Concursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p...

1 de 5

http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...

quarta-feira, 29 de outubro de 2014

Classificao, codificao e catalogao de papeis e

documentos.

Wikipedia

Pginas

Classificao, codificao e catalogao de papeis e

documentos.
1.Classificao
Classificar um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes.

Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da

documentao.

Sua classificao se materializa a partir de um plano que deve ter como caractersticas: A

simplicidade, a flexibilidade e fcil assimilao e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo

sempre um padro e ter um gerenciamento centralizado.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar uma das atividades do

processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui procedimentos e rotinas
especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das
informaes.

Incio

COPEVE - Lngua Portuguesa

COPEVE - Conhecimentos Especifico

COPEVE - Legislao aplicada a Uncisal

CESPE - DPU - Agente Administrativo
Arquivo do blog

2015 (1)

2014 (17)

Dezembro (4)

Novembro (4)
Outubro (1)

Classificao, codificao e catalogao

de papei...
Abril (8)

Est previsto pelo CONARQ que a classificao deve ser realizada por servidores
treinados, de acordo com as seguintes operaes:
a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto
dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero.
b) Codificao - Consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o
documento.
IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a
anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s)
Rotinas correspondentes s operaes de classificao, segundo o CONARQ:
1. Receber o documento para classificao.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s), de acordo com
seu contedo.
3. Localizar o(s) assunto(s) no cdigo de classificao de documentos de arquivo,
utilizando o incide, quando necessrio.
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios.

14/08/2015 23:40

Concursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p...

2 de 5

http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...

Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguinte

maneira:
Por seus mantenedores.
a) Pblicos - so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal, estadual
e municipal. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados por empresas
privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.
b) arquivos privados: so aqueles produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Eles podem ser:
b.1) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrativas,
sociedades e associaes.
b.2) Comerciais - empresas, corporaes e companhias.
b.3) Famlias ou pessoais.
Atente para os estgios de evoluo dos arquivos, o que chamamos de Teoria das Trs
Idades: Que a teoria fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trs
fases distintas, conforme os valores documentais e a freqncia de uso para a instituio
produtora, podendo ser:
a) Arquivos de primeira idade ou corrente: So aqueles que esto em curso, isto ,
tramitando, ou
que foram arquivados, mas so objetos de consultas freqentes. Podem ser conservados no
local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das pessoas, ou do rgo, que o
criaram.
b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio: So aqueles que no so mais de uso
corrente,
mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou recolhimento
instituio arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo
intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios do organismo produtor e
da instituio arquivstica.
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes: So aqueles de valor histrico, probatrio
e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so mais necessrios
ao cumprimento das atividades da administrao. Devem ser conservados nas instituies
arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.
Pode-se afirmar que a Teoria das Trs Idades trouxe como inovao a noo do documento
intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros documentos que, mesmo
no sendo mais necessrios ao cumprimento daquela atividade, precisam ser mantidos, por
um determinado perodo, para fins de prova e informao. o caso, por exemplo, da
documentao referente ao
departamento de pessoal, oramento, material, entre outras.
Operaes de destinao:
* transferncia: passagem de documentos fase intermediria
* recolhimento: passagem de documentos fase permanente
Pela extenso de sua atuao

a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao.
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico
arquivo.
Pela natureza de seus documentos

a) Arquivo especial -Detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos
resultantes da experincia humana em algum campo especfico do conhecimento, tais
como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CD's, recortes de jornais, disquetes,
CD-ROOM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis deve-se
ter maior cuidado com a conservao e preservao, no somente no aspecto de
armazenagem, mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle.
b) Arquivo especializado - o que tem sob custdia os documentos resultantes da
experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que apresentem,
como por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os
arquivos de engenharia, e assim por diante, esses tambm so chamados de arquivos
tcnicos.
Pelo Gnero

14/08/2015 23:40

Concursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p...

http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...

