 Digitalizar documentos.
 Elaborar documentos.
 Elaborar relatório financeiro.
 Emitir notas fiscais.
 Manter arquivos, agendas e cadastros de informações atualizados.
 Organização de tarefas e organização em geral.
 Receber e enviar correspondências e documentos.
 Verificar e responder e-mails.

É importante lembrar que cada empresa possui sua rotina, devendo o

profissional da área administrativa seguir as orientações de seus superiores,
bem como contribuir para sua melhoria.
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Atendimento ao cliente

Fonte: Google (2020)

 Atendimento ao cliente é todo o suporte que você oferece aos seus
clientes, seja antes, durante ou depois da compra, e que os ajuda a ter
uma excelente experiência com a sua empresa.
 Aplique a comunicação com Segurança, Clareza, Objetividade e
Transparência;
 Comunique-se adequadamente;
 Um bom atendimento ao cliente é primordial.

Boa comunicação, proatividade e dinamismo

 Boa comunicação: Uma boa comunicação é uma ferramenta essencial

para alcançar a produtividade e manter fortes relações de trabalho em
todos os níveis de uma organização.
 Proatividade: é o adjetivo da língua portuguesa que define alguém que
age antecipadamente, evitando ou resolvendo situações e problemas
futuros.
 5 Atitudes de quem tem proatividade
 Capacidade de perceber um problema antes que ele aconteça.
 Concentração na solução do problema.
 Planejar as atitudes necessárias.
 Dar prioridade ao que é mais importante.
 Não acumular tarefas.
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 Dinamismo: característica de quem é ou demonstra energia, ativo e

movimento; energia e/ou vitalidade. É a pessoa que permite adaptações,
alterações e inovações em si próprio.

Cálculos trabalhistas e fiscais

 Calcular corretamente a folha de pagamento e gerenciar, com eficiência,

todos os direitos devidos ao trabalhador que compõem sua remuneração
são passos essenciais para manter uma boa relação trabalhista e evitar
problemas com o Ministério do Trabalho e Previdência;
 Sendo eles: Folha de pagamento; cálculo FGTS (Fundo de Garantia por
tempo de serviço), INSS, horas extras, folgas e faltas.

Conhecimento em Digitação e Informática Básica

 Informática: é um termo usado para descrever o conjunto das ciências

relacionadas ao armazenamento, transmissão e
processamento de informações em meios digitais.
 Digitação: é a técnica de digitar sem olhar muito para as teclas e com
certa velocidade.

Controlar contas a pagar e receber

 O controle de contas a pagar e contas a receber permite ao gestor uma

visão clara do fluxo financeiro da empresa. Perceber uma possível falta
de dinheiro permite ao empresário tomar decisões antecipadamente
para ajustar seu fluxo financeiro.

Fonte: Profª Paula Cristina (2018)

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Elaborar documentos

 ATA – é um registro escrito sobre todos os acontecimentos e assuntos

debatidos durante uma reunião ou outro tipo de assembleia.
 ATESTADO – É um documento em que se confirma ou assegura a
existência ou inexistência de uma situação de direito, de que temos
conhecimento, referente a alguém, ou sobre um fato e situação.
 CARTA - Correspondência pública ou particular de caráter menos
formal, utilizada para se fazer convites, solicitações, agradecimentos,
informações.
 CERTIDÃO - Documento fornecido pela administração ao interessado,
afirmando a existência de ato ou assentamentos constantes de
processo, livro ou documentos que se encontrem nas repartições
públicas.
 COMUNICADO - O comunicado é um tipo de aviso ou recado oficial,
que é utilizado com o objetivo de passar uma determinada informação.
 CONVITE - É um instrumento de comunicação escrita por meio do qual
se chama, convoca ou solicita o comparecimento de alguém a algum
local, em horário marcado, e com finalidade determinada.
 CONVOCAÇÃO - Convocação é uma forma de comunicação escrita em
que se convida ou chama alguém para uma reunião.
 CONTRATO - Instrumento jurídico em que se firmam direitos e
obrigações entre duas ou mais pessoas, sobre objeto lícito e possível,
com o fim de adquirir, modificar, extinguir ou resguardar direitos.
 DECLARAÇÃO - Documento firmado por servidor em razão do cargo
que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, que
consta em livros, papéis ou documentos em poder da Administração.
 EDITAL - Instrumento de comunicação utilizado pela Administração
Pública para fins de abertura de concorrência e de concurso público,
provimento de cargo público, convocação de servidor, licitações e
divulgação de atos deliberativos.
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 RELATÓRIO - Documento onde o servidor expõe a atividade de um

órgão/setor ou presta conta de seus atos a uma autoridade, de nível
hierárquico superior.

Elaborar relatório Financeiro

 Os Relatórios financeiros são os mais utilizados em empresas em geral,

pelo fato de serem aqueles que abordam fatores como contas a receber,
custos, gastos, despesas, investimentos, fluxo de caixa, orçamentos e
inadimplência. São os relatórios que mexem com o dinheiro da empresa,
por isso, são os mais utilizados.

Emitir Nota Fiscal – NFE

 Nota Fiscal: é "um documento de existência apenas digital, emitido e

armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma
operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços,
ocorrida entre as partes".

Manter arquivos e cadastros de informações atualizados.

 Nas organizações o objetivo principal dos setores de arquivo é atender à

administração direta em suas atividades diversas, servindo de suporte à
pesquisa técnica, administrativa e financeira, produzindo, recolhendo,
selecionando e arquivando documentos gerados de maneira organizada,
estando sempre preparados para o atendimento a consultas internas e
externas de maneira rápida e precisa.
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Organização de tarefa

Fonte: Google (2020)

 Comunicação entre os membros da equipe;

 Mantenha suas tarefas sempre em vista;
 Priorize suas tarefas;
 Seja crítico sobre a forma em que trabalha;
 Trabalhe duro nos impedimentos.

Receber e enviar correspondências

 Todas as correspondências recebidas numa organização, devem ser

encaminhadas ao setor/pessoa responsável;
 As correspondências devem ser separadas com muita atenção;
 Devem ser registradas no livro de protocolo todas as
correspondências recebidas e enviadas, mencionando a data, pessoa
quem recebeu/retirou e o tipo de documento.

Verificar e responder e-mails

Fonte: Google (2020)

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Essa atividade é uma das mais importantes dentro de uma organização.

 Mencione o assunto do e-mail;
 Tente ao máximo ser claro e objetivo;
 Seja simpático e cordial;
 Cuidado com a ortografia, abreviações e caixa alta.
 Sempre coloque o seu supervisor em cópia no seu e-mail.

Referências

CASTIGLIONI, J. A. M. Assistente Administrativo. São Paulo: Érica, 2017.

GUIA DA CARREIRA. Disponível em: www.guiadacarreira.com.br. Acesso em:
25 abr. 2020.
SENAI-SP. Assistente Administrativo. São Paulo: Senai-SP, 2014.