ARQUIVOS

PROFA. PAULA MIRANDA

 Arquivos é um conjunto de
documentos guardados e
conservados, ordenadamente,
visando sua posterior utilização,
devendo ser organizado e
classificado de acordo com as
necessidades da empresa, o que
permite encontrá-lo sempre que
necessário.

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Antes de se guardar os
documentos nas
pastas e móveis
correspondentes, os
funcionários do arquivo
deverão obedecer a
uma seqüência de
etapas:
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Rotinas de Arquivamento
Inspecionar
Selecionar
Datar
Registrar
Arquivar

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 Classificação dos Documentos
O ciclo de vida de um documento abrange três idades / fases:

Arquivo Corrente: documentos indispensáveis à manutenção cotidiana de uma

administração.

Arquivo Intermediário: por não serem mais necessários à manutenção das

atividades cotidianas, mas que devido a questões administrativas, legais e financeiras
aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

Arquivo Morto: Documentos que tem valor de pesquisa e que não podem ser
descartados.
 Classificaçao dos Arquivos
Públicos: federal, estadual, municipal.
Privados: Institucional (empresas,
escolas, igrejas, sociedades, clubes,
associações).
Pessoais: (fotos de família, cartas,
originais de trabalhos, etc.)

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 Instalações Físicas
A instalação dos arquivos
requer análise dos seguintes
aspectos:
Iluminação
Arejamento
Higienização
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Disposição
 Móveis para Arquivo

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 Acessórios para Arquivo

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Métodos de Arquivamento
Alfabético: Nominal, geográfico, específico, por assunto.
Numérico: Se baseia em atribuir código numérico aos documentos.
Por assunto: Arquivar por ordem de tipo de assuntos da empresa.
Geográfico: Arquivar por ordem de países, estados ou cidades.
Nominal: Arquivar por ordem de nomes de empresa ou clientes.
Alfanumérico: Combina números e letras.
Empréstimo de Documentos
Para se controlar melhor osdocumentos que
saem do arquivo e para garantir a integridade
do mesmo, é interessante que se adote um
sistema de controlede empréstimo de
documentos. Você pode criar um formulário de
Requisição de documentos com os seguintes
dados:
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 Recomendação para preservação de
documentos
1.Não dobrar o papel;
2.Não expor documentos à luz solar.
3.Não rabiscar os documentos.
4. Evitar o uso de fita adesiva.
5. Evitar utilizar materiais oxidantes
como: (clipes metálicos,
grampos), devido às marcas
irreversíveis que causam no
documento, e também os
elásticos que podem danificar os
documentos.
1. Não perfurar os documentos
desnecessariamente.
2. Manter as mãos sempre limpas.
3. Não comer e beber próximo a
documentos.
4. Não use saliva para passar páginas
de documentos.
5. Tomar cuidado ao transportar
documentos.
6. Não apoiar os cotovelos sobre os
documentos. P R O F A . P A U LA M IR A N D A
Armazenamento
Eletrônico Invista na Tecnologia
A tecnologia chegou para mudar o mundo, e principalmente o formato de armazenamento de
arquivos. E é por esse motivo, que é inevitável a digitalização de todos os documentos de uma
organização. Assim sendo, a forma manual de arquivos já está sendo obsoleta.
Por esse motivo, é fundamental que a empresa invista em um sistema gerenciamento de
arquivos.
Basicamente, os seus arquivos ficam armazenados em um servidor digital contratado e os
seus funcionários podem acessá-los de qualquer lugar. Tudo isso por meio de autorização da
empresa e de uma senha. Os próprios custos com segurança digital são reduzidos, pois essa
responsabilidade passa a ser da provedora do serviço.
 Arquivo Eletrônico

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 Até a próxima aula.

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