a) Escritos ou textuais: So documentos que contm informao em formato de texto. Ex.:

atas e ofcios;
b) Cartogrfico: So os documentos que contm representaes geogrficas,
arquitetnicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis.
c) Iconogrficos: So os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou
no, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias , negativos, diapositivos (slides),
gravuras, desenhos.
d) Filmogrficos: So os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de
imagem, conjugadas ou no a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.: fitas
videomagnticas.
e) Sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros
fonogrficos. Ex.: cds de msica , fitas K7.
f) Microgrficos: Documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de
imagens. Ex.: microfilme, microficha, carto-janela.
g) Informticos: Documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex.:
disquete, disco rgido, arquivo do Excel.
Pela Natureza do assunto
a) Ostensivos documentos que no possuem restrio de acesso.
b) Sigilosos documentos que sofrem restrio de acesso, cuja divulgao ponha em risco
a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Tambm podemos classificar os documentos em quatro graus:
a) Ultra-secreto - Esta classificao dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de
segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados
como ultra-secretos aqueles da poltica
governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como: negociaes para alianas
polticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos cientficos de valor
excepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel.
b) Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e
cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar
conhecimento, funcionalmente. So documentos considerados secretos os referentes a
planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultrasecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam
de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares, planos ou detalhes
de operaes econmicas ou financeiras, aperfeioamento em tcnicas ou materiais j
existentes, dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos,
psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram
obtidos, materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao
inferior.
c) Confidencial - A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no
requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser
prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral,
classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros, cujo
sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre e
atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqncia de
importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias
areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana
nacional.
d) Reservado - Esta classificao diz respeito aos assuntos que no devem ser do
conhecimento do pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de
planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias
areas e negativos que indiquem instalaes importantes.

2. Codificao e catalogao de papeis e documentos.

o conjunto de tarefas, normas e procedimentos necessrios ao estabelecimento de uma
identificao nica para cada item. Uma vez catalogado o documento, o item passa a
distinguir-se de qualquer outro, facilitando o seu gerenciamento.
2.1 Processos
Os processos/protocolados autuados recebem uma numerao nica, cada rgo pblico
tem um cdigo de identificao constitudo de 13 (treze) dgitos acrescido de mais dois de
verificao (DV) separados em 4 (quatro) grupos. O primeiro grupo de 5 (cinco) dgitos,
identifica o rgo de origem do processo, o segundo grupo de 6 (seis) dgitos, a

3 de 5

14/08/2015 23:40

Concursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p...

http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...

numerao sequencial dos processos/protocolados, que iniciada a cada ano, sendo o

protocolado iniciando pelo nmero 700000, e o processo por 000000, e o terceiro grupo de
2(dois) dgitos separados por uma barra, indica o ano de formao do processo, o quarto
grupo constitudo de 2 (dois) dgitos, separados por
hfen, indica os dgitos verificadores (DV) utilizados em sistemas informatizados.
Ex.: 23.000 a 23.999 Ministrio da Educao
23068 Universidade Federal do Esprito Santo
Processo: 23068.123456/05-00
Protocolado: 23068.789123/05-00
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
CLASSE
000 ADMINISTRAO GERAL
001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA
- Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos organizao
e mtodos, reforma administrativa e outros procedimentos que visem modernizao das
atividades dos rgos
da administrao pblica federal.
002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO
- Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas e projetos
de trabalho gerais.
- Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no assunto
especfico.
- Quanto programao oramentria, ver 051.1.
003 RELATRIOS DE ATIVIDADES
004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS
- Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou convnio,
implementados ou no, tais como projetos, relatrios tcnicos, prestaes de contas e
aditamentos, que abranjam a execuo de vrias atividades ao mesmo tempo.
- Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convnios, classificar no assunto
especfico.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou convnio, sempre que
tal procedimento se justificar.
010
020
030
040
050
060
070
080
090

ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
PESSOAL
MATERIAL
PATRIMNIO
ORAMENTO E FINANAS
DOCUMENTAO E INFORMAO
COMUNICAES
(vaga)
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

Postado por Joaquim Santos s 07:52

Nenhum comentrio:

Postar um comentrio

Comentar como:

Publicar

4 de 5

Notifique-me

14/08/2015 23:40

Concursando com voc : Classificao, codificao e catalogao de p...

5 de 5

Postagem mais recente

Pgina inicial

http://concurseirosdemaceio.blogspot.com.br/2014/10/classificacao-cod...
Postagem mais antiga

Assinar: Postar comentrios (Atom)

Modelo Simple. Tecnologia do Blogger.

14/08/2015 23:40